El 

PMBOK es una guía fundamental para los gestores de proyectos que desean mejorar
las actividades y los resultados empresariales.
Elaborado por el Comité de Normalización del Project Management Institute (PMI),
contiene los principales aspectos de gestión de un proyecto, como directrices, buenas
prácticas y otros conceptos fundamentales que debe conocer un buen gestor.
La guía es conocida como “la biblia de la gestión de proyectos" y actualmente la siguen
empresas de todo el mundo, de diferentes tamaños y ámbitos de actividad.
En este artículo podrás conocer qué es el PMBOK, su importancia, sus ventajas y
dónde aplicarlo.
¿Qué es el PMBOK?
Seguro que has oído hablar de este concepto, pero ¿sabes qué es PMBOK? Es el
acrónimo de Project Management Body of Knowledge.
Se trata de un compendio de buenas prácticas, publicado por primera vez en 1996, en el
que se describen directrices, terminologías y otras estandarizaciones, que garantizan una
amplia visión de la gestión de proyectos.
El PMBOK orienta la gestión, proporcionando datos importantes para que las empresas
de todo el mundo sigan direcciones uniformes con el fin de reducir los fallos, mejorar el
rendimiento y tener una previsión más precisa sobre los resultados.
Aprende más sobre los principales sistemas de gestión: ¿cuáles son los mejores y
cómo elegirlos?
¿Cómo se creó el PMBOK?
La primera edición del PMBOK se lanzó en 1996 y, en 1999, la guía fue reconocida
oficialmente por el a American National Standards Institute (ANSI) como norma de
referencia para la gestión de proyectos.
A lo largo de los años, ha sufrido varios cambios, adaptándose a los nuevos procesos
corporativos, pero tenemos 7 ediciones oficiales:

 1ª edición del PMBOK: creado como documento para instruir la

gestión de proyectos, con varios conceptos y procedimientos.
 2ª edición del PMBOK: lanzada en el año 2000, con una revisión de
la información y actualización de las nuevas prácticas utilizadas por
los directivos.
 3ª edición del PMBOK: a partir de la 3ª edición, publicada en 2004,
las directrices propuestas podrían aplicarse a casi cualquier tipo
de proyecto, no sólo a los empresariales.
 4ª edición del PMBOK: la revisión de 2009 aportó la diferenciación
entre documentos de gestión y de proyecto, siendo un material más
accesible.
 5ª edición del PMBOK: publicada en 2013, esta edición aporta
actualizaciones sobre el ciclo de vida adaptativo y otros avances en la
gestión de proyectos.
 6ª edición del PMBOK: publicada en 2017, engloba 50 procesos, con
una mejor definición de las responsabilidades de los gestores,
además de incluir aspectos estratégicos y adaptativos de los
procesos.
 7ª edición del PMBOK: el PMBOK 7 fue publicado recientemente en
el año 2021 y contempla enfoques ágiles, adaptativos e híbridos y
hace hincapié en la gestión de proyectos orientada al cambio.

¿Por qué el PMBOK no es una metodología?

Es importante destacar que, aunque a menudo se cita como tal, el PMBOK no es una
metodología. El material es, de hecho, una guía de orientación para la gestión, pero
que debe seguirse en función de las necesidades y aspectos específicos del proyecto.
A pesar de ser ampliamente seguida, la guía PMBOK no ofrece enfoques distintos para
cada tipo de proyecto y, precisamente por eso, es sólo un compendio de buenas
prácticas, con parametrizaciones generales.
Una metodología, en cambio, se caracteriza precisamente por tener un enfoque
específico. Por ello, debe tener en cuenta las peculiaridades de un área. Aun así, el
PMBOK y la visión general que ofrece son una referencia para las distintas
metodologías de trabajo que se adoptan hoy en día.
¿Qué es el PMI?
El PMI (Project Management Institute), fundado en 1969 en Estados Unidos, y es una
de las mayores asociaciones de profesionales de la gestión de proyectos del mundo.
La primera asamblea del PMI reunió a unos 80 profesionales. A lo largo de los años, la
asociación ha crecido y hoy cuenta con más de 650 mil miembros en 185 países.
Además de promover la profesión de gestor de proyectos, entre los principales
objetivos del PMI se encuentran:

 Reunir a los profesionales para el intercambio de experiencias

 Producir conocimientos a partir de métodos de investigación
 Crear y difundir buenas prácticas de la gestión de proyectos

¿Y el PMP?
Además del PMBOK del PMI, hay otra sigla que forma parte de este
universo: PMP (Project Management Professional). Con la certificación PMP, del
PMI, los profesionales de la gestión de proyectos pasan a ser reconocidos en todo el
mundo, con experiencia de liderazgo y especialidad para gestionar proyectos y equipos.
La certificación PMP se basa en tres ámbitos: personas, procesos y entorno empresarial,
que representan áreas relevantes para obtener una mayor ventaja competitiva en el
mercado.
¿Qué es un proyecto según el PMBOK?
Según las definiciones del PMBOK, un proyecto es un esfuerzo temporal
emprendido para crear un producto, servicio o resultado único.
En pocas palabras, un proyecto puede ser cualquier acción que se necesite realizar para
lograr algo nuevo. Y eso va más allá del contexto empresarial, pues puede abarcar el
lanzamiento de un producto, el inicio de un nuevo curso e incluso la realización de
compras importantes.
Aunque se utilice el término "temporal", esto no significa que el proyecto sea de corta
duración. En la práctica, debe tener un principio y un final bien definidos.
Lee también: ¿Cómo establecer objetivos empresariales? Y aprende los mejores
métodos.
¿Cuál es la importancia del PMBOK?
El PMBOK PMI es muy importante para las empresas que buscan la mejora constante
de sus proyectos. La guía garantiza un mayor control, seguimiento e incluso
seguridad en la gestión, así como un análisis más asertivo. Entre las principales
ventajas, podemos mencionar:

 Actividades de gestión de proyectos estandarizadas, a través de

directrices generales, que pueden ser adoptadas por diferentes
departamentos.
 Mejora del flujo de comunicación entre las partes implicadas, ya que
las áreas adoptarán el mismo lenguaje/enfoque.
  Mitigación de los riesgos de descuidar actividades importantes, a
partir de la modelización completa de los procesos que componen el
proyecto.
 Uso eficiente de los recursos disponibles, con un mayor control sobre
la aplicación de la mano de obra y las materias primas.
 Mayor control sobre todas las etapas del desarrollo del proyecto, con
definiciones claras de las entradas y salidas.
 Tratamiento optimizado del riesgo, basado en una visión global del
proyecto.
 Más posibilidades de lograr el éxito y alcanzar los objetivos definidos.

¿Cuáles son los principales tipos de procesos que

aborda la guía?
La gestión de proyectos del PMBOK se realiza a partir de 5 subgrupos de
procesos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y, finalmente,
cierre.
Cada grupo puede cerrarse al final de un ciclo o continuar siendo supervisado, teniendo
sus propias entradas y salidas, pero siempre de forma integrada. Conoce un poco más
sobre cada uno de ellos a continuación.
1. Iniciación
Esta es la etapa de definición del proyecto. Incluye la autorización para comenzar o no,
además de definir un alcance inicial, que incluye las primeras estimaciones de costes.
Es en este proceso donde el gestor debe identificar a las partes interesadas en el
proyecto e iniciar los pasos que preceden a la ejecución propiamente dicha.
En este punto, debe elaborarse un documento que "oficialice la apertura del proyecto" y
contenga información importante, que posteriormente será utilizada en los demás
procesos.
2. Planificación
En la planificación, las actividades aumentan y se vuelven más específicas. Es en este
subgrupo donde se realizan tareas como:

 Elaboración del plan de gestión

 Definición del ámbito de aplicación
 Recolección de requisitos
 Desarrollo de la estructura analítica del proyecto
 Definición del calendario y de las actividades de cada etapa
 Estimación de la duración de cada actividad
 Estimación de costos y definición del presupuesto
 Gestión de la calidad y planificación de los recursos disponibles
 Planificación de las comunicaciones
 Identificación de riesgos, entre otras.

3. Ejecución
Se trata del conjunto de procesos en los que el director del proyecto define lo que hay
que hacer, coordinando los recursos humanos y materiales, además de motivar a las
partes implicadas en el proyecto.
La información debe transmitirse al equipo y el director debe realizar todas las
adquisiciones pertinentes.
4. Seguimiento y control
En este grupo de procesos se encuentran las actividades esenciales para evaluar el
rendimiento del proyecto. En este punto es el momento de mostrar de dónde partimos
y cuánto nos falta para alcanzar el objetivo fijado.
En esta fase, todavía es posible hacer cambios y establecer protocolos para ello, pero
siempre asegurando que no haya variaciones importantes. Este subgrupo incluye
procesos como:

 Seguimiento de las etapas de trabajo

 Control de cambios
 Validación y control del alcance
 Supervisión de horarios
 Control de riesgos
 Control de la comunicación
 Seguimiento de la contratación
 Control de costos
 Elaboración de informes de rendimiento, entre otros.

5. Cierre
Por último, el grupo de cierre es el más reducido y se refiere a los productos finales del
proyecto.
Se espera que los resultados finales se ajusten a los parámetros y criterios
previamente definidos, con la consecución de los objetivos y beneficios previstos.
En este punto, se esperan obtener los siguientes resultados:

 Aceptación por parte del cliente/usuario final

 Consecución de los objetivos empresariales y beneficios esperados
 Objetivos del proyecto alcanzados
 Validación y organización de los materiales utilizados en el proyecto

¿Cuáles son las áreas de conocimiento del PMBOK?

La gestión de proyectos PMBOK propone diferentes áreas de conocimiento dentro de

un proyecto, que se aplican en diferentes fases de ejecución. A continuación, puedes
encontrar detalles sobre las 10 áreas de conocimiento del PMBOK.
Gestión del alcance
La gestión del alcance prevé la ejecución de actividades orientadas a la entrega de
resultados, con el establecimiento de métricas y otros criterios de evaluación de las
tareas.
Los procesos relacionados con esta área son:

 Recopilación de requisitos
 Definición del ámbito de aplicación
 Creación de la EAP (Estructura Analítica del Proyecto)
 Verificación del alcance
 Control del alcance

Gestión del tiempo

Se trata de un área de gestión del cronograma corporativo. El gestor debe administrar
el tiempo disponible de forma estratégica para que se alcancen los objetivos y se
concluya el proyecto en el plazo previsto.
La gestión del tiempo puede interferir en otras áreas, ya que menos tiempo puede exigir
más recursos, por ejemplo.
Los procesos relacionados con la gestión del tiempo son:

 Definición de actividades
 Secuenciación de actividades
 Estimación de los recursos de las actividades
 Estimación de la duración de las actividades
 Desarrollo del cronograma
 Control de horarios

Gestión de costos
El gestor de costos debe establecer cuáles son los recursos necesarios para llevar a
cabo el proyecto. El objetivo principal es optimizar la relación costo-beneficio,
garantizando el menor tiempo de ejecución, pero con una gran calidad de los resultados.
En este ámbito los procesos son:

 Estimación de costos
 Determinación del presupuesto
 Control de costos

Gestión de calidad
El gestor de esta área debe verificar la calidad de los productos y del proyecto en su
conjunto, buscando siempre la satisfacción del cliente. Evaluar y lograr entregar
soluciones que satisfagan las expectativas del consumidor es fundamental.
Para la gestión de la calidad, tenemos los siguientes procesos:

 Planificación de la calidad
 Garantía de calidad
 Control de calidad

Gestión de adquisiciones
Esta área opera desde la perspectiva del comprador y se ocupa de los procesos de
adquisición de bienes y servicios externos. El gestor debe supervisar la relación con
los proveedores y garantizar el buen uso de los recursos financieros.
Los procesos de esta área son:
  Planificación de la contratación
 Realización de la adquisición
 Gestión de adquisiciones
 Cierre de adquisiciones

Gestión de recursos humanos

Los procesos de esta área se enfocan en la definición de las responsabilidades,
habilidades y conocimientos necesarios para el proyecto y en la elaboración de un plan
centrado en la gestión de las personas para garantizar los mejores resultados.
Para la [gestión de los recursos humanos, el PMBOK proporciona los siguientes
procesos:

 Desarrollo del plan de recursos humanos

 Movilización del equipo del proyecto
 Desarrollo del equipo del proyecto
 Gestión del equipo del proyecto

Gestión de la comunicación
Esta área se centra en definir estrategias para generar información relevante y
garantizar que se distribuya eficazmente entre los equipos. La comunicación repercute
en todo el proyecto, por lo que debe ser clara y concisa.
El PMBOK prevé, para la gestión de las comunicaciones, estos procesos:

 Planificación de la gestión de las comunicaciones

 Gestión de las comunicaciones
 Control de las comunicaciones

Gestión de riesgos
Los riesgos son acontecimientos y condiciones que afectan negativamente al
proyecto. Por lo tanto, el gestor debe evaluar el mercado y qué elementos pueden
interferir en la calidad final de la entrega, además de otras fases, como los costos y la
demanda de personal.
En la gestión de riesgos, los procesos son los siguientes:

 Planificación de la gestión de riesgos

 Identificación de riesgos
 Análisis de riesgos cuantitativo
 Análisis de riesgos cualitativo
 Planificación de las respuestas a los riesgos
 Seguimiento y control de riesgos

Gestión de stakeholders
Los stakeholders son todos los involucrados en el proyecto, desde los equipos, pasando
por los proveedores hasta llegar a los clientes. Es fundamental gestionar todas estas
partes para garantizar la calidad de la ejecución del proyecto, con el menor número
posible de riesgos.
El PMBOK contempla los siguientes procesos de gestión de las partes interesadas:

 Identificación de las partes interesadas

 Planificación de la participación de las partes interesadas
 Gestión de las expectativas de las partes interesadas
  Monitoreo de su participación

Gestión de la integración
Por último, es importante destacar la integración, que unifica las acciones y la
información que harán realidad el proyecto. En otras palabras, la persona encargada
de esta área debe gestionar la totalidad de los procesos de un proyecto y cómo se
relacionan entre sí.
Los procesos previstos para la gestión de la integración son:

 Desarrollo del término de apertura del proyecto

 Desarrollo del plan de gestión del proyecto
 Orientación y gestión de la ejecución del proyecto
 Seguimiento y control de las actividades del proyecto
 Realización de un control de cambios integrado
 Cierre del proyecto o fase

SCRUM y PMBOK unidos en la gestión de proyectos

La decisión de utilizar SCRUM y PMBOK juntos en la gestión de proyectos es una
táctica importante para mejorar el enfoque empresarial.
SCRUM es un marco sencillo para trabajar en proyectos complejos. Fue creado en
los años 90 para el desarrollo de software, pero hoy en día está ampliamente adoptado
en el mundo empresarial.

Ambos recursos pueden trabajar en paralelo, ya que es posible adaptar los procesos

del PMBOK a SCRUM.
Para los gestores de proyectos y los clientes, algunas de las ventajas que obtenemos con
esta unión son:

 Transparencia y credibilidad en la distribución de la información

 Control de adquisiciones y de la contratación
 Previsibilidad del trabajo y del cliente
 Control de costos y de consumo de recursos
 Control de los cambios que requieren financiación, entre otras.

Pensando en el equipo SCRUM, algunos de los beneficios que obtenemos son:

 Enfoque en el negocio con el cliente para aportar valor en el menor

tiempo posible
 El trabajo se centra en la ejecución de proyectos, pero siguiendo las
mejores prácticas de SCRUM
 Un equipo autogestionable, entre otros.
Cabe mencionar que el uso de SCRUM es ideal para proyectos incrementales o
parcialmente desconocidos, mientras que PMBOK funciona mejor para proyectos con
un alcance bien estructurado y una demanda de evaluación de riesgos.
¿Cómo se convierte el software en algo esencial para la
organización de los proyectos y procesos de la
empresa?
Hoy en día, es prácticamente imposible pensar en una empresa moderna, activa y
competitiva que no haga uso de un software de gestión específico.
La tecnología es un importante aliado que optimiza la organización y ejecución de los
procesos, además de integrar las áreas y facilitar la comunicación y el acceso a la
información.
Un proyecto exitoso debe contar con un buen software, que garantice el seguimiento de
todas las etapas y la automatización de los procesos operativos.
¿Por qué es ideal el BPMS?

Business Process Management Suite, o simplemente BPMS, es una herramienta que

permite mapear, diseñar, automatizar, analizar y monitorear los procesos y proyectos
del negocio basándose en los conceptos de BPM (Business Process Management).
El software, como se mencionó anteriormente, garantiza un acceso controlado a los
datos, acelera los procesos de transformación digital e integra tecnológicamente todas
las áreas.
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