Está en la página 1de 9

Tablas de Retencin Documental, su aprobacin y aplicacin

Cmo implementar la poltica de CERO PAPEL en las entidades pblicas


Anlisis de la Norma NTC - ISO 15489-1, NTC - ISO 15489-2, NTC - ISO
30300
Normas y procedimientos para la intervencin de fondos acumulados
Sistema de Gestin Documental electrnico
Seguridad de la informacin, Norma NTC - ISO 27000, 27001
Implicaciones de la Ley 1437 de 2012 en la Gestin Documental Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
PARA: Jefes de archivo, Archivistas y Auxiliares, Jefes de Talento Humano,
Jefes de Control Interno y sus asistentes, Asistentes administrativos,
Secretarias, responsables del archivo y demas interesados en este
importante tema.
PRESENTACIN
CENDAP consciente de la necesidad que tienen las entidades pblicas en
lo que respecta al manejo y control de los archivos; se pretende con este
seminario, brindar herramientas que permitan desarrollar el PROGRAMA
DE GESTIN DOCUMENTAL integrado con el MECI, El sistema de
Calidad para las entidades pblicas (NTC GP1000:2009, ISO 9001-2008) y
el PGD con CALIDAD que recomienda el Archivo General de la Nacin
(NORMA NTC ISO 15489-1-2010) adems realizar un adecuado proceso
de implementacin y ejecucin de las Tablas de Retencin Documental TRD - y las Tablas de Valoracin Documental TVD -; conociendo los
procedimientos para la presentacin de informes y las responsabilidades y
funciones de quienes integran los consejos territoriales y Comits de
archivo para cada entidad respectivamente.

La gestin del Archivo cada da toma ms fuerza en la entidades y se hace


ms exigente, pues el uso de las nuevas tecnologas y las normas en
materia de estandarizacin como lo son la ISO 9000, 9001 y 15489, 30300
as como GP1000, y la Ley 872 de 2003 determinan el archivo como la
base para una gestin con calidad, adems de ser el testimonio de las
actuaciones de los funcionarios y con el correr del tiempo hacen parte de la
memoria de las entidades y del pas; por consiguiente convertirse en
fundamental, para la toma de decisiones.

El Archivo General de la Nacin propone, apoyada por la Ley General de


Archivos Ley 594 de 2000-, que las entidades pblicas deben ejecutar un
programa de gestin documental, complementado con el uso de las nuevas
tecnologas, siempre observando los principios y procesos archivsticos;
Segn la circular 035 de 2009 de la Procuradura General de La Nacin),
pues permite una adecuada organizacin, conservacin y consulta de
archivos.
OBJETIVOS

Establecer pautas que permitan cumplir con los programas de Gestin


Documental, MECI y Gestin de la Calidad.
Administrar la informacin laboral segn legislacin vigente para la correcta
organizacin y manejo de los documentos de Gestin Humana, segn
exigencia de la Procuradura General de la Nacin, Circular 035 de 2009.
Adquirir elementos bsicos para la elaboracin de Manuales de Calidad y
de archivos laborales e introduccin de nuevas tecnologas para el manejo
y recuperacin de la informacin en los servicios de relaciones laborales.

Aprender a elaborar los Inventarios y las Transferencias Documentales de


las series que se generan en todas las dependencias incluyendo la de
Gestin Humana.
Conocer las responsabilidades y los procesos a seguir con la presentacin
de informes semestrales y de los funcionarios pblicos frente a los
documentos y los archivos, enfrentando sanciones consagradas en el
Cdigo nico Disciplinario.

DIRIGIDO A
Jefes de Talento Humano (Recurso Humano o Personal), Jefes de Archivo,
Cooperativas de Trabajo Asociado, Auxiliares de Archivo, Administradores
Documentales, Auxiliares de Centros Documentales, Miembros de
Consejos Municipales y Departamentales de Archivos, Secretarios
Generales, Secretarias(os) de Despacho, Gerentes y Subdirectores
Administrativos de E.S.E., Oficinistas, Responsables de la implementacion
del MECI, Auxiliares de dependencias, Jefes Administrativos y en general,
todos los funcionarios interesados en capacitarse sobre el tema expuesto,
incluidos los responsables del proceso de Gestin de la Calidad.

METODOLOGA
Exposiciones magistrales y ayudas visuales
Actividades grupales para compartir experiencias

AGENDA ACADMICA
PRINCIPIOS BSICOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN MECI - Gestin
de la Calidad NTC GP1000:2009, ISO 9001-2008
Programa de Gestin Documental (PGD) segn Gua del A.G.N.
Ley INTRODUCCIN NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC ISO 15489-1
Objeto y campo de aplicacin, beneficios, poltica, responsabilidades y
requisitos de la gestin de documentos. Diseo e implementacin de un
sistema de gestin de documentos, procesos, controles, supervisin y
auditora, capacitacin
CUADRO COMPARATIVO ENTRE NTC- ISO15489-1: Generalidades (qu
se debe hacer) y la NTC-ISO 15489-2:Directrices (cmo se debe hacer).
INFORMATIVO SOBRE LA SERIE DE NORMA ISO 30300 DE 2011
Sistema de Gestin para los documentos que permitir a los profesionales
de la documentacin estar ms involucrados con las polticas de las
organizaciones.
PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
INTEGRANDO MECI, CALIDAD Y NTC-ISO 15489-1
Produccin Recepcin Distribucin Trmite (Segn acuerdo 060 de
2001)
Organizacin Documental segn PGD del AGN
Consulta segn PGD del AGN
Conservacin, Sistema integrado
Disposicin Final: Microfilmacin y/o Digitalizacin, Seleccin o eliminacin.
Transferencias documentales

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL: Metodologa para


laelaboracin, aprobacin y aplicacin, seguimiento y actualizacin,
acuerdos AGN 39-2002
TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL: Metodologa para la
elaboracin, aprobacin y aplicacin , seguimiento y actualizacin,
lineamientos bsicos para la organizacin y administracin de los fondos
acumulados y los fondos de entidades que desaparecen, suprimen
fusionan acuerdos AGN 2, 15, 37 y 41

CMO IMPLEMENTAR LA POLTICA DE CERO PAPEL EN LAS


ENTIDADES PBLICAS.

AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL: Aplicativo de la


Contralora General de la Repblica, Normas y Polticas del Archivo
General de la Nacin, y Procuradura General de la Nacin Circular 352009 y oficios aclaratorios y reglamentarios.
Lista de chequeo para evaluar el cumplimiento, formulacin de plan de
mejoramiento.
MANEJO DE HISTORIA LABORAL: Circulares 4/2003 y 12/2004 del DAFP
y AGN.
Legislacin laboral vigente
LOS ARCHIVOS CLNICOS: Manejo de la Historia Clnica segn Cartilla
AGN 2012, Resolucin 1995 de 1999 y otras normas

ISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ELECTRNICO:

Las nuevas tecnologas en los archivos, parmetros a tener en cuenta para


la implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos y
privados. Las bases de datos de consulta y recuperacin.
La Microfilmacin y/o Digitalizacin: Ventajas y desventajas
Exigencias de las normas internacionales en el manejo de los sistemas de
archivo

Electrnicos / Circular AGN 2-1997

Documento: Pautas para la Digitalizacin, Circular COINFO,-Comisin


Intersectorial de polticas y gestin de informacin 4-2010 y Anexo Tcnico
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA INTERVENCIN DE FONDOS
ACUMULADOS EN ARCHIVOS DE ENTIDADES PBLICAS EN
PROCESOS DE FUSIN, ESCISIN, REESTRUCTURACIN O
LIQUIDACIN.

Acuerdos: 37, 41, 15 y 2 sobre: Requisitos para la contratacin de servicios


archivsticos; entrega documentos y archivos de entidades que se liquiden ,
privaticen o fusionen, comit de archivo en entidades pblicas en proceso
de liquidacin; lineamientos bsicos para la organizacin de fondos
acumulados, tablas de valorizacin y el proceso de seleccin documental

SEGURIDAD DE LA INFORMACIN:

Reconstruccin de expedientes

Norma ISO 27000, 27001

Conceptos bsicos sobre seguridad de la informacin, prevencin y


atencin de desastres en los archivos, cuidados con ola invernal en
Colombia.
Acuerdo 50 Circular 001 del AGN.
IMPLICACIONES DE LA LEY 1437 DE 2012 EN LA GESTIN
DOCUMENTAL. CDIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE
LO CONTENCIOSO
VALOR DE LA INVERSIN:
PLAN A $480.000 (Cuatrocientos Ochenta mil pesos ml.) ms IVA 16%
Inscripcin, conferencias, asesora personalizada, refrigerios, material de
apoyo, memorias en CD ROM, cumplido de comisin, diploma acreditativo
y certificados.
PLAN B $775.000 (Setecientos Setenta y Cinco mil pesos ml.) ms IVA
16% Inscripcin, conferencias, asesora personalizada, alojamiento 3 das,
2 noches, acomodacin en habitacin doble, desayunos, almuerzos, cenas,
refrigerios, aire acondicionado, televisin por cable, material de apoyo,
memorias en CD ROM, cumplido de comisin, diploma acreditativo y
certificados.

*El plan B incluye los servicios del hotel hasta el da sbado a las 2:00 p.m.

*Los que deseen habitacin individual debern cancelar un excedente,


descuentos especiales para acompaantes.
PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIN Y FORMA DE PAGO
1. Encuentre y diligencie nuestro formulario en Formulario de Inscripcin

2. Consignar 2 (dos) das antes de iniciar el evento en alguna de las


siguientes cuentas a nombre de CENDAP LTDA

3. Enviar copia escaneada del documento de pago al correo electrnico


pagos@cendap.comEsta direccin de correo electrnico est protegida
contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder
verla. con el propsito de coordinar inscripcin y reserva hotelera.
Presentar copia del pago en el momento de acreditar su asistencia al semi

BANCO DE OCCIDENTE Cta. Cte 465014991 Bancos Grupo Aval


BANCOLOMBIA Cta. Corriente No. 001-143914-13
BANCO AGRARIO Cta. Corriente No. 1303-061700-8
BBVA Cta. Corriente No. 562-004036
TARJETAS DE CRDITO

FORMACIN IN COMPANY: Las entidades interesadas en complementar


su plan de capacitaciones, Cendap puede desarrollar este mismo programa
u otro que se requiera; directamente en su institucin dirigido a todos los
funcionarios, segn sus requerimientos y necesidades.

BENEFICIOS: Descuentos para grupos de ms de tres (3) personas de una


misma entidad.