REUNIÓN: Se entiende por reunión a la agrupación de varias personas en un momento y espacio

específico, con la finalidad de tratar un tema, informar, solventar conflictos, y tomar decisiones.
Puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de
duración planeado.

Objetivos

Debatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la
opinión de todo el equipo.

Puesta en común; con el fin de que todos los componentes tengan un conocimiento exacto de la
situación del proyecto, de las líneas en las que se va avanzando, de las dificultades que van
surgiendo y de las decisiones que se van tomando.

También sirven para fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos
de vista, ayudar a crear una cultura común (modo de actuar, nivel de exigencia, escala de valores,
etc.).

Además, favorece el contacto personal: facilita la comunicación y ayuda a cohesionar al equipo.

Importancia

Conocer cómo se está realizando el trabajo y si se están consiguiendo los objetivos de una
empresa, puede desprenderse de una reunión de trabajo bien manejada y correctamente
aprovechada.

En una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y
conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las
labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no.

Recordemos que el trabajar aislados del resto de nuestros compañeros nada bueno nos puede
traer. El trabajo en equipo es la base fundamental para la consolidación y el éxito de un proyecto,
y una herramienta valiosísima en una empresa que quiera alcanzar los mejores resultados y el
logro cabal de todos sus objetivos, sin olvidar que con esto se da una integración de ideas,
propósitos y metas organizacionales.

Al existir un grupo, la presión de sentirse sólo o extraño que pueda experimentar una persona, no
se dará, ya que sabe que puede contar con sus amigos en cualquier momento, y si necesita ayuda,
estos siempre tratarán de colaborarle. Todos están inmersos en los mismos objetivos que se van a
alcanzar y harán lo posible por sacar adelante el trabajo que deba desarrollarse.

Por tal razón, para que todo funcione a cabalidad dentro de un grupo, deben realizarse reuniones
entre ellos o con los supervisores de los mismos, para determinar si se están alcanzando los
objetivos deseados y cómo se están logrando. Esto para conocer si las metas o proyecciones que
se trazaron con antelación se han cumplido en su totalidad y si no, tomar las medidas pertinentes
a que haya lugar.
Desafortunadamente, la mayoría de reuniones de trabajo no se explotan o aprovechan como
debería ser. Muchas veces, éstas sirven sólo para tomar del pelo, contar los últimos chismes,
perder tiempo en temas sin ninguna importancia y en comentar de todo, menos lo que se
pretendía aclarar o hablar para mejorar algún proceso o solucionar algún inconveniente.

Para evitar que lo anterior ocurra, deben seguirse algunos parámetros que harán que las
reuniones sean productivas y sirvan para el fin con el cual fueron creadas.

En primera medida, los encargados del desarrollo de la reunión, deben preparar con anticipación
todo lo que vayan a exponer y si es el caso, entregar documentos o reportes a las personas que
vayan a asistir para que estos sepan de qué se va a hablar.

Siguiendo a cabalidad todos los puntos que deben tenerse en cuenta, se logrará desarrollar una
reunión productiva que redunde en beneficios para toda una compañía.

Estos documentos pueden ser reportes financieros, indicadores de gestión, el orden de los temas
que se van a tratar, etc., para que la reunión sea aprovechada al máximo y se desarrolle de una
forma eficaz y se contribuya al buen transcurrir de la misma. Ya teniendo un orden y estando
todos preparados para lo que sigue, se procederá a comenzar la reunión.

En segundo lugar, es muy importante que se respete el orden de los temas que se van a hablar.
Debe haber un moderador quien es el que introducirá a los miembros de la junta en el acontecer
de la misma. Vigilará que no se produzcan comentarios ajenos a los que se están debatiendo y
será el encargado de que cada persona que hable sea escuchada y posteriormente se muestren los
diferentes puntos de vista con total disciplina. Esto para que la calidad de la reunión sea buena y
se aproveche el tiempo de la mejor manera.

Como tercera medida, debe existir una persona encargada de plasmar en un documento todas las
ideas expresadas y los acuerdos a los que se haya llegado.

Esto para evitar que en futuras reuniones se traten los mismos temas o se caiga en las mismas
discusiones sin salida que pudieron haberse presentando antes. Con la ayuda de esta "historia" se
podrá hacer un seguimiento de todo lo tratado y se buscarán las mejores soluciones si hay algún
inconveniente.

Como cuarto parámetro, siempre debemos procurar que nuestra mente esté abierta para recibir
alguna crítica o sugerencia. Al llegar a una reunión, debemos tener una actitud que nos permita
analizar otros puntos de vista y así disminuiremos nuestra tensión o preocupación por los temas
que se van a tratar. Esto ayudará para que la reunión se desarrolle en buenos términos y sea
sumamente productiva para todos los participantes de la misma.

Y por último, lo más importante es que debe existir un respeto por todas las opiniones que allí se
den sin importar si se está de acuerdo o no con los planteamientos. La mentalidad de tolerancia y
madurez que se tenga, será importante para aceptar siempre lo mejor para todos así nuestras
ideas no hayan sido las mejores, entendiendo que lo más importante es el beneficio empresarial y
no el individual.

Para finalizar, es necesario sintetizar que las reuniones de trabajo son un medio muy importante
para alcanzar una acertada efectividad empresarial. Lo importante es que se aprovechen al
máximo y se saquen las mejores conclusiones, siempre con la idea de buscar el beneficio
organizacional en todas las áreas que lo requieran.

Tipos de reuniones

1. Reuniones para toma de decisiones

Son de las más habituales en el día a día de las empresas. Sirven para recopilar y exponer
informaciones, compartir opiniones, explorar opciones y, finalmente, tomar decisiones que
pueden cambiar el rumbo de la compañía.

Para que den buenos resultados, se deben dar una serie de condicionantes. En primer lugar, los
asistentes a la reunión deben acudir preparados, con información previa y estudiada. También es
importante que discurra en un ambiente adecuado, que permita la conectividad y la proyección de
diapositivas, para que todos puedan compartir los datos que ayudarán a tomar la decisión.

Si todos cumplen su papel correctamente, las reuniones de este tipo pueden convertirse en
sesiones efectivas donde se toman decisiones importantes. El truco está en adelantar la mayor
parte del trabajo antes de la reunión y en comunicar previamente cómo se va a tomar la decisión
(por mayoría, por unanimidad, por consenso…) para evitar posibles conflictos o explicaciones que
la entorpezcan.

2. Reuniones de innovación

La innovación es la clave de toda organización de éxito. Durante las reuniones de innovación, los
miembros del equipo tienen la oportunidad de hacer una lluvia de ideas y compartirlas.

En estas reuniones, los asistentes deben estar bien despiertos y atentos, dado que tienen una
finalidad creativa y requieren de mucha interacción. Es recomendable tomar notas o trazar
bocetos durante el transcurso de la reunión, para ayudar a organizar las ideas que van saliendo.

Para que las reuniones de innovación tengan sentido, todos los participantes deben estar en la
misma onda, entender a la perfección la esencia de la empresa, marca, negocio, proyecto o
producto en torno al cual gire la reunión. El organizador de la reunión, también puede plantearse
dinamizarla echando mano de las metodologías ágiles o de un ‘gamestorming’ (una fusión entre
brainstorming y un juego).

3. Reuniones informativas

Estas consisten en informar a los asistentes sobre un tema específico o en compartir información.
Este tipo de reunión suele ser formativa, como los seminarios y los paneles de debate.
Por ejemplo, una agencia ha aceptado un proyecto en un determinado nicho, como la tecnología
médica. Para educar y poner al día a los miembros del equipo sobre este proyecto y el tema, se
organiza una reunión informativa, a veces con la presencia de personal externo que es especialista
en el tema.

4. Reuniones de puesta al día

El objetivo de las reuniones de puesta al día es que todos los miembros del equipo estén al día de
las modificaciones, los avances y las actualizaciones de los proyectos, manteniéndolos al tanto de
las decisiones de la organización. Es esencial contar con un archivo en el que se vayan anotando
las fases o metas alcanzadas.

5. Reuniones de teambuilding

La cultura de la empresa es más importante que nunca. Las reuniones para la creación de equipos
ayudan a trabajar mejor.

Este tipo de reunión gira en torno a los participantes: una manera fácil de asegurarse de que todos
se diviertan es pedir a los miembros del equipo que propongan actividades antes de la reunión.

Qué es líder?

La palabra líder proviene del inglés leader. Se define a los líderes como las personas capaces de
guiar e influir a otras personas o grupos de personas, y que éstos además lo reconozcan como tal.

Hay quienes clasifican a los líderes según ciertas características que poseen. En primer lugar es
importante distinguir a los líderes naturales de los institucionalizados. Los primeros son aquellos
que surgen de los grupos de personas de manera natural y el resto decide reconocer su función de
líder y respetarlo como tal. Por otro lado se encuentran los institucionalizados, ellos poseen su
cargo de manera legítima. Este puede cubrir distintos cargos, sean políticos, espirituales, como
educadores, entre otros.

Otra manera de clasificar a los líderes es en positivos y negativos. Un ejemplo de los segundos son
los líderes autoritarios. Los mismos se caracterizan por ser dominantes y abusar de su poder.
Además imponen cuales son las cuestiones a tratar. Tampoco permiten la libre expresión del resto
de sus compañeros. El caso contrario a este tipo de líderes son los que permiten que el resto del
grupo opine y permite que haya mejores relaciones entre los distintos miembros del grupo.

El sociólogo Max Weber definió tres tipos ideales de líderes:

En primer lugar se encuentra al que denomina legal. Este tipo de líderes acceden a su rol de líder
mediante elecciones, es decir que es elegido por otras personas. Estos suelen ser identificado con
los líderes políticos.

El segundo tipo es el líder que llama tradicional. Este obtiene su rol gracias a la herencia o a la
costumbre, un ejemplo de este tipo de líderes son por ejemplo los reyes.
El último tipo de líder es el que denomina carismático. Estas personas se caracterizan por poseer la
virtud del carisma, el cual se expresa de diversas formas y en distintos tiempos.

Tipos de líderes

No existe ningún liderazgo superior a los demás, pues todo dependerá del contexto.
Independientemente del tipo de líder, la actuación de los responsables de los procesos tendrá
consecuencias.

Te describimos los principales tipos de líderes para que actúes consciente de lo que puedes
provocar. Además, tendrás los conocimientos para modificar las dinámicas en función de los
resultados que consigas; es decir, si un perfil específico no funciona, optas por otro diferente.

1- Líder laissez-faire

Este líder se caracteriza por delegar funciones y no ser controlador, pues deja que los empleados
cumplan sus tareas sin intervenir regularmente, solo cuando hace falta.

Confía en que los trabajadores con experiencia producen más cuando son menos supervisados, ya
que pueden cumplir de forma independiente. Este tipo de líder tiene como ventaja que fomenta la
creatividad y motivación del equipo de trabajo.

Por otra parte, no se recomienda con personal poco experimentado que no sabe cumplir los
objetivos en cierto plazo. Además, el comportamiento de este líder puede causar una falta de
control y poca productividad.

2- Líder autocrático

Un líder autocrático toma decisiones sin consultar con los demás, pues concentra todo el poder y
no acepta que alguien le lleve la contraria. Funciona de forma unidireccional: el gerente manda y
los demás obedecen sin chistar.

Este tipo de liderazgo resulta beneficioso cuando se necesitan decisiones rápidas y cuando se
tienen empleados que deben ser vigilados para cumplir sus actividades. Un perfil autocrático
puede promover la productividad. No obstante, dentro las desventajas está un grupo de trabajo
desmotivado que no siente que se le da el valor que merece.

3- Líder democrático

Es un líder participativo que entusiasma a los empleados y promueve la participación. Tiene como
bandera el diálogo y toma en cuenta las opiniones antes de tomar una decisión.

Tiene las ventajas de que los empleados se sienten valorados y se comprometen más con la
organización y sus actividades. Sin embargo, es posible que se creen desacuerdos entre los
trabajadores cuando se toman decisiones.

4- Líder transaccional

Un líder transaccional ejerce sus labores con procesos de intercambio con los subordinados; es
decir, los empleados son premiados cuando desempeñan sus labores eficientemente y eso lleva a
incrementar la productividad.

Este tipo de liderazgo orienta a alcanzar los objetivos, gracias a las recompensas que eso genera.
Resulta efectivo cuando se quiere que la empresa funcione sin problemas, pero su personalidad
predecible tendrá desventajas en los entornos cambiantes.

5- Líder transformacional

Un líder transformacional utiliza una comunicación de alto nivel para conseguir metas y transmite
a los empleados una excelente visión de cambio. Con alta motivación mejora la productividad del
equipo y es capaz de emprender cambios organizacionales.

Este tipo de liderazgo logra que todos trabajen en la misma dirección y se fomenten valores de
confianza, respeto y admiración. Se encuentra en las tendencias gerenciales porque sabe usar los
recursos disponibles para sacarles provecho.