ENSAYO

¿QUE ES UN PROYECTO?

PRESENTADO POR:

FLAVIO DAYAN ROJAS DUEÑAS

ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

OFICINA DE POSTGRADOS

ESPECIALIZACIÓN VIRTUAL GERENCIA DE PROYECTOS

COLOMBIA

2021
¿QUE ES UN PROYECTO?

Desde el inicio de los tiempos y las primeras civilizaciones han llevado a cabo
grandes proyectos, hemos conocido la gran muralla china, las pirámides egipcias y
aztecas, las citas bíblicas nos hablan del arca de Noé. Pero según los expertos en
el siglo XX se conoció los primeros métodos de planificación como el diagrama de
Gantt 1917, y fue en la década de los 50 cuando las empresas comenzaron a
aplicar técnicas y herramientas para la adecuada planeación y ejecución de
proyectos.

Un proyecto es planear una actividad a realizar dentro de una organización, al

detectar falencias en las operaciones, problemas o necesidades que pueden surgir
dentro de los diferentes procesos de una compañía o comunidad, el proyecto tiene
un inicio y un fin y que permite producir un producto o servicio y éste se acaba
cuando se alcanza los objetivos.

Antes de iniciar con el proyecto, se deben dar una serie de procesos que deben
apuntar a que los proyectos sean viables y rentables y que estén alineados con los
objetivos estratégicos de la empresa.

Se debe tener en cuenta los factores que influyen para la creación de un proyecto
tales como: La disminución de la demanda, pérdida de mercado, baja producción,
políticas gubernamentales, fenómenos naturales,

“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único.” (PMI, PMI, 2017).

Con el concepto de proyecto definido se puede dar una visión más amplia de lo
que es la gestión de proyectos o gerencia de proyectos, donde el líder (Project
Manager) del proyecto es el eje central en donde es indispensable conocer el
personal inmerso en los proyectos durante su inicio, planeación y ejecución;
además de cumplir unas competencias secuenciales de vital importancia como las
habilidades técnicas de dirección de proyectos, gestión estratégica y de negocios
y sobre todo el liderazgo, es el responsable de llevar el equipo a alcanzar los
objetivos de las empresas trazados a través de los proyectos.

“La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de
los procesos de dirección de proyectos identificados para el proyecto.” (PMI, 2017)

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Para que el líder o gerente del proyecto pueda decir que su proyecto es un éxito y
que alcanzó las expectativas de los interesados tendrá que demostrar que su
eficiencia en la ejecución del proyecto sea positiva y poder influenciar a los
interesados a colaborar y aportar positivamente al proyecto.

El líder (Project manager) para que su influencia y trabajo sea positiva en los
interesados deberá gestionar las expectativas creadas en la planeación del
proyecto, en la consecución de los objetivos de la mano de todo el equipo y que se
sientan cómodos en la explicación del proyecto y las ventajas que traerán.

Una de las claves que debe utilizar el director del proyecto para satisfacer a los
interesados, es lograr que el proyecto les dé más de lo esperado o generar valor
agregado al proyecto, con tiempo a favor o por completar los plazos pactados con
anterioridad y con un toque de calidad no ofrecido o prometido.

“Algunas expectativas son fácilmente medibles (cumplimiento de coste, plazo y

alcance), otras no tanto y tienen que ver con la frecuencia y el tono de la
comunicación, el formato de los informes de avance, y otras cosas aparentemente,
solo aparentemente, secundarias. Todos sabemos lo sensibles que somos a
sentirnos ninguneados, a que se olviden de nosotros, a que nos enteremos por
otro de las cosas,…” (Danielechavarria.com, 2018)

Si los proyectos no tuvieran ningún tipo de limitación los Project managers no

serían necesarios porque no haría falta nadie con la habilidad para gestionar las
seis restricciones más habituales que necesariamente tendrá el proyecto (o buena
parte de ellas).1

Las restricciones que pueden encontrar un líder o gerente de proyectos son, el

tiempo, costos, alcance, recursos, calidad y riesgo.

Pero son el tiempo, los costos y el alcance las restricciones más importantes a
controlar, el tiempo indica el plazo que se tiene para la ejecución de un proyecto y
el no alcanzar el plazo pactado el gerente deberá tomar la decisión de parar o
aumentar los tiempos de ejecución, pero para obtener una prorroga deberá tener
en cuenta los costos se aumentaran y afectaran al presupuesto inicial del
proyecto, y es por lo que el gerente debe determinar si es factible la extensión del
presupuesto, y el alcance indica lo que se debe hacer para producir el resultado
final del proyecto, es decir lograr un equilibrio entre las restricciones.

1
Danielechavarria.com. (2018). dnl.project management.

3
Después de conocer que es un proyecto, las competencias de un gerente, las
expectativas de los interesados y las restricciones que tiene un proyecto, ahora
conoceremos el ciclo de vida de los proyectos.

El ciclo de vida de un proyecto se define como un conjunto de fases que ayudan a

dividir los proyectos para facilitar su ejecución, desde el inicio o planeación hasta
el fin o cierre del mismo y se divide así:

 Estudio de viabilidad
 Diseño de Ingeniería
 Prototipo
 Modelo Real
 Producción

Las fases en las que se divide un proyecto, y que conectan el principio con el final
del mismo, describen qué hay que hacer para finalizar el trabajo, qué desarrollar
en cada fase, cuándo hay que generar los entregables, cómo se van a revisar y
validar, quién estará involucrado y cómo se controlará y aprobará el cierre
satisfactorio de cada fase y el inicio o no de la siguiente. 2

A medida que avanza un proyecto se aumenta la certeza de éxito, pero es en el

inicio donde hay más riesgos en un proyecto, y es en el inicio donde los
interesados pueden tener más cambios que en el transcurso del proyecto, “en el
ciclo de vida predictivo, el costo de los cambios aumenta a medida que avanza el
proyecto.” (LLEDÓ, 2017)

Y por último tenemos el valor del negocio, consiste en que el enfoque del proyecto
debe ir encaminado a obtener y alcanzar lo estipulado en el documento de
negocio existente. Se encuentran dos tipos de documentos de negocio:

 El caso de Negocio, éste nace como resultado de la demanda del mercado,

una necesidad de la organización, la solicitud de un cliente para mejorar o
desarrollar un producto o servicio y por los requerimientos legales.

 Plan de gestión de beneficios del proyecto, es un documento que se crea

en una etapa inicial o temprana del proyecto en donde describe los

2
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, I. (2017). La guia de los fundamentos para la
dirreción de proyectos (Guía del PMBOK) 6a Edición. chicago, IL: PROJECT MANAGEMENT
INSTITUTE, Inc.,editor.

4
 resultados en la gestión de los objetivos y beneficios esperados del
proyecto, definiendo como y cuando se obtendrán los beneficios del
proyecto; y los mecanismos o herramientas que permitan medir dichos
objetivos y beneficios.

“Los Proyectos son esenciales para el crecimiento y la supervivencia de las

organizaciones. Los Proyectos crean valor en forma de mejora de procesos de
negocio, los Proyectos son indispensables en el desarrollo de nuevos productos y
servicios, y hacer que sea más fácil para las empresas para responder a los
cambios en el medio ambiente, la competencia, y el mercado. Por lo tanto, el
papel del Gerente de proyectos es cada vez más estratégico para las
organizaciones.” 3

3
PMI. (s.f.). 2017.

5
(LLEDÓ, 2017)

(PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017)

Danielechavarria.com. (2018). dnl.project management.

LLEDÓ, P. (2017). ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: El ABC para un director. USA: PABLO LLEDÓ.

PMI. (s.f.). 2017.

PMI. (2017). PMI.

PMI. (2017). PMI.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, I. (2017). La guia de los fundamentos para la dirreción de

proyectos (Guía del PMBOK) 6a Edición. chicago, IL: PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE,
Inc.,editor.