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SENA, CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION

DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

EVIDENCIA 3

VÍCTOR MANUEL RODRÍGUEZ RODRÍGUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION
DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORALTUNJA
MARZO DE 2020
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ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

EVIDENCIA 3

VICTOR MANUEL RODRIGUEZ

JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

TUTOR (A)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION
DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORALTUNJA
MARZO DE 2020
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1. INTRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde se plasma terminología

archivística y la Jerarquía de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus
cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General:

 Realizar investigación sobre la terminología archivística, la Importancia de los archivos

teniendo como base su origen y evolución.

2.2 Objetivos Específicos:

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3. ENSAYO

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la sociedad
en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento
alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y
reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen
los archivos para conseguir este conocimiento.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de
la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones importantes que
son recoger, conservar y servir.

La Archivística es una actividad que en pleno siglo XXI está tomando auge y crece como
espuma, ya que las empresas de todas las naturalezas han reconocido la importancia de preservar
su información y al mismo tiempo volverla compatible con los adelantos tecnológicos. Esta
actividad, a diferencia de la gran mayoría de dinámicas de preservación y análisis de la historia,
no desconoce la importancia de la tecnología y el apoyo en sus procesos.

La tecnología de punta en el manejo de la información es protagonista en la gestión de las

instituciones decididas a preservar su patrimonio documental. La archivística es una hermana de
la arqueología, que pretende rescatar las informaciones escritas y visuales del pasado de las
empresas y volverlas vigentes y compatibles, y lucha constantemente por hacer de los archivos
verdaderos centros de información, útiles para la administración y desarrollo de las empresas e
importantes para la cultura. Pero no solamente la infracción histórica del país es importante, ya
que las empresas privadas han empezado a hacer lo suyo con sus archivos para que puedan ser
aprovechados de igual manera como de interés cultural e histórico.

Pero, la Archivística debe ser entendida como una actividad como cualquier otra, con sus
obligaciones y normatividad. Hoy Colombia cuenta con diferentes procesos técnicos avalados
relativos a la organización documental. La clasificación, ordenación, y descripción, se
puntualizan en la dependencia llamada de Clasificación y Descripción, respaldados en la
normatividad vigente.

La archivística se ha convertido en la mano derecha de los investigadores y ha abierto el

panorama para aquellos que el hecho de ir a un archivo, anteriormente le producía escalofrío ya
que actualmente ya existen buscadores virtuales o sistemas digitales que se han convertido en
una alternativa excelente para ubicar el texto necesario en el menor tiempo posible.
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Una de las características más relevantes de la archivística es preservar y salvaguardar archivos y

centros de documentación ya que es evidente el desgaste que sufren algunos documentos
importantes por la manipulación diaria y hasta por el mismo polvo. Las ventajas que esta
metodología ofrece a las empresas son infinitas, ya que facilita asuntos que antes eran un caos
desde el manejo de los archivos internos, la memoria histórica de la empresa, distribución de
información, principales clientes.

Adicionalmente a la facilidad en la manipulación, la correcta adecuación de un archivo mejora y

ahorra el espacio reflejado en una mayor capacidad de almacenamiento. El ahorro del tiempo
utilizado y perdido en búsquedas fallidas podría ser utilizado en más trabajo, por parte de los
trabajadores de la empresa que recurran frecuentemente a los archivos. Las empresas
especializadas en archivística ofrecen un amplio portafolio de servicios a sus usuarios,
adaptables todos a las necesidades de cada empresa y su archivo. Hoy en día ya se encuentran en
el mercado una gran cantidad de compañías encargadas de codificar, organizar, destruir
documentos realizar tablas de retención, depuración, organización, bases de datos,
almacenamiento, consultas, microfilmación, digitalización, entre otros.

En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier

otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de los
recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para: la
administración, investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico,
los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una
entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza. Los archivos, son creados
por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, cualquier
entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido,
verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y
demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.

Cualidades de los archivos:

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera
que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas
sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.

Son características de los documentos que componen un archivo:

Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
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Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.

Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según la organización, según su uso, según su naturaleza y según su
ciclo vital.

Archivo activo:

Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información
fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

Archivo semiactivo:

Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de forma
frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos no
resultan de observancia cotidiana.

Archivo histórico o permanente:

Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo inactivo,

porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para la ciencia, la
historia o la cultura de un país.

Por su organización:

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la empresa
elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o descentralizada
con control central.

Centralizada:
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Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un
solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo
espacio.

Descentralizada:

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es decir,
acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en
resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y
comunicación de estos.

Descentralizado con control central:

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado.

Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en
su mayoría, por encontrarse en el archivo central.

Según su Ciclo Vital:

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las
cuales se explicarán a continuación:

Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a

consulta administrativa por toda la organización.

Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen
en vigencia.

Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente.

Categorización de los archivos se clasifican en:

A. Archivo general de la nación

B. Archivo general del departamento
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C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son muy
útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido que
adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y selección,
preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de los documentos de archivo
son los que están

plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para conservar su
preservación.

Frase:

El comportamiento ético de un hombre debería basarse con eficacia en la compasión, en la

educación, y en las relaciones sociales. Las bases religiosas no son necesarias. Sin duda, el
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hombre estaría en mal estado si tuviera que estar atado al temor del castigo y a la esperanza de
la recompensa tras la muerte.1

4. CONCLUSIONES

Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en

generación.

Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su
significado.

Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la

transparencia de las actuaciones administrativas.

Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y

salvaguarda de la memoria individual y colectiva.

El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la

democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.

5. INFOGRAFÍA

Cumunidad, B. (12 de 01 de 2017). Cumunidad Baratz. Obtenido de

https://www.comunidadbaratz.com/blog/por-que-los-archivos-son-vitales-y-mas-que-
necesarios/

Tiempo, R. e. (12 de 10 de 2001). El Tiempo. Obtenido de

https://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-691345

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https://co.pinterest.com/pin/549017010803918813/ Albert Einstein