SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

* Alfaro Manuche, Angie * Huamán Flores, Anghela

* Cherrepano Aguirre, Mayra * Jara Vega, Luz Beli
* Hidalgo León, Vanesa * Jiménez Carrera, Patricia

Gestión Pública – Organización

Administrativa
Grupo 2
Introducción
Esencialmente, la organización
nació de la necesidad humana de
cooperar.
Los hombres se han visto obligados
a cooperar para obtener sus fines
personales, por razón de sus
limitaciones físicas, biológicas,
psicológicas y sociales.
En la mayor parte de los casos, esta
cooperación puede ser más
productiva o menos costosa si se
dispone de una estructura
organizacional.
 ¿Qué es un Sistema de
organización?
Los sistemas de
organización representan las
estructuras sobre las cuales se
configura una entidad. Estas
estructuras definen cómo está
conformada cada división de la
empresa, la jerarquía de quién
reporta a quién y cómo fluye la
comunicación en toda la
organización.
 Tipos de sistemas de organización
en una entidad
1.- Sistema Funcional: Este sistema presenta varios departamentos
especializados, como finanzas, ventas y operaciones. Un gerente de alto
nivel supervisa todos estos departamentos.
2.- Sistema Divisional: Divide el negocio en equipos de trabajo, según
los proyectos en los que los empleados están trabajando. Este sistema
incluye muchos tipos diferentes de equipos.
3.- Sistema Matricial: Es una combinación del sistema funcional con el
sistema divisional. Desde arriba, el negocio se configura como un
sistema funcional, con una jerarquía tradicional y departamentos
especializados.
4.- Sistema Plano: Aplana gran parte de la jerarquía, permitiendo a los
empleados una mayor autonomía en su trabajo. Estas organizaciones se
dividen en equipos temporales, aunque son tener estructuras formales.
 Por otra parte, lo que son los
sistemas organizacionales, en
cuanto a la visión de los estos se
enfoca como un sistema
compuesto por subsistemas
dinámicos, tiene también como
consecuencia crear la
coordinación que se precisa para
actuar con oportunidad, o sea, para
lograr que las actividades ocurran
en el tiempo y en la medida justa.

Operar con sistemas, tiene también por objeto crear

unos principios de acción común, impulsados por la
política de los dirigentes de la organización.
 ¿Qué es un Sistema
Organizacional
Un sistema
Administrativo?
organizacional
administrativo es una herramienta
que permite a las entidades
gestionar eficientemente sus
recursos y procesos, optimizando
su rendimiento y maximizando su
productividad.
Este sistema se basa en la
planificación, organización,
dirección y control de los recursos
disponibles, con el objetivo de
alcanzar los objetivos
empresariales.
 Beneficios de un Sistema
Organizacional Administrativo
la implementación de un sistema organizacional
administrativo ofrece numerosos beneficios a las
empresas.
la mejora en la eficiencia en la gestión de
recursos.
la optimización de los procesos internos.
la mejora en la toma de decisiones y la
reducción de costos operativos.
 Elementos de un Sistema
Organizacional Administrativo
Un sistema organizacional
administrativo se compone de varios
elementos clave, como la estructura
organizacional, los procesos y los
procedimientos. La estructura
organizacional define la jerarquía y las
relaciones entre los distintos
departamentos y cargos de la empresa,
mientras que los procesos y
procedimientos establecen las normas
y reglas que deben seguirse para llevar
a cabo las actividades empresariales.
Implementación de un Sistema
Organizacional Administrativo
La implementación de un sistema organizacional administrativo
requiere de una planificación cuidadosa y detallada, que incluya
la identificación de los objetivos empresariales, el análisis de
los recursos disponibles y la definición de los roles y
responsabilidades de cada miembro del equipo.
Una vez definidos estos aspectos, es necesario llevar a cabo la
ejecución del plan, que incluye la formación del personal, la
asignación de tareas y la supervisión del progreso del proyecto.
Una vez implementado el sistema, es importante realizar una
evaluación periódica para asegurarse de que este se adapta a las
necesidades y objetivos de la empresa.
 Diseño Organizacional
Proceso del diseño
organizacional
• (Etapas del diseño o rediseño organizacional). Las etapas que se contemplarán
en este proceso, son:
• - Identificación de los usuarios de la entidad y las necesidades de servicio.
- Identificación de los servicios y/o bienes que satisfacen estas necesidades.
- Diseño de los procesos para la producción de los servicios y/o bienes, sus
resultados e indicadores.
- Identificación y conformación de áreas y unidades organizacionales que
llevarán a cabo las
- operaciones, especificando su ámbito de competencia.
- Determinación del tipo y grado de autoridad de las unidades, y su ubicación
en los niveles jerárquicos.
- Definición de los canales y medios de comunicación.
- Determinación de las instancias de coordinación interna.
- Definición de los tipos e instancias de relación interinstitucional.
- Elaboración del Manual de Organización y Funciones y el Manual de
Procesos.
(Formalización del diseño organizacional). El diseño organizacional
se formalizará en los siguientes documentos, aprobados mediante
resolución interna pertinente:
a) Manual de Organización y Funciones que incluirá:
- Las disposiciones legales que regulan la estructura.
- Los objetivos institucionales
- El organigrama.
Para las unidades de nivel jerárquico superior:
- Los objetivos.
- El nivel jerárquico y relaciones de dependencia.
- Las funciones.
- Las relaciones de coordinación interna y externa.
Para otras unidades:
- La relación de dependencia.
- Las funciones.
b) Manual de Procesos que incluirá:
- La denominación y objetivo del proceso.
- Las normas de operación.
- La descripción del proceso y sus procedimientos.
- Los diagramas de flujo.
- Los formularios y otras formas utilizadas.
Conformación de áreas y unidades
organizacionales
- Identificación de los usuarios y sus necesidades
- Identificación de servicios y/o bienes
- Diseño de los procesos, resultados e indicadores
- Identificación y conformación de áreas y unidades
organizacionales
- Se establecerán los siguientes niveles jerárquicos:
• a) Nivel directivo, en el cual se establecen los objetivos,
políticas y las estrategias de la entidad.
b) Nivel ejecutivo, en el cual se aplican las políticas y se toman
las decisiones para el funcionamiento de la entidad de acuerdo
con los lineamientos definidos en el nivel directivo.
c) Nivel Operativo, donde se ejecutan las operaciones de la
entidad.
- Asignación de autoridad y dependencia
jerárquica
- Clasificación de unidades organizacionales
- Alcance de Control
- Desconcentración de una unidad organizacional
- Unidades organizacionales para programas y
proyectos
Comunicación y coordinación
organizacional
- Canales y medios de comunicación interna
• La cadena de mando en la comunicación descendente y ascendente.
• El tipo de información que se transmitirá regularmente.
• La frecuencia y fluidez de la información.
• El alcance y cobertura del medio de comunicación.
- Instancias de coordinación interna
• El objetivo de la instancia de coordinación.
• Las funciones específicas.
• La unidad encargada de la instancia.
• El carácter temporal o permanente.
• La periodicidad de las sesiones.
- Servicio al usuario
• La obtención de retroalimentación de parte de los
usuarios sobre la calidad de los servicios y/o
bienes prestados.
• La atención de asuntos que faciliten los trámites
del público usuario.
• Los medios de comunicación necesarios para
facilitar la orientación al público, en los trámites y
gestiones que requiera realizar.
• La recepción, el registro, la canalización y el
seguimiento de sugerencias, reclamos, denuncias
o cualquier otro asunto similar.
Relaciones Interinstitucionales

- Relacionamiento interinstitucional
- Formalización de las instancias de relación
interinstitucional
- Duplicidad de objetivos y funciones
interinstitucionales