CONGREGACION DE DOMINICAS DE SANTA CATALINA DE SENA

CASA GENERAL

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN, COMPRAS Y EVALUACIÓN DE

CONTRATISTAS

CONTENIDO
1. OBJETO..............................................................................................................2
2. ALCANCE...........................................................................................................2
3. DEFINICIONES...................................................................................................2
4. RESPONSABLES...............................................................................................2
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS....................................................................3
6. DESCRIPCIÓN...................................................................................................3
7. REGISTROS.......................................................................................................5
8. CONTROL DE CAMBIOS...................................................................................6
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SEGURIDAD Y SALUD EN EL PRO-SST 2
TRABAJO
VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE 2
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1. OBJETO

Establecer un método para la adquisición de productos o servicios; así como los

criterios de selección y evaluación de proveedores y contratistas críticos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la adquisición de productos o servicios; además

para la selección, evaluación de proveedores y contratistas que se consideren
críticos.

3. DEFINICIONES

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una

empresa.

Área responsable: Área en la cual se requiere la adquisición del producto, bien o

servicio.

Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso

para establecer si existe un peligro y definir las características de este.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.

Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo

u operación.

Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención de

las lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, y de la
protección y promoción de la salud de los trabajadores.

Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las

necesidades de un cliente.
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4. RESPONSABLE

El responsable del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo es el

encargado de elaborar y ejecutar este procedimiento.

5. DESARROLLO

Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la

compra de algún servicio o producto que inciden en la prestación de los servicios
de la congregación, y realizar evaluación de proveedores o contratistas, donde se
tendrán en cuenta los que obtengan el mayor puntaje. Estas pautas, son
obligatorias y tendrán aplicación cuando exista la necesidad de realizar la compra
de algún producto o servicio

6. ACTIVIDAD/ DESCRIPCIÓN/RESPONSABLES

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1. CONDICIONES Cuando se identifique la necesidad de adquirir algún  Ecónoma

GENERALES. producto o servicio, se debe de reportar a las a la General.
Ecónoma General para la aprobación de la misma.

Antes de realizar la compra de algún producto o

2. SELECCIÓN Y servicio, se debe realizar la selección y evaluación
EVALUACIÓDE de proveedores.
PROVEEDORES.  Ecónoma
La selección de proveedores, es la etapa previa al General
inicio del proceso de compra, mediante la cual se
logra la validación o aprobación de algunos
proveedores, que tienen las competencias para
satisfacer adecuadamente las necesidades de la
Congregación, y sus clientes finales, además de
resumir su portafolio de productos y servicios
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Los proveedores seleccionados serán los que

obtengan los mayores puntajes. De acuerdo a la
evaluación de proveedores.

Se realiza la revisión de la requisición del producto

o servicio, si el insumo o servicio es autorizado se
procede a realizar la cotización respectiva con los
proveedores.

a) Si es un nuevo producto y el proveedor no se

3. REQUISICIÓN DE encuentra registrado en el formato de
PRODUCTOS O selección y evaluación de proveedores,  Ecónoma
SERVICIOS continúa con la actividad número 2. General
b) Si el proveedor se encuentra registrado en el
formato de selección y evaluación de  Secretaria
proveedores se continúa con la actividad General
número 4.
c) Cuando se requiere la contratación de mano
de obra calificada se deben establecer las
competencias y requisitos a cumplir por el
contratista.

Solicitar la cotización respectiva al proveedor/es  Ecónoma

4. COTIZACIONES seleccionados, mediante llamada telefónica, correo General
electrónico, o de forma presencial.
 Secretaria
General

Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor

5. ORDEN DE finalmente seleccionado mediante la orden de
COMPRA compra o la compra directa.  Ecónoma
General
La orden de compra o remisión puede ser enviada
vía correo electrónico, otros medios de
comunicación o de forma presencial.
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El responsable de solicitar el producto o servicio;

realiza la recepción del producto o servicio.

Se debe verificar el estado de entrega del producto

o servicio de acuerdo a la orden de compra y la
factura, revisando que las características,
cantidades, especificaciones y los precios de los
ítems de la orden de compra sean iguales a los de
la factura y el total de las dos coincidan con el
mismo valor.

Se debe Devolver el producto/servicio al proveedor,

si no se cumplen los parámetros para recibir el
producto/servicio, y registrar en la hoja de vida del  Ecónoma
6. RECEPCIÓN DEL proveedor. General.
PRODUCTO O
SERVICIO. Volver al paso No. 5 cuando remitan nuevamente el  Secretaria
producto o servicio. General.

 Cuando el proveedor entrega el producto o

servicio se debe dejar registro de la
verificación del estado de entrega del
producto o servicio en: la orden de remisión
del proveedor, orden de remisión de la
empresa, en la factura u otro documento
según sea el caso.

 Se debe Archivar en la respectiva AZ. Orden

de compra/servicio o remisión, factura, y
orden de cobro en los casos que aplique.

7. RE-EVALUACIÓN Anualmente se realiza la reevaluación de

DE proveedores, de acuerdo a la calificación obtenida  Ecónoma
PROVEEDORES. durante todo el año y se decide sobre la necesidad General
de nuevos proveedores en el caso de que la
Comunidad se encuentre insatisfecha con algún  Secretaria
proveedor actual. General
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Los proveedores seleccionados serán los que

obtengan los mayores puntajes. De acuerdo a la re-
evaluación de proveedores. O que tengan un
puntaje de calificación igual o superior al 80%.

8. RETROALIMENT De acuerdo con el resultado de la evaluación de  Ecónoma

ACIÓN A desempeño se informara al proveedor sobre el General
PROVEEDORES resultado obtenido para que pueda tomar las  Secretaria
Y PLANES DE acciones preventivas, correctivas, de mejora o General
MEJORA. planes de acción para la mejora continua del  Responsable
sistema. del SG-SST.

9. REQUERIMIENTO Como parte del proceso de selección de los

S DEL SISTEMA proveedores se deberá incluir y verificar que los
DE GESTIÓN EN mismos cumplan como mínimo con:
SALUD Y
SEGURIDAD EN 1. Afiliación y pagos a Seguridad Social
EL TRABAJO. 2. Matriz de identificación de Aspectos e Impactos
Ambientales
3. Constancia de Capacitación en prevención y
atención de emergencias (Empresa)
4. Certificación de la ARL del comportamiento de
accidentalidad de la empresa en el último (1)
año *La Certificación de la ARL sobre
accidentalidad, debe incluir número de
accidentes totales, número de accidentes que
generaron incapacidad; número de días de
incapacidad generados.
5. Otros dependiendo las tareas a encomendar a
dicho contratista (Certificaciones de Alturas,
entre otros)
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7. CONTROL DE CAMBIOS

REV. Descripción Fecha

1 Creación del Documento 23-octubre-2018
2 Revisión del Documento 29 de Enero de 2019

Elaboro por: Revisado por: Aprobado por:

Alexander Bonilla Sor Gilma Henao Sor Cecilia del Socorro

Salazar Aristizabal Gallego