Manejo de software de

contabilidad
Modulo VII
Facilitadora Solanyi Lora
 Objetivo general del modulo VI
Al finalizar el módulo, las personas participantes
estarán en capacidad de registrar las transacciones
históricas en el software de contabilidad, teniendo en
cuenta la preparación de la data, para iniciar el sistema
y realizar el proceso de fin de periodo, según
procedimientos contables e informáticos, normas de
calidad establecidas en la empresa o institución, bajo
supervisión con cierto grado de autonomía.
 Concepto de Software de
Contabilidad
Un software de
contabilidad es un
programa o aplicación
informática que trata los
datos contables de una
empresa mediante
métodos sistemáticos.
Objetivos del software de contabilidad
• Contabilizar todas las partidas contables de la empresa.
• Agrupar con especial atención las facturas .
• Control sobre las nóminas y los impuestos.
• Análisis contable con datos históricos y recientes.
• Análisis económico y financiero.
• Generar informes y conclusiones según los datos
recogidos.
 Tipos de software de contabilidad
Partiendo los principales objetivos de cualquier software de
contabilidad, los tipos de concentran en tres:
• De carácter generalmente contable.
• Específicos de facturación.
• Especializados en nóminas y área laboral.
Fuera de estos tres tipos nos podemos encontrar con software de
tipo contable que se pueden especializar en cálculo de ratios
contables, desarrollo de informes y analíticas o de simple cálculo
fiscal.
 Hojas de cálculo.
• Básico y con la que toda pequeña empresa inicia, simplemente
utilizando una hoja de cálculo electrónica para tu gestión contable.
• Usar una hoja de cálculo es económico, o gratis incluso, y el sistema
puede configurarse de cualquier manera. Sin embargo, las hojas de
cálculo son propensas a errores, ya que la información puede
ingresarse en el lugar equivocado, incorrectamente o no ingresarse en
absoluto, lo que resulta en estados financieros inexactos.
• En consecuencia, las hojas de cálculo normalmente solo las utilizan
las organizaciones que tienen volúmenes de transacciones muy bajos.
 Software disponible comercialmente
• Estos programas son moderadamente configurables para las necesidades
de una empresa, contienen varias capas de detección de errores para
evitar el ingreso de información incorrecta y produce informes estándar
que generalmente se pueden configurar según las necesidades del usuario.
• Hay paquetes que son específicos para ciertas industrias, con
características adicionales para satisfacer las necesidades de su mercado
objetivo.
• Este software puede requerir los servicios de consultores para ponerse en
funcionamiento, y puede necesitar un proceso de instalación, así como
personal en el lugar para mantener el software.
• Una variación de este concepto es el software de contabilidad que está
disponible como un servicio en línea, que requiere que los usuarios inicien
sesión en el sitio del proveedor para acceder a él. Este tipo de software
contable, en definitiva, la mejor opción en ese sentido.
 Software de planificación de recursos
empresariales.
• El software de planificación, ERP, integra la información de
todas las partes de la empresa en una sola base de datos.
Este enfoque elimina los problemas asociados con tener un
software independiente específico del departamento que no
comparte información.
• Sin embargo, también es muy costoso y puede requerir de
mucho tiempo para su instalación y configuración. Este
software generalmente solo lo necesitan las organizaciones
más grandes y complejas.
 Software de contabilidad personalizado.
• Este software es desarrollado a medida para una
organización. Este enfoque generalmente solo se toma
cuando las necesidades de una entidad son tan específicas
que no pueden satisfacerse con un paquete de los
mencionados con anterioridad.
• Sin embargo, este enfoque rara vez se toma, ya que el
software personalizado puede llegar a tener errores y
requiere más mantenimiento que los paquetes disponibles
comercialmente. Resulta más caro y poco funcional.
 ¿Para qué sirven los programas contables?
• Tramitación de facturas: Procesar las facturas es un requerimiento
básico de toda empresa. Estos softwares te permitirán tener un
registro de quiénes de te deben y cuánto, así como cuándo vencerá
el plazo de pago. Otras características comunes son la facturación
automática y recordatorios de pago.
• Cuentas por pagar: Todas las empresas necesitan mantenerse al
tanto de sus gastos ni de la cantidad de dinero que deben. Para
eso, los softwares suelen incluir órdenes de compra, recibos y otros
gastos que hacen que todas estas operaciones sean super fáciles.
 ¿Para qué sirven los programas contables?
• Trámites de banca: Cada software contable debe funcionar
como un enlace al banco. De esta forma, es posible hacer
pagos e importar los estados de cuenta.
• Generación de reportes: La contabilidad está directamente
relacionada al análisis de números. Por eso, todos los
sistemas contables proporcionan reportes financieros para
analizar las cifras de la empresa y tomar las decisiones
pertinentes.
Ventajas y desventajas de un
software contable
 Se integra con otras aplicaciones de la empresa

Como todos sabemos, la información de la empresa solo crece y se

vuelve más compleja conforme pasa el tiempo. Muchos programas de
contabilidad pueden integrarse a las diferentes aplicaciones de la
empresa. De esta forma, es posible acceder a la información de dos o
más aplicaciones diferentes desde el mismo lugar.
Muchos de estos programas pueden integrarse con pasarelas de pago
por internet, softwares para la administración de la relación con los
clientes, aplicaciones de reporte y sistemas de gestión de información.
Así, se añaden funciones de ventas y administración de empresas a la
contabilidad.
 Se reduce la pérdida de datos
Crear backups de todos los papeles y libros puede ser una
tarea pesada y muchas personas no desean copiar todos
aquellos archivos a mano. Sin embargo, si no haces copias de
estas, podrías fácilmente perder documentos muy
importantes.

Afortunadamente, muchos de los programas de contabilidad

se encargan de organizar y almacenar datos. La forma en la
que esta se almacena resulta sencilla de acceder, facilitando
así posteriores revisiones y consultas.
 Simplificación de impuestos
Los impuestos suelen ocupar mucho tiempo valioso para las
empresas. Generalmente es necesario seguir la pista de todas
las operaciones, calcular el importe y llenar los ingresos. Los
softwares de contabilidad simplifican este proceso ya que
mantienen todo en un solo lugar.

Tus reportes de ingresos son generados automáticamente y

puedes archivar las ganancias directamente desde el sistema
de contabilidad. Todo ello sin tener que confiar en una
aplicación externa.
 Automatizar tareas
Ingresar datos de forma manual no solo es tedioso, sino que ocasiona
muchos errores. Al automatizar tareas evitas estos problemas y
aumentas significativamente tu productividad. Un buen programa de
contabilidad hace que el ingreso de datos solo se haga una vez y
extraerá automáticamente tu información cuando necesites crear una
operación.
Hace más accesible la información
Hoy en día existen alternativas como los softwares de
contabilidad en la nube. Estas opciones te permiten acceder a
tus números cuando lo desees y desde cualquier lugar. Todo lo
que necesitas es un buen dispositivo móvil y una conexión a
internet.
 Desventajas de los softwares contables
1. Dificultad: Algunos paquetes de software de contabilidad están
diseñados y pensados para personas que no tienen amplios
conocimientos acerca de la contabilidad empresarial. Sin embargo, hay
otros muchos paquetes en los que requiere de un alto conocimiento,
tanto contable como técnico, para aprender a usar y sacarle todo el
partido a la aplicación.
2. Mantenimiento: Otro de los inconvenientes de los programas
contables es que requieren de un mantenimiento y actualización del
paquete contratado, para sacarle el máximo partido y que trabaje de
manera óptima y eficiente.
 Desventajas de los softwares contables
1. Dificultad: Algunos paquetes de software de contabilidad están diseñados
y pensados para personas que no tienen amplios conocimientos acerca de la
contabilidad empresarial. Sin embargo, hay otros muchos paquetes en los
que requiere de un alto conocimiento, tanto contable como técnico, para
aprender a usar y sacarle todo el partido a la aplicación.
2. Mantenimiento: Otro de los inconvenientes de los programas contables es
que requieren de un mantenimiento y actualización del paquete contratado,
para sacarle el máximo partido y que trabaje de manera óptima y eficiente.
3. Coste: Son muchos los softwares de contabilidad disponibles en el
mercado y a un precio más que razonable. Sin embargo, debes tener en
cuenta otro tipo de requisitos, tales como la RAM, la velocidad del
procesador y la memoria del disco duro.
 Principales características de los
software contables
• Facilidad de uso: Una de las principales características de los software
contables es su fácil manejo. Antes se tomaba nota de cualquier
movimiento contable con papel, lápiz y calculadora en mano. Sin
embargo, hoy en día con un ordenador, podemos anotar todas las
transacciones de manera rápida y en cuestión de minutos. Además,
hay menor probabilidad de cometer errores, puesto que todo está
mucho más automatizado.
• Flexibilidad: Es fundamental que el programa de contabilidad se
adapte al plan contable de la empresa y, en definitiva, a todas sus
necesidades, para poder gestionar de manera eficaz todas las
operaciones y tratar de emplear la menor cantidad de recursos
posibles
Principales características de los software contables
• Gestión de informes: Otra de las características de los programas de
contabilidad es que genera informes de manera automática, en función de los
datos y la información que hayamos incluido en él. Informes de cuentas de
pérdidas y ganancias, balances y poder hacer comparativas en tiempo real, así
como entre diferentes períodos. Así, podrás realizar un control exhaustivo y
detallado de todas las operaciones que realices.
• Integración: La era de la informatización y los avances tecnológicos permiten
que los programas de contabilidad sean capaces de integrar la facturación con
la contabilidad de la empresa. Así, si en un módulo se realiza algún
movimiento que sea susceptible de ser contabilizado (tales como facturas a
clientes, pedidos a proveedores, etc.), el sistema procederá a realizar los
asientos pertinentes de manera automática. Un avance sin precedentes en el
área contable, sin duda.
Principales características de los software contables
• Portabilidad: A día de hoy, si algo prima en las compañías es la seguridad. Por
ello, pese a que un software contable automatiza todas las transacciones
financieras, está expuesto a muchos riesgos: robos, mal estado de los equipos,
etc. Por ello, lo mejor es optar por softwares contables en la nube,
pudiéndose utilizar en cualquier momento y lugar. Descubre cuáles son los
beneficios de utilizar un programa de contabilidad online y valora la
posibilidad de esta nueva forma de llevar la contabilidad de tu negocio.

• Seguridad: Asimismo, el llevar la contabilidad únicamente en papel acarreaba

muchos problemas de seguridad. Una de las características de los programas
de contabilidad es la seguridad, dado que se accede a través de claves
privadas, permite la definición de diferentes usuarios con diferentes permisos,
etc.
Beneficios de los software de contabilidad
1. Ahorro: Uno de los principales beneficios de contar con un software
contable supone un ahorro, pensando en dos vertientes: el tiempo,
agilizando las tareas en lo que a encuadre de cuentas y búsqueda de datos se
refiere; el dinero, puesto que se emplea una cantidad de recursos mucho
menor (menos tiempo y menos personas). Además, el tener todo
automatizado reduce la posibilidad de errores.
2. Mejora de la gestión del negocio: El llevar la gestión de las cuentas de
ingresos y gastos de empresa en un software de contabilidad supone, no solo
tener todos los datos unificados y almacenados en un mismo lugar; sino que
facilitan la gestión y toma de decisiones de la compañía. Igualmente, se
suministrará información útil para llevar la buena marcha del negocio,
llevarlo por el camino correcto.
3. Simplificación: Llevar al día la contabilidad y hacerlo de manera adecuada ha
sido un gran quebradero de cabeza para muchos trabajadores. Sin embargo, si
algo permiten los softwares contables es automatizar el trabajo y agilizar el día a
día, de manera simple y correcta.

4. Disponibilidad: Disponer de la información unificada y centralizada toda en un

mismo software contable, nos permite tener los datos siempre disponibles,
accediendo en todo momento y sin limitación alguna. Así como antes debíamos
acceder siempre desde el mismo ordenador o depender del informe en papel,
hoy en día trabajamos con información almacenada en la nube, permitiéndonos
gestionar la información desde cualquier momento y lugar.

5. Confidencialidad y seguridad: Las soluciones cloud permiten tener la

información más segura que nunca, almacenada en sistemas totalmente fiables y
seguros, lejos de cualquier ataque informático o cualquier accidente.