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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3

EVIDENCIA 3: INFORME SISTEMA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

PRESENTADO POR:
MILTON ARBEY MICAN MICAN

SOFÍA PLUS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2119764)
VILLAVICENCIO
2020
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3
EVIDENCIA 3: INFORME SISTEMA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

PRESENTADO POR:
MILTON ARBEY MICAN MICAN

INSTRUCTOR
CARLOS ALBERTO PEREZ ESPAÑA

SOFÍA PLUS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2119764)
VILLAVICENCIO
2020
INFORME SISTEMA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
El proceso archivo de documentos en la Policía Nacional de Colombia está regido en la
LEY 594d del 14 de julio de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones”, Resolución N° 03622 del 11 de julio de 2018
“Por la cual se actualiza el Manual Único de Gestión Documental para la Policía Nacional”
y la resolución N° 05454 del 29 de noviembre de 2019 “ Por la cual se actualiza el
programa de Gestión Documental para la Policía Nacional”.
La Policía Nacional de Colombia, ha implementado unas guías para la organización de
archivos en cumplimiento a lo establecido en la ley general de archivo, así:
1GD-GU-0002 GUÍA PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y USO
DE LA FIRMA DIGITAL
Objetivo: Fijar los parámetros de utilización y manejo del Gestor de Contenidos Policiales
“GECOP”, en cuanto a la producción de documentos electrónicos y uso de la firma digital,
coadyuvando con la reducción sistemática en el consumo del papel, el uso óptimo de los
recursos, la agilidad de los trámites institucionales, la seguridad en el manejo de la
información y la eficiencia administrativa en desarrollo del proceso de Gestión
Documental.
Alcance: Orientar a los funcionarios de la Policía Nacional, sobre los diferentes ámbitos
de gestión de la información, con la finalidad de adquirir los conocimientos necesarios
para la aplicación de las nuevas funcionalidades técnicas que contiene la herramienta,
permitiendo de manera práctica y sencilla el cumplimiento de las actividades misionales
relacionadas con la producción y gestión de la información en las diferentes unidades
policiales a nivel País.
La Policía Nacional, consecuente con los objetivos propuestos que permiten el
fortalecimiento continuo del Proceso de Gestión Documental establece un procedimiento
que permite el registro, vinculación a un trámite, distribución, disponibilidad, recuperación
y acceso a la consulta de los documentos, desde su producción hasta la resolución de
los asuntos, promoviendo una cultura eficiente fundamentada en los principios
archivísticos y en el marco legal establecido para las entidades del Estado.
1GD-GU-0003 PRODUCCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
Objetivo: aplicar adecuadamente los lineamientos que permitan a los productores
documentales de las unidades policiales, cumplir con el Programa de Gestión
Documental en relación a la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos producidos en la Institución.
Alcance: este documento va orientado a todos los productores documentales de las
unidades policiales, quienes serán los responsables de la aplicación y observancia
constante de lo dispuesto en la presente Guía; así mismo, ejecutarán las pautas
generales correspondientes a la producción, gestión, trámite, conservación y disposición
final de las comunicaciones oficiales.
La información suministrada en esta Guía, enmarca las actividades relacionadas con la
elaboración del documento electrónico con firma digital al interior de la Policía Nacional
y su implementación dentro de la herramienta tecnológica GECOP.
1GD-GU-0004 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Objetivo: organizar adecuadamente la información producida y recibida por las


dependencias productoras de la Institución.

Alcance: Los productores documentales adscritos a la Institución, son responsables de


la clasificación, ordenación y descripción de la información producida en el ejercicio de
las funciones. Así como el manejo, custodia, salvaguarda y metodología necesaria para
la conservación de los archivos.

1GD-GU-0005 ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

Objetivo: identificar y organizar los fondos, subfondos, secciones, subsecciones y


asuntos de la información que reposa y es custodiada por cada una de las unidades
policiales a nivel país, con el fin de restablecer el contexto histórico y reconducir los
documentos al origen de su creación, recurriendo a fuentes primarias (documentales y
orales) y secundarias (bibliográficas); identificando los valores primarios y secundarios
de los documentos e iniciar la transferencia secundaria, propendiendo por la
preservación de aquellos que informan y testimonian sobre el desarrollo institucional,
sociocultural, científico, histórico, tecnológico, de Derechos Humanos y Derecho
Internacional Humanitario.

Alcance: identificación, organización, clasificación, descripción, valoración y


conservación de los archivos producidos por la Institución desde su creación hasta la
vigencia 2004, y que a la fecha no cuenta con criterios de organización; así mismo la
información correspondiente a los fondos documentales producidos por las unidades
policiales a partir del año 2005 hasta la actualidad y que carecen de instrumentos
archivísticos para su organización.

1GD-GU-0006 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC

Objetivo: Asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información


independiente del medio o tecnología con la que se haya elaborado, desde el momento
de su producción y/o recepción, durante su gestión y hasta su disposición final, es decir,
durante cualquier etapa del ciclo vital de los documentos producidos por la Institución,
conservando atributos específicos tales como: accesibilidad o disponibilidad,
autenticidad, fiabilidad, Inalterabilidad, integridad, originalidad, unidad.
Alcance: El SIC, es una instrumento que contempla el desarrollo de procedimientos
preventivos y correctivos específicos para asegurar la conservación de la documentación
y la información institucional, por ende los parámetros aquí definidos son de obligatoria
ejecución en los niveles administrativos y operativos de la Policía Nacional, y su
verificación y control estará a cargo de cada uno responsables de las unidades a través
de sus Jefes de Gestión Documental, o quienes realicen estas actividades al interior de
cada unidad productora.

1GD-GU-0007 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Objetivo: disponer de la información de cada serie y subserie documental que ya cumplió


con su tiempo de retención, con miras a la conservación permanente o la eliminación.

Alcance: el Grupo de Archivo Histórico de la Secretaría General y los Grupos de Gestión


Documental a nivel nacional, realizarán adecuadamente la disposición final de los
documentos, incluyendo la selección, conservación permanente, microfilmación y
eliminación, de los acervos documentales producidos por cada una de las Direcciones,
Oficinas Asesoras, Comandos de Región, Metropolitanas, Departamentos y Escuelas de
Policía, en cumplimiento de las funciones establecidas por la Institución.

1GD-GU-0008 ELABORACION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y


TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

Objetivo: Identificar las actividades y funciones de las oficinas o dependencias


productoras, de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la unidad, que permita
conformar las series, subseries, tipos y asuntos documentales para ser registradas en
las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD),
facilitando la administración, organización y disposición final de la información
Institucional.

Alcance: Los Jefes de Gestion Documental, serán los responsables de realizar el


levantamiento de la información necesaria para conformar las series, subseries y tipos
documentales de las dependencias productoras desde la creación, modificación o
supresión de la dependencia o unidad, lo cual resulta necesario para la organización de
la documentación en los niveles administrativos y operativos en la Policía Nacional.

1GD-GU-0009 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Objetivo: realizar las actividades que permitan la digitalización de los documentos,


coadyuvando a la consulta y acceso a los acervos documentales producidos por la
Policía Nacional.

Alcance: las unidades policiales desarrollarán el proceso de digitalización, permitiendo la


utilización de nuevas tecnologías para la digitalización de los documentos producidos por
la Institución en cumplimiento de sus funciones, propendiendo por su conservación en
cada una de las fases de archivo.

1GD-GU-0010 GUÍA PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Objetivo: Transferir los acervos documentales en cada una de las fases de archivo, de
conformidad con los tiempos de permanencia definidos en las Tablas de Retención
Documental o Tablas de Valoración Documental de la Policía Nacional de Colombia.

Alcance: Los Jefes de Gestión Documental de los Archivos de Gestión, Central o


Intermedio e Histórico, identificarán los tiempos de retención definidos para series y
subseries en las Tablas de Retención Documental o Tablas de Valoración Documental y
los acervos documentales producidos por los funcionarios que integran la Institución en
sus diferentes niveles; realizando el alistamiento de los documentos y garantizar su
conservación, custodia, almacenamiento, asimismo valorando la información, como
fuente de consulta o testimonio de la historia institucional, y de esta manera ejecutar las
transferencias primarias o secundarias.

RECOMENDACIONES

1. Tener en cuenta lo establecido en acuerdo 049 del 05 de mayo de 2000 “Por el


cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.

2. Dar cumplimiento al Instructivo 009 del 12 de febrero de 2009, que establece los
requisitos mínimos con los que debe contar las instalaciones policiales para la
organización archivo.
.

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