UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE HUMANIDADES
PEM EN PEDAGOGIA Y TECNICO EN ADMINISTRACION EDUCATIVA
SECCION DEPARTAMETAL, SAN JOSE OJETENAM, SAN MARCOS.

Curso: Procesos Técnicos Administrativos Código: CÓDIGO: E501.1

Docente: Lic. Evelio Noé Fuentes López

TÉCNICAS DE REGISTRO Y CONTROL

RECURSOS 16/12/2023

TÉCNICAS DE REGISTRO Y CONTRO

¿Qué es un documento de registro?

Y de acuerdo con la norma ISO 9000:2005 un registro se define como un documento que presenta
resultados obtenidos o propociona evidencia de actividades realizadas. Los registros son un tipo
especial de documentos.2

Qué son los tipos de registro?

Un tipo de registro es el formato de un tipo de solicitud de cambio concreto. Se podría comparar con
una tabla de una base de datos relacional. ... La información sobre una solicitud de cambio
determinada se denomina "registro" y una parte de individual de los datos sobre una solicitud de
cambio se denomina "campo".
 TECNICAS DE ARCHIVO
Concepto de técnicas de archivo El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar
adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y
protegerlos de pérdidas o deterioros.
¿Cuáles son las tecnicas basicas de los archivos?
Cómo Archivar Documentos en una Empresa

 Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética. ...

 Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita identificar su contenido. ...
 Pueden utilizarse carpetas de colores, o bien etiquetas de color.

¿Cómo se organizan los archivos en una empresa?

Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:

 Archivar sobre la marcha.

 Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
 Usar separadores.
 Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
 Sujetar los papeles con grapas.
 Unir las copias de las respuestas

 ¿Qué es clasificación de los documentos de archivo?

 Es un proceso que permite organizar los documentos bajo conceptos que reflejan las
funciones y actividades propias de la Universidad. Consiste en codificar los documentos de
acuerdo con el Cuadro de clasificación de documentos, siguiendo el procedimiento
expuesto en la Instrucción Técnica.

¿Qué documentos se utilizan en el sector público?

Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorándum, pero hay
instituciones que se delimitan al usar el oficio para su comunicación externa y el memorando para la
interna.
...
PARTES:

 Lugar y fecha.
 Código.
 Destinatario.
 Asunto.
 Texto.
 Antefirma.
 Firma y posfirma.
 ¨con copia¨
Más elementos…

¿Qué es un archivo Sector Publico público?

ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que
se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ... PATRIMONIO
DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
¿Cuáles son los documentos de gestion en la administración pública?
Entre las más comunes tenemos:

 MOF - Manual de Organización y Funciones.

 ROF - Reglamento de Organización y Funciones.
 TUPA - Texto Único de Procedimientos Administrativos.
 PEI - Plan Estratégico Institucional.
 POI - Plan Operativo Institucional.
 MAPRO - Manual de Procedimientos Administrativos, Operativos.

 Archivo de Sector privado

 ¿Qué es un archivo dentro de una empresa?

 Para Olga Gallego, un archivo de empresa es el conjunto de documentos producidos por
una empresa en el desarrollo de las actividades que le son propias, de manera orgánica y
automática, y conservados como testimonio de información.
 ¿Cuántos tipos de archivos administrativos existen?
 El sistema de archivos de la Administración establece 4 tipos de archivos, que se
diferencian entre sí por las funciones específicas que corresponden a cada uno de ellos.
Éstos son: archivo de oficina o de gestión, archivo central, archivo intermedio
y archivo histórico.


 ¿Qué es un archivo institucional?

  Los Archivos Nacionales reúnen los documentos o archivos oficiales de instituciones u
organismos públicos, judiciales, políticos y militares, y en algunos casos privados, para su
preservación, consulta e investigación.
 Cuál es la función de los archivos?
 La función genérica de un archivo, por tanto, es reunir, organizar/conservar y difundir/servir
documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el
personal de archivo: Organizar la documentación administrativa.7
 ¿Cuál es el objetivo principal de los archivos?
 El archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación de los
documentos. + Constituir un centro de información disponible en todo momento. + Asegurar
una perfecta conservación de los documentos.


 Cómo se debe foliar un documento de archivo?

 1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 2. No se
debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.7 jul. 2

¿Cuáles son los diferentes tipos de archivos?

Tipos de Archivo

 De texto: txt, doc, docx, etc.

 De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
 De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
 De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
 De audio: mp3, wav, wma, etc.
 De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
 De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.

 Cuál es la diferencia entre un documento y un documento de archivo?

 Principales diferencias entre los documentos de archivo y la documentación de apoyo.
Mientras que los documentos de archivo son ejemplares únicos, la documentación de apoyo
consta de ejemplares múltiples. A diferencia de la documentación de apoyo, los documentos
de archivo son patrimonio documental.


 ¿Qué es un archivo particular?

  ARCHIVO PARTICULAR: Son aquellos archivos que conservan un conjunto de documentos
producidos o pertenecientes a personas naturales. ARCHIVOS PRIVADOS: Son
los archivos que custodian documentos producidos por organizaciones de carácter privado.

 ¿Qué es un archivo privado de interés público?

 Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación,
la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.31 dic
 ¿Cuál es la definición de carpeta?
 Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger papeles sueltos.
Las carpetas de archivo consisten generalmente en una lámina de cartón gruesa doblada por
la mitad con una superficie superior a la de un papel DIN A4.
 Concepto de técnicas de archivo El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar
adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y
rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros.

Qué es el sistema de archivo por asunto?

El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y
no por nombres de personas, compañía o lugares. Los archivos por asuntos se
establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de
correspondencia.
Cómo se aplica el sistema de archivo alfabetico?
Elige el sistema alfabético que usarás.

1. El archivo letra por letra considera cada letra de cada palabra en orden de aparición, ignorando los
espacios entre las palabras.
2. El archivo palabra por palabra ordena a los artículos con base en la primera letra de cada palabra
en sucesión.
 ¿Cómo se codifican los documentos en un archivo por asunto?
 inspeccionar------- si ha sido autorizado el arhivo del documento.
 clasificar y marcar---- los asuntos según su importancia en principales, divisiones y subdiviones.
 distribuir----- el materia marcado de acuerdo a los títulos princípales, ya sean alfabéticos o
númericos, seguidos de las subdivisiones.

 Que se entiende por codificar?

 La codificación es el acto y el resultado de codificar. Este verbo, por su parte, puede aludir a
modificar la expresión de un mensaje o a registrar algo a través de las reglas de un código.
También puede referirse a la formación de un cuerpo de leyes que se constituye como un
sistema.
 ¿Qué es la codificación?

La codificación es el proceso de poner juntos los segmentos de sus datos que parecen ilustrar una
idea o un concepto (representados en su proyecto como nodos). De esa forma, la codificación es
una forma de hacer abstracción a partir de los datos existentes en sus recursos para construir un
mayor entendimiento de las fuerzas que intervienen.

En NVivo, la codificación involucra la identificación de referencias a las diferentes ideas, conceptos o

categorías de sus recursos y vincularlas a los nodos que las representan.

Recuerde que es posible codificar cualquier porción del contenido de un

recurso en cualquier número de nodos para demostrar que está relacionado
con cada uno de sus conceptos o categorías.

¿Por qué necesito codificar mis recursos?

La codificación del contenido de sus recursos puede contribuir en forma importante a su análisis de
varias formas:

 La codificación genera ideas

Mientras codifica el material de sus recursos, es posible interpretar pasajes y descubrir
nuevos significados en los datos.

 La codificación le permite reunir y ver todo el material relativo a una categoría o a un caso a
través de todos sus recursos.
Ver todo este material le permite revisar los segmentos codificados en contexto y crear
 categorías nuevas y más afinadas a medida que obtiene un nuevo entendimiento acerca del
significado de los datos.

 La codificación de sus recursos facilita la búsqueda de patrones y teorías.

Es posible recorrer el contenido codificado de sus recursos utilizando consultas y la
funcionalidad de búsquedas para probar las teorías y encontrar patrones nuevos en sus datos.

Temas relacionados

 Cómo se archiva por asunto?

 El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y
no por nombres de personas, compañía o lugares. Los archivos por asuntos
se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de
correspondencia.
¿Qué elementos son necesarios para la organización de archivos?
La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son: Guías
primarias. Guías secundarias.
...
Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:

 Inspección.
 Clasificación.
 Codificación.
 Prearchivo.
 Archivo.

Sistema por asuntos

Sistema por asunto

El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres
de personas, compañía o lugares.
Los archivos por asuntos se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los
archivos de correspondencia.
Los encabezamientos de un archivo por asusto en una mueblería podrían ser:
* Muebles de alcoba
* Muebles de comedor
* Muebles de sala
 * Tapetes
Cuando se utiliza el archivo por asuntos
1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.
En una compañía que vende dulces al por mayor, pueden ser organizados según las clases de
productos de confitería.
2. Cuando es posible que los documentos sean solicitados por el asusto a …ver más…

Por supuesto, es necesario un catalogo auxiliar o índice de tarjetas para los sistemas alfabéticos por
asunto, lo mismo que se necesita para cualquier sistema numérico.
LOS SISTEMAS NUMÉRICOS POR ASUNTO SON: NUMÉRICO SIMPLE Y NUMÉRICO DECIMAL.
El sistema numérico simple por asuntos generalmente tiene encabezamientos de tres dígitos. Los
títulos principales son centena y se asignan primero. Las divisiones de cada titulo reciben números
que son centenas y decenas. Finalmente, las subdivisiones de cada división reciben centena,
decena y unidad.

Primera posición, Segunda posición Tercera posición

GUÍA PRINCIPAL, GUÍA SECUNDARIA GUÍA AUXILIAR para encabezamiento para la división las
subdivisiones
Principal. De cada titulo. De cada división.

Los números asignados se colocan en guías y expedientes en el archivo, algunas veces junto con el
encabezamiento por asuntos y otras veces no. se debe preparar una tarjeta para cada titulo, división
y subdivisión; estas se ordenan alfabéticamente para así proporcionar una referencia para los
números de código asignados.
El sistema numérico-decimal por asuntos permite más subdivisiones que el numérico simple. Hasta
la primera subdivisión los números de código son los mismos.
Después de una primera subdivisión se añade un digito a la

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Sistema de archivos por asunto gestion

 Nombre del trabajo: Sistema de Archivo Por Asuntos ¿Qué es un sistema de archivo por asuntos?
Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombre de personas,
compañías, o lugares. Se emplean guías divisionarias para los asuntos que se consideren como una
división del conjunto, y las guías auxiliares o sub-guías para conceptos que representen sub-
divisiones. Consiste en guardar papeles o materiales, siguiendo las indicaciones de su clasificación
en expedientes, cajas….

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Sistema de archivos por asunto gestion

1932 palabras | 8 páginas

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acuerdo con Giavazzi y Pagano,1 la política de deuda pública es un elemento fundamental en la
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se concentra en una sola fecha y la deuda está….

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corresponde a la secretaria saber archivar, generalmente se siguen las técnicas que la oficina elige
para el sistema de archivo que debe llevar, pero en cualquier caso debe ser ágil en su manejo, para
que cuando alguna persona desee localizar algún documento , lo pueda hacer sin ninguna dificultad.
- Características.- Tipos Existen diferentes….

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Tarea De Tics

1.- ¿Cuales son las razones por las que el archivo alfabético sea popular? Está basado en el sistema
alfabético, es directo, los archivos pueden ser localizados y archivados inmediatamente y es flexible
para sistemas grandes o pequeños, por que se pueden crear cualquier número de división. 2.- ¿Qué
 es una guía principal y donde se coloca? Son aquellas que dividen en secciones alfabéticas
importantes el archivo….

ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO

Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la búsqueda y
localización de los documentos.

La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:

 Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del
organismo reflejado en él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido
creados.

 Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos es decir, aquella que permite
conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a
ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento dentro de la estructura
organizativa del fondo documental.

Para que estos dos propósitos de la organización del fondo se materialicen es necesario utilizar
instrumentos de descripción y búsqueda documental y realizar previamente las tareas de
clasificación, ordenación e instalación del fondo, en ese orden.

CLASIFICACIÓN
«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante
agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de
procedencia y orden original». (1)
TIPOS DE CLASIFICACIÓN
 Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los
documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien según las
actividades de las que son resultado.
 Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le permita su
funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas estructuras administrativas de la
institución de la que emanan.
 Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de la
percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se agrupan tras analizar
el contenido de los mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que traten.
 Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los documentos se
clasifican:
 por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
 por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo de cada una
de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
 por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de documentos referidos
al procedimiento de un mismo asunto.
 por documentos sueltos.

ORDENACIÓN
«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con la
disposición de los distintos elementos. Es una tarea consistente en relacionar unos elementos con
otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del
alfabeto, los números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles:
los documentos, los expedientes, las series, etc.» (1)
Las secciones y las series dentro de las secciones, se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía,
siguiendo un orden cronológico, por un orden lógico o por otros criterios.
Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los expedientes, se ordenan
siguiendo la lógica de su tramitación.

MÉTODOS DE ORDENACIÓN
 Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año,
mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y
dentro de éstos por días.
 Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método
se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
 Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que
se le da en la oficina productora para controlarlos.
 Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice previamente
confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia donde se ordenan los
documentos por conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.

INSTALACIÓN
La instalación de los documentos en el depósito es la última tarea en la organización del fondo
documental. Consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías, mediante
unidades de instalación (cajas, legajos y libros) que se pueden ordenar por secciones, series,
subsereis o numeración correlativa.
Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, se identifica con una signatura que
haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su orden dentro de la misma. De esta
forma se conocerá de manera inequívoca, la ubicación física del expediente dentro del depósito.