UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA -USAC-

Centro Universitario del Norte -CUNOR-

Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoria

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN CONTABLE

EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS (TI) Y ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Lic. MIGUEL ALBERTO KLUG CAAL

COBÁN, ALTA VEAPAZ., JUNIO DE 2019

 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA -USAC-
Centro Universitario del Norte -CUNOR-
Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoria

ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN CONTABLE

EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS (TI) Y ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

PRESENTADO POR: GRUPO #02

DULCE MARIELA JUC CAL 201741645

JUAN CARLOS ISÉM CHÉN 201642524

WILLY ALEXANDER TEC XOC 201746406

BEVERLY NAOMI ALVARADO CAHUEC 201746672

ALEX IVAN XOC VÁSQUEZ 201747686

NEFTALÍ NOÉ CAL LATZ 201746720

VILMA ESPERANZA JUL SIS 201742502

COBÁN, ALTA VEAPAZ., JUNIO DE 2019

 INDICE

RESUMEN...........................................................................................................................i

INTRODUCCIÓN..............................................................................................................1

OBJETIVOS.......................................................................................................................2

MARCO TEÓRICO...........................................................................................................3

2. El departamento de sistemas (TI) y organización y métodos...........................................3

2.4. Organización y métodos............................................................................................3

2.5. Estudio de organización y métodos...........................................................................8

2.5.1. Diagnóstico de la empresa................................................................................11

2.5.2. Auditoria administrativa...................................................................................12

2.6. Métodos, procedimientos y sistemas.......................................................................15

2.6.1. Método...........................................................................................................15

2.6.2. Procedimientos...............................................................................................16

2.6.3. Sistemas.........................................................................................................19

2.7. Tipos de sistemas.....................................................................................................22

2.7.1. Sistemas de fabrica o taller...............................................................................23

 2.7.2. Sistemas administrativos..................................................................................23

CONCLUSIONES............................................................................................................27

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS......................................................................................28
 RESUMEN

Antes de empezar con la historia se debe de conocer la definición de informática, la cual

es aquella que se puede definir como la ciencia que se encarga del estudio de la obtención de

información por medios automáticos. La tecnología de la información (TI) es la aplicación

de ordenadores y equipos de telecomunicación para almacenar, recuperar, transmitir y manipular

datos, con frecuencia utilizado en el contexto de los negocios u otras empresas. 

La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y

asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia

administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el

mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo. Esta actividad se realiza a

través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización & Métodos, después de haber

realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar

hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y

esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo.

Para concluir podemos decir que un sistema de Organización y Métodos es vital para

cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice,

ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se

planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la

organización.

Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las

empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida,

i
eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los

directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.

ii
 INTRODUCCIÓN

Organización y métodos es un tema amplio y especifico en el área de la tecnología, por lo

que se pretende establecer y distinguir los diferentes conceptos de este sistema, y con ello

comprar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las

características que debe contener los análisis del mismo.

El presente trabajo de investigación está conformado por una marco teórico, donde se

logra abarcar lo relacionado al departamento de sistemas (TI) y organización y métodos,

principalmente la forma de esa organización y los métodos a utilizar, los estudios de dicha

organización y métodos, el diagnóstico de la empresa, la auditoria administrativa, los métodos,

procedimientos y tipos de sistemas.

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos

que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado

los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la

racionalización.
 2

OBJETIVOS

General:

Enfocar a la realidad el sistema de aplicación de cada uno de los métodos y su

organización para formar una idea de asesoramiento sobre la división de actividades, como la

agrupación de tareas, y de cómo llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayoría de

esfuerzo.

Específicos:

Analizar la teoría de Organización y Métodos para comprender el estudio de los problemas de

estructura y funcionamiento de la administración.

Investigar el porqué de la necesidad de emplear un servicio especializado, si el deber de los

administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas aplicando los métodos

correctos.

Explicar el origen y las diferencias de la organización y de los métodos vinculados a la

tecnología, tratando en materia contable.

 3

MARCO TEÓRICO

2. El departamento de sistemas (TI) y organización y métodos

2.4. Organización y métodos

Un Sistema de Información es un sistema organizacional formalizado que se define como

un conjunto de componentes interrelacionados que incluyen elementos sociales y técnicos
organizados para recolectar, procesar, ordenar, almacenar y convertir los datos en información; la
cual se distribuye en la organización para apoyar los procesos de toma de decisiones relacionados
con la coordinación, control de recursos, análisis de problemas y temas complejos, así como en la
creación de nuevos productos.

Los Sistemas de Información generan y gestionan información sobre componentes

relevantes para la organización como: Clientes, empleados, compras, ventas, etc. Los datos deben
ser procesados para generar información útil mediante tres actividades indispensables:

Entrada: Ingresar al Sistema de Información los datos brutos que se generan dentro o

fuera de la empresa.

Proceso: Convierte el dato de entrada en información mediante procesamiento interno del

sistema.

Salida: Transfiere la información obtenida a los usuarios.

Un proceso es cualquier manipulación de datos, por lo general con el objetivo de producir

información, el ambiente en que se desarrolla el Sistema de Información, los datos relevantes
para la organización son tomados del entorno, se eligen aquellos que guardan relación con el
contexto de la empresa, los datos personales de los proveedores o de los clientes son ejemplos de
datos de entrada.
 4

Las entradas del sistema se procesan para reorganizarlos, darles sentido y obtener
información como salida del mismo, cuando es necesario, se retroalimenta al sistema con nuevos
datos susceptibles de ser procesados e ingresados nuevamente con la finalidad de evaluar y
refinar la entrada.

La empresa busca medios para poder darles una mayor satisfacción a la administración, de
las entidades, hoy por hoy se pueden observar las grandes empresas que han sido conformados
por las organizaciones y métodos para que se cumpla el objetivo que se desea alcanzar, se puede
manifestar que se debe de tener una buena estrategia, para poder trabajar en conjunto para poder
realizar las actividades con apoyo de los compañeros de trabajo, para poder que el resultado sea
positivo, económicamente en estas cuestiones tienen que ser evaluadas por especialistas en áreas
administrativas.

La Tecnología de la Información es una de las muchas herramientas que los

administradores utilizan para mejorar las condiciones de operación de sus empresas, a
continuación, se listan una serie de componentes que interrelacionados conforman la base sobre
la cual opera un Sistema de Información:

El Hardware (HW)

El Software (SW)

La tecnología de administración de datos

La tecnología de conectividad de redes y telecomunicaciones 

Redes locales

Internet y Word Wide Web.

Cada organización debe diseñar y operar cuidadosamente su infraestructura de Tecnología

de Información de tal manera que cuente con el conjunto de servicios necesarios para cumplir el
trabajo que se encomienda a los Sistemas de Información.
 5

Todo Sistema de Información requiere una base tecnológica sólida y bien relacionada que
funja como herramienta de procesamiento y almacenamiento de la materia prima de los Sistemas
de Información, en cambio el software, constituido por miles de instrucciones de código
funcionales, es el ente que dirige y controla el procesamiento de datos por computadora.

Las organizaciones inteligentes aquellas capaces de aprender permitiendo así expandir sus

posibilidades de desarrollo. No basta con adaptarse y sobrevivir sino y, sobre todo, desarrollar la
capacidad de crear, de innovar, de generar múltiples opciones.

La verdad, ante todo: los empleados deben tener acceso a los resultados financieros y no
financieros, a las medidas de efectividad y eficiencia, y a las estrategias organizacionales
(estamos hablando de transparencia en la gestión,)

Libertad de iniciativa: estimulan las ideas y propuestas entre sus empleados. Estos son los
dueños de sus herramientas y de sus creaciones.

Equipos liberados: promueve el trabajo en equipos que puedan asumir riesgos, hacer

cosas nuevas y ser sinceros con sus superiores (en lugar de temerles)

Igualdad y diversidad: tiene una fuerza laboral diversa, con igualdad de oportunidades.

Rige la meritocracia, asociada a la contribución.
 6

Redes voluntarias de aprendizaje: estimulan el aprendizaje continuo entre sus empleados,

se organizan alrededor de comunidades (de práctica, de aprendizaje…)

Auto-dirección: tiene empleados y equipos capaces de auto-dirigirse, en los que priman la

verdad, el valor por el conocimiento aplicado, la ambición por el desarrollo individual y
colectivo.

Gobierno corporativo limitado: el Equipo Directivo se transforma, dejando de ser de tipo

jerárquico, para concentrarse en establecer los retos organizativos, en garantizar un seguimiento
activo de los mismos fomentando la iniciativa, la excelencia en el desempeño y la innovación.

Entorno organizativo abierto y conectado: la organización es flexible, sin silos, se

reconfigura en función de las necesidades, de la oportunidad. Se trata de una organización
emergente, abierta al entorno y al talento.

Métodos del sistema de información

Son sistemas de información son un conjunto u ordenación de elementos organizados de

tal forma que llevan a cabo métodos, procedimientos y /o controles mediante el proceso de
información.
 7

Análisis y sistemas examinar la situación de una empresa el desarrollo de sistemas tiene

dos componentes importantes:

Estrategias para el desarrollo de

sistemas método de ciclo de vida de desarrollo de sistemas actividades de investigación.
determinación de requerimiento. diseños del sistema. desarrollo de software. prueba de sistemas e
implantación. manejable como proyecto. gran volumen de datos. requiere que los datos se
encuentren archivados. método del análisis estructurado se enfoca en lo que el sistema o
aplicación realizan sin importar la forma en la que se llevan a cabo. adecuado para todo tipo de
aplicaciones. mayor utilidad como complemento de otros métodos de desarrollo.
 8

Método del prototipo de sistemas

Desarrollo iterativo o en continua evolución donde el usuario participa directamente en el

proceso. Condiciones únicas; los costos y riesgos de cometer un error pueden ser altos. Útil para
probar la facilidad del sistema, identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un
sistema o examinar el uso de una aplicación.
 9

2.5. Estudio de organización y métodos

La función de estos estudios es muy importante dentro de una empresa, ya que se puede
trabajar de una manera mas eficiente e incrementa la buena administración dentro de ella. La
elaboración de estos estudios busca un mejoramiento de los procedimientos y sistemas de trabajo.

Para poder elaborar estos estudios se necesita de un analista experto en el tema de

organización y métodos, quien después de un proceso de una investigación respectiva dentro de
la empresa buscara formas de realizar los trabajos más efectivos y sencillos, y que se tendrá como
resultado una reducción de costos y esfuerzos incensarios que ayudaran a cumplir los objetivos
de la entidad.

Las decisiones que se quieran tomar primero deben ser analizadas por la gerencia quienes
decidirán si utilizaran los métodos y técnicas o si serán denegadas, según su criterio para poder
desarrollarse como una empresa. El departamento de O y M, puede realizar los análisis
respectivos a nivel externo e interno.

Nivel externo; Se refiere a las oficinas consultoras de asesoría que son fundamentales ya
que debido a la experiencia que han adquirido tienen la habilidad para verificar al personal
calificado, con experiencia y capacidad. De esta manera ellos pueden resolver muchos problemas
organizacionales. Una de las desventajas que posee, es que muchas veces se alea de la realidad de
la empresa, ya que difícilmente se llega a adaptar a la cultura organización que ya posee la
empresa.

Nivel interno; el departamento interno de O y M cuenta con su propio personal con

experiencia y conociendo que lo hacen más confiable ya que se dedican directamente a buscar
mejoras a los problemas internos que cuenta la empresa. Una de las desventajas que se tienen es
que se cuenta con muy poca experiencia externa con otros tipos de empresa, lo que hace
imposible conocer nuevas alternativas para poder solucionar los problemas ya que no se tienen
puntos de comparación.

El departamento de organización y métodos suele ser un instrumento de mucha utilidad

para una entidad, ya que constituye como una herramienta de cambio para mejoramiento, cada
 10

entidad o empresa debería contar con un departamento de O y M ya que existen diversas razones
beneficiosas que contribuyen al mejoramiento para ubicar a un nivel más alto a las empresas.

Entre las ventajas de organización y métodos están;

 Al momento de tener una buena organización se eliminan obstáculos indebidos ya que se

toman las recomendaciones y sugerencias hechas por el departamento

 Se conocen mejor los objetivos y metas que se tienen y debido a la buena coordinación se
obtiene una visión más clara lo que sirve para lograr mejores resultados.

 Se mejoran métodos de trabajo

 Aprovechamiento epitomo de los recursos que se disponen

 Modificaciones que ayudan a simplificar el trabajo

Estos tipos de estudios son muy comunes en las unidades administrativas ya que ayudan
demasiado a agilizar procesos, y por sus diversas ventajas que se obtienen. Además de lo
anterior, estos estudios también ayudan a crear nuevas unidades administrativas o puestos de
trabajo, con la finalidad de aprovechar mantener los sistemas de organización existente, pero
sobre todo buscar el éxito de la empresa.

Metodología del estudio de organización y métodos

El método se desarrolla en cinco fases para que pueda ser eficiente. La primera fase se
encuentra:

a) La planificación de estudio; Antes de realizar un proceso de mejoramiento es

necesario tener una planificación y una buena preparación que debe elaborarse
cuidadosamente para poder llegar a alcanzar el propósito deseado. Entre la
planificación debe definir la naturaleza del problema y detectar posibles fallas que
resolver. Después de definir la naturaleza y el objetivo de estudio, se realiza una
 11

investigación preliminar. Dentro de la planificación se debe visualizar técnicas

apropiadas para poder realizarlo y posibles propuestas de solución

b) Recopilación de información; es necesario recopilar información ya que ayuda a

conocer leyes, acuerdos, informes, estadísticas, reglamentos, etc., que permiten
conocer y poder analizar lo que realmente pasa en el ámbito de trabajo, y que
mediante el proceso de estudio se podrán analizar que se puede mejorar y que se
puede seguir aplicando a través de una conclusión. Es muy importante que no se
exagere en la recopilación de datos una que existe información que no es necesaria y
atrasaría el trabajo.

c) Análisis de la información; se organizan los datos recopilados de acuerdos a los

objetivos deseados esta manera se analiza y se realiza un examen crítico que permitirá
conocer los verdaderos problemas y establecer cuáles son las causas que impiden el
buen desarrollo de la empresa.

d) Elaboración y presentación de informe final: Este documento contiene alternativas

para posibles cambios o soluciones que se han detectado durante el proceso de
estudio, este documento incluirá conclusiones y recomendaciones que permitirán un
mejor desarrollo administrado.

e) Implementación y seguimiento; Se ponen en práctica el nuevo sistema que será de

importancia para poder miniar costos, agilizar tareas y cumplir con los objetivos
establecidos. Se eliminan programas ineficaces ya que se deben adecuar a la nueva
implementación del nuevo sistema.

2.5.1. Diagnóstico de la empresa

Es un instrumento que permite conocer el estado actual de la empresa en las diferentes

áreas de gestión. Según resultados obtenidos, se identifican que algunas partes de la empresa
necesitan fortalecimiento y será de gran utilidad el proceso de mejoramiento eso permite
identificar y conocer, una serie de problemas para plantear un plan de acción que oriente el
porvenir de la organización para que se recupere el buen rumbo de la empresa.
 12

Beneficios de Hacer un Diagnostico

a. Áreas más importantes de la empresa: Cada empresa cuenta con áreas importantes
y debido a esa cuestión se deben de establecer los planes de estrategias para cumplir el área que
se le debe de dar prioridad.

b. Comparar su desempeño actual: un desempeño mínimo recomendado y

desempeño mínimo deseado, por lo regular se debe de estar al pendiente constantemente de
ambas partes se debe de tomar en cuenta de que cada uno de los niveles pueden dirigir el área que
necesita más apoyo.

c. Descubrimiento de la prosperidad de la empresa: el deber del propietario o socio

de una empresa al realizar las evaluaciones correspondientes y al momento de identificar que la
empresa tenga un buen rendimiento, se debe de buscar nuevos propósitos para que los
establecimientos de la empresa tengan un buen beneficio con las estrategias dadas.

d. Analizar lo que se debe de realizarse y donde: conocer la utilidad de la empresa ya

que pueda que no sea lo necesario, tomando en cuenta que en el diagnostico empresarial se haga
más probable conocer donde se establecen los errores que le afecte la empresa y del bajo
rendimiento que tiene.

Planilla de diagnóstico empresarial

Estrategias: a corto plazo, medio plazo, y a largo plazo.

Finanzas: control financiero, planificación financiera, margen y contribución y

rentabilidad.

Marketing: planificación de marketing, medios online, medios offline, relación con los
clientes.

Recursos Humanos: reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo.

Operaciones: logística, proceso, cualidad.

 13

2.5.2. Auditoria administrativa

Una auditoria administrativa se basa en realizar un examen completo y

constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución y de sus métodos de control,
medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.

Los puntos de partida son el tamaño de la empresa. sector de actividad, y

naturaleza de sus operaciones. En cuanto a su campo, la auditoría administrativa puede
instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social.

a) Principios de auditoria administrativa

1. Sentido de la evaluación: Con este tipo de auditorías no se mide el potencial o la

idoneidad de los profesionales o trabajadores dentro de la organización, tanto como
las dinámicas gerenciales, es decir, de los mandos administrativos responsables de
coordinar las fuerzas de la empresa a lo interno.

2. Importancia de la verificación: Una auditoría eficaz no sólo fundamenta sus

conclusiones en la información obtenida, sino que ofrece medios científicos para
interpretarla y para para comprobar que se trate de una evaluación fidedigna.

3. Pensar en términos administrativos: El foco de los auditores ha de estar puesto

siempre en el aspecto administrativo de la empresa, y no en otras áreas supeditadas a
la gerencia administrativa. Se trata de una evaluación de procesos y recursos de cara a
la misión de la empresa. Dentro de los tipos fundamentales de auditoría administrativa
podemos encontrar la funcional y analítica las cuales tienen enfoques distintos pero
con gran potencial para usarlos como herramientas organizacionales.

4. Funcional. Se enfoca en el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y las

dinámicas propuestas desde estos.

5. Analítica. Se centra en la comprensión de los procesos mismos que se ponen en marcha

dentro de la estructura de la empresa.

b) Metodología
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La metodología empleada permite organizar la información recopilada durante el proceso

de auditoría, de manera fácil y accesible, para luego exponer los resultados y determinar los pasos
a seguir en pro de optimizar el funcionamiento de la empresa o institución. Los cuatro pasos que
permiten realizarlo son los siguientes:

1. Planeación: son los lineamientos a seguir para llevar a cabo la auditoría administrativa

que abarca los factores principales a evaluar.

2. Instrumentación: se seleccionan y aplican las técnicas más efectivas para la recolección de

datos.

3. Examen: se aplican las técnicas de análisis necesarias para establecer las características de
la administración y reunir los datos que permitirán evaluar la situación de la empresa o
institución.

4. Informe: al finalizar la auditoría administrativa, se redacta un informe en el cual se

identifica el área auditado, el objetivo de la evaluación, la duración del proceso, los
alcances obtenidos, los recursos y los métodos aplicados.

Las auditorías administrativas comprenden diferentes aspectos que al ser evaluados y

analizados permiten determinar el estado actual de una empresa y de qué manera mejorar o
mantener su funcionamiento y calidad de servicio o bien.

El alcance de la auditoría administrativa determina lo amplia y profunda que será la

evaluación a desarrollar, ya que puede abarcar un departamento, área, o incluso, toda la empresa.

c) Finalidad

Los fines de la auditoria administrativa son mejoras mediante descubrimientos,

hallazgos y conclusiones en el área administrativa, que hacen ver las debilidades y
amenazas a las que puede estar sujeta una empresa y que con estas conclusiones puedan
ser presentadas propuestas y soluciones para un mejor funcionamiento.
 15

La planificación, ejecución y finalización de una auditoria administrativa se base

en:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

4. Descubrir errores y fraudes.

5. Prevenir los errores y fraudes

6. Estudios generales sobre casos especiales

7. Exámenes de aspectos fiscales y legales

8. Examen para compras y ventas de empresa

9. Examen para la determinación de bases de criterios.

10. Políticas y manejo de la empresa.

2.6. Métodos, procedimientos y sistemas

2.6.1. Método

El método es el ordenamiento de sistemático (armónico, equilibrado, organizado) de una

tarea. Métodos son los medios manuales mecánicos o tecnológicos con los cuales se realizan las
tareas individuales. Constituyen una serie de pasos hechos por un empleado para realizar un
trabajo.

Mediante la integración de las diversas disciplinas de apoyo a la empresa, adquiere gran

importancia el estudio y definición de los métodos y procedimientos. Gravita enormemente en la
eficiencia y la disminución de costos fijos y variables. Una evaluación minuciosa, aunada a un
proyecto de reingeniería y una gestión de procesos de calidad.
 16

A través de la interacción de los distintos niveles profesionales que se integren en base a

las características de cada servicio solicitado, se desarrollan en forma integral y armónica, entre
otros, los siguientes servicios profesionales:

Organización y métodos

 Análisis, evaluación y descripción de cargos

 Organización de tareas
 Estudios de métodos de trabajo
 Medición de carga de trabajo por áreas
 Diseño de estructuras
 Departamentos de áreas, dotación y servicios
 Manuales de funciones
 Manuales de procedimientos, gestión de documentos y flujos de datos

Reingeniería de procesos

 Control de ejecución
 Análisis periódicos del estado de resultado con el cliente
 Procesamiento de la información por medios internos del cliente, o medios externos.
Control de los manuales e instrumentos gerenciales aplicados para la clase de negocios
particulares del cliente.

Informes y certificaciones

 Evaluación de procesos
 Estudios de factibilidad
 Ingresos y costos
 Medición de flujos de fondos
 Evaluación financiera
 Evaluación del riesgo
 Evaluación de resultados
 17

 Presentación e informe a entidades de crédito

2.6.2. Procedimientos

El procedimiento nos indica cómo hacer el trabajo, qué proceso usar respecto al trabajo.
El procedimiento está orientado; lo recomendable es que debe estar por escrito en un documento
formal dividiendo las tareas que deben ser realizadas. El propósito principal del procedimiento es
el de medio de instrucción. Se diseña para representar el flujo de trabajo, excepto con la tare
cubierta. Se espera que el procedimiento relaciones la tarea del momento de aquellas que la
proceden o la siguen.

El sistema se aplica para designar a una red de procedimientos relacionados y eslabonados

de tal manera que alcance un objetivo concreto. De acuerdo con esto, un sistema es una red de
procedimientos, integrados y diseñados para cumplir con un conjunto de actividades. Los
procedimientos, se aplican al meno de asuntos tales como recepción de pedidos, elaboración de
nóminas, recepción de requisiciones de compra, etc. Por lo general se involucran en diferentes
áreas de la empresa.

El procedimiento se diseña para exponer principalmente los objetivos, integrado las

políticas (las decisiones permanentes que se toman sobre tales asuntos y problemas). Deberá
establecer además las responsabilidades de las diversas unidades orgánicas comprendidas en el
procedimiento. Finalmente se registran los detalles de cómo hacerlo, por lo general arreglados de
acuerdo con las responsabilidades indicadas con claridad.

El lenguaje utilizado en los procedimientos deberá ser aquel que se dirija directamente al
lector y que sea entendido por él. Siempre que la influencia de papeles de trabajo y los pasos de
operación del procedimiento sean numerosos, se recomienda un diagrama de flujos.

Un procedimiento o rutina define:

 Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes.

 Quiénes son esos participantes
 18

 Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden sucesivo y el
monto.

Estructura de los procedimientos

Los procedimientos que se refieren a la actividad general de la empresa deben estar a

cargo de la dirección superior, que es la que está en condiciones de conocer las necesidades
totales, como tales procedimientos determinen la forma de trabajar de toda empresa, deben ser
muy detallados. En consecuencia, no habrá necesidad de modificarlos para cada departamento o
grupo. Cuando estos últimos deben contar con procedimientos uniformes que se refieren
exclusivamente a ellos, el director responsable es quien debe autorizarlos.

Obj

 Responsables
 Directrices
 Procedimientos
 Conducción

Res

El autor G.R. Terry define el procedimiento como una serie de pasos seleccionados en el
trabajo de oficina, por lo general ejecutados por más de una persona, que constituyen una forma
reconocida y aceptada de ejecutar toda una fase principal de la actividad de una oficina.

Para llevar a cabo un estudio sistemático de los procedimientos, el analista debe

considerar una serie de aspectos que son de vital importancia y de los cuales dependerá el éxito
de su labor, tales aspectos son los siguientes:
 19

Métodos
Actividade Secuencia
s Comportamiento organizacional
Formas
Áreas de responsabilidad
Estructura de
los De coordinación
procedimientos Relaciones De ámbito de competencia

De operación
De control
Políticas
De decisión

En todo organismo social existen ciertas actividades que deben llevarse a cabo
exactamente de la misma manera, sea donde sea. Por tanto el procedimiento, la política y el
método son necesarios para asegurar los resultados uniformes. Por lo que se refiere a otras tareas,
el propósito es alcanzar un resultado final de manera más rápida y eficaz.

Objetivos del estudio de los procedimientos

El objetivo principal de todo estudio de procedimientos es simplificar los métodos de

trabajo así como eliminar operaciones y papelería innecesaria, con la finalidad de reducir costos y
dar fluidez y eficacia a las actividades.

Existen, sin embargo, objetivos secundarios en el estudio y análisis de los procedimientos

tales como:

a) Eliminar operaciones, combinándolas entre sí o suprimiéndolas.

b) Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficiencia.
c) Eliminar envíos y demoras innecesarios o reducirlos a un mínimo.
d) Centralizar las inspecciones para considerar el control interno.
e) Eliminar embotellamientos para evitar cuellos de botella (amontonamiento; difícil fluidez
de trámites)
 20

f) Eliminar el zigzagueo (en el entorno de un paso a su punto de partida antes de seguir

adelante)

2.6.3. Sistemas

Un sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados para

lograr un objetivo común mediante el manejo y control de materiales, información, energía y
hombres. De esto surge que todo sistema está caracterizado por sus objetivos, elementos,
estructura (o relación tecnológica y su comportamiento).

Una serie de elementos reunidos forman un conjunto pero sin perseguir un objetivo o
propósito común, su comportamiento será caótico (lo contrario de sistémico). El objetivo de un
sistema puede ser fijo o invariable. Es fijo cuando el objetivo ha sido impuesto al sistema fuera
del mismo, es decir, desde su contexto. Por ejemplo; cualquier tipo de máquina o mecanismo
tradicional. Es invariable cuando el objeto ha sido consecuencia de acciones previas de algunos
elementos del mismo sistema; es decir, el objetivo resultante es generalmente un compromiso
entre varios objetos distintos que podrían tener algunos elementos del sistema: Por ejemplo; la
empresa que está integrado por hombres y mujeres.

Los elementos de un sistema pueden ser totalmente humanos, totalmente mecánicos o

mistos. Para constituir un sistema sus elementos deber estar relacionados entre sí, esto significa
que el estado de un elemento depende del estado de los otros elementos.

Representación de un sistema

Proceso

ELEMENTOS

HUMANOS

ENTRADAS SALIDAS
MATERIALES

TECNOLÓGICOS
 21

(IMPUT) (OUTPUT)

RETROALIMENTACIÓN

Como se puede observar en el diagrama, se incluye el aspecto de entradas y salidas, la

retroalimentación, el entorno y el medio ambiente y que los elementos están clasificados en

humanos, materiales y tecnológicos.

Los sistemas administrativos son una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un

esquema integrado tendientes al logro de fines de una organización. Es decir, que un conjunto de

procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones constituyen un sistema. Así,

el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de

pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etc. La

condición de “relación” es un elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren

un sistema.

Por ejemplo:

Un sistema de facturación de cualquier empresa. El medio ambiente estará limitado por

otras funciones, como ventas, almacén, contabilidad, etc. Las entradas se constituyen por los
 22

datos de los artículos (cantidad, calidad y precio) surgidos a determinado cliente; estos datos

normalmente están contenidos en lo que se conoce en la práctica como nota de remisión, la cual

es aceptada por el cliente en el momento de recibir los artículos.

Las salidas serán las facturas ya elaboradas y cotejadas, listas para seguir du proceso de

cobro. La retroalimentación se encuentra cuando se regresan algunas facturas que, por tener

errores, deban ser corregidas.

Finalmente, analizando el sistema encontramos que éste está formado por elementos

humanos: mecanógrafos (facturistas), auxiliares de facturación, etc.; elementos materiales: la

papelería utilizada, las máquinas necesarias, el mobiliario de esta oficina, etc.; elementos

tecnológicos: el procedimiento que debe seguirse en la elaboración de la factura. En este caso, el

procedimiento podría ser que, al recibir la nota de remisión firmada por el cliente, se anota el

precio de venta autorizado de cada artículo, se hacen las operaciones aritméticas y finalmente se

verifica el documento antes de proceder a su envío al departamento de cobranzas.

El elemento tecnológico está constituido básicamente por el procedimiento, o sea la

secuencia cronológica de pasos que se tienen que seguir para alcanzar el objetivo del sistema. El

procedimiento es el lazo de unión entre todos los elementos de un sistema, ya que indica el

momento y la gorma en que cada uno debe participar. Íntimamente relacionado con el

procedimiento está el método, o sea el detalle de cada uno de los pasos del procedimiento.

Utilizando el ejemplo anterior, tendríamos un método por cada una de esas actividades y en ese

mismo orden de ideas se puede pensar que para anotar el precio de venta autorizado se tendrá que

consultar tal o cual documentos, escribir las cifras en la nota de remisión a la derecha de la

descripción del artículo, etc.

 23

2.7. Tipos de sistemas

Los sistemas de información manejan el flujo y mantienen la información que utiliza la

empresa en su día a día para sus diferentes operaciones y están formados por varios componentes:

personas, hardware, software, redes, procedimientos y datos.

2.7.1. Sistemas de fabrica o taller

Son aquellos identificados con la fábrica, proyecto de construcción, mantenimiento, etc. A

estos sistemas se les como manuales o mecánicos que se utilizan en la fabricación, construcción y

mantenimiento de objetos, así como el manejo de las partes y materiales utilizados.

2.7.2. Sistemas administrativos

Son los que se identifican con la función administrativa, en su sentido más amplio.

Quedan comprendidos en este grupo los procedimientos de manejo de documentación,

información, proyectos, programas de trabajo, presupuestos, normas de trabajo, contabilidad,

control de producción y entre otros; no importa si se ejecutan en la fábrica o en la oficina. Los

sistemas de oficina pueden ser efectuados manualmente o por maquinas.

Se pueden mencionar dentro de los sistemas administrativos los siguientes:

- Manual: los datos son registrados manualmente, con el uso de un lapizo un lapicero sobre

documentos, empleando caracteres numéricos y alfabéticos. Los documentos son

transferidos de un lugar a otro en forma manual, pueden ser almacenado en carpetas de

archivos o folders. La búsqueda en los archivos es manual.

Los datos son almacenados, arreglados y editados manualmente, esta información

para ser verídica debe estar fundamenta por varios documentos a la vez.
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Tiene la ventaja que tiene un costo económico bajo, son flexibles, adaptándose

fácilmente a los cambios.

Su desventaja es que resultan lentos y ocupan mucho espacio en empresas que

manejan gran volumen de operaciones que son repetitivas y con cálculos complejos.

- Mecánico: es un sistema que emplea dispositivos mecánicos que permiten, en

comparación con los manuales, un proceso de datos mas eficiente, considerando que este

tipo de sistema no desplaza totalmente los procesos manuales. La recopilación de los

datos se hace a través de mecanismos como maquinas de escribir, caja registradora,

impresora de cheques, fotocopiadora, relojes marcadores, máquinas de contabilidad, etc.

La transmisión de datos a cortas distancias puede llevarse a cabo por medio de

tubos neumáticos, intercomunicadores, bandas, etc. Y para uso de larga distancia a través

del telégrafo, teléfono, radio, etc.

Los documentos en sistemas mecánicos son almacenados en la misma forma que

los manuales con la diferencia que estos documentos están impresos o mecanografiados.

- Electrónico: son los sistemas en los que se utilizan computadoras. Es una de las

tecnologías mas recientes debido a su capacidad muy superior para efectuar cálculos y

otras funciones a velocidades rápidas, esto se logra mediante la transmisión de impulsos

electrónicos a través de microcircuitos, en lugar de efectuarse por el movimiento de partes

mecánicas.

Se programan por instrucciones desde un teclado, un disco, una cinta magnética,

trabajando costosas operaciones en tan poco tiempo.

La manipulación de los datos se efectúa dentro de la computadora, las cuales se

clasifican en: entrada, procesamiento y salida.

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Entrada: antes de que pueda alimentar el sistema con datos de los documentos

fuente, hay que convertirlos a símbolos codificados que se registran por ejemplo en:

perforaciones en tarjetas, perforaciones en cintas de papel, puntos magnetizados en cinta

magnética, discos, diskettes, casetes, o como caracteres impresos a mano mecánicamente

y legibles tanto para el hombre como para la máquina, impresos a mano o a máquina.

Algunos documentos se pueden introducir directamente al sistema, ejemplo: cheques en

donde la información ya está impresa en tinta magnética. Los datos también se pueden

introducir directamente a una computadora mediante un equipo de reconocimiento óptico

de caracteres que puede interpretar números impresos o manuscritos.

Procesamiento: una vez que los datos se registran en una de las formas que se

mencionaron, están listos para que el dispositivo de entrada del sistema de computación

los lea y transfiera electrónicamente a la unidad de almacenamiento que está en la

computadora. La unidad de almacenamiento o memoria es el mecanismo que almacena la

información para conservarla o para utilizarla en procedimientos posteriores.

La clasificación, reacomodación, comparación, análisis, calculo y el resumen se

efectúa automáticamente dentro de los componentes del sistema, de acuerdo con una serie

de instrucciones almacenadas en la computadora que se denomina PROGRAMA. La

computadora puede tomar decisiones lógicas, de acuerdo con las instrucciones que reciba.

La ejecución de estas funciones en forma completamente automática y a velocidades

fantásticas, caracteriza las computadoras electrónicas y les da una mayor ventaja sobre

otros sistemas.

Salida: los resultados del procesamiento que se efectúa dentro de la computadora

se pueden registras en cinta magnética, cinta de papel perforada, tarjetas perforadas,

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diskettes, casetes, discos magnéticos, una pantalla o por conexiones directa entre la

unidad de proceso y un dispositivo de impresión.

El procesamiento electrónico de datos tiene varias ventajas sobre los demás

sistemas, las principales son:

Velocidad de procesamiento

Procesamiento continuo

Ahorro de espacio, pues el equipo y forma de almacenamiento son compactos

Mayor precisión

Permite realizar tareas que no se han experimentado en otros sistemas

Las empresas en gran numero se han dado cuenta de la importancia del uso de los

sistemas computarizados, que han brindado mejores servicios, tener información exacta y

oportuna para la toma de decisiones, que permite mejores posibilidades de competencia.

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CONCLUSIONES

En conclusión se puede decir que un sistema de Organización y Métodos es vital para

cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice,

ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se

planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la

organización.

Así mismo, la función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de

asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar

la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que

buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

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FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

QUIROGA, Gustavo: Organización y Métodos en la Administración Pública. Editorial

Trillas. México 1999. Págs. 405.

Gestiopolis. Estudio de organización y métodos. https://www.gestiopolis.com/estudio-de-

organizacion-y-metodos/ (consultado el 10 de julio de 2019, 09:12 hrs)

Monografias.com. Organización y Métodos.

https://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml (consultado el 11 de julio de

2019, 14:38 hrs)