MINISTERIO DE PLANIFICACION NACIONAL Y POLITICA ECONOMICA REA DE MODERNIZACIN DEL ESTADO

Manual de construccin de organigramas para las estructuras de las instituciones pblicas

Mayo, 2007

PRESENTACIN

El Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica (MIDEPLAN) se ha propuesto apoyar, fortalecer e incentivar el Sistema Nacional de Planificacin en todos sus componentes, desde el Ministerio mismo, las Unidades de Planificacin Institucional, hasta los diferentes mecanismos de coordinacin. En ese sentido, para agilizar y facilitar todo el proceso de estudio, anlisis y elaboracin del documento que fundamenta la reorganizacin y por ende las autorizaciones y aplicacin de la organizacin que se considere ms conveniente para la prestacin del servicio pblico, se ha dispuesto de un mecanismo sencillo y gil que conlleva la participacin de MIDEPLAN como entidad asesora y de apoyo tcnico en esta materia. Esto ha dado origen a que MIDEPLAN genere una serie de instrumentos que sirvan de gua a los jerarcas institucionales y a sus unidades de planificacin en los procesos de reorganizacin interna que lleven adelante. La emisin de lineamientos, de guas de reestructuracin1, de un manual de nomenclatura2 y el presente documento se inscriben como parte de este esfuerzo. La experiencia acumulada de la Direccin de Modernizacin del Estado del MIDEPLAN, en materia de reforma institucional, apoyado por la asesora y aportes documentales de la Escuela de Administracin Pblica de la Universidad de Costa Rica, as como la investigacin bibliogrfica realizada, permite sintetizar los aspectos mnimos, de contenido y de diagramacin, necesarios para disear organigramas en las instituciones pblicas. Por ello, la elaboracin de un manual sobre organigramas constituye para las Unidades de Planificacin, un instrumento tcnico de anlisis organizacional, o de simple consulta de los usuarios de MIDEPLAN. Cabe destacar que el desarrollo de instrumentos para la confeccin de organigramas y otras herramientas administrativas de aplicacin interna, deben ser acompaados o respaldados por un proceso de reflexin y no meras ocurrencias, para articular las decisiones meramente administrativas con el papel que cumple la institucin en beneficio de los ciudadanos. De ah que, es posterior a la evaluacin y determinacin de funciones generales y bsicas as como de los procesos fundamentales y de apoyo que debe cumplir la institucin, empresa u organizacin en general -de acuerdo con la misin que le determina el marco jurdico- que el analista pueda proceder al diseo estructural. Visualizar la organizacin a travs de la representacin de las unidades administrativas en una grfica, con sus relaciones de autoridad, de coordinacin y los diferentes niveles de jerarqua de

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http://www.mideplan.go.cr/images/stories/mideplan/modernizacion/guas_reestructuracion.pdf http://www.mideplan.go.cr/images/stories/mideplan/modernizacion/guia_nomenclatura.pdf

3 la organizacin, conlleva a conocer los roles estratgicos y operativos que corresponde segn el nivel, los diferentes grados de complejidad y responsabilidad que cada unidad asume. A fin de de dar coherencia y uniformidad a las estructuras institucionales del sector pblico, se espera cumplir con elementos bsicos en el diseo de un organigrama, dirigido a obtener un ordenamiento lo ms sencillo posible, sin menoscabar el conocimiento y anlisis de la entidad. Para tal efecto debe cumplir caractersticas como la precisin, sencillez, uniformidad, presentacin agradable y vigencia, entre otras.

Msc. Hannia Vega Viceministra de Planificacin Nacional

Lic. Marco V. Arroyo Director del rea de Modernizacin del Estado

I. 1.

REFERENCIAS A TERMINOS RELEVANTES Reestructuracin institucional o reorganizacin administrativa

El Decreto Ejecutivo N 33713-MP-PLAN-MTSS, en su Artculo 2 reforma el artculo 14 del Reglamento General del Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica (Decreto Ejecutivo N 23323-PLAN de 18 de mayo de 1994), definiendo como reorganizacin administrativa lo siguiente: Artculo 15.- Se entender por reorganizacin administrativa la modificacin de unidades administrativas en cuanto a su gestin, normativa, tecnologa, infraestructura, recursos humanos y estructura. 2. Diagrama

Representacin grfica simplificada de un hecho administrativo, que se utiliza como instrumento de trabajo y de comunicacin. 3. Organigrama

Tambin son llamados organigrama, diagrama de estructura, cartas o grficas de organizacin. Es la grfica que representa la estructura formal de autoridad y de la divisin especializada del trabajo de una organizacin, por niveles jerrquicos. Constituye el instrumento idneo para plasmar la disposicin interna y formal de toda o una parte (reas o unidades administrativas) de la organizacin, en las que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen. 4. rgano rgano o unidad administrativa

En trminos genricos es el elemento organizativo bsico de las estructuras orgnicas, a la que se le confieren competencias propias, atribuciones y responsabilidades especficas. 5. Nivel

Grado o posicin jerrquica que ocupa una unidad, persona, cargo, dentro de una organizacin determinada, lo cual implica una dosis especfica de autoridad y responsabilidad. 6. Cargo

Constituye un conjunto de actividades desempeadas por un funcionario que tiene una posicin definida en el organigrama, esto es, un nivel jerrquico en un determinado rgano. Las personas que ocupan esos cargos pueden ser denominados Gerentes, Directores, Jefes, etc. El Decreto Ejecutivo N 32976 Procedimiento Aplicacin de Directrices y Regulaciones Generales de Poltica Salarial, Empleo y Clasificacin de Puestos para Entidades Pblicas, Ministerios y dems rganos segn corresponda cubiertas por el mbito de la Autoridad

5 Presupuestaria 2007, lo define como identificacin de un puesto de trabajo por la funcin especfica que lo conforma y que se puede distinguir en la institucin.

7.

Autoridad formal

Denominada tambin autoridad estatutaria y tiene que ver con la delegacin de la misma y las responsabilidades inherentes al cargo, conlleva la funcin de emitir rdenes y el poder a hacerse obedecer y la potestad de sancin de cualquier gnero. Es el derecho que tiene una persona, por su nivel jerrquico, a exigir de otra el cumplimiento responsable de los deberes que le ha asignado, en condicin de subordinado suyo. Este elemento es de suma importancia ya que la responsabilidad en la ejecucin de un trabajo, debe estar acompaada de la autoridad para controlar y dirigir los medios para realizarlo. 8. Autoridad funcional

Est relacionada con los contactos funcionales que se producen en la organizacin, tpicamente, en aquellos puntos en donde se necesita informacin o asesora especializada, y en donde se realiza algn tipo de supervisin funcional. En estos casos existen personas o unidades que dictan el camino a seguir en virtud de su capacidad tcnica. Es diferente de la autoridad de tipo oficial que se desprende de la jerarqua cargo labor institucionalizada y claramente definida. Ejemplo lo constituye la Unidad de Planificacin, que dispone de una autoridad tcnica con respecto a los dems componentes de la organizacin. II. II. 1. PARA QU SIRVEN LOS ORGANIGRAMAS? ORGANIGRAMAS? Herramienta de comunicacin

Al constituir una fuente de consulta oficial, le sirve al usuario para obtener una imagen formal y de conocimiento general de la organizacin, ya que brinda informacin sobre divisin de funciones, niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, relaciones de dependencia y de coordinacin, canales formales de comunicacin, la naturaleza lineal o staff de las unidades, entre otros. Adicionalmente se emplean como instrumento de informacin para los funcionarios de la institucin, ya que les permite ver la posicin relativa que ocupan, la relacin que tienen con el resto de la estructura y las posibilidades que tienen para ascender a otras posiciones dentro de la organizacin. 2. Instrumento de anlisis Sirven para diagnosticar y analizar las estructuras con miras a replantearlas y adecuarlas a las necesidades del momento. Puesto que el organigrama muestra lneas de autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de presentar la organizacin en un organigrama, puede mostrar inconsistencias y complejidades, sus puntos fuertes y dbiles y generar la necesidad de su correccin. A los analistas organizacionales les sirve para aclarar sus ideas; se puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo mejor de lo que se podra obtener por

7 medio de una larga descripcin. Adems, le sirve como historia de los cambios y gua para planear una expansin o proyeccin de la entidad con planes a corto y largo plazo.

III. III.

LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS

No son una representacin exacta y completa de la realidad, ya que nicamente ilustra algunas relaciones en el nivel de la organizacin formal. As por ejemplo, muestra las relaciones formales de autoridad y omite las mltiples relaciones informales que se dan en una organizacin, ni cunta autoridad existe en cualquier punto de la estructura. Las personas pueden confundir las relaciones de autoridad con la posicin en la estructura. Ejemplo: el funcionario ubicado en una unidad staff que depende del jerarca de la organizacin y que se localiza en la parte superior del organigrama, no implica mximo nivel de autoridad; contrario a un funcionario de lnea regional que aparezca uno o dos niveles por debajo y, sin embargo, poseer suficiente autoridad en su mbito de accin. Tambin tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensacin de "propiedad". Aunque una buena elaboracin del organigrama intenta hacer que los niveles en la grfica estn de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre puede hacerse as. Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solan ser, y no cmo son en realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinmicas y que las grficas deben redisearse con alguna periodicidad para estar permanentemente actualizada. IV. IV. EL DISEO DEL ORGANIGRAMA

La elaboracin de un organigrama puede obedecer a las siguientes situaciones: - la representacin de una organizacin nueva - la representacin de una organizacin existente - modificacin de la organizacin existente con miras a efectuar ajustes bsicos, de alcance medio, o globales. Por consiguiente, debe ser el resultado de un proceso integral o parcial de reorganizacin administrativa y debe tomar en cuenta algunos elementos como los que se detallan a continuacin: a. Tipo de organigrama a elaborar. El organigrama elegido permite visualizar el criterio con que se ha procedido a la desagregacin; por ejemplo, aplicando un criterio funcional o agrupacin de segmentos de trabajo, procesos. b. Procedimiento para la elaboracin y/o actualizacin de organigramas, lo que conlleva autorizaciones internas para realizar el estudio, integracin del equipo de trabajo, determinacin del programa de trabajo y capacitacin. c. Clasificacin, registro y anlisis de informacin Los datos a recoger deben proporcionar informacin sobre unidades, relaciones, funciones, procesos, recursos humanos y presupuestarios, normativa

9 que rige el funcionamiento, tipo de servicios que se brindan ya sean administrativos financieros -de apoyo- o sustantivos, usuarios internos/externos, mbito de accin -institucional, nacional o un sector de poblacin- entre otros. Para ello valorar las fuentes de informacin y los mtodos para recogerlos. Registro de datos. Debern quedar registrados de tal manera que permitan su tabulacin y anlisis. Anlisis de datos. La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en condiciones de proceder con la elaboracin del organigrama d. Diseo del organigrama Definir los criterios y recomendaciones de carcter tcnico fundamentales para el diseo, elaboracin y actualizacin de organigramas. e. V. Difusin interna y externa por los medios que se consideren convenientes.

REQUISITOS DE UN ORGANIGRAMA a. Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros para ayudar a comprender la estructura administrativa de la organizacin.

b. Deben contener nombres que caractericen las funciones, competencias o procesos. c. d. e. VI. VI. Los cuadros deben quedar separados entre s por espacios El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos: Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Nombre del funcionario o rea que formul el organigrama. Fecha de formulacin. Aprobacin (del jerarca respectivo). En todo organigrama debe presentarse un recuadro que muestre la simbologa empleada, con explicacin de lneas y smbolos especiales. Deben ser actualizados con alguna periodicidad

CLASES DE ORGANIGRAMAS

Existe una variedad considerable de tipos de organigramas, los cuales se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos que son: por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por su presentacin. A continuacin se destaca una breve caracterizacin de cada uno de ellos, de modo que

10 puedan ser utilizados segn la variable o criterio que se desee resaltar. Sobre ellos se presentan algunos de los ejemplos que ms se ajustan al anlisis organizacional, particularmente al modelo vertical de organigramas.

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1.

Por su naturaleza 1.1. Micro administrativos: Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman. 1.2. Macro administrativos: Involucran a ms de una organizacin. 1.3 Meso administrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo sector.

2.

Por su mbito 2.1 Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones. 2.2 Especficos: Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin.

Figura N 1 ORGANIGRAMA ESPECFICO

3.

Por su contenido 3.1 Integrales: Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia.

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Figura N 2 ORGANIGRAMA INTEGRAL

3.2 Funcionales: Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, un texto que expresa las principales funciones, labores o reas de responsabilidad que tienen asignadas las unidades. En este caso, las unidades sustantivas son a las que se les asignan las funciones derivadas del instrumento jurdico de creacin y las unidades de apoyo las competencias de orden administrativo financiero para la operatividad de la institucin u organizacin.

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Figura N 3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

DIRECCIN GENERAL

1. Cumplir los acuerdos de la Junta Administrativa 2. Vigilar el cumplimiento de la actividad tcnica y financiera 3. Formular el programa general

DIRECCIN TCNICA 1. Elaborar el estudio de necesidades 2.Elaborar, evaluar y controlar la aplicacin y desarrollo de los programas sustantivos del rea 3. Aplicar acciones correctivas en caso de desviaciones de objetivos y metas 4. Establecer relaciones de asistencia promocional, de cooperacin y apoyo

DIRECCIN FINANCIERA

1. Controlar la ejecucin presupuestaria de la institucin 2. Hacer los desembolsos que correspondan para la adquisicin de insumos 3. Recuperacin de obligaciones financieras 4. Registro contable 5. Mantener actualizada la informacin presupuestaria

3.3 De puestos, plazas: Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas. Figura N 4 ORGANIGRAMA DE PUESTOS Y UNIDADES

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4.

Por su presentacin 4.1 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Las unidades se expresan a travs de rectngulos, ligados por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad a las unidades o puestos dependientes o subordinadas, y as sucesivamente en todos los niveles. ado que estos organigramas son los ms comunes en la Administracin Pblica, ms adelante se har referencia a ellos, en cuanto a la simbologa y a su aplicacin en las instituciones pblicas. 4.2 Horizontales: Tienen tambin forma de pirmide pero acostada. Representan los mismos elementos del organigrama anterior slo que despliegan las unidades de izquierda a derecha (siguiendo la forma normal en que se acostumbra leer). Colocan al titular o mximo rgano jerrquico en el vrtice izquierdo y los siguientes se ubican en jerarqua descendente de izquierda a derecha hasta la base de la pirmide y las relaciones entre las unidades por lneas que se disponen horizontalmente. Figura N 5 ORGANIGRAMA HORIZONTAL

15 4.3 Circulares: Formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad mxima, a cuyo derredor se trazan crculos concntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacin. 4.4 Mixtos: En un solo organigrama pueden mezclarse los tipos de organigramas anteriores con el objeto de ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

VII. VII.

SIMBOLOGA3

1. Figuras Figuras empleadas Los elementos usados en la diagramacin de estructuras son los rectngulos y las lneas, sin hacer referencia a aspectos como grosor, tamao o distancia de estos elementos, pero s en la distribucin y su contenido. 1.1 Rectngulo Se utilizan para representar las unidades, cargos, funciones, categoras o personas, segn sea lo que se quiera reflejar. Para efectos de reorganizacin institucional se recomienda que no tengan los bordes redondeados a fin de no confundir con los diagramas de flujo. Ejemplo:

Incorrecto

Correcto

A pesar de que la literatura administrativa especifica diversos tamaos para los rectngulos, para los efectos de reorganizacin organizativa se ha optado porque sean todos del mismo tamao, ya que la importancia de alguna unidad depende de su colocacin en el organigrama y su relacin con las dems unidades, y no del tamao, La disposicin de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerrquicos que existan en la organizacin. En los rectngulos unidos por lneas de autoridad, los distintos niveles del dibujo indican las relaciones, de forma tal que el rectngulo superior evidencie una posicin de autoridad sobre la representada en un nivel inferior. Adems, para facilitar su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente. Anotar el nombre del rgano dentro del rectngulo que lo represente y en caso de que el nombre completo sobrepase el espacio del rectngulo, se abreviar y se escribir completo al pie del diagrama. Usualmente se deben presentar primero las unidades sustantivas (son a las que se asignan las funciones derivadas del instrumento jurdico de creacin), y a continuacin las adjetivas o de apoyo (de orden administrativo financiero).

En adelante se destaca la informacin correspondiente a los organigramas verticales, por tratarse de los que se han utilizado para representar las organizaciones internas de las instituciones pblicas.

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1.2 Lneas Las relaciones entre unidades se representan por lneas, y el tipo de ellas depender del tipo de relaciones que tiene cada uno de los rganos en cada uno de los niveles de la estructura administrativa. Las lneas se dibujan exclusivamente en sentido vertical u horizontal. Se recomienda mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin entre unidades en todo el organigrama, ya que la importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica marcando ms las lneas, con la excepcin de la lnea de relacin principal de autoridad y la establecida para sealar la relacin de la jerarqua institucional con los rganos con desconcentracin mnima, mxima y adscritas. Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, adems de crear la impresin de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.

Figura N 6 SI NO

1.2.1 Relacin principal de autoridad (relacin lineal) Establece una relacin de subordinacin entre el superior y sus colaboradores de forma unvoca y directa. Ejemplo: un Director hacia un Jefe de Departamento y as sucesivamente. Figura N 7 RELACIN LINEAL

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1.2.2 Relacin de autoridad funcional Es aquella que representa la relacin de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al mtodo especfico de ejecucin de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un rgano especializado en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lneas. La autoridad funcional deber presentarse por medio de lneas cortas de trazo discontinuo. Figura N 8 RELACIN DE AUTORIDAD FUNCIONAL

1.2.3 Relacin de asesora (Lnea staff) Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos especializados. Las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad tcnica derivada de su preparacin y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de lnea, las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no para transmitrselas como rdenes. En todo caso, pueden canalizar a travs de un rgano superior, para que ste, a su vez, la gire con carcter de orden o mandato. Usualmente se han considerado slo en el nivel superior, representadas con lneas discontinuas, de la siguiente manera:

18 Figura N 9 RELACIN DE ASESORIA

1.2.4 Relacin de coordinacin Este tipo de relacin tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas reas de la organizacin. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerrquico, o bien entre el rgano central y las unidades tcnico-administrativas desconcentradas. La relacin de colaboracin se representa por medio de lneas largas de trazo discontinuo.

Figura N 10 RELACIN DE COORDINACIN

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1.2.5 Relacin con rganos desconcentrados Se dan las siguientes situaciones:

Desconcentracin administrativa a nivel regional: Esta mantiene una relacin directa con el jerarca superior, a fin de garantizar una estrecha relacin para la prestacin de todos los servicios institucionales en ese mbito de accin. Para graficarlo se ha utilizado la siguiente figura:

- Para los rganos con desconcentracin mnima, mxima o adscritos, se establece una separacin entre stos y las dems unidades de la estructura, trazndose en la parte inferior del organigrama, una lnea discontinua de mayor grosor que las utilizadas en todo el organigrama y estableciendo la relacin con la jerarqua institucional.

Figura N 11 RELACIN CON RGANOS DESCONCENTRADOS

VIII. VIII.

APLICACIN DEL ORGANIGRAMA VERTICAL EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS

Como se indic lneas atrs, el organigrama vertical es el ms utilizado para representar la organizacin interna de las instituciones pblicas y de interpretacin ms simple, a la vez que presenta mayores posibilidades en cuanto a la informacin que se desea expresar. Esta grfica

20 se compone de una serie de rectngulos, que representan las unidades, los cuales se unen entre s por lneas, ilustrando las relaciones de comunicacin, autoridad y responsabilidad dentro de la organizacin. Los organigramas verticales tienen forma de pirmide, son ms acentuados en lo vertical, poseen muchos niveles jerrquicos, aunque se recomienda un mximo de tres niveles generales, con el objetivo de aplanar las estructuras para facilitar el uso y distribucin de los recursos. Adicionalmente, cabe considerar ciertas particularidades de la organizacin a la hora de disear un organigrama, tales como: 1. Jerarqua Institucional

El mximo puesto jerrquico se ubica en el vrtice superior de la pirmide, y los siguientes descienden en jerarqua hasta la base. As, es muy probable que en las instituciones autnomas, semi autnomas, empresas pblicas, el nivel superior o poltico lo constituya un rgano colegiado, usualmente Junta Directiva, y en los Ministerios o instituciones centralizadas, el Despacho del Ministro. Este nivel superior se encuentra determinado por el marco jurdico.

2.

Unidades

2.1 Staff: Como ya se indic, en el nivel superior se pueden adicionar unidades staff que cumplen competencias asesoras principalmente a la alta jerarqua, pero tambin al resto de la organizacin. Algunas de ellas tienen su propio asidero legal y, por tanto, son de incorporacin obligatoria, tal es el caso de la Auditoria Interna y Planificacin Institucional. 2.2 Unidades operativas: Se admiten en el nivel de Direccin y Departamental 2.3 Unidades transitorias: La temporalidad de algunas unidades se da en virtud de que su existencia est circunscrita a algn convenio, prstamo, programa o proyecto con determinado plazo, pero que requieren ser consideradas en la estructura. Se grafican en rectngulos con lnea discontinua, de la siguiente forma: Figura N 12

3.

Relaciones entre unidades

Como mnimo el organigrama interno de una organizacin deber reflejar la relacin lineal, de asesora, la lnea separatoria de la estructura central con los rganos desconcentrados y adscritos.

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4.

Colores

A efecto de uniformar e identificar con mayor claridad los niveles jerrquicos, se colorean los rectngulos segn el nivel que ocupan, de la siguiente manera: Figura N 13

22 IX. SINTESIS A continuacin se presentan dos ejemplos de organigramas que, en trminos generales, incorporan los elementos bsicos para presentar una organizacin interna grficamente.

Figura N 14 EJEMPLO DE ORGANIGRAMA FUNCIONAL

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Figura N 15 EJEMPLO DE ORGANIGRAMA INTEGRAL APLICADO EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS

N I V E L P O L T I C O

DIRECCIONES

N I V E L O P E R A T I V O

DEPARTAMENTOS

REGIONALES

RGANOS DESCONCENTRADOS

UNIDAD ORGANIZATIVA LINEA DE ASESORIA

NIVEL POLITICO

NIVEL DIRECTIVO

LINEA AUTORIDAD FORMAL UNIDAD O PROCESO TRANSITORIO LINEA DESCONCENTRACION ADMINISTRATIVA

NIVEL DEPARTAMENTAL

INSTANCIAS ASESORAS

DESCONCENTRACIN MNIMA Y MXIMA

Elaborado por . Aprobado por ..en oficio de fecha ...

CONSEJO

RGANOS DESCONDENTRADOS

24 Bibliografa consultada

Hernndez Orozco, Carlos (1996). Anlisis Administrativo Tcnicas y Mtodos. Editorial Universidad Estatal a Distancia

Palacios Echeverra, Alfonso J. (2002) Investigacin Administrativa, Publicaciones del Instituto Latinoamericano de Investigacin y Capacitacin Administrativa

Villarreal Guzmn, Olman y otros (2005). Documentos sobre conceptos bsicos para la confeccin de organigramas.

Consulta de pginas electrnicas (2007)

Documentado por Marta Picado Soto Revisado por Diego Mora Valverde y Marco Vinicio Arroyo Flores Impresin: rea de Modernizacin del Estado Mayo, 2007 Direccin electrnica: www.mideplan.go.cr

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NDICE
I. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. II. 1. 2. III. V. 1. 2. 3. 4. 1. REFERENCIAS A TERMINOS RELEVANTES........................................................................ 4 Reestructuracin institucional o reorganizacin administrativa ............................................ 4 Diagrama ............................................................................................................................. 4 Organigrama........................................................................................................................ 4 rgano o unidad administrativa ........................................................................................... 4 Nivel .................................................................................................................................... 4 Cargo................................................................................................................................... 4 Autoridad formal .................................................................................................................. 6 Autoridad funcional .............................................................................................................. 6 PARA QU SIRVEN LOS ORGANIGRAMAS? ..................................................................... 6 Herramienta de comunicacin ............................................................................................. 6 Instrumento de anlisis ........................................................................................................ 6 LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS ........................................................................... 8 REQUISITOS DE UN ORGANIGRAMA................................................................................... 9 Por su naturaleza............................................................................................................... 11 Por su mbito .................................................................................................................... 11 Por su contenido................................................................................................................ 11 Por su presentacin........................................................................................................... 14 Figuras empleadas ............................................................................................................ 15 1.1 Rectngulo................................................................................................................. 15 1.2 Lneas ........................................................................................................................ 16 Jerarqua Institucional........................................................................................................ 20 Unidades ........................................................................................................................... 20 Relaciones entre unidades ................................................................................................ 20 Colores .............................................................................................................................. 21

IV. EL DISEO DEL ORGANIGRAMA.......................................................................................... 8 VI. CLASES DE ORGANIGRAMAS .............................................................................................. 9

VII. SIMBOLOGA ........................................................................................................................ 15

VIII. APLICACIN DEL ORGANIGRAMA VERTICAL EN LAS INSTITUCIONES PBLICAS....... 19 1. 2. 3. 4.

IX. SINTESIS ................................................................................................................................ 22 Bibliografa consultada .................................................................................................................. 24