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Los equipos de mejora.

Pueden tener de 4 a 6 integrantes o quizá más. Éstos se encargan de promover e
implantar el cambio, mediante propuestas, pruebas piloto y demás, enfocados en
la acción y los resultados.
Estos equipos se encargan de mejorar un proceso, que se determina con base en
el impacto que tiene el proceso en la organización y en el cumplimiento de la
expectativa del cliente (o quizá, el costo del proceso en sí).
Estos equipos tienen vida determinada: se deshacen cuando se logra la mejora
comprometida.

Los equipos consiguen mejores resultados que los individuos.

Siempre se consiguen mejores resultados en equipo que de forma individual y,
más aún si se incorporan a los mismos, individuos de elevado desempeño.
Los equipos de mejora deben integrarse por los individuos que hacen el trabajo
que quiere mejorarse o el que resulta afectado por el cambio. Cuando el cambio
se propone por quienes lo implantan y lo aprovechan, es más difícil que lo
critiquen.

Pertenencia a los equipos de mejora.

Un equipo de mejora incluye a un líder, directivos, empleados, miembros
adecuados del proceso a mejorar y un facilitador.
El líder asigna acciones, verifica se pongan en funcionamiento y les da
seguimiento. Los integrantes observan los procesos, aportan innovaciones y
demás. El facilitador puede ser incluso externo, que ayuda a que el equipo
mantenga el ritmo y el rumbo de las reuniones. Se asegura que todos participen.
No se espera que el facilitador aporte o intervenga en las respuestas o soluciones
que se generen: él facilita el camino para llegar a ello.

La operativa de los equipos de mejora.

Rollo inútil de que las reuniones deben agendarse y llevar un orden, ser tantas
como se necesiten, en lugares sin distracciones y con rotafolio o pizarrón.
Para todo equipo debiera existir una medida del éxito que logre.
Principios de equipo.
Todo equipo debe contar con principios o reglas de funcionamiento, acordadas por
sus propios miembros. Algunas pueden ser:
1. Todos los miembros del equipo, no importa de qué nivel sean, deben
considerarse iguales.
2. Es importante que exista un fuerte sentimiento de confianza para animar a
todos los miembros del equipo a participar.
3. Todos los miembros del equipo han de compartir abiertamente sus
conocimientos, preocupaciones y expectativas.
4. Los miembros deben escuchar y mostrar respeto a los puntos de vista de
los demás.
5. Los miembros deben aceptar los resultados de todas las decisiones. En
cualquier caso, las opiniones que muestren un gran desacuerdo con éstas
deberán ser anotadas.
6. Toda reunión deberá tener una agenda para ser efectiva.
7. Todas las acciones que se acuerden para hacerse entre reuniones deben
ser asignadas, y la hora, la fecha y el lugar de la siguiente reunión deberán
establecerse antes del final de cada reunión.
8. Deberá tomarse notas en todas las reuniones. Todos los acuerdos y las
asignaciones de las tareas deberán registrarse.
9. Todas las acciones acordadas deberán llevarse a cabo en el tiempo
establecido para ellas.
10. Todas las áreas internas (departamentos o divisiones) y externas (clientes
y/o proveedores) de importancia para la organización, estarán
convenientemente representadas en el equipo.

La facilitación del equipo.

Algunas ideas para facilitar la gestión del equipo son:
1. Los facilitadores están a menudo en un papel de profesor; están ahí para
ayudar al grupo a explorar las opciones para la mejora.
2. Los facilitadores deben mantener las reuniones productivas y en
movimiento, en equilibrio entre el detalle y la brevedad.
3. El facilitador deberá involucrar a todos los miembros del equipo en la
discusión, no dejando que nadie domine sobre el grupo.
4. Reconociendo el esfuerzo de todos los miembros del equipo, el facilitador
animará a una mayor participación.
5. Los facilitadores deberían asegurar que las acciones que se desarrollan
entre reuniones se distribuyen de forma equitativa entre los miembros del
equipo; deben asegurarse de que una sola persona no hace todo el trabajo.
6. Deberían mantener al grupo centrado en los objetivos y no dejar que se
salga por la tangente.
 7. Deben hacer todo lo posible por mantener el rotafolios claro y legible; cada
una de sus hojas es susceptible de convertirse en notas de la reunión.
8. Deben establecer las normas de trabajo al comienzo del proceso, en la
primera reunión.
9. Los facilitadores deberían asegurar que alguien toma notas durante las
reuniones o que alguien acepta la tarea de pasar las hojas de los rotafolios
a apuntes de reunión.
10. Deberían asegurarse de que las notas tomadas en la última reunión se
distribuyen a todos los miembros del equipo antes de la siguiente.

Registro de trabajo de equipo.

Hacer agenda y registrar acuerdos en minutas, que debieran contener:
 Fecha de la reunión.
 Participantes en la reunión.
 Objetivo/s de la reunión.
 Puntos clave de discusión.
 Acciones para llevar a cabo en la siguiente reunión.
 Descripción de la acción.
 Persona que la va a realizar.
 Fecha en la que la acción deberá estar realizada.
 Hora, fecha y lugar de la próxima reunión.

Bibliografía
Galpin, T. J. (2013). Los equipos. Madrid: Ediciones Díaz de Santos.