Sub módulo 1.

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IMPORTANCIA DE LA PROTECCIÓN Y
RESGUARDO DE LOS DOCUMENTOS
UTILIZADOS EN EL ORGANIZACIÓN
 MODULO 1.2 GESTIONA DOCUMENTACIÒN ADMINISTRATIVA

UNIDAD I

TEMA DE LA UNIDAD: ARCHIVO

RECONOCE LA IMPORTANCIA 1. Concepto de archivo

DEL RESGUARDO DE LA 1.1. Tipos de archivo
DOCUMENTACIÓN EN LA 1.1.2 Características y clasificación del archivo
ORGANIZACIÓN. 1.1.3 Función de los archivos en el departamento
de recursos humanos.
1.2 Concepto de archivonomia
1.2.1 Sistema de clasificación en la archivonomia.

1.3 Elementos utilizados en la organización de un

Archivo.
1.4 Organización y control de expedientes.

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA
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Unidad I:

Evidencias Diagnósticas: Conocimientos y habilidades.

1.- ¿Cuáles son los recursos con los que opera una empresa, para desarrollar sus actividades?

2.- ¿Cuál es la importancia que se le da a los recursos humanos dentro de la empresa?

3.- ¿Por qué es importante conservar los documentos en una empresa?

4.- ¿Es conveniente que la empresa resguarde sus documentos de manera electrónica? ¿Por
qué?

5.- ¿Qué es un documento en una empresa?

ESPECIALIDAD: Administración de Recursos Humanos

MODULO 1.2 GESTIONA DOCUMENTACIÒN ADMINISTRATIVA

I.- IMPORTANCIA DE PROTECCIÓN Y RESGUARDO DE LOS DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LA ORGANIZACIÓN

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OBJETIVO: El alumno reconocerá la importancia del resguardo de la documentación en la organización y aplicara

el proceso para guardar expedientes en muebles de archivo.

¿Por qué es importante conservar la documentación?

Una de las cualidades de un documento escrito es su permanente duración. A través de él garantizamos su
constancia, lo que significa, que comprobamos que lo que se escribió, se puede leer y sigue vigente.
El documento es una prueba legal de hechos y actos que se hayan tomado.

En una empresa la protección de documentos es sumamente importante, por esto se deben tomar medidas para
la protección de los archivos del Departamento de Recursos Humanos.
La pérdida de información almacenada en un expediente en un archivero, una computadora o cualquier sistema
de información puede tener graves consecuencias para la empresa

Las empresas deben contar con soluciones o herramientas para proteger su información.

 Resguardar y proteger la información es proteger el funcionamiento adecuado de la empresa, sobre todo en

los casos de fallo informático.
 La protección de la información permite evitar pérdidas financieras provocadas por la desaparición de
archivos, bases de datos, balances financieros, etc.

PUNTOS IMPORTANTES:

 Debe darse al archivo la importancia que se merece, tanto en la pequeña como en la grande empresa.
 Para el normal funcionamiento de una empresa es indispensable contar con un archivo perfectamente
organizado y eficiente.
 La organización y manejo del archivo debe encargarse solo a personal experto.
 Es importante para que el archivo dentro de una empresa logre los fines propuestos que tenga mobiliario,
equipo y materiales modernos funcionales y técnicos.
 De importancia vital para una empresa es el control del movimiento de la documentación, para evitar
extravíos que puedan acarrear problemas muy serios en la
institución.

Concepto de documento: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por

instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en
cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.).
Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística,
arqueológica, audiovisual, etc.

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NOTA: Un DOCUMENTO está listo para archivarse cuando lleva marcado ¨ARCHIVESE¨ o ¨Listo para
archivarse¨ con iniciales y estampas.

 Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a

mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso
mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
 Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya
que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora -o
dispositivo móvil, por ejemplo- mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato
para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de
almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea
para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.

 Un documento electrónico, también conocido como documento digital, es un documento cuyo

soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está
codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido,
mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Características del soporte materia

 Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre un soporte que es el
papel.
 No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin
embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel
porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

Definición de archivo:
Es un lugar donde se guardan documentos de la organización.
Es el conjunto de documentos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio
de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la
gestión administrativa.

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 Un archivo del Departamento de Recursos Humanos: Guarda la información y los documentos en forma
de expedientes y en el sitio donde se producen.
Los documentos son conservados en estos archivos mientras son usados en forma constante, también
se les denomina archivo de gestión.

1.1.1 TIPOS DE ARCHIVOS

a) Tradicional: Se resguarda información en forma de expediente.
b) Electrónicos: Se elaboran y guardan en la computadora.
c) Archivo físico: son aquellos que en forma permanente van almacenan información en el
disco duro.
d) Archivo moderno: Utiliza la tecnología de la información para organizar, describe,
conserva para agilizar los procesos archivísticos.
e) Archivo general: Guarda la documentación que procede de cada uno de los
departamentos los documentos en o áreas administrativas de la empresa.

Características de los archivos:

 Los archivos permiten guardar documentos con gran capacidad de almacenamiento.

 La información de los archivos es independientes y permanentes.
 Cada archivo puede ser atendido en distintos momentos.

 Almacenamiento de documentos: Es la acción de guardar los documentos en mobiliario y

unidades de conservación apropiadas.
Los documentos de una oficina o departamento se pueden dividir en:

a) CORRESPONDENCIA: (INTERNA O EXTERNA)

Esta se debe unir con su respuesta para formar parte del expediente.
b) EXPEDIENTE: Son unidades de documentales formadas por un conjunto de documentos
para la resolución de algún asunto y recopilación de datos de información.
Un expediente está integrado por informes, dictámenes, resoluciones, oficios, notas etc.

1.1.2 CLASIFICACIÒN DE LOS ARCHIVOS

El ciclo vital de todos los documentos se basa en tres fases o etapas hasta su eliminación o
conservación permanente.
Estas fases son:
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 Fase activa: Corresponde a el archivo en tramite

 Fase semiactiva: Corresponde al archivo donde se concentra los documentos
 Fase inactiva: Corresponde al archivo histórico.

ARCHIVO EN TRAMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÒN ARCHIVO HISTÒRICO

DOCUMENTOS ACTIVOS DOCUMENTOS SEMI- DOCUMENTOS

ACTIVOS INACTIVOS

a) ARCHIVOS PERMANENTES: Es donde se guarda la información sin variar, se puede

actualizar un poco, después de 10 años se pueden rechazar.
b) ARCHIVOS EN MOVIMEINTO: Son los que se actualizan constantemente.
c) ARCHIVOS DE TRABAJO: Este tiene la capacidad de poder ser utilizados en la empresa de
forma estableo inestable y tiene una vida útil más larga.
d) ARCHIVO DE ENTRADA: Es una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.
e) ARCHIVO DE SALIDA: Es una colección de información visualizada por la computadora.
f) ARCHIVOS HISTÒRICOS: Estos contienen información acumulada a largo tiempo de archivos
que han sufrido procesos de actualización o datos de variación periódica en el tiempo.
g) ARCHIVOS DE RESPALDO: Es la copia obtenida del archivo maestro para protección de los
datos en caso de que se dañe el archivo base.
h) ARCHIVO DE GESTIÒN: En este permanecen los documentos desde su elaboración hasta
que ha finalizado el trámite y consulta.

LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA PUEDEN SER:

 FORMALES: Solicitud, cartas, tramitaciones, constancias, diplomas, capacitaciones,
etc.
 NO FORMALES: Oficios, informes, certificados, memorándum, conferencias, avisos,
anuncios, declaraciones.

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CONDICIONES DE UN BUEN ARCHIVO:

 Ser de uso fácil
 Ser rápido para encontrarse la documentación que se usa
 Debe ser flexible
 Debe ser eficaz
 Ser seguro ( los documentos no deben deteriorarse por la humedad o roedores)

1.1.3 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

1. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulen en la empresa relacionados con
el recurso humano.
2. Organizar y conservar los documentos elaborados y recibidos por el departamento.

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3. Garantizar la máxima rapidez en la localización y envío de documentos requeridos para

consulta por los diversos departamentos de la empresa en relación al personal.
4. Elaborar instrumentos para el control e información (ficheros, base de datos, formatos,
etc.)
5. Cumplir con las normas adecuadas y responsabilizarse de todas las tareas relacionadas con
la gestión de archivos.

En la actualidad el departamento de recursos humanos se necesita:

 Dominio de los sistemas de información y sus diferentes aplicaciones que se utilizan para procesar
información: Office, Google Docs., etc.
 Dominio del internet y redes de comunicación (Google Chrome, internet Explorer, etc.)
 Usar y manejar correo electrónico (Gmail, Hotmail, Microsoft Outlook, etc.)
 Preparar portales y mantenerlos al día.
 Comunicación con los empleados de forma virtual.

 PREPARACIÒN ACADEMICA FORMAL:

Los puestos vacantes en el departamento de recursos humanos de las empresas en la actualidad
requieren una preparación a nivel universitario.
 LIC. EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS
 LIC. EN RECURSOS HUMANOS
 LIC. EN PSICOLOGIA

 EL PERSONAL ADMINISTRATIVO DEBE TENER:

 Conocimiento y habilidades
 LIDERAZGO
 Buena organización y enfocado a resultados
 Compromiso con la empresa y con los empleados

 EL PERSONAL A CARGO DE LOS DOCUMENTOS:

 Conocimiento de reglas para el manejo de archivo
 Conocimiento sobre retención y destrucción de información en papel
 Manejo de sistemas de información electrónicas y de comunicación.
 Seguimiento de documentos prestados.

AREA DE ARCHIVO

1.1. Funciones Área de Archivo:

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1. El jefe de la Sección deberá sostener reuniones periódicas con el Director para rendir cuenta
de las actividades realizadas.
2. Elaborar, tramitar y enviar los récords de servicio y archivar copia en el expediente del
Empleado en cuestión.
3. Elaborar y mantener actualizados los expedientes del personal académico, administrativo,
técnico y obrero.
4. Garantizar la guarda y custodia de los Expedientes del personal de la Institución, así como
la confidencialidad de los documentos contenidos en él.
5. Garantizar que cada “Movimiento de Personal” se archive acompañado de los soportes
legales correspondientes.
6. Llevar el expediente del personal, tanto activo como egresado.
7. Elaborar, tramitar, y entregar las constancias de trabajo así como cualquier otro documento
que soliciten los empleados y los organismos oficiales.
8. Mantener actualizada la relación de personal para el otorgamiento de los reconocimientos
por tiempo de servicio en la Institución.
9. Recibir y archivar la “Relación de Reposos Médicos” del Nivel Central y de los Centros
Locales, seguidamente archivar cada reposo, debidamente sellado y firmado por el Servicio
Médico, en el expediente correspondiente.
10. Implantar y controlar el Sistema de Organización adecuado para manejar el archivo.
11. Otras funciones que le sean asignadas por el Supervisor Inmediato del área de su
competencia.

TEMA: ʺElementos y características del archivo en la organización de la oficinaʺ.

Mantener un archivo organizado se traduce en menos tiempo perdido buscando lo que quieres. El objetivo
de esta entrada es simplemente ayudarlo a hacerlo de manera consistente para que pueda usar su tiempo
de forma óptima en la oficina. Una ventaja adicional (que, en muchos aspectos, es igual de importante) son
los sentimientos de calma y control que se ganan con su decisión de aprender a organizar los archivos de
la oficina.
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Elementos del archivo

EL LOCAL: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional, amplio con una iluminación y ventilación
adecuada para evitar el deterioro de los documentos.
EL ARCHIVISTA: Para el manejo correcto y la acertada clasificación de los papeles es conveniente que el archivo
sea manejado por un archivista, persona debidamente capacitada para ello.
EL ARCHIVERO: Son muebles diseñados especialmente para guardar los documentos. Los hay en diferentes
presentaciones (gavetas anaqueles) y materiales (madera o metal). Los de gavetas varían en tamaño, las hay
desde una hasta cinco o seis gavetas. Estas se recorren sobre rieles que facilitan su deslizamiento.
Los anaqueles resultan más prácticos por la facilidad para manejar las carpetas archivadas y por el poco
espacio que ocupan.
En los archiveros, se agrupan los papeles ya clasificados y ordenados en carpetas o folders; estos tienen una
pestaña hacia arriba en donde se anotan los datos de identificación de cada uno.
Las gavetas tienen al frente una porta marbete en donde se anotan los datos que nos permitirán saber lo que en
ellas se guarda.

Guías clasificatorias
Para evitar el extravío de los papeles antes de ser trasladados y guardados en el archivo, se utilizan guías
clasificadoras que nos permitan ordenar un gran volumen de correspondencia en forma rápida y segura,
intercalando los documentos alfabética y numéricamente.
 CARPETAS: Comúnmente llamados Folders están elaborados de cartulina y las hay en dos tamaños:
Carta y Oficio. Cuando se ordenan documentos y correspondencia de un mismo asunto decimos que
estamos formando un expediente.
 GUÍAS: Son del tamaño de una carpeta o fólder y están elaboradas en cartón grueso o plástico duro con
una pestaña para anotar la clase de material archivado detrás de ellas. Se sostienen en las gavetas
para evitar confundirse con las carpetas.
 FICHEROS: Son cajas de madera o acrílico, de diferentes medidas, que nos permiten localizar, por medio
de tarjetas, cualquier documento archivado en las gavetas. Este procedimiento ofrece rapidez y
precisión. Las tarjetas utilizándolas son de cartulina de tamaño estándar, en ellas se anota el mimo
nombre que se le asigno a la carpeta. Si el nombre viene acompañado del de la empresa, se anotara
este en otra tarjeta para tener dos opciones en la localización de este expediente.
 KARDEX: Este sistema de archivo es ideal para departamentos en los que se requiere tener información
al día como almacén, personal o contabilidad. Son charolas desplazables con tarjetas en donde se
anotan fechas, nombres de clientes, movimientos y existencias de mercancías, cuentas, etc. Este
procedimiento permite registrar y obtener cualquier información en forma rápida.

Sistema de clasificación de archivo

En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los
documentos. Así, existen archivos, semiactivos e inactivos.
Los archivos activos representan un material de información indispensable en la actividad diaria se una
empresa ya que su consulta es constante.
Para los archivos semiactivos se establece un tiempo prudente, de acuerdo a las necesidades de la
empresa, para la conservación de documentos; esto es con la finalidad de dejar espacio a otros
documentos ya que, de lo contrario, el de las gavetas sería insuficiente.
En los archivos inactivos se guardan los documentos que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo,
los datos de establecimiento de la empresa nóminas, estados contables, etc. Todos estos documentos
nunca deben ser destruidos.
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Dentro de un sistema de archivo, toso documento lleva una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

 CLASIFICAR: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.
 REGISTRAR: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
 ARCHIVAR: Es guardar ordenadamente en el archivo los documentos previamente clasificados,
registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético Cronológico, Geográfico, Por asuntos y el
Numérico

 SISTEMA ALFABÉTICO: El uso de este sistema es el más frecuente y fácil de entender; se puede llevar a
cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabéticamente los nombres. Estos los
dividiremos en personas físicas y personas morales.

 Sistema geográfico: En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un
ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados, provincias, etc.
Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:
1. Estado
2. Ciudad
3. Provincia
4. Municipio

 Sistema cronológico: Este sistema se lleva tomando en consideración la fecha de expedición de los
documentos. En el caso de papeles con la misma fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema
alfabético. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el año, después el mes y, por
último, el día.
 Sistema de archivo por asuntos: La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta
el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración el nombre de la empresa remitente.

 Sistema numérico: Se utiliza para ordenar documentos (facturas, pedidos, etc.) o expedientes.

 Sistema alfanumérico: Es sistema es la combinación donde se enumeran las letras del alfabeto desde
la inicial hasta el final y los materiales archivados según el número de cada letra pueden tener una
correlación a la fecha de entrada.

Nociones básicas del documento de archivo

Principios de los archivos

Los documentos de archivo se basan en dos principios fundamentales:

 El principio de procedencia: Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier

naturaleza recibidos y/o generados por una unidad responsable, área u oficina o de una persona
moral o física determinados, sin mezclarlos con otros. La procedencia proporciona la base para la
recuperación de información contenida en los archivos.
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 El principio de orden original: Se refiere al orden en el cual los documentos fueron creados,
organizados y mantenidos por la oficina de origen.

Su organización obedecerá a un proceso natural conforme se inicia un asunto o trámite continuado durante
su desarrollo y hasta su conclusión.
Las características de un documento de archivo hacen que este sea diferente a cualquier otro tipo de
documento (libro, periódico, revista)

 Los documentos de archivo que tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce
uno a uno y al paso del tiempo constituyen series (documentos sobre un asunto o temas tales como
juntas, acuerdos, etc.).
 Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una actividad y surgen como
producto o reflejo de las tareas de su productor; es decir, no son ajenos a el. Así los documentos
del área de recursos humanos que se generan o reciben no tienen que ver con los generados o
recibidos por recursos financieros.
 La información que contiene el documento de archivo es única, cuando no existen documentos de
archivo iguales. Pueden existir expedientes con trámites similares, pero siempre diferenciados por
la persona moral o física de quien se trate el asunto o por tema y época del mismo.
 Un documento de archivo es estático cuando es definitivo y no puede ser cambiado o corregido. Es
el caso de los borradores o notas, estos se consideran documentos de archivo como tales y se
respetan dentro del expediente como parte del desarrollo de una acción o trámite.
 El documento de archivo tiene autoridad cuando proporcionan la evidencia “oficial” de la actividad
que registran por lo cual deben ser confiables.
 Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tiene para
producirlo. También las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de
los documentos de archivo.
 Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido, o tienen muy
poco; la razón del documento de archivo se da por su pertenencia a un conjunto –la unidad
documental o expediente, serie o sección- y por las relaciones que entre los documentos se
establece.

Con base en lo anterior, sólo se considerarán documentos de archivo:

Aquellos que tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o función,
son únicos, tienen autoridad, son estáticos y se interrelacionan entre si.
Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar correcta y claramente las acciones sobre las
funciones que tienen delegadas sus creadores o generadores, a fin de garantizar:

 La correcta toma de decisiones

 La rendición de cuentas
 La transparencia de acciones
 El acceso a la información

Por ello, los documentos de archivo deben ser auténticos para probar:

 Que cumplen con el propósito para el cual fueron creados

 Que son originados o enviados por la persona que realmente los creó y turnó.
 Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado

Así, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las
acciones por la que fue elaborado, conforme a las funciones asignadas.

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Un documento es íntegro por estar completo y sin alteraciones; y también a disposición del usuario, con
fácil localización, recuperación, presentación o interpretación.

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO Y EL DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO

Dentro de las oficinas existen además de los documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo
ambos son útiles, aunque son diferentes en cuanto a su tratamiento y manejo.

A continuación, se presenta las diferencias entre los documentos de archivo y los de apoyo informativo.

Documento de archivo: Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido,
manejado y usado por un individuo u organizador en cumplimiento de obligaciones legales y el ejercicio de
su actividad.

 Son documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites
administrativos o ejecutivos.
 Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.
 Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto, se trata de
documentación única
 Están estructurados en conjunto de documentos organizados que se interrelacionan
 Son o pueden ser patrimonio documental
 Cumplida su vigencia administrativa, contable o legal y su uso en oficinas pasan al Archivo de
 Concentración para su conservación precautoria.
 Posteriormente, pasan al Archivo Histórico para su conservación permanente, o se tramita su baja
por carecer de valor evidencias o testimonial.

Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tiene para producirlo.
También las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos
de archivo.
Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco; la
razón del documento de archivo se da por su pertenencia a un conjunto –la unidad documental o
expediente, serie o sección- y por las relaciones que entre los documentos se establece.

Con base en lo anterior, sólo se considerarán documentos de archivo:

Aquellos que tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o función,
son únicos, tienen autoridad, son estáticos y se interrelacionan entre sí.

Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar correcta y claramente las acciones sobre
las funciones que tienen delegadas sus creadores o generadores, a fin de garantizar:

 La correcta toma de decisiones

 La rendición de cuentas
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 La transparencia de acciones
 El acceso a la información

Por ello, los documentos de archivo deben ser auténticos para probar:

 Que cumplen con el propósito para el cual fueron creados

 Que son originados o enviados por la persona que realmente los creó y turnó.
 Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado.

Así, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las
acciones por la que fue elaborado, conforme a las funciones asignadas.
Un documento es íntegro por estar completo y sin alteraciones; y también a disposición del usuario, con
fácil localización, recuperación, presentación o interpretación.

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO Y EL DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO

Dentro de las oficinas existen además de los documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo
ambos son útiles, aunque son diferentes en cuanto a su tratamiento y manejo.

A continuación, se presenta las diferencias entre los documentos de archivo y los de apoyo informativo:
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y
usado por un individuo u organizador en cumplimiento de obligaciones legales y el ejercicio de su actividad.

 Son documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites
administrativos o ejecutivos.
 Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.
 Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto, se trata de
documentación única
 Están estructurados en conjunto de documentos organizados que se interrelacionan.
 Son o pueden ser patrimonio documental
 Cumplida su vigencia administrativa, contable o legal y su uso en oficinas pasan al Archivo de
Concentración para su conservación precautoria.
 Posteriormente, pasan al Archivo Histórico para su conservación permanente, o se tramita su baja por
carecer de valor evidencial o testimonial.

DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO: Se trata de documentación constituida por ejemplares de origen y

características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contienen para
apoyar en las tareas asignadas.
 Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información.
 No son originales: se trata de ediciones o reprografías o acumulación de copias y fotocopias que sirven
de control.
 Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas
 Por lo general no se consideran patrimonio documental se destruyen y sólo se conservan aquellos por
su valor de información
 No pasan al archivo de concentración
 Carecen de vigencias o valores documentales
De acuerdo con lo anterior, no se consideran documentos de archivo, los documentos de apoyo
informativo, así como aquellas carpetas que se integran por documentos sueltos de control interno
temporal tales como:

1. Los controles de correspondencia de entrada y salida, a excepción de los minutarios que integran
los documentos, correspondencia y oficios firmados por el mismo funcionario.
2. Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.

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3. Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un expediente de

archivo, como aquellos que reúnen copias de talonarios, de faxes de vales de almacén, de
fotocopias o tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida del personal, entre otros.
4. Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas.
5. Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio determinado o
dependencia, pero con contenido diverso y variado sin relación entre sí.
6. Las carpetas con información incompletas y sin orden alguno.
7. Revistas, periódicos, Diario Oficial de la Federación, publicaciones u otros tipos de documento que
no formen parte del documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjuntos de documentos
similares o semejantes que no reflejan una acción o trámite

Apertura de un expediente de archivo

Un expediente de archivo se abrirá cuando:

 No existan antecedentes del asunto en los archivos del área o en la unidad de documentación en
trámite o archivo central.
 Cuando se trate de un asunto o materia nuevos.

Nota: Cabe destacar que los soportes de los escritos que se integran a un documento de archivo deben
necesariamente tener relación con el tema o asunto, por lo tanto los disquetes, fotografías, revistas, mapas
o publicaciones que no estén relacionados con un asunto o materia se considerarán documentos de apoyo
administrativo.

Preguntas para contestar antes de abrir un expediente de archivo:

 ¿El asunto del documento compete a un programa, proyecto, función o acción del área?
Ejem: programas o proyectos de trabajo, informes, documentos técnicos tales como guías,
instructivos, manuales (comprende al documento, así como a la dependencia y a otros documentos
generados en el curso de desarrollo)
 ¿El asunto demanda un trámite o una acción conforme a las atribuciones del área?
Ejem: solicitudes de autorización administrativa, juicios, responsabilidades.
 ¿El documento refleja acciones o trámites sobre administración y finanzas de la organización?
Ejem: licitaciones, cuentas por liquidar, anteproyecto y proyectos de presupuesto, auditorias,
solicitadles de recursos.

Si alguna de las respuestas es afirmativa, entonces se abrirá un expediente de archivo.

Registro y descripción del expediente de archivo

El propósito de registrar un expediente es el de asentar que este forma parte de los archivos de la institución
con información confiable y relevante para sustentarlas tareas de la organización.
El registro y descripción de un expediente de archivo en soportes tradicionales comprende:

 Describir en la carátula del mismo la mayor información posible para su mejor manejo, así como para el
desarrollo de una base de datos o inventario que facilite su control y accesos.
 El registró y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de acceso y recuperación y
facilitará el control y ubicación dentro de la unidad administrativa en particular.

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 La descripción de documentos de archivo en soportes tradicionales como el papel se elaborará a nivel

de expediente de archivo y no de cada documento que este contiene. En su caso, los archivos
electrónicos en su momento se registrarán y describirán a nivel de documento y expediente.

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