Los interesados en el proyecto (stakeholders)

Un proyecto nace a partir de una idea de mejora, de cambio, de expansión. Para

poder llevarlo adelante, primero deberá atravesar una etapa de estudios de
factibilidad de manera tal de revisar si técnicamente es posible, si el alcance es
pertinente, si se dispondrán de los fondos económicos necesarios, si contamos con
los equipos, entre otras cuestiones.

Metodología de gestión de proyectos de cambio y mejora

Objetivos y límites del proyecto. Supuestos y restricciones. Análisis de requerimientos y

entregable

Presentación del caso

Video conceptual
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Metodología de gestión de proyectos de cambio y

mejora

La gestión de todo proyecto requiere que se aplique alguna metodología que

nos permita sistematizar sus etapas o fases. Esta metodología nos debe
permitir gestionar la triple restricción, basada en costos, tiempo y alcance. El
cuarto actor en este proceso es la calidad. Pocas veces los objetivos se
plantean de manera clara y completa, lo que constituye el primero de los
errores.

Cómo es el proceso de definición del proyecto y de los

recursos involucrados
Todos los proyectos nacen a partir de una necesidad de la organización que
lo ejecuta. Generalmente, el gerente del proyecto no participa en la decisión
de su lanzamiento y, cuando es asignado, probablemente no se le
comunique la necesidad real, sino la solución que se eligió para satisfacer
esa necesidad.

Ya sea que se decida nombrar como gerente del proyecto a un miembro

interno a la empresa o a alguien externo, debemos considerar el siguiente
punto: ¿qué implica definir el proyecto?
Sin esta información, el gerente de proyecto podría tomar decisiones que
atenten contra la necesidad principal. Por esta razón, resulta fundamental
que el gerente de proyecto asigne el tiempo necesario para conocer y
entender esa necesidad antes de introducirse en la ejecución de la solución
elegida. Si en la etapa de evaluación del proyecto se generó un caso de
negocio (business case), la lectura de este documento facilitará esta tarea.
En el caso de que no exista dicho documento, será necesario relevar esta
necesidad con el sponsor o con el resto de las personas que estuvieron
involucradas en el proceso de evaluación.

En relación con esto, si el gerente de proyectos no tiene experiencia dentro

de la organización, deberá también relevar la cultura de la organización y los
procesos, procedimientos e información histórica relevante para la ejecución
del proyecto.

Una vez identificadas las necesidades que dieron origen al proyecto, deben
establecerse objetivos que puedan cumplirse y que sean una solución a la
necesidad. Un objetivo puede originarse a partir de una o más necesidades, y
cada una de ellas, a su vez, puede tener asociados uno o más objetivos.

El final y el éxito del proyecto se alcanzarán cuando se cumplan los objetivos

definidos en el inicio.

 Para profundizar esta temática, dirigirse a:

Project Management Institute Inc. (2017). Guía del PMBOK. 5ta
edición. Budapest: Project Management Institute. Pág. 19-41.

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Objetivos y límites del proyecto. Supuestos y

restricciones. Análisis de requerimientos y
entregable

Para formular objetivos podemos guiarnos por la regla SMART, utilizada en

diversos ámbitos, que define que, para que un objetivo esté bien formulado,
debe cumplir con las siguientes características:

S (specific): específico;

M (measurable): medible;

A (agreed upon): consensuado;

R (realistic): realista;

T (time constrained): limitado por el tiempo.

Los objetivos definidos para el proyecto deberán enunciarse en el

documento llamado acta de constitución del proyecto.

Lo primero que debemos realizar es la identificación de los objetivos y, para

ello, es importante que diferenciemos entre el proyecto y el o los productos o
servicios que se deben alcanzar.
Posteriormente, debemos tener claridad en la clasificación de los objetivos.
Especificar cuáles son más importantes (alineación estratégica, táctica,
operativa). Claro está que, al momento de llevar adelante el proyecto,
queremos cumplir con todos, pero puede haber situaciones en las que
debamos decidir y priorizar.

Es importante definir los objetivos de manera correcta (por ejemplo, con la

técnica SMART mencionada anteriormente), ya que, si no tenemos
elementos de medición claros e identificados en el objetivo, no podremos
controlar. No podemos identificar o medir un objetivo que se proponga “ser
mejor”, “más rápido” o “más fácil de usar”, se debe mencionar “ser mejor
que… (un indicador que tengamos)”, “mejorar la velocidad de respuesta de
una pantalla en 30 % respecto a los tiempos actuales”, por mencionar
algunos ejemplos.

Por último, es vital compartir los objetivos con el equipo. Nuestros proyectos
requieren de equipos multidisciplinares y buscamos que estén
comprometidos y sepan a dónde dirigimos el proyecto y, para ello, deben
conocer con claridad tanto los objetivos generales como los específicos.

Acta de constitución de un proyecto

Luego de entender la/s necesidad/es; de relevar la cultura de la organización,
los procesos, los procedimientos y la información histórica; y de definir los
objetivos, el gerente de proyecto puede comenzar a redactar el acta de
constitución del proyecto.
Se trata del documento principal de esta etapa de inicio. Sus objetivos son:

reconocer formalmente la existencia del proyecto;

otorgar al gerente del proyecto la autoridad necesaria para

comprometer recursos de la organización y llevar adelante el
proyecto.

La información que, generalmente, contiene el acta de constitución es la

siguiente:

1 nombre de proyecto;

2 propósito o justificación del proyecto (necesidad);

3 objetivos;

4 resumen del alcance del proyecto;

5 riegos de alto nivel;

6 cronograma de hitos;

7 resumen del presupuesto;

 8 el nombre del gerente del proyecto, del sponsor y las principales
responsabilidades de ambos.

La organización puede definir la plantilla de acta de constitución adecuada

para sus proyectos. El gerente de proyecto debe completarla con la
conciencia de que es una herramienta que busca concentrar toda la
información requerida en un solo lugar y debe ser útil a todos los que la
consulten. El documento deberá ser aprobado por el sponsor.

El acta es una herramienta primordial para el eficaz desarrollo del proyecto.

Sus funciones van desde una dimensión de formalidad fundacional hasta la
dimensión comunicacional. Mantener las reglas claras allanará el camino
para ejecutar el proyecto.

Creación del repositorio de documentación del proyecto

Si consideramos la fluidez en la comunicación como un factor facilitador de
cambios, se recomienda, una vez que el acta sea aprobada por el sponsor, la
creación de un repositorio común que permita compartir la documentación
entre los miembros del equipo de proyecto de manera ágil.

Existen diferentes herramientas tecnológicas que permiten manejar este

repositorio y que pueden permitir el acceso desde diferentes ubicaciones,
asignar permisos específicos y gestionar distintas versiones de los
documentos.
El gerente de proyecto deberá definir la herramienta adecuada en función a
las necesidades del proyecto y de las opciones que brinde la organización.
Una vez creado el repositorio, deberá subir los documentos generados en la
etapa de inicio. El siguiente video permite revisar y establecer qué puntos se
deben considerar al momento de desarrollar un acta de lanzamiento de
proyecto.

 Para profundizar esta temática, dirigirse a:

Urso, C. (2013). Dirección de Proyectos Exitosos. Barcelona:

Granica. Pág. 33-34

Video 1. Acta de constitución del proyecto

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Fuente: Gerencia de proyectos y coaching [usuario] (2016, mayo 9). Acta de constitución de
proyecto. [YouTube] Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=9qIvg8SPLrY

El acta es una herramienta primordial para el eficaz desarrollo del proyecto.

Es un documento cuyas funciones abarcan desde una dimensión de
formalidad fundacional hasta la dimensión comunicacional: reglas claras
conservan la amistad. En el video se explica cómo identificar y comprender el
impacto de las restricciones en un proyecto.

A continuación, le presentamos un modelo para confeccionar un acta de

constitución de un proyecto. Esto no implica que sea la única forma de
hacerlo, pero puede servirle de guía.

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Presentación del caso

Usted es el gerente de proyecto de Farmalivery. Como tal, una de sus

responsabilidades es desarrollar un plan de operaciones y capacitación para
el nuevo servicio. La creación e implementación de este plan marca una nueva
etapa del proyecto Farmalivery con su propio conjunto de metas y
entregables. Su objetivo principal es crear prácticas de cumplimiento y
entrega sostenibles para las operaciones diarias del servicio. Poner en
marcha estos procesos es fundamental para que un lanzamiento de este
tamaño tenga éxito.

Para cumplir con este objetivo, su equipo creará procesos internos y

procedimientos de capacitación para los equipos de soporte, para que
puedan cumplir con las demandas del servicio Farmalivery. Estos procesos
ayudarán a mitigar las posibles pérdidas de ingresos debido a envíos tardíos y
cancelaciones al garantizar una experiencia del cliente eficiente y de alta
calidad. Al garantizar que Plant Pals funcione sin problemas, el plan también
respalda el objetivo más amplio del proyecto, de un aumento de ingresos del
5 %.
Usted calcula que se necesitarán seis meses para implementar
completamente todos los protocolos, incluida la configuración de
herramientas operativas, la implementación de procesos de entrega y la
capacitación de los empleados. El plan de operaciones y capacitación debe
mantenerse dentro de un presupuesto de $75 000.

Algunos de los hitos que debe alcanzar su equipo para completar este
proyecto incluyen lo siguiente.

Crear un plan de entrega y logística de la planta para que el proceso de

cumplimiento sea lo más eficiente posible. Su objetivo es entregar el 95 % de
los pedidos a tiempo dentro del mes posterior al lanzamiento. Las tareas
incluyen la compra de camiones de reparto, la contratación de conductores, el
cálculo de las tarifas de envío y la determinación de rutas y horarios de
entrega.

Configurar el software de gestión de la cadena de suministro y procesamiento

de pedidos para hacer que los flujos de ingresos sean más eficientes. Su
equipo debe seleccionar, instalar y mantener el software para asegurarse de
que siga funcionando correctamente. Si es así, todos los pedidos deben estar
empaquetados y listos para su envío dentro de los dos días hábiles
posteriores a su realización.

Mantener excelentes estándares de servicio mediante el desarrollo y

lanzamiento de un programa de capacitación para empleados. Quiere formar
al 90 % de los empleados antes del lanzamiento oficial del servicio. Para
alcanzar este hito, su equipo debe crear un plan de comunicaciones, preparar
lecciones de capacitación y programar y realizar sesiones de capacitación.

Proyecto Farmalivery
Plan de operaciones y capacitación
Agosto 2021

Document Status: Borrador | En Revisión | Aprobado

Resumen ejecutivo

Objetivo del proyecto

SMART:

Crear un plan de entrega y logística para entregar el 95 % de los

pedidos a tiempo dentro de un mes después del lanzamiento.

Entregables

Las tareas incluyen la compra de camiones de reparto, la contratación

 de conductores, el cálculo de las tarifas de envío y la determinación de
las rutas y los tiempos de entrega.

Debe seleccionar, instalar y mantener el software para asegurarse de

que siga funcionando correctamente.

Cree un plan de comunicaciones, prepare lecciones de capacitación y

programe y realice sesiones de capacitación.

Business Case / Background

¿Por qué estamos haciendo esto?

Crear prácticas sostenibles de cumplimiento y entrega para las

operaciones de servicio diarias. Para hacer esto, vamos a configurar el
procesamiento de pedidos y el software de gestión de la cadena de
suministro para hacer que los flujos de ingresos sean más eficientes.

Beneficios, costo y presupuesto

Costos:

Precio del software, tarifas de instalación, tiempo dedicado a la

contratación y la formación.

Presupuesto:
 $75 000

Equipo

Project sponsor: director de operaciones.

Project lead: Project manager (usted).

Project team: director, quality assurance tester, inventory manager, financial

analyst, human resources specialist, training manager.

Stakeholders: VP of customer, account manager, receptionist, director de

ventas, equipo de ventas, director de marketing, inversores.

Criterio de éxito

Qué es aceptable:

tasa de pedidos empaquetados y enviados igual al 100 % dentro de los

dos días hábiles posteriores a su realización;

número de empleados capacitados superior al 90 %.

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Video conceptual

Requisitos a considerar antes de iniciar el proyecto

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