de software de contabilidad

Tipos de software de contabilidad

La informática y el software son temas que hoy en día no pueden pasar desapercibidos para
el líder de una empresa; ya que, la inclusión de está tecnología es capaz de reducir tiempos
y aumentar las ganancias de la misma, ya sea a través de la optimización, o simplificación
de tareas cotidianas. Uno de los ejemplos más fehacientes de esto son los software de
contabilidad; y por tal motivo, hoy vamos a desglosar estas herramientas en pro de que
usted como lector pueda evaluar las ventajas de optimizar su área con programas de esta
índole.

Contenido [Ocultar]

1 ¿Para qué sirve el software de contabilidad?

2 ¿Qué ventajas obtengo al usar este tipo de software?
3 ¿Cómo se clasifican los tipos de software de contabilidad?
3.1 Hojas de Calculo
3.2 Software Contable Personal
3.3 Software Contable Comercial
3.4 Software Contable Empresarial
4 Conclusiones
¿Para qué sirve el software de contabilidad?
Son robustas herramientas hechas para satisfacer las necesidades y reducir tiempo operativo
a los usuarios del área contable. Así mismo, cada software de este tipo ofrece distintas
funciones, y a menudo eso permite que se les subdivida en algunas clasificaciones. Y en
general el software contable debe contar con las siguientes funciones:

Procesar y simplificar las transacciones que realiza la empresa; entre las que normalmente
se encuentran los egresos, ingresos y nómina. Y en algunos casos puede manejar otras
transacciones más personalizadas.
Se utilizan para organizar las operaciones en cuentas contables determinadas; con el fin de
brindar al contador un orden que facilite la realización de una balanza contable.
Facilitan el proceso de facturación electrónica y en algunos casos la personalización de
dichos documentos.
Cuentan con una base de datos con todas las operaciones realizadas, bitácoras y registro de
los movimientos hechos entre cuentas.
La generación de reportes históricos sobre cuentas contables, operaciones y facturación.
software contable

Otro punto a tomar en cuenta cuando se habla de software de contabilidad, son las
características que esté debe tener. Ya que a diferencia de otros programas, estos deben
poseer ciertas características que los hagan adaptables a las necesidades de cada cliente en
particular. Y entre ellas, destacamos las siguientes:

Debe ser compatible con el software de ofimática más popular, como por ejemplo
Microsoft Office; sobre todo, para poder exportar reportes estadísticos.
La flexibilidad para adaptarse al esquema financiero de cada empresa y/o negocio.
Tiene que contar con estándares de seguridad que permitan crear usuarios con privilegios
que limiten el acceso a los módulos.
También es imprescindible que el software posea una interfaz sencilla y fácil de manejar
para el usuario final. Ya que esto facilitará el proceso de capacitación para él o los usuarios
que lo usarán.
¿Qué ventajas obtengo al usar este tipo de software?
Al principio del artículo describimos como la tecnología ha beneficiado varias áreas
laborales; y en este punto explicaremos cuales beneficios especifícos al departamento de
contabilidad y a tu empresa. Algunas de sus principales ventajas son:

Con la inclusión de los reportes digitales se consigue ahorrar en costos por papel, que antes
se generaban con los archivos.
Los niveles de seguridad son más elevados.
A menudo el software suele guiar al contador y corregirlo en caso de que este cometiendo
un error.
El manejo de información es más rápido y por ende más eficaz.

software de contabilidad
¿Cómo se clasifican los tipos de software de contabilidad?
Después de analizar las funciones generales, características y ventajas de usar el software
contable; ahora toca el turno de hablar sobre los tipos de software de contabilidad que
existen.

Hojas de Calculo
Algunos emprendedores, negocios o empresas pequeñas optan por llevar su contabilidad en
software del tipo hoja de calculo. Ya que sus necesidades no implican la necesidad de tener
complicados y costosos programas que den soporte al área de contabilidad. Y aunque
parezca raro, las hojas de calculo pueden ser configuradas para llevar control de listas de
egresos, ingresos, nóminas y cualquier otro dato financiero que crea pertinente.

Software Contable Personal

Este tipo de programa se caracteriza por ser “creado en casa” por y para las necesidades de
la misma empresa. Por lo regular, estos software nacen cuando una empresa comienza a
expandirse y los mismos trabajadores se motivan a crear herramientas informáticas que
resuelvan sus principales necesidades. Estos software pueden ser desarrollados mediante
avanzadas técnicas en hojas de calculo o bien se puede tener un departamento de
informática que se haga cargo del proyecto.

A menudo, estos programas son extremadamente personalizados y no suelen ser

comercializados al público; ya que como nacen para satisfacer las necesidades de su
plantilla y/o empresa, puede que no cuenten con la flexibilidad necesaria para funcionar en
otros tipos de ambiente.

Software Contable Comercial

Se trata de la otra cara de la moneda, ya que estos programas son creados especifícamente
para ser comercializados y vendidos. Sirven para sustentar las necesidades de cualquier
empresa a nivel contable; al contar con las características de flexibilidad que anteriormente
mencionamos, son capaces de adaptarse a las necesidades de casi cualquier empresa y
ofrecerte varias ventajas laborales.

Se caracterizan por ofrecer al usuario reportes estadísticos sobre la salud de las finanzas
empresariales a través de gráficos coloridos y reportes que pueden ser impresos en caso de
ser necesario.

Software Contable Empresarial

Puede decirse que es la evolución del tipo de software de contabilidad comercial, ya que
sus funciones estan más enfocadas a satisfacer las necesidades de enormes empresas. No
solo en el ámbito contable, si no también en la gestión administrativa de la misma empresa;
por lo que ofrece herramientas mucho más robustas, una cantidad de módulos más grande y
diversas funciones que se asocian a:

La planeación de proyectos.
Gestión del flujo laboral.
Apoyo administrativo general para la toma de decisiones y el control .
Y soporte para dar servicio a los clientes de tu empresa a través de reportes estadísticos
personalizados.
tipos de software de contabilidad
Conclusiones
Con todo esto, podemos darnos una clara idea de la enorme importancia que tiene hacer uso
de estás herramientas contables. Ya que, el saber aplicarlas en nuestros proyectos es la
clave para un óptimo desempeño de la misma en una de las áreas más importantes; y
además, al saber como se clasifican los tipos de software de contabilidad y que funciones
aportan, es más fácil saber que herramienta elegir a la hora de implementar está tecnología.

Tomando en cuenta lo mencionado, en OK HOSTING recomendamos ampliamente el

sistema contable miskuentas ; un software contable que por 599 pesos al mes, te permite
llevar la contabilidad de hasta 10 RFCs y con todo ILIMITADO: timbres, almacenamiento,
usuarios, soporte

7 ventajas de un software de contabilidad vs. Excel

Es probable que pienses que tu empresa no necesita cambiar a un sistema automatizado para
llevar la contabilidad porque todavía es pequeña, pero cuanto más rápido realices el cambio, será
más sencillo el proceso. A continuación te contamos algunas de las razones por las que
consideramos que un software de contabilidad es mejor que Excel.

1. Centraliza el proceso

Aunque en teoría puede parecerte más sencillo utilizar Excel, porque en la mayoría de casos es un
programa que ya tienes disponible, lo cierto es que los registros que crees en Excel son menos
estables que los que podrías generar en un programa de contabilidad.

Cada vez que envías o respaldas un archivo de contabilidad hecho en Excel, estás comprometiendo
la información que otras personas pueden añadir posteriormente a haberlas recibido. Si los
cambios de terceros no se envían a la base de datos principal, corres el riesgo de perder
información valiosa. Además, estás complicando la labor de quien vacía los datos, ya que tendrá
que cotejar todas las versiones disponibles de un archivo para verificar que esté registrada toda la
información externa.

Al utilizar un programa de contabilidad no habrá necesidad de hacerse cargo de comparar la

información de múltiples versiones, porque la base de datos central estará disponible para todos y
será el único lugar en el que se vacíe la información.
2. Aumenta la seguridad del proceso

No solo es complicado cotejar la información de todos los cambios que se pueden realizar en los
documentos que registran los movimientos contables, también existe la posibilidad de que haya
personas que cometan modificaciones para realizar fraudes; por ello, será más difícil rastrear
todos los cambios y movimientos realizados. Esto probablemente no ocurrirá cuando utilices un
software contable porque toda tu información estará en un solo lugar, y desde allí también podrás
monitorear en manera detallada todas las modificaciones.

3. Optimiza la contabilidad y los procesos fiscales

El proceso en una hoja de cálculo puede ser mucho más complejo, sin importar que un contador o
un colega de tu empresa con una formación especializada lleve la contabilidad. Requiere la
configuración de fórmulas y de procesos de verificación del funcionamiento para brindar un buen
rendimiento.

Al adoptar el uso de un software, podrás notar que habrá una optimización de las tareas del
equipo o la persona a cargo de la contabilidad, que les permitirá rendir de mejor manera. Además,
la realización de las tareas fiscales que deba presentar tu empresa también será más sencilla
gracias a la optimización de todo el proceso contable.

4. Facilita la adaptación a cambios imprevistos

Imagina que dos días antes de presentar una declaración tienes que agregar movimientos nuevos
a los datos de contabilidad del mes. Resulta que no puedes hacerlo porque antes necesitas crear
otra fórmula para que la información vaciada se procese de manera adecuada. Aunque tal vez se
pueda realizar ese cambio de último momento, probablemente tendrás bajo tensión a quien esté
a cargo de la contabilidad.

Con el uso de un software de contabilidad, realizar cambios para obtener resultados precisos es
mucho más sencillo que con una tabla de Excel, porque es más intuitivo. Por ello, cualquier
adaptación podrá hacerse de manera más rápida y eficaz.

5. Simplifica el proceso de creación de reportes financieros

Muchos programas de contabilidad ofrecen el servicio de creación de reportes financieros y esto,

en definitiva, es una característica que nunca obtendrás de Excel. Aunque ningún reporte es
infalible, este tipo de documentos te serán de mucha utilidad para contrastar o complementar los
análisis que realicen las personas a cargo del departamento de finanzas de tu empresa.

6. Potencia el desarrollo de tu empresa

Si eres dueño de una microempresa probablemente no te enfrentas a cálculos complicados ni a

cantidades de ventas y compras de insumos exageradas. Pero si eres dueño de una empresa
mediana, que va en camino de ser grande y consolidarse, tal vez comiences a enfrentarte a un
volumen de información que puede llegar a ser insostenible, incluso para un equipo especializado
en la contabilidad.

Es cierto que podrías resolver el problema expandiendo al equipo a cargo, pero también podrías
implementar el uso de un software de contabilidad que volvería más manejable el volumen de
información.

7. Disminuye las probabilidades de errores

De la mano con el punto anterior, realizar cálculos de manera manual (hasta por un contador
profesional) implica que haya más errores que los que tendrías si utilizas un software de
contabilidad.

Aunque pueda parecerte que el trabajo de quienes vacían información es sencillo, lo cierto es que,
al ser una actividad repetitiva, también implica un grado de dificultad que puede conducir a
errores. Al paso del tiempo, la acumulación de fallas puede perjudicar de manera importante a tu
empresa. Si confías los procesos más repetitivos a un software, la persona o personas a cargo
podrán enfocarse mejor en aquellas tareas que sí requieren procesos complejos.

Por eso es importante que conozcas las ofertas que hay en el mercado y elijas la solución que
mejor se acomode a tus necesidades. Para que el proceso sea más sencillo, te presentamos a
continuación una lista con los mejores programas de contabilidad que puedes encontrar.
QuickBooks

Ir a la navegaciónIr a la búsqueda

QuickBooks

https://quickbooks.intuit.com/mx/

Intuit QuickBooks logo.png

Tipo de programa Software contable

Modelo de desarrollo Sistema de contabilidad

Desarrollador Intuit

Licencia Propietario

[editar datos en Wikidata]

QuickBooks es un sistema de contabilidad electrónica, desarrollado y comercializado por la

empresa estadounidense Intuit Inc. Hoy en día está dirigido principalmente a las Pequeñas y
Medianas Empresas (PyMEs) y sus herramientas abarcan la generación, el timbrado y la emisión
de facturas electrónicas, así como el pago y la gestión de las mismas, la recepción de pagos
comerciales, el control de inventarios, la creación de reportes financieros, diversas funciones de
nómina, entre otras características. Este sistema cuenta con versiones para escritorio y también
con modalidad en la nube.

Índice

1 Historia

2 QuickBooks: Versión inicial

3 Lanzamientos posteriores

4 QuickBooks Online

4.1 Historia

5 Versiones internacionales

6 Características

7 Punto de Venta QuickBooks

8 Programas complementarios

9 Referencias

Historia

Luego de que la empresa Intuit Inc. fuera fundada en 1983 por el economista Scott Cook y el
ingeniero Tom Proulx, en Mountain View, California, EE. UU, la compañía desarrolló Quicken, un
programa de gestión financiera para uso personal, del hogar y para las empresas más pequeñas.
Quicken fue el antecedente de QuickBooks, sin embargo, no funcionaba como un sistema de
partida doble. Más tarde, en mayo de 2002, Intuit lanzó QuickBooks Enterprise Solutions, un
servicio similar a su antecesor, pero especializado para el uso empresarial.

QuickBooks: Versión inicial

El lanzamiento inicial de QuickBooks tuvo su origen en la versión DOS, es decir, la base de código
de Quicken. El sistema se hizo popular entre los propietarios de pequeñas empresas que no tenían
capacitación formal en contabilidad. Muy pronto, QuickBooks se posicionó en el mercado de
software de contabilidad para pequeñas empresas, ocupando más allá del 85 por ciento de la
demanda. Hoy en día sigue encabezando el mercado, ya que cuenta con casi 6 millones de
usuarios a nivel mundial.1

No obstante, sus primeras versiones no fueron del todo satisfactorias para los contadores
profesionales, pues el sistema poseía controles de seguridad deficientes y no se adaptaba a todos
los estándares requeridos de la contabilidad.

Desde entonces hasta ahora, Intuit ha permanecido en constante mejoría, incorporando mayores
capacidades en las nuevas versiones de QuickBooks.

Lanzamientos posteriores

Una de las mejoras que la compañía aplicó a QuickBooks fue un mejor seguimiento de auditoría,
así como funciones contables de partida doble.

En el año 2000, Intuit había desarrollado versiones básicas y profesionales del software y, en 2003,
comenzó a ofrecer versiones que incluían herramientas más especializadas para la industria, por
ejemplo, procesos de flujo de trabajo e informes personalizados para los negocios. Además, el
software fue adaptado con una terminología acorde al mercado.

Las opciones que ofrece actualmente QuickBooks incluyen versiones para fabricantes, mayoristas,
empresas de servicios profesionales, contratistas, entidades sin fines de lucro2 y minoristas,
además de una versión ideada para empresas profesionales de contabilidad que prestan sus
servicios a las pequeñas empresas. Fue tal su éxito que, en septiembre de 2005, QuickBooks
abarcaba el 74 por ciento del mercado en los Estados Unidos.3

En junio de 2007, Intuit anunció que QuickBooks Enterprise Solutions se ejecutaría en servidores
Linux. Para la versión 2008 de QuickBooks, la compañía agregó funciones como la importación
desde hojas de cálculo Excel, y otras herramientas adicionales de seguimiento horas laborales de
los empleados, la preautorización de fondos electrónicos y nuevas funciones de ayuda.

El 19 de junio de 2008, cuando Brad Smith era el nuevo CEO de la compañía, Intuit lanzó un
comunicado de prensa afirmando que, a partir de marzo de 2008, la participación de QuickBooks
en las unidades minoristas, dentro de la categoría de contabilidad comercial, alcanzó el 94.2 por
ciento, de acuerdo a NPD Group. Además, más de 50 mil contadores, contadores públicos
certificados y consultores de negocios independientes se habían convertido en miembros del
programa QuickBooks ProAdvisor. No obstante, el ex CEO, Steve Bennett logró casi triplicar los
ingresos de Intuit, incluso cuadruplicar las ganancias en ocho años.

El 22 de septiembre de 2014, Intuit anunció el lanzamiento de QuickBooks 2015, que incluía el

equipamiento de aquellas características que los usuarios necesitaban y no poseían en versiones
previas. El lanzamiento integró funciones como el seguimiento de ingresos, el perfeccionamiento
en el proceso de registro y mayores mejoras en la página de inicio.

Un año después, Intuit lanzó QuickBooks 2016. Las mejoras consistían en la integración de
herramientas como transacciones por lotes, seguimiento de facturas, anulación de transacciones,
soporte continuo para impresoras de etiquetas de alimentación, entre otras más.4

QuickBooks 2017 fue lanzado en septiembre de 2016. Esta versión incluía informes automatizados,
búsqueda inteligente y visualización de filtros de informes, entre otras herramientas.5
Un año después, Intuit lanzó QuickBooks 2018. Esta versión brindaba a sus usuarios una mejor
experiencia, gracias a nuevas herramientas como el escaneo de códigos de barras para procesos
de inventario, el escaneo de inventario móvil, el soporte de monitores múltiples, la búsqueda en la
tabla de contadores, entre otras.6

El 17 de septiembre de 2018, Intuit anunció QuickBooks 2019. Esta versión integraba

características especiales que los usuarios habían solicitado, por ejemplo, un rastreador del
historial de facturas, la función de ajuste de nómina, la transferencia de créditos entre otros
trabajos del mismo cliente, entre otras más.7

Con el objetivo de mejorar la fiabilidad y la experiencia del uso del software, el 16 de septiembre
de 2019, Intuit lanzó QuickBooks 2020. Esta versión integró a sus nuevas características el envío de
facturas por lotes a clientes, recordatorios de pagos automáticos, la opción de agregar el número
de pedido del cliente en el asunto del correo electrónico, la posibilidad de contraer y expandir
columnas, así como la fácil actualización fácil de la versión de QuickBooks, entre otras funciones.8

QuickBooks Online

Intuit también ofrece un servicio en la nube, llamado QuickBooks Online (QBO). En esta modalidad
de uso, el usuario paga una tarifa de suscripción mensual, en lugar de una tarifa inicial, y accede al
software a través de un inicio de sesión en la web. QuickBooks Online ofrece una navegación
completamente segura a través de los navegadores, gracias a la encriptación de datos.

Además, Intuit proporciona parches y actualiza con regularidad y de manera automática el

software. También incluye anuncios emergentes dentro de la aplicación para ofrecer servicios
pagos adicionales.

La versión en la nube es un producto distinto de la versión de escritorio de QuickBooks, y tiene

también muchas características que funcionan de manera diferente a las versiones de escritorio.
Los planes de QuickBooks Online son: Simple Start, Essentials y Plus.

Historia
En 2011, Intuit introdujo una versión específica de QuickBooks Online en Reino Unido, con el
objetivo de abordar el IVA local y las imposiciones legales del sistema europeo. También existen
versiones personalizadas para los mercados de Canadá, India y Australia, así como una versión
global que el usuario puede personalizar.9

En 2013, Intuit anunció la reconstrucción “desde cero” de QuickBooks Online, dando paso a la
posibilidad de que terceros creen aplicaciones para pequeñas empresas en la plataforma, y
ofreciendo a los clientes la opción de personalizar la versión en línea de QuickBooks.10

Ya en mayo de 2014, QuickBooks Online contaba con 624,000 suscriptores, un gran número para
una plataforma de contabilidad en línea,11 en comparación con el software Xero, el cual, en julio
de 2014, reportó 284,000 clientes.

El sistema de QuickBooks Online es compatible con Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft
Edge, y Safari 11 o posterior (solo Mac)12 También se puede acceder a través de los sistemas
operativos Android e iOS.

Versiones internacionales

Las versiones de este producto están disponibles en múltiples países. Las regiones canadienses,
británicas y australianas de Intuit ofrecen versiones de QuickBooks que respaldan las necesidades
únicas del cálculo de impuestos de cada región, como el impuesto a las ventas GST, HST o PST de
Canadá, el IVA para la edición del Reino Unido y el impuesto a las ventas GST13 de Australia. La
edición QuickBooks UK también incluye soporte para el IVA irlandés y sudafricano. QuickBooks
Enterprise se retiró del mercado de UKI en el año 2014.

En América Latina, QuickBooks lanzó su versión en español para México, además, el programa se
adaptó a las necesidades del país ya que cuenta con los impuestos más utilizados del Servicio de
Administración Tributaria (SAT), pero incluso se pueden personalizar a las necesidades de cada
usuario.

La versión para Mac (OSX) solo está disponible en los Estados Unidos, mientras que QuickBooks
Desktop solo está disponible en alquiler y suscripción para usuarios en el Reino Unido e Irlanda.
Características

Intuit ha integrado en QuickBooks distintas características basadas en la web, entre ellas se

incluyen el acceso remoto, la asistencia remota de nómina y subcontratación, diversas funciones
de pago electrónico, banca en línea, conciliación de cuentas, características de mapeo a través de
la integración con Google Maps, opciones de marketing a través de Google y funcionalidad
mejorada de correo electrónico por medio de Microsoft Outlook y Outlook Express.

Características de QuickBooks

Dejar un comentario / Quickbooks Costa rica / Por Manuel Araya Segura

Intuit ha integrado varias características basadas en la web en QuickBooks, incluidas las

capacidades de acceso remoto, asistencia remota de nómina y subcontratación, funciones de pago
electrónico, banca en línea y conciliación, características de mapeo a través de la integración con
Google Maps , opciones de marketing a través de Google y funcionalidad mejorada de correo
electrónico a través de Microsoft Outlook y Outlook Express . Para la versión 2008, la compañía
también ha agregado importación desde hojas de cálculo Excel, opciones adicionales de
seguimiento del tiempo de los empleados, autorización previa de fondos electrónicos y nuevas
funciones de Ayuda. En junio de 2007, Intuit anunció que QuickBooks Enterprise Solutions se
ejecutaría en servidores Linux, mientras que anteriormente requería un servidor Windows para
funcionar.

Punto de Venta QuickBooks

QuickBooks Point of Sale es un sistema capaz de reemplazar la caja registradora de un minorista,

de rastrear su inventario, sus ventas e información del cliente, además de proporcionar informes
para administrar su negocio y servir a sus clientes.

Programas complementarios

A través de Solutions Marketplace, Intuit exhortó a los desarrolladores de software de terceros a

crear programas que llenen áreas de nicho para industrias específicas, que se integren con
QuickBooks.

Intuit se asoció con Lighter Capital para crear un fondo de $15 millones para desarrolladores que
diseñan aplicaciones para Intuit Quickbooks.14 Intuit Developer Network brinda recursos técnicos
y de marketing, además de kits de desarrollo de software (SDK).
El software de preparación de impuestos Lacerte y ProLine de Intuit para contadores profesionales
que preparan declaraciones de impuestos se integra con QuickBooks de esta manera, así como
Microsoft Office.

Características de un software contable para hacer tu negocio rentable

Por Marianna Stephania Hernandez Aguilar

11 Minutos de lectura

Si estás buscando un software contable que facilite el control administrativo de tu negocio, ten por
seguro que te ayudará a rentabilizarlo, pero antes de contratar uno debes tomar en cuenta los
siguientes aspectos. Estos son los puntos clave que trataremos a lo largo del texto:

Software administrativo vs. contadores

Tipos de software administrativo, ¿qué son?

Software administrativo, ¿qué es?

Conoce las características de un software contable:

¿Qué tan intuitivo es?

¿Puedes acceder a él de manera instantánea y ver tus datos en tiempo real?

¿Te ofrece la emisión ilimitada de facturas electrónicas?

¿Cómo es su portabilidad?

¿Qué tan seguro es?

¿Qué funciones adicionales te ofrece?

Aspectos técnicos de los tipos de software administrativo

3 tipos de software de administración

CRM

BI

ERP

Si piensas comenzar con tu negocio -o ya lo has puesto en marcha- pero no tienes grandes
nociones de contabilidad, es posible que dudes entre tomar el mando por completo, dividir la
responsabilidad entre tú y un experto, o contratar a todo un equipo que se encargue de la
administración. Además de considerar todo esto, ¿en algún momento te has preguntado qué tipos
de software administrativo pueden ayudar a tu equipo a facilitar sus tareas?

Si todavía no conoces las opciones que hay en el mercado, en este artículo encontrarás los
distintos tipos, las características de un software contable y la información más relevante al
respecto. Así, sabrás cuál es el que mejor se adapta a las exigencias de tu negocio y evitarás el
riesgo de contratar el servicio equivocado.

Software administrativo vs. contadores

¿Te imaginas qué pasaría si tú y tu contador de cabecera pudieran optimizar al máximo los
procesos contables y administrativos de tu negocio?

Tal vez no te habías detenido a pensar que es posible llevar el control de la contabilidad utilizando
alguno de los tipos de software administrativo. Incluso, hay muchos emprendedores que
consideran que estas herramientas son costosas y casi accesorias. Por eso, es necesario que
desmontemos el falso dilema entre elegir alguno de estos tipos de software o contratar los
servicios de un contador: es un mito que uno excluya al otro, o que debas elegir entre ambas
opciones.

En todo caso, habría que pensar que, aunque nunca está de más la figura del contador en un
negocio, es una realidad que para muchas micro, pequeñas o medianas empresas supone un lujo
costear los gastos que se destinan al personal contable. Por el contrario, la contratación de estos
tipos de software de contabilidad suele ser mucho más accesible si se compara con el pago de una
nómina.
Entonces, a diferencia de las creencias comunes, un software contable no tiene por qué ser
costoso y no se contrapone con la contratación de un contador; no quiere decir que tu especialista
de cabecera dejará de colaborar contigo: ambos, en conjunto, pueden obtener mejores
resultados, en menor tiempo y con una inversión muy accesible. De hecho es posible que este
sistema contable sea utilizado por ti, por tu contador y por los demás usuarios a quienes autorices
el acceso.

Tipos de software administrativo, ¿qué son?

Antes de comenzar a repasar las características principales que deberías considerar previo a
contratar un software contable, es importante partir de su concepto. ¿Qué es? ¿Qué puede y qué
no puede hacer?

Un software contable es una herramienta tecnológica que te permite realizar todos los procesos
de esta índole de forma digitalizada, lo que te abrirá el panorama para hacer toda esa labor desde
un mismo lugar. Existen tipos de software administrativo que puedes utilizar incluso desde la
misma palma de tu mano, ya sea por medio de tu smartphone, tu tableta o tu computadora de
escritorio.

En palabras más claras, hay tipos de software de administración de empresas que son programas
instalables y otros que funcionan en la nube, permitiendo al personal de cualquier empresa
registrar y clasificar la información contable y financiera. De hecho, en los últimos 20 años, los
softwares contables han mejorado sus procesos y disminuido los costos y tiempos de casi todas las
empresas, por lo que, en realidad, es muy extraño que alguna no los utilice hoy en día.

Eso sí: hay que tener en claro que un software de este tipo por más automatizado que sea,
también exigirá que te mantengas informado y en constante aprendizaje de los requerimientos
que el Servicio de Administración Tributaria te exige como contribuyente. Si en tu empresa no
están familiarizados, por ejemplo, con el proceso de la declaración anual -entre otros- es evidente
que un software contable no te eximirá de estas obligaciones; tampoco las completará de manera
automática, sino que te hará más llevaderos los procesos y te ayudará a ahorrar mucho tiempo.
Toma en cuenta que, con o sin él, es imprescindible la educación financiera. Además, nunca está
de sobra aprender a hacer estos trabajos de manera autónoma.
Software administrativo, ¿qué es?

Según el tamaño y el tipo de industria a la que pertenece tu empresa, es conveniente definir cuál
software te conviene en particular. Por ejemplo, existen herramientas especializadas para bancos,
industrias, inmobiliarias, retail, farmacéuticas, fabricantes, entre otros. Hay tantos y tan
sofisticados programas que, si no tienes en claro primero cuáles son tus necesidades, elegir uno
puede ser una tarea muy desgastante.

También es importante que no te confundas con los tipos de software administrativo que existen
para los negocios, por ejemplo: hay software especializado en POS Point Of Sale o punto de venta);
hay otro que te permite enfocarte en los procesos de inventarios; hay otro que se ajusta solo a
tareas administrativas, etcétera. Si quieres aprender a diferenciar mejor este tipo de programas, te
invitamos a revisar este otro artículo.

En resumen, ya sea que poseas una micro, pequeña o mediana empresa, o bien seas un trabajador
independiente o freelancer, un software contable puede servirte por igual, siempre y cuando
establezcas para qué lo vas a utilizar.

Veamos ahora las características que deberías tomar en cuenta para elegir el tipo de software para
tu empresa que sea capaz de ajustarse a las actividades que requieras, desde la emisión de
facturas electrónicas, la conciliación bancaria, la creación de reportes de ingresos y egresos y el
control de inventarios, entre otras funciones.

Conoce las características de un software contable

Para algunos, antes de comprar un producto o servicio es casi indispensable hacer una
comparativa de pros y contras, precios, beneficios y otras características importantes que nos
garanticen una inversión a lo seguro, pero también es posible que termines estresado y saturado
de información, al punto de perder la perspectiva y la objetividad. Por eso, para elegir qué
software contable usar o si te conviene o no contratar uno, te sugerimos partir de las siguientes
preguntas:

1.- ¿Qué tan intuitivo es?

¿Cuántas veces te has visto en problemas frente a un software complejo de usar, con cientos de
opciones y cuyo estilo visual resulta atiborrado o sin un orden aparente? La mayoría de las veces lo
que necesita un usuario autodidacta como tú (¡por eso estás aquí!) es olvidarse de los instructivos
y solo dejarse guiar por la lógica de la intuición, incluso cuando no está familiarizado por completo
con el uso de otros softwares.

Cuando contratas un software contable esta característica es fundamental, pues ¿de qué sirve
contar con un programa que te facilitará una tarea administrativa pero, por otro lado, te exigirá
una capacitación compleja para entenderlo?

Lo mejor es que, a pesar de lo moderno que pueda llegar a ser el sistema en cuestión, éste se
acople y sea flexible para las necesidades específicas de tu negocio. Y lo ideal es que te resuelva la
mayor cantidad de retos al mejor costo.

2.- ¿Puedes acceder a él de manera instantánea y ver tus datos en tiempo real?

De poco sirve un software de contabilidad electrónica si puedes disponer de sus herramientas

desde un solo equipo. Ejemplo de esto son aquellos softwares cuya licencia está limitada a un
número reducido de equipos de cómputo y que, por lo tanto, te obligan a acceder siempre desde
la misma ubicación.

¿De qué sirve un software que no te permita consultar tu información contable de manera
inmediata y en tiempo real, ya sea a ti o a los usuarios a quienes des acceso? Antes era muy
común que los empresarios solicitaran a sus contadores ciertos reportes cada tres meses y,
mientras tanto, resultaba una intriga conocer las cifras más importantes de su negocio.

Con un software contable eficaz no tienes que esperar, pues la información que arroja no sólo es
visible para tu contador; puedes visualizar o generar todos los informes que necesitas en el
momento que desees.

3.- ¿Te ofrece la emisión ilimitada de facturas electrónicas?

Aunque hoy en día resulta difícil de asimilar, aún existen softwares contables que te limitan la
emisión de CFDI’s, de modo que una vez alcanzada la capacidad máxima de facturas emitidas,
comienzan a cobrarte un costo extra al que pagaste por la licencia o la membresía mensual del
programa. Un sistema contable eficaz es aquel que no te limita y que hace de la facturación
electrónica una aliada para tu negocio.
En QuickBooks te ofrecemos facturas ilimitadas para que puedas timbrar todas las operaciones
que necesites sin preocuparte por tu límite.

4.- ¿Cómo es su portabilidad?

La portabilidad va más allá de un cambio de número telefónico como el que nos ofrecen
comúnmente en los centros comerciales de las telefónicas. La portabilidad es una característica
que va de la mano con el segundo punto de esta lista: tu software contable debe permitirte
trabajar en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, ya sea en tu casa o en tu oficina (¡incluso
en el transporte público o en un parque, si así lo requieres!) desde tu celular, tablet o PC.

Antes de elegir qué software contable utilizar, cerciórate de que sea un sistema alojado en la
nube. De este modo, no corres el riesgo de que tu información se pierda y sabrás que siempre
cuentas con tu información actualizada. Además, esta solución va totalmente de la mano con el
siguiente punto.

5.- ¿Qué tan seguro es?

Al hablar de una empresa, la seguridad y el resguardo de la información más sensible no es un

juego. Acceder a ella por medio de contraseñas y certificados es una necesidad con la que tu
programa de contabilidad no puede dejar de contar.

Pero si, además de eso, tu software está respaldado por muchos más usuarios, es una señal
importante de que es confiable y seguro. Al elegirlo, cuida que toda la información esté asegurada
por medio de la encriptación de datos.

6.- ¿Qué funciones adicionales te ofrece?

Otras preguntas derivadas de ésta pueden ayudar a esclarecer tus necesidades. Enumeramos tan
solo algunas de las funciones que deberías considerar al contratar un sistema de este tipo:

¿Te permite llevar el control de tus ingresos y egresos?

¿Te permite crear reportes especializados de tus finanzas?

¿Puedes realizar de manera sencilla conciliaciones bancarias?

¿Puedes gestionar tus impuestos y tus ventas?

¿Pueden acceder múltiples usuarios?

¿Te avisa automáticamente sobre tus facturas por pagar?

En caso de necesitarlo, ¿puedes manejar en él divisas internacionales?

¿Este tipo de software administrativo cuenta con un soporte técnico que te respalde cuando lo
requieras?

Además, el hecho de que tu sistema cuente con la automatización de diversas funciones será un
gran plus que te evitará cometer errores comunes en la captura de datos y te ahorrará muchísimo
tiempo.

Aspectos técnicos de los tipos de software administrativo

Hasta ahora hemos abordado, sin demasiados tecnicismos, las características que conviene tomar
a consideración antes de contratar algún tipo de software administrativo ideal, pero si quieres
identificar una clara y breve tipología de estos programas, a continuación daremos un breve
repaso a 3 los principales:

3.- Tipos de software de administración

CRM

Conocido como Customer Relationship Management, este software se enfoca en entablar un

mejor contacto con los clientes, sean frecuentes, ocasionales o potenciales. Su objetivo es atender
a los clientes como se merecen y, con ello, alcanzar una mayor fidelización de los mismos.

BI

Este tipo de programa, también conocido como Business Intelligence, es capaz de integrar un
conjunto de herramientas potencializadoras que recopilan los datos empresariales, para facilitar el
diseño de objetivos y la toma de decisiones.

ERP
Sin duda, este es uno de los softwares más conocidos. El ERP, o Enterprise Resource Planning,
funciona como un gestor de compras, ventas, inventarios, contabilidad, entre muchas otras áreas
clave en una empresa. Hablamos, en suma, de un software totalizador y automatizado, que
mejora la operación y la productividad de tu negocio.

Ahora que has visto cuáles son los principales tipos de software administrativo, podrás corroborar
que con el sistema de contabilidad electrónica de QuickBooks tienes todas estas y más
características al alcance de un clic. Su presencia a nivel mundial ha hecho que millones de pymes
opten por alguno de sus planes, que además son accesibles para todos los bolsillos.

Conoce más acerca de cómo QuickBooks puede beneficiar tu negocio, cuáles son sus planes y por
qué deberías considerarlo como la primera y única opción en sistemas contables.