Contabilidad computarizada

La contabilidad computarizada es un uso beneficioso de los avances tecnológicos

actuales. No sólo ha revolucionado los métodos tradicionales del papel de la
contabilidad, sino que ha creado nuevos tipos de aplicaciones de contabilidad para las
empresas. Las compañías ahora crean sistemas de información contable completos
que integran todas las operaciones de la empresa, incluyendo a los proveedores y
vendedores externos en la cadena de valor.

Cuanto más complicadas sean las actividades financieras de su empresa, es más

probable que necesite un sistema de contabilidad computarizado para garantizar
informes financieros efectivos. Los sistemas de contabilidad computarizados son
programas de software que se almacenan en la computadora de una empresa, el
servidor de red o se accede de forma remota a través de Internet.

Los sistemas de contabilidad computarizados le permiten configurar cuentas de

ingresos y gastos, como ingresos por alquiler o ventas, salarios, gastos de
publicidad y costos de materiales. También se pueden utilizar para administrar
cuentas bancarias, pagar facturas y preparar presupuestos. Dependiendo del
programa, algunos sistemas de contabilidad también le permiten preparar
documentos fiscales, manejar la nómina y administrar el costo del proyecto.
Generalmente, puede personalizar el software para satisfacer las necesidades de
su negocio. Es importante asegurarse de que su personal esté capacitado y
comprenda cómo usar el sistema correctamente para que su empresa pueda usar
con éxito su programa de contabilidad.

Los diferentes tipos

Cuando empiece a mirar los sistemas computarizados, verá que hay muchas
opciones. Las funciones básicas tienden a ser consistentes en la mayoría de los
programas. Es útil comparar varios para ver qué características y capacidades se
adaptan mejor a sus operaciones comerciales.

Generalmente, las opciones computarizadas menos costosas son los paquetes de

software de contabilidad pre-desarrollado y listo para usar. 
Estos son paquetes de software que generalmente ofrecen funciones comunes que
se aplican a la mayoría de las empresas y, por lo general, tienen cierta flexibilidad
para personalizar ciertas funciones para satisfacer las necesidades de una
empresa. La mayoría de las empresas, sin embargo, descubrirán que pueden
necesitar adaptar sus procesos para que coincidan con el funcionamiento del
software.
Ejemplos de paquetes de software de contabilidad diseñados para pequeñas
empresas incluyen QuickBooks, Sage (o Peachtree) y Bookkeeper. Dependiendo
de la versión de estos programas que compre, podrá configurar cuentas de
ingresos y gastos, realizar un seguimiento de la facturación del proveedor y
administrar la nómina. Estos sistemas listos para usar generalmente lo ponen en
funcionamiento con bastante rapidez, dependiendo de la complejidad de su
negocio. La mayoría incluye plantillas de informes básicos y probablemente podrá
personalizar los informes para obtener información de una manera que se ajuste
mejor a sus necesidades.
Si su empresa tiene necesidades específicas y complicadas, es posible que desee
considerar la creación de un sistema de contabilidad personalizado. Si bien no es la
opción más barata ni la más rápida, le permitirá tener un programa que maneje su
negocio de manera más efectiva. Los sistemas personalizados se adaptan a sus
especificaciones, satisfaciendo las necesidades únicas de su empresa. Pueden
ofrecer funciones que no están disponibles en otros sistemas o pueden permitirle
eliminar partes de los programas comercializados en masa que no necesita.

Ventajas y desventajas

Hay varias ventajas específicas de los sistemas contables computarizados. La

organización de la información es mucho más rápida, principalmente porque una
vez que se ingresan los datos, automáticamente se clasifican como deberían. La
generación de informes también se realiza automáticamente, lo que proporciona
comentarios más rápidos a los responsables de la toma de decisiones. Muchas
empresas descubren que sus finanzas están organizadas con mayor precisión
cuando utilizan un sistema computarizado.
Sin embargo, existen algunas desventajas de los sistemas contables
computarizados. Los programas personalizados pueden resultar bastante
costosos. La configuración inicial puede requerir un tiempo considerable para
ingresar datos, verificar la información, capacitar al personal y familiarizar a sus
clientes con las nuevas facturas y procedimientos contables. Los errores al ingresar
información, los problemas con la computadora y los cortes de energía pueden
afectar el acceso y la precisión de los datos y los informes. La coherencia en la
copia de seguridad de los datos es realmente importante.
Sistemas empresariales
Los sistemas de recursos empresariales son un tipo relativamente nuevo de
sistema de administración informático que incluye varias funciones del software
de contabilidad tradicional. Un sistema de recursos empresariales tiene a cada
una de las operaciones importantes de la empresa vinculadas en un sistema de
software que los contadores pueden usar para recuperar información financiera
pertinente e ingresarla en el módulo de contabilidad. Este tipo de software de
gestión es usado en las grandes organizaciones para incrementar la velocidad
y disponibilidad de la información financiera.

Cadena de valor
Las cadenas de valor computarizadas permiten que el sistema de recursos
empresarial tradicional importe y exporte ciertos tipos de información financiera
a proveedores y vendedores externos. Las cadenas de valor son ampliamente
usadas en las operaciones de fabricación para planificar la compra de
materiales y el transporte de los productos terminados a mayoristas y
minoristas. El software de contabilidad computarizada transmitirá la información
de la orden y las órdenes de compra a los proveedores de materiales de
producción, así como las órdenes de mayoristas y minoristas ingresarán en el
sistema. Esto reduce el tiempo de espera entre producción y venta,
aumentando la rentabilidad de la empresa.

Basado en la web
Con toda la información que se transmite a través del sistema de recursos de la
empresa, y los proveedores y vendedores externos, muchos programas de
contabilidad computarizada están basados en Internet. Esto permite a las
empresas usar líneas de comunicación por fibra óptica preexistentes para
acceder a la información del software de contabilidad. Los programas basados
en Internet también permiten a las compañías usar servicios de mensajería
instantánea y comunicarse a través del correo electrónico para transmitir
información sobre las compras. Además, las empresas están en la actualidad
utilizando transferencias de dinero en línea para pagar por los bienes,
reduciendo las demoras en el procesamiento de los pagos.
Conexión a la red
Otra característica importante de la contabilidad computarizada es la habilidad
para tener a varios contadores accediendo al sistema internamente, para
revisar y procesar la información financiera. Las empresas suelen establecer
una Intranet que permite a los usuarios acceder a la información en sus
computadoras personales a través de un sistema basado en un servidor. La
instalación de estas Intranets, llamadas redes de área local, es
extremadamente confiable y rentable para la empresa. Mejoran la productividad
del empleado, la comunicación y la integridad financiera a través de los
distintos controles de seguridad empleados por la administración de la
compañía.

Funcionalidad
La parte más importante de un sistema de contabilidad computarizado es la
funcionalidad mejorada que proporciona a los contadores internos. La mayoría
de los softwares de contabilidad pueden tener información financiera importada
desde un recurso de la empresa o sistemas de la cadena de valor externos,
permitiéndole al contador revisar y corregir los problemas de manera sencilla.
Estos programas también tienen controles de cálculos internos que buscan la
existencia de errores en los valores, imprimiendo un informe de excepción para
que los contadores revisen estos problemas. La información financiera puede
también ser exportada a los estados financieros para la revisión final de la
administración contable.

Características de un sistema de información

contable
El sistema de información contable es una parte esencial de cualquier negocio. Debe
proporcionar a los usuarios información certera que ayude en el proceso de toma de
decisiones. Los sistemas de información contable son útiles para la preparación de
estados financieros, impuestos, conciliaciones de cuentas bancarias e informes.

Elaboración de informes financieros externos

El sistema de información contable debe proporcionar a ti y a otros usuarios
información certera. Esta información ayuda a los usuarios y a los propietarios
del negocio en la planificación estratégica y con otra información de ventas
valiosa. La planilla de sueldos, las conciliaciones bancarias y la elaboración de
hojas de cálculo son algunas de las tareas que el sistema de información
contable debe poder realizar.

En el sistema se introducen los datos brutos como los nombres de los

proveedores, fechas y cantidades de ventas y compras. Los dispositivos para
puntos de venta constituyen también otro medio para ingresar datos
directamente en el sistema de información contable. Esto es más o menos todo
lo que hace un sistema de información contable. Cuando se trata de sistemas
de información contable, cuanto más simple mejor. Una vez introducidos los
datos, el sistema procesa los cálculos, los informes y las conciliaciones. En los
sistemas de información contable más conocidos, como Quickbooks, hacer la
conciliación de cuentas bancarias y de crédito es tan sencillo como hacer clic
con el ratón para hacer corresponder una cuenta con la otra.

Un sistema de información contable facilita el establecimiento de controles

internos. Entre dichos controles internos están las diversas decisiones de
inventario que resultan de los datos de ventas. Un buen sistema de información
contable ayuda a detectar fraudes, robos y otros actos administrativos
inadecuados.

La información registrada y procesada por tu sistema de información contable

produce informes que ayudan a los administradores y propietarios en el
proceso de toma de decisiones. Entre estas decisiones de negocios se
encuentran la cantidad de inventario que debería estar disponible y la cantidad
de dinero que se debería gastar. La mayoría de los sistemas de información
contable pueden producir estadísticas que indican el rendimiento de los
productos o servicios. Esta información se puede analizar más profundamente
para tomar decisiones respecto a las ventas, los costos de los artículos
vendidos y la eficiencia.

Una de las características más importantes de un sistema de información

contable es su capacidad para producir información que ayuda a generar los
estados financieros anuales. A partir del sistema de información contable
puedes crear el balance, el estado de ingresos, el patrimonio de los accionistas
o propietarios y el estado de flujos de efectivo de tu empresa. Muchos sistemas
de información contable cuentan con un software que crea los estados
financieros.
Software de contabilidad y
financiero

Los programas informáticos de contabilidad y financieros son útiles para las empresas,
haciendo que se ejecuten de una manera más eficiente y eficaz. Los costos de software y
hardware se han vuelto asequibles, con muchas pequeñas empresas hoy en día siendo
propietarias de computadoras y de software para procesar los datos financieros. El
software de contabilidad y financiero son herramientas valiosas para el pago de
facturas, registrar los ingresos y para la gestión de las ventas y del inventario.

Tipos
Existen muchos tipos de software de contabilidad y financieros disponibles,
tales como hojas de cálculo, programas de cuentas por pagar, programas de
facturación y programas especializados para los presupuestos y la gestión de
costos. Cada tipo de software financiero tiene un propósito y muchas empresas
poseen más de un programa para procesar y analizar los datos. Una
combinación de un software integrado, como QuickBooks, con un programa de
hoja de cálculo es común en muchas empresas También hay software para
industrias específicas, como la construcción, las empresas sin fines de lucro o
las empresas de fabricación. Estos tipos de programas están predefinidos con
tareas específicas que pueden ser diferentes de un sector a otro. Por ejemplo,
un programa de venta al por menor puede incluir la capacidad de códigos de
barras, las ventas y los módulos de inventario específicos para ese sector.
Beneficios
Un software de contabilidad y financiero ofrece muchas ventajas sobre un
sistema manual de contabilidad, tales como la velocidad y la precisión. Las
computadoras permiten velocidades de procesamiento que son inexistentes
con un sistema de lápiz y de bloc. Puedes introducir los datos una vez en un
sistema y éstos se compilarán en los informes con sólo pulsar un botón. Todos
los cálculos se hacen por un sistema, minimizando los errores y las
confusiones. Otro de los beneficios de la contabilidad computarizada es que
muchos procesos se realizan al mismo tiempo. Por ejemplo, al pagar las
facturas, puedes imprimir los cheques y los registros de gastos al mismo
tiempo sin necesidad de revisar los diarios o de escribir manualmente los
cheques. La eficiencia de la utilización de un software de contabilidad no puede
ser igualada por un sistema manual.

Programas en línea
Algunos proveedores de software ofrecen programas en línea de contabilidad,
de impuestos y de otras necesidades financieras. El software reside en el
servidor del proveedor y puede ser accedido por los contadores y por el
personal financiero desde cualquier lugar, en cualquier momento. Los datos de
negocios pueden ser almacenados en el mismo lugar que el programa o en la
ubicación de la empresa, en función de la configuración en línea. Esto también
se conoce como "computación en la nube".

Una de las ventajas de la contabilidad en línea es que las empresas no tienen

que actualizar su hardware para dar cabida a cualquier programa. Si una
pequeña empresa tiene viejas computadoras poco fiables, la "computación en
la nube" es ideal.

Conceptos erróneos
Un inconveniente para las pequeñas empresas es la idea de que mediante la
compra de un programa de contabilidad, no necesitarán contratar a un contador
o saber de contabilidad ya que todos los problemas serán resueltos por el
sistema. Esto no es cierto. Los programas de contabilidad y financieros son
herramientas, no trabajadores que hacen milagros. Todavía es necesario
conocer los fundamentos de la contabilidad para introducir los datos en el
sistema correctamente. El dicho "basura entra, basura sale" se aplica a la
contabilidad computarizada. Muchas veces las pequeñas empresas contratan a
contadores públicos y a otros profesionales para establecer sus sistemas, para
que empiecen en el camino correcto. Los usuarios del software de contabilidad
necesitan ser capacitados en el sistema para que introduzcan los datos en el
sitio adecuado y sepan cómo extraer informes y llevar a cabo todas las
funciones que ofrece el software.

Consideraciones
La compatibilidad es importante cuando se mira en el software de contabilidad.
Una empresa que adquiere el software de inventario querrá que el programa
funcione a la perfección con cualquier sistema contable actual. Los programas
deben ser compatibles para intercambiar información y ser eficientes.

Otra consideración en la revisión de los programas financieros es seleccionar

uno que sea muy popular y que sea utilizado por muchas empresas. Esto es
una ventaja en la búsqueda de posibles empleados que tengan experiencia en
el software.