UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE ANZOÁTEGUI
DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES Y CIENCIAS

Tema No.2 Aspectos relevantes en la

Planificación de Reuniones

Profesora: Bachiller:

Barcelona, Diciembre 2021.

 Aspectos a considerar en la planificación de una reunión

 Determinación del tema de la reunión y nombre de la misma: Debe seleccionarse

con anticipación el tema a tratar durante la junta, y con ello luego se procede a
elegir el nombre asignado a la reunión.

 Definir los objetivos de la reunión: Se debe tener claro los objetivos que se quieren
conseguir con la reunión, para que esta sea efectiva y se distribuya adecuadamente
el tiempo.

 Realización de la agenda u orden de la reunión: La agenda sirve como una guía que
lleva todos los puntos a tratar de forma organizada, presentando una secuencia a
seguir.

 Preparar y distribuir dicha agenda antes de la reunión o como mínimo, al

comienzo de la misma: Los temas deben encontrarse adecuadamente
preparados y ordenados como máximo antes de darse inicio a la reunión.

 Prever el número de asistente, expositor y visitante: Debe escogerse a los

participantes según la relación que guarden estos con el tema a tratar, es decir, con
el objetivo de la reunión.

 Definir el lugar o sede de la reunión bien sea dentro de la empresa o fuera de la

misma: La determinación del sitio en donde va a desarrollarse la reunión es de gran
relevancia porque este debe ser de fácil acceso para los participantes de la actividad.

 Escogencia de la sala de reunión o montaje de la sala: Existen distintos tipos de

salas que presentan capacidades diferentes de acuerdo al número de personas a
considerar, motivo por el que debe elegirse una sala con óptimas condiciones de
espacio para que los individuos puedan sentirse cómodos durante el desenlace de la
reunión.
 Determinar cual será el material de apoyo que se utilizara en la reunión y coffee
break de ser necesario: Se deben preparar todos los documentos o materiales
necesarios a entregar durante la reunión.

 Elaborar presupuesto para realizar la reunión: Es importante contar con un

presupuesto adecuado que sea capaz de abarcar los distintos aspectos que incluyen
la elaboración de una reunión.

 Elaboración de la convocatoria especificando lugar, fecha y hora de la misma: Es

importante escoger una fecha en la que la mayoría de los asistentes puedan asistir a
la reunión

Aspectos a considerar en la organización de una reunión

 Asignación de Roles: La participación y poder concentrarse en su papel de líder.

Estos roles podrán rotar con la frecuencia que el líder estime conveniente.

a) Apoyo Administrativo: Resuelve aspectos prácticos para el éxito de la reunión,

tales como asegurar la participación de los convocados, disponibilidad de lugar y
materiales a utilizar.

b) Registro de Acta y Control de Avance: lleva registro de los temas tratados, las
decisiones y compromisos. Según el tipo de reunión, este rol ayudará a que los
asistentes tengan una idea clara del reporte que deberán hacer en la próxima
reunión.

c) Expositores: Surge cuando se ha decidido abordar un tema en profundidad y se

invita a un relator externo o a uno o más miembros del equipo a exponer.

d) Moderador: En algunos casos, cuando los equipos están en una etapa de madurez,
el líder podrá incluso asignar un rol de moderador a otra persona, ya sea porque
quiere tener la oportunidad de observar y escuchar en perspectiva a su equipo, o
porque quiere preparar a los participantes en la conducción de reuniones, etc.

 Agenda: Revisar las actas previas, si se trata de una reunión de continuidad.

 Organizar los temas por grupo genérico (asuntos similares a fin de que se traten de
forma consecutiva).
 Considerar tiempo para generar ideas, debatir, tomar decisiones o lograr consensos,
cerrar el debate.

 Se sugiere iniciar con un tema que unifique e integre al grupo, después incorporar
los asuntos más difíciles y delicados, los que provocan discusión, diferencias, etc.; y
finalizar con otro tema que los integre.

 Metodología: Antes de la reunión deben considerarse los métodos a seguir.

 Acuerdos: Están íntimamente relacionados con el objetivo a conseguir durante de la

reunión

.
Aspectos que impliquen la dirección de una reunión

A todos los participantes convocados a una reunión les gusta saber al comienzo de
esta que se pretende conseguir y de qué manera. Por tanto se debe especificar los
objetivo a conseguir y el método a emplear.

Objetivos: Qué pretendemos conseguir con los objetivos?

 Centrar a los asistentes en los temas que se van a tratar.

 Evitar que tengan expectativas falsas sobre la reunión

Métodos: En función del tipo de reunión y del objetivo que se persiga se pueden
emplear distintas métodos.

1. Exponer las soluciones a aplicar para resolver problemas y dejar un espacio

al final para aclarar preguntas: Debe explicarse o plantearse la solución
anticipada que se tiene con la finalidad de tratar de resolver un problema
existente.

2. Plantear un problema, dejarlo a debate del equipo y acordar las soluciones:

En este tipo de métodos se busca la inclusión o participación de ideas de
todos los asistentes de la reunión, y luego se llega a un acuerdo final con la
solución mas viable para resolver un problema determinado.

3. Establecer una ronda de opiniones sobre el tema a debatir: Este es un

método organizado que tiene como finalidad ceder el derecho palabra a los
 participantes de la reunión, permitiendo la inclusión de cada uno de los
asistentes.

4. Preguntar al equipo por el método que se quiere seguir, establecerlo y

seguirlo: El grupo en general tiene la responsabilidad de seleccionar el
método de preferencia que desean seguir durante el curso de la reunión
hasta conseguir los objetivos deseados.

5. Dejar que el equipo resuelva el problema por si solo: En este tipo de

reuniones el director o líder de la actividad realiza el planteamiento del
problema a discutirse, empero, los encargados de resolver el problema
propiamente dicho queda en manos del equipo presente.

Aspectos que implican el control de una reunión

En el momento del desarrollo de la reunión debe tenerse en cuenta los siguientes factores
para controlarlos y poder tener éxito en la misma.

 Procurar el dinamismo en el grupo.

 Alentar a todos los asistentes a participar.

 Escuchar de forma activa.

 Observar las actitudes individuales.

 Reconocer las intervenciones.

 Discutir los temas a profundidad antes de tomar decisiones.

 Resumir cada fase por la que traviese la reunión.

 Especificar cada decisión.

 Emplear todas las ayudas disponibles (Documentación, lecturas, medios

audiovisuales, etc.)

 Establecer planes de acción.

 Adaptarse a los participantes y al equipo.

 Ceder un tiempo óptimo a cada participante para que realice la exposición de sus
ideas.

 Mantenerse enfocado en todo momento en el objetivo para el que se convocó a la

reunión y no desviarse del mismo.

 No excederse del tiempo indicado para la ejecución de la reunión.