NUTRISA, S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE REGISTROS

EDICION:1 CODIGO:PR-015 20-JUN-11

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE REGISTROS

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DIRECTOR GENERAL

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NDICE

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. REFERENCIAS 5. RESPONSABILIDADES 5.1. Director Calidad 5.2. Administracin 5.3. Responsables de Departamento 5.4. Especificaciones del control de registros 5.4.1. Controles de identificacin 5.4.2. Requisitos de contenido y estructura 5.5. Gestin de los registros 5.5.1. Identificacin de los registros 5.5.2. Archivo y proteccin de los registros 5.6. Gestin de documentos externos 6. DOCUMENTACIN Y ARCHIVO

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1. OBJETIVO
Definir los mtodos y criterios para el control de los registros y la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

2. ALCANCE
El presente procedimiento afecta a todos los documentos y registros del Sistema de Gestin de la Calidad de GRUPO NUTRISA.

3. DEFINICIONES
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Especificacin: documento que establece requisitos. Documento de origen interno: documento que ha sido creado por la empresa. Documento de origen externo: documento que no ha sido creado por la empresa pero que de forma temporal o permanente est bajo el control de la empresa. Descripcin del documento: breve descripcin que resume con brevedad la funcin o el objeto principal de un documento. Formato / plantilla: medio soporte utilizado para la introduccin de un tipo determinado de informacin.

4. REFERENCIAS

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5. RESPONSABILIDADES 5.1. Director Calidad

y Verificar que todos los documentos realizados por la empresa cumplan los requisitos definidos en este procedimiento antes de su aprobacin final. y Identificar la necesidad de actualizar la documentacin e iniciar los procesos de actualizacin.

5.2. Administracin
y Sellar la entrada de documentos de origen externo.

5.3. Responsables de Departamento

y Contar con el area necesaria para resguardar registros .

5.4. Especificaciones del control de registros

5.4.1. Controles de identificacin

La empresa utiliza para su gestin diversos documentos que contienen especificaciones (contienen requisitos del sistema de calidad de la empresa):
y Fichas tcnicas de materia prima. y Fichas de lugar de trabajo. y Pautas de control/autocontrol. y Instrucciones. y Hojas de seguridad.

Todos los documentos de especificaciones se controlan mediante cdigos, o una descripcin unvoca que permita distinguirlo e identificarlo. La metodologa de codificacin se describe en otros procedimientos del sistema excepto en el caso de las instrucciones, que es como sigue: IT.YY.XX donde:

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XX es un nmero correlativo asignado por calidad. YY es un par de letras relacionadas con la naturaleza / finalidad de la instruccin.
NATURALEZA / FINALIDAD YY Produccin Mantenimiento Seguridad e Higiene Finanzas Administracin / Contabilidad Otras TR MN SGH FZAS AC OT

Adems de la codificacin, en cada hoja de instruccin de trabajo debe figurar:

y N de edicin y fecha de la edicin. y Aplicacin (para qu tareas se ha de aplicar). y Logotipo o nombre de la empresa. y Nmero de pginas y total de pginas que comprende la instruccin. 5.4.2. Requisitos de contenido y estructura

El contenido de las especificaciones documentadas debe expresarse de forma clara y siempre que sea posible ampliarlo con esquemas o imgenes que ayuden a su comprensin. El contenido debe atenerse siempre a los requisitos de los responsables del rea tratada por la especificacin. Si la empresa dispone de un formato especfico para realizar la especificacin, Calidad le indica el cdigo para que lo localice en el listado de formatos (disponible en red informtica para todos los empleados) y pueda proceder a su redaccin. Todos los documentos de especificacin deben incluir en todas las hojas una referencia que permita identificar el documento: indicando el cdigo o descripcin unvoca, fecha de creacin (si fuera necesario), y edicin (si fuera necesario). Cuando el documento sea singular, es decir, un documento generado que no tiene un plan especfico para su creacin, ste debe incorporar en todas sus pginas la denominacin del documento y su fecha de creacin.

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5.5. Gestin de los registros

Tal y como se indica en el captulo 3 de este procedimiento, un registro es un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. En la mayora de los casos los registros se generan utilizando formatos o plantillas de documento, en estos casos es importante ver que el registro (el formato rellenado) puede incorporar dos cdigos diferentes: el cdigo del formato (Mod. XXX), y el propio del documento.
5.5.1. Identificacin de los registros

La identificacin de los registros generados por la empresa se asegura mediante cdigos, como en el caso de los informes de incidencia, o incluyendo informacin unvoca que permita determinar su origen y dems aspectos necesarios para garantizar su validez como registro. Con carcter general, todos los registros generados por personal de la empresa han de incorporar la fecha de su creacin. Esta regla afecta a cualquier anotacin realizada sobre un papel (tal como una nota de llamada telefnica para alguien) u otra situacin similar. Los mtodos de codificacin de los registros que sean codificados se describe en los distintos procedimientos o instrucciones del sistema, all donde es ms adecuado.
5.5.2. Archivo y proteccin de los registros

El tiempo mnimo de conservacin de cada registro se define en el ltimo apartado de cada procedimiento ( DOCUMENTACIN Y ARCHIVO ). As mismo, en cada procedimiento se describen los responsables de archivar, conservar, y recuperar los registros antes de su eliminacin final. La proteccin de los registros digitales se efecta segn se indica en el apartado 6.7.1 de este procedimiento.

5.6. Gestin de documentos externos

Todos los registros y documentos de origen externo entregados a la empresa: albaranes de material, documentacin tcnica, planos de cliente son sellados con el sello de entrada (donde se indica la fecha) para controlar la entrada de los mismos. Cuando el sellado de la documentacin no es posible se utiliza el mtodo de identificacin ms adecuado, la informacin bsica es la fecha de entrada.

6. DOCUMENTACIN Y ARCHIVO

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