PARALELO

CLASES DE DOCUMENTOS

APRENDIZ:
JUDITH AMPARO VALENCIA RENTERIA
Ficha: 2590750

INSTRUCTOR:
WINSTON MAURICIO ZAPATA CORREA

SENA - VIRTUAL,
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
JULIO DE 2022

JUDITH AMPARO VALENCIA RENTERIA

CLASES DE DOCUMENTOS

Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier

soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos),
iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos,
cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas
cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales
(webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera
plantear en el futuro. Los puedo clasificar en dos documentos que son:

✓ DOCUMENTOS FISICOS (ARCHIVISTICO)

✓ DOCUMENTOS ELETRONICOS

¿DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO?
Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas
o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo:
las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones periódicas, etc., si bie n
son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no
es documentación original y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo
informativo, por lo que se conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos
deben separarse de nuestro archivo.
En consecuencia, un documento archivístico es aquel que es producido, recibido y
conservado por una institución y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de
las actividades y competencias que esta institución desarrolla.

¿DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
Conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica
de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad
de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica.

JUDITH AMPARO VALENCIA RENTERIA

 CLASES DE
DOCUMENTOS DEFINICION USO DIFERENCIA

✓ El contenido es
✓ Es una constatación
inseparable de su
Un documento de que permite
soporte.
archivo es un comprobar el
instrumento de desarrollo de una
actuación ✓ Su valor probatorio
carácter
administrativa. se mide por las
contemporáneo que
características de
es creado por
✓ Nos permite autenticidad, entre
individuos y comunicación a otros ellas la firma o
organizaciones en el
DOCUMENTOS órganos o unidades sello seco.
desarrollo de sus de la administración a
DE ARCHIVO actividades; con el terceros interesados,
✓ El registro esta
transcurrir del tiempo ya sean estas
acogida en un
estos documentos personas jurídicas
públicas y privadas o medio cuya
se convertirán en
a personas naturales. información se
una ventana que nos
hace accesible a
permitirá tener
través de símbolos
acceso a los
implícitos en él.
eventos ocurridos en
el pasado.

es un documento ✓ Su contenido
cuyo soporte material ✓ Controla el acceso puede ser
es un dispositivo a la información separado de su
electrónico o
por niveles de soporte original,
magnético, y en el
que el contenido está seguridad y transferido a
codificado mediante conservación a otros.
algún tipo de código largo plazo. ✓ Recoge
digital, que solamente información en un
DOCUMENTO puede ser leído, visto, ✓ Permite fácil medio cuyo
escuchado, acceso a la símbolos solo
ELECTRONICO
interpretado, o información . pueden ser leídos
reproducido mediante por un ordenador
programas o u otro dispositivos
aplicaciones
que tenga las
especializadas
adquiridas por las características de
redes informáticas y un ordenador.
que ayudan a abrir el
documento en
mención para que
pueda ser apreciado.

JUDITH AMPARO VALENCIA RENTERIA