POL - OPE - 08.05 Política de Responsabilidad Sobre Diferencias en Inventario

Fecha de emisión del doc.
POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOBRE Mayo de 2009

DIFERENCIAS EN INVENTARIOS Código POL_OPE_08.05
Revisión 5 Página 1 de 18
TABLA DE CONTENIDO
I. OBJETIVO .................................................................................................................. 2
II. ALCANCE................................................................................................................... 2
III. DEFINICIONES....................................................................................................... 2
IV. RESPONSABILIDADES………………………………. .............................................. 3
V. POLÍTICA ................................................................................................................... 4
A. GENERALES....................................................................................................... 4
B. ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS ............................................. 5
C. MARGEN DE TOLERANCIA ............................................................................... 5
MARGEN DE TOLERANCIA EN CEDIS ..................................................................... 6
MARGEN DE TOLERANCIA EN TIENDAS ................................................................ 7
D. COBRO DE LAS DIFERENCIAS DE INVENTARIOS .......................................... 8
E. PAGO DE DEUDAS ADQUIRIDAS POR DIFERENCIAS EN INVENTARIOS ....... 12
F. VIGILANCIA DE APLICACIÓN .............................................................................. 13
G. OMISIONES DE LA POLÍTICA .......................................................................... 13
VI. SANCIONES ......................................................................................................... 14
VII. DIFUSIÓN Y VIGENCIA ........................................................................................ 15
VIII. RELACIÓN Y REGISTROS................................................................................... 15
El presente documento y toda su información es propiedad de La Ferre Comercializadora S. A de C.V, dicha información es confidencial y no podrá ser copiada,
exhibida o proporcionada a otros, sin la autorización por escrito de La Ferre Comercializadora S.A de C.V.
I. OBJETIVO
Delimitar las líneas de responsabilidad sobre el valor de los resultados de inventarios rotativos,
selectivos, anuales en los almacenes de sucursales y CEDIS.
II. ALCANCE
Aplicable a:
• Director de Operaciones • Auditor Interno

• Gerente Nacional de Operaciones • Coordinador de Personal
• Gerente Regional • Cajero (a) / Vendedor (a) Mostrador
• Gerente Distrital • Jefe de Almacén
• Gerente Senior de Ventas • Jefe de Almacén CEDIS
• Gerente de Tienda • Supervisores de Andén
• Gerente de CEDIS • Operador de Grúa Viajera
• Gerente de Auditoria • Operador de Montacargas
• Administrador Regional • Ayudante General
III. DEFINICIONES
1. ALMACÉN: local donde se guarda y mantiene mercancía hasta el momento de venta.
2. EXISTENCIAS: cantidad de mercancías registradas en sistema, la cual se encuentra

disponible para su venta.
3. DESRESERVAR: eliminar el estatus de RESERVADO a las partidas que presenten dicha

particularidad en el sistema Intelisis.
4. DISPONIBLES: mercancía que aún no se ha vendido y se encuentra resguardada en almacén,

en el sistema Intelisis se encuentra con el estatus de disponible.
5. HOJA DE REGISTRO: cada una de las hojas donde se registran las cantidades disponibles de
las mercancías inventariadas. Se emite del sistema Intelisis y puede visualizarse con o sin
existencias. Puede mantenerse en dos estatus: Sin Afectar y Concluido.
6. INVENTARIO FÍSICO INTEGRAL o ANUAL: programa de inventarios físicos de carácter fiscal

en el cual se cuentan TODOS los productos con existencia y disponibles en cada uno de los
almacenes (Almacén Tienda o CEDIS).
7. INVENTARIO FÍSICO ROTATIVO: programa de inventario físico de 4 semanas continuas,

coordinado a nivel región, en el cual se determina previamente el grupo, categoría, familia o
fabricante a contar.
8. INVENTARIO ALEATORIO: programa de inventario físico, realizado de forma espontánea

considerado a discreción de las partes interesadas y puede ser realizado por auditoría interna
o externa.
9. KARDEX: es el registro de entradas y salidas de un producto, el cual se registra en el sistema

Intelisis.
IV. RESPONSABILIDADES
1. Son corresponsables de la custodia y administración de los almacenes en las Tiendas los Jefes
de Almacén de Acero, Jefes de Almacén de Herramienta, Gerentes de Tienda, Gerentes
Distritales, Gerente Senior de Ventas y Gerentes Regionales.
2. Son corresponsables de la custodia y administración de los almacenes en CEDIS los

Supervisores de Anden, Jefes de Almacén de Acero, Jefes de Almacén de Herramienta,
Gerentes de CEDIS y Gerente Nacional de Operaciones.
3. Son corresponsables solidarios de la administración de los almacenes los Ayudantes

Generales, Vendedores y aquellos que de acuerdo a su función tiene relación con las entradas,
salidas y tránsito de mercancías dentro de las sucursales y CEDIS.
4. El Gerente Distrital es responsable de los almacenes de las sucursales a su cargo en caso de

omisión en la asignación de responsabilidades sobre el valor de los almacenes.
5. El Gerente Nacional de Operaciones es responsable de los almacenes de los CEDIS a su cargo

en caso de omisión en la asignación de responsabilidades sobre el valor de los almacenes.
V. POLÍTICA
A. GENERALES
1. Esta política se aplicará a todos los inventarios rotativos integrales o anuales que se realice en
un almacén.
2. Aplica a TODOS los almacenes de las sucursales y Centros de Distribución y Servicio (CEDIS).
3. El almacén debe estar en óptimas condiciones de conteo de tal forma que la toma física sea
ágil y confiable.
4. El almacén debe estar debidamente acondicionado en base al planograma previamente

definido, según política POL_OPE_04.01 Política de sistema de identificación de materiales.
5. Las sanciones y responsabilidades de pago en tienda se deberán realizar siempre y cuando se

cuente con el personal mínimo indispensable para realizar el inventario, siendo este, un (1)
Jefe de Almacén y un (1) Ayudante de Almacén, en caso de estar vacante el cargo de Jefe de
Almacén el Gerente de Tienda deberá asumir el inventario de la tienda.
6. Las sanciones y responsabilidades de pago en CEDIS se deberán realizar siempre y cuando

se cuente con el personal mínimo indispensable para realizar el inventario, siendo este, un (1)
Supervisor de Inventario.
Nota: en los casos donde los CEDIS no cuenten con esta plaza requerirán como mínimo (1)
Jefe de Almacén y cinco (5) Ayudantes de Almacén y/o vendedores, o un mix entre ambos.
7. Cuando el inventario realizado por algunos de los participantes (ej.: Administrador Regional,
Auditor entre otros) sea incorrecto el conteo, este será penalizado con el 15% del monto del
inventario faltante detectado.
8. Los Gerentes de Tienda, Gerentes de CEDIS, Jefes de Almacén, Supervisor de Andén,

Ayudantes General, Operadores, y personal operativo que se encuentren dentro de la plantilla
de descuento por faltante, podrán optar por una compensación extraordinaria de $500.00, en
caso de estar dentro del margen de tolerancia en los inventarios realizado por Auditoría externa
o inventario anual (4 inventarios al año aprox.). Adicional a la compensación monetaria, se hará
una comida para la entrega del reconocimiento.
9. En caso de que el titular del puesto se encuentre ausente y/o no se le pueda imputar
responsabilidad, el grado o porcentaje de la misma será imputado al jefe inmediato superior.
B. ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
1. Una vez concluido los inventarios (rotativos, integrales o anuales) el Administrador Regional
debe notificar el resultado al Gerente Distrital, Gerente Regional, Director Comercial, Gerente
Nacional de Operaciones y al Director de Operaciones, según corresponda, de acuerdo al
formato OPER15 CÉDULA DE AJUSTES y la CEDULA DE DIFERENCIAS en el cual se listarán
las diferencias resultantes y los importes de penalización.
C. MARGEN DE TOLERANCIA
1. El margen de tolerancia por faltante permitido en inventarios rotativos, selectivos, integrales o

anuales será el siguiente:
CEDIS TIENDAS
0.02% 0.05%
Y se aplicará sobre el valor del inventario que se tenga en el CEDIS y sucursal. El valor se
determina tomando la valuación de inventario total, en el sistema Intelisis, el último día del
mes, según el Calendario Mensual de Inventario Rotativos, emitido por el área de Auditoría
Interna, esta tolerancia corresponde solo al mes en donde se concluyan o determinen los ajustes
a los inventarios.
2. Este margen de tolerancia solo aplicará si se cumple al 100% con el programa de inventarios
rotativos en el mes, aplica para CEDIS y Tiendas.
Ejemplo:
MARGEN DE TOLERANCIA EN CEDIS
Determinación de Importe de Tolerancia

Valor de inventario actual Importe de margen de
Porcentaje de tolerancia
CEDIS tolerancia mensual
$244,000,000.00 0.02% $48,800.00
CASO 1 CASO 2
El porcentaje de tolerancia cubre los faltantes de los El porcentaje de tolerancia NO cubre los faltantes de los
conteos. conteos, por lo tanto, se tiene que facturar.
Margen de tolerancia $48,000.00 01/08/2018 Margen de tolerancia $48,000.00 01/08/2018
Diferencia por faltante Diferencia por faltante

- $20,000.00 07/08/2018 - $20,000.00 07/08/2018
1er inventario del mes 1er inventario del mes
Saldo de condonación $28,000.00 Saldo de condonación $28,000.00

-$13,800.00 14/08/2018 -$13,800.00 14/08/2018
2do inventario del mes 2do inventario del mes
Saldo de condonación $14,200.00 Saldo de condonación $14,200.00

-$8,000.00 21/08/2018 -$30,000.00 21/08/2018
Importe a facturar por
Saldo de condonación $6,200.00 -$15,800.00 21/08/2018
faltante
Diferencia por faltante
-$5,000.00 28/08/2018
4TO inventario del mes
Saldo de condonación $1,200.00 31/08/2018
MARGEN DE TOLERANCIA EN TIENDAS
Determinación de Importe de Tolerancia

Valor de inventario actual Importe de margen de
Porcentaje de tolerancia
TIENDA tolerancia mensual
$3,000,000.00 0.05% $1,500.00
Caso 1 Caso 2
El porcentaje de tolerancia cubre los faltantes de los El porcentaje de tolerancia NO cubre los faltantes de los
conteos. conteos, por lo tanto, se tiene que facturar.
Margen de tolerancia $1,500.00 01/08/2018 Margen de tolerancia $1,500.00 01/08/2018

- $1,000.00 07/08/2018 - $2,000.00 07/08/2018
Saldo de condonación $500.00 Saldo de condonación - $500.00

-$250.00 14/08/2018 -$1,380.00 14/08/2018
2do inventario del mes 2do inventario del mes
Saldo de condonación $250.00 Saldo de condonación -$1,880.00

-$200.00 21/08/2018 -$500.00 21/08/2018
Importe a facturar por
Saldo de condonación $50.00 -$2,380.00 21/08/2018
faltante
Diferencia por faltante
-$50.00 28/08/2018
4to inventario del mes
Saldo de condonación $- 31/08/2018
D. COBRO DE LAS DIFERENCIAS DE INVENTARIOS
Inventarios en CEDIS
1. El Gerente de CEDIS debe informar al Gerente Nacional de Operaciones, Administrador

Regional y al Jefe de Personal sobre el resultado de los Inventarios Rotativos, en un tiempo
máximo de 24 horas del conteo.
2. El cálculo del importe a cobrar por las diferencias resultantes del inventario, es
responsabilidad del Administrador Regional, y será calculado sobre el costo promedio de la
valuación de Inventarios emitida por el sistema Intelisis. Ver ejemplo:
Importe de diferencias OPER12 $1,000.00

PTR 30 PZAS $600.00
ANG 50 PZAS $400.00
Subtotal $1,000.00 a costo promedio
Importe a cobrar por las diferencias $1,000.00
3. En consideración al punto anterior, al monto total se le añadirá un 16% correspondiente al

Impuesto al Valor Agregado.
4. El porcentaje de la responsabilidad para cubrir las diferencias por faltante en los inventarios
podrán ser condonado si alguno de los siguientes cargos detecta el faltante de material. Para
cada caso el porcentaje de responsabilidad restante se dividirá en partes iguales al personal
consiguiente. A continuación, se detalla el tabulador asignado según cada caso:
TABULADOR DE DESCUENTO EN CEDIS

SI EL GERENTE NACIONAL DE OPERACIONES IDENTIFICA EL FALTANTE:
Ayudante General
Supervisor de Andén
Gerente Nacional de Jefe de Almacén Oper. Montacargas TOTAL
Gerente de CEDIS Supervisor de
Operaciones General Oper. Grúa
Inventarios
Cortador
0% 19.25% 25.25% 30.25% 25.25% 100%

SI EL GERENTE DE CEDIS IDENTIFICA EL FALTANTE:
Ayudante General
Inventarios
Cortador
0% 0% 31.66% 36.66% 31.66% 100%

SI AUDITORÍA O UN TERCERO IDENTIFICA EL FALTANTE:
Ayudante General
Inventarios
Cortador
1% 19% 30% 25% 25% 100%
5. En los casos donde el Gerente de Nacional de Operaciones o Gerente de CEDIS identifiquen

el faltante, deberán presentar evidencia documental, la cual será validado por auditoría interna
para la condonación de la deuda.
6. Si alguno de los cargos como Supervisor de Andén, Supervisor de Inventarios, Jefe de

Almacén General, Ayudante General Oper. Montacargas, Oper. Grúa y Cortador tiene
plenamente identificado al responsable (s) del faltante se le condonará la deuda y cobrará al
responsable.
7. El Gerente de CEDIS deberá identificar en que anden se generó el faltante para que
solamente se deslinde responsabilidades al personal de este anden de acuerdo al tabulador
del punto anterior. El Gerente de CEDIS deberá garantizar la asignación y estabilidad del
personal en el andén asignado; este registro deberá contar con una evidencia en el expediente
de cada trabajador.
8. La factura resultante será emitida a nombre del Gerente de CEDIS y será firmada por éste.
9. Cuando el puesto de Jefe de Almacén no esté cubierto, el cargo se realizará 10% adicional al
Gerente de CEDIS y 20% adicional al Supervisor de Andén.
Inventarios en tiendas
1. Toda diferencia que se determine de un inventario por faltante deberá ser facturada, con cargo
a los responsables de los almacenes y aquellos que tienen una relación directa con las
mercancías, de acuerdo al puesto ocupado.
Nota: Es responsabilidad del Administrador Regional coordinar la facturación de estas diferencias,

según la unidad de negocio que corresponda (Tiendas o CEDIS de su Región).
2. El cálculo del importe a cobrar por las diferencias resultantes del inventario, es
responsabilidad del Administrador Regional, y será calculado sobre el costo promedio de la
valuación de Inventarios emitida por el sistema Intelisis. Ver ejemplo:
Importe de diferencias OPER12 $1,000.00

PTR 30 PZAS $600.00
ANG 50 PZAS $400.00
Subtotal $1,000.00 a costo promedio
Importe a cobrar por las diferencias $1,000.00
3. El monto de las diferencias será facturado a través del módulo de ventas. En consideración al
punto anterior, al monto total se le añadirá un 16% correspondiente al Impuesto al Valor
Agregado.
4. El porcentaje de la responsabilidad para cubrir las diferencias por faltante en los inventarios
podrán ser condonado si alguno de los siguientes cargos detecta el faltante de material. Para
cada caso el porcentaje de responsabilidad restante se dividirá en partes iguales al personal
consiguiente. A continuación, se detalla el tabulador asignado según cada caso:
TABULADOR DE DESCUENTO EN TIENDAS

SI EL GERENTE REGIONAL IDENTIFICA EL FALTANTE:
Ayudante General
Gerente Distrital /
Oper. Montacargas TOTAL
Gerente Regional Gerente Senior de Gerente de Tienda Jefe de Almacén
Chofer
Ventas
Vendedor
0% 17.5% 32.5% 27.5% 22.5% 100%

SI EL GERENTE DISTRITAL IDENTIFICA EL FALTANTE:
Ayudante General
Gerente Distrital /
Chofer
Ventas
Vendedor
0% 0% 38.33% 33.33% 28.33% 100%

SI EL GERENTE DE TIENDA IDENTIFICA EL FALTANTE:
Ayudante General
Gerente Distrital /
Chofer
Ventas
Vendedor
0% 0% 0% 52.5% 47.5% 100%

SI AUDITORÍA O UN TERCERO IDENTIFICA EL FALTANTE:
Ayudante General
Gerente Distrital /
Chofer
Ventas
Vendedor
10% 15% 30% 25% 20% 100%
5. En los casos donde el Gerente Regional, Gerente Distrital, Gerente Senior de Ventas o el
Gerente de Tienda identifiquen el faltante, deberán presentar evidencia documental, la cual
será validado por auditoría interna para la condonación de la deuda.
6. Si alguno de los cargos como Jefe de Almacén, Ayudante General, Operador de Montacargas,
Chofer y Vendedor tiene plenamente identificado al responsable (s) del faltante se le
condonará la deuda y cobrará al responsable.
7. En los casos donde las tiendas no cuenten con Jefes de Almacén de Herramienta, y existan
faltante de estos materiales, se asumirá entre los vendedores de la tienda y el Gerente de la
misma.
8. La participación en los inventarios rotativos del Gerente Regional se considera como tal, por
el simple hecho de supervisar la ejecución de estos, sin que físicamente participe en el conteo.
9. El Gerente Distrital realizará inventario del 10% del último inventario rotativo realizado
tomando en cuenta las 4 principales familias de producto con mayor rotación, y los 3 meses
siguientes el resto del material de la tienda.
10. En caso que un colaborador culmine su relación laboral con la empresa, y este tenga una
deuda por diferencia de inventario, deberá ser cobrada en su relación de finiquito, en caso
que esto no ocurra será responsabilidad del Coordinador de Recursos Humanos asumir la
deuda adquirida por el trabajador para ese mes.
11. Para las situaciones en las que un empleado sea de nuevo ingreso o haya sido transferido al
momento de la realización del inventario rotativo, el Gerente Distrital en coordinación con el
Gerente de Tienda debe determinar el grado de responsabilidad ponderado al cual se hará
acreedor, esta determinación no excluye a ninguna figura del esquema mencionado en el
punto 4 de este inciso.
12. Si se comprueba dolo, el impacto financiero será imputable a los responsables. La

ponderación debe ser ejecutada por el departamento de Auditoría Interna bajo los parámetros
propuestos por el Gerente Administrativo.
13. El resultado de la distribución del monto a facturar será informado al Administrador Regional
y al Coordinador de Recursos Humanos dentro de las 24 horas siguientes, quienes a su vez
serán los responsables de concluir el proceso de cobro.
14. La factura resultante será emitida a nombre del Gerente de Tienda y será firmada por éste.
15. Para realizar el cobro de las facturas se debe realizar el protocolo del anexo I.
E. PAGO DE DEUDAS ADQUIRIDAS POR DIFERENCIAS EN INVENTARIOS
1. El monto total de la factura debe ser cobrado vía nómina.
2. La factura se debe generar a nombre y monto, del Gerente de Tienda o Gerente de CEDIS,
según corresponda la unidad de negocio donde se realizó el inventario rotativo.
3. Es responsabilidad del Administrador Regional coordinar o generar la Factura Electrónica a

través del sistema Intelisis, es decir, en caso de que no sea posible que en Tienda se facture
él tiene la facultad para realizar la Factura.
4. El cobro de las facturas es responsabilidad directa de Coordinador de Recursos Humanos

siempre y cuando el Administrador Regional le haya entregado la CEDULA DE DIFERENCIAS
DE INVENTARIOS ROTATIVOS.
5. Para realizar el cobro de las facturas se debe realizar el protocolo del anexo I.
F. VIGILANCIA DE APLICACIÓN
1. El personal de Auditoría Interna podrá evaluar la toma de decisión referente a la

responsabilidad fincada a cada persona en caso de diferencias. Del mismo modo, tendrá la
obligación de revisar la evaluación anual de la administración de los inventarios.
2. El Gerente Regional y el Gerente Nacional de Operaciones deberá vigilar la aplicación de la

presente política.
G. OMISIONES DE LA POLÍTICA
1. Toda regulación no considerada en la presente política deberá ser notificada al departamento

de Políticas y Procedimientos para su corrección.
2. Solamente el departamento de Auditoría Interna de podrá promover al Comité de Revisión

políticas para realizar modificaciones.
3. Toda política, procedimiento y forma de control deberá tener la revisión del área de Políticas
y Procedimientos previa a su publicación y entrada en vigor.
4. Toda controversia de aplicación de la presente política será resuelta única y exclusivamente

por el Comité de Revisión.
VI. SANCIONES
1. Todas las tiendas y CEDIS son responsables de llevar a cabo los inventarios rotativos según
su planificación mensual, es por ello que en caso de no ejecutar el 100% de estos
mensualmente, se le aplicaran las siguientes sanciones, las mismas son acumulativas en el
periodo de un año fiscal:
TIENDA O CEDIS QUE NO CUMPLE CON EL INVENTARIO ROTATIVO MENSUAL

CARGOS 1era VEZ 2da VEZ 3era VEZ
Descuento de $ 1,500.00.
Gerente de CEDIS Acta Administrativa Suspensión de 1 día de trabajo Consideración de baja de
personal
CEDIS
Llamada de atención por parte de

su supervisor directo
Supervisor de Inventario Descuento de $ 500.00
Baja de personal
CEDIS *En caso de no contar con este
puesto, se le descontará al Jefe de
Almacén
Descuento de $ 500.00.
Gerente de Tienda Acta Administrativa Suspensión de 1 día de trabajo Consideración de baja de
TIENDAS
personal
Jefe de Almacén de Llamada de atención por parte de Acta Administrativa Baja de personal
Tienda su supervisor directo Descuento de $ 350.00
Nota 1: las sanciones para el Supervisor de Inventario aplicarán siempre y cuando el CEDIS
cuente con esta estructura organizativa.
2. Esta penalización la emite la Gerencia de Auditoría y solicita a los Coordinadores de Recursos

Humanos para que programen su descuento vía nómina e informa a los involucrados sobre
dicha penalización.
3. Cuando ocurra faltantes por encima del margen de tolerancia estipulado en la presente
política, se tomará las siguientes sanciones, de acuerdo a la severidad del faltante en un ciclo
de 12 meses.
NIVELES DE SANCIONES POR ENCIMA DEL % DE TOLERANCIA

% DE 3era VEZ
CARGOS 1era VEZ 2da VEZ
TOLERANCIA
Sanción monetaria de acuerdo
Sanción monetaria de acuerdo Sanción monetaria de acuerdo
al tabulador.
0.02% -0.06% al tabulador. al tabulador.
Llamada de atención por parte
Acta Administrativa Baja de personal
Gerente de de su supervisor directo
CEDIS. Sanción monetaria de acuerdo
CEDIS

al tabulador.
Jefe de Almacén. 0.06% - 0.09% al tabulador. al tabulador.
Suspensión de 1 día de
Supervisor de trabajo
Inventario. Sanción monetaria de acuerdo
al tabulador.
Mayor al 0.09% al tabulador.
Baja de personal
trabajo
al tabulador.
0.05% -0.07% al tabulador. al tabulador.
Llamada de atención por parte
de su supervisor directo
TIENDAS
Gerente de Sanción monetaria de acuerdo

Tienda. al tabulador.
0.08% - 0.10% al tabulador. al tabulador.
Jefe de Almacén. Acta Administrativa Baja de personal
trabajo
al tabulador.
Mayor al 0.10% al tabulador.
Baja de personal
trabajo
VII. DIFUSIÓN Y VIGENCIA
1. Todo personal de nuevo ingreso y cuyas funciones estén relacionadas a esta política debe
tener conocimiento y firmar ésta al momento de recibir la inducción correspondiente, no
debiendo sobrepasar los siete (7) días naturales contados a partir de su fecha de ingreso.
2. Es responsabilidad del departamento de Recursos Humanos, Gerente Distrital / Gerente
Senior de Ventas, Gerente Nacional de Operaciones y Gerente de CEDIS difundir esta política
a todo el personal involucrado.
VIII. RELACIÓN Y REGISTROS

Políticas relacionadas Procedimientos relacionados Formatos relacionados
1. RH58 Acta Administrativa
2. OPER31 Convenio
Todos los procedimientos 3. OPER15 Cédula de ajustes
POL_OPE_05.02 Política de
relacionados con el manual de 4. Cédula de diferencias.
levantamiento de inventarios.
políticas y procedimientos 5. OPER16 Resumen de ajustes
6. OPER17 Reporte anual de
diferencias
ANEXO I
PROTOCOLO DE COBRO POR DEUDAS ADQUIRIDAS CON LA COMPAÑÍA.
1. Se identifica el faltante.
Nota: este faltante puede ser por Inventarios Integrales, selectivos, anuales, Entrega / Recepción
Almacenes, material dañado o cualquier otro motivo que no se especifique en este punto.
Administrador Regional
2. Elabora la cedula de diferencias para determinar la cantidad a facturar.

Nota: la cedula de diferencias debe integrarse de acuerdo a las tablas de descuento que se
especifican en esta política.
3. Recaba las firmas en la cedula de cada una de las personas que integran la relación del
personal a descontar.
4. Factura los importes que determino en la cedula a cada una de las personas, bajo el
concepto de “Cargos Administrativos”.
5. Entrega las facturas al Coordinador de Personal y una copia al personal de Cuentas por
Cobrar.
Coordinador de Personal
6. Determina los importes y periodos a descontar, en base al salario del personal que se
especifica en la cedula de diferencias.
7. Programa descuentos en las incidencias de la nómina.
8. Notifica al personal sobre la programación del descuento (importe y periodos)
Analista de Cuantas por Cobrar
9. Recibe las facturas y les cambia la condición de pago en sistema Intelisis.

10. Envía las facturas al área de Contabilidad de empresas de servicio.
Contabilidad de Empresas de Servicio
11. Recibe facturas, programa pago para liquidar la deuda generada con LA FERRE y registra
la deuda por saldar a las compañías de servicio correspondientes.
ANEXO II
A) ANTES DEL INVENTARIO
1. Se realiza limpieza de tableros diario: ajustes, traspaso, entradas de almacén y salidas de

almacén, no se debe dejar ningún movimiento sin finalizar ni de eliminar del tablero cuando
ya sea basura.
2. Verificar que no exista ningún pendiente sin capturar:
• Notas de crédito.
• Facturas.
• Entrada de compra (recibida antes del inventario).
• Materiales reservados.
• Cuando ya se recibió físicamente se verificarán las ultimas entradas.
3. Se notifica a las personas que participaran en el inventario (el primer día de cada mes), para
que consideren la fecha y el programa de inventario.
4. Se integran las cuadrillas que realizarán el conteo, considerando que en cada cuadrilla
deberá estar conformada por una persona que tenga conocimiento sobre el material y otra
para validar las cantidades.
5. En caso de las sucursales estas deberán identificar sus racks en base a la Política de sistema
de identificación de materiales POL_OPE_04.01
B) DURANTE EL INVENTARIO
1. Imprimir hojas de registro en dos tantos para el conteo, ya que se ejecutarán dos conteos
independientes y cada uno de ellos se entregarán indistintamente a cada cabeza de cuadrilla.
2. Validar por el Gerente de Tienda, que ambos conteos coincidan, en caso de diferencia,
deberán ser contados por tercera vez, este conteo lo deberá hacer el Gerente de Tienda y el
Jefe de Almacén.
3. Una vez los conteos coincidan serán firmados por las personas que realizaron los conteos,
invariablemente ser dos firmas).
4. Una vez firmado los dos o tres conteos, según cada caso, el Gerente de Tienda procederá a
realizar la captura de las existencias en los movimientos de inventarios físicos asegurándose
que las unidades queden igual al conteo físico, de tal forma que se genere el ajuste
correspondiente.
5. El Gerente de Tienda determinará de acuerdo al punto anterior el ajuste por diferencia en el
inventario y procede a solicitarlo al Administrador Regional, soportándolo con la firma de los
conteos previos, y la firma del Jefe de Almacén y Gerente de Tienda, al finalizar deberán ser
archivados y resguardados en carpetas.
C) DESPUÉS DEL INVENTARIO
1. Se da una última revisada para verificar que no quedo ningún artículo sin inventariar, si llegará
a existir algún producto, se verificará de que área y lugar pertenece y se analizará la
necesidad de revisar y en su defecto contar dicho producto.
2. El Gerente de Tienda notifica a Recursos Humanos los montos sujetos a reclamación para
que este a su vez comience la negociación y los términos de las diferencias.

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POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOBRE Mayo de 2009

• Director de Operaciones • Auditor Interno

1. ALMACÉN: local donde se guarda y mantiene mercancía hasta el momento de venta.

2. EXISTENCIAS: cantidad de mercancías registradas en sistema, la cual se encuentra

3. DESRESERVAR: eliminar el estatus de RESERVADO a las partidas que presenten dicha

4. DISPONIBLES: mercancía que aún no se ha vendido y se encuentra resguardada en almacén,

6. INVENTARIO FÍSICO INTEGRAL o ANUAL: programa de inventarios físicos de carácter fiscal

7. INVENTARIO FÍSICO ROTATIVO: programa de inventario físico de 4 semanas continuas,

8. INVENTARIO ALEATORIO: programa de inventario físico, realizado de forma espontánea

9. KARDEX: es el registro de entradas y salidas de un producto, el cual se registra en el sistema

2. Son corresponsables de la custodia y administración de los almacenes en CEDIS los

3. Son corresponsables solidarios de la administración de los almacenes los Ayudantes

4. El Gerente Distrital es responsable de los almacenes de las sucursales a su cargo en caso de

5. El Gerente Nacional de Operaciones es responsable de los almacenes de los CEDIS a su cargo

4. El almacén debe estar debidamente acondicionado en base al planograma previamente

5. Las sanciones y responsabilidades de pago en tienda se deberán realizar siempre y cuando se

6. Las sanciones y responsabilidades de pago en CEDIS se deberán realizar siempre y cuando

8. Los Gerentes de Tienda, Gerentes de CEDIS, Jefes de Almacén, Supervisor de Andén,

B. ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

1. El margen de tolerancia por faltante permitido en inventarios rotativos, selectivos, integrales o

MARGEN DE TOLERANCIA EN CEDIS

Determinación de Importe de Tolerancia

Margen de tolerancia $48,000.00 01/08/2018 Margen de tolerancia $48,000.00 01/08/2018

Diferencia por faltante Diferencia por faltante

Saldo de condonación $28,000.00 Saldo de condonación $28,000.00

Diferencia por faltante Diferencia por faltante

Saldo de condonación $14,200.00 Saldo de condonación $14,200.00

Diferencia por faltante Diferencia por faltante

Saldo de condonación $1,200.00 31/08/2018

MARGEN DE TOLERANCIA EN TIENDAS

Determinación de Importe de Tolerancia

Margen de tolerancia $1,500.00 01/08/2018 Margen de tolerancia $1,500.00 01/08/2018

Diferencia por faltante Diferencia por faltante

Saldo de condonación $500.00 Saldo de condonación - $500.00

Diferencia por faltante Diferencia por faltante

Saldo de condonación $250.00 Saldo de condonación -$1,880.00

Diferencia por faltante Diferencia por faltante

Saldo de condonación $- 31/08/2018

D. COBRO DE LAS DIFERENCIAS DE INVENTARIOS

1. El Gerente de CEDIS debe informar al Gerente Nacional de Operaciones, Administrador

Importe de diferencias OPER12 $1,000.00

Importe a cobrar por las diferencias $1,000.00

3. En consideración al punto anterior, al monto total se le añadirá un 16% correspondiente al

TABULADOR DE DESCUENTO EN CEDIS

0% 19.25% 25.25% 30.25% 25.25% 100%

0% 0% 31.66% 36.66% 31.66% 100%

1% 19% 30% 25% 25% 100%

5. En los casos donde el Gerente de Nacional de Operaciones o Gerente de CEDIS identifiquen

6. Si alguno de los cargos como Supervisor de Andén, Supervisor de Inventarios, Jefe de

Nota: Es responsabilidad del Administrador Regional coordinar la facturación de estas diferencias,

Importe de diferencias OPER12 $1,000.00

Importe a cobrar por las diferencias $1,000.00

TABULADOR DE DESCUENTO EN TIENDAS

0% 17.5% 32.5% 27.5% 22.5% 100%

0% 0% 38.33% 33.33% 28.33% 100%

0% 0% 0% 52.5% 47.5% 100%

10% 15% 30% 25% 20% 100%

12. Si se comprueba dolo, el impacto financiero será imputable a los responsables. La

E. PAGO DE DEUDAS ADQUIRIDAS POR DIFERENCIAS EN INVENTARIOS

1. El monto total de la factura debe ser cobrado vía nómina.

3. Es responsabilidad del Administrador Regional coordinar o generar la Factura Electrónica a

4. El cobro de las facturas es responsabilidad directa de Coordinador de Recursos Humanos