CONTABILIDAD

La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento

dado de los resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta
de utilidad a la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión
pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales
decisiones de racionalidad y eficiencia.
Sistema contable
Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los
datos propiamente contables como financieros. Gracias a ello, es posible
entender la situación económica de una sociedad de manera rápida y eficaz.
Mediante este tipo de sistemas se prevé crear unas normas o pautas para
controlar todas las operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas
aquellas operaciones contables y financieras del día a día. Así pues, como
idea principal debéis saber qué se utiliza para llevar las cuentas de una
organización.
Contabilidad y sistemas contables
Mediante la contabilidad, las empresas poseen una herramienta que les
permite tener un registro y control exhaustivo de las operaciones que realizan
diariamente. La principal característica de la contabilidad, pero, reside en
que permite trasladar esos movimientos diarios en dinero, de manera que tan
solo mirando las notas contables podemos conocer como entra y sale el
dinero de la sociedad, y por donde estamos teniendo pérdidas. A su vez, un
sistema de información contable está formado por aquellos métodos y
procedimientos que van a seguirse para llevar el control de las actividades
que acabamos de describir, para que posteriormente los superiores
jerárquicos puedan usar la información en su toma de decisiones. Dentro de
los sistemas contables encontramos dos grandes grupos de información:
se trata de la información que estará al abasto
Contabilidad financiera externa:
tanto de las personas que forman la empresa, como de personas del exterior.
Estas personas son desde accionistas, hasta proveedores que están
interesados en la solvencia de a quién van a vender.
aquí hacemos referencia a la relación entre los costes y
Contabilidad de costos:
los beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones que
realiza. Hablamos del volumen de producción y de la eficiencia en generar
beneficios mediante el uso de los distintos recursos. A priori, puede parecer
que estamos ante la misma situación que cuando hablamos de la contabilidad
financiera externa, pero la principal diferencia reside en que con la
contabilidad de costos pretendemos que la información de la situación
económica de la empresa sea utilizada por los diversos departamentos y así
maximizar beneficios y reducir costes.
Un sistema de contabilidad: es un conjunto de diferentes partes organizadas
que procesan las operaciones de una empresa para obtener la información
que se presenta en libros, mayores auxiliares, balanzas, estados financieros
reportes, entre otros, que ayudan a tomar decisiones. Los sistemas contables
están soportados por los programas de cómputo que permiten un manejo
rápido y seguro de los procesos de organización y control de aspectos
operativos, fiscales y contables de las empresas. Los datos que se procesan en
los programas dan como resultado información precisa en menos tiempo.
Algunos de los sistemas contables de hoy son los siguientes:
 SAP.
 Contpaq.
 Aspel-COI.
 Compaq.
 Conta 2000.
 Sistema Contable Zeus.
 Macro Pro Integral.
Para que un sistema contable funcione eficientemente, es necesario que su
estructura cumpla con los objetivos de la empresa. Las empresas pequeñas
compran programas estándar a los cuáles no se les pueden hacer
modificaciones; sin embargo, las empresas medianas y grandes adquieren
programas a los cuáles se les pueden hacer modificaciones de acuerdo con
las necesidades de los usuarios, claro, esto representa costos adicionales.
Características del sistema Las características del sistema es el hardware
(computadora) para capturar la información y el software (programa), para
procesar la información, éstos serán tan sofisticados de acuerdo con el
tamaño y operaciones de la empresa. La computadora es una máquina que
procesa la información a alta velocidad y con mucha precisión; se compone
de unidad lógica y procesador, memoria e interfaces gráficas que logran la
comunicación del sistema así como la alimentación eléctrica. El programa o
software se constituye por instrucciones que permiten la comunicación con la
computadora o hardware en el lenguaje programado para ello. En el caso de
paquetes contables, se incluye un software de sistema operativo requerido
para el manejo de la computadora y para que los dispositivos periféricos
puedan ser controlados. En este software el usuario desarrolla su trabajo
mediante el tecleo de órdenes lógicas que en lenguaje de programación son
captados por la computadora para la ejecución de las diferentes funciones.
Una ventaja de utilizar los sistemas contables automatizados es la rapidez
con la que se procesa la información, pero conforme aumentan las
operaciones, en ocasiones, éstos se vuelven obsoletos por lo que se deben
actualizar o cambiar para satisfacer las necesidades de la empresa.
Tipos de sistemas de contabilidad informática Las empresas utilizan la
información financiera para crear cuentas y presentar declaraciones de
impuestos al final del año. Algunas empresas
utilizan sistemas de contabilidad manuales, sin embargo, muchas empresas
optan por sistemas contables informáticos para simplificar el proceso y
reducir errores. Las empresas pueden elegir entre diferentes tipos de sistemas
de contabilidad informáticos.
Un sistema de contabilidad informático sirve para muchos propósitos para un
empresario. Mejora la precisión, mejora las capacidades de presentación de
informes y simplifica los registros. La precisión aumenta debido a que se
producen los procesos matemáticos de forma automática y sin errores
humanos. El empresario puede registrar cada transacción en un sistema de
contabilidad informático a medida que sucede. Esto permite al sistema usar
la información en diversos informes. El empresario puede crear y programar
diferentes informes en el sistema para su entrega de manera regular.
Hojas de cálculo
Un tipo de sistema de contabilidad informático utiliza hojas de cálculo para
realizar un seguimiento de cada transacción y crear estados financieros. El
empresario que está familiarizado con un programa de hoja de cálculo puede
diseñar una variedad de hojas de trabajo para registrar el balance de cada
cuenta y usar la información de los balances en varios informes. Este sistema
requiere que por parte del empresario invertir en software de hojas de
cálculo y aprender a usarlo. Los programas de hojas de cálculo proporcionan
el beneficio adicional del uso de hojas de cálculo en otras áreas del negocio.
Sistemas estándar
Otro tipo de sistema de contabilidad informático incluye programas de
software estándar que se venden en las tiendas. Existen varios programas,
como QuickBooks o Peachtree. Estos programas constituyen el marco para
que los empresarios introduzcan transacciones financieras y hagan informes.
Estos sistemas también incluyen opciones para la gestión de nóminas o la
conciliación de cuentas. Estos programas funcionan bien para los
empresarios de pequeñas empresas que quieren centrarse en su actividad
empresarial, no en la contabilidad.
Diseño a la medida
Algunas empresas optan por invertir en sistemas contables informáticos
diseñados a la medida. Estos tipos de sistemas requieren al propietario de la
empresa trabajar con un programador informático para determinar qué
capacidades se buscan para el sistema, junto con el cumplimiento de los
requisitos de la contabilidad financiera. El empresario determina qué
informes financieros necesita para reportar resultados financieros y qué
informes financieros quiere para manejar el negocio. Estos sistemas
funcionan bien para grandes empresas con más necesidades de información.
Características de un sistema de información contable
El sistema de información contable es una parte esencial de cualquier
negocio. Debe proporcionar a los usuarios información certera que ayude en
el proceso de toma de decisiones. Los sistemas de información contable son
útiles para la preparación de estados financieros, impuestos, conciliaciones
de cuentas bancarias e informes. El sistema de información contable debe
proporcionar a ti y a otros usuarios información certera. Esta información
ayuda a los usuarios y a los propietarios del negocio en la planificación
estratégica y con otra información de ventas valiosa. La planilla de sueldos,
las conciliaciones bancarias y la elaboración de hojas de cálculo son algunas
de las tareas que el sistema de información contable debe poder realizar. En
el sistema se introducen los datos brutos como los nombres de los
proveedores, fechas y cantidades de ventas y compras. Los dispositivos para
puntos de venta constituyen también otro medio para ingresar datos
directamente en el sistema de información contable. Esto es más o menos todo
lo que hace un sistema de información contable. Cuando se trata de sistemas
de información contable, cuanto más simple mejor. Una vez introducidos los
datos, el sistema procesa los cálculos, los informes y las conciliaciones. En
los sistemas de información contable más conocidos, como Quickbooks, hacer
la conciliación de cuentas bancarias y de crédito es tan sencillo como hacer
clic con el ratón para hacer corresponder una cuenta con la otra. Un sistema
de información contable facilita el establecimiento de controles internos.
Entre dichos controles internos están las diversas decisiones de inventario
que resultan de los datos de ventas. Un buen sistema de información contable
ayuda a detectar fraudes, robos y otros actos administrativos inadecuados.
La información registrada y procesada por tu sistema de información
contable produce informes que ayudan a los administradores y propietarios
en el proceso de toma de decisiones. Entre estas decisiones de negocios se
encuentran la cantidad de inventario que debería estar disponible y la
cantidad de dinero que se debería gastar. La mayoría de los sistemas de
información contable pueden producir estadísticas que indican el rendimiento
de los productos o servicios. Esta información se puede analizar más
profundamente para tomar decisiones respecto a las ventas, los costos de los
artículos vendidos y la eficiencia. Una de las características más importantes
de un sistema de información contable es su capacidad para producir
información que ayuda a generar los estados financieros anuales. A partir del
sistema de información contable puedes crear el balance, el estado de
ingresos, el patrimonio de los accionistas o propietarios y el estado de flujos
de efectivo de tu empresa. Muchos sistemas de información contable cuentan
con un software que crea los estados financieros.
SISTEMAS DE CÓMPUTOS ADMINISTRATIVOS
Constan de diferentes módulos: Clientes y Cuentas por Cobrar y Proveedores
y Cuentas por pagar, control de inventarios, nóminas, etc. que le permite
mantener toda la información sobre sus clientes y proveedores, así como
llevar el control de todas las transacciones que la empresa realice con los
mismos. Manejan su información en múltiples formatos de bases de datos
tanto cliente servidor como MS SQL-Server, Interbase , Oracley también en
bases de datos desktop como Access y paradox.
Las características de los sistemas es que utilizan mecanismos de
transacciones provistas por estos servidores de bases de datos lo cual los
hace seguros y confiables en el registro y control de las transacciones.
Un sistema informático: es el sistema compuesto de equipos y personal que
realiza funciones de entrada, proceso, almacenamiento, salida y control con
el fin de llevar a cabo una secuencia de operaciones con datos.
Estructuralmente un sistema se puede dividir en partes, pero funcionalmente
es indivisible, en el sentido de que si se divide pierde alguna de sus
propiedades esenciales. Por eso un Sistema Informático sin alguno de sus
componentes no funcionaría.
COMPONENTES DE UN SISTEMA INFORMÁTICO
Componente físico: que se corresponde a la materia física de la máquina. Los
elementos físicos constituyen el hardware del Sistema Informático, y se
encuentran distribuidos en el ordenador, los periféricos y el sistema de
comunicaciones. Proporcionan la capacidad de proceso y la potencia de
cálculo del sistema informático, así como la interfaz con el mundo exterior.
Componente lógico o software: que hace referencia a todo aquello que no es
materia y que en términos coloquiales se ha considerado programación. Está
constituido por los conjuntos de instrucciones escritas en lenguajes especiales
y organizados en programas, que hacen que el sistema físico pueda trabajar
realizando diferentes tareas sobre los datos (genéricos o específicos). El
software se encuentra distribuido en el ordenador, los periféricos y el sistema
de comunicaciones.
Componente humano: constituido por las personas que participan en la
dirección, diseño, desarrollo, implantación y explotación de un sistema
informático. Este componente tiene una gran importancia, como lo demuestra
la significación que han alcanzado los temas relacionados con la interface de
usuario, o el término amigable. El personal informático, según las funciones
que realice, se puede clasificar en:
· Director
· Jefe de proyecto
· Técnico de Sistemas
· Administrador de Base de Datos
· Analista funcional u orgánico
· Programador
· Jefe de explotación
· Operador
· Grabador
· etc.