MINISTERIO DE EDUCACIÓN

VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN ALTERNATIVA Y ESPECIAL

CENTRO DE EDUCACIÓN ALTERNATIVA
“FRANZ TAMAYO”

SECRETARIADO EJECUTIVO

BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS UTILIZANDO LA FUNCIÓN

BUSCARV

NOMBRE : LUCERO MAMANI SILLO

TUTOR : LIC. JUAN ABEL BAUTISTA LLUSCO

NIVEL : CUARTO NIVEL

El Alto – La Paz

2020
 DEDICATORIA

Este proyecto está dedicado a mi familia quienes

me apoyaron incondicionalmente y así concluir
mi carrera profesional.
 AGRADECIMIENTO
A Dios, por la fortaleza que me ha dado, a mi
familia, por su confianza y el apoyo que me
brindo, por permitirme culminar mí estudio.
 ÍNDICE

Tabla de contenido
1 INTRODUCCIÓN................................................................................................5
2 JUSTIFICACIÓN.................................................................................................6
3 OBJETIVOS........................................................................................................8
3.1 Objetivo General...........................................................................................8
3.2 Objetivos Específicos...................................................................................8
4 MARCO TEÓRICO.............................................................................................9
4.1 Documento...................................................................................................9
4.2 Archivo de documentos................................................................................9
4.3 ¿Por qué es importante seguir un método minucioso y eficaz para archivar
documentos?..........................................................................................................9
4.4 Sistema numérico de archivo.....................................................................10
4.5 Microsoft Excel:..........................................................................................11
5 APLICACIÓN PRÁCTICA.................................................................................16
6 RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.......................................................18
6.1 Los recursos materiales y técnicos............................................................18
7 CONCLUSIÓN..................................................................................................19
8 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES................................................................20
9 BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................21
10 ANEXOS........................................................................................................22
 BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS UTILIZANDO LA FUNCIÓN
BUSCARV

1 INTRODUCCIÓN

Un documento es cualquier soporte material en el que se incorpora algún tipo

de información, al momento de archivarlo es importante seguir un método
minucioso y eficaz, como el sistema numérico ya que es un sistema indirecto y
se usa más para los negocios donde los papeles o documentos se agrupan
alrededor de casos determinados, contratos u operaciones que se mantienen
activos por un largo periodo.

El uso de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas,

como en las instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la
información es una herramienta que facilita nuestro quehacer laboral como
con el programa Excel con sus diferentes funciones, para poder aplicarlo
tenemos que saber manejarlo, tener conocimiento de sus funciones y así
poder sacarle provecho.

La función buscarv nos permite desarrollar un sistema de búsqueda rápida

para poder acceder al número con el que se le registro el expediente dando
así una mejor organización.

El presente proyecto está elaborado en base a los problemas que se

presentan al momento de buscar los documentos de distintos procesos que
llevan en el estudio jurídico LEÓN Y ASOCIADOS

1
2 JUSTIFICACIÓN

En la actualidad todos dependemos del internet que es una ventaja pero hay
momentos en el sistema que falla o no hay señal , este programa (Excel hoja
de cálculo) es independiente de la red cabe decir que se puede acceder a
muchas más funciones, no necesita estar conectado a internet a diferencia de
muchos programas web , que solo cubre una sola función, cuya cuentan con
costos anuales mensuales u otros el mismo costo de la instalación
personalizada de uno de estos programas llega a ser un gasto para el dueño
de la empresa o aquel usuario que necesite contratar esta función a contraria
de este servidor web .

BUSCARV en Excel nos brinda una excelente función similar a estas, la cual
puede ser programada en un corto plazo y con costo cero, el hecho de ser
independiente de la red deja que esta se desenvuelva en cualquier área
laboral de cualquier distrito y a una accesibilidad eficiente, si bien es
económico su desventaja es que no tiene alcance a nivel nacional a distintos
datos personales, solo se accede a los datos que uno mismo personaliza en la
hoja de cálculo.

Por lo cual se implementó la función BUSCARV, esto mejorará el acceso

rápido a la documentación como encontrar los datos personales para citar a
una audiencia, u otras más funciones que se requieran en el estudio jurídico
LEÓN Y ASOCIADOS.

2
Es otra justificación

El presente proyecto va dirigido a las pymes, ya que a través del programa

Excel podremos crear un sistema de búsqueda rápida, para un mejor orden
en los archivos, mismo que nos ayuda dando un acceso rápido a la
documentación o también llamado expedientes.
Los principios para un buen servicio se ve reflejado en el método para archivar
documentos dice mucho sobre el funcionamiento y el estado en el que se
encuentra la propia organización. Y es que el hecho de que se vuelva
ilocalizable cualquier tipo de documento puede traducirse en una valiosa
pérdida de tiempo.
Excel es un programa de computación donde se puede crear diferentes tablas
graficas aplicando sus diferentes funciones, facilitándonos el trabajo de las los
empleados, es una ventaja que nos brinda el avance de la tecnología y hay
que saber aprovecharlo.
La función BUSCARV, es una función que nos ayuda en la búsqueda de los
documentos en un listado de clientes o archivos de tarjetas, ya que dichos
documentos pueden estar archivados por un sistema.Por lo cual el implementó
de la función BUSCARV, mejorará el acceso rápido a la documentación y
también a los datos personales del cliente.
(EN BASE A LA ESTRUCTURA DE PROYECTO QUE LES ENVIE ANTES,
DONDE LA JUSTIFICACIÓN ESTABA EN BASE A PREGUNTAS, TE PIDO
QUE UNAS LAS DOSJUSTIFICACIONES, RESCCATANDO LO MAS
IMPORTANTE)

3
3 OBJETIVOS

3.1 Objetivo General

Desarrollar un sistema de búsqueda rápida, para poder acceder a los
archivos de cada proceso, a través del programa “Excel” puesto en práctica
en el estudio jurídico LEÓN Y ASOCIADOS.

3.2 Objetivos Específicos

Analizar la información identificando el problema en cuanto al orden

de los documentos.
Organizar los documentos mediante el sistema numérico de los
diferentes procesos que se presentan.
Elaborar una búsqueda aplicando la función BUSCARV, poniendo
énfasis en las respectivas fórmulas de Excel.

4
4 MARCO TEÓRICO

4.1 Documento
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a
una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, entre otras.

4.2 Archivo de documentos

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un

conjunto ordenado de documentos. Es el conjunto de documentos e
información de toda especie, ordenada de manera racional y adecuadamente
registrada y conservada, con el fin de divulgar o prestar información. No
obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o

recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus
actividades.
El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo.

Los archivos tienen por función ser fuentes para la historia y la memoria, y
garantizar el ejercicio de derechos.

4.3 ¿Por qué es importante seguir un método minucioso y eficaz para

archivar documentos?
El propio método para archivar documentos dice mucho sobre el
funcionamiento y el estado en el que se encuentra la propia organización. Y

5
 es que el hecho de que se vuelva ilocalizable cualquier tipo de
documento puede traducirse en una valiosa pérdida de tiempo o acarrear
pérdidas económicas.

(DOCUMENTOS QUE MANEJA UN ESTUDIO JURIDICO)

4.4 Sistema numérico de archivo.

El sistema alfabético usa nombres como títulos de las carpetas y hasta de las
guías. En el sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo,
institución, razón social o asunto, un número y todo los documentos
correspondientes se archivan en la carpeta con ese número. Al sistema
alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la
gaveta de archivo y por medio de los títulos encontrar y archivar documentos.
Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque
uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número
asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente
en las siguientes circunstancias:

En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de

casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos
por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva
y permanente.
En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de
un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se
dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres
de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en
dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañías de
seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los
asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden
ocultar los nombres de personas mediante el uso de títulos numéricos.

6
 Sistema de archivo tarjetero

¿Qué es un tarjetero?

Sistema de archivo tarjetero, son piezas pequeñas de cartulina en las que

se anota, de manera breve y lógica, cierta información.

Ventajas de los tarjeteros.

Ocupan poco espacio y se pueden mantener en el escritorio.

 Un grupo de varios empleados puede trabajar simultáneamente con

el mismo archivo de tarjetas.

El sistema de archivo tarjetero se utiliza también el sistema numérico.

4.5 Microsoft Excel:

Excel es un programa de computación y a su vez una hoja de cálculo o
planilla electrónica que sirve para hacer trabajos como: Tablas, Recibos,
Facturas, Planillas, Sumas, restas, Multiplicación, Divisiones, Formulas,
Gráficos estadísticos, etc. Las celdas de Excel están formuladas por el cruce
de una línea horizontal y una línea vertical.

Saber usar Excel parece sencillo, pero para dominar esta herramienta
debemos aprendernos primero muchas fórmulas. Para sacarle el máximo
provecho al programa debe saber usar las fórmulas apropiadas que le
ayudarán a hacer un trabajo más óptimo y ahorrar tiempo.

Operaciones matemáticas simples:

Son las fórmulas más simples. Con estas podrá sumar, restar, multiplicar y
dividir.

Sumas: Con la fórmula =SUMA (A1:A50) podrá sumar los valores de las

celdas en su interior.

7
Restas: Si desea restar los valores de dos celdas deberá usar el símbolo de
resta “-“entre ambas.

Multiplicaciones: Para hacer esta operación debe intercalar entre las celdas
un asterisco

En Excel se respeta el orden de las operaciones, es decir, primero las

multiplicaciones y divisiones, y luego sumas y restas. Asimismo, con el
paréntesis le puede dar la prioridad a sus operaciones.

MAX Y MIN: Para saber la media aritmética, debe saber primero cuál es el
mayor o menor valor de un conjunto, en Excel puede utilizar dos nombres:
MAX y MIN (las puede usar con celdas separadas o rangos de celdas).

SI.ERROR: Es una fórmula que le ayudará a evitar errores, pues permite

devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error. Esto es
bastante común con divisiones.

CONTARA: Es una de las fórmulas para contar valores, esta herramienta

cuenta valores que no sean números. Lo único que ignora son las celdas
vacías.

CONTAR.SI: La fórmula contará el rango de celdas especificado siempre y

cuando cumplan ciertos requisitos. Estos pueden ser que tengan cierto valor
o que cumplan ciertas condiciones.

DÍAS: Los cálculos de fechas son lo más complicado, pero esta fórmula hace
el trabajo duro por usted, pues te da el número de días que hay de diferencia
entre dos fechas.

La función BUSCARV

La función BUSCAR en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un

rango de datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de una tabla y
saber si dicho valor existe o no. Esta función es una de las más utilizadas
para realizar búsquedas en Excel por lo que es importante aprender a
utilizarla adecuadamente.

8
Preparar los datos para la función BUSCARV

Para utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones

en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada
de manera vertical, es decir organizada por columnas.

Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera

vertical (por eso la letra “V” en el nombre de la función) hasta encontrar la
coincidencia del valor que buscamos.

Algo que nunca debes olvidar es que la función BUSCARV siempre realizará
la búsqueda sobre la primera columna de los datos. En el rango mostrado en
la imagen anterior (A2:B11), la función BUSCARV realizará la búsqueda
sobre la columna A.

Esto quiere decir que para nuestro ejemplo podremos buscar un nombre y
obtener el teléfono, pero no podremos buscar un teléfono y obtener el
nombre ya que la búsqueda siempre se realiza sobre la primera columna de
la izquierda. Por esta razón es importante preparar los datos adecuadamente
para obtener los resultados que necesitamos.

Algo que también debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que, si

existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debemos dejar al
menos una fila y una columna en blanco entre nuestros datos de búsqueda y
las otras tablas de manera que la función detecte adecuadamente el rango
donde se realizará la búsqueda.

Una vez que nuestros datos cumplen con estas condiciones estaremos listos
para utilizar la función BUSCARV y realizar búsquedas en Excel.

Sintaxis de la función BUSCARV

La gran mayoría de las funciones de Excel tienen argumentos que son la

manera en cómo le indicamos los datos con los que trabajará así como

9
ciertos criterios de ejecución. En el caso de la función BUSCARV tenemos
cuatro argumentos que describo a continuación:

 Valor buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos encontrar

y el cual será buscado en la primera columna del rango de datos.
Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la
referencia a una celda que contenga el valor buscado. La función
BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
 Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una
referencia al rango de celdas que contiene los datos.
 Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el
número de columna que deseamos obtener como resultado. Una vez
que la función BUSCARV encuentra una coincidencia
del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que
indiquemos en este argumento.
 Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lógico, es decir
falso o verdadero. Con este argumento indicamos a la función
BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una
búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada
(VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá un valor
VERDADERO.

Como puedes ver, la función BUSCARV tiene tres argumentos obligatorios y

uno opcional. Sin embargo, te recomiendo siempre utilizar los cuatro
argumentos indicando en el último de ellos el valor FALSO para asegurar
una búsqueda exacta.

Por otra parte, es importante mencionar que no todos los países de habla
hispana utilizamos las misma normas en cuanto al carácter separador de
listas. Así que, dependiendo de la configuración regional de tu equipo,
deberás separar los argumentos de la función BUSCARV por una coma (,) o
por un punto y coma (;).

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 ERRORES COMUNES AL USAR LA FUNCIÓN BUSCARV

 Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la

función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde
con el valor buscado.
 Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de
la tabla obtendremos un error de tipo # ¡REF!
 Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV
regresará un error de tipo # ¡VALOR!
 Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta,
pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error
de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es

necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y podrás
sacar mucho provecho de esta función.

11
5 APLICACIÓN PRÁCTICA

En el estudio jurídico LEÓN Y ASOCIADOS vi el manejo de muchos

documentos de los procesos que atendían cada día y que daban seguimiento
cada abogado. Una vez que el abogado acepta seguir el proceso se le asigna
un folder con un código o número del programa “NUREJ” (software que lleva
a cabo el seguimiento el control del expediente) y así dar seguimiento al
proceso, dicho número se lo anotaba en un cuaderno con los datos
personales, tipo de proceso y el precio a cobrar.

No había un buen orden, al momento de buscar el expediente tenía que

buscar en el cuaderno el número asignado a la documentación y se
demoraba mucho o pedir el número del expediente al abogado. Ya que estaba
todos los expedientes estaban enumerados y en el cuaderno registrado todo,
decidí copiar todos los datos a Excel para poder armar un listado de cada
proceso con sus datos personales.
Ya teniendo la lista de los procesos de cada cliente y contando con sus datos
aplique la función BUSCARV usando su fórmula, se busca el número del
expediente, insertando el número de carnet de la persona, siempre tiene que
estar organizada los datos de manera vertical y que tenemos cuatro
argumentos que llenar que son: el valor buscado, que sería el número del
expediente, la matriz , seria toda la lista de los procesos registrados, el
indicador de columnas, tiene que ser el número de la columna que
queremos encontrar, ordenado lo tenemos que poner cero, porque si no hay
un registro de ese carnet saldrá # ¡REF!, todos los valores de búsqueda tienen
que ser llenados obligatoriamente, para así poder encontrar el número del
expediente.

Como secretarias tenemos que innovar remplazando los listados, cuadernos

o el sistema de archivo como de los tarjeteros u otros, teniendo que aplicar
todo lo aprendido en la formación de nuestra carrera, para así facilitarnos el
trabajo, el programa Excel tenemos que usarlo como una herramienta de

12
 ayuda, ya que se adecua a las necesidades de cada empresa como el estudio
jurídico león y asociados, nos ayudó tener un sistema de búsqueda rápida
accediendo rápido a los expedientes.

6 RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.

6.1 Los recursos materiales y técnicos

Entre los recursos materiales que utilicé son: una computadora, impresora,
bolígrafos, papel bond, marcadores, archivadores de palanca, folders.

(PRIMERO LOS RECURSOS HUMANOS DEBES

HABLAR DE TU ´PERSONA Y DE ALGUNAS
ACTIVIDADES QUE REALIZASTE, TAMBIEN DEBES
HABLAR DE LAS PERSONAS DE LA INSTITUCION
QUE TE COLABORARON Y COMO TE
COLABORARON)
Y SOBRE LOS RECURSOS MATERIALES PUEDES
HACERLO EN UN CUADRO CON CANTIDADES Y
COSTOS APROXIMADOS

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7 CONCLUSIÓN.

La función “BUSCARV”, llega a ser un sistema confiable y de rápido acceso

para la búsqueda de los documentos, sirve para tener una mejor
organización de los documentos. Esta función nos permite encontrar el
expediente rápido, empleando el sistema numérico de archivo que se le
asigna cada individuo o procesos en el estudio jurídico LEÓN Y
ASOCIADOS, como en empresas donde los papeles o documentos se
agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se
mantienen activos por periodos largos y que requieren referencia extensiva y
permanente. Las nuevas tecnologías debemos verlas como aquella
herramienta que facilita nuestro quehacer laboral, profesional y académico.

14
 8 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

Mes Mes Mes

ACTIVIDADES A OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

Nº
REALIZAR (Semanas) (Semanas) (Semanas)

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Identificación de los

1 problemas de la búsqueda
de documentos en el
estudio jurídico.
2 Propuesta del proyecto

3 Recolección de datos.

Creación del buscador y

4 codificación de los
documentos

Colocar etiquetas con sus

5 respectivos código en cada
documento

Control y verificación del

5 trabajo realizado.

Defensa del Proyecto

15
9 BIBLIOGRAFÍA.

https://es.wikipedia.org/wiki/Documento

https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_de_documentos

http://users.skynet.be/evds/SBC/sbc118.html

https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel#Historia

https://gestion.pe/tecnologia/formulas-excel-basicas-experto-trucos-hojas-
calculo-funciones-microsoft-oficina-nnda-nnlt-249088-noticia/?ref=gesr

https://helpcenter.onlyoffice.com/es/onlyoffice-editors/onlyoffice-spreadsheet-
editor/functions/vlookup.aspx#:~:text=La%20funci%C3%B3n%20BUSCARV
%20es%20una,%C3%ADndice%20de%20la%20columna%20especificada.

https://exceltotal.com/la-funcion-buscarv-en-excel/

16
10 ANEXOS

ARCHIVO DE DOCUMENTOS EXCEL

EJEMPLO 1 FUNCIÓN BUSCARV

17
Ejemplo 2

Ejemplo 3

18
Ejemplo 4

Ejemplo 5

19