PROPUESTA PARA LA ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVISTICA EN ENTIDADES

PÚBLICAS Y PRIVADAS CON FUNCIONES PÚBLICAS, LEY 594 DE 2000

Fecha, 25 de Abril 2022

Carlos Iván López Rueda

 Administrador de Empresas
 Instructor técnico SENA-Gestión documental 2013-2016 2017-2018
 Líder del grupo gestión documental de la Escuela de Policía Provincia
de Sumapaz 2008-2012
 Orientador Tutor, intervención archivos de gestión Gaula
Cundinamarca, IDERF Fusagasugá, Secretarías de Movilidad, Hacienda,
Educación, Desarrollo económico de la Alcaldía de Fusagasugá
 Proyecto de implementación de un programa de Gestión Documental,
Hospital Nuestra Señora del Pilar en el Municipio de Medina Cundinamarca.
 Certificado por Competencias, SENA, producción documental y
Formación presencial para el trabajo.
 Miembro de la Sociedad colombiana de Archivistas (socio adherente)
 Estudiante Especialización Archivística UTPC
Ricardo Manuel Martínez Agredo

 Administrador de Empresas y Administrador Financiero

 Instructor técnico SENA-Gestión documental 2013-2016
 Certificado por Competencias, SENA, servicio al cliente y Formación
presencial para el trabajo.
 Miembro equipo de implementación Sistema de Gestión de Calidad
ISO 9001 2008. Empresa de Energía de Cundinamarca, Distrito Fusagasugá
 Orientador Tutor, intervención archivos de gestión Gaula
Cundinamarca, IDERF Fusagasugá, Secretarías de Movilidad, Hacienda,
Educación, Desarrollo económico de la Alcaldía de Fusagasugá
 Proyecto de implementación de un programa de Gestión Documental,
en Entidades Públicas y Privadas Con Funciones Públicas, Ley 594 De 2000.
1.INTRODUCIÓN

En varias oportunidades cuando un funconaro de la empresa necesita realizar el

servicio de consulta de documentos , la atención al requerimiento ha quedado
insatisfecha o cubierta a medias . de ahí establece que las entidades para cumplir
con las solicitudes de información deben tener una efectiva gestión documental
Igualmente he tenido noticia de situaciones que afectan interés de tipo laboral y
económico por un manejo desdeñoso en la administración de documentos

Las normas archivisticas emandas del 2012 en Adelante que reglamenta la ley 594
del 2000,establece ;el punto de quiebre con el concurso reciente de loa organismos
de control,que recibieron capacitación por parte del archive general de la nación

Ahora las Instituciones del estado deben implementar un proceso de

empoderamiento de la función archivística que dinamice en acciones como
ampliación espacio del local del archivo central,resestruración de los archivos de
gestión, cumplimiento de las normas archivísticas para las entidades del estado,
uso de unidades de conservación autorizadas AGN.con un labor de
diligenciamiento de rótulos de caja y carpeta que la entidad tiene en el listado
maestro de registros con todos los requisitos exigidos ´por el sistema de gestión de
caliad,implemetación del uso de las TRD

Esta dinamica es pertinente para la empresa , Cootransfusa para efectuar sus

labores con eficiencia,eficacia para lograr la efectividad en el servicio y en el
cumplimiento de sus objetivos
2. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Con la información que suministro la funcionara de la empresa Cootransfusa

establecer una hoja de ruta para activar los procedimientos de gestión documental
,contenidos en el proceso de gestión documental y en el PGD ( Programa de gestión
documental)
SERVICIOS PROFESIONALES PARA DIRECCIÓN DEL PROYECTO DE
DIGITALIZACIÓN, MEDIANTE LA REALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE
ACCIONES DE MEJORA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA
COOTRANSFUSA EN EL MARCO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y
EN CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA ARCHIVISTICA VIGENTE

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer el estado actual de gestión documental en los siguientes

elementos archivisticos

 Organización Doccumental

 Gestión y Trámite

 Preservación a largo plazo de documentos

 Digitalización Series Documentales

3 COBERTURA
Empresa de transporte Cootransfusa

4 IDENTIFICACIÓN

Nombre Asociación mutualista de asociados A

Cootransfusa
Sector Transporte
Dirección: Calle 8 nro 28-30
Municipio Fusagasugá
Teléfono 6018675371
Misión de entidad Transporte
Correo electrónico archivo@cootransfusa.com.co
5 METODOLOGIA

Realzar el proceso y sus procedmentos, cumplendo con los requisitos establecidos

por el archivo general de la nación y la resolucón 061583 del 2016 de la
superintendencia de Puertos y transportes
 Proceso Descripción Actividades Proceso
Clasificación de expedientes por oficina productora, serie
o tema, según TRD en el archivo de gestión
Clasificación
Ordenación unidad documental, conforme al principio de orden
original. Elaboración hoja de control en los expedientes activos
administrativamente o no transferidos cumpliendo el ciclo vital
Ordenación del documento, , Foliación, según instrucciones cartilla de
foliación del AGN Archivo general de la nación
Organización Descripción Pre inventarios documentales - Unidad Documental o
Documental expediente - Formato campos FUID, Diligenciamiento rotulo
Archivos de cajas y carpetas
Gestión
Organización Método 1 Clasificación. Ordenación y Descripción Método 1
Archivo Central
Método 2
Clasificación. Ordenación y Descripción Método 2
Disposición de Documentos Procedimiento de Eliminación acuerdo 04 del 2013 y decreto 2609
del 2012-decreto 1080 del 2015,eliminación

eliminación documentos electrónicos

Gestión y Trámite Asesoría empoderamiento aplicación acuerdo 060 del 2001 y decreto
2150 de 1995
Implementación ley 527 de 1995 Correo electrónico y mensajes de
datos
Alistamiento Actividades contenidas en documento del archivo general de la
Captura nación de la repúblca de Colombia,denominada Requisitos minimos
Identificación para el proceso de digitalización
Digitalización Control de calidad
Almacenamiento
Metadatos
Técnicas de
escaneo

Estableciendo como referencia los costos de servicos del archivo general de la

nación de Colombia(resolución 0088 del 2020)
LOS COSTOS DEL PROYECTO SERIAN

Número de Folos por caja Folios totales Tarifa por Total

cajas folo
digitalizado
1000 200 x 7 -1400 1400000 50 70 000 000

PRODUCTO A ENTREGAR

Archvo plano conteniendo las 1000 cajas con seres y subseries digitalizadas,
conectado con un gestor documental,con descriptor documental con metadatos
basicos ,en el cual se puede efectuar consulta de documentos de manera ágil y
rápida