UNIDAD 1

¿Qué es diseño organizacional y cuál es su finalidad?

Metodología que identifica paso a paso todos los aspectos disfuncionales de diversos
procedimientos, sistemas y estructuras con la finalidad de alinearlas para que se
adapten a la realidad y a los objetivos del negocio actual.

¿A qué hace referencia diseño organizacional?

Proceso que implica decisiones con respecto a seis elementos clave.
1. Especialización del trabajo
2. Departamentalización
3. Cadena de mando
4. Tramo de control
5. Centralización
6. Descentralización y Formalización

¿Qué es Diseño?
Estructurar algo dentro de una empresa.

¿Cuáles son los principios del diseño organizacional?

01. Centrarse en los objetivos estratégicos a largo plazo y objetivos de la empresa.
02. Tomarse el tiempo para inspeccionar la escena, un nuevo diseño ayuda a
descubrir la causa raíz de los problemas actuales.
03. Seleccionar el plano adecuado, consultar a todas las partes interesadas,
involucradas y observar los datos disponibles.
04. Elección de los especialistas adecuados, con los roles de trabajo claramente
definidos.
05. Anticiparse a la resistencia, modelar las nuevas mentalidades y poner en práctica
medidas que fortalezcan el diseño.
06. Las métricas de rendimiento son clave, evaluando el desempeño de su empresa
antes u después de adoptar el nuevo diseño para rastrear y evaluar
periódicamente el desempeño de una organización hacia el logro de objetivos
específicos.
07. Gestionar los riesgos de transición, la mejor manera de reducir el impacto de
estos riesgos es identificarlos temprano y abordarlos lo antes posible.
08. Haciendo un esfuerzo adicional, tomando nota de dónde se reúnen socialmente
sus empleados y cómo tales interacciones moldean su comportamiento.
¿Cuáles son los Objetivos del diseño organizacional?
1. Respondiendo al cambio: es lo único que permanece
2. Integración de nuevos elementos: deben integrarse con la estructura general de
la organización, es la reestructuración de la organización.
3. Coordinación de los componentes: se deben vincular todos los departamentos
para asegurar la coordinación y colaboración entre los departamentos.
4. Alentando la flexibilidad: para responder, reorientar los recursos y enfocar los
talentos de los colaboradores.

¿Qué es la Estructura organizacional? (organigramas)

1. Designa relaciones formales de subordinación, como el número de niveles en la
jerarquía y el tramo de control de los gerentes y supervisores.
2. Identifica el agrupamiento de individuos en departamentos y el departamento
de la organización total.
3. Incluye el diseño de sistemas para garantizar la comunicación, la coordinación y
la integración efectiva de los esfuerzos entre departamentos.

¿Qué elementos determinan la cultura organizacional?

-> El tipo de dirección que se ejerza
-> la centralización o descentralización en la toma de decisiones
-> la configuración de los sistemas de información que se implementan

¿Qué cambios hay en las empresas?

➔ Mejora continua: se trata de una técnica para el cambio organizacional suave y
continuo que se basa en las actividades de grupos de personas
➔ Calidad total: se extiende el concepto a todos los niveles de la organización,
desde el personal de Oficina y de fábrica hasta la alta dirección y demanda que
todos se involucren por completo.
➔ Reingeniería: se basa en procesos empresariales horizontales que cruzan
diferentes fronteras departamentales hasta llegar al cliente.
➔ Benchmarking: se trata de un proceso continuo para evaluar productos, servicios
y prácticas de los competidores más fuertes y de aquellas empresas reconocidas
como líderes.
➔ Equipos de alto desempeño: se caracterizan por una alta participación de las
personas y por la búsqueda de respuestas rápidas e innovadoras a los cambios
en el entorno de negocio para atender la creciente demanda de los clientes.

¿Cuáles son los pasos para realizar un estudio de diseño organizacional en una
empresa?
1. Visión del estudio
A partir del cual se puede lograr una aproximación a los componentes centrales de una
organización para dimensionar las líneas de acción que orientan su desempeño, esto
es, visualizar una razón de ser y el alcance de las acciones que emprende.

2. Planeación del estudio

Consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir,
establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.

3. Determinación del factor de estudio

Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda
cumplir con su cometido.

4. Fuentes de estudio
Fuentes internas: son órganos de gobierno. Representan la instancia de mayor
jerarquía de la organización y como tal conoce con exactitud sus conocimientos
generales de la operación, lo cual le permite dictar a las directrices que estime para
hacerla más competitiva.
➔ Nivel directivo: define las normas generales de acción y el Marco estratégico por
lo que dispone de la información idónea para recibir cualquier modificación en el
comportamiento de las organizaciones y su entorno; esta posición lo faculta a
autorizar las medidas necesarias para su atención.
➔ Nivel medio: responsable de preparar los planes y programas que conforman el
aspecto táctico, esta jerarquía le atribuye la función de supervisión, que le
permite detectar cambios en las condiciones del trabajo.
➔ Áreas afectadas: unidad de trabajo en la que se pueden advertir que algo no
funciona correctamente, lo que detecta por síntomas como retraso o
Desarticulación para desahogar al trabajo, dispersión de esfuerzos, elevación de
costos, incremento desorbitado del número de personal, etc. factores que
determinan la necesidad de realizar ajustes organizacionales.
➔ Comisiones, comités, equipos y grupo de trabajo: equipos y grupos de trabajo
normalmente interdisciplinarios que las organizaciones establecen con objeto
de elevar los niveles de desempeño y calidad del trabajo, elaborar proyectos,
atender problemas o desarrollar estudios especiales.
➔ Recursos de información: herramientas informáticas que permiten el acceso y
revisión de aspectos administrativos, como de elementos que fluyen por los
canales de comunicación y sistemas de información que sirven como soporte al
estudio.

Fuentes externas
 ➔ Normativas: son aquellas que emiten criterios o normas de aplicación general
que la organización debe cumplir de manera obligatoria.
Entre las más representativas de destacan:
● Organismos internacionales: formulan pautas para estandarizar acciones
y sanciones sobre normas regulatorias y de calidad.
● Instituciones sociales: Dictan lineamientos jurídicos y políticas de
funcionamiento para enmarcar sus acciones.
● Instituciones que actúan como grupo de afiliación: corporativos o
sectoriales que interrelacionan las acciones integrantes.
➔ Competidores: organizaciones que interactúan en el medio con la organización y
materia del estudio; por su estructura u objetivo tienen funciones y propósitos
similares, por lo que sus experiencias constituyen un factor decisivo para lograr
resultados.
➔ Proveedores: generadores de bienes o servicios que suministran insumos
necesarios a la organización, por lo que la conocen operativamente, esa función
los coloca en posición de proporcionar los puntos de vista positivos.
➔ Clientes o usuarios: instancia que aporta elementos de juicio representativos
sobre el comportamiento de una organización pues son quienes reciben los
productos o servicios que ésta genera.

¿Qué es la recopilación de datos?

Son hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en la
organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad,
incurrirá en interpretaciones erróneas y se aplicarán medidas de mejora inoperantes.

¿Por qué deben reunir Requisitos básicos los datos?

Para que los datos aporten elementos de decisión acordes con la realidad y se eviten
dilaciones y un uso irracional de recursos, tienen que ser:
★ Específicos
★ Completos
★ Correctos
★ Pertinentes
★ Congruentes
★ Susceptibles de validarse

¿Cuáles son las técnicas de recopilación de datos?

La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe adecuarse
a las características del estudio que se pretenda realizar.
Para recabar la información en forma ágil y ordenada puede utilizarse una sola
combinación de las siguientes técnicas:
 ➢ investigación documental
➢ observación directa
➢ consulta a sistemas de información

¿En qué consiste la técnica de investigación documental?

Se deben seleccionar y analizar los escritos que contengan datos de interés
relacionados con el estudio, para lo cual es necesario revisar estudios previos,
información técnica, normas nacionales e internacionales, bases
jurídico-administrativas y todo documento que aporte información relevante a la
investigación

¿En qué consiste la técnica de observación directa?

Este recurso es de gran utilidad para el equipo técnico responsable del estudio, pues le
permite conocer no solo la manera en que operan las unidades administrativas, sino la
cultura organizacional predominante en las áreas donde se desarrolla el trabajo diario.

¿En qué consiste la técnica de consulta a sistemas de información?

Es el accesos a redes de comunicación, intranet, y extranet, que sirven de soporte a la
organización y por medio de las cuales se manejan datos e información relevantes para
el estudio.

¿En qué consiste el recurso de Cuestionario?

Este recurso se utiliza para obtener los datos deseados de forma homogénea. Está
constituido por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas
por dos capítulos o temáticas específicas.

¿Qué son las cédulas?

Representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos ya que están
conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que
facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y posterior análisis

¿En qué consiste la Entrevista?

Esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una persona con el fin de
interrogarla en forma meticulosa para obtener información.

ANÁLISIS DE DATOS
Una vez recopilados y registrados los datos, deben someterse a un proceso de análisis
o examen crítico que permita precisar las causas del estudio y ponderar las alternativas
de acción para una atención eficaz.
Procedimiento de análisis
El análisis proporciona una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de
problemas y permite el empleo de la información para que la organización pueda
evaluar y racionalizar los efectos de un camino.
De forma: La exploración de los datos se hace considerando las formas, los catálogos
de codificación de respuestas, tabuladores, gráficos seleccionados y alternativas para el
resguardo y presentación
De contenido: El examen se realiza de conformidad con las prioridades que se fijaron
durante la preparación del proyecto, tomando en cuenta áreas, unidades, niveles
jerárquicos y estrategias de negocio fundamentales.

Formulación de recomendaciones
Como resultado del análisis de los datos y de la formulación del diagnóstico, es posible
elaborar propuestas de acción concretas, evaluar sus ventajas y desventajas y
presentarlas a manera de propuestas o recomendaciones.

Implementación
Constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización, y que es el
momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento
administrativo en acciones específicas para cumplir con el objetivo del estudio.

Evaluación
Una vez que se ha ido implementando el estudio es indispensable comprobar el efecto
de los cambios o innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación
de las realizaciones, así como de los ajustes operativos que se desprendan de ellos.

UNIDAD II
Organigrama
Es la representación gráfica de las estructura orgánica de una institución o de una de
sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la
integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas
de autoridad, supervisión y asesoría.

¿Cuáles son los 3 componentes clave en la definición de la estructura organizacional?

01. Designa relaciones formales de subordinación, como el número de niveles en la
jerarquía y el tramo de control de los gerentes y supervisores.
02. Identifica el agrupamiento en la organización total.
 03. Incluye el diseño de sistemas para garantizar la comunicación, la coordinación y
la integración efectivas de los esfuerzos

OBJETIVO
Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la
composición de una organización.

Importancia de los organigramas

Ayuda a planificar la estructura organizacional de la empresa y cómo es que queremos
que esta siga creciendo.

Criterios fundamentales para la preparación de organigramas

01. Uniformidad. Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y
figuras que se utilicen en su diseño
02. Presentación. En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y
estructura; por ello en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de
servicio, en función de su objetivo.
03. Vigencia. Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse
actualizado.

Clasificación de organigramas
1. Por su naturaleza
◆ Microadministrativas. Corresponden a una sola organización y pueden
referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.
◆ Mesoadministrativas. Consideran una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico.
◆ Macroadministrativas. Contienen información de más de una
organización.
2. Por su ámbito
◆ Generales. Contienen información representativa de una organización
hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.
3. Por su contenido
◆ Integrales. Son representaciones gráficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia.
◆ Funcionales. Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,
además de las unidades y sus interrelaciones.
4. Por su presentación.
 ◆ Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a
partir de titular, en la parte superior y desagregan los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de
organización.
◆ Horizontales. Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al
titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en
forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se
estructuran por líneas dispuestas horizontalmente.
◆ Mixtos. Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de gratificación. Se recomienda utilizarlos en el caso de
organizaciones con un gran número de unidades en la base.
◆ De bloque. Son una variante de las verticales, pero tienen la
particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más
reducidos. Por su cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan
unidades ubicadas en varios niveles jerárquicos.

¿Cuáles son los criterios generales para la elaboración de organigramas en el sector

privado?
★ Origen. La mayoría de las organizaciones privadas revisan más o menos
periódicamente su estructura y métodos de trabajo, lo que trae como
consecuencia ajustes, que son desde simples variaciones en la distribución de
cargas de trabajo hasta la preparación de una nueva estructura administrativa
★ Mecánica.
Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales y del tipo de
respuesta que debe darse en materia de tiempo, recursos y nivel técnico para su
implementación.
El procedimiento para modificar estructuras organizacionales en este sector es muy
claro, ya que por su naturaleza jurídica y funcionamiento normalmente se apega a las
fases siguientes:
❖ Determinación del cambio específico que se desea realizar
❖ Justificacion tecnica y economica
❖ Fundamento legal
❖ Presentación de la propuesta a las autoridades de la institución
❖ Análisis y ajuste de la propuesta
❖ Integración del documento original
❖ Autorización del titular de la institución

¿Cuáles son los criterios generales para la elaboración de organigramas en el sector

público?
Origen. Por lo general, en este ambito, los cambios de estructura organizacional se
derivan de una propuesta que puede partir de:
❖ El Ejecutivo Federal
❖ El titular de la institución
❖ La autoridad administrativa de la institución
❖ Una unidad o área de trabajo
❖ Demandas de servicio de los clientes o usuarios
❖ Una dependencia globalizadora (institución pública que tiene la facultad de
dictar lineamientos de carácter normativo para la administración pública
federal).
Clasificación y registro de la información
El trabajo de clasificación y registro debe capturarse en formatos que permitan un
manejo ágil y que podrían ordenarse en carpetas como documentos fuertes

Captación de información
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de
funciones, procesos, proyectos o sistemas que se revisan, con los lideres tecnicos de
las unidades, con el personal operativo y con los usuarios de los servicios, las áreas o
ambos, que interactúan con las unidades sujetas a examen.

Determinación del programa de trabajo

Es necesario que la planeación de actividades para elaborar organigramas se plasme en
un documento rector que sirva como marca de actuación el cual debe contener
exposición de motivos, naturaleza, propósito, responsables, acciones, alcance, etc.

Integración del equipo de trabajo

La elaboración de organigramas requiere personal compenetrado con la materia, por lo
que es conveniente seleccionar al equipo que se asigna a este efecto. Para dar detalles
y lograr una buena coordinación del trabajo puede capacitarse a personal de apoyo en
las siguientes áreas específicas:
● Presentación personal y forma de solicitar la información
● Alternativas para concentrar avances
● Mecanismos de supervision y coordinacion
● Revisión y depuración de propuestas.

¿Cuál es el procedimiento para la elaboración y/o actualización de organigramas?

Autorización para realizar el estudio
Esta autorización debe emanar del titular de una organización, apoyado por los niveles
de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo.