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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 3

INFORME: SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PRESENTADO A:

Jhon Sebastian Peralta Medina

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

2022
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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ZIPAQUIRÁ

El Programa de Gestión Documental - PGD de la Alcaldía Municipal de Zipaquirá fue

modificado de manera digital en el año 2018 y está enmarcado en el cumplimiento de la
Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia
y Acceso a la Información, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015
Libro II Parte 8 Título II Capítulo V Gestión de documentos. Este programa se emplea
como instrumento archivístico y le sirve al Municipio de Zipaquirá facilitar el control,
acceso y administración de la documentación y preservación de la memoria institucional,
acorde con las buenas prácticas y normatividad vigente.

La estructura del PGD está basada en cada uno de los elementos establecidos por el
Archivo General de la Nación, en el “Manual implementación de un programa de
gestión documental - PGD año 2014” y describe cada uno de estos elementos, así como
los demás aspectos y actividades que desarrolla la Alcaldía del Municipio de Zipaquirá
de conformidad con su contexto y realidad misional, administrativa y legal.

Adicionalmente, el Consejo Departamental de Archivos de Cundinamarca; una instancia

de articulación del Sistema Nacional de Archivos (SNA) a nivel territorial, es la
responsable de articular y promover el desarrollo de la función archivística en el
Departamento, así como de asesorar a la Administración Documental en cada uno de
los municipios de Cundinamarca.1

El Programa de Gestión Documental del municipio está articulado con el Plan Estratégico
de la Alcaldía Municipal de Zipaquirá y encaminado al mejoramiento de la atención de
los requerimientos documentales de los usuarios de la Alcaldía, la racionalización y
simplificación de los trámites, la reducción de copias innecesarias, la conservación y
preservación del patrimonio documental del municipio.

Este PGD establece los lineamientos de la gestión documental para todos los
documentos producidos y generados por la alcaldía y sus dependencias así como para
la documentación conservada de anteriores administraciones y aplica para todo tipo de
documentación independientemente de su soporte. Además se aplica a la información
de (planos, documento archivos gestión, documentos archivo central e histórico y los
sistemas de información de la Alcaldía tales como: sistema de correspondencia, sistema
administrativo y financiero, entre otros).2
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La Secretaría General encargada de generar los lineamientos en materia de Gestión

Documental, administrar y conservar la documentación de carácter histórico de todas
las dependencias del municipio, cuenta con el Cuadro de Clasificación Documental
(CCD), un instrumento archivístico que se expresa en el listado de las series y subseries
documentales con su codificación, que permite la identificación y agrupación de los
documentos producidos por la Alcaldía en ejercicio de sus funciones.3

Estrategia y responsabilidades:

La estrategia principal del PGD es garantizar el derecho de acceso a la información,

dirigido: a los servidores públicos de la entidad en el desarrollo de sus funciones y
obligaciones, a otras entidades en cuanto a los procesos de reportes e informes, a
usuarios externos, comunidades indígenas, afrodescendientes y público en general,
entes de control y demás usuarios para requerimientos de radicación de comunicaciones
oficiales, el manejo de peticiones, quejas y reclamos, el envío de comunicaciones
oficiales, las consultas en los archivos de gestión, central e histórico.

Las responsabilidades para la organización documental del el Sistema de Gestión

Documental del Municipio de Zipaquirá se establecen unas series de características y
especificaciones para administrar los documentos de todo tipo; recibidos y creados en
una organización, facilitando de esta manera la recuperación de información en caso
de ser requerida. Para determinar las responsabilidades de cada uno de los grupos que
interfieren en este proceso, se describen dos grupos generales:

Grupo de Archivo: Es la Dependencia encargada de aplicar mecanismos que permiten

la conservación de los Acervos Documentales en el Área de Archivo General, loscuales
corresponden a la Memoria Histórica de la Alcaldía Municipal de Zipaquirá.

Grupo de Información y Consulta: Dependencia encargada de atender los

requerimientos presentados por parte de los usuarios internos y externos, relacionados
con el Acervo Documental que reposan en el Área de Archivo General.

Obligaciones de la gestión de documentos:

Dentro de las obligaciones de la gestión de documentos, están: la normalización de forma

sistemática del programa de gestión documental para la Alcaldía Municipal de Zipaquirá
junto con el Programa de Gestión Documental (PGD); en términos de procesos durante
el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y
aplicables se deben estructurar las metodologías y los procedimientos vigentes por el
Archivo General de la Nación que orientan armónicamente el desarrollo de la institución.
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Delineación y aplicación de un sistema de gestión de documentos:

La aplicación del sistema de gestión de documentos en el municipio de Zipaquirá se

garantiza mediante el Programa de Gestión Documental, documento estratégico de la
gestión documental, en el cual se establecen las estrategias que permiten a corto,
mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios,
adicionalmente establece el desarrollo de los procedimientos y la implementación de
programas específicos para el proceso de gestión documental.

Métodos e inspección de la gestión de documentos:

Dentro de los métodos e inspección de la gestión de documentos para el municipio de

Zipaquirá se realiza con Tablas de Retención Documental - TRD, las cuales son una
herramienta indispensable para la organización documental de cualquier tipo de
empresa y constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación
documental de la entidad acorde a su estructura orgánico – funcional. Además, gracias
al control riguroso de estas Tablas de Retención Documental se establecen criterios de
retención y disposición final dentro de cada empresa, resultante de la valoración
documental por parte de cada una de las agrupaciones documentales.

Control y auditoría:

La organización de los archivos por parte de la Administración Central de Zipaquirá se

fundamenta en las tablas de Retención Documental (TRD) y de acuerdo con el
procedimiento de control de documentos y registros del Sistema de Calidad y en los
procedimientos o instructivos para cada caso en particular, se deben garantizar
actividades como:

• El control de versiones y actualizaciones de formatos.

• Los formularios con su Instructivo para el diligenciamiento; controlado de

acuerdo con lo establecido en el sistema de gestión de la calidad.

• Mecanismos de trazabilidad y controles de alerta (QF DOCUMENT).

• Foliación.

• Elaboración de inventarios documentales y actualización de estos

periódicamente.

• Control, firma de guías y planillas de entrega y de devoluciones.

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• Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno atrás

del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el
último documento recibido sea el último que contenga la carpeta.

Adicionalmente, todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante

la entrega física de la documentación y su registro en el formato único de inventario
documental regulado en el Acuerdo AGN 042 de 2002 por el Archivo General de la
Nación.4

Finalmente para el diagnóstico del ejemplo expuesto anteriormente, se define si

cumple o no cumple con los elementos de preservación y conservación
documental, generando recomendaciones de mejora respecto de lo encontrado.

El Programa de Gestión Documental - PGD de la Alcaldía Municipal de Zipaquirá cumple

con los parámetros de preservación y conservación documental, debido a que el
proceso de conservación documental consiste en guardar sistemáticamente los
documentos de archivo en espacios y unidades, según lo establecido en el Sistema
Integrado de Conservación -SIC.

La organización documental del municipio de Zipaquirá cuenta con espacios destinados

como sedes de archivos y estos cumplen con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garantizan la
adecuada conservación de los acervos documentales. Este almacenamiento de
documentación respeta el concepto de series, y estar dispuestos en forma consecutiva
ascendente, tanto en la documentación física como en la que se encuentra de forma
digital.

Algunas de las recomendaciones para continuar mejorando el sistema de gestión

documental que tiene actualmente el municipio son:

• Regular las actividades de inspección: Es necesario crear un cronograma

semestral y diligenciar el formato de Inspección Áreas de Archivo; teniendo en
cuenta que esta actividad define los requerimientos para el mantenimiento,
reparación o renovación, el cronograma debe ser elaborado con un espacio de
tiempo, con el fin de dar espacio a las contrataciones y/o consecución deinsumos
y personal.

• Capacitar al personal de mantenimiento: Teniendo en cuenta que algunas

actividades de mantenimiento generan suciedad, polvo y en el caso del
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mantenimiento de la estantería, puede requerirse la reubicación temporal de la

documentación, es necesario minimizar los riesgos asociados al traslado de
documentos y proteger la documentación, durante el mantenimiento de pisos,
muros, puertas, ventanas, tuberías y tomas eléctricos, puede levantarse material
particulado, por lo que es necesario cubrir las cajas y la documentación suelta con
telas impermeables o plástico, hasta que terminen las operaciones.