FECHA DE INFORME: 2/08/2022

AUDITOR LIDER: MERY ZAVALA SALDAÑA

EQUIPO AUDITOR: MERY ZAVALA SALDAÑA

TIPO DE AUDITORIA: INTERNA

INFORME DE AUDITORIA
PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIÓN:

La Empresa SMA S.A.C su objetivo estratégico es ser reconocida como la mejor empresa a nivel de la región
andina. El éxito del negocio se encuentra en buscar generar el crecimiento de sus clientes a través del
desarrollo de productos y servicios enfocándose en la mejora continua de sus procesos. Para asegurar la
calidad superior, el óptimo funcionamiento operativo y la eficiencia superior, la empresa cuenta con cinco
unidades de negocios: plásticos, alimentos, cuidado de casa, productos de limpieza y productos de tocador y
cosméticos. La visión de la empresa es: “Consolidarse como una empresa de clase mundial en el desarrollo de
productos y servicios de consumo masivo en los principales mercados del mundo”. La misión de la empresa
es: “Generar el crecimiento de sus clientes a través del desarrollo de productos y servicios; enfocándose en la
mejora continua y la calidad de sus procesos”. Los valores corporativos de SMA S.A.C son: (a) El trabajo en
equipo, (b)la honradez, (c) el respeto, (d) la proactividad y (e) el compromiso laboral.

ORGANIZACIÓN:

La empresa SMA S.A.C cuenta con una estructura orgánica centralizada donde la autoridad la toma los
puestos de mayor rango, hacia los subordinados, esta estructura organizacional esta desactualizada hace más
de 10 años, el directorio y el área de RR HH no tienen un buen control sobre ella.

Las funciones de cada área no se encuentran plasmadas en el manual, esto es perjudicial para la institución en
base a la dirección de sus tareas y la de sus trabajadores que desconocen el nivel de jerarquía y los cargos de
la empresa.

DIRECCIÓN:

La dirección de la empresa y sus funciones consiste en dirigir y combinar los recursos humanos y técnico para
conseguir los objetivos de la empresa, desarrollando las tareas necesarias.

SMA S.A.C ejerce una dirección centralizada donde las acciones de los individuos están mejor alineadas a las
políticas prescritas de gestión.

En su proceso de toma de decisiones, valora el impacto de sus acciones en el medio ambiente y las
comunidades, ademad de resultarle de vital importancia la influencia que tiene sobre su base de
colaboradores

CONTROL:

La empresa SMA S.A.C tiene parámetros en los que basa sus actividades:
- Indicadores de desempeño: SMA S.A.C relaciona su estrategia de negocios con su misión. Con ello
pretende incrementar la congruencia entre la toma de decisiones y la acciones, apegándolas a las medidas
establecidas.

- GRI (Global Reporting initiative): Tiene como misión mejorar la calidad de negocios con su visón. Con
ello pretende incrementar la congruencia entre la toma de decisiones y las acciones, apegándolas a las
medidas establecidas.

- Certificaciones: La organización ha fortalecido el trabajo en sus sistemas de calidad para garantizar la

inequidad y consistencia de sus productos.

PRÓPOSITO:

Se ha llevado a cabo el examen de Auditoría de Control Interno al área administrativa de la empresa SMA
S.A.C en la ciudad de Lima, el 2 de agosto del 2022. Con el objetivo de determinar los cambios necesarios para
un mejor desempeño de sus actividades, acorde a los requerimientos actuales de la empresa.

La auditoría se realizó según las normas NAGAS (Las Norma de Auditoría Generalmente Aceptadas), estas
indican que todo proceso de auditoría debe contar con una planificación, ejecución y comunicación de
resultados o informe.

HECHOS RELEVATES GENERALES:

-SMA S.A.C cuenta con un organigrama estructural desactualizado hace más de 10 años esto provoca que los
colaboradores desconozcan los niveles de jerarquía y decisión de la empresa.

-Las funciones no se encuentran plasmadas en un manual el cual detalle los procedimientos y

responsabilidades de cada departamento y área de trabajo.

-No difunden las políticas de la empresa, los procedimientos y los valores estratégicos a los trabajadores de la
organización.

- La Falta de mantenimiento preventivo a las maquinarias en el área de producción

- El área administrativa no realiza capacitaciones a sus trabajadores y estos tienden a

cometer errores desviando el alcance de los objetivos.

- No cuenta con procesos de seguimiento y confirmación de pagos y cobros.

- Falta de señalizaciones en el área de almacenamiento.

- Existe una centralización de las actividades, es decir un miembro del personal participa

en las actividades que realizan otros departamentos.

- Se evidencia que la comunicación y el trabajo en equipo no son tan eficientes ya que

los canales de comunicación y los medios no se utilizan adecuadamente.

Matriz de hallazgo y evaluación del riesgo empresarial:

Entidad: SMA S.A.C

Matriz de hallazgo: Departamento del área administrativa (Administrativo - ventas,

 Financiero Contable, Compras, Producción, Logística)

HALLAZGO NIVEL DE RIESGO

Ausencia de un Organigrama estructural Alto

Desactualizado

Ausencia de un Manual Alto

de Funciones

Falta de difusión de la misión, visión y Medio

valores estratégicos de la organización

Falta de mantenimiento preventivo a las

maquinarias Medio

No se estudia la necesidad de realizar

capacitaciones al personal Medio

Actualmente SMA S.A.C

no cuenta con procesos de seguimiento Medio
y confirmación de pagos y cobros.

Falta de señalizaciones
en el área Alto
de almacén
El área de Staff y área de compras
tienden a solicitar constantemente la
ayuda del encargado de producción ya
que requieren de la experiencia Medio
necesaria para llevar a cabo los
procesos que realizan las diferentes
áreas

HECHOS RELEVANTES DEPARTAMENTALES:

Área de contabilidad:
 Llevan una mala gestión de los registros contables de la empresa, como los estados
financieros.
  No tiene un buen control sobre los inventarios físicos anuales resguardadas en las bodegas y
sobre los activos fijos (Propiedades, plantas y equipos).
 Esta área no tiene una buena Recepción de facturas de proveedores y en la elaboración del
comprobante de retención,
 Carece de un adecuado sistema de costos en cuanto al precio de venta de los productos o
servicios

Área de logística:

 Inexactitud de los inventarios de la mercancía almacenado en el sistema logístico.

 Incumplimiento por parte de los transportistas con la hora pactada de retiro de la mercancía

Área de compras:
 Falta de políticas en el área compras en cuanto al cumplimiento de condiciones de costo, elección de
proveedores, tiempos, modalidades de financiamiento.
 No cuenta con una gestión de indicadores en cuanto al monitoreo y planificación de las actividades
con los proveedores y la administración de los inventarios.

Área de recursos humanos:

 Personal poco involucrado en las actividades dentro del área de recursos humanos.
 Los métodos de selección no son los más apropiados, contratan a una empresa especialista en
reclutamiento de su sector.
Área de producción:
 Inadecuada organización y planificación de los productos en el sistema productivo.
 No invierten en equipo industrial necesario para el área de producción.
Área de ventas:
 No llevan un buen seguimiento de las ventas efectivo
 El área de ventas no cuenta con información precisa sobre la gestión del área de marketing
 No llevan una buena segmentación de los clientes potenciales y no potenciales
Área de cobros y pagaduría:
 Esta área no lleva una buena gestión de los registros únicos de empresas o personas que deben a la
organización.
 No cuenta con una política de crédito y cobranza para su cartera de clientes

METODOLOGÍA:

CUESTIONARIO DIRIGIDO A LA GERENCIA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA SMA

S.A.C.

Presentación
La presente encuesta tiene como finalidad recoger información sobre el grado de eficiencia y
eficacia en los procesos de la empresa SMA S.A.C
Objetivos:
1. Identificar los problemas organizacionales que se presentan en la compañía

2. Identificar los procesos administrativos y de control utilizados en el área

3. Identificar el grado de conformidad de estos procesos administrativos y de control

instrucciones
Lea detenidamente las preguntas y consigne una X en el espacio que considere pertinente

Datos Generales

Género: Masculino Femenino

Nivel de educación:

a.-Primaria

b.-Secundaria

c.-Técnico

d.-Universitario

Edad:

a.- 18- 27 años

b.- 28 – 37 años

c.- 38 – 47 años

e- 48 – 57 años

f.- 58 – 67 años
 EVENTUALEM
SI / SIEMPRE

NO / NUNCA
INDECISO
QUIZAS
No PREGUNTAS

NTE
01 ¿Conoce usted el organigrama de la empresa?
02 ¿Se encuentran identificados las funciones y
procesos de acuerdo a las áreas de trabajo?
03 ¿La aprobación de documentos es ágil y
eficiente?
04 ¿Los objetivos de producción, ventas y
financieros son medibles y están asociados a un
indicador?
05 ¿Procesos de producción y de compras pasan
por una metodología de aprobación?
06 ¿Los reportes o informes son emitidos con
ayuda de los sistemas informáticos?
07 ¿Existe una política documentada para el control
de los registros físicos e informáticos?
08 ¿Los objetivos gerenciales y organizacionales
son divulgados a los empleados y evaluados?

¿Las actividades están direccionadas al

09
cumplimiento de los objetivos de la compañía?
10 ¿Dispone la organización de los recursos
necesarios para asegurar la satisfacción laboral
de los empleados del área administrativa?
11 ¿El personal es evaluado y cuenta con la
competencia suficiente para la realización de sus
labores de trabajo?
12 Para la selección del personal, se consideran las
competencias necesarias para cada puesto de trabajo
tomando en cuenta la educación, formación,
habilidades y experiencias
apropiadas?
13 ¿Existe un plan de formación o de desarrollo de
competencias laborales?
14 ¿Existen planes o rutinas de mantenimiento y
cuidado de equipos y espacios físicos?
15 ¿Se encuentra exhibidos para conocimiento general la
misión y visión de la organización?
16 ¿Los cambios organizacionales son
comunicados a los empleados con brevedad?
17 ¿La planificación de objetivos administrativos
incluye etapas de diseño, verificación y
supervisión?
¿La información financiera es analizada
18
mensualmente en reuniones de directorio y
reuniones con las jefaturas pertinentes?
¿La información (reportes e informes) que se
19
necesita para la toma de decisiones es adquirida sin
demoras?

20
¿Existen canales de comunicación adecuados entre los
departamentos, estos son oportunos y precisos?

21 ¿La información que le proveen los otros

departamentos es oportuna y precisa?
22 ¿Se realiza un estudio para la selección de
proveedores?

23 ¿Se promueven programas de mejora continua

en los procesos?
ENCUESTA DIRIGIDA AL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA

Presentación
La presente entrevista tiene como finalidad conocer los procesos y opiniones de los
trabajadores de la empresa SMA S.A.C

Objetivos:

1.- Conocer el nivel de educación de los empleados

2.- Descubrir las funciones ejercidas por el personal

3.- Saber si el personal se encuentra predispuesto a la auditoría a realizarse

Datos Generales

Visitador:

Entrevistado:

Fecha:

Hora de Inicio:

Hora de Culminación:
1-. ¿Posee título universitario?; ¿Qué tipos de cursos formativos, educativos y
profesionales ha tomado?

2-. ¿Qué actividades realiza dentro de la compañía?; ¿Nos puede narrar un día normal dentro
de la empresa?; ¿Sus actividades fueron indicadas al momento de ingresar usted a la
compañía?

3-. ¿Qué beneficios cree usted que traería la ejecución de una auditoria de control interno a
los departamentos administrativos?
CONCLUSIONES:

1. El contenido detallado de las actividades analizadas y los hallazgos encontrados

comunicados en el informe deben permitir a la organización llevar a cabo una
transformación adecuada para cumplir con las planificaciones estratégicas establecidas
por la gerencia.

2. Se realizó la evaluación del control interno en el área administrativa aplicando

cuestionarios de control interno donde se identificaron las debilidades existentes en los
procesos aplicados (Ver Anexo 1).

3. Se determinó que los procesos y actividades del área administrativa no son eficientes
por lo tanto no satisfacen las necesidades de la institución.

4. Se evaluó y analizó los procesos existentes en el área administrativa mediante la

aplicación de técnicas de auditoría (cuestionarios de control interno, entrevistas,
narrativas, etc.) las cuales determinaron el nivel de riesgo que existe para garantizar el
cumplimiento de los objetivos.

RECOMENDACIONES:

1. Se recomienda a la organización diseñar un nuevo organigrama estructural de

funciones que identifique las distintas áreas, actividades y responsabilidades para la
correcta ejecución de los procesos, asegurando la optimización de los recursos
materiales, humanos y económicos de la empresa, que demanda actualmente. (Ver
Anexo 2)
2. Se sugiere que exista una difusión de la misión, visión y valores estratégicos de la
 empresa para fomentar el compromiso laboral de los empleados y trabajadores.
3. Se recomienda a la administración capacitar al personal para ampliar los conocimientos
en los cargos y responsabilidades asignadas
4. Se sugiere a la gerencia que utilice canales de comunicación adecuados que cultiven el
trabajo en equipo y se alcancen los objetivos empresariales
5. Se sugiere a la institución tomar en cuenta las recomendaciones emitidas en el informe
debido a que, si estas son aplicadas se podrá cumplir con las planificaciones
estratégicas establecidas por la gerencia.

6. Realizar revisiones o auditorías internas de control a las actividades y procesos

ejecutados en el área administrativa cuando menos dos veces al año, para corregir y
prever riesgos en los procesos.

7. Utilizar herramientas de control y supervisión que permitan puntuar y corregir

falencias en los procesos garantizando el cumplimiento de los objetivos.

8. Se recomienda a la organización tomar en cuenta los comentarios incluidos en el

informe, los cuales servirán para determinar correcciones e incrementar los niveles de
eficiencia y eficacia de los procesos en el área administrativa.
ANEXOS

ANEXO 1
CUESTIONARIO DIRIGIDO AL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA SMA S.A.C
Presentación:
El presente tiene como finalidad recoger información sobre el grado de eficiencia y eficacia de los
trabajadores en el área administrativa.
Objetivos:

1. Identificar los problemas organizacionales a partir de la observación de los encargados de las visitas
dentro de la compañía

2. Identificar las actividades y los procesos de control ejecutados por los colaboradores

3. Identificar la conformidad gerencial de los procesos efectuados en el área administrativa

Instrucciones:
El encargado de la visita deberá contestar con Sí, NO o NA, de acuerdo con su apreciación personal a
las preguntas adjuntas.

Datos Generales

Visitador:

Fecha:

Hora de Inicio:

Hora de Culminación:
 SMA S.A.C
AUDITORIA DMINISTRATIVA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RESPUESTAS
N° PREGUNTAS COMENTARIO
SI N N/A
O
1. ¿El personal con el que cuenta es el requerido
para su cargo y volúmenes de trabajo?
¿Cuentan con planes de capacitación para todo su
2.
personal?
¿Existen planes de incentivos para el personal?
3.
¿Los jefes al tratar con los trabajadores respetan
4.
las líneas de autoridad establecidas?
¿Se han explicado claramente las relaciones del
5.
departamento con los demás
departamentos?
¿Se promueve una actitud de confianza entre
6.
empleados y empleadores?
¿se cuenta con un plan de acción ante cualquier
7.
deficiencia o irregularidad en la empresa?
¿Las decisiones y acciones se ejecutan después de
8.
haber analizado los riesgos detectados en la
empresa?

¿E l servicio ofrecido por la empresa satisface la

9.
expectativa de lo clientes?
¿Se realiza planes de gestión para el aumento de
1
los niveles de calidad y competitividad de los
0.
servicios?
1 ¿Cuenta con métodos de gestión para identificar
1. de forma inmediata las deficiencias?
¿L os aciertos de la administración de la empresa
1
como resultados se aproxima a los objetivos
2.
trazados?
1 ¿L as funciones administrativas se relacionan con
3 las demás dependencias de la empresa?
1 ¿Todo el personal de la empresa está en planilla?
4
1 ¿La organización de la empresa está dando
5 beneficios productivos a la entidad?
1 ¿l as políticas establecidas en cada área son
6 cumplidas por todos los trabajadores?
¿Los objetivos de la entidad son claros y conducen
1
7 al establecimiento de metas?
¿De acuerdo a los estándares de ventas , estas han
1 ido aumentando de acorde a los meses
8
transcurridos?
¿Es confiable la preparación de estados
1
9 financieros?
¿ Existen controles que aseguren que las acciones
2
0 de la organización se llevan a cabo correctamente?
¿Es confiable la preparación de estados
2
1 financieros?
¿Existe perfiles profesionales para la contratación
2
2 de personal?
¿l os jefes de cada área respetan y tratan de
2
3 manera adecuado a sus trabajadores?
¿S on constantes las capacitaciones que recibe el
2
4 personal?
¿Existe políticas de sanciones según el nivel de la
2
5 falta?
ANEXO 2

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE SMA S.A.C

1
7
¿ Los objetivos de la entidad son claros y conducen
al establecimiento de metas?
1
8
¿ de acuerdo a los estándares de ventas , estas han
ido aumentando de acorde a los meses
transcurridos?
1
9
¿Es confiable la preparación de estados
financieros?
2
0
¿ Existen controles que aseguren que las acciones
de la organización se llevan a cabo correctamente?
2
1
¿Es confiable la preparación de estados
financieros?
2
2
¿existe perfiles profesionales para la contratación
de personal?
2
3
¿ los jefes de cada área respetan y tratan
de
manera adecuado a sus trabajadores?
 2
4
¿ son constantes las capacitaciones que recibe el
personal?
2
5
¿ existe políticas de sanciones según el nivel de la
falta
DIRECTORIO

GERENTE GENERAL STAFF

DEPARTAMNETO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE

DE LOGÍSTICA DE PRODUCCIÓN DE COMPRAS ADMINISTRATIVO RECURSOS HUMANOS COBROS Y PAGADURÍA
 DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD

JEFE
GRUPO DE ADMINISTRATIVO
COMPRAS

ASISTENTE
ADMINISTRATIVO