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Una buena reunión cuenta con tres herramientas poderosas que ayudan a formar equipos de
alto desempeño:
Una reunión de trabajo mal llevada efectivamente es una pérdida de tiempo, por el
contrario, una reunión bien estructurada ayuda a crear una cultura de trabajo de avance y
eficiencia que resulta en tomar mejores decisiones y más rápido que el resto de las
organizaciones.
Yo soy fan de las reuniones de trabajo, estoy convencida que son un excelente espacio para
unir, empoderar, ejecutar y comunicar eficientemente. A continuación, te comparto los 3
aspectos que considero fundamentales para asegurar que mis reuniones sean efectivas:
Al redactar un nombre enfocado a la solución, los integrantes llegan con un estado mental
más relajado y enfocado en generar ideas, con el otro nombre, algunos integrantes pueden
llegar con modo defensivo.
Continuando el ejemplo anterior, el resultado que se espera al final de la reunión podría ser
identificar las situaciones o productos que hacen el 80% de las quejas y generar 3 ideas que
se puedan implementar rápidamente.
Tip: Si la reunión tiene como objetivo tomar decisiones te recomiendo que sean pocos
participantes y si se trata de generar ideas, entones es mejor un grupo más grande.
Imagínate que el grupo está dividido entre dos diferentes mejoras que creen que deben
implementarse y no logran ponerse de acuerdo, en ese momento, el responsable del área o
proceso tendrá que definir qué se hará.
Administración de la reunión
Cuidar el tiempo de la reunión es fundamental para lograr que sea efectiva, una reunión que
dura mucho tiempo genera divagaciones. Para esto te recomiendo:
a) Cronómetro
Tener un cronómetro o reloj grande a la vista de todos, si esto no es posible define en cada
reunión un encargado de tomar el tiempo. Él deberá avisar cuando lleven la mitad de la
reunión y 15 min antes de que finalice el tiempo estipulado para llegar a acuerdos.
b) Responsable de minuta
Cada reunión tiene que definirse y turnarse la persona que llevará y enviará a todos la
minuta.
c) Anotar acuerdos
El responsable de la reunión, es decir, quien la organizo tiene que asegurarse que al final de
la reunión se hayan llegado a conclusiones:
1. Especificar qué se tiene que entregar o hacer y de qué forma.
2. Quién es el responsable de realizarlo.
3. Fecha de entrega de cada pendiente o acuerdo.
Cierre efectivo
Reserva al menos 5 minutos para revisar cada uno de los acuerdos, responsables y fechas de
entrega y asegúrate de que quede claro de qué forma y frecuencia se van a estar revisando
los avances.
Valida con cada uno de los participantes si están o no de acuerdo con lo determinado, así se
generará mayor compromiso por parte de todos y evitarás a los que se quedan callados y
luego tratan de sabotear o no apoyar porque en un inicio no avalaban la decisión. La mejor
forma de saberlo es que uno a uno (sobre todo en los acuerdos más importantes) digan con
su propia voz si están o no de acuerdo.
Dile adiós a la idea de que las reuniones son un mal necesario y una pérdida de tiempo, te
invito a que pruebes los puntos anteriores, estoy segura, porque lo he comprobado, que te
darán resultados sorprendentes en el logro de tus objetivos.
¡Hasta pronto!