SISTEMA CONTABLE

Un sistema es un módulo ordenado de componentes que interactúan entre sí y

que se hallan interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace
referencia a aquello vinculado a la contabilidad (el método que permite llevar
las cuentas de una organización).

La noción de sistema contable, de este modo, puede entenderse de distintas

maneras. En su sentido más amplio, se trata del conjunto de elementos que
registran la información financiera y las interrelaciones de estos datos. Esta
estructura, por sus características, contribuye a la toma de decisiones en el
ámbito de la gerencia.

Los sistemas contables se componen de diversos tipos de documentos e

implican la participación de especialistas (contadores) que se encargan del
registro preciso y del análisis de la información. Los contadores suelen trabajar
en conjunto con los gerentes o los responsables de tomar las decisiones de la
empresa.

En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al programa

informático que permite registrar la información. El software contable cuenta
con diferentes módulos para que una empresa pueda llevar sus libros y
balances de manera digital y con herramientas que facilitan los cálculos.

Incluso es posible realizar un sistema contable básico en una planilla de

cálculo. Así es posible registrar los ingresos y egresos económicos de una
familia, destinando una hoja para el mes en curso. Los movimientos del
periodo, a su vez, pueden reflejarse de manera automática en otra hoja donde
se incrementan o se reducen los ahorros de la familia. Como se puede advertir,
la planilla de cálculo funciona como un sistema contable.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS

En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una
empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De
esto se deduce la importancia que tienen los mismos, y como su uso, redunda
en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control
sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de
los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras. La mayor
responsabilidad de un gerente es la toma de decisiones de tipo financiero y no
financiero; el proceso de toma de decisiones se basará necesariamente en la
información generada por los sistemas de información gerencial implantados
con ese objeto. La calidad de información generada es un factor crítico para
guiar a la empresa por el rumbo deseado.

     Todo el proceso de generación de información en las empresas está

soportado por sistemas que manejan una serie de variables complejas, que
ayudan a los gerentes a “generar información”. Este proceso no es del todo
fácil, ya que llegar a un sistema que soporte cualquier tipo de decisión requiere
el esfuerzo de muchas personas y horas interminables de trabajo. (Catacora,
1999).

¿Qué es un sistema de información contable y para qué sirve?

Un sistema de información contable es una herramienta en la nube que

recopila, almacena y procesa los datos financieros y contables de una
empresa. Algunos de los datos que incluye son ingresos, egresos, gastos,
inventario, nómina, libro mayor y diferentes reportes.

Este tipo de sistema sirve para poder entender la situación económica de una
compañía de forma rápida y eficaz. De esta manera, los directivos o las partes
interesadas pueden tomar decisiones acertadas para potenciar el negocio.

En otras palabras, los objetivos de un sistema contable son:

 Agilizar procesos
 Automatizar la contabilidad de la empresa
 Agrupar la información financiera y contable en reportes
 Analizar los datos contables (históricos y presentes)
 Realizar el análisis económico y financiero de la organización
 Realizar presupuesto con base en información

¿Cuáles son las características de un sistema contable?

Los sistemas de información contable poseen seis características principales. A

continuación, te contamos cuáles son:

1. Practicidad
Una de las principales características de los sistemas de información contable
es su facilidad de uso. Gracias a ellos, se puede dejar de lado el lápiz y el
papel y cargar todos los datos rápidamente. Además, esto permite que se
generen menos errores ya que está todo más automatizado.

2. Flexibilidad

Los sistemas contables pueden adaptarse a la necesidad de cada

organización para poder gestionar de manera más eficaz todas las
operaciones y, de esta forma, tratar de utilizar la menor cantidad de recursos
posibles.

3. Gestión de informes

Otra de las características de los programas de contabilidad es que genera

informes de manera automática, en función de los datos y la información que
hayamos incluido en él. Informes de cuentas de pérdidas y ganancias,
balances y poder hacer comparativas en tiempo real, así como entre diferentes
períodos. Así, podrás realizar un control exhaustivo y detallado de todas las
operaciones que realices.

4. Integración

Este tipo de sistema no solo permite integrar diferentes funciones, sino que
también ofrece la posibilidad de integrar el sistema con otras
plataformas como, por ejemplo, Mercado Libre o Mercado Pago. De esta
forma, todas las acciones se pueden realizar y actualizar desde un solo lugar.

5. Portabilidad

La mayoría de los sistemas contables se encuentran en la nube por lo que

para utilizarlos solo te necesita Internet. Esto sin dudas es una gran ventaja ya
que vas a poder ingresar a ver el estado financiero de tu empresa cuando
quieras, donde quieras y desde el dispositivo que te sea más cómodo.

6. Seguridad

Otra de las características que tiene un sistema de información contable es

que es seguro. Esto se debe a que para ingresar se necesitan claves. Por lo
que solo las personas que posean esas claves van a poder ingresar.

¿Cuáles son las funciones de este tipo de sistema?

Los sistemas contables poseen varias funciones para potenciar una compañía.
Entre ellas se encuentran:

Almacenamiento de datos
Una de las principales funciones de un sistema de información contable
es almacenar datos para que puedas consultarlos en cualquier momento, así
como modificarlos o compartirlos con quien desees.

Salida de datos

Este tipo de sistemas permite que toda esa información almacenada a lo

largo del tiempo pueda plasmarse en diferentes reportes que incluyen
informes de antigüedad de cuentas por cobrar basados en la información del
cliente, calendarios de depreciación para activos fijos y saldos de prueba para
informes financieros.

Relaciones con las áreas

Un sistema de información contable tiene la habilidad de integrar las

diferentes áreas de una empresa ya que, por ejemplo, el departamento de
ventas puede cargar un presupuesto que luego será revisado por el equipo de
administración y enviado al área de cuentas por pagar.

Facturación

Muchos sistemas de información contable brindan la posibilidad de realizar

facturas electrónicas. Por ejemplo, Xubio, una vez que cargas los datos,
envía las facturas a la SET y luego vos podes enviarlas a tus clientes.

Contabilidad

Otros sistemas contables tienen todas las herramientas exclusivamente para

que los contadores puedan realizar su trabajo con mayor rapidez y facilidad.
También, hay algunos que ofrecen un espacio para que los que lo necesiten,
puedan buscar un contador.

Presupuestos

La mayoría de estos sistemas permiten crear presupuestos para enviar a tus

clientes y hay algunos que te dan la posibilidad de personalizarlos con tu logo.

Liquidación de sueldos

Con esta función, los softwares de información contable te permiten administrar

de forma más automatizada todo lo referido a los sueldos de los empleados.
Además, te dan la posibilidad liquidar sueldos desde cualquier lugar ya que vas
a trabajar en la nube y vas a tener toda la información en el mismo lugar.

Inventario de Mercaderías

Los sistemas contables ofrecen la posibilidad de tener toda la información

sobre tu stock en el mismo lugar. Es decir, que tenés la posibilidad de controlar
la disponibilidad de los diferentes productos y su movimiento desde cualquier
dispositivo.
¿Qué tipos de software contables existen?

Existen diversos tipos de softwares contables. A continuación, te mencionamos

algunos de ellos:

1. Sistema contable para facturación: emite facturas, cheques y toda

documentación de la actividad financiera para luego proceder a la
validación y autorización.
2. Sistema para la gestión de nóminas: este tipo de software tiene por
objetivo controlar y gestionar la nómina de una empresa.
3. Sistema de planificación recursos institucionales: se encarga de la
compra de materiales, la elaboración de productos y gestiona y controla
el stock y la distribución, además de realizar operaciones contables.
4. Sistema de gastos: Este sistema fue diseñado para ayudar a agilizar
los ciclos de facturación, así como para aprobar los gastos que realiza la
empresa.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema contable?

A continuación, te vamos a contar cuáles son las ventajas de un sistema de

información contable:

Ahorro de tiempo y dinero

Como vimos anteriormente, cuando se utiliza un software contable, se reducen

muchísimo los tiempos de elaboración de registros contables ya que se
automatizan muchos procesos. En consecuencia, también se reducen la
cantidad de errores. Asimismo, como se utilizan menos recursos, hay un
considerable ahorro de dinero.

Mejora en la gestión del negocio

Al usar un software de contabilidad las empresas no solo tienen todos sus

datos unificados y almacenados en un solo lugar, sino también les facilita la
toma de decisiones y permiten administrar mejor los recursos de la
empresa.

Simplificación de los procesos administrativos

Una de las funciones que tienen los sistemas contables es la de automatizar y

agilizar muchas tareas que se realizan en el día a día. Es por eso que uno de
los grandes beneficios que tienen estos sistemas es la posibilidad
de simplificar todos los procesos administrativos.

Mayor organización

Con un sistema contable todos los comprobantes van a estar organizados y

unificados en un mismo lugar. En consecuencia, las empresas van a tener su
información disponible en todo momento. De esta forma, se reducen los
tiempos de búsqueda. Por otro lado, este tipo de programas se
encuentran almacenados en la nube, por lo que la información se puede
revisar en cualquier momento, desde cualquier lugar y cualquier
dispositivo. 

Se reduce la cantidad de papel

Como estos softwares emiten facturas electrónicas, las empresas

pueden reducir considerablemente su consumo de papel, gastos de
impresión y el impacto que tienen sus actividades en el medio ambiente.

LOS SISTEMAS EN LOS NEGOCIOS

Realizando un poco de abstracción, la mayoría de las entidades económicas
desempeñan básicamente las siguientes funciones:

 Comprar
 Producir
 Facturar
 Mercadear
 Finanzas
 Recursos Humanos

Para cada una de estas actividades se diseñan sistemas que controlen

operativamente los procedimientos administrativos llevados a cabo por cada
función. Cada sistema de negocio tiene un objetivo para el cual fue diseñado y
por el cual se encuentra en funcionamiento. Los sistemas que llevan a cabo
una misma función, tienen similitud en los diseños conceptuales para distintas
empresas, por ejemplo, un sistema de producción, según se muestra en la
figura, debe tener al menos los siguientes componentes:
EL CICLO DE NEGOCIOS Y LOS SISTEMAS
Los procesos administrativos de un negocio se repiten con cierta frecuencia y
en forma más o menos cíclica. Un balance General presenta la situación
financiera de una entidad a una fecha determinada, y un estado de ganancias y
pérdidas refleja el resultado de las operaciones para un periodo determinado.
Por lo general, la mayoría de los ejercicios económicos de las empresas tienen
una duración de un año y, típicamente a lo largo de un ejercicio, una empresa
tendrá un ciclo de negocios, en el cual ciertas operaciones o transacciones
aumentaran por ciclos o épocas. Por ejemplo, un fabricante de juguetes tendrá
su mayor volumen de ventas en los meses previos al mes de diciembre, debido
a la demanda natural existente en esa época. Las compras de materia prima
obviamente, alcanzaran cifras considerables en los meses previo a la época de
ventas estacionales, a fin de satisfacer las necesidades del proceso productivo.
Al igual que para las operaciones de un negocio se presentan movimientos
cíclicos, los sistemas presentan igualmente un comportamiento similar a lo
largo del tiempo.

En el área de sistemas de información el concepto de vida de los sistemas se

conoce como Ciclo de Vida y Desarrollo de los Sistemas o simplemente
CVDS. El conocimiento del CVDS para un sistema, es uno de los puntos de
partida para el análisis de un sistema de información. Desde el momento en
que un sistema es desarrollado, hasta que es puesto en funcionamiento, se
pueden identificar diferentes etapas en las cuales el comportamiento y
rendimiento va cambiando.

La mayoría de los CVDS presenta las siguientes etapas

- Análisis previo
- Fijación de requerimientos
- Diseño y desarrollo del sistema
- Implantación del sistema
- Madurez y mantenimiento

CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS

Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se
caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y
que funcionan para lograr un objetivo común. Si analizamos detenidamente la
definición, podemos identificar los siguientes conceptos:

- ELEMENTOS: todo sistema es una agrupación de piezas individuales

que tienen interrelación entre sí.
- ATRIBUTOS IDENTIFICABLES: ya que son las características que
tiene cada uno de esos elementos. Es decir los objetivos específicos
para los cuales fueron diseñados y pueden ser de la siguiente manera

Restricción en el acceso de los datos

Es decir, el modulo de consulta de cuentas restringirá el acceso únicamente a

la información referente a los elementos de las cuentas tales como códigos,
descripción, tipo de cuenta, saldo de la cuenta, etc.

Algoritmos de manejo de los datos

Se refiere principalmente a la forma en la cual serán tratados los datos y/o

recuperados del almacenamiento principal. En el caso del modulo de consulta
de los códigos contables, el algoritmo de acceso implicará que primero sea
conocido el código contable que se desee consultar y/o accesar, para luego
obtener la información deseada.

- RELACIONES: se refiere a la vinculación que debe existir entre los

elementos identificables o componentes del sistema. Cuando en un
sistema contable se esta definiendo el código de cuenta inicial, se tiene
que establecer algún tipo de relación para cada una de las cuentas,
como por ejemplo:
Cuenta real, nominal o de orden

Es decir, un sistema contable debe poder distinguir si una cuenta es de balance

general, del estado de ganancias y perdidas o simplemente es una cuenta de
anotación o referencia en el balance general.

Cuenta contra la que cierra

En el caso de las cuentas nominales, el sistema debe establecer a que cuenta

se afectará cuando se efectué el asiento de cierre anual de las cuentas
nominales.

Cuentas multimoneda

En algunos sistemas, se especifica si los movimientos deben ser manejados en

más de una moneda.

- OBJETIVO COMUN: se dice que este debe ser la guía de acción por la
cual se justifica el sistema, es decir, que todos los elementos de un
sistema deben ser elaborados para cumplir una función específica.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE UNA EMPRESA

El objetivo principal del subsistema de planificación de la producción será el de
poder determinar lo que se va a producir en función de un presupuesto
estimado de ventas, en términos de cantidad, costo y recursos a utilizar, sean
estos materiales o de recursos humanos.

1- SISTEMAS DE PRODUCCIÓN: Estos sistemas manejan y controlan

todas las operaciones que se generan dentro del proceso productivo y
deben tener las siguientes funciones principales

Planificación de la Producción:El objetivo principal del subsistema de

planificación de la producción será el de poder determinar lo que se va a
producir en función de un presupuesto estimado de ventas, en términos de
cantidad, costo y recursos a utilizar, sean estos materiales o de recursos
humanos.

Planificación de la materia prima y otros costos: El primer elemento que

debe manejar la planificación de un sistema de producción, esta representado
por el cálculo de la materia prima necesarias para fabricar los productos.
Podemos resumir las tres áreas básicas a analizar para hacer un sistema de
producción adecuado
• Ventas
• Inventarios (materia primas, y materiales)
• Producción (Mano de obra y personal de producción y maquinarias, etc)

Control de la producción: Existen varios sistemas de control del manejo de la

producción, pero el sistema de costos estándar permite el control y
comparación entre lo que se espera sea la producción y lo que realmente ha
incurrido o consumido.

2- SISTEMAS DE VENTAS

Se basa en la actividad de un negocio, lo constituye el sistema de ventas.

• Facturación y cobranzas
• Control de los canales de distribución
• Mercadeo.

3- SISTEMA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Esta representado por todos aquellos que se derivan de las dos funciones
anteriores explicadas.

Algunos de los sistemas de una empresa, que podamos identificar como de

administración y finanzas.

 Manejo de inversiones
 Cuentas por pagar.
 Compras
 Activos Fijos
 Inventarios
 Bancos
 Recursos Humanos
 Contabilidad

Manejo de Inversiones
Una entidad puede manejar una serie de inversiones bajo distintas
modalidades y monedas. Un sistema de inversiones puede manejar las
siguientes funciones de control:
• Inversiones a la vista
• Colocaciones a plazo
• Inversiones en fondos mutualista
• Inversiones en papeles comerciales
• Inversiones en la bolsa de valores.
Nota: El principal objetivo de los estados financieros, es el reflejar la
razonabilidad de las cifras a una fecha determinada con base en principios de
contabilidad de aceptación general.

Cuentas por pagar

Se originan por la necesidad de financiamiento que tiene una empresa para

adquisición de bienes y/o servicios necesarios que le permitan llevar a cabo el
proceso de producción o mantener operativamente las funciones de apoyo de
servicios a las distintas unidades del negocio. Dentro de un sistema de Cuentas
por Pagar se pueden identificar las siguientes funciones.

 Registro de los pasivos de la empresa

 Definición de condiciones de pago
 Calculo de intereses en caso de aplicarlos
 Manejo de cancelaciones parciales o totales
 Proyecciones de tipo financiero
 Análisis de los pagos a realizar
 Envió de estados de cuentas
 Control de retenciones de impuestos
 Emisión de órdenes de pago
 Generación de notas de debito y/o crédito

Compras

Un sistema de compras surge como una necesidad para controlar todas las
adquisiciones que se realicen, ya sea para el proceso de producción o para el
funcionamiento de las operaciones de tipo administrativo. Entre las principales
funciones de un sistema de compras podemos enumerar:

 Emisión de ordenes de compra

 Control de mercadería recibida
 Registro de proveedores y control de los mismos
 Generación de puntos de reorden
 Análisis de las compras realizadas
 Manejo de anticipos a proveedores

Activos Fijos

Aquellas empresas que requieren el uso intensivo de bienes de capital,

necesitan llevar un estricto control sobre el renglón de los activos fijos
adquiridos. Las cifras del rubro de activos fijos para una empresa
 manufacturera que posen varias plantas de producción, junto a los
inventarios para la venta por lo general, representan un monto importante
con respecto al total de activos, por lo que surgirá la necesidad de llevar un
registro detallado de todos los activos fijos y los inventarios que poseen.
Desde el punto de vista del control interno, los activos fijos requieren de
custodia y salvaguarda, por lo que algunas de las principales funciones que
podemos identificar dentro de un sistema de activos fijos son las siguientes:

 Clasificación y registro de los activos fijos

 Calculo de la depreciación correspondiente
 Calculo de ajustes por inflación
 Control de activos desincorporados
 Análisis de activos por distintos criterios

Inventarios

El sistema de inventarios debe permitir controlar todos los materiales,

productos, repuestos y suministros que mantiene y maneja una empresa. Un
sistema de inventarios conceptualmente maneja dos tipos de movimientos:
entradas y salidas. Para cada movimiento podemos identificar las siguientes
operaciones:

Entradas

 Compras de materia prima, materiales y suministros

 Transferencias de productos entre almacenes
 Terminación de fabricación de productos
 Devoluciones de productos

Salidas
 Facturación o venta de productos
 Transferencias de productos entre almacenes
 Destrucción de productos o incineración
 Consumos internos para la empresa

Dentro del diseño conceptual o esquema de funcionamiento, cada una de las

operaciones antes enumeradas, son llevadas a cabo mediante la implantación
de las siguientes funciones previamente definidas:

 Registro de productos y definición de grupos de productos

 Definición de almacenes y localidades
 Ingresos de costos de factura y otros costos asociados al inventario
 Controles sobre el movimiento de mercancías entre distintos almacenes
  Controles sobre las devoluciones

Bancos

Uno de los rubros de los estados financieros sobre los cuales una compañía
debe mantener un estricto control desde el punto de vista operativo y
administrativo, lo constituye el efectivo y sus equivalentes. Desde la sencilla
practica de efectuar reconteos o arqueos periódicos, hasta el hecho de
sistematizar todas las operaciones, se requieren que existan algunas normas,
procedimientos y controles aplicables al efectivo. Las principales funciones que
debe llevar a cabo un sistema para el manejo y control del mismo son las
siguientes:

 Creación de bancos en el sistema mecanizado

 Control sobre las operaciones de cheques manuales
 Registro de retiros y depósitos
 Efectuar cálculos de la disponibilidad bancaria
 Control sobre las conciliaciones bancarias
 Registro y control de notas de debito y de crédito
 Generación automática de comprobantes contables

Recursos Humanos

Muchas veces limitado únicamente a un sistema que tenga la función de

procesar una nómina, realmente un sistema de recursos humanos abarca algo
más que una sola función. Generalmente, los sistemas administrativos de
recursos humanos son los que mayores problemas generan desde el punto de
vista de los registros contables, debido a errores en la transferencia de
información y porque, en muchos casos, las regulaciones de tipo legal generan
cambios frecuentes en los programas que son usados para el procedimiento de
la nomina. El cuidado que debe existir en este sentido, es el de asegurar la
integridad de los datos cuando son transferidos a los registros financieros.
Algunas de las funciones que debe desarrollar un sistema de gestión de la
nómina son las siguientes:

 Registro de empleados
 Definiciones de la estructura organizativa y sus cargos
 Creación de tabuladores de sueldo
 Configuración de asignaciones y deducciones
 Registro de movimientos de asignaciones y deducciones
 Cálculo de prestaciones sociales y utilidades
 Cálculo y emisión de liquidaciones
 Manejo y control de préstamos
 Control de comisiones a vendedores
  Control de vacaciones por empleado
 Emisión de reportes necesarios para entidades gubernamentales

Contabilidad

Por excelencia, el sistema de contabilidad es el que centraliza y agrupa todos

los movimientos generados por los subsistemas antes descritos. La importancia
de un sistema contable radica en que es la columna vertebral alrededor de la
cual se mueven todos los demás sistemas. Si el sistema de cuentas por pagar
genera información errónea y esta es transferida al sistema contable, las cifras
de los estados financieros que hayan sido afectados, tendrán que ser
analizadas y corregidas manualmente con el consiguiente trabajo y pérdida de
tiempo que ello ocasiona. Uno de los principales temas de estudio del libro son
los sistemas contables, por lo que su análisis y explicación será realizado en
varios capítulos.

ANÁLISIS DE SISTEMAS
En una organización o empresa, el análisis y diseño de sistemas de
información es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar
como trabaja y decir si es necesario realizar una mejora; el encargado de
realizar estas tareas es el analista de sistemas. Antes de comenzar el
desarrollo de cualquier proyecto, se conoce un estudio de sistema s para
detectar todos los detalles de la situación actual en la empresa. La información
reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de
diseño. Los administradores deciden qué estrategia seguir. Los gerentes,
empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el
empleo de computadoras están teniendo un papel muy importante en el
desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son sistemas que actúan recíprocamente con su

medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que
pueden estar formados por otros sistemas más pequeños denominados
subsistemas, funcionan para alcanzar fines específicos. Sin embargo, los
propósitos o metas se alcanzan sólo cuando se mantienen el control.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre

sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo
computacional: el hardware necesario para que el sistema de información
pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está

formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de información.

CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE SISTEMAS

El ciclo de vida de sistemas es una metodología utilizada para describir el

proceso de construcción de sistemas de información, destinado a desarrollar
los sistemas de información de una manera muy deliberada, estructurada y
metódica, reiterando cada etapa del ciclo de vida. El ciclo de vida de desarrollo
de sistemas, de acuerdo con Elliott y Strachan y Radford, "se originó en la
década de 1960, para desarrollar sistemas funcionales del negocio a gran
escala en una época de grandes conglomerados empresariales de escala.
Actividades giraron en torno a los sistemas de información de procesamiento
de datos pesados y cálculos numéricos rutinas".

El ciclo de vida de los Sistemas Contables manuales y computarizados tiene

las siguientes etapas

1- ANÁLISIS PREVIO

El análisis previo al desarrollo o adquisición de un sistema viene como

consecuencia del surgimiento de un problema, o requerimiento de algún
usuario o grupo de usuarios en la empresa. En este momento, el departamento
de sistemas debe establecer algún mecanismo para controlar y procesar todos
los requerimientos que vayan generándose en razón a las solicitudes de los
usuarios, y evaluar la factibilidad o viabilidad del futuro proyecto de sistemas.
El usuario una vez determinada e identificada la necesidad, podría solicitar el
inicio de un CVDS a través de un formulario. En este formulario, se debe
especificar la siguiente información:

• El departamento que lo solicita

• La persona que hace la solicitud
• La fecha de la solicitud
• Una breve descripción del problema
• Las razones de la solicitud
• Los beneficios que se esperan como consecuencia de la solicitud
• La aprobación correspondiente que realice un funcionario de cierto nivel
• La fecha de aprobación

Con el cumplimiento de esta formalidad, se habrá dado inicio a la fase de

análisis previo. El estudio y el análisis previo generará una de estas tres
decisiones:

• Aprobar el proyecto, ya que existe realmente la necesidad

• Rechazar el proyecto, ya que no es viable
• Evaluar la factibilidad de comprar el sistema.

Con cierta frecuencia, el inicio del desarrollo de un sistema no es

adecuadamente planteado por los usuarios ni por los analistas, y proyectos que
pudieran ser totalmente factibles son desestimados por no haber sido
enfocados adecuadamente. Debido a que debe existir algún tipo de control en
el proceso de desarrollo de sistemas, el departamento de sistemas se deberá
abocar únicamente hacia aquellos proyectos que resulten en una necesidad
real de los usuarios y sean viables.

2- FIJACIÓN DE REQUERIMIENTO
Una vez aprobada la factibilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan
a la fase de fijación de requerimientos, en la cual de debe empezar el trabajo
de campo para determinar las necesidades y objetivos del sistema que se vaya
a desarrollar. Para realizar esto, los analistas deben sostener reuniones con
todas las personas que de una u otra forma tengan que ver o estén
involucradas en el desarrollo del nuevo sistema.

En esta fase, se reúnen todos los datos relevantes al máximo nivel de detalle,
de tal forma que se conozca en profundidad todas las operaciones o
actividades que se vayan a mecanizar.

El método utilizado para el levantamiento de información en esta fase, será la

entrevista directa con las personas involucradas, previamente el analista
deberá haber establecido un plan de entrevistas a realizar con especificación
de los nombres, cargos, objetivo de la misma y fechas de realización, entre
otras.

3- DISEÑO Y DESARROLLO DEL SISTEMA

Una vez determinados los requerimientos del sistema y establecidos los
objetivos del mismo, se debe proceder a su desarrollo. Al igual que para
construir un edificio, previamente se debe elaborar los planos de la edificación
y una vez elaborados éstos, se procederá a la construcción propiamente dicha,
un sistema de construirá de manera similar, por lo que en esta fase podemos
distinguir dos etapas claramente definidas:

• Diseño del sistema

• Desarrollo del sistema

El Diseño y desarrollo del sistema tiene el objetivo de especificar la forma

lógica como irá a funcionar el sistema y la relación entre sus distintos
componentes. Una de las metodologías que garantizan el desarrollo de un
sistema bajo mínimos estándares de calidad es el análisis y diseño
estructurado. Esta metodología se basa en una serie de herramientas de
diseño que son las siguientes:

• Diagrama de flujo de datos

• Diccionarios de datos: proceso, flujos, entidades, almacenamientos
• Cartas estructuradas
• Diagramas de acción (Mini especificaciones)
• Tablas HIPO
• Árboles de decisión
• Tablas de decisión

4- IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

Una vez diseñado y desarrollado el sistema, la siguiente fase es la implantación
del mismo, es decir ponerlo en funcionamiento. Existen tres estrategias
principales para llevar a cabo la implantación, entre las cuales se pueden
encontrar:
• Pruebas piloto
• Corrida en paralelo
• Instalación inmediata

Pruebas piloto: Una prueba piloto consiste en poner en funcionamiento el

sistema en una sola parte de la empresa y no una instalación a la totalidad de
usuarios del sistema. La razón principal por la cual se efectúa una prueba piloto
es con el fin de asegurarse que el sistema funcionará aceptablemente en todas
las unidades o divisiones que sean similares, o iguales a la unidad escogida
como prueba piloto.

Corrida en paralelo: Una corrida en paralelo consiste en procesar por un

periodo de tiempo previamente determinado tanto el sistema nuevo como el
que se desea reemplazar, a fin de asegurarse que el nuevo desarrollo satisface
las necesidades planteadas en un principio. Las corridas en paralelo no deben
efectuarse por periodos largos, ya que el objetivo es asegurarse que el nuevo
sistema funciona adecuadamente y no generar una mayor carga de trabajo,
cosa que pudiera suceder con este tipo de estrategia.

Instalación inmediata: Bajo el esquema de instalación inmediata se establece

que el sistema empezará a funcionar un día determinado y a partir de allí, el
sistema reemplazado es puesto fuera de servicio. Una instalación inmediata
debe utilizarse cuando se tenga una alta seguridad que el nuevo sistema
funcionará apropiadamente en el momento que es instalado.
Cada una de las estrategias tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo, el
objetivo del personal de sistemas deberá ser en todo caso llevar a cabo la
instalación con el mínimo nivel de fallas o errores y ocasionando el menor
impacto a nivel de los usuarios como consecuencia del cambio efectuado.

5- MADUREZ Y MANTENIMIENTO
Al igual que un activo fijo requiere de mantenimiento o reparaciones menores,
un sistema de información también necesita de modificaciones y
mantenimiento, ya sea a nivel de la estructura de los datos o a los programas
que componen el sistema de información.

En la fase de madurez y mantenimiento todo sistema necesita que se le

realicen modificaciones menores para mantener su operatividad. Una
reparación mayor de un activo fijo puede a veces resultar insatisfactoria, por lo
que la adquisición de un activo nuevo solucionaría las deficiencias de
funcionamiento del activo viejo. Igualmente, el mantenimiento a un sistema de
información puede no resultar suficiente y se hace necesario, el inicio de un
nuevo ciclo de vida y desarrollo de sistemas.

Existen señales que pueden identificarse en un sistema contable para ver si se

encuentra en la etapa de madurez:

• Los tiempos de respuesta para la generación de información son

razonablemente aceptables.

• El código de cuentas diseñado en un principio soporta y maneja todas las

operaciones actuales de la empresa.

• Los procesos automáticos de contabilización no generan problemas en la

codificación de los movimientos.

• El mantenimiento del sistema, está enfocado a subsanar errores físicos de la

información almacenada en el computador.

El mantenimiento de un sistema de información, generalmente, se realiza

enfocado a corregir errores en:

• Las bases de datos

• Los programas

Mantenimiento de las bases de datos: EL mantenimiento de las bases de

datos que almacenan la información, se presenta por errores en la información,
inconsistencias o pérdidas de la misma por causas ajenas a interacción directa
con los datos, tales como fallas del procesador central o caídas de tensión. Un
error de inconsistencia se presenta como consecuencia directa de la
interacción con los datos y genera información errada en su organización
lógica.

Una de las inconsistencias más comunes en los sistemas, se origina por la

desorganización que a veces se presenta en la información y la consecuente
generación de reportes que no reflejen apropiadamente los datos.

Mantenimiento a los programas: El mantenimiento a los programas de un

sistema contable, generalmente se presenta por errores en la programación o
nuevas necesidades de información, no previstas en un principio de acuerdo
con los requerimientos iniciales.

Debe ponerse especial cuidado a las señales que emite un sistema de

información cuando está en el momento de requerir el inicio de un nuevo ciclo
de vida y desarrollo de sistemas.

Es común encontrar situaciones en las cuales se invierten recursos en poner

correctivos temporales que no solucionan el problema de fondo de un sistema.
TIPOS DE SISTEMAS
Las empresas utilizan sistemas para el procesamiento de información generada
por todas sus operaciones. Estos sistemas podemos denominarlos, sistemas
administrativos. Su principal función es ayudar a soportar las decisiones
gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los
objetivos de la misma. Existen sistemas para manejar la facturación, las
compras, los inventarios y muchas otras funciones anteriormente nombradas.
Una características común a todos ellos es la de no manejar directamente la
información que se registra en la contabilidad, o que es procesada por un
sistema de contabilidad. Podríamos afirmar que son sistemas administrativos
orientados al manejo operativo de las transacciones y no a los aspectos
financieros. El sistema contable es el sistema alrededor del cual giran todos los
demás. Es necesario identificar las relaciones ente los sistemas administrativos
que operan en la empresa, y el sistema contable propiamente dicho. Al final de
todos los procesos, el sistema contable recibirá en forma resumida los
movimientos que tengan los demás. Una diferencia entre un sistema contable y
no contable, es el registro de las operaciones y centralización en una sola base
de datos.

SISTEMAS INTEGRADOS
El concepto de sistemas de información integrados implica el compartir
información entre dos o más sistemas. Esa relación se puede establecer por
varias razones:

 Eliminar redundancia de la información

 Facilitar el acceso a los datos o información
 Facilitar la elaboración de informes

Como se mencionó en el capítulo anterior, una empresa realiza más o menos

las mismas operaciones, porque existe alguna forma de estandarizarlas.
Cuando se habla de eliminar la redundancia de información, no referimos a las
transacciones que de alguna u otra forma pudieran ser registradas en forma
duplicada. El objetivo principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo
que implica el registrar, por ejemplo, toda la facturación mensual de la empresa
en forma manual y luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un
listado de ventas por cliente y producto, ya que de una u otra forma los
registros contables son más o menos estándares. Seguidamente se muestran
los registros que un sistema de contabilidad, por las transacciones de un
periodo recibirá una forma resumida.
Si la transacción a contabilizar son las cobranzas, el registro sería:

Un sistema integrado de facturación, eliminara todos aquellos registros

manuales por operaciones que resultan rutinarias y que de otra forma deberían
ser elaboradas mediante asientos manuales. Dentro del concepto de
funcionamiento de un sistema integrado, deben distinguirse las siguientes
etapas:

 Definición de parámetros
 Captura de la información
 Transferencia de la información
 Controles sobre la transferencia

DEFINICIÓN DE PARÁMETROS

La primera etapa en el funcionamiento de un sistema integrado, corresponde a

la definición de parámetros. Una definición de parámetros consiste en una
definición inicial que se le da a un sistema para que se tomada en cuenta para
su funcionamiento. Esta definición inicial determinará claramente diferentes
aspectos tales como: grado de integración entre módulos, niveles de seguridad,
tipos de operaciones a realizar, códigos de cuentas y otras más. Para
establecer el grado de integración de un sistema respecto a otro, se debe
establecer cuáles operaciones pueden ser predefinidas y transferidas
automáticamente al sistema contable. Los parámetros de integración
establecen la formas como serán pasados los registros al sistema contable. La
definición de parámetros debe especificar claramente todas las operaciones
que serán tratadas en forma integral y los códigos contables en los cuales se
deberá registrar las operaciones. Por lo general, la información a transferir
deberá ser traspasada al sistema contable en forma resumida, debido a que de
otra forma, el sistema contable se convertirá en otro sistema auxiliar, pero con
la variante de manejar la información bajo códigos contables.

CAPTURA DE LA INFORMACIÓN
La etapa de captura de la información en un sistema integrado se refiere al
momento en el cual se transfieren las operaciones de un sistema a otro. Para
que exista la captura de información, los movimientos deben estar
parametrizados totalmente; es decir, haberse definido apropiadamente los
registros contables a realizar por cada operación.

Es probable que la fase de captura de información y la transferencia de ésta,

que es el siguiente paso a explicar, se vean un tanto solapadas en razón a que
pueden ocurrir casi inmediatamente; sin embargo, es bueno aclarar que la fase
de captura de información se refiere únicamente hasta el punto en que una
operación fuente es registrada y aceptada por un sistema auxiliar.
CONTROLES SOBRE LA TRANSFERENCIA

Los controles sobre la transferencia de la información en un sistema integrado,

se pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata, o al final
de un período. En el primer caso, es decir, si la información es transferida y
actualizada en el momento en que ocurren las operaciones, los controles sobre
el ingreso de datos inconsistentes, incompletos o no validados. En el segundo
caso, es decir, cuando la información es transferida a posteriori, los datos son
validados o controlados generalmente en el momento en que se corre el
proceso de transferencia correspondiente. El retiro de efectivo de un cajero
automático de un banco, es un ejemplo de transferencia de información del
primer tipo; como es de suponer, una institución financiera no podría permitir
que un usuario determinado probara en forma repetitiva e indefinida la clave del
acceso, ya que ello podría generar que un usuario no autorizado tenga acceso
a operaciones de otro cliente, y realizara operaciones fraudulentas. Un sistema
de facturación de una empresa de electricidad debe esperar el procesar todas
las lecturas de los usuarios, antes de transferir la información a los registros de
cada usuario en forma individual, por lo que los controles para este tipo de
operación deben efectuarse antes y después de haberse traspasado los
movimientos a los registros maestros.

SISTEMAS NO INTEGRADOS

Conociendo la Filosofía de funcionamiento de un sistema integrado, debemos

decir que en el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de
información se realiza por lo general, a través de movimientos resumidos y al
final de periodos previamente definidos. Como se ha explicado anteriormente,
la integración es vista generalmente con referencia al sistema contable, sin
embargo, puede existir un segundo enfoque de integración entre sistemas
auxiliares o distintos al sistema contable propiamente dicho.

En el gráfico, se muestran los posibles grados de integración para un sistema

que maneje el ciclo de compras/producción de una empresa fabril. Para un
sistema administrativo no integrado, el concepto de información compartida no
existe, es decir, el gráfico mostrado se presentaría como módulos aislados en
los cuales cada uno de los recuadros funcionaría en forma independiente, y si
algún usuario desea por ejemplo contestar las preguntar de ¿Cuántas órdenes
de compra corresponden a producción? O ¿cuáles órdenes de compra de
materia prima están pendientes?, no se podrán responder sino hasta que algún
usuario traspase la información pertinente entre un módulo y otro.
SISTEMAS AUXILIARES
Los sistemas auxiliares manejan operativamente todas las transacciones del
negocio; se pueden considerar como sistemas auxiliares, todos aquellos
sistemas que sean distintos al sistema contable. Un sistema auxiliar se puede
definir como aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas las
transacciones comunes a una actividad típica del negocio, producción, ventas,
facturación, inventarios, cuentas por pagar, entre otros. Una característica
básica de un sistema auxiliar es la de manejar información en forma detallada.
Por ejemplo, un sistema de cuentas por cobrar maneja en forma detallada
varios tipos de operaciones:

 El registro de los derechos que se tienen por cobrar de las ventas que se
hacen (función de facturación).
 El registro de los cobros por los bienes o servicios vendidos o prestados
(función de cobranzas).
 Estas operaciones son manejadas por el sistema que procesa las
operaciones de facturación y cobro a través de opciones para el
operador.

RESUMEN DEL CAPITULO

Las empresas utilizan sistemas de información para el procedimiento de la
información generada por todas sus operaciones, tales sistemas pueden ser
denominados sistemas administrativos. Una empresa puede clasificar sus
sistemas administrativos en dos grupos: sistemas no contables y sistemas
contables.

Los sistemas no contables, también pueden ser denominados como sistemas

auxiliares que manejan información detallada. Como sistema principal, el
sistema contable, reúne y contiene todos los movimientos de los demás
sistemas. De esta forma, surge el concepto de integración entre sistemas, por
lo que podemos encontrar distintos grados de integración entre estos. El
concepto de sistemas integrados de información implica la compartición de
información entre dos o más sistemas. Esa relación puede establecerse por
varias razones eliminar redundancia de la información, facilitar el acceso a los
datos o información, facilitar el registro contable de las operaciones. Pueden
distinguirse las siguientes etapas en el procedimiento de la información en un
sistema integrado: definición de parámetros, captura de la información,
transferencia de la información y controles sobre la transferencia.

La definición de parámetros establecerá el grado de integración de un sistema

respecto a otro, y cuales operaciones o sistemas pueden se predefinidos o
transferir respectivamente información automática al sistema contable. La
captura de la información, en un sistema integrado se refiere al momento en el
cual se realizan las operaciones. Para que los movimientos san grabados o
capturados adecuadamente, tales movimientos deben estar totalmente
parametrizados, es decir, haberse definido apropiadamente los registros
contables a realizar por cada operación. La transferencia de información
actualiza los movimientos detallados en los registros maestros, es decir en el
sistema contable. La ultima etapa, la de control sobre la transferencia, asegura
que la información no contenga errores de inconsistencia al momento de ser
traspasada al sistema contable.

Un sistema no integrado, no tiene transferencia directa de información al

sistema contable. Un segundo enfoque de integración puede darse entre
sistemas auxiliares.

ANALISIS DEL LOS SISTEMAS CONTABLES

PRINCIPALES OBJETIVOS DEL ANALISIS

Uno de los objetivos principales del análisis de un sistema contable, es el de

verificar que la información procesada por el sistema se esté efectuando de
acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Estos estándares son
los que la empresa especifica en manuales, instructivos, comunicaciones,
gráficos y en general cualquier vía de información en donde se plasmen
políticas de la empresa que pudieran afectar de alguna manera el desempeño
de los empleados en relación con el procesamiento de la información contable.

El análisis de un sistema contable debe estar enfocado principalmente

hacia el logro de los siguientes objetivos:
a) Asegurar la integridad de los datos.
b) Asegurar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
c) Presentar la información financiera en forma confiable.
d) Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.

a) Asegurar la integridad de los datos.

Se refiera a que todas las transacciones que deben estar registradas, lo estén;
para esto la empresa debe tener controles establecidos que garanticen que
todas las transacciones se estén registrando e incluyendo en los registros
financieros.

b) Asegurar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones.

Se refiere a que las transacciones se efectúen de acuerdo con las normas y
procedimientos aprobados por la gerencia. Con frecuencia las empresas no
poseen guías o pautas para este tipo de decisiones y eso ocasiona errores de
inconsistencia en la información financiera por el registro que se corre si
operaciones similares son tratadas en forma diferente.

c) Presentar la información financiera en forma confiable.

Establece que los estados financieros deben tener un mínimo grado de
confianza acerca de las cifras y que éstas se encuentran razonablemente
presentadas de acuerdo con los principios de contabilidad.

d) Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.

Establece que la información debe ser generada oportunamente debido a que
es una herramienta para tomar decisiones.

ANALISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES

Dentro del funcionamiento de un sistema contable, bajo un enfoque global,

debemos definir las siguientes áreas de análisis:
a) Área tecnológica
b) Programas y software relacionados
c) Políticas contables
d) Estructura organizacional
Estas deben ser tratadas en forma individual y tomar en cuenta la relación
existente entre cada una de ellas. Para lograr esto, podemos apoyarnos con
una gráfica para poder tener una visión global del funcionamiento de la
empresa.
a) Área tecnológica:
El análisis de la tecnología debe estar enfocado a evaluar y determinar si la
plataforma computacional está soportando satisfactoriamente los objetivos de
procesamiento de la información financiera. La contaduría contempla una
especialización denominada “Auditoría de Sistemas”, que principalmente se
enfoca en la evaluación de los controles internos en el área de Procesamiento
Electrónico de Datos (PED).

El análisis en los distintos ambientes de hardware, debe cumplir con

objetivos de seguridad desde el punto de vista contable:
* Acceso a la información: Quiénes deben tener acceso y hasta qué nivel
dentro de la estructura organizativa (perfil del usuario). Bajo un ambiente de
microcomputadoras configuradas en red, es imprescindible salvaguardar la
integridad de los datos contables por lo que se hace necesaria la implantación
de un software de seguridad.
* Procesamiento de los datos: Si el procesamiento es llevado a cabo por el
usuario principal o es compartido por varios empleados con acceso a la
información contenida en el computador. A medida que crece la organización,
se hace necesario el parcelamiento de la información. En el área contable, los
estados financieros deben tener un mínimo nivel de seguridad para el
procesamiento de la información.
* Emisión de informes: Evaluar la frecuencia de emisión de informes y
quiénes los accesan. Un ambiente de redes puede prestarse a que algunos
usuarios tengan acceso a información no autorizada, debido a una definición
errada en la autorización lógica para la emisión de informes.

b) Programas y software relacionados:

Podemos encontrarnos con programas y software adquiridos o desarrollados
específicamente para las necesidades de la empresa, por lo que el análisis de
los mismos varía.
Lo importante es que debe tomarse en cuenta que todo sistema computarizado
debe estar diseñado y desarrollado con herramientas tecnológicas recientes y
ser útil al usuario final en el desarrollo de su trabajo.

c) Políticas contables
Las políticas contables se establecen para regular toda la actividad contable
referente a los registros, tratamiento y presentación resumida de las
transacciones financieras; éstas se establecen en manuales manejados por la
alta gerencia.
El análisis de las políticas contables, debe estar enfocado hacia la confirmación
de la existencia de manera formal o informal de éstas. Como ejemplo de
algunas políticas de carácter contable podemos nombrar:
* Capitalización de intereses.
* Depreciación y amortización.
* Estimación de cuentas incobrables.
* Consolidación de estados financieros.

d) Estructura organizacional
A medida que la organización crece, se hace necesaria la existencia de una
diferenciación en el trabajo. En el área contable, la organización de este
departamento también tiene impacto en el funcionamiento del sistema contable.
La falta de definición en el área contable puede generar problemas al hacer
que las responsabilidades se solapen y no estén claramente definidas.
Al analizar la estructura organizativa del área contable, se deben tomar en
consideración los siguientes aspectos:
* Existencia de un mínimo grado de especialización.
* Delimitación de la estructura organizativa.
* Definición de funciones para cada una de las áreas.
* Cumplimiento de los niveles jerárquicos establecidos.
* Grado de conocimiento de la estructura y su significado por parte de los
niveles operativos.

EL TAMAÑO DE UNA EMPRESA Y LOS PROCESOS

CONTABLES

A medida que una empresa crece, sus operaciones se vuelven cada vez más
complejas y aumentan en volumen.
Clasificación de las empresas:
- Por la actividad que desempeñan:
* Agropecuarias: Son las que explotan en grandes cantidades los productos
agrícolas y pecuarios.
* Mineras: Son las que se dedican a la explotación de recursos del subsuelo.
* Industriales: Son las que se dedican a la manufactura de materias primas.
* Comerciales: Son las que se dedican a la compra-venta de productos.
* De servicios: Son las que se dedican a la prestación de servicios.

- Por el tamaño:
* Pequeña: Es aquella que emplea poco material y pocos empleados, por lo
tanto al manejar poca información su contabilidad es sencilla. En este tipo de
empresa no existe una delimitación clara entre el administrador, el propietario y
el o los trabajadores.
* Mediana: Estas empresas tienen más trabajadores que las anteriores, por lo
tanto hay mayor división y especialización en el trabajo, y por consiguiente
mayor inversión, mayor rendimiento y mayor información que contabilizar.
* Grande: Son empresas de gran envergadura, que poseen personal
especializado para cada actividad; necesitan inversiones de mayor cuantía, lo
que afecta la cantidad de utilidades obtenidas. Necesitan un mayor control en
el área contable.

- Por la procedencia del capital:

* Privadas: Son empresas cuyo capital es constituido por aportes de
particulares.
* Oficiales: Son empresas que reciben aportes del Estado para su
funcionamiento.
* Mixtas: Son empresas que reciben aportes de particulares y del Estado.

- Por el número de propietarios:

* Individuales: Son aquellas que tienen un solo propietario.
* Sociedades: Son aquellas que tienen dos o más propietarios llamados socios.
Sin importar que clase de empresa sea, los procesos contables se hacen más
complejos a medida que aumenta el tamaño. Así mismo, los diferentes
procesos establecen el surgimiento de especializaciones del conocimiento
contable que se adaptan a las necesidades de cada uno de éstos. Por ejemplo:
a) Contabilidad Gubernamental
b) Contabilidad Agrícola
c) Contabilidad Bancaria
d) Contabilidad Hotelera
e) Contabilidad de Petróleo y Minas

a) Contabilidad Gubernamental
Es la técnica que registra sistemáticamente las operaciones que realizan las
dependencias y entidades de la administración pública, así como los eventos
económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto de
generar información financiera, presupuestal, programática y económica
contable, completa y de manera oportuna para apoyar las decisiones de los
funcionarios de las entidades públicas, en sus distintos ámbitos y fases del
proceso administrativo, asimismo contribuir en la información recopilada en la
determinación de políticas de planeación y en la programación de las acciones
gubernamentales.
Ejemplos de usuarios:
* El poder legislativo
* Analistas económicos y financieros
* Inversionistas y acreedores
* Gobierno, agencias internacionales, y otros proveedores de recursos
* Usuarios internos.
b) Contabilidad Agrícola
La contabilidad agraria o agropecuaria es una de las ramas de la contabilidad.
Se trata en esta industria de establecer tan exactamente como sea posible el
precio de costo de las cosechas o de los animales. La práctica de esta
contabilidad es bastante delicada. En efecto, los trabajos de cultivo son mucho
menos regulares que los industriales, ya que están sometidos a las condiciones
meteorológicas, climáticas, de precios, etc. otra dificultad reside en que ciertos
gastos están empeñados por muchos años, por ejemplo la mejora de ciertos
ingresos.
Todo sector agropecuario debe hacer uso de la contabilidad, cualquiera que
sea la importancia de su explotación, ya que así obtendría una mayor
comprensión del resultado económico y a la vez tiene un mejor conocimiento
para determinar si debe seguir en su cultivo actual, diversificarlo, combinarlo o
arrendar la tierra.
La contabilidad agropecuaria se aplica también a otros fines tales como obtener
información necesaria y correcta para cumplir con los requisitos del pago del
impuesto de la renta; ayudar al finquero a planificar el mejoramiento de la
infraestructura de su finca, con lo que éste tendrá mayor conocimiento sobre la
gestión empresarial y la rentabilidad del negocio, de acuerdo a los beneficios
obtenidos en la explotación. Asimismo, obtiene la información necesaria para
hacer comparaciones entre periodos y determinar si ha habido errores que en
el futuro pueden ser corregidos de acuerdo a las experiencias vividas, brindar
la información necesaria para reunir los requisitos solicitados por los entes
financieros para el trámite de créditos.

c) Contabilidad Bancaria
La definición técnica que se suele utilizar para la contabilidad bancaria, hace
referencia a que la misma es quien “se ocupa de la capacitación, la medición y
la valoración de todos aquellos elementos financieros que circulen
internamente en un banco”.
Por otra parte comprende también la actividad de control de la información de
todo el dinero que circule en una entidad bancaria con el fin de suministrarles a
los gerentes bancarios, las herramientas para que puedan realizar la toma
decisiones que determinarán cuáles serán los próximos pasos del desarrollo de
la contabilidad bancaria.
En este sentido es fundamental que se tenga en cuenta la particularidad que
poseen los bancos, ya que se debe analizar el proceso interno correspondiente
a la transformación de valores, con la finalidad de poder ofrecer flujos de
información mucho más adecuados.

d) Contabilidad Hotelera
La actividad de hotelería, es una actividad mercantil de venta de servicios de
alojamiento y gastronomía fundamentalmente, ésta tiene características
generales y económicas financieras especiales que la diferencian de otras
actividades comerciales e industriales. Algunas de las características generales
de este sector son: gran diversidad y complejidad, rigidez de la oferta,
condicionamiento a factores exógenos y demanda elástica. Entre las
características económicas y financieras especiales se destacan las siguientes:
la naturaleza del producto hotelero; la inestabilidad o fluctuación de los
ingresos; la estructura de costos de un hotel; etc.
La Contabilidad Hotelera trata sobre el control, manejo y registro de los
ingresos, costos, y gastos de un hotel, sobre la base de los principios y normas
de Contabilidad generalmente aceptados. Trata de suministrar informaciones
precisas con la finalidad de que sirvan de herramienta y guía para la toma de
decisiones y futuras proyecciones.

e) Contabilidad de Petróleo y Minas

Es la técnica de registrar las operaciones administrativas financieras, de
exploración, explotación, beneficio y comercialización que realiza una empresa
minera en el ejercicio de su giro o actividad.
La minería está clasificada como una industria extractiva, de recursos no
renovables, que obtiene sus productos de las entrañas de la tierra, donde han
sido depositadas por la naturaleza. Ya que la propiedad del subsuelo
corresponde a la nación, ésta establece concesiones que benefician a ambas
partes.
El petróleo, así como cualquier otro producto del subsuelo, carece de valor
económico hasta tanto no comiencen sus correspondientes prospecciones,
extracción, acarreo, conducciones y hasta refinaciones varias.
En PDVSA se realizan las siguientes labores contables:
1.- En el valor económico entran los llamados costes contables, principalmente
por concepto de mano de obra, tecnología creada, propia o alquilada, y luego
maquinarias y equipos ad hoc.
2.- PDVSA cuantifica un valor para estos costes y espera que el mercado dé un
precio a la producción correspondiente, con el correspondiente añadido de la
Ganancia Media Internacional (TGMI).
3.- El diferencial final arrojaría la ganancia correspondiente. Como PDVSA es
una compañía Anónima, procede al reparto entre sus accionistas.
4.- En el caso de las flamantes EMPRESAS MIXTAS, deducidos los costes
económicos involucrados, los empresarios mixtos recibirían 40% de dicha
ganancia y PDVSA retendría para sí 60%.
5.- Del 40% asignado a los empresarios mixtos, PDVSA deduciría todo el
paquete impositivo vigente con inclusión de la Regalía estatuida. A PDVSA se
le aplicaría el mismo procedimiento, y con su ganancia neta procedería a
planear la continuidad de sus operaciones de inversión, reinversión, etc.
 ASPECTOS QUE INFLUYEN EN LOS SISTEMAS Y LA
CONTABILIDAD
La mayoría de las empresas están sujetas a regulaciones legales, y tratan de
establecer sistemas tanto manuales como mecanizados que permitan cumplir
con sus obligaciones; ésta es otra de las razones de peso por lo que es
importante la generación de información financiera oportuna. En Venezuela, la
Comisión Nacional de Valores (CNV), dicta normas de tipo contable, para
elaborar estados financieros para las empresas que se encuentran bajo su
tutela.
La información financiera puede presentar retrasos en su actualización y
oportunidad, debido a diversas razones:
a) Servicios externos de contabilidad.
b) Problemas con el software contable.
c) Personal no capacitado
d) Ausencia de normas y procedimientos establecidos.

a) Servicios externos de contabilidad.

Muchas empresas recurren a servicios externos de contabilidad, se trata de
empresas o profesionales de la contabilidad dedicadas a prestar este servicio.
En todo caso, es importante tomar en cuenta la relación costo/beneficio, ya que
es común encontrarse con prestadores de servicios profesionales que no
cumplen con las expectativas que deben tenerse de ellos, muchas veces
presentándose problemas en la calidad del servicio, como por ejemplo retardo
en la entrega de la información. Esto puede ocasionar que obligaciones de tipo
legal sean incumplidas o tardíamente atendidas.

b) Problemas con el software contable.

Se deben a una inadecuada evaluación inicial que se efectúa sobre los
programas de computación que se desarrollan o compran para la empresa.
Son consecuencia directa de la falta de visión contable y de sistemas que en
algunos casos tiene el personal encargado de diseñar los programas contables.
Estos problemas, con frecuencia hacen que el trabajo de contabilidad se haga
más espinoso y/o en muchos casos se duplique.

c) Personal no capacitado.
Se puede presentar una de estas dos situaciones:
* Evaluación inadecuada al momento del ingreso de personal.
* Inexistencia o deficiencia en la capacitación del personal activo.

d) Ausencia de normas y procedimientos establecidos.

Sin pautas específicas emitidas por la gerencia, se compromete el buen
funcionamiento de todas las operaciones realizadas.
 FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO
CONTABLES.
A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas
acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen
básicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una
empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la
primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento
operativo como de criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del cargo.
El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que
sean estandarizadas, con el objetivo de que la compañía no vea improvisada
su acción ante hechos de la misma naturaleza.
La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través
de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos:
 Procedimientos contables
 Procedimientos no contables

PROCEDIMEINTOS CONTABLES
Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones en los libros contables.
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos
contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos
que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza
la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos
contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de
los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los
siguientes:
• Recepción de inventarios
• Ventas de productos
• Fabricación de productos
• Registro de estimaciones
• Destrucción de inventarios
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que
pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición
dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles
operaciones que pueden afectar los estados financieros.
Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo
por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos
aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del
análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera
tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos
importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el
manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos terminados,
productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.
Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios
involucre cifras de poca importancia en comparación a lo que representan
éstos para una empresa manufacturera.

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros.
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los
procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros;
algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

- Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista

- Procedimiento para contratación de empleados
- Procedimiento para cambio de horario laborable
- Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

DIFERENCIA DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y

NO CONTABLES.
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad.
El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante,
toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende
en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.
Los procedimientos contables son:
- Cuentas
- Débitos y créditos
- Cargos y créditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital
- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos
- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor
- Determinación de los saldos de las cuentas
- La balanza de comprobación
Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros.
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los
procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros y
los que también necesita una empresa u organización aparte de la contabilidad.
 Algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes

 Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corrientista

 Procedimiento para contratación de empleados
 Procedimiento para cambio de horario laborales
 Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

Técnicas para Documentar y Comunicar Decisiones.

Una de las fallas más comunes que se pueden encontrar en las empresas, es
la falta de documentación de todas sus actividades y tareas que se llevan a
cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se
vaya de la empresa y se desconozca en la cual realizaba sus actividades. Para
prevenir estas situaciones, un gerente debe planificar y tomar decisiones
acerca de cómo documentar, todo el trabajo realizado por los empleados, es
decir, procede a establecer formalmente los procedimientos que se realizan en
la empresa. Normalmente, todo el conocimiento de la empresa es reflejado de
distintas formas o maneras. La más común para llevar a cabo esta tarea es a
través de la implantación de manuales de procedimientos. Se pueden distinguir
decisiones y procedimientos dentro de una empresa.

 Memorándums.
 Instructivos.
 Circulares.
 Manuales.
 Narrativos.

Memorandums: Son comunicaciones en forma corta para expresar una pauta,

o decisión de algún funcionario.

Instructivos: Son documentos que norman detalladamente la forma de llevar a

cabo un procedimiento.

Circulares: Son instrumentos que sirven para comunicar a un gran número de

personas, situaciones o guías de acción específicas.

Manuales: Organización lógica y ordenada de todos los procedimientos bajo el

esquema de libro actualizable.
Narrativos: Consisten en la descripción detallada y descriptiva de un
procedimiento y todos los pasos que lo componen