INFORMATICA CONTABLE – Lic.

Ericka Brito Fernandez

Tema Nº 1

Introducción a los Sistemas Contables Computarizados

1) Introducción a los Sistemas Contables Computarizados.-

Un sistema contable computarizado es una estructura organizada en la cual se procesan y

registran las operaciones de cada entidad , empresa o negocio Además, se le considera la forma
natural o técnica ejercida durante la emisión de estados financieros para medir los efectos que
realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una mayor comprensión de la información
financiera.

Un sistema computarizado tiene la capacidad y las herramientas para capturar y procesar la

información de manera rápida y eficaz, lo que a su vez agiliza el resto de los procesos de la
organización, como el proceso de producción que puede incrementar considerablemente su
productividad.

Además son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan
entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera
eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros
correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que
pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los
inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el sistema
contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del
negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de
costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su
interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los
diferentes análisis financieros.

Existen diferentes tipos de negocios (Comerciales, financieros, de servicios, consumo, etc.) y

cada uno de ellos posee diferentes necesidades de información contable, por ejemplo una
empresa de carácter financiero o banco requiere una información diferente que la de un
establecimiento comercial ya que la primera (Banco) estará vinculada con su cartera de clientes
y ahorrantes, por lo tanto, buscara medir estándares en cuanto a morosidad de los clientes,
calidad de la cartera, apalancamiento financiero, tasas de interés, etc., y el establecimiento
comercial buscará medir estándares en cuanto a existencias en inventarios, facturación, clientes,
comisiones, por lo tanto al diseñarse un sistema contable. Lo primero que debe analizarse es,
¿cuáles serán los requerimientos de información necesarios que se ajusten y adapten a los
objetivos del negocio?, para que los gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan
el éxito del negocio o empresa y cumplan exitosamente cada tarea asignada. Por lo tanto, los
estados financieros, son el resumen global de todo el sistema contable (Son como las fotografías
actuales del negocio), porque la información que estos presentan debe ser real, medible y
Auditable.

El sistema contable es la base fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la

confiabilidad que este presenta para sus accionistas, proveedores y clientes.

Los Sistemas de Contabilidad Computarizados han formado parte de las herramientas de trabajo
de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de
las operaciones de muchas de ellas, proporcionando así información oportuna, ahorro de tiempo
y dinero

2) Propósito.

Tienen como propósito sistematizar y proporcionar información necesaria como las cuentas,
asientos, libros, estados financieros, reportes y registro de las operaciones y hechos contables.

3) Estructura.-

Un sistema de información contable está compuesto por los siguientes elementos los cuales
interactúan entre sí de manera coordinada para llevar un control de las actividades financieras y
generar información resumiéndolas, en forma, útil para la toma de decisiones.

 Métodos y procedimientos
 Software de aplicación
 Bases de datos.
 Hardware o equipos de cómputo
 Personal capacitado.

4) Clasificación.-

En Bolivia se usan diferentes sistemas contables, como Mónica, Orión, Odysea, Macom,
Siscom, SIGEP y muchos otros, además existen los sistemas contables que fueron desarrollados
a medida en las diferentes empresas.

Y se clasifican en.
  Financiero
 Administrativo
 Tributario
 costos

5) Objetivo.-

Proporcionar y suministrar información necesaria tales como cuentas, asientos, libros, estados
financieros y reportes, elaborar un registro correcto de las operaciones financieras y hechos
contables y Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras
financieras.

6) Ventajas y Desventajas.-

El objetivo principal de los sistemas o software contables es el de automatizar y simplificar las

tareas administrativas dentro de una organización, ya que estos permiten unificar las
operaciones contables y comerciales, permitiéndole así a las empresas gestionar sus recursos de
forma más eficiente

6.1 Ventajas

 Permiten ahorrar tiempo y dinero

Uno de los beneficios más importantes al implementar un sistema contable, es que permite a las
empresas ahorra tiempo y dinero en la elaboración de sus registros contables, ya que necesitan
una cantidad de recursos mucho menor para funcionar y reducen drásticamente la cantidad de
errores.

 Mejoran la gestión del negocio

Al usar un software de contabilidad las empresas no solo tienen todos sus datos unificados y
almacenados en un solo lugar, sino también les facilita la toma de decisiones y permiten
administrar mejor los recursos de la empresa.

 Simplifican los procesos administrativos

Una de los retos que enfrentan las empresas actualmente es lo difícil que resulta para ellas
mantener todos sus procesos contables al día, sin embargo, con el uso de estos programas es
mucho más fácil automatizar el trabajo y agilizar las tareas del día a día.

 Mejoran la disponibilidad de tus comprobantes

Al tener todos los comprobantes organizados y unificados en un mismo sistema, las empresas
pueden tener su información disponible en todo momento y se reducen los tiempos de búsqueda.
Otra ventaja que ofrecen estos programas es que muchos están almacenados en la nube, lo cual
permite gestionar la información contable en cualquier momento y desde cualquier lugar.

 Reducen la cantidad de papel

Gracias que estos sistemas emiten los comprobantes de forma electrónica, al implementarlos las
empresas pueden reducir drásticamente su consumo de papel, gastos de impresión y el impacto
que tienen sus actividades en el medio ambiente.

6.2 Desventajas

 Requieren un conocimiento previo para su uso

La mayoría de software administrativos están diseñados y pensados para personas con un alto
conocimiento contable, por lo que recomendamos elegir programas con una interfaz amigable y
que ofrezcan un buen servicio de soporte para que puedas sacarle el mayor provecho a todas sus
funciones.

 Necesitan constante mantenimiento

Otro inconveniente que presentan estos sistemas es que algunos requieren de un mantenimiento
y actualización constante. En estos casos lo mejor es seleccionar una aplicación que se actualice
de forma automática para evitar la instalación de paquetes adicionales

 Ocasionan gastos extras

Aunque la mayoría de estos sistemas ofrecen tarifas razonables, muchos de ellos necesitan la
instalación de RAM adicional o modernos procesadores para su uso.