Contenido 1. Archivística Guía de didáctica No.

1 – 2022
Prof. Edgardo Antonio Ramos Barrera INSAB
GUÍAS DE APOYO DIDÁCTICO

Organización y
Clasificación de la
Información en la
Empresa

Archivística

ISO 15489

ISO 30300 e ISO 30301

Organización de documentos

Seguridad en los archivos digitales

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Página

Levantarán alas como las águilas….

Contenido 1. Archivística
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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS DE LOS SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
EN LA EMPRESA
Objetivo del módulo:
Utilizar los recursos informáticos para facilitar el
manejo de la información administrativa y
financiera de la empresa en formato digital.
Situación problemática:
Un manejo de información administrativa y
financiera deficiente se genera por la
desorganización de archivos electrónicos,
ocasionando inconvenientes en el manejo de
grandes volúmenes de información y un servicio
lento e inoportuno.
Criterio de evaluación:
1. Diseña la estructura de los archivos y carpetas,
identificándolos con nombres según la clasificación
de la información.
2. Protege los archivos electrónicos con
información importante según las normas de
seguridad informática de la empresa.
3. Organiza mensajes y agendas electrónicas,
seleccionando la información a resguardar.
4. Redacta correspondencia utilizando editores de
texto, en formatos predeterminados, aplicando las
normas de redacción.
5. Realiza operaciones aritméticas por medio de
hojas electrónicas, haciendo uso de fórmulas para
hacer eficientes los procesos operativos.
6. Diseña presentaciones para exponer temas
específicos, definiendo esquemas de presentación
con formatos predeterminados.
Criterio de promoción:
Comprobar que se ha alcanzado al menos el 70%
de las competencias esperadas en una escala
estimativa correspondiente a 7: nivel 4.
1. ARCHIVÍSTICA
1.1 Concepto
En su acepción más elemental y
etimológico podemos decir que
la Archivística es la ciencia de los
archivos, y que como tal ciencia
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está integrada por un conjunto de conocimientos y
de métodos para el tratamiento de los documentos
y de los archivos, bien que en cuanto tal ciencia es
posterior al objeto de su atención; es decir,
mientras que los archivos existen desde varios
milenios antes de nuestra era, su ciencia es muy
posterior en el tiempo, pues no es posible
considerarla ni en un estado embrionario antes de
avanzado el siglo XIX. Un tiempo que se acerca más
a nuestros días si de lo que se trata es de su factura
como ámbito de estudio y conocimiento por parte
de la comunidad profesional
Archivar significa entonces, guardar de forma
ordenada documentos útiles, haciéndolo de un
modo lógico y eficaz que permita su posterior
localización de la forma más rápida posible cuando
sea necesario.
Concepto de archivo de oficina:
El archivo de oficina es el conjunto de documentos
emitidos y recibidos por una unidad administrativa
en el desarrollo de sus funciones y actividades.
Mantenerlo correctamente organizado es una
tarea propia de la unidad administrativa y
garantiza su gestión y consulta.
Concepto de Documento electrónico:
“Un documento electrónico es un documento cuyo
soporte material es algún tipo de dispositivo
electrónico y en el que el contenido está codificado
mediante algún tipo de código digital que puede
ser leído o reproducido”
El documento electrónico, según Alicia Casas de
Barrán tiene cuatro componentes: contenido,
estructura, contexto y presentación. El contenido
se
refiere a la información, la estructura se relaciona
con la forma como se organizan los datos, el
contexto con otros datos o información asociada y
la presentación como la apariencia del documento
una vez ha sido recuperado. Todos estos elementos
le dan significación el documento electrónico y lo
diferencian de un simple registro electrónico
(conservada en un equipo o un medio de
almacenamiento físico) o una base de datos.
3
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Definición legal: “Información de cualquier
naturaleza en forma electrónica, archivada en un
Levantarán alas como las águilas….
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soporte electrónico según un formato determinado
y susceptible de identificación y tratamiento
diferenciado”
Diferencia esencial con el documento en papel:
disociación entre contenido y representación.
Archivo electrónico:
Entenderemos el archivo electrónico como la
actuación administrativa de almacenamiento de
documentos o expedientes administrativos en
formato electrónico con el objeto de asegurar la
identidad y la integridad de la información que
contienen a largo término.
Concepto de Expediente:
En general puede decirse que un expediente es el
conjunto de los documentos producidos y recibidos
como resultado de diferentes actuaciones
administrativas orientadas a resolver un determinado
asunto o trámite de la administración. Las
características básicas de un expediente son:
1. Responde a un trámite que debe ser resuelto, de
acuerdo con procedimiento previamente
establecidos
2. En el expediente obran diferentes instancias o
dependencias que aportan documentos para
resolver dicho trámite
3. Los documentos se presentan en el mismo orden
en el cual se dieron las actuaciones y trámites
4. Tiene un principio y fin claramente determinados
5. Existen un vínculo indeleble de unión entre cada
uno de los documentos que lo conforman
6. Los documentos de un expediente pueden ser de
diferentes tipos y formatos
7. Los expedientes forman series documentales
En cuanto al expediente informático, según Casas de
Barrán6 el expediente electrónico “es la sucesión
ordenada de documentos registrados por vía
informática, tendientes a la formación de una
voluntad administrativa en un asunto determinado”.
Aunque en esencia pude decirse que en esta
definición se presentan al menos cuatro de los
elementos del expediente tradicional como son:
formato, ordenación, contenido y medio o
instrumento de creación; existen también
dificultades que la teoría archivística aún no ha
resuelto como las que se derivan por ejemplo de la
ordenación de los documentos y de los expedientes,
la cual solo es posible por la vía informática si bien no
por la vía física.
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TAREA 1.1 Construye tu propio concepto de
Archivo electrónico.
__________________________________________
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__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
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__________________________________________
2. LA ISO-15489 PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS Y SU RELACIÓN CON LOS
SISTEMAS ELECTRÓNICOS PARA LA
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS EN
DIFERENTES SOPORTES
La norma ISO-15489 se centra en los principios
de gestión de documentos y establece los
requisitos básicos para que las organizaciones
puedan establecer un marco de buenas
prácticas que mejore de forma sistemática y
efectiva la creación de sus documentos y
mantenimiento de sus documentos, apoyando
la política y los objetivos de la organización.
ALCANCE DE LA ISO 15489-1
Proporciona elementos para la administración de
documentos en instituciones públicas o privadas
para usuarios internos y externos
• Aplica a la Administración de Documentos, en
todos los formatos o medios, creados o
recibidos en el desarrollo de actividades, o
para cualquier individuo obligado a mantener
archivos personales.
• Proporciona la guía para determinar
responsabilidades de las instituciones para los
archivos y para las políticas, procesos y
sistemas en el manejo de archivos
• Proporciona guía elementos que apoyan los
procesos de calidad para cumplir con ISO 9001
e ISO 14001.
• Proporciona elementos para el diseño e
instrumentación de un sistema de archivos,
pero no incluye el manejo de archivos
históricos
4
Las características de los documentos de archivos
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según la ISO 15489
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1. Los documentos de archivos deben reflejar con • Capacitación
precisión la comunicación, acción o decisión
2. Los documentos de archivo deben estar Regulación
vinculados a metadatos que definan el • Regulación nacional, federal, estatal
contexto, contenido y estructura • Regulaciones sectoriales específicas
3. Los documentos de archivo deben ser • Estándares y códigos de mejores prácticas
auténticos, confiables, completos, sin
alteración y deben permitir su uso y acceso. Principios básicos de la administración de
documentos
LA ISO-15489-1:2001. Políticas y responsabilidades • Los archivos son creados para: sustentar las
• Establecimiento de políticas y normas funciones y actividades delegadas, para la
• Asignación de responsabilidades transparencia y acceso a la información y para
• Desarrollo e instrumentación de cumplir con la normatividad aplicable.
procedimientos y lineamientos • Las reglas de la administración de documentos
• Servicios de archivos deben ser incorporadas en todos los procesos
• Diseño, instrumentación, y administración que requieren ser documentados.
especializada de sistemas de administración de
documentos
MODELO CONTINUO PROCESOS ISO-15489
Creación Establecimiento de cuáles son los documentos que califican como documentos
de archivo y establecimiento de vigencias documentales
Captura Captura establecimiento de metadatos que establecen la relación entre:
archivos, su creador y el contexto de la actividad. Ubicar al documento y su
relación dentro del sistema de archivos
Organización Registro, clasificación, almacenamiento y acceso, seguimiento y evaluación
Divulgación y uso Acceso y controles

DOCUMENTO DE ARCHIVO ELECTRONICO Como ejemplo de documento se puede mencionar,

(electronic record)
La pieza específica de información producida o
recibida en el inicio, desarrollo o conclusión de una
actividad individual o institucional que comprende
contenido, contexto y estructura suficiente para
proporcionar evidencia de la actividad.
ISO -15489
Autenticidad. Ser lo que se proponen ser, ser
creados por la persona que dice ser, ser
enviado en el momento en el que se
determinó
Confiabilidad. Representar con precisión la
comunicación, los trámites, acciones o
decisiones y actividades.
Integridad. Estar completos sin alteración.
una carta, una planilla de salarios, un
memorándum, u texto escrito en Word, una
imagen entre otros.
De acuerdo con la ISO-15489 el documento de
archivo electrónico debe cumplir con las siguientes
características.
Manual de Archivo Electrónico
Autenticidad. Persistencia en el tiempo de las
características originales del documento de
archivo con respecto al contexto, contenido y
estructura, en el entendido de que el
documentos de archivo es lo que se propone
ser.
Confiabilidad, la habilidad del documento de
archivo para servir como evidencia confiable, en
cuanto a la autoridad y confiabilidad del
documento de archivo como evidencia.
Se consideran características relacionadas con
5

las anteriores.
Página

Uso y acceso. Pueden ser localizados, Se consideran características relacionadas con

recuperados, presentados e interpretados. las anteriores

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El documento electrónico, según Alicia Casas de
Barrán tiene cuatro componentes: contenido,
estructura, contexto y presentación. El contenido
se refiere a la información, la estructura se
relaciona con la forma como se organizan los datos,
el contexto con otros datos o información asociada
y la presentación como la apariencia del
documento una vez ha sido recuperado. Todos
estos elementos le dan significación el documento
electrónico y lo diferencian de un simple registro
electrónico (conservada en un equipo o un medio
de almacenamiento físico) o una base de datos.
De acuerdo con Ada Abdala un documento
electrónico se puede definir como “aquel
contenido integrado en un archivo informático
mediante un programa de computador, el cual es
generado, transferido, comunicado o archivado en
medios electrónicos, ópticos y permite una
representación material para reproducir las
decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos,
políticas, etc., de una organización o una persona
natural”
METADATOS EN ARCHIVOS ELECTRONICOS
Conjunto de datos contenidos dentro del
documento u otro objeto electrónico, diferente a
su contenido intelectual (por ejemplo: la
estructura, el arreglo).
Datos estructurados para describir y catalogar
elementos que sistemáticamente identifican varios
atributos de una clase de artículos.
Describe o especifica las características que
necesitan conocerse acerca de los datos a fin de
construir recursos informativos tales como
sistemas de conservación de archivos electrónicos
y archivos soporte de creadores y usuarios.
TAREA 1.2
a. Investiga y escribe el procedimiento para ver
los metadatos de un documento o archivo en
una computadora con Sistema Operativo
Windows.
SISTEMA DE CONSERVACION DE ARCHIVOS
ELECTRONICOS
Sistema de información que ha sido desarrollado
con el propósito de almacenar y recuperar los
documentos de archivo y que está organizado para
controlar las funciones específicas de creación,
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almacenamiento y acceso a los documentos de
archivo para resguardar su autenticidad y
confiabilidad.
REQUISITOS DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS
• Sistema de clasificación
• Archivación de mensajes de correo electrónico
• Transmisión/recepción de datos
• Almacenamiento de datos
• Tabla o cuadro de vigencias
• Protección de documentos de archivo. Niveles
de seguridad
• Recuperación por asunto, fecha, destinatario,
medio, formato, ubicación fecha de creación,
autor, área generadora, otros receptores,
clasificación del expediente, instrucción de
vigencia, etc.
• Transferencia de archivos
• Destrucción de archivos
• Control de acceso
• Sistema de auditoria
PRINCIPIOS DE LA ISO 15489
Los archivos son creados para sustentar las
funciones y actividades delegadas, para garantizar
la transparencia y el acceso a la información y para
cumplir con la normatividad aplicable.
Las normas y los lineamientos de la administración
de documentos deben ser incorporados en todos
los procesos que requieren ser documentados.
2.1 GESTION DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
La gestión de documentos electrónicos requiere
sistemas de Archivo que cumplan con las
siguientes funciones:
a) Organizar racionalmente los directorios
informáticos y los accesos a los mismos,
estableciendo las normas o sistemas para
el almacenamiento de los documentos.
b) Controlar la reproducción indiscriminada
de copias.
6
c) Eliminar las copias y versiones de un
Página
mismo documento.
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d) Establecer el sistema de salvaguardar la
integridad de los documentos
e) Establecer un sistema que permita
recuperar la información eficazmente.
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION
La organización de los archivos electrónicos
debe entenderse como un proceso formal,
regido por principios, normas y procedimientos
enmarcados dentro de la archivística.
ORGANIZACION DE DOCUMENTOS
ELECTRONICOS DE ARCHIVO
El documento electrónico de archivo es el
registro de información generada, recibida,
almacenada por medios electrónicos, que
permanecen en estos medios durante su ciclo
vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos
archivísticos. “La organización de documentos
electrónicos de los archivos de gestión consiste
en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie
a la que pertenecen la cual ha sido definida en el
Cuadro de Clasificación Documental “.
3. NORMAS ISO 30300 Y 30301
La gestión documental es parte indispensable del
funcionamiento de empresas e instituciones. El
volumen de información disponible ha crecido
exponencialmente con el desarrollo de las
nuevas tecnologías. La digitalización ha supuesto
una enorme mejora y agilización de los procesos,
pero también han surgido nuevos retos a los que
enfrentarse. Normas como la ISO 30300 y la ISO
30301 buscan racionalizar ese trabajo.
¿Qué son las normas ISO 30300 e ISO 30301?
Tanto la norma ISO 30300 como la ISO 30301
tienen su campo de acción en los sistemas de
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gestión documental. Son normas internacionales
con cuya implantación las empresas consiguen
una mayor trasparencia y una mejor
optimización de sus recursos. Son estos dos
aspectos importantes para su buen
funcionamiento, pero también tienen un papel
destacado a la hora de generar confianza a nivel
externo.
Ahora bien, si hablamos de ISO 30300 e ISO
30301 también deberemos mencionar la
existencia de algunas diferencias importantes en
lo que se refiere a su contenido y aplicación:
 La norma ISO 30300 se centra en
describir y marcar los principios del
sistema de gestión documental y de la
terminología empleada en los procesos.
También marca los objetivos que se
deben perseguir con el uso de estos
sistemas.
 La norma ISO 30301, por su parte, es
algo más específica, ya que se centra en
la forma en la que se debe implementar
el sistema de gestión documental para
ser efectivo y eficiente. De esta manera,
se definen trabajos concretos, se
marcan criterios de medición y se
sugieren métodos de evaluación de
resultados.
¿Por qué implementar las normas ISO 30300 e
ISO 30301 en la empresa?
Implantar la ISO 30300 y la ISO 30301 en los
sistemas de gestión documental supone infinidad
de beneficios. El primero de ellos es que obliga a
un análisis y mejora continua de los procesos de
gestión documental, de modo que estos
respondan a las necesidades de la empresa. Una
mayor eficiencia en este sentido ayuda al buen el
7
funcionamiento de la compañía.
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Una correcta gestión documental, además,
facilita enormemente la toma de decisiones con
rapidez y de forma efectiva, gracias a la
disponibilidad inmediata de la información. De
esta manera, la implantación de las normas ISO
30300 e ISO 30301 también supone una
inestimable ventaja para conseguir que la
empresa alcance sus objetivos.
Por otra parte, normalizar la gestión documental
mediante la ISO 30300 y la ISO 30301 obliga a
contar con personal cualificado para la creación,
el registro, el almacenamiento y la disposición de
la información. Esto lo que supone es no solo
una mayor agilidad, sino que se limita la
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posibilidad de duplicación de documentos, de
pérdida de información relevante o de errores en
su tratamiento, cumpliendo así los requisitos
legales.
Al final, todas estas cuestiones redundan en la
mejora de los procesos de la empresa, no solo a
nivel estrictamente documental. Un buen
manejo de la ingente cantidad de datos de los
que se dispone implica una mayor agilidad en las
transacciones comerciales, y también en las
relaciones con clientes, proveedores o
accionistas, que encuentran en las normas ISO
30300 e ISO 30301 un marco añadido de
confianza.
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Implantar las normas ISO 30300 e ISO 3001 es un

gran reto para muchas organizaciones. Sin  ISO 30301. Información y documentación.
embargo, la mejora de la gestión documental Sistemas de gestión para los documentos.
repercute, como hemos visto, en una importante Requisitos. Creación y control de los
mejora de la actividad y, por tanto, de los documentos durante el tiempo necesario.
beneficios. Disponer de un archivo
estandarizado, con la información almacenada
bien estructurada y jerarquizada es una inversión
que, a la larga, puede ser casi tan rentable como TAREA 1.3
cualquier otra.

ÁMBITOS DE ACCIÓN DE ISO 30300 / 30301 Investiga en qué consisten los sistemas de
clasificación:
 ISO 30300. Información y documentación.
• Alfabético
Sistemas de gestión para los documentos.
• Numérico
Fundamentos y vocabulario: Terminología,
• Alfanumérico
objetivos y beneficios.
Completa el siguiente cuadro:
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Alfabético Numérico Alfanumérico

a. Explica en qué consisten los siguientes métodos de ordenar documentos.

Método DESCRIPCION (cita ejemplos)

Cronológico

Alfabético

Numérico

Numérico - Cronológico

Alfanumérico

Por conceptos o asuntos

parámetros que faciliten la información contenida

en ellos, provocando dificultades cuando se
necesita recuperar algún documento que se ha
4. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS guardado. En muchas ocasiones no se conoce el
EN FORMATO DIGITAL nombre que se le dio inicialmente al archivo, ni la
carpeta donde se guardó. Esto es un caos en
gestión documental y vuelve ineficientes los
procesos en las empresas.

La imagen anterior es un ejemplo muy recurrente
en muchas oficinas, donde los documentos y
TAREA 1.4
Investiga cómo afecta el trabajo de una persona
el hecho de tener información desordenada en la
computadora.
________________________________________
________________________________________
________________________________________
________________________________________
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________________________________________
carpetas no están debidamente ordenados con
_______________________________________
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4.1 CLASIFICACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del
PC. Estas categorías se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para clasificar los documentos
en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

Series

Subseries
Dentro de cada serie se incluyen las subseries:
Ejemplo: En la serie ACTAS se encuentran las siguientes subseries:

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4.2 ORGANIZACIÓN EN CD, DVD, MEMORIAS USB,
DISCOS DUROS EXTERNOS, NUBES.
Al trabajar a diario con información almacenada en
medios digitales, es muy común que no se tenga la
información ordenada adecuadamente a fin de
poder facilitar búsqueda de archivos en estos
discos.
Es bastante frecuente que no se sepa con claridad
que información está contenida en los medios de
almacenamiento y se pierde mucho tiempo en la
localización de determinado archivo.
Se recomienda hacer copias de seguridad de forma
periódica de todos los archivos y carpetas
almacenadas en nuestra computadora, para ello
podemos auxiliarnos de herramientas de software
especializadas para tal fin, o utilizar las
herramientas disponibles en el Sistema Operativo
instalado para planificar y realizar la copia de
seguridad.
Así por ejemplo si una persona requiere guardar los
memorándums entregados al personal durante el
año 2021: deberá marcarlo de la siguiente
manera:
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Donde
• 5. MEMORANDUM: Corresponde Código de la
Serie
• 5.1 Año 2015: Corresponde a la Subserie.
• 5.1.1 Corresponde a la Sub – Sub Serie
• Disco 1/6: Significa que es el primer disco de 6
que contienen la copia de seguridad del año
2015.
Es recomendable crear un directorio de Series, y
sub Series para estandarizar su aplicación en los
sistemas de archivo digital de la empresas.
Importante: a las series o sub series también se les
conoce como Categorías y Sub Categorías
TAREA 1.5
a. Investiga al menos 5 programas informáticos
que faciliten la creación de copias de seguridad
de archivos
1._________________________________
2._________________________________
3._________________________________
4._________________________________
5._________________________________
b. Elabora una estructura de carpetas para el
almacenamiento de tus tareas, durante el año
2016, toma en cuenta todas las asignaturas y
periodos, captura la imagen de la estructura,
imprímela y pégala en el siguiente espacio.
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Página
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4.3 DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE
OFICINA
En la oficina se pueden diferenciar dos categorías
básicas de documentación:
• Documentación administrativa:
4.4 DIFERENCIA ENTRE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Y LA DOCUMENTACIÓN DE APOYO
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Generada por una institución en el ejercicio de sus
funciones.
Gestión de un asunto: testimonio (valor fiscal, legal,
jurídico)
Ej.: Dictamen jurídico
Ej.: Expediente de adquisición de mobiliario y enseres
. proveedores
Ejemplares únicos: reflejan una actuación o conjunto
de actuaciones encaminadas a la resolución de un
asunto.
Ej.: Expediente de construcción de carreteras.
Es Patrimonio Documental.
Es o puede ser fuente primaria para la historia
Forma conjuntos orgánicos que respetan
estructura en que se generan los documentos.
Expediente: conjunto ordenado de documentos que
materializan actuaciones secuenciales de la
Administración encaminadas a la resolución de un
asunto.
Se conserva (puede destruirse en función de los
calendarios de conservación)
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• Expedientes sometidos a procedimiento
• Expedientes no reglados
• Registros
• Correspondencia
• Documentación de apoyo informativo:
• Textos normativos
• Boletines oficiales
• Publicaciones
DOCUMENTACIÓN DE APOYO
Recogida para informar sobre un asunto concreto.
Apoyo a la gestión de un asunto: información
exhaustiva
Ej.: Disposiciones que sirven de apoyo para su
elaboración
Ej.: Folletos de casas comerciales, listados de
Ejemplares múltiples: dan información, no son
originales. Pueden ser editados o reprografiados.
Ej.: Folletos comerciales de materiales de
construcción, revistas de arquitectura, fotocopias de
informes.
No es Patrimonio Documental.
Es o puede ser fuente secundaria para la historia.
la Es un conjunto artificial: clasificación temática
basada exclusivamente en el valor informativo de la
documentación.
Dossier: conjunto de documentos elaborados,
ordenado según el asunto de que trate, cuyo único
fin es proporcionar información sobre dicho asunto.
Se destruye (puede conservarse en algunos casos por
13
su valor informativo)
Página
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DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA • expedientes sometidos a procedimiento
• expedientes no reglados
• La correspondencia
• El expediente Recomendaciones:
• Los registros No extraer los documentos originales de los
• La ordenación de expedientes expedientes en tramitación, ni a solicitud del
responsable de la unidad administrativa, ni del
La Correspondencia interesado, ni de terceros.
La correspondencia debe ser reflejo de las
relaciones de la unidad administrativa con cada Es aconsejable manejar el expediente completo,
uno de los destinatarios con quienes mantenga para evitar fraccionarlo o extraviar alguno de los
comunicación. documentos que lo componen.

Los escritos de correspondencia no deben tratarse Cada expediente irá individualizado en una
como piezas documentales simples y aisladas: cada carpetilla en cuya portada se hará constar su título
comunicación se archivará con su respuesta. o entrada descriptiva, las fechas de iniciación y
conclusión y un número de orden.
Si los escritos tratan o son parte del trámite de un
expediente, se considera que forman parte de ese Los registros
expediente y se guardarán con él. En caso Los registros son instrumentos de control
contrario, formarán parte del grupo genérico administrativo en los que se extractan actos de
“correspondencia”. diferente naturaleza, como pueden ser de entrada
y salida de documentos, de personas, de material
Clasificación inventariable, etc.
Será por emisores/destinatarios y siempre
relacionando lo recibido y lo emitido sobre un El valor jurídico de los registros reside en su
mismo asunto con un mismo destinatario. Los carácter probatorio, pueden dar constancia de
emisores/destinatarios se pueden a su vez clasificar documentos, lugares, personas, etc. de los que no
en grupos más amplios, como oficial/particular, por se conserva prueba física.
jerarquía administrativa, geográficamente, etc.
Independientemente de su soporte, los registros
Ordenación son documentos administrativos y, por lo tanto,
La ordenación más adecuada dentro de cada deben ser conservados adecuadamente.
emisor/destinatario es la cronológica. Se tomará
como fecha base el documento que inicia la Tipo de documentación Tipo de ordenación
relación, bien sea recibido o cursado por la oficina. Correspondencia Alfabético (onomástico y
A este primer documento se adjuntarán los que se de materias)
reciban o se envíen posteriormente o los Documentos contables Numérico
antecedentes que se consideren oportunos,
Expedientes de Alfabético (geográfico)
siempre y cuando no formen parte de un
subvenciones de
expediente. entidades locales
Expedientes personales Alfabético (onomástico)
El expediente
El expediente es la materialización de las Informes jurídicos Numérico
actuaciones administrativas. Libros de Registro Cronológico
Los documentos que lo componen se ordenan de
14

acuerdo a la tramitación de los asuntos. Dicha Ciclo vital de los documentos

tramitación puede estar o no reglada, y dar lugar a
Página

uno u otro tipo de expediente:

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Archivo
Archivo Archivo
central /
de oficina histórico
territorial
5. PROTECCIÓN DEL ARCHIVO DE
OFICINA
Seguridad de la información
Los riesgos de la modificación y acceso no
autorizados y de la alteración no intencionada o del
daño causado por errores humanos o del sistema
son especialmente graves en el caso de sistemas
que producen, reúnen y mantienen documentos
relacionados con las actividades específicas de la
organización.
La ISO 15489-2 (apartado 4.2.5.2) ofrece una lista
de pasos que se deben seguir para establecer un
sistema de seguridad correcto. Los especialistas en
TI deberían implantar requisitos de seguridad
utilizando tecnología de última generación y
minimizando las molestias para los usuarios.
Se deberá prestar especial atención a las
cuestiones de seguridad de la información si los
documentos se encuentran almacenados en un
dispositivo remoto, siendo posible acceder a ellos a
través de otros sistemas, o en un lugar donde
puedan sufrir un daño o deterioro físico como
consecuencia de cambios en el entorno. Se
recomienda el uso de instrumentos que midan y
registren de forma constante estas variables.
Asimismo, gracias al uso de estos instrumentos se
puede obtener una alerta anticipada del riesgo.
Prevención de desastres
Además de las medidas habituales de prevención
de desastres para los documentos en soporte
papel, un par de puntos merecen especial atención
cuando se trata de documentos electrónicos:
• incluso las contingencias de menor importancia
suelen provocar la pérdida completa de datos
digitales: éstos se encuentran en sistemas de
almacenamiento de alta densidad y la mayoría
de las veces están concentrados en un espacio
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GUÍAS DE APOYO DIDÁCTICO
relativamente pequeño. Mientras que muchos
de los documentos en papel pueden salvarse
del fuego, los soportes de almacenamiento
digital quedarán completamente ilegibles si se
les somete a un aumento de temperatura
relativamente moderado;
• incluso los acontecimientos menos previsibles
pueden dañar los soportes electrónicos de
almacenamiento. Los impulsos
electromagnéticos nucleares o no nucleares
(NEMP) pueden hacer ilegibles los soportes
magnéticos, y la interrupción del suministro de
energía puede hacer ilegibles los soportes
electrónicos.
Entre las medidas contra estas amenazas se
encuentran:
• garantizar la seguridad de los espacios donde
están almacenados los documentos
electrónicos; y
• realizar copias de seguridad de los datos con
regularidad.
En todos los casos, se recomienda que los
archiveros obtengan la ayuda de especialistas para
la implantación de estas precauciones.
Si los documentos tienen una importancia capital,
podría ser necesario un segundo sistema en el área
de almacenamiento remoto, capaz de leer y
visualizar correctamente las copias de seguridad.
En algunos casos, una salida desde el ordenador a
microfilm puede ser suficiente para garantizar la
disponibilidad de los documentos si se produce
algún desastre. Aunque resulte más barato a corto
plazo realizar copias en microfilm de los
documentos que lo admitan y comprar un lector de
microfilm, esto suele ocasionar mucho trabajo
extra a la hora de elaborar instrumentos de
descripción y de enlazar documentos y metadatos
para conseguir que los documentos sean
recuperables. Los sistemas de archivo electrónico
no se pueden reducir a un soporte bidimensional
sin pérdidas de enlaces y de funcionalidad. Por
tanto, la elección del microfilm como método para
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obtener copias de seguridad debe examinarse
rigurosamente en cada caso.
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Levantarán alas como las águilas….
Contenido 1. Archivística
Prof. Edgardo Antonio Ramos Barrera
Control del formato de los ficheros y planificación
de la migración
Los formatos de los ficheros de un sistema deben
controlarse y verificarse de forma regular. Si no se
efectúa ese control y no se realizan conversiones
cada cierto tiempo, es posible que se pierda
información.
Existen dos opciones:
• convertir los ficheros a cada nueva versión de
software para mantener todos los formatos
actualizados. No obstante, al realizar múltiples
conversiones de este tipo los ficheros pueden
perder ciertas características si no se verifican
de forma adecuada los procesos de conversión;
• convertir los documentos de valor permanente
y exportarlos a un formato abierto de
conservación. Ésta es la opción más
prometedora a largo plazo. Para mantener
disponibles y accesibles estos documentos y
poder conservarlos, deben integrarse en un
sistema de archivo. Si los archivos no disponen
todavía de un sistema apropiado, pueden
encargar a un tercero la conservación de los
documentos y el mantenimiento de su
accesibilidad. Este tercero puede ser, en
algunos casos, la autoridad informática de la
Administración. Una solución que implique a
un tercero también exige un adecuado sistema
de control. Asimismo, si se adopta este tipo de
solución, debe realizarse una inspección
regular de los documentos.
Es necesario llevar a cabo con sumo cuidado la
conversión de los datos a formatos de
conservación, dado que muchos datos son
dependientes de otros datos del sistema.
Si se perturban esas relaciones, los datos pueden
perder autenticidad e integridad antes de ser
archivados. Un ejemplo habitual es el tipo de letra
de los documentos de texto, que se define fuera de
los documentos. Si se van a convertir los
documentos de un formato de procesador de
textos a otro formato, como por ejemplo al de
imagen TIFF, las definiciones de los tipos de letra
utilizados en el documento deben estar disponibles
en el sistema para que se efectúe una conversión
precisa.
Guía de didáctica No. 1 – 2022
INSAB
GUÍAS DE APOYO DIDÁCTICO
Mantenimiento de la vida de los documentos al
cierre del sistema
Puede ocurrir que los sistemas lleguen al final de su
ciclo de vida y que los documentos no puedan
migrarse al sistema sucesor porque el nuevo
sistema utilice otros formatos y otras estructuras
de datos que no permitan la migración sin que se
produzcan pérdidas importantes de información.
Pero también puede ocurrir que, debido a cambios
en la función y actividades de la organización, no
haya un sistema sucesor. Si el calendario de
conservación no autoriza la destrucción de los
documentos, sólo hay dos posibilidades para
mantener los documentos accesibles y utilizables:
• migrarlos a un sistema de archivo diseñado
para la conservación a largo plazo; o
• mantener el sistema en funcionamiento
durante el tiempo en que se necesiten los
documentos.
La segunda estrategia sólo es adecuada para la
conservación a corto plazo porque:
• mantener los viejos sistemas en
funcionamiento puede resultar costoso si hay
que continuar pagando las licencias de
software y hay que mantener el hardware
correspondiente; y
• el sistema puede dejar de funcionar de forma
repentina cuando falla algún componente del
hardware y no se puede encontrar una
alternativa para sustituirlo porque ha quedado
obsoleto desde el punto de vista tecnológico y
porque el mercado ha experimentado cambios.
Si el hardware ha quedado obsoleto la solución
puede ser un emulador. El software de emulación
hace posible el funcionamiento de un software
antiguo en plataformas de hardware más nuevas.
Esto puede ser arriesgado porque las plataformas
de hardware cambian con el tiempo; el software de
emulación necesitará ser adaptado a cada cambio y
el mantenimiento y el uso de aplicaciones de
software antiguas exige un conocimiento que
podría desaparecer durante el tiempo en que la
aplicación se mantenga en funcionamiento.
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Levantarán alas como las águilas….
 Contenido 1. Archivística Guía de didáctica No. 1 – 2022
Prof. Edgardo Antonio Ramos Barrera INSAB
GUÍAS DE APOYO DIDÁCTICO

ACTIVIDAD SUGERIDA:

Investiga sobre software informático para recuperar archivos perdidos en un disco duro o unidades
USB, por causa de virus informáticos, formateo de computadora o por eliminación provocada por un
usuario.

TAREA 1.6 • COMPROBANTES TRIBUTARIOS

• _________________________
• _________________________
a. Resuelve el siguiente • _________________________

problema: en el • _________________________
departamento de
Contabilidad de una 3. Define ahora las carpetas que corresponderán a cada
empresa se tienen todos los subserie, por ejemplo La carpeta COMPROBANTES
archivos y comprobantes TRIBUTARIOS
tributarios, mercantiles, puede
comprobantes laborales, estructurase así:
documentos de control
interno, y otros
documentos almacenados
en la carpeta documentos,
este desorden provoca falta
de eficiencia en el trabajo
que se realiza. Tu trabajo
será organizar la
información de forma
adecuada, tomando en
cuenta las reglas de
clasificación y orden que
antes investigaste. Para ello • COMPROBANTES TRIBUTARIOS
te sugiero el siguiente plan o FACTURAS
de acción: o CREDITOS FISCALES
o NOTAS DE CREDITO
1. Define el nombre que o NOTAS DE DEBITO
darás a la carpeta o COMPR. DE RETENCION
principal: o COMPR. DE LIQUIDACIÓN
____________________ • COMPROBANTES MERCANTILES
2. Define las subseries o __________________
principales, es decir los o __________________
tipos de documentos y
comprobantes que se 4. Las FACTURAS deben estar clasificadas por AÑO y por MES
elaboran y archivan
(sistema cronológico) entonces construye la estructura de
periódicamente. (ver
carpetas para clasificar las facturas por AÑO y MESES así:
17

texto en negritas en el
enunciado del
Página

problema), Observa que dentro de CONTABILIDAD, se encuentra

Comprobantes tributarios, estos a su vez contienen a

Levantarán alas como las águilas….

 GUÍAS DE APOYO DIDÁCTICO
Mód. BTVAC 1.3 Organización de archivos electrónicos de los SAF

FACTURAS, las facturas Luego de tener la estructura escrita en papel, procede a crear la
están ordenadas por estructura dentro de la carpeta documentos, cuando finalices
año (2013, 2014, 2015, Captura la pantalla y pégala en el siguiente apartado como evidencia
2016) y cada año está de trabajo.
ordenado por meses.

Consulta las páginas 85 - 89, de

este documento en el tema
DOCUMENTOS TRIBUTARIOS,
MERCANTILES, LABORALES,
COMPROBANTES DE CONTROL
INTERNO, Y OTROS
DOCUMENTOS para terminar de
construir la estructura.

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Mód. BTVAC 1.3 Organización de archivos electrónicos de los SAF

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