INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL CENS

La empresa Centrales Eléctricas del Norte de Ssntander, cuenta con un programa de gestión documental
para el manejo de su archivo, contando con la dependencia y encargados de todos los procesos
correspondientes para su adecuado manejo y preservación, asi como el alcance de esta información
cuando sea requerida y siguiendo los parámetros legales dictados por la legislación colombiana.

En el Programa de Gestión Documental, se formula y documenta el desarrollo de los procesos

archivísticos a corto, mediano y largo plazo, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación recibida y producida por una organización, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

El Programa de Gestión Documental permite obtener eficiencia en el manejo documental, brindar

confiabilidad, oportunidad y disponibilidad de los documentos, agilizar procesos de investigación y
juicios fiscales, y apoyar el desarrollo de los procesos misionales y administrativos de la Organización.

Despues de clasificar, limpiar y ordenar los documentos, se verifica que no haya ningun gancho metalico
o de grapas y se procede a legajar y foliar, utilizando herramientas adecuadas como ganchos plasticos,
cajas debidamente marcadas, carpetas y demás.

Para realizar las transferencias en cens cada año se define un cronograma de transferencias
documentales, que aplica para Cúcuta y las regionales de Ocaña, Pamplona, Aguachica y Tibú. Esta
actividad se realiza de acuerdo con los lineamientos dados en el instructivo que inicia en la planeación
de las transferencias que de acuerdo a la Tabla de Retención Documental han cumplido su tiempo de
retención en el archivo de gestión y se transfieren para el archivo central donde se ingresa al inventario
único, mediante el formato único de inventario documental FUID.

LINEAMIENTOS

CENS S.A. E.S.P. en cumplimiento a la normatividad archivística en los que se refiere a documentos
electrónicos deberá dar cumplimiento a los procedimientos y documentados en el Sistema de Gestión
Integrado que se realicen a través de medios electrónicos para garantizar el acceso a la información. En
este sentido, seguirá manejando dos tipos de documentos: En físico que estará impreso en papel y en
medios electrónicos, que conforman los documentos de los sistemas que soportan el proceso de Gestión
de Servicios Documentales y demás sistemas de información que sirva como repositorio de
documentoselectrónicos.

Primera etapa: Identificación y análisis de los tipos documentales que se producen de manera
electrónica.

Segunda etapa: Verificación de que los documentos identificados, se encuentren en el Cuadro de

Clasificación Documental.

Tercera etapa: Definir en las reglas de negocio del proceso de Gestión Documental los lineamientos para
la producción de documentos electrónicos.

Cuarta etapa: Seguimiento, control y mejora continua para el mantenimiento y logro de objetivos del
programa de documentos electrónicos.

El proceso de diligenciamiento está dado para cada área o procedimiento de acuerdo a los documentos
que estas emitan, por ejemplo el área de abastecimiento emite actas de diferentes tipos, es decir si
hablamos de actas de comité, estarán en el archivo de gestión 1 año y en el archivo central 9 años,
mientras que las actas de reunión estarán en el archivo de gestión 1 año y en el central 4 años. Para
mayor claridad y entendimiento se presenta a continuación tablas de retención documental, con todos
los datos :