Principios de Contabilidad
Softwares contables
¿Qué es un software de contabilidad?
Un software de contabilidad es un programa o aplicación informática que trata los
datos contables de una empresa mediante métodos sistemáticos.
Es decir, es un software cuyo objetivo nace de querer simplificar y facilitar las
tareas contables de una empresa o entidades similares. Su uso en una economía
cada vez más digital es casi una obligación, ya que genera un valor añadido en
términos de eficiencia.
Objetivos
Sus objetivos son:
Contabilizar todas las partidas contables de la empresa.
Agrupar con especial atención las facturas.
Control sobre las nóminas y los impuestos.
Análisis contable con datos históricos y recientes.
Análisis económico y financiero.
Generar informes y conclusiones según los datos recogidos.
Tipos de software contable
Los sistemas contables y financieros están divididos en cuatro categorías
diferentes dependiendo de los tipos de operaciones que realizan, a esto se suma
que también existen sistemas contables diseñados para las empresas que
necesitan algunos aspectos relevantes de cada una de las siguientes categorías
específicas.
Sistema contable para facturación: Un sistema
contable de facturación se encarga de completar
tareas básicas que resultan en el día a día en las
empresas, entre estas tareas se encuentra la
emisión de cheque para pagos y toda la
información de los clientes que tiene que ver con
los pagos vencidos.
Sistema para la gestión de nóminas: Este tipo de
sistema contable fue diseñado para realizar varias
tareas, incluyendo el cálculo de los salarios de tus
empleados, la actualización de la legislación
relacionada con la nómina, realización de deducciones
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legales, pago o depósito del salario de cada empleado en sus
cuentas bancarias, producción de informes, etc.
Sistema contable para planificar recursos institucionales:
Este es uno de los tipos de sistemas contables más
importantes, esto se debe a que combina los sistemas que se
utilizan para la elaboración de productos, compra de
materiales, gestiona y controla el inventario y la distribución,
realiza operaciones contables, atiende temas de marketing, controla las finanzas y
el recurso humano.
Sistema para la gestión del tiempo y los
gastos: El sistema para la gestión del tiempo y
los gastos fue diseñado para ayudar a agilizar
los ciclos de facturación y para aprobar los
gatos sobre la marcha, por lo general estos
sistemas son muy fáciles de configurar con el
objetivo de que cualquier empresa lo ajuste al
ritmo de operación que tiene.
Asimismo, los programas contables se pueden dividir según el tipo de público o
empresa al cual van dirigido:
Software contable personal: Por lo general, un software contable personal es
creado por la misma empresa que lo requiere, y está adaptado a sus necesidades
y gestiones de forma personalizada y específica.
Esta clase de programa surge debido a la
necesidad por parte de los empleados de una
empresa para facilitar sus tareas y trabajos en el
área contable, por lo que la misma empresa lleva
a cabo el desarrollo del programa.
Software contable comercial: Por el contrario del
software personal, un software contable comercial
(diferente a un software comercial) está específicamente
diseñado para su venta o comercialización. Estos
programas, suelen incluir características de contabilidad
general para cualquier tipo de empresa, negocio o rubro,
y suelen ser bastante genéricos y adaptables a
cualquier tipo de negocio o empresa.
Software contable empresarial: Un software contable
empresarial, es similar a un software contable comercial,
aunque presenta muchas más funciones y está orientado
principalmente a empresas grandes, con altos niveles de
transacciones. No están enfocados únicamente a la
contabilidad, sino que también presentan funciones para la
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gestión administrativa de la empresa. Ofrecen herramientas robustas, con amplias
funcionalidades, y su uso es más avanzado.
Ejemplos de programas contables
CONTASOL
Es un programa de contabilidad que te permitirá
cumplir con las obligaciones fiscales que pueda
tener cualquier empresa. Tiene la ventaja de que, a
diferencia de otros softwares de contabilidad,
Contasol es gratuito. Es flexible y se adapta a las
diferentes necesidades de cualquier negocio, pyme
o asesoría fiscal pueda tener.
Anfix
Anfix es un programa contable online bastante popular. Permite la automatización
de las áreas de facturación y contabilidad de un
negocio, simplificando el trabajo y brindando una
mayor fluidez al mismo.
Además de brindar un ambiente sencillo y eficaz,
también ofrece una seguridad al usuario con
respecto a manejo de datos y fiabilidad. También
permite gestionar impuestos del negocio, controlar
gastos, gestión de stock, entre otras características.
Quaderno
Quaderno es un programa contable online que se presenta como uno de los más
destacados. Permite manejar de forma sencilla la gestión contable de un negocio
o empresa.
Facilita los cálculos de impuesto en tiempo real,
además de presentar algunas opciones que
facilitarán la facturación de cualquier negocio, como
por ejemplo enviar facturas de forma automática,
dependiendo de la regulación fiscal de cada país y
en su propia moneda.
Aspel – COI
Uno de los programas más populares en México, el
Aspel – COI permite procesar, integrar y mantener
actualizada toda la información contable y fiscal de la
organización de una manera segura. Está desarrollado
de acuerdo con las especificaciones necesarias para la
aplicación de la contabilidad electrónica de una manera
fácil y cumple con todas las disposiciones vigentes en
materia fiscal.
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Alegra
Se trata de uno de los tipos de software contable
más idóneo para pequeñas empresas y permite
acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo,
ya que la información está en la nube. Garantiza la
seguridad de los datos ya que los mismos están
alojados en los servidores especializados de
Amazon y utiliza adelantados sistemas de
seguridad. Envía recordatorios de pago por las
facturas emitidas, manda reportes mensuales vía correo electrónico y permite
exportar la información a Excel y a otros programas contables.
Sage
Este software permite manejar de forma rápida y
eficiente tareas como el control de gastos,
créditos, devoluciones, facturación, entre otras
herramientas.
El software, también se ofrece con una variedad
de planes y distintas características entre sí.
Ventajas y desventajas del software de contabilidad
Ventajas:
Automatización de tareas. Informes, gráficos, datos y resúmenes de forma
totalmente automática a partir de los datos generados en el sistema.
Gestión de datos facilitada. Permite rapidez al trabajar con los datos del
negocio, así como también una gestión sencilla de los mismos.
Mayor velocidad de gestión. Una de las ventajas principales de cualquier
software contable, es sin lugar a duda que brinda una rapidez en los
procesos que involucren facturación, cálculos y reportes, actualización de
inventarios, gestiones bancarias y comerciales, entre otras.
Disponibilidad. Podremos acceder al sistema contable y disponer de la
información centralizada desde cualquier punto, en cualquier momento. Los
sistemas almacenados en la nube nos permiten tener acceso constante a la
información desde cualquier lugar y momento.
Desventajas:
Capacitación necesaria. Es posible que la persona que se encargará de
controlar el sistema contable deba ser primero capacitada para su uso.
Claro que, luego de la capacitación, el personal ya podrá manejar el
sistema y aprovechar todas sus ventajas.
Costo. Una desventaja del software contable es el costo implicado. Más
allá del desembolso para comprarlo, está el costo de mantención,
personalización, entrenamiento y hardware de la computadora.
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Fraude. La información almacenada electrónicamente puede ser
manipulada y fácil de acceder si los controles adecuados y las medidas de
seguridad no están bien utilizadas. Los controles estrictos son necesarios
para asegurarse de que sólo personal autorizado use el software contable y
tenga acceso a los reportes.
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