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UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA

“GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”


FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
NÚCLEO CUMANÁ

DISEÑO DE UN MANUAL PROCEDIMIENTOS


ADMINISTRATIVOS PARA EL DEPARTAMENTO DE
AUDITORIA DE LA EMPRESA PUERTOS DE SUCRE
CUMANÁ – EDO. SUCRE 2016

Proyecto de pasantía laboral presentado para optar al Título de Licenciado


en Administración de Empresas.

Autor
Luis Marcano

Tutor Académico
Raiza Pérez

Cumaná, Enero de 2017


Universidad Nororiental Privada “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Escuela de Administración de Empresas

Núcleo Cumaná

CARTA DE ACEPTACIÓN DEL ASESOR ACADÉMICO

Lcda. María Zorrila

Coordinadora de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Su Despacho.

Reciba un cordial saludo, por medio de la presente me dirijo a usted en


esta oportunidad con la finalidad de informarle que acepto ser la Asesora
Académica del informe de pasantía laboral a presentar por el Br. LUIS FELIPE
DIAZ GUARACHE, C.I.: 16.486.171, que lleva por título “DISEÑO DE UN
MANUAL PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE LA EMPRESA PUERTOS DE SUCRE
CUMANÁ – EDO. SUCRE”.

Sin otro particular, se despide de usted,

Cordialmente,

Prof. Raiza Pérez

C.I.: 9.271.168.
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
NÚCLEO CUMANÁ

APROBACIÓN DEL TUTOR

En mi carácter de Tutor del Informe de Pasantía Laboral titulado:


DISEÑO DE UN MANUAL PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA
EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE LA EMPRESA PUERTOS DE
SUCRE CUMANÁ – EDO. SUCRE. Presentado por el estudiante: Díaz
Guarache, Luis Felipe, cédula de identidad N° V-16.486.171, como requisito
parcial para optar al título de Licenciado en Administración de Empresas,
considero que dicho Trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser
sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado
examinador que se designe.

En la ciudad de Cumaná, a los 31 días del mes de Enero de 2017.

Atentamente

______________________
Prof. Raiza Pérez
DEDICATORIA

iii
AGRADECIMIENTO

iv
ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ........................................................................................ 1
CAPÍTULO 1. EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema ................................................... 3
1.2 Objetivos ............................................................................... 7
1.2.1 Objetivo General ............................................................. 7
1.2.2 Objetivos Específicos .................................................... 7
1.3 Justificación ........................................................................... 7

CAPÍTULO 2. MARCO TEÓRICO


2.1 Antecedentes de la investigación .......................................... 9
2.2 Bases Teóricas .................................................................... 12
2.3 Bases Legales ...................................................................... 23
2.4 Definición de Términos Básicos ........................................... 25
2.5 Descripción de la Empresa ................................................... 27

CAPÍTULO 3. MARCO METODOLÓGICO


3.1 Tipo de la Investigación ........................................................ 34
3.2 Población y Muestra ............................................................. 36
3.3 Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos ....... 37
3.4 Técnicas de Procesamientos y Análisis de los Datos .......... 39

CAPÍTULO 4. LA PROPUESTA
4.1 Propuesta ............................................................................ 48
CONCLUSIONES ....................................................................................... 73
RECOMENDACIONES ............................................................................... 74
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................... 75
ANEXOS ..................................................................................................... 80

v
ÍNDICE DE CUADROS Y GRÁFICOS

CUADRO Y GRÁFICO N°1: Distribución absoluta sobre cuál es la situación


actual de los procesos administrativos en el Departamento de Auditoría de la
Empresa.........................................................................................................39

CUADRO Y GRÁFICO N°2: Distribución absoluta sobre si han sido informados


sobre la existencia física de algún manual o instructivo de procedimientos
administrativos......................................................................40

CUADRO Y GRÁFICO N°3: Distribución absoluta sobre el modo en que


evaluaría el modo en que son ejecutados los procedimientos administrativos
dentro del Departamento de Auditoría de la Empresa...................................41

CUADRO Y GRÁFICO N°4: Distribución absoluta sobre si tiene conocimiento


sobre la utilidad de un manual de procedimientos...................42

CUADRO Y GRÁFICO N°5: Distribución absoluta sobre la medida en que


conoce cuáles son los procedimientos administrativos del Departamento de
Auditoría de la Empresa.................................................................................43

CUADRO Y GRÁFICO N°6: Distribución absoluta sobre si cree que existe un


buen sistema de supervisión y control de los procesos administrativos en el
Departamento de Auditoría de la Empresa....................................................44

CUADRO Y GRÁFICO N°7: Distribución absoluta sobre si se han realizado


recientemente cambios de cualquier tipo en lo que respecta a los procesos
administrativos dentro del Departamento de Auditoría de la Empresa..........45

CUADRO Y GRÁFICO N°8: Distribución absoluta sobre si cree que deba


realizarse un manual procedimientos administrativos para el Departamento de
Auditoría de la Empresa............................................................................46

vi
INTRODUCCIÓN

En la actualidad con la apertura de la globalización mundial, la


administración moderna, ha comenzado a jugar un papel fundamental en las
actividades cotidianas de las organizaciones. Por esto se entiende que dentro
de la civilización donde el esfuerzo cooperativo del hombre es el principal
protagonista de la sociedad. La tarea de la administración se fundamenta en
llevar a cabo las actividades con la participación activa de todas las personas.

Es por ello que dentro de las organizaciones, se hace indiscutiblemente


necesario diseñar e implementar programas de revisión constantes sobre los
sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa de dicha
organización. En la cual el desarrollo empresarial depende en gran medida de
las estrategias que se tengan para implementar dichos programas de revisión.
Los programas de revisión constantes, sólo se pueden llevar a cabo con la
creación de guías, que orienten el curso de acción dentro de las empresas.

En consecuencia los administradores modernos deben valerse de


instrumentos que los ayuden a desarrollar adecuadamente sus actividades y
una de esas herramientas básicas es el Manual de Normas y Procedimientos
la cual es un documento que se prepara con el fin de establecer las funciones
de los trabajadores dentro de una organización. El Manual tiene como objetivo
primordial describir con claridad todas las actividades de la empresa. De esta
manera, se evitan funciones compartidas que no sólo causan pérdidas de
tiempo sino también influyen dentro de la toma de decisiones.

Por esto los Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos, son


instrumentos de suma importancia en las organizaciones de hoy en día. Ya
que estas permiten registrar y transmitir, sin distorsiones, información para las

1
distintas unidades que hacen vida dentro de la empresa; con el fin de obtener
los objetivos planteados y desarrollar las respectivas funciones sin conflictos.

De allí que el presente estudio centre sus esfuerzos en diseñar un Manual


de Normas y Procedimientos Administrativo que permita efectuar las
actividades administrativas de forma eficaz y eficiente en el Departamento de
Auditoría de la Empresa Puertos de Sucre, Cumaná-Estado Sucre.

Para el desarrollo de este proyecto de investigación se ha estructurado su


contenido de la siguiente forma:

Capítulo 1: Tiene como contenido principal, el planteamiento del problema,


objetivos generales, específicos y justificación.

Capítulo 2: Concentra el marco teórico en el cual se incluyen los


antecedentes de la investigación, bases teóricas, legales y definición de
términos.

Capítulo 3: Contiene el marco metodológico que incluye el tipo de


investigación, población, técnicas de recolección de datos y las técnicas de
procesamiento y análisis de datos.

Capítulo 4: Es la presentación de la propuesta del Manual de Normas y


Procedimientos Administrativos para el Departamento de Auditoría de la
Empresa Puertos de Sucre, Cumaná- Estado Sucre y sus correspondientes
especificaciones.

2
CAPÍTULO 1: EL PROBLEMA

En este capítulo se desarrolla el planteamiento del problema del


proyecto, al igual que los objetivos que se pretenden alcanzar y la justificación
de la presente investigación.

1.1. Planteamiento del Problema.

Las organizaciones son aquellas estructuras sociales que han


avanzado con el tiempo y han mejorados las condiciones de vida de todos.
Una organización es un grupo social compuesto por personas, tareas y
administración que forman una estructura sistemática de relaciones de
interacción diseñadas para lograr objetivos o metas por medio de los recursos
humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas
por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas para
lograr algún propósito especificado.

El éxito de las organizaciones o empresas van de la mano con la


planificación, organización, dirección y control de los recursos; por ello las
organizaciones cuentan con diversas herramientas dentro de las estructuras
administrativas para poder trabajar y llevar un orden de todas las funciones
asignadas y tareas por hacer.

Se debe mencionar y resaltar que unas de las herramientas más


eficientes y más utilizadas actualmente para el funcionamiento de las
organizaciones son los manuales, ya que estos son los instrumentos o

3
herramientas más idóneas siempre y cuando existan en las organizaciones y
se coloquen en práctica por sus trabajadores.

Un manual es un documento que rige y guía actividades a realizar para


alcanzar un fin determinado. Los manuales son instrumentos o herramientas
administrativas que contiene información ordenada y específica sobre
objetivos, normas, autoridades, organización y procedimientos a fin de orientar
y mantener de forma conjunta las instrucciones para el debido desarrollo o
funcionamiento de la organización.

Los manuales de procedimiento son aquellos instrumentos donde se


canalizan las actividades organizativas y operativas del organismo. El manual
de procedimientos es una pauta de cómo se debe hacer las cosas. Este
manual es una organización de gran importancia ya que sirve para alinear o
guiar al personal de nuevos ingresos y al personal regular. El diseño y
ejecución de este manual sirve para amplificar la confianza del personal que
manipula los sistemas y procedimientos administrativos determinados para
realizar su trabajo de forma correcta.

La presencia de los manuales administrativos está en empresas u


organizaciones a nivel mundial, una de tantas empresas reconocidas por su
gran éxito es TOYOTA MOTOR CORPORATION una empresa fabricante de
automóviles japonés con sede en TOYOTA (Aichi) Japón, fundada el 23 de
septiembre de 1933. TOYOTA tiene fábricas alrededor del mundo,
manufacturas o ensambla vehículos para mercados locales incluyendo el
COROLLA. Toyota tiene plantas de fabricación o ensamble en los Estados
Unidos, Colombia, Ecuador, Japón, Australia, Canadá, Indonesia, Polonia,

4
Sudáfrica, Turquía, el Reino Unido, Francia, Brasil, Pakistán, India, Argentina,
República Checa, México, Malasia, Tailandia, China, Venezuela y Filipinas.
Esta compañía cuenta con diversos tipos de manuales dentro de toda su
organización para trabajar mundialmente de la manera ordenada y coordinada.

A nivel nacional y local se puede nombrar la empresa MERCANTIL, C.A.


Banco Universal la cual es una empresa reconocida nacionalmente y en
muchos otros países por su confiabilidad en el área financiera. Esta empresa
o institución financiera está destinada a las actividades relacionadas con
transacciones y negocios inmobiliarios y el desarrollo de nexos bancarios y
comerciales internacionales, se fundó en Caracas el 23 de Marzo de 1925.

No en todas las empresas existen o se hace uso de manuales. En el


estado Sucre específicamente en la ciudad de Cumaná hay muchas empresas
que no cuentan con manuales en sus unidades administrativas, lo cual trae
como consecuencias retraso, confusión a la hora de realizar las actividades
asignadas; también no permiten solucionar los problemas que presente en el
área, por ejemplo, la falta de un proceso sistematizado para realizar las tareas
o actividades de manera ordenada paso a paso para alcanzar un fin
establecido, la falta de homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa, el vacío de información sobre qué actividad le corresponde a
cada trabajador, entre otras.

En Auditoría de Puerto Sucre, la mayoría de las unidades administrativas


implementan el uso de manuales en sus procedimientos. Poseen manuales de
cargo, de procedimientos, de organización, de compra, de finanzas, entre
otros. Sin embargo no todos están actualizados a pesar de que esta debe
hacerse cada cuatro años tal como lo rige su reglamento, o cuando exista

5
alguna modificación en su contenido.

En el Departamento de Auditoría de Puerto Sucre actualmente no se


cuenta con la existencia de manuales de procedimientos, ni los pasos a seguir
de manera completa, lo cual interrumpe el debido desarrollo de las actividades
establecidas. La ausencia de estos manuales de procedimientos hace un poco
confusas o engorrosa las actividades del departamento y contrariedad en las
tareas asignadas o estrés para los trabajadores, y posiblemente hasta
demoras en el proceso así afectando a la empresa en general.

Sabiendo la importancia que tiene los manuales para definir cuales


actividades o labores les corresponden a los empleados o departamento que
conformen una organización; y considerando lo antes mencionado, se propone
como eje de interés de la presente investigación, el diseño y elaboración de
un manual de procedimientos administrativos para el Departamento Auditoría
de Puerto Sucre, en la cual traerá beneficios para facilitar los procesos que
deben hacer los empleados de ese departamento, ya que permitirán realizar
las actividades de manera ordenada.

Los manuales tienen como funcionamiento mejorar la comunicación en


las organizaciones, instituciones normalizando las pautas de acción en las
actividades de las empresas; y así se lograría disminuir la improvisación
laboral, es decir, que las actividades no se realicen solamente por rutina o
costumbre.

1.2. Objetivos

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Objetivo General:

Diseñar un manual de procedimientos administrativos para el Departamento


de Auditoría de la empresa de Puerto Sucre Cumaná.

Objetivo Específicos:

Revisar los aspectos o fundamentos teóricos en los cuales se basan los


manuales de procedimientos administrativos.

Describir los procedimientos administrativos que se utilizan actualmente en el


Departamento de Auditoría de Puertos de Sucre Cumaná.

Proponer procedimientos factibles que mejoren y regulen la ejecución de las


actividades del Departamento de Auditoría de Puertos de Sucre Cumaná.

1.3. Justificación e Importancia de la Investigación.

Esta investigación tiene como finalidad recopilar información para


diseñar un manual de procedimientos administrativo para el Departamento de
Auditoría de Puerto Sucre Cumana, los cuales son de gran utilidad para las
empresas y específicamente en este departamento.

Los manuales forman parte de los instrumentos con más utilidad para
las organizaciones ya que estos ayudan al perfeccionamiento de las tares o
actividades administrativa y operativas, son precisos e imprescindibles.

7
Se considera que la elaboración de un manual no concluye, ya que
están sujetos a constante revisiones y correcciones para poder simplificar los
procedimientos que este contenga y que dicha información no pierda
veracidad.

Es importante la elaboración de un manual porque se logra funciones


y procedimientos que se desarrollan en una organización, elementos estos que
de otra manera seria difícil recopilar. Además facilitan el control por parte de
los supervisores de las tareas asignadas al existir un instrumento que define
con precisión las mencionadas tareas.

En líneas generales se pretende con esta investigación engrandecer


formación la formación de las personas o funcionarios que están al frente de
las organizaciones en el sentido de dar a conocer toda la información
necesaria para desarrollar cada uno de los procedimientos que se rigen en los
manuales, adicionando a esto la sistematización de los procesos
administrativos que allí se realizan, esto conlleva a la toma de decisiones en
cada caso en particular.

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CAPÍTULO 2: MARCO TEÓRICO

Este capítulo tiene por finalidad presentar las concepciones teóricas


involucradas en el problema de la presente investigación. Empezando con un
conjunto de antecedentes relacionados con la temática del problema, y
seguidamente se abordará fundamentos o bases teóricas sobre manuales de
procedimientos administrativos. Finalizando con bases legales que sustentan
el eje de interés del proyecto.

2.1. Antecedentes de la investigación

Para la realización del presente proyecto de investigación se realizó una


exhaustiva revisión bibliográfica, la cual se describe en los siguientes
antecedentes de investigación:

Arenas, A.; Marín, M. (2006) Propuesta de un Manual de Normas y


Procedimientos de Higiene y Seguridad Industrial para el Departamento
de Almacén de Pepsi-Cola. C.A Agencia Barcelona. Trabajo de Grado no
publicado. Universidad de Oriente. Cumaná 2006. Los autores del presente
trabajo exponen que, los trabajadores del Departamento de Almacén de Pepsi-
Cola no cuenta con un Manual que les permitan “obtener información sobre
las acciones y recomendaciones a seguir en cuanto a las normas,
procedimientos e instrumentos de protección de deben utilizar para enfrentar
cualquier situación de accidente en las diversas áreas del lugar de trabajo”.
Para esta situación exponen principalmente las siguientes recomendaciones,
“aplicar en forma inmediata el Manual de Normas y Procedimientos propuesto;

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implantar procedimientos de trabajo, alineados a políticas internas; dar a
conocer a los trabajadores la importancia que tiene las normas y
procedimientos de higiene y seguridad en el desarrollo de la actividades, lo
que va a garantizar su integridad física y mental”

Acosta, E. (2008) Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos


para la Dirección de Deportes del Rectorado de la Universidad de Oriente.
Cumaná 2008. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Nororiental
Privada Gran Mariscal de Ayacucho. El autor planteó el siguiente problema,
“el personal que labora en esta institución, específicamente en la Dirección de
Deportes, no cuenta con un documento que refleje las Normas y
Procedimientos relacionados con las actividades propias del Departamento
que allí se realizan, y sirva de guía o instrumento tanto al personal que ingresa,
como al existente”. Y concluye, que la recomendaciones más importante es
diseñar y poner en marcha un manual, el cual es un instrumento base para
impulsar, desarrollar, organizar y ejecutar las actividades que le corresponde;
y de igual manera dar a conocer el presente manual a los trabajadores de
dicha unidad.

Valdez, B. (2008) Los Manuales Administrativo para el Buen


Funcionamiento de las Bibliotecas Mexicanas. Universidad Nacional
Autónoma de México [Documento en Línea]. El autor de este trabajo plantea
lo siguiente, “Encontramos que las bibliotecas mexicanas desde la antigüedad
hasta nuestros días han carecido de métodos administrativos adecuados, por
lo que podemos aseverar que las bibliotecas mexicanas necesitan de
planeación para así lograr que toda su estructura orgánica funcione
adecuadamente”. Y concluye, que “la implementación de manuales

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administrativos en las bibliotecas mexicanas es absolutamente necesaria, ya
que las bibliotecas, como elementos fundamentales para el procedimiento,
conservación y difusión de la información y el conocimiento, son instituciones
que dentro de la sociedad juegan un rol de gran importancia”.

Pérez, C; Aguirre, G. (2009) Propuesta de un Sistema Administrativo


para la Mueblería Sagitario. Instituto politécnico Nacional. México, DF.
[Documento en Líneas]. Los autores de la presente investigación exponen que,
“la mueblería ha permanecido en el mercado, pero existe un nulo crecimiento
y desarrollo debido a la carencia de un sistema administrativo documentado”.
Por lo cual concluyeron que, “considerando lo anterior se propone la
documentación y diseño de un nuevo sistema mediante la presentación de un
Manual General de Organización que le permita un mayor control y
organización de sus operaciones facilitando su ejecución y logro de los
objetivos permitido su evolución, desarrollo y crecimiento en el mercado
actual”.

Velásquez, M. (2010) Manuel de Inducción Basado en la Filosofía de


las Organizaciones Inteligentes para el personal Administrativo de Nuevo
Ingreso a la Delegación de Personas de la Universidad de Oriente, Núcleo
de Sucre. Trabajo de Ascenso no publicado. Universidad de Oriente. Cumaná
2010. El autor presenta el siguiente problema en su trabajo, “esta Delegación
actualmente presenta una problemática relacionada con el desconocimiento
de personal de reciente ingreso sobre los procedimientos administrativos,
básico y cómo encaja en la rutina de trabajo de la organización, lo que genera
deficiencia en la transferencia de información de un empleado a otro”. Por esta
razón el autor propone diseñar un manual “con el objeto de mantener

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informados a los nuevos trabajadores sobre la actividad a que se dedica la
Delegación, beneficios que brinda y presta, derechos y deberes; con el fin de
lograr la identificación del trabajador con la organización”.

2.2 Bases Teóricas

Toda investigación requiere de bases o fundamentos teóricos que


faciliten el entendimiento para la realización del trabajo de investigación, y
establecer la relación entre el objeto de estudio y la teoría que distintos autores
expresan sobre un mismo tema.

Manual Administrativo

A continuación se dan a conocer algunas definiciones de los manuales.

Según el autor Catacora (2009: 78) plantea que el manual “es una
herramienta de control y formación, en los que se consignan en forma
metódica, los pasos y operaciones que deben realización de las funciones de
una dependencia.”, además añade que “Los manuales son una de las
herramientas más eficaces para trasmitir conocimientos y experiencias,
porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta momento sobre un
tema”. (p24).

El autor Granham kellog (2010) un manual, “El manual presenta sistema


y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para logar el trabajo
de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempeña responsabilidad específica”. (p23).

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Para el autor Rodríguez Valencia (2012) el manual es, “Un documento
en el que se encuentra de manera sistemática las instrucciones, bases o
procedimientos para ejecutar una actividad”. (p. 60).

Un manual puede definirse de manera general como, un documento que


rige y guía actividades a realizar para alcanzar un fin determinado. Los
manuales son instrumento o herramientas administrativas que contienen
información ordenada y específica sobre objetivos, normas, autoridades,
organización y procedimientos a fin de orientar y mantener de forma conjunta
las instrucciones para el debido desarrollo o funcionamiento de la
organización.

Clasificación de los Manuales

Los autores Granham Kellog (2010) y Rodríguez Valencia (2012)


Proponen la siguiente clasificación de manuales administrativos: por su
contenido y por su función específica.

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Por su contenido.

 Manual de Historia: proporciona información referente a la historia de


la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un
panorama general sobre la organización y su tradición (filosofía),
logrando que el personal se sienta parte de la misma.
 Manual de Organización: su propósito es mostrar en forma específica
la estructura organizacional formal a través de la descripción de
objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus
relaciones.
 Manual de Políticas: descripción detallada de los lineamientos a seguir
dentro de las actividades y toma de decisiones para logro de los
objetivos. Este manual proporciona el marco principal sobre el cual se
basan todas las acciones.
 Manual de Procedimientos: está dirigido al personal, es una guía cómo
hacer el trabajo. Sirve como control confiable en la evaluación de
sistema y procedimientos administrativos.
 Manual de Contenido Múltiple: surge cuando la simplicidad de la
organización y de lo relacionado a ella, no justifica la elaboración y uso
de distinto manuales. Por lo que este manual es una combinación de
dos o más manuales (conceptos), dividido por secciones.

Por su Función Específica.

 Manual de Producción: describe las instrucciones en base a los


problemas cotidianos, destinados a lograr su mejor y pronta solución.

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Surge por la necesidad de coordinar el proceso de fabricación.
 Manuel de Compras: consiste en definir el alcance, función y métodos de
compras. De preferencia debe estar escrito.
 Manual de Ventas: señala los aspectos esenciales el trabajo y las rutinas
de información del trabajo de ventas.
 Manual de Finanzas: muestra por escrito las obligaciones financieras en
todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones
específicas a quienes en la organización están trabajando con dinero,
protección de bienes y suministro de información financiera.
 Manual de Contabilidad: abarca los principios y técnicas de la
contabilidad. Contiene aspecto tales como: estructura orgánica del
departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del
personal, manejo de registros, etc.
 Manual de Crédito y Cobranzas: señal por escrito procedimientos y
normas de esta actividad. Contiene aspecto de: operaciones de crédito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
 Manual de personal: abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se
refiere a personal. Contiene aspectos como: reclutamiento y selección,
administración de personal, lineamiento para el manejo de conflictos
personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones,
capacitación, etc.
 Manual Técnico: presenta los principios y técnicas de una función
operacional determinada. Sirve de referencia para la unidad
administrativa y el personal responsable de una actividad.
 Manual de Adiestramiento o Instructivo: explica las actividades, procesos
y rutinas de un puesto específico; por lo general va dirigido a personal con
poco conocimiento d la materia, utiliza técnicas programadas de

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aprendizaje y cuestionarios de autoevaluación para asegurar la
compresión del tema.

Objetivos de los Manuales.

Los manuales de procedimientos, como instrumento


administrativo que apoyan el trabajo institucional, se consideran
elementos básicos para la coordinación, la dirección, y el control
administrativo, ya que suministran la apropiada relación entre las
distintas unidades administrativas de la organización.

El autor Rodríguez Valencia (2012) nombra los siguientes


objetivos:

 Estimular la uniformidad
 Eliminar la confusión
 Reducir la incertidumbre y la duplicidad de funciones
 Disminuir la carga de supervisión
 Servir de bases para la capacitación del personal.
 Evitar la implantación de `procedimientos incorrectos
 Presentar de manera clara y concisa el trabajo que se está
haciendo en cada departamento.

Otros Objetivos:

 Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento y

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capacitación del personal.
 Ayudar en el establecimiento, análisis, revisión, modificación de
un sistema o sus procedimientos.
 Facilitar labores de auditoría
 Aumentar la eficiencia
 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos de los funcionarios,
evitando funciones de control y supervisión innecesarias.

Importancia de los Manuales

La Importancia del manual de procedimientos, como lo cita Rodríguez


Valencia (2012) es: “consiste en describir la secuencia lógica y cronológica de
las distintas operaciones o actividades, señalando quién, cómo, cuándo,
dónde y para qué han de realizarse.

Importancia de los manuales de procedimientos La importancia de los


manuales de procedimientos hoy en día y como se ha visto tiempo atrás, es
tener a la mano instrumentos que mejoren el trabajo. Lo que se busca dentro
de un grupo de trabajo, empresa, organización o institución, es en sí el
mejoramiento continuo de sus actividades y el aprovechamiento óptimo de los
recursos que dispone. Una oportunidad que da paso a la reducción de los
costos recae principalmente en la estandarización de los procedimientos. Ya
que siempre hay mejores maneras de realizar las actividades, el punto es
buscar los pasos óptimos para establecerlos como un procedimiento a seguir;
previa evaluación de dichas actividades para conocer la eficiencia de los
resultados. Muchas ocasiones se sugiere que una persona externa observe la

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actividad para encontrar una posible mejora en el procedimiento, ya que la
ceguera de taller impide identificar áreas de oportunidad, por lo que otra
perspectiva, permite mejorar el trabajo.

El no utilizar de manera correcta el procedimiento trae como


consecuencia la pérdida de tiempo y esfuerzo en el trabajo, además de los
costos asociados al mismo. Un elemento importante para el logro de los
objetivos es la disciplina, en una organización es de suma importancia acatar
correctamente los lineamientos establecidos. Lo anterior, hace necesario que
los procedimientos se registren por escrito y se pongan a disposición del
personal en un sencillo documento que viene a constituir una valiosa guía de
trabajo.

Ventajas y Desventaja de los Manuales

Según Graham Kellog (2010) un manual bien implementación siempre


existirán ventajas y desventaja de su uso, algunas de estas:

Ventajas

1- Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.

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3 - Facilita el estudio de los problemas de la organización.

4 - Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones


necesarias en la organización.

5 - Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación


del personal clave.

6 - Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás


de la organización.

7 - Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.

8 - Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los


diversos niveles.

9 - La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la


evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada
quien.

10 - Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios


más antiguos.

11 - Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.

Desventajas

1- Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para


necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes.

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2- Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso
preparar un manual y conservarlo al día.

3- Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y


rigidez.

4- Aumento de gastos generales, toda vez que se desconocen los detalles


de las funciones, actividades u operaciones de cada unidad administrativa.

5- Perdida de un estilo de administración feudal


6- Poco control de las actividades
7- Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en
complicados
8- Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
9- Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

Manual de Procedimientos Administrativos

Diferentes definiciones referentes a manuales de procedimientos


administrativos.

Según el autor Graham Kellog (2010) los manuales de procedimientos,


también llamados manuales de operación, de prácticas, de instrucción sobre
el trabajo, estándar, de rutinas de trabajo, de trámites y métodos de trabajo.

El manual de procedimientos es el documento que contiene la


descripción de las actividades que deben seguirse en la relación de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye

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además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su
responsabilidad y participación.

Además se cataloga como el libro de los “comos”. “Como resolver una


reclamación de un cliente”.(p79).

Álvarez (2006) expone que un procedimiento es, “la guía detallada que
muestra secuencial y ordenadamente como dos o más personas realizan un
trabajo”. (p35).

Rodríguez Valencia (2012) expresa lo siguiente sobre los manuales de


procedimientos Administrativos:

 Objetivos de los Manuales de Procedimientos Administrativos

1. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales


2. Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo
ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica
3. Describir gráficamente los flujos de las operaciones
4. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo
5. Presenta una visión integral de como operar la organización.
 Característica de los Manuales de Procedimientos Administrativos

Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico


que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.
Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita

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flexibilidad para sus modificaciones y/o actualización de acuerdo con las
políticas que emita la organización.

Los manuales de procedimientos deben contar una metodología para


su fácil actualización y aplicación. Permitir acondicionar las modificaciones sin
alterar la totalidad del documento. Cuando el proceso de actualización se hace
en forma automatizada, se debe dejar registrada la fecha, tipo de novedad,
contenido y descripción del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el
del que lo administra, entre otros aspectos.

Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios


relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las
dependencias de la organización deben contar con mecanismo que garanticen
su adecuada difusión. Los manuales deben cumplir con la función para la cual
fueron creados; y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles
cambios o ajustes. Cuando se evalué su aplicabilidad se debe establecer el
grado de efectividad de los manuales en las dependencias de la organización.

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Tipos de Manuales de Procedimiento Administrativos

Los procedimientos pueden dividirse en dos categorías, lazzaro (1972)


y Rodríguez Valencia (2012), coinciden en la siguiente manera:

 Procedimientos de la fábrica o taller: son aquellos identificados con la


fábrica, el taller, el patio de mantenimiento y el proyecto de
construcción. Quedan incluidos aquí los procedimientos que se
emplean en la fabricación, construcción y mantenimiento de objetos y
el manejo de las partes y materiales empleados.

 Procedimientos de la oficina: son aquellos que se identifican con la


función administrativa en su sentido más amplio, tales como manejo de
documentación, teneduría de libros, contabilidad, informes, proyectos,
programas de trabajo, presupuestos, dibujos, ingeniería (de oficina, no
la fábrica), normas de trabajo, control de producción y asuntos
similares, ya sea que, de hecho, se ejecuten en la oficina o en la fábrica.

2.3 BASES LEGALES

CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

(Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.453 de fecha 24 de Marzo de 2000).


La carta magna es un fundamento legal debido a que ella, por su carácter de
supremacía legal en nuestro país, se desprende todas las demás
disposiciones legales permitentes a la investigación.

23
LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

(Gaceta Oficial Nº 2.818 de fecha 01 de julio de 1981). Esta ley regula


todo lo concerniente a los procedimientos administrativos que se llevan a cabo
en cualquier organismo, entidad o autoridad administrativa. Todo lo
correspondiente a esta materia se regirá por dicha ley.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

(Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela nº 36.229 de


fecha 17 de junio de 1997).

Las disposiciones contenidas en las presentes normas fueron requeridas


para la elaboración de la propuesta ya que estas contienen los estándares
mínimos de establecimiento, implantación, funcionamiento y evaluación de sus
sistemas y mecanismos de control interno. El control interno de cada
organismo o entidad debe estar constituido por las políticas y normas
formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente
implantados y por recursos humanos, financieros y materiales.

24
2.4 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS.

Adiestramiento: Es un proceso continuo, sistemático y organizado que


permite desarrollar en el individuo los conocimientos, habilidades y destrezas
requeridas para desempeñar eficientemente el puesto de trabajo.
Monografías. Adiestramiento de personal [Documento en Línea].

Capacitación: Consiste en una actividad planeada y basada en


necesidades reales de una empresa u organización y orientada hacia un
cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes del colaborador.
Monografía. Capacitación del personal [Documentación en línea].

Manual de Procedimientos: Documento que contiene la descripción


de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad administrativa. Wikipedia. Manual de procedimientos. [Documentación
en línea].

Control: Es un elemento administrativo que incluye todas las


actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas. Monografía el control como fase
del proceso administrativo. [Documento en Línea].

Eficacia: Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con


los recursos disponibles en un tiempo predeterminado. Eco-Finanzas. Eficacia.
[Documento en Línea].

Eficiencia: Es el uso racional de los medios con que se cuenta para


alcanzar un objetivo predeterminado. Eco-Finanzas. Eficiencia. [Documento
en Línea].

25
Manual: Documento de fácil manejo en el que se concentran
sistemáticamente una serie de elementos de carácter administrativo, a los
fines de orientar y uniformar la conducta de los miembros de una organización.
[Documento en Línea].

Normas: Son las reglas establecidas en una organización para regular


las diferentes actividades que diferente el funcionamiento de la misma.
[Documento en Línea].

Objetivos: Propósito o fin que se pretenda alcanzar, ya sea con la


realización de una operación, de una actividad de un procedimiento, de una
función completa o de todo el funcionamiento de una organización.
[Documento en Línea].

Procedimientos: Serie de labores concatenadas, que constituyen una


sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminado al logro de
un fin determinado. [Documento en Línea].

Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una


actividad. Si al hablar del manual, decidimos que recopilaba las instrucciones
para realizar una actividad, podemos definir de manera global que el manual
es una recopilación de procesos. Universidad nacional de Colombia, Sede
Bogotá. Fundamentos de Administración. [Documento en Línea].

Programa: Proyecto o planificación ordenada de las distintas partes o


actividades que componen algo que se va a realizar. The Free Dictionary.
Programa. [Documento en Línea].

26
2.5 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Identificación de la Empresa: PUERTOS DE SUCRE

Reseña Histórica

Al comienzo de sus operaciones, la empresa Puertos de Sucre, S.A


dependía del ministerio de hacienda. El 22 de diciembre de 1972 se crea el
Instituto Nacional de Puertos (INP); Puerto de Sucre, S.A pasó a depender de
este organismo y en las cuales le fueron asignadas las funciones de
administrar y controlar las operaciones portuarias.

Con la promulgación de la ley de puertos del estado sucre el 16 de


marzo de 1992 de acuerdo a lo establecido en la ley orgánica de
descentralización, delimitación y transferencia de competencia de poder
público, el puerto es transferido al ejecutivo regional el 9de agosto de
1993,creándose así la empresa de Puertos Sucre.

El 18 de febrero de 1994 es cuando oficialmente la empresa un


convenio entre la gobernación del estado Sucre y la Fundación para el
Desarrollo del Estado Sucre (FUNDES), inicia sus actividades en la ciudad de
Cumana quedando ubicada sus oficina principales en la calle LA MARINA, al
final de la avenida Bermúdez. En esta sede funcionan las dependencias
administrativas y operativas de la empresa, contando también con oficinas en
el Puerto de Carúpano.

La empresa podrá establecer afílales, oficina, agencias y


representaciones en cualquier lugar del país o el exterior. De acuerdo al

27
documento constitutivo la empresa tiene una duración de 50 años y podrá ser
prorrogada por periodo igual o menor al mencionado.

Para el cumplimiento de su objetivo social, la empresa podrá realizar


los estudios económicos, financieros, administrativos y técnicas que
consideren necesario, así como preparar y ejecutar los planes y proyectos
suscribir cualquier tipo de contratos directos o indirectos relacionados con las
actividades portuarias.

El Estado Sucre opto por construir una empresa que mediante un


contrato ejerciera la competencia y por medio del decreto número 0/27 en
fecha de 6 de agosto de 1993, el Dr. Ramón Martínez autorizo la constitución
de la empresa Puertos de Sucre, S. A materializándose la misma fecha de
febrero de 1994.

Puerto de Sucre inicio con un capital de Bs 10.000.000,00 y en la


actualidad cuenta con un capital de más de Bs 27.580.000,00. El cual se
distribuye de la siguiente manera 95% para la gobernación del Estado Sucre
y 5% a FUNDES.

 Ventajas de la empresa

Puertos de Sucre. S.A, cuenta con acceso al océano atlántico nororiental


y el gran Caribe, por donde se moviliza el total e la carga que llega y sale del
país. Está integrado por 3 puertos comerciales multipropósito con terminales
especializados, instalaciones certificadas y los servicios portuarios necesarios,
tanto propios como ofrecidos por empresas privadas integrante de la
comunidad portuaria inscrita.

28
Ofrece servicios seguros y eficiente, con atención ininterrumpida las 24
horas del día y 365 días del año, con acceso rápido a los centros de producción
e industrias básicas al sur-oriente del país. Cuenta con aeropuerto
internacional cercano y vías terrestres adecuadas.

1. Cuenta con una posición geográfica estratégica.


2. Participación en elaboración del plan nacional y regional
3. Puertos con buen calado
4. Régimen normativo propio. Capacidad de negociación
5. Puertos seguros. Certificación PBIP.

 Estructura Organizativa

Según la estructura organizativa de Puertos de Sucre, S.A. Está


conformada de la siguiente manera

 Junta directiva
 Presidencia
 Dirección ejecutiva
 Consultoría jurídica
 Auditoría interna
 Compras
 RRHH
 Bienes
 Seguridad interna:
 Coordinador de Vigilancia
 PBIP

29
 SISEINOP
 Cobranza
 Presupuesto
 Contabilidad o Tributos
 Informática
 Administración
 Relaciones institucionales y Prensa

PUERTO SUCRE S.A. CUMANÁ:

 Gerencia de Infraestructura
 Taller
 Servicios Generales
 Liquidación
 Gerencia Operativa
 Balanza
 Acopio
 Despacho

A continuación, se presenta el organigrama estructural de la empresa.

30
Figura Nº 1 Organigrama de Puertos Sucre. Fuente Página Web: www.puertosdesucre.com.ve
Aspectos Organizacionales

Descripción de la empresa

Puerto de Sucre es una empresa que gerencia y administra los puertos


del Estado Sucre de uso comercial bajo su administración, explotando
plenamente el potencial de los mismos, ofreciendo servicios eficientes,
orientando la promoción hacia el Caribe. Los servicios portuarios son
altamente eficientes, como medio de generación de riquezas para integrarlo al
desarrollo económico y social del país y como elemento esencial para la
seguridad estratégica - económica de la nación. Desde el punto de vista
funcional, es un puerto de carga y descarga general, multipropósito y a la vez
recibidor de barcos pesqueros.

Por su naturaleza y objetivos, está creada con el propósito de administrar,


controlar y dirigir todas las operaciones portuarias que se llevan a cabo en
todos los puertos del estado sucre, se denominó público, con personalidad
jurídica propia. La empresa presta servicios de uso de muelle, caleta,
estibación, fondeo, alquiler de áreas de acopio, pases de vehículos, balanza,
habilitación, agua, registro de empresas, arrendamiento, entre otros.

 MISIÓN

Fiscalizar y salvaguardar los recursos de Puerto de Sucre, S.A


verificando la exactitud y veracidad de la información financiera y
administrativa promoviendo la eficacia, económica y calidad en las

32
operaciones, estimulando la observancia de las políticas prescrita y logrando
cumplimiento de la misión, objetivos, y me de la empresa.

 VISIÓN

Ser una empresa administradora de servicios portuarios sólida,


desprestigio, confiable, productiva, con calidad de servicios, que contribuya al
desarrollo económico y social de nuestro estado y del sistema portuario
nacional, promoviendo la acción de la iniciativa privada, gestionando recursos
bajo el principio de la autosuficiencia, reafirmando los elementos que la
componen como unidades de negocio con autonomía funcional de gestión.

33
CAPÍTULO 3: MARCO METODOLÓGICO

En el presente capítulo se desarrollan aspectos considerados


relevantes para conocer el contenido metodológico de la investigación. En el
mismo, se definen elementos como el tipo y diseño de la investigación, la
población objeto de estudio, las técnicas e instrumentos necesarios para
recolectar los datos y procesar la información.

Para el autor Arias (2012):

La metodología del proyecto incluye el tipo o tipos de investigación,


las técnicas y los instrumentos que serán utilizados para llevar a
cabo la indagación. Es el "cómo" se realizará el estudio para
responder al problema planteado. (Pág.110).

El mismo detalla la manera como se llevó a cabo finalmente la


investigación, se describe que tipo de investigación es y como está diseñada.
Comprende toda la parte metodológica utilizada para realizarla. De igual forma
este capítulo también incluye la manera como se procesaron y analizaron los
datos obtenidos con la misma.

3.1. Tipo de Investigación

Respecto al tipo de investigación Arias (2012), sostiene:

34
En esta sección se indica el tipo de investigación según el nivel o
grado el que se realizará el estudio. En sentido, la investigación
podrá ser exploratoria, descriptiva o explicativa. En cualquiera de
los casos es recomendable justificar el nivel adoptado (Pág.110).

De acuerdo a lo que sostiene el autor respecto al tipo de investigación,


este no es más que detallar específicamente cual es el grado de dificultad o la
dimensión que abarcara la investigación que se llevó a cabo. Es esencial
delimitar entonces la profundidad del trabajo de investigación que se realizó
justificando el por qué es del tipo indicado.

El nivel de investigación para Arias (2012), “Se refiere al grado de profundidad


con que se aborda un fenómeno u objeto de estudio”. (Pág.23).

La modalidad utilizada en la presente investigación corresponde a


´proyecto factible, por lo que está dirigido o encaminado a la elaboración de
una propuesta viable, destinada a dar solución de un problema existente en el
departamento de Auditoría de la empresa Puerto de Sucre Cumana, en el cual
se observara la falta de un Manual de Procedimientos Administrativo para el
mejor desarrollo de las actividades.

De acuerdo al manual de trabajos de grado de Maestría y Tesis


doctorales de la universidad pedagógica experimental libertador (2012, el
proyecto factible debe estar apoyado en una investigación de Campo.

35
Por lo tanto, la presente investigación se apoyará en una investigación
de Campo debido a que la recolección de datos y la información de los hechos
que suceden son obtenidas de primera instancia, sin manipular o intervenir
variable alguna; es decir estando en contacto constante con el entorno donde
existe la problemática.

El manual de trabajo de Grado de Maestría y Tesis Doctorales de la


Universidad Pedagógica Experimental Libertador (1990), expresa que la
investigación de Campo es el análisis sistemático de problemas con el
propósito de describirlos, o predecir su ocurrencia. Los datos de interés son
recogidos en forma directa de la realidad por el propio investigador. (p.5).

3.2. Población y Muestra

En la investigación se trabajara con la población, tomando en cuenta el


total del personal del Departamento de Auditoría de la empresa Puerto de
Sucre Cumaná; debido a la facilidad para la recolección de datos, y además,
la información que poseen de ellos mismos es válida para la consecución de
los objetivos planteados.

De acuerdo a lo expresado por Arias (2012):

La población, o en términos más precisos población objetivo, es un


conjunto finito o infinito de elementos con características comunes
para los cuales serán extensivas las conclusiones de la
investigación. Ésta queda delimitada por el problema y por los
objetivos del estudio. (p.81).

36
La población es un conjunto de elementos, personas o documentos a los
cuales puede ser aplicable los resultados de una investigación, ya que una
característica del conocimiento científico es la generalidad, lo que nos hace
inferir que la población no es más que un conjunto general de elementos a los
que se les puede investigar.

Y según Balestrini (2001), la población es cualquier conjunto de


elementos de los que se quiere conocer o investigar alguna o algunas de sus
características. (p.140)

Para el presente trabajo, no se hará fundamental la representación de


la muestra, pues la población fue de número muy reducido, es decir, finita.
Razón por la cual los informantes u objetos de estudio serán los integrantes
de la misma población. Departamento Auditoría de Puerto de Sucre se
encuentra constituido por un total de ocho (8) empleados.

3.3. Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos

Otro aspecto importante a desarrollar en el Marco Metodológico del


trabajo de investigación, está relacionado con la definición de instrumentos y
técnicas de recolección de la información o los datos, razón por la cual, se
debe hacer referencia a la técnica e instrumento de recolección de datos que
se seleccionaran, para así poder responder las interrogantes formuladas, todo
esto en concordancia con el problema, los objetivos y el diseño de la
investigación.

37
Para recabar de manera práctica y objetiva los datos que sirvieran de
base para el desarrollo de esta investigación, se aplicaran técnicas e
instrumentos que orientaran la búsqueda de esta información.

En este orden de ideas Arias (2012), indica que “Se entenderá por
técnica de investigación, el procedimiento o forma particular de obtener datos
o información” (Pág.67).

Las técnicas de recolección de datos, son las que comprenden


procedimientos, actividades o formas particulares que le permiten al
investigador obtener la información necesaria para dar respuestas a las
preguntas o interrogantes de la investigación.

Para presente trabajo de investigación se utilizan las siguientes


técnicas:

 Observación directa
 La encuesta será aplicada a 8 trabajadores, mediantes un
cuestionario, el cual será el instrumento diseñado con preguntas
cerradas, para la recolección de datos.

Además de las técnicas ya descritas (observación y encuesta), también


se utilizara la revisión documental, que no es más que la revisión y registro de
documentos que fundamenta el propósito de la investigación y permite el
desarrollo del trabajo y especialmente del marco teórico, ya que incluye la
exploración de archivos de bibliotecas, hemerotecas, trabajos de grado,
archivos digitales clasificados, leyes, entre otros.

38
3.4. Técnicas de Procedimientos y Análisis de los Datos.

Es evidente que la aplicación de una técnica conduce a la obtención de


información, la cual debe ser resguardada en un medio material sea físico o
digital de manera que los datos puedan ser recuperados, procesados,
analizados e interpretados posteriormente.

Las técnicas que se utilizará será la matriz, en la cual se va


introduciendo la opción que seleccionara cada encuestado. Al finalizar se
suman los valores de cada opción y posteriormente se puede sacar el
porcentaje de cada pregunta expuesta en el cuestionario, esto con la ayuda
de tabulaciones, cuadros y graficas utilizando un programa computarizado
(Excel); para luego hacer los análisis respectivos.

39
CUADRO Y GRÁFICO N°1

1) Distribución absoluta sobre cuál es la situación actual de los procesos


administrativos en el Departamento de Auditoría de la Empresa.

Cuadro N° 1
Ítems Alternativas Distribución Distribución
absoluta porcentual
1 Bueno 0 0%
2 Regular 2 25%
3 Malo 6 75%
Total 8 100%

Gráfico N° 1

Análisis del cuadro y gráfico N°1:

El 25% de los encuestados afirman que la situación actual de los procesos


administrativos dentro del Departamento de Auditoría se encuentran regular,
mientras que el 75% afirma que es mala, lo cual permite detectar la necesidad
de un manual dentro de esta organización.

40
CUADRO Y GRÁFICO N°2

1) Distribución absoluta sobre si han sido informados sobre la existencia física


de algún manual o instructivo de procedimientos administrativos.

Cuadro N° 2
Ítems Alternativas Distribución Distribución
absoluta porcentual
1 Sí 0 0%
2 No 8 100%
Total 8 100%

Gráfico N° 2

Análisis del cuadro y gráfico N°2:

Se observa que el 100% de los encuestados no ha sido informado sobre la


existencia de un manual o algún tipo de instructivo de procedimientos
administrativos, lo cual permite inferir que en realidad no existe tal
documentación.

41
CUADRO Y GRÁFICO N°3

1) Distribución absoluta sobre el modo en que evaluaría el modo en que son


ejecutados los procedimientos administrativos dentro del Departamento de
Auditoría de la Empresa.

Cuadro N° 3
Ítems Alternativas Distribución Distribución
absoluta porcentual
1 Bueno 0 0%
2 Aceptable 0 0%
3 Deficiente 8 100%
Total 8 100%

Gráfico N° 3

Análisis del cuadro y gráfico N°3:

En esta pregunta el 100% de los encuestados opina que el modo en que son
ejecutados los procedimientos administrativos dentro del Departamento de
Auditoría de la Empresa son deficientes. Esto implica que no se están
siguiendo ningún tipo de normativa o lineamientos para su ejecución.

42
CUADRO Y GRÁFICO N°4

1) Distribución absoluta sobre si tiene conocimiento sobre la utilidad de un


manual de procedimientos.

Cuadro N° 4
Ítems Alternativas Distribución Distribución
absoluta porcentual
1 Sí 8 100%
2 No 0 0%
Total 8 100%

Gráfico N° 4

Análisis del cuadro y gráfico N°4:

El 100% de los encuestados afirman tener completo conocimiento sobre la


utilidad de un manual de procedimientos y de la importancia de contar con tal
herramienta. De este modo se garantiza una total aceptación, por parte del
personal, del manual de procedimientos administrativos que se elabore.

43
CUADRO Y GRÁFICO N°5

1) Distribución absoluta sobre la medida en que conoce cuáles son los


procedimientos administrativos del Departamento de Auditoría de la Empresa.

Cuadro N° 5
Ítems Alternativas Distribución Distribución
absoluta porcentual
1 Mucho 6 75%
2 Poco 2 25%
3 Nada 0 0%
Total 8 100%

Gráfico N° 5

Análisis del cuadro y gráfico N°5:

En esta pregunta se tiene que el 75% tiene mucho conocimiento sobre cuáles
son los procedimientos administrativos correspondientes al Departamento de
Auditoría, mientras que un 25% sólo tiene poco conocimiento, afirmando que
su cargo no amerita de tal conocimiento. Esto refleja que el personal puede
realizar aportes para la revisión y mejoras del manual elaborado.

CUADRO Y GRÁFICO N°6

44
1) Distribución absoluta sobre si cree que existe un buen sistema de
supervisión y control de los procesos administrativos en el Departamento de
Auditoría de la Empresa.

Cuadro N° 6
Ítems Alternativas Distribución Distribución
absoluta porcentual
1 Sí 0 100%
2 No 8 0%
Total 8 100%

Gráfico N° 6

Análisis del cuadro y gráfico N°6:

El 100% de los encuestados afirman que el Departamento de Auditoría no


cuenta con un efectivo sistema de supervisión y control de los procedimientos
administrativos; por tal motivo este aspecto debe ser tomado en cuenta en el
manual de procedimientos administrativos que se elabore.

CUADRO Y GRÁFICO N°7

45
1) Distribución absoluta sobre si se han realizado recientemente cambios de
cualquier tipo en lo que respecta a los procesos administrativos dentro del
Departamento de Auditoría de la Empresa.

Cuadro N° 7
Ítems Alternativas Distribución Distribución
absoluta porcentual
1 Sí 0 100%
2 No 8 0%
Total 8 100%

Gráfico N° 7

Análisis del cuadro y gráfico N°7:

En este caso se observó que el 100% de los encuestados no tiene


conocimiento sobre si se han realizado cambios de algún tipo en los
procedimientos administrativos. Esto significa que los procedimientos
administrativos jamás son revisados ni actualizados de ninguna forma.

CUADRO Y GRÁFICO N°8

46
1) Distribución absoluta sobre si cree que deba realizarse un manual
procedimientos administrativos para el Departamento de Auditoría de la
Empresa.

Cuadro N° 8
Ítems Alternativas Distribución Distribución
absoluta porcentual
1 Sí 8 100%
2 No 0 0%
Total 8 100%

Gráfico N° 8

Análisis del cuadro y gráfico N°8:

El 100% de los encuestados se encuentra totalmente de acuerdo en que sí


debe realizarse un manual de procedimientos para el Departamento de
Auditoría de la Empresa Puerto Sucre. De este modo se justifica la realización
del presente manual de procedimientos.

47
CAPÍTULO 4: LA PROPUESTA

La presente estructura muestra cómo estará compuesta la propuesta de


esta investigación, la cual será el diseño de un Manuel de Procedimientos
Administrativos para el Departamento de Auditoría de la empresa del Puerto
de Sucre.

La propuesta está constituida de la siguiente manera:

1. Portada
2. Índice
3. Introducción
4. Objetivos del manual
5. Alcance
6. Custodia del manual
7. Procedimientos
a. Nombre del procedimiento
b. Pasos a seguir
8. Anexos
9. Flujograma

48
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 1/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Portada

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL


DEPARTAMENTO DE
AUDITORIA DE PUERTO DE SUCRE, C.A

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

49
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 2/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Índice

 Portada………………………………………………………………….…………1

 Índice……………………………………………………….………………………2

 Vigencia y Aprobación…………………………………………………………...4

 Seguridad y Protección……………………………………………………….….5

 Introducción………………………………………………………….…………….6

 Objetivos……………………………………………………………………….…..7

 Propósitos………………………………………………………………………….8

 Justificación………………………………………………………………………..9

 Alcance…………………………………………………………..………………..10

 Bases Legales…………………………………………………………..….….…11

 Glosario…………………………....................................................................12

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

50
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 3/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Índice

 Normas Generales.......................................................................................15

 Procedimiento para Ejecución de Auditorías Internas................................19

 Flujograma Ejecución de Auditorías Internas..............................................22

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

51
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 4/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Vigencia y Aprobación

Este manual, elaborado para la Auditoría de Puerto de Sucre, C.A, entrara


en vigencia cuando sea autorizado por el consejo Universitario.

Para efectos de actualización, este instrumento será evaluado cada año por
esta Auditoría, con el objetivo de mantener la pertinencia ya apego de las normas a la
legislación vigente y así evitar su rápida obsolescencia.

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

52
Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

53
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 5/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Seguridad y Protección

El presente manual y su contenido, es para uso interno de la empresa Puertos


Sucre, C.A. por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no puede ser
modificado total o parcialmente sin la autorización expresa de la Dirección de
Organización y Sistemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente Manual de
Elaboración y Control de Documentos. La inobservancia a esta disposición, será
sancionada de acuerdo a lo contemplado en el Manual de Normas y Procedimientos del
Régimen Disciplinarios de la Empresa, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o
penales que la legislación aplicable sobre la materia establezca.

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

54
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 6/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Introducción

Las normas y procedimientos administrativos, son instrumento de suma


importancia en las organizaciones e hoy en día. Ya que estas permiten registrar y
transmitir, sin distorsiones, información para las distintas unidades que hacen vida
dentro de la empresa u organización; con el fin de obtener los objetivos planteados y
desarrollar las respectivas funciones sin conflictos.

Este Manual de Normas y Procedimientos Administrativos, contiene


información estructurada y detallada de las partes y pasos a través de los cuales
transcurren la ejecución y funcionamiento de la administración del departamento de
Auditoría de Puerto Sucre, S.A

Describe los objetivos y las normas con relación a los procedimientos


establecidos; es de fácil aplicación, ya que puede ser leído y comprendido por personas
con previos conocimientos del tema.

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

55
Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

56
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 7/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Objetivos del Manual

 Brindar a la Empresa, una guía detallada sobre la implementación de los


procesos administrativos, sustentados en un marco de políticas, normas y
procedimientos adaptados a las características y actividades de la institución.

 Proponer las Normas y Procedimientos Administrativos, para optimizar la


gestión en el Departamento de Auditoría dela Empresa Puertos de Sucre, S.A

 Describir las normas que se deben cumplir para desarrollar los procedimientos
Administrativos del Departamento de Auditoría de Puerto de Sucre, s.a

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

57
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 8/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Propósito

Este instrumento beneficiara a la Empresa, en específico al personal que


labora en el Departamento de Auditoría, el cual utilizara las Normas y los
Procedimientos Administrativos para realizar las actividades de manera eficiente y
claras.

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

58
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 9/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Justificación

El presente manual se justifica por la necesidad de establecer una guía


útil, practica y organizada de las actividades que se deben seguir para llevar a cabo un
proceso de normas y procedimientos administrativos en la empresa en el área de
Auditoría de Puerto de Sucre, S. A, ya que actualmente no se cuenta con dicho
instrumento.

Su finalidad es la de orientar al personal encargado en el establecimiento e


parámetros, mediantes la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de
funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, así como también facilitar
la evaluación y control interno, permitiendo una eficaz gestión administrativas y con ello
logro de los objetivos .

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

59
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 10/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Alcance

El presente Manual de Normas y Procedimientos Administrativos deberá


ser aplicado específicamente por el departamento de Auditoría de la Empresa Puerto
de Sucre, S.A.

En cuanto al uso de los procedimientos, deberá ser evaluado y de ser


necesario, actualizado por el Departamento de Auditoría cada año, y comunicar los
cambios realizados a la gerencia Administrativa. Su cumplimiento garantiza el logro de
los objetivos específicos y organizacionales.

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

60
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Fecha

PARA EL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA Septiembre 2016

PUERTO SUCRE. Pág. 11/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Bases Legales

 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela del 20 de


diciembre de 1999.
(Publicado en Gaceta Oficial 5.453 (Extraordinaria) de fecha 24 de Marzo del
2000).

 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.


(Gaceta Oficial N 2818 extraordinaria del 01/07/1981)

 Ley Orgánica de la Administración Pública.


(Gaceta Oficial N 37.305 del 17/10/2001)

 Normas Generales de Control Interno.

(Gaceta Oficial de la República de Venezuela N 36.229 del 17 de junio de


1997)

 Ley Contra la Corrupción.

(Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinario de fecha 07 de abril de 2003).

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61
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PUERTO SUCRE. 12/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Glosario

Adiestramiento: es un proceso continuo, sistemático y organizado que permite


desarrollar en el individuo los conocimientos, habilidades y destrezas requeridas para
desempeñar eficientemente el puesto de trabajo.

Capacitación: consiste en una actividad planeada y basada en necesidades reales de


una empresa u organización y orientada hacia un cambio en los conocimientos,
habilidades y actitudes del colaborador.

Manual de Procedimientos: documento que contiene la descripción de actividades


que deben seguirse en la realización de las funciones de unidad Administrativa.

Control: Es un elemento administrativo que incluye todas las actividades que se


emprender para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones
planificadas.

Eficiencia: Es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un
objetivo predeterminado.

Eficacia: Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos
disponibles en un tiempo predeterminado.

Manual: Documento de fácil manejo en el que se concentran sistemáticamente una


serie de elementos de carácter administrativos.

Normas: son las reglas establecidas en una organización para regular las diferente
actividades que diferente el funcionamiento de la mima.

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PUERTO SUCRE. 13/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Glosario

Objetivos: Propósito o fin que se pretenda alcanzar, ya sea con la realización de una
actividad de un procedimiento, de una función completa o de todo el funcionamiento
de una organización.

Procedimientos: serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión


cronológica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminando al logro de un fin
determinado.

Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad.

Programa: Proyecto o planificación ordenada de las distintas partes o actividades que


componen algo que se va a realizar.

Informe: Conjunto de datos acerca de unas personas o asusto determinado.

Flujogramas: Son Gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de


alguna actividad, informes, recursos o personas.

Evaluación: Proceso de confrontación de los resultados obtenidos en función de las


acciones realizadas que permiten medir la eficiencia, la eficacia.

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PUERTO SUCRE. 14/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Glosario

Formato: Es la forma, tamaño y modo de presentación de una cosa, especialmente


de un libro o publicación semejante.

Formulario: Documento impreso que contiene preguntas y espacios en blanco para


rellenar a mano o con máquina de escribir en la realización de ciertos tramites.

Funciones: Conjunto de actividades asignadas a cada una de las unidades


administrativas que integran una institución, que se definen a partie del ordenamiento
que la crea. Grupo de actividades afines necesarias para alcanzar los objetivos de una
institución.

Gráfico: Representaciones de datos numéricos o de cantidades que se hace por medio


de dibujos, coordenadas, esquemas o líneas que reflejan la relación que existes entre
dichos datos

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PUERTO SUCRE. 15/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Normas

1. El Manual de Normas y Procedimientos Administrativos del Departamento de


Auditoría Puerto Sucre debe ubicarse en un lugar de fácil acceso para todo el
personal y personas autorizadas que lo requiera.

2. El contenido del Manual de Normas y Procedimientos Administrativos es de


estricto cumplimiento para el personal que la lora en dicha empresa, por lo tanto,
el nivel supervisor será responsable de divulgar su información y vigilar su
cumplimiento.

3. El departamento de Auditoría debe organizar, planificar y ejecutar las normas,


además de elaborar y controlar toso los documentos y soporte relacionado con
el departamento.

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PUERTO SUCRE. 16/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Normas

4. Ninguna Departamento tiene facultad para hacer modificaciones al presente


Manual, por lo tanto cualquier requerimiento para efectuar cambios en los
mismos deberá ser solicitado al departamento de Auditoría de Puerto Sucre, S.A

5. La revisión y actualización completa de este Manual debe hacerse por lo menos


una vez al año, a excepción de aquellos casos donde existan modificaciones o
cambios los cuales deberán ejecutarse inmediatamente.

6. El Departamento de Auditoría Puerto Sucre, S.A debe recabar toda la


información, pasos o procedimientos a seguir en el departamento.

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PUERTO SUCRE. Pág. 17/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Normas

7. El Departamento de Auditoría Puerto Sucre debe rendir cuentas de todo los


recursos recibidos a la Administración principal.

8. El Departamento de Auditoría Puerto Sucre debe revisar y avalar los listados y


todos los cheques emitidos por los departamentos y demás logística.

9. El Departamento de Auditoría Puerto Sucre debe elaborar a través del sistema


respectivo, las órdenes de pago por concepto de pago de viáticos, gasto de vida,
hospedaje e imprevistos (transporte, medicina e hidratación) y por concepto de
retenciones (IVA e ISLR) del departamento.

10. El Departamento de Auditoría Puerto Sucre para hacer entrega de un cheque


debe exigir, a toda persona que va a recibirlo, mostrar cedula de identidad
laminada original y entregar copia de la misma, firma y colocar su huella dactilar
en el comprobante de pago respectivo.

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PUERTO SUCRE. Pág. 18/24

Unidad: Auditoría Puerto Sucre

Asunto: Normas

11. El Departamento de Auditoría de Puerto Sucre debe elaborar una relación de


gasto mediante un listado especificando el concepto (gastos imprevisto y gastos
de retenciones), todos soportados con órdenes de pago, nombre del
beneficiario, copia de cedula de identidad o rif según corresponda, numero de
voucher, y monto cancelado, constancia de estudio o de trabajo según
corresponda, factura originales, retenciones originales firmadas y selladas y
cualquier otro recaudo pertinente.

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Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

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PUERTO SUCRE. 19/24
Unidad: Auditoría Puerto Sucre
Asunto: Procedimiento para Ejecución de Auditorías Internas
Objetivo

Describir los pasos a seguir para la ejecución de las auditoría internas.

Alcance

Desde la planeación en cuanto a recursos y tiempos de realización por parte de la


dirección administrativa hasta la presentación del informe de los resultados obtenidos
de la auditoría.

Act. Descripción Responsable

DIRECCIÓN EJECUTIVA

1 Fijar los resultados finales u objetivos para predeterminar Director Ejecutivo


un curso de acción a seguir.

2 Desarrollar estrategias que señalen como y cuando


alcanzar los objetivos establecidos.

3 Determinar políticas que orienten en la toma de decisiones.

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PUERTO SUCRE. 20/24
Unidad: Auditoría Puerto Sucre
Asunto: Procedimiento para Ejecución de Auditorías Internas
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

4 Definir las funciones y actividades necesarias para el logro Jefe de auditoría


efectivo de los objetivos previamente establecidos. Interna

5 Jerarquizar los niveles de responsabilidad en el


cumplimiento de cada uno de los objetivos establecidos.

6 Asignar los recursos necesarios en cada una de las


funciones y actividades formuladas.

DIRECCIÓN EJECUTIVA

7 Motivar y persuadir al personal para que colabore y tome Director Ejecutivo


acciones efectivas en cuanto al logro de los objetivos.

8 Dar y recibir información necesaria para que la toma de


decisiones se canalice al logro de los objetivos.

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

9 Fijar normas o estándares que sirvan de base para evaluar Jefe de auditoría
las realizaciones en cada uno de los departamentos Interna
administrativos.

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

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PUERTO SUCRE. 21/24
Unidad: Auditoría Puerto Sucre
Asunto: Procedimiento para Ejecución de Auditorías Internas

10 Medir las realizaciones y compararlas con las normas o Auditores


estándares establecidos, a fin de determinar cualquier
posible desviación.

11 Tomar las medidas necesarias preventivas para evitar que Jefe de


se vuelva a incurrir en las mismas desviaciones. Departamento
Administrativo

12 Vigilar constantemente todos los sistemas de control, para Auditores


que se evalúe su propio cumplimiento y mejoramiento.

13 Preparar un informe de los hallazgos con las sugerencias Auditores


recomendadas.

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PUERTO SUCRE. 22/24
Unidad: Auditoría Puerto Sucre
Asunto: Flujograma para Ejecución de Auditorías Internas
Director Ejecutivo Jefe de auditoría Auditores Jefes de
Interna Departamento

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PUERTO SUCRE. 23/24
Unidad: Auditoría Puerto Sucre
Asunto: Flujograma para Ejecución de Auditorías Internas
Director Ejecutivo Jefe de auditoría Auditores Jefes de
Interna Departamento

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

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PUERTO SUCRE. 24/24
Unidad: Auditoría Puerto Sucre
Asunto: Flujograma para Ejecución de Auditorías Internas
Director Ejecutivo Jefe de auditoría Auditores Jefes de
Interna Departamento

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Luis Felipe Díaz G. María Zorrilla Raiza Pérez

75
CONCLUSIONES

Los resultados de esta investigación han permitido llegar a las siguientes


conclusiones:

 La realidad que presenta el Departamento de Auditoría de la Empresa


Puerto Sucre, se trata de que los empleados realizan los procedimientos
administrativos de manera rutinaria, pues se determinó en la recopilación
de información, la inexistencia de un manual de procedimientos
administrativos que permita orientar las actividades, controle y organice
los recursos y los resultados obtenidos.

 Se determinó que aunque los empleados del departamento de auditoría


conocen los procedimientos administrativos que son llevados a cabo, no
existe mecanismos apropiados de control, supervisión y seguimiento de
cada una de esas actividades.

 Los procedimientos actuales no son revisados ni actualizados


periódicamente, por tal motivo, se corre el riesgo de realizarse actividades
obsoletas sin percatarse de ello.

76
RECOMENDACIONES

Con el propósito de obtener el mejor provecho de los resultados arrojados


por esta investigación, se recomienda lo siguiente:

 Actualizar el manual de manera periódica y modificarlo de acuerdo a las


necesidades de la empresa.

 Garantizar que el manual de procedimientos administrativos elaborado se


encuentre a disposición de todo el personal que labora en el Departamento
de Auditoría.

 Mantener informado al personal mediante charlas u oficios, sobre


cualquier variación realizada a los procedimientos.

 Implementar las normas y procedimientos en el Departamento de


Auditoría, establecidas en el manual.

 Crear un plan de adiestramiento al personal que ingresa, para que tenga


conocimiento de las normas y procedimientos en el Departamento de
Auditoría.

77
BIBLIOGRAFÍA

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http://es.thefreedictionary.com/programa

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Universidad de Oriente (2009) Manuel de Normas para la Elaboración y
Control de Documentos de la Universidad de Oriente. Versión 3.0. (Documento
en Línea). Consulta: 2014, Marzo 25 Disponible en:

http://vrad.udo.edu.ve/sistemas/imagenes/stories/manuales/manualde
elaboracionycontroldedocumentos vers%2030 %20enero/2009.pdf

82
ANEXOS
UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA
“GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
NÚCLEO CUMANÁ

ENCUESTA PARA EL PERSONAL ADSCRITO AL


DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE LA EMPRESA
PUERTOS DE SUCRE

Estimado Amigo.

El presente instrumentos ha sido elaborado con la finalidad de recabar


información, referente a las normas y procedimientos administrativos que
prevalecen en el Departamento de Auditoría de la empresa Puerto Sucre, a
los fines de identificar oportunidades de mejora y proponer lineamientos para
incrementar la productividad laboral

Sus respuestas son confidenciales y anónimas y constituirán un valioso aporte


para la realización de la investigación. Su colaboración y sinceridad en las
respuestas es de vital importancia para la culminación de la misma.

Agradeciéndole su colaboración le remito mis más expresivas gracias.

Atentamente

Br. Luis Marcano


En el presente instrumentos aparecen diversos enunciados que pueden
reflejar las normas y procedimientos que se realizan en el Departamento de
Auditoría de la empresa Puerto Sucre.

Conteste cada uno de acuerdo a las opciones que se presentan (Marque una
X en el lugar que corresponda a su respuesta).

Le pedimos, por favor, honestidad en su respuesta.

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN


CUESTIONARIO

1.- ¿Diga usted cual es la situación actual de los procesos administrativos en


el Departamento de Auditoría de la Empresa?

Bueno___________ Regular___________ Malo___________

2.- ¿Le ha sido informado sobre la existencia física de algún manual o


instructivo de procedimientos administrativos?

Sí___________ No___________

3.- ¿Cómo evaluaría el modo en que son ejecutados los procedimientos


administrativos dentro del Departamento de Auditoría de la Empresa?

Bueno___________ Aceptable___________ Deficiente ___________

4.- ¿ Tiene conocimiento sobre la utilidad de un manual de procedimientos?

Sí ___________ No ___________

5.- ¿En qué medida conoce cuáles son los procedimientos administrativos del
Departamento de Auditoría de la Empresa?

Mucho___________ Poco___________ Nada___________


6.- ¿Cree usted que existe un buen sistema de supervisión y control de los
procesos administrativos en el Departamento de Auditoría de la Empresa?

Sí___________ No___________

7.- ¿Conoce si se han realizado recientemente cambios de cualquier tipo en lo


que respecta a los procesos administrativos dentro del Departamento de
Auditoría de la Empresa?

Sí___________ No___________

8.- ¿En líneas generales, cree usted que deba realizarse un manual
procedimientos administrativos para el Departamento de Auditoría de la
Empresa?

Sí___________ No___________