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Departamento de Compras: Características, Funciones e Importancia

El departamento de compras es la sección de una empresa responsable de todas las actividades


para la adquisición de las materias primas, piezas de repuesto, servicios, etc., según sean
requeridas por la organización. Brinda un servicio que es la columna vertebral de muchas
organizaciones industriales, minoristas y militares.
Se asegura de que los suministros necesarios para operar el negocio sean ordenados y mantenidos
en inventario. Este departamento está en el centro de una gestión exitosa de la cadena de
suministro, y es responsable de minimizar el costo de los productos ordenados, controlar los niveles
de inventario y establecer relaciones sólidas con los proveedores.
Un buen departamento de compras exigirá calidad a los proveedores y hará seguimiento a las
órdenes del inicio a la recepción. Ayuda a otros departamentos a identificar necesidades, administrar
el proceso de requisición y obtener precios competitivos. Suelen actuar como controladores para
garantizar el cumplimiento de los presupuestos.
Características

Actuar como asesores de confianza de la alta dirección

El departamento de compras se involucra en la planificación corporativa y el presupuesto a un alto


nivel. Esto hace posible diseñar costos de ingeniería inversa y explorar alternativas potencialmente
menos costosas y/o de mayor calidad.

Impulsar la innovación de los proveedores

Más que solo exigir el precio más bajo, el departamento de compras trabaja con los proveedores
para reducir el costo subyacente de sus productos y servicios. Están íntimamente involucrados con
“el ciclo de vida de la innovación”, desde la idea inicial hasta la fabricación y la mejora continua.

Proporcionar conocimientos sobre datos clave del proveedor

Las empresas pueden recurrir a esta información para crear análisis predictivos, brindando una
visión más profunda de los mercados.

Manejar y suavizar el riesgo de la cadena de suministro

Las crisis económicas han enseñado el valor de estar pendientes sobre la estabilidad de los
proveedores. El departamento de compras tiene una visión mucho más nítida de esa área que
cualquier otra parte de la organización.

Promover la dotación de personal ágil y el desarrollo de talento

Es necesario cruzar los límites funcionales y geográficos para encontrar los candidatos adecuados al
departamento de compras. En algunos casos, la respuesta está en la contratación externa o el uso
de organizaciones de servicios compartidos.
Funciones

Obtención de materiales

Para una empresa manufacturera esto podría incluir materias primas, pero también podría incluir
herramientas, maquinarias o incluso los suministros necesarios de oficina para el equipo de ventas y
las secretarias. En un negocio minorista, el departamento de compras debe asegurarse de que
existan siempre en los estantes o en los almacenes suficientes productos para mantener la tienda
bien abastecida. Es especialmente importante mantener el almacén de inventario a un nivel
razonable. Invertir en exceso grandes montos de dinero en inventario podría generar problemas de
stock y una falta de capital para otro tipo de gastos, como investigación y desarrollo, o publicidad.

Evaluar precios

Un departamento de compras se encarga de evaluar continuamente si está recibiendo los materiales


al mejor precio posible, para así maximizar la rentabilidad. Necesita comparar los precios, para así
poder encontrar los mejores proveedores con los precios más sensatos para las órdenes del tamaño
específico de la empresa. El departamento de compras puede comunicarse con proveedores
alternos, negociar precios mejores para pedidos de mayor volumen o averiguar la posibilidad de
obtener productos con un precio menor de otras fuentes variadas.

Pre-aprobación de proveedores

El departamento de compras evalúa a los proveedores en términos de precio, calidad, opiniones de


los clientes y tiempo para completar los pedidos, produciendo una lista de proveedores aprobados.

Seguimiento de los pedidos

Los pedidos se documentan con los formularios de órdenes de compra. Estos especifican
información importante sobre los materiales ordenados, así como la cantidad solicitada. Estos
formularios se utilizan para garantizar que se reciban los productos pedidos y para rastrear el tiempo
que tardan los pedidos en completarse.

Trabajo de oficina

El departamento de compras maneja toda la documentación relacionada con la compra y entrega de


los materiales. Esto representa trabajar en estrecha colaboración con el departamento de
contabilidad, de tal manera de garantizar que haya suficiente dinero para comprar los artículos, que
el efectivo fluya sin problemas y que se realicen a tiempo todos los pagos.

Cumplimiento de políticas

Antes de efectuar una compra, el departamento de compras se tiene que asegurar de cumplir con las
formalidades procedentes para la adquisición y la aprobación del presupuesto, y debe asegurarse
que los materiales son comprados siguiendo la política general de la organización.
Importancia

Obtener costos más bajos

El departamento de compras juega un papel importante en la maximización de las ganancias del


negocio. Compara los precios y negocia con los proveedores para que la empresa obtenga el mejor
precio posible en los productos necesarios. También puede brindar ahorros aprovechando las
garantías y descuentos que generalmente olvidan los que no son especialistas. Ayuda a ahorrar,
entregando una mejor transparencia en el gasto de la empresa. Esto permitirá negociar mejores
contratos y liberar el flujo de efectivo.

Prevenir la insuficiencia de materiales

El departamento de compras tiene que identificar qué productos son críticos para la empresa y tomar
las medidas apropiadas para proteger su cadena de suministro. Para garantizar que la insuficiencia
de materiales no afecte la productividad, el departamento de compras utiliza técnicas como el
abastecimiento múltiple. Esto representa trabajar en estrecha colaboración con el departamento de
contabilidad, de tal manera de garantizar que haya suficiente dinero para comprar los artículos, que
el efectivo fluya sin problemas y que se realicen a tiempo todos los pagos.

Cumplimiento de políticas
Antes de efectuar una compra, el departamento de compras se tiene que asegurar de cumplir con las
formalidades procedentes para la adquisición y la aprobación del presupuesto, y debe asegurarse
que los materiales son comprados siguiendo la política general de la organización.
Importancia
Obtener costos más bajos
El departamento de compras juega un papel importante en la maximización de las ganancias del
negocio. Compara los precios y negocia con los proveedores para que la empresa obtenga el mejor
precio posible en los productos necesarios. También puede brindar ahorros aprovechando las
garantías y descuentos que generalmente olvidan los que no son especialistas. Ayuda a ahorrar,
entregando una mejor transparencia en el gasto de la empresa. Esto permitirá negociar mejores
contratos y liberar el flujo de efectivo.
Prevenir la insuficiencia de materiales
El departamento de compras tiene que identificar qué productos son críticos para la empresa y tomar
las medidas apropiadas para proteger su cadena de suministro. Para garantizar que la insuficiencia
de materiales no afecte la productividad, el departamento de compras utiliza técnicas como el
abastecimiento múltiple. Tener múltiples fuentes significa utilizar varios proveedores que ofrezcan los
mismos productos. Si hay un problema con un proveedor, se pueden aumentar los pedidos a otro
para así compensar la falla.
Mejorar la calidad
El departamento de compras ayuda a mejorar la calidad mediante el establecimiento de metas de
rendimiento. Luego hace un seguimiento del rendimiento real con respecto a esas metas. Es crítico
medir las características de calidad utilizando indicadores para atributos, tales como la durabilidad, la
apariencia del producto o la puntualidad de la entrega.
Se trabaja estrechamente con los proveedores para desarrollar sus procesos y ayudarlos a mejorar
la calidad.
Gestionar las relaciones
El reto del departamento de compras es hacer que el proveedor se interese en trabajar con la
empresa. Hacer que el proveedor invierta en una relación a largo plazo. El departamento también
tiene que gestionar las relaciones dentro de la empresa. Tiene que trabajar con las partes
interesadas internas, como mercadeo, finanzas, logística y distribución, para garantizar que todos
estén alineados.
Buscar la innovación
Debido a que el departamento de compras está siempre en contacto con una variedad de negocios
externos, se encuentra en una posición ideal para adquirir productos innovadores que pueden
proporcionar una ventaja competitiva al negocio en cuanto a precio, calidad o conveniencia.