Sistema Integrado de Gestión Castro Tcherassi S.A. – Mapeco S.A.

HSEQ-PRO-048 Gestión del Cambio. Versión 3

Procedimiento

HSEQ-PRO-048

Sistema Integrado de Gestión

Castro Tcherassi S.A. – Mapeco S.A.

GESTION DEL CAMBIO

Versión 3

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIÓN

Nombre Luis Martínez Jure

Elaboró:
Cargo Coordinador HSEQ
Fecha 19-04-2016

Nombre Luis Martínez Jure

Revisó: Cargo Coordinador HSEQ
Fecha 19-04-2016

Nombre Silvana Solano

Aprobó:
Cargo Represéntate de la dirección del SIG
Fecha: 19-04-2016
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HSEQ-PRO-048 Gestión del Cambio. Versión 3

Estado del documento Válido para su uso

Objetivo Establecer los lineamientos para un proceso sistemático de identificación de

peligros, aspectos evaluación de riesgos, impactos y determinación de
controles relacionados con la Calidad, Seguridad, Salud en el trabajo y
Ambiente, antes de la introducción de los cambios

Alcance Este procedimiento se aplica para los cambios significativos que afecten el buen
desempeño en HSEQ de la organización, tales como emisión de requisitos
legales, obras y nuevos proyectos, cambios en los procedimientos
constructivos, cambios de maquinaría, Etc.

Los cambios que afecten el desempeño en HSEQ de los contratistas, o los que
se relacionen directamente con su labor, también serán tratados acorde al
presente procedimiento.

Consultas Sugeridas Instructivo de Inicio de Obra.

Matriz de Requisitos legales

Definiciones Análisis de Cambio: Proceso que permite identificar la existencia y

características de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados
en los cambios o nuevos proyectos y decidir si dichos riesgos son o no
aceptables.

Área Ejecutora del Cambio: Área responsable de la implementación,

desarrollo y entrega del cambio o nuevo proyecto.

Área Usuaria del Cambio: Área que recibirá el cambio o nuevo proyecto para
su uso final.

Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya

existente.

Ejemplos de cambios son: Modificaciones del proceso constructivo, cambios de

la maquinaria empleada, cambios en las condiciones del área, cambios en los
horarios habituales de trabajo, modificaciones del método de trabajo, cambios
de personal en cargos claves, presencia de terceros, Etc.

Gestión de Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para

la identificar peligros, evaluar, controlar y monitorearlos riesgos en los cambios
y nuevos proyectos.

Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido,

que tienen un inicio y un fin, y que tienen por objetivo crear una instalación o
proceso totalmente nuevo.

Responsabilidades Gerencia

• Evaluar todo cambio, requisito legal, obra o nuevo proyecto antes de

su ejecución según lo contemplado en este procedimiento.

• Coordinar con el área de HSEQ la revisión y seguimiento del plan de

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trabajo para la Gestión de Cambio de forma que se garantice los

impactos mínimos en HSEQ y en la organización.

• Aprobación de los recursos y controles requeridos en la Gestión de

Cambio.

Coordinador HSEQ y lideres de área

• Implementar los controles definidos en la planeación del Cambio.

• Actualizar o diseñar los documentos del Sistema de Gestión que sean

necesarios debido a la implementación del cambio.

• Revisar y realizar seguimiento a los procesos del cambio con impacto en

HSEQ de manera que se garantice un impacto mínimo.

• Facilitar el proceso de Gestión de Cambio y orientar a los participantes

de acuerdo a la metodología.

Trabajadores

• Contribuir con su experiencia y participar de manera activa en la

ejecución de Gestión de Cambio.

Registros por producir:  Gestión del Cambio

Identificación el cambio

Los responsables de procesos, Jefes de área, Directores de obra, Ingenieros residentes,

Coordinador HSEQ, Supervisores SSTA e Inspectores de obra, serán los encargados de
realizar la descripción de los cambios; una vez se haya generado la necesidad de
implementar alguno. Para ello se utilizará el formato HSEQ-F-087 y describirán de manera
breve y concisa el cambio requerido, la justificación del cambio y el responsable de la
implementación del mismo.
Para los cambios requeridos en las obras en ejecución, dada la dinámica de la misma, la
identificación de los cambios se manejará a través de una reunión en campo realizada por
el Ingeniero residente, director de obra y el responsable SSTA. La justificación del cambio
se registrará en la bitácora de la obra.

Análisis del cambio

Para el análisis del cambio, en el formato HSEQ-F-087 se detalla el solicitante del cambio,
la justificación del mismo, los responsables de su implementación, y de manera
complementaría, se evalúan los siguientes impactos relacionados con su implementación:

 Impacto sobre los costos

 Impactos sobre la calidad del producto:
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 Impactos sobre el medio ambiente

 Impactos sobre la seguridad y salud
 Impactos sobre las partes interesadas

La evaluación de los impactos generados por el cambio, se registrarán en el formato

HSEQ-F-087.

Cuando la evaluación de los impactos en términos de HSEQ relacionados con el cambio

generen un alto nivel de riesgo, deberá hacerse una revisión complementaría del análisis
de riesgos del contrato. Si el nivel de riesgo es medio o bajo, la identificación de los
riesgos y determinación de controles se realizará a través del ARO.

Aprobación y ejecución del cambio

Los responsables de procesos, Jefes de área, Directores de obra, Ingenieros residentes,

Inspectores de obra, en compañía del Coordinador HSEQ o Supervisores SSTA, validan los
riesgos y evaluación de los impactos asociados a los cambios y definen de manera
conjunta su implementación. El coordinador HSEQ o el supervisor SSTA vigilarán la
implementación de los controles requeridos, para asegurar que los controles propuestos
para el control de los riesgos son tomados en la gestión del cambio.

Evaluación del cambio

Una vez implementado y ejecutado el cambio se evalúa y se verifica si se cumplieron las

actividades y los propósitos planteados al inicio del proceso y si se debe hacer algún
ajuste. Esto lo realiza el responsable del proceso del área solicitante del cambio.

Emisión de Requisitos legales

Cuando se emita un requisito legal que impacte significativamente el Sistema de Gestión

de la empresa, sede debe analizar este requisito por medio de los lineamientos descritos
previamente en este procedimiento.

Así mismo cuando la empresa se anticipe a la emisión de un requisito legal que impacte
significativamente el Sistema de Gestión o la empresa, también se deben seguir los pasos
establecidos en este procedimiento.

Los cambios en la legislación que afecten el sistema, se registrarán en la Matriz de

requisitos legales y de otra índole.

Inicio de nuevas obras

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Toda obra que inicie la empresa debe seguir los lineamientos del Manual de Gestión
Integrado.

Para los proyectos no se hace necesario el diligenciamiento del formato HSEQ-F-087.

Toda obra en su fase planificación debe elaborar los siguientes documentos para
garantizar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión Integral y el control de
todos los cambios que esta implique en la organización.

N° Documento Responsable de Elaboración

1 Plan de calidad Director de obra
2 Plan de inspección y ensayo Ingeniero Residente/Calidad
3 Análisis de riesgo proyecto Ingeniero Residente
4 Procedimientos constructivos Director de obra/Ingeniero Residente
5 Matriz de Peligros/Riesgos Responsable HSEQ/Coordinador HSEQ
6 Matriz de aspectos/Impactos Responsable HSEQ/Coordinador HSEQ
ambientales
6 Plan de Emergencias Responsable HSEQ/Coordinador HSEQ

Cambios de bajo impacto en las obras

Aquellos cambios menores que obedezcan al desarrollo diarios de las obras, se analizaran
mediante el ARO (Análisis de Riesgos por Oficios) el cual lo realizara el responsable HSEQ
de la obra o en su ausencia quien el Director de la obra designe y se establecerán los
controles inmediatos de los riesgos presentados por este cambio.

Cuando Director de la obra lo considere necesario, el cambio quedara consignado en el

informe diario de la obra.

En estos casos no se requiere el diligenciamiento del formato HSEQ-F-087.

Fin del procedimiento

CONTROL DE MODIFICACIONES AL DOCUMENTO

N° DESCRIPCION VERSION ORIGEN VERSION

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RESULTADO

Se incluye el instructivo de inicio de obra como

documento para planear las obras.

Se incluyen los documentos de planeación de las

obras.
1 1 2
Se incluye en análisis de los requisitos legales
mediante este procedimiento.

Se incluye el AST como mecanismo en obra de

identificación de peligros resultante de cambios
diarios en el desarrollos de la obras.

Se establece que cuando se inicie un nuevo proyecto

2 y cuando son cambios de bajo impacto de las obras 2 3
no se debe aplicar el formato HSEQ-F-087.