GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN

DE LOS ARCHIVOS RESGUARDADOS

POR LA SUBDIRECCIÓN DEL DEPORTE

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Julio, 2023
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INTRODUCCIÓN
Esta guía de organización de los archivos puede aplicarse a las
necesidades específicas de un cuerpo documentales, es decir, a
todos los documentos que generen, reciban o administren las
áreas administrativas. Cada área administrativa será respons-
able de clasificar, ordenar e integrar los expedientes conforme a
lo establecido en este manual y a las disposiciones en la mate-
ria.
Se deberá evitar la duplicidad de la información en los archivos,
de tal manera que la responsabilidad de mantener el expediente
original estará a cargo del área que lo generó en el ámbito de su
competencia.
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Las áreas administrativas serán responsables de la
identificación, tratamiento y custodia de la información
confidencial o reservada, que posean y resguarden en su área,
por lo que será responsabilidad de cada área administrativa
implementar los cuidados necesarios en el tratamiento de los
documentos que generen o reciban en cumplimiento de sus
funciones, teniendo especial cuidado en aquéllos cuyos
valores se determinen como históricos.
Para el registro de la información de los documentos y
expedientes, se utilizará la gestión de los documentos,
Inventarios documentales, portadas de identificación de
expedientes, de cajas y de cejas de expedientes.
OBJETIVO
La presente Guía se crea con la finalidad de establecer políti-
cas, criterios y técnicas homogéneas de archivo en la Subdi-
rección del Deporte, a través de un sistema integral de archivo
con el fin de rescatar, recopilar y procesar el material documen-
tal que por su importancia legal, social o histórica refleje.
FUNDAMENTO LEGAL

La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (CPEUM).

Ley General de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación
el 15 de junio de 2018 (LFA).
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada
en el Diario Oficial de la Federación el 9 de mayo de 2016. (LFTAI).
Ley General de Transparencia y Acceso la Información Pública, publicada
en el Diario Oficial de la Federación el 4 de mayo de 2015. (LGTAI).
Manual de organización de la CONADE.

ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

Elementos básicos de identificación de los expedientes.

Identificación de documentación de otras áreas de la CONADE, así

como de los Órganos de las entidades federativas, los Municipios y las
demarcaciones territoriales de la Ciudad de México de Cultura Física y
Deporte. Federación, Asociaciones, Institutos e Institutos Afines, Con-
tratos, Convenios, Planos

Órgano de procedencia
Tipo de asunto o serie documental
Año
Número de expediente

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CARACTERÍSTICAS DE LA
ESTANTERÍA
En términos generales, se trata de un mobiliario metálico el
cual deberá de contener una tarjeta de identificación.

A fin de proveer a su fácil manejo, los expedientes se agrupan en

legajos y/o carpetas, esto es, los expedientes, tomos o partes
que los conforman deberán ser atados o inetgrados de tal forma
que constituyan una unidad.

EXPEDIENTES QUE CORRESPONDE

VALORAR COMO RELEVANCIA
DOCUMENTAL
Aquellos expedientes que, de acuerdo con el prudente arbitrio
de la Subdirección del Deporte, revistan trascendencia jurídica,
social o económica en el ámbito nacional del deporte.

¿Cómo se colocan los legajos y/o carpetas en la estantería?

a) Ordenados según el área por la Federación, Estado, Municipio,

Club; Asociación, y el año.

b) En forma vertical, de manera que la parte más larga de los

expedientes descanse sobre las repisas.

c) En orden progresivo según la numeración asignada a los legajos

y/o carpetas.

d) De izquierda a derecha en cada mueble y de arriba hacia

abajo.

e) Con un espacio entre cada legajo de 2 a 3 cm., para facilitar su

manejo.

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GUARDAS
Las guardas protegen a los expedientes o documentos del mal- Federación, Asociaciones, Institutos e Institutos Afines,
trato físico, del polvo, la luz o el contacto con otros materiales. El Contratos, Convenios, Planos
acervo deberá estar contenido dentro de guardas de primer nivel
sobres o fólderes de 2 o más solapas y segundo nivel cajas de Órgano de procedencia
diferente naturaleza dependiendo de las necesidades del
acervo. Tipo de asunto o serie documental
Año

CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO Número de expediente

Al integrar el archivo digital se deberá de guardar con el nombre

Archivo de trámit del número de oficio.

El integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y Archivo digital comprimido

necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de la
Subdirección del Deporte. Se realiza con la finalidad de reducir su tamaño de manera
sustancial y haciéndolo más fácil de consultar o compartir con
Archivo Digital todos los interesados. Deberá de guardarse en carpeta zip.
Archivo digital en PD

PDF (portable document format) se deberá de realizar de forma

digital con la finalidad de que los documentos mantengan su
forma original sin que ninguno de los usuarios que acceden a él
puedan modificarlo.

Los elementos básicos de identificación de los expedientes son

los siguientes:

Identificación de documentación de otras áreas de la CONADE,

así como de los Órganos de las entidades federativas, los Muni-
cipios y las demarcaciones territoriales de la Ciudad de México
de Cultura Física y Deporte.

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ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
El integrado por expedientes transferidos por las diferentes determinó que quedó enteramente cumplida o que ya no hay
Direcciones de CONADE motivo para la ejecución; y en tratándose de causas penales,
aquéllas que cuenten con sentencia absolutoria firme y en
Archivo histórico caso de las condenatorias hasta que se haya compurgado las
penas impuestas, ya sean de prisión, pecuniarias o de
El conjunto de expedientes y documentos generados o reparación del daño.
resguardados en el ejercicio de las atribuciones de los órganos
jurisdiccionales que adquieren valor histórico dada la relevancia
del asunto sea por su interés público, económico, político o
social, independientemente de su soporte documental.

PLAZOS DE RESGUARDO
EXPEDIENTES
Archivo de trámite

Archivo de trámite: Son los expedientes desde su apertura y

hasta por tres años posteriores de haberse acordado su archivo
como asunto concluido.

Identificación de un asunto concluido

Antes de proceder a la destrucción material de constancias o su

transferencia, se deberá verificar que el asunto se encuentre
total y definitivamente concluido, reiterando que se entiende por
asuntos concluidos, aquellos relativos a un proceso
jurisdiccional en los cuales, conforme a la legislación aplicable,
se ha dictado su última resolución, bien sea porque la sentencia
correspondiente causó ejecutoria y no requiere ejecución
alguna o porque requiriéndola, existe proveído en el cual se

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Escanea para descargar digital