Origen y Antecedentes

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una

parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a
racionalizar y hacer más eficiente, circunstancias que remontan a 1821,
fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra
parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que
se inicia en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes:
una refieren a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da
inicio a laceración de los departamentos administrativos y termina con la
instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la
administración. Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya
que se confunde la función de organización y sistemas con las funciones de
contabilidad, auditoría y con funciones de mejoramiento administrativo, ya
que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en
el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento. Las unidades de organización y
sistemas se legalizan en 1971 a través de varios acuerdos.
Paralelamente a la evolución de la Administración, como ciencia, hemos
podido observar una serie de denominaciones para referirse al área de
organización y sistemas, por ejemplo organización y métodos o sistemas y
procedimientos entre otras.
Definiciones
Ciencia que estudia procesos administrativos y la estructura organizacional
de un sistema.
Planificar y desarrollar estudios y proyectos de sistematización
administrativa, coordinando y controlando las actividades asociadas, a fin
de optimizar el desempeño de los sistemas y servicios de información
administrativa.
“Organización es ordenar y disponer adecuadamente los recursos
planeados con la finalidad de ejecutar actividades y cumplir los objetivos”
Según Rodríguez J. “La organización es una red de líneas de autoridad y
responsabilidad, deberes funcionales y comunicacionales entre personas
asignados a cada uno ellos los recursos e instrumentos para mantener su
posición realizar su cometido.”

Naturaleza de las funciones de Organización y Sistemas

Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran
agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de línea, en consecuencia la oficina de
organización y sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos.
Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas debe
tener una función de carácter asesor, sin embargo se presentan situaciones especiales
dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la necesidad de que ésta
ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo.

Características de los análisis de organización y sistemas

* Elaborar estudio diagnóstico.
* Analizar el estudio.
* Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.
Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas elabora y analiza el
trabajo, necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se
lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en práctica, en consecuencia
considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva.
Perfil del analista de organización y sistemas
El personal que labora en Organización y Sistemas se conoce con el nombre de analista
este se encarga de recopilar información, analizar el proceso, dar información y salida.
Con el fin de prestar soluciones alternativas en analista puede ser un técnico o un teórico
que nos va ayudar a mejorar los procesos en la estructura organizacional.
Conocimientos Teóricos.- Conocimiento en las teorías de administración como son teoría
por teoría y teoría 2 estos nos ayudará a mejorar los procesos.
Conocimientos Técnicos.- Un técnico permitirá diagnosticar los procesos en base a
análisis, diagrama o proceso, organigramas y distribución de los espacios.
Realizar estudios para la caracterización de la organización, diagnosticando, analizando,
evaluando el desarrollo e implantación de normas, procedimientos, métodos de trabajo,
administración del tiempo y del espacio y la evaluación del funcionamiento de los
sistemas de registros y documentación, a fin de optimizar los procesos y lograr la
administración eficiente de los recursos de la organización.

Tipos de Estructuras Organizacionales

Marco de actuación.
Se combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y
coordinación.
División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.
1. Diseño de la estructura:
Se ajusta a los cambios externos.

2. Ejes Organizacionales:
Vertical: Relación con poder de decisión, se definen niveles jerárquicos, se desarrolla en
todos los niveles altos, medio, operativo.
Horizontal: Composición departamental.
3.Directrices para el diseño de la estructura organizacional:

a) Diseño Vertical:
Jerarquía
Control
Centralización o descentralización
1. Jerarquía: Por Niveles y de esto depende el grado de responsabilidad y autoridad de
cada nivel jerárquico.
Autoridad y responsabilidad son correspondientes.
Depende el grado de autoridad, responsabilidad y viceversa.
Si autoridad está por encima de la responsabilidad se caería en tiranía, autocracia.
Si responsabilidad está por encima de autoridad los resultados serán fruto de muchos
casos de persuasión y suerte.
2. Tramo de control: Subordinados que el gerente puede supervisar eficientemente.
Amplitud mayor: muchos subordinados dependen del jefe, a mayor cantidad de
subordinados menor control, mayor libertad para toma de decisiones.
Amplitud menor: pocos subordinados, a menor cantidad de subordinados mayor control,
limitación para iniciativa propia.
3. Centralización o Descentralización: Relación con el grado de dispersión de la autoridad,
hasta donde los subordinados ostentan autoridad para tomar decisiones.
Concentrar: Aspectos como control y costos.
Desconcentrar: Independencia, agilidad.
La Delegación: Se toma decisiones a través de mandos, medios y subalternos.
Responsabilidad: Valor que apoya el cumplimiento de una acción/trabajo.
Autoridad: Está implícita en su posición dentro del nivel jerárquico.
Depende de la capacidad moral como derecho para hacerse obedecer.
b) Diseño Horizontal:
Agrupa actividades en unidades, secciones, equipos, departamentos.
Enfoque funcional
Divisional
Matricial
De equipos
De redes
Enfoque funcional: En una Estructura funcional, la función común es el factor que dicta la
forma en que deben agruparse las actividades, desde los niveles más bajos a los más altos
de la organización. Todos los ingenieros están ubicados en el departamento de ingeniería,
y el vicepresidente de ingeniería es responsable de todas las actividades referentes a la
ingeniería. Esto mismo aplica en el departamento de marketing, investigación y desarrollo,
y manufactura.
Ventajas:
1. Permite economías de alcance dentro de los departamentos funcionales.
2. Posibilita el funcionamiento especializado y el desarrollo de habilidades.
3. Permite a la organización lograr sus metas funcionales.
4. Es más adecuada son un solo o algunos cuantos productos.
Desventajas:
1. Lenta respuesta ante los cambios del entorno.
2. Puede provocar que las decisiones se acumulen en los altos niveles y que éstos se
sobrecarguen.
3.Redunda en una coordinación horizontal deficiente entre los departamentos.
4. Genera menos innovaciones.
5. Implica una visión restringida de las metas organizacionales.

Divisional: El termino estructura divisional se utiliza aquí como el término genérico para lo
que algunas veces se denomina estructura de producto o unidades estratégicas de
negocio. Mediante esta estructura, las divisiones se pueden organizar en función de sus
productos individuales, servicios, grupos de producto, proyectos o programas principales,
divisiones, negocios o centros de utilidades. La característica distintiva de una estructura
divisional es que el agrupamiento está basado en los resultados organizacionales.
Ventajas:
1. Adecuada para cambiar rápido en un entorno inestable.
2. Redunda en la satisfacción del cliente debido a que la responsabilidad del producto y
los puntos de contacto están bien definidos.
3. Implica un grado alto de coordinación entre las funciones.
4. Permite que las unidades se adapten a diferencias en los productos, las regiones, los
clientes. Es mejor en organizaciones grandes con varios productos.
5. Descentraliza la toma de decisiones.
Desventajas
 1. Elimina las economías de escala en los departamentos funcionales.
2. Repercute en una coordinación deficiente entre las líneas de productos.
3. Elimina la competencia especializada y la especialización técnica.
4. Dificulta la integración y estandarización entre las líneas de productos.
Matricial: Una estructura matricial combina los enfoques funcional y divisional para
fortalecer los equipos de proyecto o programa.
Ventajas
1. Lograr la coordinación necesaria para satisfacer las demandas duales de los clientes.
2. Los recursos humanos se comparten de manera flexible entre los productos.
3. Adecuada para decisiones complejas y cambios frecuentes en un ambiente inestable.
4. Ofrece la oportunidad para el desarrollo de habilidades funcionales y de producto.
5. Es más aplicable a organizaciones de tamaño medio con múltiples productos.
Desventajas
1. Ocasiona que los participantes experimenten una autoridad dual, lo cual puede ser
frustrante y confuso.
2. Implica que los participantes necesiten buenas habilidades interpersonales y
capacitación amplia.
3. Consume tiempo; requiere juntas frecuentes y sesiones para la resolución de conflictos.
4. No funciona a menos que los participantes la entiendan y adopten relaciones colegiadas
y no de tipo vertical.
5. Requiere un gran esfuerzo para mantener el equilibrio de poder.

Enfoque de equipos:
Agilidad
Mayor cantidad de información
Focalización externa
Autosuficiencia
Equipos Multifuncionales
Equipos permanentes
Enfoque de redes:
Actuar con las nuevas tendencias
Flexibilidad
Utiliza servicios y personal de otras empresas.
Clasificación
Por su naturaleza:
Microadministrativos: Una sola organización o una parte.
Macroadministrativos: Más de una organización.
Mesoadministrativos: Todo un sector.
Por su ámbito:
Generales: Representa la organización.
Específicos: Una unidad.
Por su contenido:
Integrales: Todas las unidades administrativas.
Funcionales: Señala la estructura y funciones de la unidad.
De puestos, plazas, unidades: Indican No. de vacantes y plazas.
Por su presentación
Verticales: Ordenado de arriba hacia abajo.
Horizontales: Izquierda a derecha.
Mixtos.
De bloque: Desagregación de las unidades pertenecientes a niveles inferiores.

Conclusión
Podemos decir que un sistema de Organización y Métodos es vital para cualquier empresa
ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice, ayudará
de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se
planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la
organización.

No obstante, también pueden realizarse otras muchas clasificaciones de organizaciones en

base a otros diferentes criterios. De esta manera, podemos catalogarlas por su localización
(local, regional, nacional o internacional), su propiedad (privada y pública), su tamaño
(pequeña, mediana o grande) e incluso por su finalidad (con ánimo de lucro y sin ánimo de
lucro).