“Año De La Unidad, La Unidad Y El Desarrollo”

Instituto De Educación Superior Tecnológico Público “P.A.D.A.H.”

Estudiantes : Vasquez Regifo Julio Cesar

Docente : Piña Aching Ricardo Abraham

Tema : Tràmite Documentario

Unidad : Aplicaciones en Internet

Sección : 2 C-Noche

IQUITOS-PERÙ

2023
 TRÀMITE DOCUMENTARIO

El trámite documentario es el conjunto de procesos que permiten a las

organizaciones tener el control respecto a la ubicación física o digital, así como el
estatus actual y pasado de la documentación que llega y se genera dentro de ella,
con el fin de mejorar sus flujos y diligenciamiento.

El rápido aumento en conocimiento del desarrollo de las tecnologías ha permitido

la creación de productos y herramientas informáticas para la gestión electrónica
del trámite documentario, cuyo fin es conseguir una institución sin papeles, entre
los directivos de las instituciones está teniendo gran aceptación que ven la
necesidad de planificar y proponer estrategias para actuar con mayor eficacia en
un mundo cada vez más competitivo.

Se concluye que, el trámite documentario es un proceso operativo fundamental

que al ser automatizado genera grandes beneficios para las instituciones, como la
reducción del tiempo y ahorro en los recursos económicos, pues permite el claro
establecimiento del ciclo de vida de los trámites, desde el momento en que se
crean o se reciben hasta que se derivan y entregan al ciudadano.

El valor que las instituciones públicas dan al trámite documentario ha aumento,

especialmente como resultado de la pandemia del Covid-19, por lo que es
necesario implementar técnicas de automatización basadas en sistemas digitales,
que buscan mejorar la eficiencia en el desarrollo de sus procesos, ahorrando
tiempo y recursos económicos.

Importancia de automatizar el trámite documentario en instituciones

públicas.

Al automatizar el trámite documentario trae consigo beneficios económicos para el

sector público, disminuyendo los costos de diversos procesos y servicios que
deben ser gestionados diariamente, además, impacta de manera positiva en los
ciudadanos, permitiendo políticas públicas de acceso equitativo, pues el proceso
puede estar a la disposición de los más necesitados, garantizando los derechos de
los ciudadanos.

Voutssás Lara (2017) aclara que, no solo se está cambiando el modelo tradicional
del trámite documentario a través de las herramientas digitales; sino que, la
misma sociedad conformada por la ciudadanía se reforma constantemente en
nuevos modelos y relaciones sociales, esto ha forzado a las instituciones públicas
a replantear también su labor en cuanto a la oferta de servicios dirigidos a los
ciudadanos, para mejorar la administración en el ámbito público y optimización de
los servicios que se ofrecen.

Se demuestra que, mediante el uso de la tecnología de información, internet e

implantando un sistema de trámite documentario de forma segura, permite a la
institución mantenerse alineada, reduciendo los costos y tiempos (Granados
Hondares & Ferreira Lorenzo, 2019). Por tal motivo, la tecnología debe estar
presente en las instituciones públicas, garantizando una gestión eficiente de los
productos y servicios que generarán satisfacción y tranquilidad en la vida cotidiana
de los ciudadanos

El objetivo de la revisión ha sido ilustrar la importancia de la automatización de

procesos, mediante el empleo de tecnología.

En las organizaciones modernas, el ingreso, creación y envió de documentos es

una tarea de ejecución diaria. La administración del flujo de estos documentos y la
ubicación de los
La organización se ve beneficiada:
•
al disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido
a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados
y se generan avisos y recordatorios por correo electrónico.
•
al disminuir el uso de papel, reduciendo drásticamente los gastos por este
concepto.
•
al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o
con su proceso concluido ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al no
tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado
documento.
•
estandarización de la documentación emitida (cartas, memos, oficios,
resoluciones, convenios, etc.).

Caracteristicas:
o Registro de documentos externos
o Registro de documentos internos
o Impresión de Hoja de ruta para cargo
o Impresion de Cargo
o Adjuntar archivo al expediente.
o Gestión de documentos mediante un TUPA (Procesos)
o Consulta pública de estado del expediente
o Reportes de estados, oficinas, y rendimiento.

¿Cuáles son las funciones de trámite documentario?

Funciones de la Oficina de Trámite Documentario Programar, conducir y evaluar

las actividades de administración documentaria, así como mantener, organizar,
cautelar el Archivo Central, Planear, dirigir y supervisar los procesos técnicos
vinculados con la gestión documentaria y archivística de la ONAGI; velando por la
agilización de los procedimientos de atención y de gestión documentaria.

UNIDAD DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ORIENTACIÓN AL CIUDADANO

La Unidad de Trámite Documentario y Orientación al Ciudadano, es la encargada

de dirigir las acciones y actividades administrativas orientadas a dirigir y supervisar
el sistema de trámite documentario y administración documentaria de la entidad;
así como la orientación al ciudadano sobre los tramites, procedimientos y servicios
públicos que brinda la municipalidad. Está a cargo de un servidor público
denominado Jefe de Unidad; depende funcional y administrativamente de la
Secretaria General.
Son funciones de la Unidad de Trámite Documentario y Orientación al Ciudadano:

 Recibir, procesar, distribuir la documentación presentada ante la

municipalidad, formular observaciones y entregar resultados, según
corresponda, conforme con las normas contenidas en la Ley de
Procedimientos Administrativo General y el T.U.P.A. de la municipalidad
según corresponda.
 Llevar el registro de ingreso de los documentos presentados ante la
municipalidad.
 Orientar al administrado en la presentación de sus solicitudes, formularios y
brindar información sobre los procedimientos iniciados por aquellos.
 Absolver consultas de los usuarios sobre la ubicación de sus documentos y
expedientes en las diferentes áreas de la Municipalidad.
 Proponer acciones para integrar y mejorar el sistema único de trámite
documentario.
 Organizar el sistema de orientación al público, asesorándolos de manera
correcta en los trámites que vienen a realizar.
 Otras funciones que le asigne la Secretaría General en el ámbito de su
competencia.