ENSAYO

¿QUE ES UN PROYECTO?

PRESENTADO POR:

FLAVIO DAYAN ROJAS DUEÑAS

ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA DE PROYECTOS

COLOMBIA

19/09/2021
 ¿QUE ES UN PROYECTO?

Desde el inicio de los tiempos y las primeras civilizaciones han llevado a cabo grandes proyectos,

hemos conocido la gran muralla china, las pirámides egipcias y aztecas, las citas bíblicas nos

hablan del arca de Noé. Pero según los expertos en el siglo XX se conoció los primeros métodos

de planificación como el diagrama de Gantt 1917, y fue en la década de los 50 cuando las

empresas comenzaron a aplicar técnicas y herramientas para la adecuada planeación y ejecución

de proyectos.

Un proyecto es planear una actividad a realizar dentro de una organización, al detectar falencias en

las operaciones, problemas o necesidades que pueden surgir dentro de los diferentes procesos de

una compañía o comunidad, el proyecto tiene un inicio y un fin y que permite producir un

producto o servicio y éste se acaba cuando se alcanza los objetivos.

Antes de iniciar con el proyecto, se deben dar una serie de procesos que deben apuntar a que los

proyectos sean viables y rentables y que estén alineados con los objetivos estratégicos de la

empresa.

Se debe tener en cuenta los factores que influyen para la creación de un proyecto tales como: La

disminución de la demanda, pérdida de mercado, baja producción, políticas gubernamentales,

fenómenos naturales,

“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o

resultado único.” (PMI, PMI, 2017).

Con el concepto de proyecto definido se puede dar una visión más amplia de lo que es la gestión

de proyectos o gerencia de proyectos, donde el líder (Project Manager) del proyecto es el eje

central en donde es indispensable conocer el personal inmerso en los proyectos durante su inicio,
planeación y ejecución; además de cumplir unas competencias secuenciales de vital importancia

como las habilidades técnicas de dirección de proyectos, gestión estratégica y de negocios y sobre

todo el liderazgo, es el responsable de llevar el equipo a alcanzar los objetivos de las empresas

trazados a través de los proyectos.

“La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas

a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la

aplicación e integración adecuadas de los procesos de dirección de proyectos identificados para el

proyecto.” (PMI, 2017)

Para que el líder o gerente del proyecto pueda decir que su proyecto es un éxito y que alcanzó las

expectativas de los interesados tendrá que demostrar que su eficiencia en la ejecución del proyecto

sea positiva y poder influenciar a los interesados a colaborar y aportar positivamente al proyecto.

El líder (Project manager) para que su influencia y trabajo sea positiva en los interesados deberá

gestionar las expectativas creadas en la planeación del proyecto, en la consecución de los objetivos

de la mano de todo el equipo y que se sientan cómodos en la explicación del proyecto y las

ventajas que traerán.

Una de las claves que debe utilizar el director del proyecto para satisfacer a los interesados, es

lograr que el proyecto les dé más de lo esperado o generar valor agregado al proyecto, con tiempo

a favor o por completar los plazos pactados con anterioridad y con un toque de calidad no ofrecido

o prometido.

“Algunas expectativas son fácilmente medibles (cumplimiento de coste, plazo y alcance), otras no

tanto y tienen que ver con la frecuencia y el tono de la comunicación, el formato de los informes

de avance, y otras cosas aparentemente, solo aparentemente, secundarias. Todos sabemos lo

sensibles que somos a sentirnos ninguneados, a que se olviden de nosotros, a que nos enteremos

por otro de las cosas,…” (Danielechavarria.com, 2018)

Si los proyectos no tuvieran ningún tipo de limitación los Project managers no serían necesarios

porque no haría falta nadie con la habilidad para gestionar las seis restricciones más habituales que

necesariamente tendrá el proyecto (o buena parte de ellas).1

Las restricciones que pueden encontrar un líder o gerente de proyectos son, el tiempo, costos,

alcance, recursos, calidad y riesgo.

Pero son el tiempo, los costos y el alcance las restricciones más importantes a controlar, el tiempo

indica el plazo que se tiene para la ejecución de un proyecto y el no alcanzar el plazo pactado el

gerente deberá tomar la decisión de parar o aumentar los tiempos de ejecución, pero para obtener

una prorroga deberá tener en cuenta los costos se aumentaran y afectaran al presupuesto inicial del

proyecto, y es por lo que el gerente debe determinar si es factible la extensión del presupuesto, y el

alcance indica lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto, es decir lograr un

equilibrio entre las restricciones.

Después de conocer que es un proyecto, las competencias de un gerente, las expectativas de los

interesados y las restricciones que tiene un proyecto, ahora conoceremos el ciclo de vida de los

proyectos.

El ciclo de vida de un proyecto se define como un conjunto de fases que ayudan a dividir los

proyectos para facilitar su ejecución, desde el inicio o planeación hasta el fin o cierre del mismo y

se divide así:

 Estudio de viabilidad
  Diseño de Ingeniería

 Prototipo

 Modelo Real

 Producción

Las fases en las que se divide un proyecto, y que conectan el principio con el final del mismo,

describen qué hay que hacer para finalizar el trabajo, qué desarrollar en cada fase, cuándo hay que

generar los entregables, cómo se van a revisar y validar, quién estará involucrado y cómo se

controlará y aprobará el cierre satisfactorio de cada fase y el inicio o no de la siguiente. 2

A medida que avanza un proyecto se aumenta la certeza de éxito, pero es en el inicio donde hay

más riesgos en un proyecto, y es en el inicio donde los interesados pueden tener más cambios que

en el transcurso del proyecto, “en el ciclo de vida predictivo, el costo de los cambios aumenta a

medida que avanza el proyecto.” (LLEDÓ, 2017)

Y por último tenemos el valor del negocio, consiste en que el enfoque del proyecto debe ir

encaminado a obtener y alcanzar lo estipulado en el documento de negocio existente. Se

encuentran dos tipos de documentos de negocio:

 El caso de Negocio, éste nace como resultado de la demanda del mercado, una necesidad

de la organización, la solicitud de un cliente para mejorar o desarrollar un producto o

servicio y por los requerimientos legales.

 Plan de gestión de beneficios del proyecto, es un documento que se crea en una etapa

inicial o temprana del proyecto en donde describe los resultados en la gestión de los

objetivos y beneficios esperados del proyecto, definiendo como y cuando se obtendrán los
 beneficios del proyecto; y los mecanismos o herramientas que permitan medir dichos

objetivos y beneficios.

“Los Proyectos son esenciales para el crecimiento y la supervivencia de las organizaciones. Los

Proyectos crean valor en forma de mejora de procesos de negocio, los Proyectos son

indispensables en el desarrollo de nuevos productos y servicios, y hacer que sea más fácil para las

empresas para responder a los cambios en el medio ambiente, la competencia, y el mercado. Por lo

tanto, el papel del Gerente de proyectos es cada vez más estratégico para las organizaciones.” 3

(LLEDÓ, 2017)

(PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017)

Danielechavarria.com. (2018). dnl.project management.

LLEDÓ, P. (2017). ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: El ABC para un director. USA:

PABLO LLEDÓ.

PMI. (s.f.). 2017.

PMI. (2017). PMI.

PMI. (2017). PMI.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, I. (2017). La guia de los fundamentos para la

dirreción de proyectos (Guía del PMBOK) 6a Edición. chicago, IL: PROJECT

MANAGEMENT INSTITUTE, Inc.,editor.