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INTRODUCCIÓN
La Gestión Documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de
facilitar su utilización, consulta y conservación.
La gestión de los documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado,
al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos, por lo tanto, es
responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como de los contratistas
que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas expedidas por el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (Artículo 2.8.2.5.3. del Decreto
1080 de 2015).
La gestión documental es un proceso transversal a toda la organización y por lo tanto,
para su desarrollo, se requiere la elaboración, implementación y seguimiento a los
diferentes instrumentos archivísticos aplicables a la entidad conforme a su contexto
legal y funcional.
Dentro de los instrumentos archivísticos que se describirán dentro del curso se
encuentran: Inventario Documental, Cuadro de Clasificación Documental-CCD, Tablas
de Retención Documental-TRD, Programa de Gestión Documental-PGD, Banco
terminológico, Plan Institucional de Archivos-PINAR, Tablas de Control de Acceso,
Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos, entre otros.

MODULO 1 GENERALIDADES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD 1: CONCEPTUALIZACIÓN
UNIDAD 2: NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
UNIDAD 3: CRITERIOS BÁSICOS PARA LA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y
DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS

MODULO 2 GENERALIDADES DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS Y PLAN DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL
MODULO 1

Objetivo
Apropiar conceptos de la gestión documental, conocer la normatividad archivística
vigente, establecer los criterios para la organización documental.
Introducción al módulo
El módulo de Generalidades de la Gestión Documental permite que el participante
se familiarice con los términos básicos de la Gestión Documental, reconozca las
principales normas archivísticas vigentes, identifique los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción documental.

Contenido temático de la Unidad 1: 

• Gestión Documental: Definición e importancia.
•  Archivo: Definición.
• Documento de archivo: Definición.
• Principios Generales de la Función Archivística: fines de los archivos, importancia de
los archivos, institucionalidad, instrumentalidad, responsabilidad, dirección y
coordinación de la función archivística, administración y acceso, racionalidad,
modernización, entre otros.
• Ciclo vital de los documentos: Definición, Archivo de gestión, archivo central, archivo
histórico y características
• Archivo Total: Definición.
ACTIVIDAD M101

Material de Estudio M1U2.

Contenido temático de la Unidad 2: 
• Normativa: Definición.
• Constitución Política de Colombia: Artículos 1, 8, 15, 23, 74
• Leyes: Ley 4 de 1913, Ley 80 de 1989, Ley 594 de 2000, Ley 734 de 2002, Ley 190 de
1995, Ley 527 de 1999, Ley 1712 de 2014.
• Decretos: Decreto 1080 de 2015, Decreto 103 de 2015, Decreto 1499 de 2017.
• Acuerdos: Acuerdo 060 de 2001, Acuerdo 038 de 2002, Acuerdo 042 de 2002, Acuerdo
002 de 2004, Acuerdo 005 de 2013, Acuerdo 002 de 2014, Acuerdo 007 de 2014, Acuerdo 004 de
2015, Acuerdo 049 de 2000, Acuerdo 050 de 2000, Acuerdo 008 de 2014, Acuerdo 004 de 2019.
• Circulares: Circular 04 de 2003, Circular 04 de 2011, Circular 03 de 2012, Circular 04 de
2012, Circular 05 de 2012, Circular 002 de 2015, Circular 003 de 2015, Circular 06 de 2011,
Circular 02 de 2012, entre otras.
Contenido temático de la Unidad 3: 
• Acuerdo 005 de 2013: composición y generalidades.
• Organización de archivos: Definición.
• Clasificación: Definición y ejemplos.
• Ordenación: Definición, principios de procedencia y de orden original, tipos de ordenación,
depuración y foliación.
• Tipo Documental: Definición y ejemplos.
• Unidad Documental: Definición y ejemplos.
• Serie Documental: Definición y ejemplos. 
• Subserie Documental: Definición y ejemplos.
• Descripción: Definición.
• Inventario Único Documental: Definición y formato.

• Hoja de Control: Definición y formato.

}
 MODULO 2 instrumentos archivísticos y plan de conservación

 Objetivo
Identificar los aspectos generales de los instrumentos archivísticos y del Plan de
Conservación Documental del Sistema Integrado de Conservación-SIC. 
Introducción al módulo
Este módulo permite al participante conocer los aspectos generales y normativa aplicable de los
siguientes instrumentos archivísticos: Inventario Documental, Cuadro de Clasificación Documental-
CCD, Tablas de Retención Documental-TRD, Programa de Gestión Documental-PGD, Plan
Institucional de Archivos-PINAR, Sistema Integrado de Conservación-SIC, Tablas de Control de
Acceso, Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos, Banco Terminológico,
y del Plan de Conservación Documental del Sistema Integrado de Conservación-SIC.

Material de Estudio M2U1.

Contenido temático de la Unidad 1: 
• Instrumentos archivísticos: Definición.
• Política de Gestión Documental: Definición.
• Generalidades de Instrumentos archivísticos: Inventarios documentales, Plan Institucional
de Archivos-PINAR, Cuadro de Clasificación Documental-CCD, Tablas de Retención Documental-
TRD, Programa de Gestión Documental-PGD, Banco terminológico, Modelo de requisitos para la
gestión de documentos electrónicos, Tablas de Control de Acceso, definición y formatos.
• Sistema Integrado de Conservación: definición.
• Plan de Conservación Documental: Definición, programas de conservación preventiva.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS: Son herramientas con propósitos

específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación
de la gestión documental y la función archivísticas
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: CCD: Es un esquema que refleja la
jerarquización dada a la documentación producida por una institución, ya que
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: TRD: Se define como el listado de
series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos las TRD
permiten:

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: PGD: Es el instrumento

archivístico que formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos
archivísticos encaminados a la gestión de una entidad, con el objetivo de facilitar su
utilización y conservación, dentro de los beneficios que se identifican son los
siguientes:
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS: PINAR: Es un instrumento para la
planeacion de la funcioon archivistica, el cual se articula con los demas planes y
proyectos estrategicos previstos por la entidad
INVENTARIO DOCUMENTAL: ID: Instrumento de recuperación que describe
de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental
MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:
MRGDE: Instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no
funcionales de la gestión de documentos electrónicos de la entidad
BANCOS TERMINOLÓGICOS: BT: instrumento archivístico que permite la
normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes
controlados y estructuras terminológicas.

INFOGRAFÍA: Una infografía es una colección de imágenes, gráficos

y texto simple (minimalista) que resume un tema para que se pueda
entender fácilmente.
TABLAS DE CONTROL DE ACCESO: TCA: Instrumento para la identificación
de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos
MODULO 2
ACTIVIDAD 2

PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA
DEBERES Y DERECHOS
ART 8: Protección riquezas culturales y naturales de la nación.
ART 63: Los bienes de uso público (parques naturales, tierras grupos étnicos, tierras de resguardo,
patrimonio arqueológico, y demás bienes son inalienables, imprescindibles e inembargables.
ART 72: Patrimonio cultural bajo la protección del estado.
Art 74: Acceso a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
 LEY 43 DE 1913
CONSERVACION CIERTOS DOCUMENTOS OFICIALES

ART 1: Todo documento oficial, destinado a reposar en los archivos públicos se

extenderá a mano y con tinta indeleble ( No borrar, permanente) conservación del
texto.
ART 2: Las providencias y diligencias judiciales y administrativas; las actas de registro
del estado civil, los actos que pasen ante notario deben ser escritos a mano y con
tinta indeleble.
ART 3: oficios y demás documentos emanados por los despachos de las oficinas
públicas, deben ser copiados de modo que el original y la copia queden legibles
y perduren.

SIC

En el Acuerdo 006 de 2014 se define como “El conjunto de planes,

programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación
documental y preservación digital bajo el concepto de archivo total,
acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento
de cualquier tipo de información, independiente del medio o
tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos
tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su
producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición
final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital”
 LEY 594 DE 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE
DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

ART 13: Instalaciones para archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
Construcción-Adecuación-Adquisición-Arriendo (especificaciones técnicas)
ART 46: Conservación de documentos. Los archivos de la administración publicas
deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada de las fases del
ciclo vital de documentos

ART 47: CALIDAD DE LOS SOPORTES. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deben
elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad de acuerdo con las normas
nacionales o internacionales para el efecto sean acogidas por el archivo General de la Nacion.

DECRETO 1080 DE 2015

POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL DECRETO UNICO
REGLAMENTARIO DEL SECTOR CULTURA

ART 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental. La gestión documental en las

diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como
mínimo los siguientes procesos.
g) preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
ART 60: Conservación integral de la documentación de archivos-SISTEMA
INTEGRADO DE CONSERVACION –SIC
ART 61: Condiciones de edificios y locales destinados a Archivos
ART 64: prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de
riesgo.

ACUERDO 011 DE 1996: CRISTERIOS DE CONSERVACION Y

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

ACUERDO 049 DE 2000: CONSERVACION DE DOCUMENTOS-

CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DESTINADOS A ARCHIVOS
}
 ACUERDO 050 DE 2000: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
PREVENCIÓN DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y
SITUACIÓN DE RIESGO

ACUERDO 008 DE 2014. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y

REQUISITOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE DEPÓSITO,
CUSTODIA, ORGANIZACIÓN, REPROGRAFÍA Y CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVOS
ACUERDO 006 DE 2014: SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
EFECTOS AMBIENTALES EN PAPEL

QUE FACTORES DEGRADAN EL PAPEL

FACTORES INTERNOS
1. OXIDACIÓN

2. ACIDEZ (PH)
FACTORES EXTERNOS
1. FÍSICOS
LUZ
TIPOS DE LUZ: NATURAL, ARTIFICIAL, EFECTOS

FACTORES EXTERNOS
1. FISICOS
TEMPERATURA: MAGNITUD QUE MIDE EL NIVEL TERMICO O CALOR DE POSEE UN CUERPO

FACTORES EXTERNOS
1. FÍSICOS
 HUMEDAD: Es la cantidad de vapor de agua presente en el aire

FACTORES EXTERNOS -MECANICOS

FACTORES EXTERNOS
2. FACTORES QUÍMICOS --CONTAMINANTES ATMOSFERICOS
FACTORES EXTERNOS
FACTORES QUÍMICOS
POLVO

FACTORES EXTERNOS
FACTORES QUÍMICOS
 MATERIALES INESTABLES

QUE CONTAMINANTES BIOLOGICOS PRODUCEN EL DETERIORO

BIOLOGICO

MICROORGANISMOS
MACROORGANISMOS
 BACTERIAS
 AISLADAS EN PAPEL

 HONGOS
  INSECTOS: Animales invertebrados, (antropodos)

INSECTOS: Escarabajo
INSECTOS: Termitas

INSECTOS: PIOJOS
ROEDORES

AVES (PALOMAS)
 COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

ART 4 COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

ACUERDO 006 DE 2014
PLA DE CONSERVACION DOCUMENTAL

NIVELES DE INTERVENCIÓN
CONSERVACIÓN PREVENTIVA

NIVELES DE INTERVENCION

CONSERVACION RESTAURACION

ART 3 . DEFINICIONES ACUERDO 006 DE 2014

PROGRAMA DE CONSERVACION PREVENTIVA
PROGRAMA DE CAPACITACION Y SENSIBILIZACION}
ACUERDO 6: PROGRAMA DE CONSERVACION PREVENTIVA ACUERDO 06 DE 2014
PROGRAMA DE SANEAMIENO AMBIENTAL: LIMPIEZA, DESINFECCION, DESINSECTACION Y
DESRATIZACION
ART: 6 PROGRAMA DE CONSERVACION PREVENTIVA ACUERDO 006 DE 2014
CONTAMINANTES ATMOSFÉRICOS: Resolución 2254 de 2017
PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DEBE TENER LA SIGUIENTE
ESTRUCTURA

ACTIVIDADES DEL MODULO 1

ACTIVIDAD M102

ESTÁNDARES PARA PUBLICAR INFORMACIÓN DECRETO 103 DE 2015

COLOMBIA ES UN ESTADO SOCIAL DE DERECHO ARTICULO 1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA
CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN LEY 80 DE 1989
son herramientas con ACUERDO 05 DEL 2013
CÓDIGO ÚNICO DE DISCIPLINARIO LEY 734 DE 2002
ORGANIZACIÓN HISTORIA LABORAL CIRCULAR 04 DEL 2003
ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS ARTICULO 74 CONSTITUCIÓN POLÍTICA
DERECHO DE PETICIÓN ARTICULO 23 CONSTITUCIÓN POLÍTICA
FIRMA DIGITAL LEY 527 DE 1999
ENTREGA DE DCTOS POR PARTE DEL SERVIDOR PUBLICO ACUERDO 038 DE 2002
COMITÉS INSTITUCIONALES DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO DECRETO 1499 DE 2017
PROTECCIÓN DE LAS RIQUEZAS NATURALES ARTICULO CONSTITUCIÓN POLÍTICA
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA ACUERDO 060 DE 2001
INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL ACUERDO 042 DE 2002
ESTA NORMA ESTA COMPUESTA POR 13 TIT Y 53 ARTICU LEY 594 DE 2000

ACTIVIDAD M103
 DEPURACIÓN RETIRAR DOCUMENTOS DE APOYO
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL MANTENER EL ORDEN QUE LE DA
INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO INVENTARIO DOCUMENTAL
DESCRIPCIÓN ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS DE
CLASIFICACIÓN LABOR INTELECTUAL
FOLIACIÓN ENUMERAR CADA HOJA O FOLIO
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, DESCRIPCIÓN
EVIDENCIA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL HOJA DE CONTROL
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR
ORDENACIÓN DESCRIPCIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS

EVALUACIÓN DEL MODULO 1

1. En qué proceso se identifica y se establecen agrupaciones documentales

de acuerdo con la estructura orgánico-funcional
Seleccione una:
a. Cuadro de clasificación documental
b. Ordenación documental
c. Clasificación documental
d. Descripción documental
e. Ninguna de las anteriores

2. Un documento de archivo es
Seleccione una

a. Registro de información producida

b. Registro de información eliminada
c. Registro de información producida o recibida por una entidad pública, en razón de
sus funciones.
d. Registro de información clasificada
e. Ninguna de las anteriores
 3. Al conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida es lo que se
conoce como:
Selecciona una
a. Tabla e valoración documental
b. Gestión documental
c. Eliminación documental
d. Organización documental
e. Todas las anteriores

4. Cuál de las siguientes afirmaciones no es correcta.

Selecciona una

a. Los documentos se clasifican teniendo en cuenta el plan institucional de

archivos
b. Los documentos se clasifican teniendo en cuenta la estructura orgánico
funcional
c. Los documentos se clasifican por asuntos
d. Los documentos se clasifican teniendo en cuenta las tablas de retención
Documental TRD
e. Ninguna de las anteriores

5. Indique el orden correcto de realizar la organización documental

Selecciona una

a. Depurar, clasificar, foliar, ordenar y describir

b. Clasificar, ordenar, describir, foliar y depurar
c. Clasificar, ordenar, depurar, foliar y describir
d. Depurar, describir, clasificar, ordenar y foliar
e. Ninguna de las anteriores
6. Los dos principios archivísticos que se tienen en cuenta para el proceso de
organización documental es

Selecciona una

a. Principio de autenticidad
b. Principio de procedencia
c. Principio de orden original
d. Principio de interoperabilidad
e. Solo la b y c son correctas

7. Los tipos de archivos existentes en una institución son.

Selecciona una

a. Archivo de gestión, archivo de gestión centralizado y archivo histórico

b. Archivo central, archivo de gestión centralizado y archivo total
c. Archivo histórico, archivo de gestión y Archivo central
d. Archivo de Gestión, fondos acumulados, archivo central y archivo
histórico.
e. Todos los anteriores.

8. Actos administrativos que establece los lineamientos básicos para la

organización de historias laborales

Selecciona una

a. Decreto 1080 2015

b. Ley 490 de 2017
c. Circular 004 de 2003
d. Acuerdo No. 004 de 2013
e. Ninguna de las anteriores

9. El objetivo de la ley general de archivos es

 Selecciona una

a. Establecer reglas y principios generales que regulan la función

archivística del estado.
b. Establecer el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de la TRD y TVD
c. Regula el derecho de acceso a la información publica
d. Regula la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
e. Ninguna de las anteriores

10. Acto administrativo que consolidad las políticas de gestión y desempeño

institucional

Selecciona una

a. Decreto 1515 de 2013

b. Decreto 1080 de 2015
c. Decreto 1499 de 2017
d. Decreto 2609 de 2012
e. Decreto 2578 de 2012

11. Dos formas de describir los documentos

Selecciona una
a. TRD y PINAR
b. Inventario Documental y hoja de control
c. TRD e inventario documental
d. PINAR Y hoja de control
e. Todas las anteriores
ACTIVIDAD MODULO 2
M102

En cada uno de los enunciados propuestos, debe colocar la palabra correcta del
listado de las palabras.
a. Los instrumentos archivísticos son herramientas con propósitos específicos
que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la
Sistema Integrado de ConservaciónSe debe formular una política de gestión
documental la cual debe estar documentada e informada a todo nivel de la
entidad
b. El diagnostico de archivos es la herramienta para desarrollar la situación
actual, permite identificar y generar acciones de mejoramiento de la función
archivística y la gestión documental.
c. El modelo de requisitos para la gestión es el instrumento de planeación, el
cual formula los requisitos funcionales de la gestión de documentos
electrónicos de la entidad.
d. los bancos terminológicos son un instrumento archivístico que permite la
normalización de series, subseries y TIPOS DOCUMENTALES a través de
lenguajes controlados y estructuras terminológicas.
e. Las TABLAS DE CONTROL DE ACCESO son un instrumento que
contribuye a la identificación de las condiciones de acceso y
RESTRICCIONES que aplican a los documentos.
f. Los REGISTROS DE ARCHIVO DE INFORMACIÓN, el índice de
INFORMACIÓN RESERVADA Y CLASIFICACIÓN, el esquema de
 PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN y el programa de GESTIÓN
DOCUMENTAL son instrumentos de gestión de información según lo
establecido en la ley 1712 de 2014.

MODULO 2

ACTIVIDAD
M103

1. El sistema integrado de conservación es el conjunto de planes,

programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación
documental digital bajo el concepto de archivos total acorde con la
política de gestión documental y demás sistemas organizacionales,
Selecciona una
 Verdadero
 Falso

2. El objetivo del SIC es la conservación y presentación de un tipo de

información específica, no contempla cualquier tipo de información, sin
mantener atributos tales como unidad, integridad, autenticidad,
originalidad, accesibilidad de toda la documentación de una entidad
desde el momento de la producción durante su periodo de vigencia
hasta su disposición final de acuerdo con la valoración documental.
Selecciona una
 Verdadero
 Falso
 3. El SIC debe contemplar dos productos un plan de conservación
documental y un plan de preservación digital a largo plazo.
Selecciona una
 Verdadero
 Falso

4. En el SIC el plan las fases de conservación documental contempla la

administración y actualización.
Selecciona una
 Verdadero
 Falso

5. En el SIC el plan de preservación digital a largo plazo aplica a

documentos electrónicos de archivo, a los documentos nacidos digitales
y a los documentos de archivo digitalizados.
Selecciona una
 Verdadero
 Falso

6. En el SIC el plan de conservación documental aplica a soporte papel

exclusivamente.
Selecciona una
 Verdadero
 Falso

7. Los factores internos que afecten específicamente al soporte papel son

la luz, temperatura, humedad relativa, contaminantes atmosféricos,
contaminantes biológicos y microbiológicos.
Selecciona una
 Verdadero
 Falso
 8. Dentro del plan de conservación documental se contemplan programas
de capacitación y sensibilización, programa de inspección y
mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas,
programas de saneamiento ambiental, programa de monitoreo y control
de condiciones ambientales, programa de prevención de emergencias y
atención de desastres, programa de almacenamiento y re
almacenamiento.

Selecciona una
 Verdadero
 Falso

9. El deterioro no modifica en las características originales de un

documento.

Selecciona una
 Verdadero
 Falso

10. Los efectos que producen los cambios bruscos de humedad relativa y
temperatura en los soportes documentales son oxidación e hidrolisis de
los componentes internos del papel, aceleran la velocidad, reacciones
químicas y fomenta la proliferación de microorganismos.

Selecciona una
 Verdadero
 Falso

EVALUACIÓN FINAL DEL MODULO 2

1. Instrumento archivístico que refleja la jerarquización de la

documentación producida por una institución
 Selecciona una
a. Cuadro de valoración documental
b. Cuadro de descripción documental
c. Tabla de retención Documental
d. Cuadro de clasificación documental
e. Ninguna de las anteriores.

2. El listado de series y subseries documentales producidas por una

entidad en el marco del ejercicio de sus funciones se ve reflejado en

Selecciona una
a. Plan institucional de archivos
b. Banco Terminológico
c. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
d. Tablas de Retención Documental
e. Todas las anteriores

3. El programa de Gestión Documental es un instrumento archivístico que

permite:
Selecciona una
a. Formular y documentar el desarrollo sistemático de los procesos
archivísticos
b. formular las series y subseries documentales de una entidad
c. planear la función archivística
d. formular los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de
documentos electrónicos
e. Normalizar las series, subseries y tipos documentales.

4. Para conocer que documentos son de acceso restringido, se consulta el

instrumento.
Selecciona una
a. El mapa de procesos, flujos documentales y la descripción de las
funciones de las unidades
b. Sistema integrado de conservación
c. Tablas de valoración Documental
d. Plan institucional de Archivos
e. Tablas de control de acceso

5. El instrumento que permite articular la planeación de la función

archivística con los demás planes y proyectos estratégicos de una
entidad es:

Selecciona una
a. Programa de Gestión Documental
b. Plan Institucional de Archivos
c. Tablas de Retención Documental
d. Inventario Documental
e. Diagnóstico de Archivos

6. Herramienta con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el

desarrollo e implementación de la gestión Documental y la función
Archivística.

Selecciona una

a. Bancos terminológicos
b. Inventarios Documentales
c. Instrumentos Archivísticos
 d. Programas específicos
e. Ninguna de las anteriores

7. A través de este instrumento se realiza la recuperación de la información

que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un
fondo documental.

Selecciona una

a. Serie Documental
b. Descripción documental
c. Tablas de Retención Documental
d. Inventario Documental
e. Tabla de Valoración Documental

8. El modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

permite:

Selecciona una

a. Identificar los requisitos funcionales y no funcionales

b. Creación de documentos electrónicos
c. Desarrollo de sistemas de información
d. Identificación del ciclo de vida
e. Todas las anteriores

9. Instrumento archivístico que permite la normalización de las series,

subseries y tipos documentales, a través de lenguajes controlados y
estructuras terminológicas.

Selecciona una

a. Banco Terminológico
b. Programa de Gestión Documental
 c. Plan Institucional de Archivos
d. Sistema Integrado de conservación
e. Inventario Documental

10. El sistema integrado de conservación es:

Selecciona una

a. Planes, programas, estrategias y procedimientos de eliminación

Documental.
b. Planes, programas, estrategias y procedimientos de conservación
Documental.
c. Planes, programas, estrategias y procedimientos de descripción
Documental.
d. Planes, programas, estrategias y procedimientos de clasificación
Documental.
e. Planes, programas, estrategias y procedimientos de selección.
Documental.