UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

PROPUESTA DE ORGANIGRAMA

GUATEMALA, MAYO 2021

Presentación

La Municipalidad de Sibilia, ubicada en el Departamento de Quetzaltenango, con la

finalidad de realizar un Diagnóstico Financiero-Contable y Administrativo del cual se
presenta la propuesta de reestructuración del Organigrama de la Municipalidad, como
parte fundamental para el adecuado funcionamiento institucional.

Mantener un organigrama actualizado es clave para el ordenamiento de las diferentes

unidades que conforman la Municipalidad, ya que permitirá tanto a las autoridades
como al resto de colaboradores, tener confianza en la correcta delegación de autoridad
y confiabilidad en cuanto a la responsabilidad que cada unidad asume en el
desempeño de sus roles, para asegurar que pueden cumplir las labores diarias sin que
haya duplicidad de funciones, cruce de responsabilidad o desbalance en la carga de
trabajo.

En el contexto actual, caracterizado por un alto nivel de complejidad y eficiencia, los

procesos de diseño organizativo constituyen uno de las más esenciales para lograr la
subsistencia y mejoramiento del desempeño de las organizaciones, con el fin de
incrementar su nivel de competitividad.

Dentro de la presente propuesta se desarrolla la actualización que se consideró

apropiada de acuerdo con el análisis realizado a sus elementos, y la misma se plasma
con una simbología sencilla y con base en la distribución de puestos establecida en el
Manual de Funciones y Atribuciones al que se tuvo acceso a través de plataformas
digitales.

• Justificación

Como resultado del análisis documental realizado a la Municipalidad de Sibilia,

específicamente de Estructura Organizacional, se determinaron algunas debilidades y
se estableció la necesidad de realizar una actualización en su organigrama.

Las deficiencias puestas de manifiesto en la investigación realizada, son el reflejo de la

falta de asesoría en dicha institución, lo que trae como consecuencia que la forma y
contenido de su organización fueran establecidos o impuestos sin tomar en
consideración la implementación y/o actualización del manual de funciones.
Lo anterior se refleja en el organigrama en donde se observan las siguientes variables:

• Se visualizan diferentes niveles jerárquicos, no hay uniformidad en la línea funcional

y no se define con claridad como desciende la autoridad y se delega la
responsabilidad a los mandos medios, no se tiene una distribución que permita
identificar la división de trabajo.
• No se logra visualizar las líneas de mando, derivado que se encuentran una sobre
otra, lo que además provoca que no existe claridad en la subordinación de los
diferentes niveles jerárquicos y que no se respeten las líneas de comunicación entre
los niveles medios y operativos o incluso hacia el nivel superior.
• Una departamentalización mezclada con puestos de trabajo, hay departamentos y
puestos que no están ubicados correctamente según las funciones y área
respectiva.
• No se define con exactitud las unidades y su interrelación en el diseño y se observa
que los rectángulos, son de diferentes tamaños, no tiene uniformidad en las
dimensiones, según el nivel de ubicación en la estructura, aunado a que no se
aplican las reglas para realizar un organigrama con las técnicas que permita una
estructura clara y precisa.

En este sentido, para que la Municipalidad cuente con un Organigrama que responda a
sus requerimientos actuales, es de vital importancia la correcta estructura de los niveles
estratégico, táctico y operativo con el fin de que la toma de decisiones, la asignación de
tareas y el cumplimiento de las mismas sean de una forma ordenada y sistemática.

• Importancia

Una reestructura organizacional en la Municipalidad coadyuvará al logro de los

objetivos institucionales.

La estructura orgánica representa los cimientos sobre lo que debe funcionar la

Municipalidad de Sibilia y contribuye además al aprovechamiento eficaz de los recursos
humanos, materiales y financieros de que se dispone para alcanzar la eficiencia
institucional.
Así también, permite una división y coordinación de las unidades de trabajo, bajo una
estructura funcional acorde a las necesidades de la entidad, para el mejoramiento y
desarrollo de la gestión administrativa de la Municipalidad.

• Base Jurídica

El Código Municipal refiere en su Artículo 90. Otros funcionarios. “Cuando las

necesidades de modernización y volúmenes de trabajo lo exijan, a propuesta del
Alcalde, el Concejo Municipal podrá autorizar la contratación del Gerente Municipal,
Director Financiero, Juez de Asuntos Municipales y otros funcionarios que coadyuven al
eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de las
municipalidades, cuyas atribuciones serán reguladas por los reglamentos respectivos”.
(5)

• Objetivo General

Establecer un sistema formal de funciones, puestos de trabajo y coordinación para el

cumplimiento de objetivos organizacionales.

• Objetivos Específicos

• Establecer un organigrama formal que establezca los niveles jerárquicos, líneas de

autoridad y responsabilidad para el funcionamiento organizacional.
• Presentar con claridad y exactitud, la estructura formal con líneas de mando antes
definidas de acuerdo con las unidades y atribuciones de los puestos de trabajo.
• Integrar de forma técnica, a todas las unidades de trabajo de la Municipalidad con
base en el Manual de Funciones y el diagnóstico realizado.

• Alcance

La propuesta incluye a todas las unidades administrativas, técnicas y operativas de la

Municipalidad de Sibilia. El alcance se presenta a nivel horizontal y vertical en la
estructura establecida.
 A continuación, se presenta el organigrama propuesto para la Municipalidad y se
detalla cada uno de los elementos incorporados, actualizados o reestructurados.

Figura 1
Organigrama
Municipalidad de Sibilia, Quetzaltenango
Propuesta

Fuente: elaboración propia Grupo 2, Práctica Integrada, 2021, con base a la información del Manual de Funciones de la
Municipalidad de Sibilia, Quetzaltenango.

• Cambios Incorporados

Con la finalidad de contribuir al adecuado desempeño de la Municipalidad, a

continuación, se detalla un análisis del diseño de la propuesta y algunos conceptos
para su mejor comprensión:

7.1. Elementos Conceptuales

Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución

o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades
administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de
comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesorías. (3:124 p.)

Estructura Organizacional: Es la descripción ordenada de las unidades

administrativas de una organización en función de sus relaciones de jerarquía.
Disposición en que se ordenan las unidades administrativas de una organización
conforme a criterios de jerarquía y especialización; sistema formal en que se plasma la
división de trabajo, precisando la interrelación y coordinación de las funciones con la
misión y objetivos. (3:484 p.)

Estructura Formal (Por su Finalidad): Se refiere a la estructura intencional de las

funciones en una empresa formalmente organizada. (1:148 p.)

Nivel Estratégico (Institucional): Corresponde a lo más elevado de la Municipalidad y

está compuesto de los altos mandos; en él se halla el Concejo Municipal y el Alcalde.
En algunas municipalidades este nivel incluye también el Cocodes y Comudes como en
la mayoría de las instituciones municipales. Incluye las personas y los órganos que
definen los objetivos administrativos y las estrategias globales necesarias para
alcanzarlos de manera adecuada; de ahí sea el componente estratégico. (4:57 p.)

Nivel Táctico (Intermedio): También se denomina mediador o gerencial y está situado

entre el nivel estratégico y el nivel operacional. Se encarga de la articulación interna de
los dos niveles situados en la cima y en la base de la organización empresarial,
respectivamente. Este nivel debe de adecuar las decisiones del nivel institucional a las
operaciones realizadas en el nivel operacional. (4:58 p.)

Nivel Operativo: También denominado nivel técnico o núcleo técnico, está localizado
en las áreas inferiores de la empresa y se relaciona con los problemas asociados a la
ejecución cotidiana y eficiente de las tareas y operaciones de la empresa; se orienta
casi exclusivamente hacia las exigencias impuestas por la naturaleza de la tarea
técnica que debe cumplirse. Es el nivel donde se ejecutan las tareas y se realizan las
operaciones: incluye el trabajo básico relacionado directamente con la fabricación de
productos o la prestación de servicios de una empresa (4:58 p.)

Cadena de Mando: Canal formal que distribuye la autoridad de una organización a

través de su estructura organizacional. (3: 482 p.)

Henry Fayol la denominó como el principio de la unidad de mando que constituye la

base de la jerarquía de autoridad, que se extiende desde la cima hasta la base de la
organización. (4:220 p.)

Estructura Mixta (Distribución Gráfica): Utiliza combinaciones verticales y

horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en
el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. (3:129 p.)

Departamentalización: Es un proceso de diferenciación organizacional en que la

división del trabajo se hace en sentido horizontal, provocando la especialización en
departamentos. (4:214 p.)

Implica la especialización del trabajo de acuerdo con el lugar, producto, servicio, cliente
o proceso que resulta de una división o combinación del personal, las operaciones y
sus actividades en grupos o unidades relacionadas entre sí. (3:371 p.)

Autoridad: En una organización es el derecho inherente que otorga un puesto (y, por
consiguiente, el derecho de la persona que lo ocupa) a ejercer la libertad en la toma de
decisiones que afecta a otros. (1:178 p.)
Autoridad lineal: Es aquella relación en la cual un superior ejerce una supervisión
directa sobre un subordinado, esto es, una relación de autoridad en línea directa o
gradual. (1:180 p.)

Staff: Es la autoridad que tiene los órganos o unidades de apoyo que brindan
asistencia técnica a los órganos o unidades de línea. (3:481 p.)

Rectángulos: Como regla general debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar
cada elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que
los textos aparezcan horizontalmente y representar con la forma indicada, las unidades.
(3:129 p.)

Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones

semejantes. (3:132 p.)

• Tipo de Estructura

La estructura propuesta es de tipo formal, por considerarse la más adecuada, de

acuerdo a la forma de organización de la Municipalidad y esto facilitará la
determinación y conocimiento de los objetivos, por medio de la departamentalización
para una mejor comprensión y división de trabajo, así como para la toma de decisiones.

• Cadena de Mando

Se propone una estructura con autoridad lineal-funcional y staff, extendiéndose desde

el nivel estratégico de la organización hasta el nivel operativo con personal staff, debido
a que se tienen unidades de asesoría.

• Diseño de la Estructura

Se presenta una dimensión mixta que incluye una orientación tanto horizontal como
vertical, puesto que se definen de mejor manera la interacción entre las jefaturas y
subordinados.

• Los rectángulos se diseñaron con la simetría adecuada en concordancia con el

nivel de autoridad y responsabilidad.
• Las nomenclaturas se definieron conforme al Manual de Funciones de las Distintas
Direcciones y Oficinas de la Municipalidad de Sibilia.
• Algunos departamentos fueron ubicados de acuerdo con la división del trabajo
establecida, como es el caso del Departamento de Desechos Sólidos que se
trasladó a la Dirección Forestal y Medio Ambiente.
• La Gerencia Municipal se trasladó al nivel estratégico, bajo la autoridad del Alcalde
Municipal para que pueda administrar las directrices emitidas, proponer proyectos,
así como también participar y colaborar con la formulación y aplicación de la
Política de Gestión Municipal, entre otros.
• La Auditoría Interna se ubicó en el nivel estratégico entre el Concejo Municipal y el
Alcalde Municipal porque es una actividad independiente y objetiva de asesoría,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad, la cual debe
dar asesoría a las autoridades del nivel superior para que se cumplan los objetivos
institucionales, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y
mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobernabilidad
institucional, para la ejecución transparente de las diversas operaciones.
• La Secretaría Municipal, es responsable ante el Alcalde Municipal y el Concejo
Municipal en la elaboración de actas de las sesiones asistidas, certificarlas y emitir
las resoluciones tomadas, así mismo es responsable de redactar la memoria anual
de labores, dirigir y ordenar los trabajos de secretaria, entre otras funciones por lo
que también se subió al Nivel Estratégico como unidad de apoyo.
• Se estableció la línea de autoridad, la cual desciende a cada unidad o
departamento de acuerdo a la jerarquía establecida.

Estos cambios se hicieron con base al Manual de Funciones de las Distintas

Direcciones y Oficinas de la Municipalidad de Sibilia.

Se sugiere la creación de una Asesoría Jurídica para solucionar todos aquellos temas
relacionados con la aplicación de normativas, leyes y reglamentos en materia de
Derecho, y a la vez defender los intereses municipales tanto en la competencia
administrativa como judicial; cuya ubicación se propone como apoyo directo a la
Gerencia Municipal. Esta unidad puede observarse en un rectángulo con línea
discontinua delgada dentro del Organigrama

Se hace énfasis que, para el presente organigrama, a las unidades agrupadas en la

línea funcional, se les asignó la categoría de Direcciones y se establecieron de manera
uniforme según el nivel organizacional que corresponde para evitar confusión,
duplicidad de funciones y/o mala interpretación de la dependencia jerárquica, tal como
se muestra en el siguiente cuadro.

Cuadro 1
Oficinas estandarizadas a Dirección en el Nivel Funcional
Municipio de Sibilia, Departamento de Quetzaltenango

ANTERIOR
Oficina de Servicios Públicos
Municipales
Juzgado de Asuntos Municipales
Oficina de Catastro Municipal
Encargado de la Oficina de
Urbanismo
Recursos Humanos
Oficina de Acceso a la Información
Pública
Oficina del Adulto Mayor
Oficina de la Niñez, Juventud y
Adolescencia
Oficina del Medio Ambiente y
Recursos Naturales
Encargado de la Oficina Municipal de
Agua
Fuente: elaboración propia .
ACTUALIZADO
Dirección de Servicios Públicos
Municipales
Dirección de Juzgado de Asuntos
Municipales
Dirección de Catastro Municipal
Dirección Municipal de Urbanismo
Dirección de Recursos Humanos
Dirección de Acceso a la Información
Pública
Dirección del Adulto Mayor
Dirección de la Niñez, Juventud y
Adolescencia
Dirección Forestal y Medio Ambiente
Dirección de Agua y Saneamiento
Las unidades que tienen asignadas funciones específicas, con igual nivel de autoridad
y responsabilidad, se agruparon horizontalmente dentro de la misma línea funcional,
así mismo se debe tomar en consideración que algunas Direcciones que se visualizan
en el organigrama, no aparecen en el cuadro 1, como la Dirección de Administración
Financiera Municipal, Dirección Municipal de Planificación y la Dirección Municipal de la
Mujer, debido a que las mismas ya estaban establecidas en el organigrama que
actualmente tiene la Municipalidad.

Con la finalidad de lograr una correcta coordinación, en la realización de las actividades

y determinar el grado de responsabilidad de las unidades que dependen del Nivel
Medio, se reestructuró técnicamente el Nivel Operativo, para que las unidades puedan
cumplir el objetivo de brindar un servicio de calidad y eficiente, como se observa en el
cuadro dos, los nombres de los puestos y oficinas en este nivel se estandarizaron a la
categoría de Departamentos.

Cuadro 2
Puestos estandarizados a Departamentos en el Nivel Operativo
Municipio de Sibilia, Departamento de Quetzaltenango

ANTERIOR ACTUAL

Dirección de Servicios Públicos Municipales

Estadio Municipal
Alumbrado Público
Rastro Municipal
Parque Recreativo
Relleno Sanitario
Cementerio Municipal
Mensajería Municipal
Departamento del Estadio Municipal
Departamento de Alumbrado Público
Departamento de Rastro Municipal
Departamento de Parque Recreativo
Departamento de Relleno Sanitario
Departamento de Cementerio Municipal
Departamento de Mensajería Municipal

Dirección de Juzgado de Asuntos Municipales

Comisaria Municipal Departamento de Comisaria Municipal
Policía Departamento Policial

Dirección de Acceso a la Información Pública

Oficina de Información sobre Departamento de Información sobre Migración
Migración
Recepción Municipal Departamento de Recepción Municipal

Dirección de la Niñez, Juventud y Adolescencia

Psicología Departamento de Psicología
Oficial lI Departamento de Monitoreo

Dirección Forestal y Medio Ambiente

Vivero Municipal Departamento de Vivero Municipal
Guarda-Bosques Municipal Departamento de Guarda-Bosques Municipal
Desechos Sólidos Departamento de Desechos Sólidos

Dirección de Agua y Saneamiento

Fontanero Municipal Departamento de Fontanería Municipal
Fuente: elaboración propia .

Como se observa, los puestos de trabajo correspondientes al nivel operativo se

estandarizaron en función. de los objetivos, actividades, procesos, personal y recursos,
a través de la aplicación de la división del trabajo y la especialización, lo que permitirá
uniformidad y coordinación en el cumplimiento de sus actividades.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• Harold Koontz, Heinz Wheirich, 2007. Elementos de la Administración Un enfoque

internacional y de innovación. Octava edición. Ed. México. McGraw Hill.
• Harold Koontz, Heinz Wheirich, Mark Cannice, 2012. Administración Una
perspectiva global y empresarial. Decimocuarta edición. Ed. México. McGraw Hill.
• Enrique Benjamín Franklin Fincowski, 2009. Organización de Empresas. Tercera
Edición. Ed. México. McGraw Hill.
• Idalberto Chiavenato, 2001. Administración Teoría, proceso y práctica. Tercera
edición. Ed. Colombia. McGraw Hill.
• Código Municipal. Congreso de la República de Guatemala. 2002. [En línea].
Consultado el 09 de mayo 2021. Disponible en:
https://www.plazapublica.com.gt/sites/default/files/codigo_municipal.pdf