El enfoque de los sistemas administrativos en las organizaciones

Sistemas: conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí

que contribuyen a realizar una función y está compuesto:
Elementos físicos:
Formas, reportes, equipos, materiales, papel
Elementos de información:
Datos, archivo de datos (memoria), instrucciones ¿Cómo hacerlo?, procedimientos ¿Qué hacer y
cómo hacerlo? (método), medidas-evaluaciones-comparaciones.
Elementos humanos:
Quien, acciones tomada, conexiones – interrelaciones.

Procedimientos: sucesión cronológica o secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que

constituyen una unidad, en función de la realización de una tarea específica, dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación. Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema, por no ser
un método individual de trabajo, por no ser una actividad específica.
Método: se identifica como la manera de efectuar una operación o una secuencia de operaciones.
Actividad: conjunto de actos o labores (operativas) a realizar por un individuo, departamento,
unidad. También forma parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o una
misma unidad administrativa.
Operación: división mínima de trabajo. Pueden ser físicas o mentales; en conjunto, forman una
actividad y, si son secuenciales forman un procedimiento.
Función: conjunto de actividades afines y combinadas necesarias para alcanzar los objetivos de un
organismo social. Una función se puede definir como una sola actividad, pero en las
organizaciones modernas a menudo significa un grupo de actividades. La división por funciones es
el método más importante para definir la organización de la empresa.
Estructura orgánica: es la forma en que están ordenadas las unidades que componen una
organización, conforme a criterios de jerarquía; dentro de ella se consignan:
-principales puestos y unidades
-líneas de autoridad
-niveles jerárquicos.
Simplificación de trabajo: es el uso organizado del sentido común para encontrar formas más
fáciles y mejores de realizar una tarea. Esta posibilita la racionalización de las tareas, lo que
permite abaratar costos, menor inversión de capital, y mejoramiento de la rentabilidad de los
recursos. Es el mejor método de trabajo, el más fácil.
Productividad: relación entre los bienes o servicios producidos y los factores o consumos
empleados para ello. La productividad pude definirse en función de todos los factores que
intervienen en los procesos considerados o también puede referirse a un factor en particular.

Unidad 2
Áreas de asesorías para el diseño de sistemas administrativos.
Antecedentes de las unidades de organización y métodos.

En 1971 son creadas las unidades de organización y métodos (UOM), en todo el sector público,
para el asesoramiento técnico; En los trabajos realizados al efecto, se recomendó que en cada
cantidad del sector público se establecieran unidades de organización y métodos (UOM),
encargadas de analizar y proponer medidas de racionalización administrativas; operan como
órganos asesores de los funcionamientos responsables de las reformas microadminitrativas. En la
década de los ochenta se reorganiza el gobierno federal y crea la unidad de modernización de la
administración pública federal (UMAP) con objetivos orientados a la:

--Racionalización y administración de recursos.

-- Reorganización y modernización de los servicios

-- Simplificación de sus trámites y servicios administrativos.

En la década de los noventas las nuevas relaciones abiertas con el Tratado de Libre Comercio (TLC)
y la globalización de la economía tendrán profundas repercusiones en los distintos sectores
productivos.

Funciones de asesoramientos: son características del crecimiento vertical de las organizaciones,

las relaciones de superior a subalterno; la línea de autoridad formada ha dado origen a la
expresión “autoridad de líneas” consiste en una serie continua de escalones de autoridad que
constituyen la jerarquía existente en toda organización.

La autoridad de staff: Staff significa una función de apoyo, destinada a ayudar al ejecutor. En la
empresas el termino staff se debe a la necesidad de ayuda en el manejo de los detalles, la
necesidad de localizar datos precisos para tomar una decisión. La especialización es necesaria y la
ayuda al ejecutor en áreas diferentes parece ser de suma conveniencia. La mayoría de las
relaciones entre autoridad Staff se caracteriza por las relaciones de autoridad gerente a gerente, y
existen muchos niveles administrativos en la estructura organizacional.

Organización lineal y Staff: una forma muy usual de dividir el trabajo, es repartirlo entre
ejecutivos de líneas y ejecutivos se Staff. Los ejecutivos de línea son los que contribuyen
directamente a obtener las utilidades, ya sea con la fabricación del producto o la prestación del
servicio, o bien, con su venta. Los ejecutivos de Staff facilitan el trabajo de línea al prestarle
servicio, asesoría e información y revisar su desempeño en varios aspectos.

Staff o Asesores: este tipo de autoridad es especializada para los gerentes de línea. Un gerente
asesor estudia los problemas, ofrece sugerencias y prepara planes para el uso y la ayuda del
gerente en línea. Por lo general el trabajo del asesor puede ser aceptado o rechazado por el
gerente de línea. El fin del funcionario Staff es aconsejar, los miembros de Staff están para ayudar,
recomendar y aclarar dudas.

Servicios del departamento de Staff o de asesoría:

Ventajas:

1. los jefes de líneas no tienen la preparación técnica específica que requiere la eficiencia del
servicio.

2. los jefes de línea por lo general no tienen mucho tiempo para llevar a cabo la especialización

3. por razones de uniformidad se encomienda los servicios especializados a un técnico en la

materia que coordines y supervise el trabajo.
El jefe de Staff debe mencionar a los demás que no obra por autoridad propia si no a nombre de
otro.
Responsabilidades y Funciones del Area Asesora.
es muy comun encontrar fucnciones de a poyo o de asesoria con adcripciones disimbolicas a ala
naturaleza del que hacer intitucional; ya sea a nivel de linea o encontrarla en un area de sistemas
que integre las funciones de organización.
Unidades de Organización y Métodos.
En el momento en que la incertidumbre y la inestabilidad económica que puede vivir un país, lleva
al medio empresarial a buscar soluciones para adaptarse a los grandes cambios económicos y
tecnológicos. Son retos que habrá de afrontarse para mantener la flexibilidad en las empresas, y
dejar atrás estructuras rígidas.
este enfoque permitira adecuar la estructura de organización de acuerdo al esquema de
responsabiidades a cargo de una unidad de organizcion y metodos y adicionalmente con la
inclusion de actividades que satisfagan los propositos, y que en forma ejemplificada podria abarcar
los sigueintes aspectos:
- La automotizacon de los apoyos administrativos com el secretarial, agenda de labore, etc
- La administracion e interrelacion adecuada de los sistemas que permitan unificar las
fuentes de informacion y su consulta, ayundando al directivo en la toma de deisciones.
- La determinacion adecuada de los apoyos automatizados de coomunicacion y
procesamiento de la informacion.
- La distribucion de informacion en un ambiente informatico dentro de un marco de
seguridad y control indoneo.
Modernizaciones de oficinas:
Para llevar a cabo las metas planteada de las unidades de organización y/o modernización
administrativas se ha diseñado esquema que contempla grandes rubros:
1. Administración y tecnología de información: destaca objetivos, políticas y estrategias,
tácticas y funciones.
2. Funciones Genéricas de una Unidad de organización y sistemas: basadas en la
coordinación de sistemas de información, gerencia de modernización administrativa y
modernización de oficinas.
3. Sistemas EDP: estudia y evalúa el desarrollo futuro de los equipos de proceso electrónico y
en métodos y sistemas de programación.
Estructura de la unidad de organización y métodos
Unidad de control de gestión:
Objetivo: concentrar los elementos necesarios para controlar el cumplimiento de las
metas establecidas en el programa de trabajo.
funciones:
a. seguimiento de los proyectos que realizan las áreas.
b. proporcionar información necesaria para la toma de decisiones
c. fortalecer los mecanismos de comunicación y coordinación entre las áreas.
d. detectar problemas y desviaciones y adaptarle las medidas correctivas pertinentes.
e. mantener actualizado los estándares de documentación.

Ubicación: la identificación de una unidad de control de gestión en la estructura orgánica

de una secretaria de estado, a nivel Staff con carácter normativo responsable de la
conducción de la política y de las relaciones de coordinación de las demás unidades
adscritas.
El analista de sistemas
Es la persona que planea sistemas de información para la administración, analiza su
funcionamiento y diseña el mejoramiento de estos. Para mejorar hasta un punto óptimo las
relaciones reciprocas entre hombres, materiales, máquinas y recursos económicos.
El administrador como analista de sistema
El administrador es una persona que escoge procedimientos de acción para que sean optimas las
relaciones entre hombres, materiales, maquinas, y servicios económicos con el fin de lograr la
sobrevivencia y el crecimiento de una organización. Un administrador necesariamente es un
operador de sistemas y siendo responsable de establecer especificaciones críticas al sistema es
también, en realidad, un analista de sistemas.
La ventaja de un analista profesional de sistema, como técnico especialista, tiene sobre un
administrador es que sus responsabilidad es la de estudiar los problemas administrativos además
de tomarse el tiempo para pensar e investigar sin tener que preocuparse de abandonar otras
responsabilidades.
Cualidades personales y el adiestramiento.
Es fundamental para las organizaciones que los profesionales, que se encargan de la planeación, el
análisis, y el diseño de sistemas cuenten con un apoyo técnico apropiado. Los candidatos para este
trabajo deben poseer los siguientes tipos de experiencias:
1. Trabajo analítico en el área de administración, cubriendo actividades de administración y
métodos.
2. Entrenamiento en computación con alguna experiencia en programación.
En cuanto se haga conciencia de la necesidad de contar con un profesional en sistemas de
información, el enfoque sistemático tendrá un alcance más integral y permitirá
Mejorar el sistema de negocios
Desplegar condiciones de operación verdadera para la administración, y
Guiar el negocio en la dirección que intenta la administración

El analista de sistemas también debe recibir el entrenamiento sobre el uso del Hardware
(maquinas). En ese campo el analista debe estar preparado para el manejo y utilización de:
El tipo de equipo que mejor se adapte como solución a los problemas de la aplicación.
Todos los métodos de aplicación de computadoras, y
Técnicas detalladas sobre sistemas de computación.

Contexto operacional de los sistemas

En esta perspectiva operacional se observa la necesidad de conjuntar la función de EDP

(Procesamiento Electrónico de Datos) y el análisis y diseño de sistemas administrativos que
provean los mecanismos para la captación, análisis, tratamiento y salida de información útil a los
procesos de decisión como elemento de apoyo en el desarrollo de los recursos de la empresa.
La filosofía que sustenta la idea de integrar el análisis y diseño de sistemas electrónicos a la
función de sistemas administrativos, se apoya en las necesidades de hacer responsable a un solo
órgano administrativo de la planeación y desarrollo de sistema.
con el objeto de corregir los factores de influencia en la captacion, el tratamiento y la salida de los
sitemas de informacion, se mencionan algunos de ellos y se reubica la responsabildad de estos
proyectos:
Inexactitud de datos
Variabilidad de los resultados
 Falta de recepccion de informes
Demora en la entrega
Baja confiabilidad
Elevado costo de obtencion.

Estandares de descripcion de los puestos para el area de sistemas:

A. areas de sistemas computarizados.

1. ingeniero en administracion de sistemas: interpretan las necesidades de direccion,
evaluan sistemas de computo, capaz de confrontarse con los directivos de programas
presentar problemas y facilitar sus soluciones, capaz de preparar planes, graficas, tablas, y
diagramas facilitando el analisis y presentacion de problemas. Debe tener 5 años de
experiencia
2. Analis de sistemas EDP: especialista en la preparacion de las definiciones detallada de los
problemas, junto con las recomendaciones para el equipo de computo adecuado para su
solucion. Supervisa y prepara la implementacion de cada programa particular dentro del
sistema. Debe tener cuatro años de experincias.
3. Progrmadr senior: desarrolla, analiza, verifica, corrige los programas del sistema en
operación. Con 3 años de experiencia y carrera profesional.
4. Progamador: traduce, verifica, prueba y afina el programa para que este produzaca los
resultados especificos en la documentacion corespondiente. Se requiere un año de
experiencia.
5. Especialista en Hardware: analiza los programas de operación en terminos del equipo,
instalando y desarrollando tecnicas para optimizar el uso del equipo, y mejorar la calidad
del sistema. Se requiere 4 años de experiencia como analista y/o programador.
6. Especialista de Software: analiza los programs utilizando un sistema opertativo y equipo
de datos, estructura e software para las necesidasdes del sistema. Se requiere 4 años de
experiencia como analista y/o programador

B. Sistemas administrativos. Standares de funciones.

1. Analista de sistemas administrtivos: planea y desarrolla con oportunidad los estundios

tendiente a la creacion o modificacion de sistemas y procedimientos que permitan mayor
productividad en la empresa de acuerdo con las instrucciones de su supervisor.
2. Analista de Diseño de Formas: realiza el diseño de formatos, diseña formas, efectua analsis
periodico, propone modificacion a politicas y procedimientos de los sistemas que
proceden en las formas, estudia los consumos de formas.
3. Dibujante: realiza disbujos de formas, planos, laminas, organigramas, para presentacion de
estudio solicitdo por sus supervicos. Mantiene y fomenta la buena imagen del personal de
la gerencia a traves de su profesionalismo,responsabilidad, presentacion y conducta.

C. Requerimientos del puesto (Para áreas administrativas):

Unidad 3

Planeación y definición de sistemas

Se identifican las necesidades de procesamiento d información de la empresa, así como, los
sistemas que satisfacen esas necesidades (Plan de Sistemas). Se identifican la importancia de c/u
de estos sistemas y se establecen sistemas de desarrollo (programa de sistemas)

Objetivos y funciones de la organización: se identifican y documentan políticas, objetivos metas y

planes de institución.
Objetivos: se identifican los objetivos, planes, políticas y problemas del área bajo estudio. También
se identifican las características del medio ambiente externo que puede afectarlas.
Funciones: se analizan, identifican y describen las funciones principales del área bajo estudio,
estableciendo claramente las características que determinen su importancia.
Requerimiento del Procesamiento de Información: se identifican la información y los procesos
requeridos para lograr los objetivos del área bajo estudio.
Identificación de las necesidades de información: por medio de entrevistas se identifican las
características fundamentales de la información requerida, como también los procesos a que se
deben someter.
Análisis del estado actual: se investigan y evalúan los sistemas de información existente
determinando la calidad, oportunidad y grado de satisfacción de los resultados que proporcionan.
Integración del plan de sistemas: se definen de manera general los proyectos para c/u de los
sistemas identificados; estos se integran en un plan de sistemas en el que se muestran la
importancia relativa de c/u de los sistemas y subsistemas
Definición de los proyectos de sistemas: se identifican y definen los sistemas y subsistemas
necesarios para satisfacer las necesidades de información.
Plan de Sistemas: se integran los sistemas y subsistemas previamente definidos, en orden
tentativo de desarrollo según su importancia.
Integración del programa de sistemas: se establece y se obtiene la aprobación del programa de
desarrollo de sistemas y de los recursos necesarios para su consecución.
Análisis de requerimientos: para cada sistema se identifica la complejidad de desarrollo, se
estiman tiempos, recursos, y costo tanto de desarrollo como de operación y se establecen
beneficios esperados.
Programa de sistemas: se establece un programa de desarrollo de sistemas, se definen los
recursos requeridos y se obtiene, de la administración de la empresa, la operación del plan.

La documentación de los sistemas

La documentación de un sistema generalmente consta de la elaboración y aplicación de los

diferentes niveles de afectación en la operación del sistema, de la integración de la información
relativa al área de operación. Dicha documentación generalmente se encuentra en 5 carpetas:

Carpeta administrativa:
Importancia: Tiene su origen en los requerimientos de información que solicita la gerencia. La
documentación permite a la gerencia tener la información suficiente sobre el sistema en cuestión
que se encuentra en operación.
Contenido:
Resumen administrativo: resumen de todos los demás puntos detallados con el propósito
de permitir a los directivos enterarse en la forma en que opera el sistema
Planteamiento: se registran los antecedentes que dieron origen al análisis del sistema
propuesto:
Objetivo: se registran los objetivos que debe cubrir el sistema en forma clara, explicita y
precisa.
Entradas del sistema: quedan encuadrados los documentos, fuente inicial de las
operaciones del sistema, así como la información detallada de los datos que se vayan a
captar para el mismo.
Salidas del sistema: aquí quedaran especificados los resultados que se consideren de mayor
relevancia y que son obtenidos a través de todo el proceso.
Diagrama de flujo general del sistema: consiste en la representación gráfica de las bases
con que consta el sistema
Carpeta del usuario:
Importancia: Tiene como función primordial proporcionar a los usuarios la información que les
permita conocer con detalle las actividades que se deben desarrollar para llevar a cabo los
objetivos del sistema.
Contenido:
Diagrama general: aparecerá un diagrama que muestre en forma condensada el flujo de la
información y de las actividades que se realicen en el sistema.
Diagrama particular de trabajo: representa gráficamente los pasos que se efectúan dentro
del departamento del usuario a quien se dirige esta carpeta.
Carpeta de captación:
Importancia: En ella se registra la información que permita visualizar el proceso de captación de
datos para su procesamiento electrónico posterior.
Contenido:
Diagrama general de flujo de sistema: debe aparecer un diagrama que muestre en forma
resumida el flujo de la información en primer lugar.
Diagrama particular detallado: es la representación de todos los pasos que sigue la
información dentro del departamento a que se refiere esta carpeta.
Explicación de los pasos del diagrama detallado: contiene una explicación exhaustiva de
todas las operaciones representadas en el diagrama.
Formato de los datos a captar: aquí se deberán anexar copias de los documentos fuente,
debiendo estar perfectamente marcada la secuencia de captación.
Equipo de captación: deberá registrarse las funciones del equipo utilizado para captar los
datos, así como algunas características privativas del sistema en particular.
Formato de registro: se especificaran los formatos en que son captados los datos, debiendo
aclarar las posiciones que ocupen, la longitud, su tipo numérico, alfabético, si justifica a la
izquierda o derecha, etc.
Carpeta de programación:
Importancia: Permitirá al personal de sistemas y programación, tener información suficiente para
desarrollar en forma eficaz lo relacionado al mantenimiento y modificaciones a la programación.
Contenido:
Diagrama general del sistema: contendrá un diagrama que muestre en forma condensada
las fases del flujo general de la información y de las actividades que realiza el sistema.
Diagrama de flujo del proceso electrónico: representara gráficamente todos los pasos de la
entidad encargada del procesamiento electrónico de datos, en forma detallada y explicita,
desde la entrada inicial de los datos hasta la obtención de los resultados finales.
Descripción general de las fases: bastara con mencionar cada uno de los nombres que se
designa a cada fase incluida en el diagrama de flujo, el programa que la identifica y algunas
características esenciales del programa.
Instructivo de programación: deberá llevar nombre del programa, clave del mismo, fecha y
aplicación a que pertenece, estableciendo por escrito los objetivos del programa, los
dispositivos donde se encuentra contenido, etc.
Carpeta de operación:
Importancia: contendrá información que permita a los operadores realizar sus funciones de
manera más eficiente.
Contenido:
Diagrama general del sistema: similar al de la carpeta administrativa ajustándose a las
mismas reglas estipuladas para este.
Diagrama de flujo de proceso electrónico: es la representación gráfica de cada uno de los
pasos a seguir en el proceso electrónico de un programa en particular.