Rionegro, 31 de enero de 2024

Señores
ALCALDÍA MUNICIPAL EL BAGRE ANTIOQUIA
El Bagre, Antioquia

Asunto: Propuesta de elaboración de Tablas de Retención Documental con base en la ley

594 de 2000 y la ley 1712 de 2014.

Cordial Saludo,

Aliado Documental es una unidad de negocio de la empresa Aliado Global S.A.S, la cual está
ubicada en el municipio de Rionegro (Antioquia). Aliado Documental está enfocada en la
prestación de servicios de gestión documental siendo nuestro propósito colaborar a las
entidades mediante la implementación de estrategias que potencien la gestión de su
información como elemento clave para lograr sus objetivos. Para ello nuestra propuesta de
valor es ayudar a agilizar la toma de decisiones fortaleciendo la gestión de la información
de nuestros clientes.
Uno de nuestros valores agregados en el desarrollo de nuestros proyectos, es el trabajo
compartido y abierto con los colaboradores de nuestros clientes para así aportar en el
fortalecimiento de sus competencias.
Amablemente presentamos una propuesta para elaboración de Gestión Documental.
Dando cumplimiento a nuestro propósito y teniendo en cuenta las necesidades de la
Alcaldía recomendamos la siguiente propuesta para implementar gestión documental.
A continuación, presentamos nuestro modelo de mejoramiento que una entidad debería
desarrollar sí lo que desea es mejorar su gestión institucional con base en la gestión
documental:
El modelo anterior que como Aliado Documental recomendamos implementar a nuestros
clientes, se sustenta principalmente en fortalecer la gestión administrativa a través de la
gestión documental en el día a día.
Este modelo presenta como centro a los productores de la información ya que son quienes
crean y reciben la información como parte del desarrollo de sus actividades.
A estos productores de la información la Alcaldía debe dotarlos de:

 Un proceso y procedimiento definido de Gestión Documental.

 Reglas para la planeación documental, incorporación de documentos, trámite de
documentos; clasificación, ordenación y descripción documental; control,
valoración y disposición de los documentos.
 Políticas, lineamientos e instructivos de gestión documental.
 Instrumentos archivísticos y herramientas administrativas.

Descripción de la propuesta – Elaboración de Instrumentos Archivísticos

según ley 594 de 2000

El Archivo General de la Nación es el ente rector de la política archivística del país creado
mediante la ley 80 de 1989, siendo una de sus funciones la expedición de normas que
permitan controlar, regular y orientar las entidades del estado y las particulares que
cumplan funciones públicas en materia archivística, buscando la salvaguarda del patrimonio
documental del país. En la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” se establece como
uno de los fines de los archivos, la modernización del estado en cuanto a su protección y
acceso a la información, por tal motivo desde la ley 1712 de 2014 y el decreto 1080 de 2015
se reglamenta como un eje trascendental para garantizar la transparencia de las
actuaciones administrativas el contar con Planes Institucionales de Archivo y Programas de
Gestión Documental que garanticen la puesta en marcha de la función archivística en las
entidades del estado.

Se debe partir de la base la cual es tener presente que la Gestión Documental no solo es
“organizar documentos”, sino más bien que aporta a todas las esferas de la gestión
administrativa de una entidad, en este caso la Alcaldía Municipal, con el objetivo de agilizar
todos los procesos y economizar en costos por medio de la puesta en marcha de estrategias
y buenas prácticas Archivísticas.
Cuando una empresa desea iniciar con la implementación de Gestión Documental, la
recomendación es primero construir sus Tablas de Retención Documental (TRD), este
instrumento archivístico aporta las bases para los demás procesos documentales que la
entidad poco a poco va implementando.

El fin principal de las TRD es establecer la valoración documental a cada una de las
agrupaciones documentales que genera la Alcaldía Municipal tanto en soporte físico como
electrónico, además establece los tipos documentales que se producen y sus
correspondientes formas de agrupación documental debido a que se compone del Cuadro
de Clasificación Documental, el cual es un instrumento que determina la estructura
documental de la empresa.

Las TRD deben de realizarse desde el principio de forma articulada con él tema de calidad,
jurídica y sistemas en caso que estos se tengan implementados en la Alcaldía Municipal.
Cuando una empresa está certificada en normas de Gestión de la Calidad o tiene en sus
planes certificarse, la TRD será un instrumento que potenciará dicha calidad.

La elaboración de las TRD, consta del siguiente proceso:

1. Investigación preliminar sobre la empresa:

Para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, es necesario estudiar, analizar
y determinar los cambios ocurridos al interior del sistema administrativo de la entidad, con
el fin de hallar los cambios estructurales y administrativos como las funciones de las
dependencias, áreas u oficinas, al igual que la creación de alguna de ellas; también se debe
de analizar si fueron creadas o reasignadas funciones a las dependencias. Esta etapa viene
acompañada del desarrollo de un cuadro que permita proyectar las posibles nuevas series
y subseries documentales que nacen de la aplicación de las funciones, realizándose este
cuadro para cada una de las dependencias o áreas que presentan. Posterior al desarrollo de
este cuadro, en el desarrollo de esta etapa se realizan las entrevistas en las unidades
administrativas, para dichas entrevistas se utilizarán dos formatos ya establecidos por el
Archivo General de la Nación en el mini manual Nro. 4 de Tablas de Retención Documental,
en el cual se determina el desarrollo de una entrevista para las oficinas productoras y otra
entrevista para las unidades documentales proyectadas en el cuadro anteriormente
descrito.
Entregables: Para el desarrollo de esta primera etapa, se generan las siguientes evidencias:
  Cuadro de proyección series documentales: Mediante este cuadro se proyectará las
posibles agrupaciones documentales que se generarán con de acuerdo a la
estructura organizacional, funciones y trámites de la entidad.
 Encuestas documentales a las oficinas productoras y unidades documentales: las
encuestas se realizarán para las oficinas productoras de documentos, además
también se realizarán las encuestas de las unidades documentales sin importar el
soporte en el que se elaboren (físicos o electrónicos) que nacen de la aplicación de
las funciones.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada:

Es de vital importancia analizar adecuadamente la información recolectada en la etapa
anterior, con el fin de conformar las agrupaciones documentales que serán la estructura
principal para la conformación de la TRD y la organización de los archivos, puesto que una
inadecuada conformación de una agrupación documental puede causar perjuicios en la
recuperación documental, en el respeto del vínculo archivístico que refleje los trámites de
la entidad y por último la eliminación inapropiada de documentos mutilando así la historia
de la entidad. Para la ejecución de esta etapa, se debe de analizar y tabular la información
recolectada en las entrevistas aplicadas a las oficinas productoras y a las unidades
documentales, pudiendo construir así el Cuadro de Clasificación Documental en el que se
reflejen las series, subseries y tipología documental identificadas. Igualmente es
indispensable para una correcta ubicación y organización de los archivos de gestión la
codificación de la estructura orgánica teniendo en cuenta previamente si la entidad ya
cuenta con algún sistema de codificación del organigrama, actualizándose con la
codificación según los requerimientos archivísticos.
Entregables: Las evidencias del desarrollo de esta etapa serán los siguientes documentos:

 Codificación de las dependencias: Este cuadro se codificarán las secciones y

subsecciones de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la entidad, tomando
como base la codificación si existiera alguna previamente establecida por la entidad,
en caso que no, se elaboraría una desde cero.
 Cuadro de clasificación documental general y por oficinas: es un instrumento
archivístico que refleja de forma jerárquica las series, subseries y tipología
documental de cada una de las oficinas productoras respetando las funciones y
responsabilidades de la entidad.
 Fichas de valoración documental: para cada una de las agrupaciones documentales
como Series y subseries documentales
 3. Elaboración de las Tablas de Retención Documental.
Una de los momentos principales en la elaboración de las Tablas de Retención Documental
es la valoración documental, la cual consiste en un proceso técnico mediante el que se
asignan y determinan los valores de los documentos, siendo estos valores primarios y
secundarios, dados en importancia para la entidad en aspectos legales, contables, fiscales,
técnicos, administrativos, históricos, culturales, investigativos y científicos.
Para la determinación de los valores de las agrupaciones documentales reflejadas en los
cuadros de clasificación documental (arrojado en la etapa anterior) se debe de conformar
un equipo interdisciplinario con las capacidades y el conocimiento idóneo para una
oportuna y fiable asignación de los tiempos de retención en las diferentes fases de los
archivos (gestión, central e histórico) de acuerdo al ciclo de vida de los documentos. En esta
etapa se elabora la propuesta de la Tabla de Retención Documental acompañada de los
procedimientos que se deben ejecutar de acuerdo a la disposición final determinada en ella
(Conservación Total, eliminación, digitalización, selección y eliminación).
Es importante tener en cuenta que esta etapa debe de estar acompañada de la compilación
de las normas que reglamentan o tienen incidencia en los documentos identificados desde
la etapa de compilación de información sobre la institución, ya que es con base en las
normas que se aplica y respeta el contexto bajo el cual dichos documentos deben de ejercer
los trámites para los que fueron creados.
Por último, esta etapa terminaría con la presentación de la propuesta de las TRD ante el
Comité de Archivo de la entidad o el que haga sus veces para su aprobación u observaciones
finales, una vez aprobada la TRD por el Comité de Archivo de la entidad se dispone a su
difusión ante todos los colaboradores de la entidad.
Entregables: Las evidencias del desarrollo de esta etapa serán los siguientes documentos:

 Cuadro de especificaciones de valoración documental: Es un cuadro en el cual se

identifica y relaciona los criterios asignados para la valoración de las series y
subseries documentales con el fin de respetar el contexto administrativo, normativo
e histórico de la entidad.
 Tabla de Retención Documental: es el listado de series, subseries y tipologías
documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada una de
las fases de archivo de acuerdo al ciclo de vida del documento.
 Actos administrativos de aprobación e implementación: Con base en los
requerimientos de la normatividad archivística se elaborarán los actos
administrativos necesarios para la implementación de las TRD.
  Memoria descriptiva en la cual se especifica el desarrollo de todas las etapas
metodológicas que surgió en todo el proceso de la construcción de las TRD: Esta
memoria descriptiva será elaborada con base en todas las especificaciones dadas
por el AGN en el acuerdo 04 de 2019.

4. Presentación para la aprobación de las Tablas de Retención Documental

Una vez la TRD ha sido aprobada por el Comité Interno de Archivo de la entidad, se hará el
acto administrativo de aprobación por parte del comité, para luego ser difundidas e
implementadas. Una vez han sido aprobadas, el paso a seguir es la creación de un acto
administrativo expedido por el representante legal que reglamente su aplicación en toda la
entidad.
Entregables: Las evidencias del desarrollo de esta etapa serán los siguientes documentos:

 Actos administrativos: El acto administrativo tanto de aprobación de las TRD como

de aplicación de las mismas.

5. Capacitación para la aplicación de las Tablas de Retención Documental

En esta etapa son trascendental las capacitaciones para que el proceso de gestión
documental no sufra inconsistencias y los esfuerzos por parte del equipo responsable de la
política archivística de la entidad no sean en vano. Por ende, se realizarán dos
capacitaciones detalladas sobre la aplicación de la TRD a todos los colaboradores de la
entidad, mediante metodologías prácticas y exposición de casos reales, además se realizará
un seguimiento por unos seis meses de esta aplicación en cuanto a la organización de los
archivos de gestión.
Entregables: Las evidencias del desarrollo de esta etapa serán los siguientes documentos:

 Manual de Aplicación de las Tablas de Retención Documental: es un manual que

explica el paso a paso para la organización correcta de los archivos de gestión y
orienta las actividades a realizar para la correcta transferencia de los documentos
desde la fase de archivos de gestión al archivo central y desde este hasta el archivo
histórico, todo esto de acuerdo a las instrucciones establecidas en las TRD.
 Tutoriales en video para implementación de la TRD: Es un tutorial que se divide en
tres partes tutoriales:
o Video tutorial para la organización de los documentos físicos
 o Video Tutorial para la organización de los documentos electrónicos en donde
se incluyen los correos electrónicos.
o Video Tutorial para las transferencias documentales físicas y electrónicas.

Nota: El objetivo con estos videos tutoriales, es que la Alcaldía Municipal se los facilite a
todos sus colaboradores, tanto los que ya hacen parte de la entidad y en especial para los
futuros colaboradores.

En conclusión:
Se realizará la Tabla de Retención Documental para la toda la estructura Orgánico funcional
(como se exige por parte Archivo General de la Nación) realizándose para cada unidad
administrativa del organigrama la TRD.

Recursos e insumos.
Los recursos físicos (papelería), tecnológicos (equipo de cómputo) que se requieren para el
desarrollo de las actividades, serán responsabilidad del proponente.
Este proyecto se realizará bajo los siguientes parámetros:

 Confidencialidad en el tratamiento de los documentos.

 Si la duración acordada en el proyecto sobrepasa lo pactado por motivos atribuibles
al contratante se ampliará el plazo al igual que el monto de acuerdo al tiempo. (Por
demora en la entrega de información, e incumplimiento en los cronogramas de las
actividades).
 Se firmará un documento de confidencialidad en caso de ser necesario.
 El alcance de la propuesta va hasta la aprobación de los instrumentos por el Comité
respectivo de la entidad y las capacitaciones.

Tiempo de ejecución de la totalidad del proyecto: El tiempo de ejecución de esta

propuesta será de 4 meses iniciando con la firma del acta de inicio y finalizando con la
aprobación de los instrumentos archivísticos.

Nota 1: Debido a que el Consejo Departamental de Archivos cuenta con 90 días hábiles para
aprobar las TRD el proponente se compromete a no liquidar el contrato hasta que la TRD
hayan sido convalidadas por el Consejo Departamental de Archivos, pero la entidad si debe
de hacer la totalidad del pago al momento de la radicación ya que el proceso con el Consejo
Departamental de Archivos puede demorarse por motivos ajenos al contratista.
Nota 2: Las TRD serán radicadas ante el Consejo Departamental de Archivos con la
metodología de elaboración y presentación que para el momento de la primera radicación
se halla vigente. Si en el transcurso de la convalidación hubiera algún cambio normativo que
regula la elaboración, presentación y convalidación de las TRD, y que por ende afectan el
proceso de convalidación ya entregado, como Aliado Documental nos comprometemos a
realizar ajustes necesarios siempre y cuando sean posibles llevar a cabo con la información
que ya se ha obtenido del proceso de las TRD. En caso que el ajuste requiera de inversión
económica para poder tener la información, es necesario llegar a un acuerdo entre las
partes.
Nota 3: Luego de tener las TRD convalidadas por el Consejo Departamental de Archivos, nos
comprometemos a realizar el acompañamiento a la Contraloría en cuanto al trámite del
registro de las series documentales en el Registro Único de series Documentales-RUSD.

Equipo interdisciplinario para el desarrollo de la propuesta:

Con base en los requisitos que conlleva estos instrumentos, Aliado Documental conformará
un equipo interdisciplinario para su elaboración, quienes entrarán a participar de manera
activa en las diferentes etapas (antes presentadas).
Este equipo será conformado por profesiones como:
- Archivística.
- Gestión Documental.
- Administración de Empresas.
- Derecho.
- Contaduría.
Experiencia:
Aliado Documental (unidad de negocio de Aliado Global S.A.S) y su equipo de trabajo han
desarrollado Tablas de Retención Documental las cuales se hayan convalidadas por parte
del Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, algunas de ellas son: Hospital San
Juan de Dios E.S.E de Rionegro, Empresa de Desarrollo Sostenible-EDESO, Hospital Mental
de Antioquia, Instituto Municipal de Recreación y Deporte –IMER, Alcaldía Municipal de San
Luis, Hospital de Marinilla. Y algunas otras entidades como: Clínica San Juan de Dios de la
Ceja, Universidad Católica de Oriente, Dar Ayuda Temporal S.A, Asociación de Bananeros
de Colombia-AUGURA, ASUASI.

Entregables:
- Tabla De Retención Documental, aprobada por la entidad (con todos sus
instrumentos mencionados anteriormente en el punto de la TRD) en formato
electrónico.
- Manual de Aplicación de las Tablas de Retención Documental.
- Capacitación sobre manejo de TRD a las personas asignadas por la entidad.
- Política de Gestión Documental.
- Banco Terminológico de Series y Subseries Documentales para las TRD.
- Video tutorial: implementación de TRD, incluye como usar la TRD en las oficinas,
como organizar los documentos físicos y electrónicos (incluyendo correos
electrónicos), y como hacer las transferencias.
- Plan Institucional de Archivos (PINAR).
- Diagnóstico archivístico sobre la gestión documental dla Alcaldía.
- Capacitación mensual sobre diferentes temas a los productores de la información.

Además, se realizará seguimiento y se responderán dudas vía telefónica y

online (y en caso de ser muy necesario, en las instalaciones de la entidad)
respecto a la implementación de los instrumentos, hasta por 6 meses
contando a partir de finalizado el contrato.

Valor Propuesta* valida solo por un mes:

Instrumento Valor sin IVA
Tablas de Retención Documental (TRD) $65,000.000

Valor Total sin IVA $65,000.000

 Valor IVA $12,350.000
Valor Total $77,350.000
*El valor de la propuesta se mantiene siempre y cuando la entidad contrate la presente
propuesta completa. En caso que se decida por uno de los instrumentos, el valor se
replantea.

Nota aclaratoria:
Esta propuesta fue construida de forma exclusiva para La Alcaldía Municipal de Rionegro,
con unos alcances especiales y particulares a sus necesidades, como tal sólo puede ser
puesta a disposición de los funcionarios a los que está dirigida, o a los que estos en su
defecto dispongan para la revisión de la misma.
Esta propuesta NO PODRÁ SER REPRODUCIDA, ni en un todo, ni en sus partes, sin la debida
autorización de Aliado Documental.

Forma de Pago: La forma de pago será de pagos mensuales de igual valor.

Lugar: La ejecución del contrato se realizará en las instalaciones dla Alcaldía Municipal de
Rionegro y en los sitios necesarios según el tipo de actividad.

Deseo que la propuesta se ajuste a las exigencias de la entidad y quedo a la disposición

para la aclaración de cualquier inquietud.

Muchas gracias por la atención prestada.

CINTHYA RODRÍGUEZ SALDARRIAGA

Directora Unidad de Negocio Aliado Documental
Archivista