Cap 02

CAPITULO II:
MARCO TEÓRICO
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CAPITULO II: MARCO TEÓRICO
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN.
En relación con la variable objeto de estudio se encontraron
investigaciones realizadas por diferentes autores referidas al tema
investigado, en las que se estudia la evaluación y diseño del control interno
de las cuentas por cobrar. Dichas investigaciones servirán de guía para
orientar y ofrecer una visión más amplia de las formulaciones teóricas, sobre
las cuales ha de fundamentarse el estudio propuesto.
Tomando en cuenta estas consideraciones se pueden mencionar las
siguientes:
Hernández (1999) realizó una investigación denominada “Evaluación de
los procesos administrativos y contables de las cuentas por cobrar
comerciales de ADVAN TRADING, C. A.” en la Universidad del Zulia.
El objetivo de esta investigación fue evaluar las cuentas por cobrar
comerciales en el departamento de Administración y Finanzas de dicha
empresa. Según los autores, para lograr este hecho fue necesario la
Evaluación del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la Empresa C. A. Vencemos
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aplicación de una investigación de tipo descriptiva, debido a que se
especificaron las propiedades importantes de los procesos administrativos y
contables de las cuentas por cobrar, comerciales. El instrumento utilizado
para la recolección de datos en este caso fue la entrevista semiestructurada,
cuyos resultados obtenidos se analizaron a través de tablas de frecuencia
porcentual.
La evaluación realizada permitió determinar que las cuentas por cobrar
presentan cifras significativas con retardo, los cuales son consecuencia de la
mala política de gestión de cobranza que allí se aplica y que ha producido un
alto porcentaje en cuentas incobrables. En este sentido es recomendable
establecer políticas de cobranzas adecuadas y oportunas que permitan
minimizar el riesgo de recuperación de las cuentas incobrables, realizar
constantemente evaluaciones a las cuentas por cobrar que tengan una
antigüedad mayor a 30 días y realizar visitas a los clientes con mayor
frecuencia para estar informados de la situación en la cual se encuentran.
Sobre la base de las ideas expuestas, se puede apreciar que el estudio
realizado según la perspectiva del autor, considerando que el
establecimiento de políticas de cobranzas adecuadas y una evaluación
constante de las cuentas por cobrar es necesario para toda organización
que ya poseen un control interno.
Por otro lado, Fonseca y Delgado (1999), realizaron una investigación
titulada “Evaluación del Control Interno de las cuentas por cobrar de la
empresa de Inspecciones Unidas, INSUCA", en la Universidad Dr. Rafael
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Belloso Chacín. El objetivo de la investigación fue evaluar el control interno
administrativo de las cuentas por cobrar de dicha empresa.
Desde el punto de vista metodológico, la investigación aplicada por el
autor fue de tipo descriptiva y transversal, con un diseño no experimental. La
población tomada fue de cuatro (4) empleados del Departamento de cuentas
por cobrar de INSUCA.
El instrumento de recolección de datos aplicado para esta investigación
fue la entrevista estructurada por preguntas abiertas, cuyos resultados luego
de su aplicación fueron analizados a través de tablas de frecuencia
porcentual. Así mismo los investigadores destacan que el control interno de
las cuentas por cobrar evaluado en esa investigación, se consideró deficiente
puesto que el control interno existente presentó debilidades en los
procedimientos de control utilizados para el manejo de esta partida donde los
mismos no eran llevados a cabo correctamente.
Ante los resultados encontrados, se acotaron una serie de medidas
correctivas para fortalecer los controles internos existentes entre los cuales
se puede mencionar la elaboración de un manual de normas y
procedimientos para las cuentas por cobrar, realización de conciliaciones
mensuales de los saldos de las cuentas por cobrar, crear un departamento
de Auditoria interna y por último la formulación del presupuesto.
Desde esta perspectiva se puede observar las diferentes formas como
pueden ser abordadas las debilidades de un control interno para lograr el
fortalecimiento del mismo; al igual que las medidas aplicables para su
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evaluación. Estas a su vez, representan un elemento a considerar para la
evaluación del control interno, pretendiendo ser lo suficientemente sólido y
capaz de facilitar esa evaluación del mismo en auditorias subsecuentes.
Por su parte, Aguilar y Urdaneta (2000), llevaron a cabo una investigación
titulada “Evaluación del control interno de las cuentas por cobrar en la tienda
del Pintor La Limpia, C.A.” El objetivo de la investigación fue evaluar el
control interno de las cuentas por cobrar de dicha empresa.
A nivel metodológico, los investigadores consideraron la aplicación de un
estudio descriptivo, calificando el diseño de la investigación como no
experimental. La población quedo constituida por cinco (5) personas,
gerente, administradores y empleados.
La recolección de datos se llevó a cabo a través de un cuestionario,
mediante este instrumento metodológico se pudo conocer cuales eran los
procedimientos operativos del control interno sobre las cuentas por cobrar
aplicadas en la ejecución de las actividades. Así mismo los investigadores
destacan que el control interno de las cuentas por cobrar es deficiente puesto
que las funciones de facturación no se encuentran segregadas, existen fallas
en el adiestramiento en el área, desviaciones en los registros e incertidumbre
en el conocimiento de las políticas.
Ante los resultados encontrados, se evaluó el Control Interno de las
cuentas por cobrar como posible solución para el plan de organización y para
optimizar los procesos de crédito y cobranza.
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De esta forma; el proyecto de investigación mencionado se considera un
aporte para la evaluación del control interno propuesto, el cual comprende
los distintos procedimientos de comprobación interna y de evaluación
continua; los cuales son aplicables para vigilar las operaciones que se
realizan desde el punto de vista contable, financiero y administrativo.
A su vez, Carruyo (2000), llevó a cabo una investigación titulada
“Evaluación de los Procedimientos administrativos aplicados en el área de
facturación y cobranza de la Dirección General de Aeropuertos del Estado
Zulia”, en la Universidad del Zulia.
Desde el punto de vista metodológico, la investigación aplicada por el
autor fue de tipo descriptiva debido a que se especificaron cada uno de los
pasos y procedimientos requeridos para el área de facturación y cobranza.
El instrumento de recolección de datos aplicado para esta investigación
fue la entrevista y el cuestionario, de tal manera que los resultados obtenidos
mediante la aplicación de los mismos determinó debilidad en los
procedimientos administrativos, las operaciones referidas a las cuentas por
cobrar no se cumplían eficazmente. Ante esta situación se evaluó el
procedimiento aplicado al área de facturación y cobranza de la Dirección
General de Aeropuertos del Estado Zulia.
Con respecto a la investigación expuesta anteriormente, se considera un
aporte importante para la evaluación de los controles interno de las cuentas
por cobrar, ya que comprende los distintos procedimientos aplicados al área
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de facturación y cobranza, su evaluación continua, permitiendo un análisis
del control interno y el fortalecimiento del mismo.
Por su parte, Moreno y Suarez (2001), llevaron a cabo una investigación
titulada “Evaluación del control interno para las operaciones contables del
Departamento de tesorería. Caso: Casa Paris, S.A.”, la investigación se
fundamentó en examinar los procedimientos, normas y políticas aplicadas en
el manejo de las operaciones contables del departamento de tesorería,
evaluando su cumplimiento.
Para este estudio, se consideró la investigación de tipo descriptiva,
transaccional y aplicada, donde la población objeto de estudio estuvo
representada por cinco (5) sujetos que integran el departamento de tesorería.
Además, según el juicio de los investigadores, el instrumento necesario para
la recolección de datos en este caso fue un cuestionario estructurado, con
preguntas abiertas, dicotómicas y de selección múltiple.
De esta manera entre los resultados obtenidos mediante la realización del
estudio, se encontraron deficiencias en la aplicación de las normas,
políticas, procedimientos, descontrol interno, generando desviaciones en los
procesos contables y manejo del efectivo. En consecuencia se concluyó que
estas normas, políticas y procedimientos deben ser modificados para regular
y medir eficientemente el cumplimiento de las operaciones contables
ejecutadas por los miembros del departamento. A tal efecto se recomienda
implantar un nuevo sistema de información contable, actualizar los manuales
y diseñar procesos para el control del efectivo.
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En este sentido, la investigación se considera de vital interés desde el
punto de vista metodológico, puesto que la población estudiada presenta
características que se asemejan a las que se estudiarán dentro de esta
investigación.
Por otro lado, Botero y Pernia (2001), realizaron un proyecto titulado
“Evaluación de las cuentas por cobrar para una empresa de servicio, caso:
Publicidad República D.D.B.” En la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín,
con el propósito de evaluar el control interno de las cuentas por cobrar de la
empresa objeto de estudio.
Desde el punto de vista metodológico, la investigación fue de tipo
aplicada, descriptiva, no experimental y prospectiva. La población estuvo
compuesta por cinco (5) sujetos, representantes en su totalidad del
departamento contable de la empresa.
La recolección de datos se llevo a cabo a través de una entrevista
estructurada. Los datos obtenidos se analizaron utilizando un enfoque
cualitativo y cuantitativo. Como resultado se evidenció que los controles
internos administrativos evaluados no son del todo adecuado para manejar
eficientemente las cuentas por cobrar. Así mismo, se acotaron una serie de
medidas correctivas que pueden aplicarse para un mejor porcentaje de
productividad entre ellas.
Este análisis recomienda definir líneas de responsabilidad, separación de
las funciones de crédito, facturación y contabilización de los procesos,
descentralización de los procesos de auditoria y realizarlos con más
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periodicidad, la exigencia de documentos que garanticen mayor respaldo a
los otorgados, actualizar manuales de normas y procedimientos de control
interno existentes.
Con respecto a la investigación anteriormente expuesta, es necesario
resaltar que para esta Evaluación la separación de funciones y división de
líneas de responsabilidad, en relación a las cuentas por cobrar se consideran
relevantes y constituyen una guía para orientar la distribución de actividades
administrativas y contables de las cuentas por cobrar y descentralización de
los procesos, la cual representa el elemento esencial del control interno
aplicable al actual caso de investigación.
Por último, Abreu (2002), llevó a cabo una investigación titulada “Diseño
de un Sistema de Control Interno aplicado a las cuentas por cobrar de la
empresa Montero y Asociados c.a. (Montac c.a.)” en la Universidad Dr.
Rafael Belloso Chacín, dicha investigación fue realizada con la finalidad de
diseñar un sistema de control interno administrativo-contable de las cuentas
por cobrar de la empresa objeto de estudio.
En este sentido se aplicó un tipo de investigación descriptiva, en virtud de
que la misma esta dirigida específicamente a estudiar las operaciones y
procesos involucrados en las cuentas por cobrar, a fin de conocer la
situación actual de tales cuentas en Montac, c.a. La población de estudio
estuvo integrada por cuatro (4) sujetos que laboran en el departamento
Administrativo-Contable, por tanto el estudio fue accesible y objetivo.
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Entre las técnicas utilizadas, se consideró la aplicación de cuestionarios y
la entrevista estructurada. A través de estos instrumentos se obtuvo la
información necesaria para el análisis de la situación actual del área de
estudio.
Ante los resultados encontrados, se determinó que la empresa carece de
los lineamientos adecuados para recuperar sus derechos y proteger el
manejo de esta partida. Sobre estos resultados se fijaron los requerimientos
para la elaboración del sistema de control interno administrativo-contable de
las cuentas por cobrar en Montac, c.a.
De esta manera, el proyecto de investigación anteriormente mencionado,
se considera de gran relevancia para la evaluación de control interno de
cuentas por cobrar, ya que en la misma se establecen lineamientos
adecuados que permiten recuperar los derechos de la organización y
proteger el manejo de esta partida.
En virtud de los valiosos aportes mencionados, y brevemente expuestos
por diversos investigadores sobre la temática, se consideran los aspectos
más significativos que se adapten a los requerimientos específicos del
presente caso, como una contribución para orientar la elaboración del
mismo. El cual reconoce la importancia de la evaluación del control interno
para las organizaciones, considerando que a través de una evaluación
adecuada de las necesidades de la actual organización en estudio
proporcionará un grado de confiabilidad para futuras evaluaciones del control
interno de las cuentas por cobrar.
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2. BASES TEÓRICAS.
Dentro de las bases teóricas se plantea el estudio de la variable objeto de
investigación, control interno de las cuentas por cobrar, con miras a explicar
desde el punto de vista teórico la base sobre la cual descansa el presente
estudio.
2.1. CONTROL
Para Koontz y Weihrich (1998, p.636), el control, “Es la medición y
corrección del desempeño a fin de garantizar que sean cumplidos los
objetivos de toda organización y los planes ideados para alcanzarlos”.
Stoner (1995, p.610) define al control administrativo como un proceso
para garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
planteadas.
Para Cepeda (1997, p.3), “Control, según una de sus acepciones
gramaticales, quiere decir comprobación, intervención o inspección”.
El control viene a ser una herramienta que permite que la variabilidad de
los objetivos propuestos sea igual a los alcanzados, en su defecto permitirá
aplicar los correctivos a las fallas existentes y contribuir con los resultados
esperados.
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2.1.1. ETAPAS DEL CONTROL
Munich y García (1991, p.178-181). Para la realización del control es
necesario hacer de mención de las siguientes etapas:
Ø Establecer Normas y Métodos, para medir el rendimiento.
Puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo,
guía o patrón en la cual se efectúa el control, de tal manera los gerentes
pueden recibir indicadores de cómo son los costos, evitando de este modo
que tengan que vigilar cada paso en la ejecución de las labores, es decir,
establecer estándares o criterios de desempeño.
Ø Medición de Resultados.
Consiste en cuantificar la ejecución y los resultados contra los estándares
establecidos, mediante la aplicación de unidades de medida, de tal manera
que se puedan detectar fallas antes de que ocurran y poder evitarlas a través
de acciones correctivas.
El medir los resultados que permiten conocer el tiempo adecuado y en el
momento justo lo que desea conocer antes de llegar a los objetivos.
Ø Corrección.
La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para
integrar las desviaciones en relación con los estándares.
Es establecimiento de medidas correctivas da lugar a retroalimentación;
es aquí donde se encuentra la relación más estrecha entre planeación y el
control.
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Estas medidas correctivas son las que le van a permitir a los gerentes
realizar los cambios necesarios para mejorar u optimizar los resultados de las
tareas establecidas.
Ø Retroalimentación.
Es básica en el proceso de control, ya que a través de esta, la información
obtenida se ajusta al sistema administrativo al corres del tiempo.
Es necesario el desarrollo de estas etapas porque de ellas depende la
detención al tiempo de las desviaciones y las posibles correcciones logrando
con esto la adecuada utilización del sistema.
Para un máxima efectividad, la corrección de las desviaciones deberán ir
acompañada por una responsabilidad fija o individual. Por lo que se debe
hacer responsable al individuo de su trabajo, esto vendría a ser uno de los
mejores medios para lograr lo esperado dentro de la organización.
2. 2.- CONTROL INTERNO
Según Gómez (1993, p.6-2) describe al control interno como un plan de
organización, métodos coordinados y medidas adoptadas en el negocio para
proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos
contables, proveer la eficiencia en las operaciones y estimular la adherencia
de las prácticas ordenadas por la gerencia.
Una característica esencial es que se tiene un plan organizado en el cual
las tareas para las funciones se asignan a personas específicas. Esos
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procedimientos están ideados para descubrir errores, desperdicios,
ineficiencia, desviaciones de políticas y regulaciones pertinentes.
Según Montgomery (1991, p.274) el control interno implica que los libros y
métodos de contabilidad así como la organización en general de un negocio
establecido, no deben estar bajo el control dependiente y absoluto de una
sola persona; por el contrario, el trabajo de un empleado debe ser
compartido y que se lleve a cabo siguiendo en control continuo y detallado de
los negocios.
En este sentido, el control interno es solo uno de los componentes
básicos de la labor gerencial.
Coopers y Lybrand (1997, p.16) indica que la integridad de todos los
procesos a través del control interno le proporciona al empresario un grado
de confiabilidad para la consecución de los objetivos, con miras a alcanzar
esta finalidad, se debe partir de la conceptualización del control interno que
consiste en un proceso efectuado por el consejo de administración, la
dirección y el resto del personal de una forma, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
los objetivos dentro de las siguientes categorías:
Ø Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Ø Fiabilidad de la información financiera.
Ø Y por último; el cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
La anterior definición de control interno; se considera amplia por dos
razones, en primer lugar corresponde a la opinión sobre el control interno
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que comparten la mayoría de los ejecutivos para gestionar sus negocios; en
segundo lugar, contempla otros aspectos más específicos a los relacionados
con el cumplimiento de la legislación aplicable.
2.2.1. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO.
El control interno es importante, desde el punto de vista de la integridad
de bienes, valores y activos de la empresa, tales como, el efectivo de caja y
bancos, mercancía, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina,
maquinaria, es decir, un sistema eficiente y práctico del control interno
dificulta la colusión de empleado, fraudes, robos, entre otros.
Los controles internos son tan importantes para una organización como
para sus clientes, la misma utiliza los controles internos para lograr los
objetivos expuestos por ellas, lo cual trae como consecuencia el desarrollo
económico.
Por eso es considerable hacer un adecuado control sobre cada una de
estas funciones en particular sin tener que ver si son administrativas,
financieras o productivas, conduciendo el logro de los resultados más
favorables siempre y cuando los planes, normas, políticas y procedimientos
estén adaptadas a las circunstancias que acuse la situación económica en
general.
Tal como lo expresa Cepeda (1997 p.5) la importancia del control interno
se manifiesta inicialmente en el sector privado, donde se conoció como
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fundamental e indispensable en virtud del crecimiento de las organizaciones,
el volumen de las operaciones, la complejidad de los sistemas de
información y el aumento en los niveles de riesgo y potenciales.
De igual manera, el autor considera que el buen funcionamiento del
control interno de las organizaciones se constituyó un factor primordial dentro
de las normas de auditoria, con tal efecto se han desarrollado diferentes
enfoques orientados a lograr mecanismos ágiles de evaluación del control
interno, cuyos resultados, debidamente ponderados, servirán de herramienta
básica para que el auditor proyecte y determine el alcance, la naturaleza y la
extensión de los procedimientos de auditoria.
Actualmente en Venezuela, según el informe de la Contraloría General de
la República (14/05/2001) dentro del sector público se le atribuye importancia
al control interno debido a que esta representa una herramienta fundamental
para promover una sana administración de los recursos públicos. Para llevar
a cabo esa labor, este organismo cuenta con las Normas Técnicas de Control
Interno para el sector público , las cuales se aplican en todas las entidades
dentro del ámbito de competencia del Sistema Nacional.
Estas normas exigen la aplicación por parte de los titulares de las
entidades y de los jefes responsables de la administración gubernamental.
Partiendo de estas consideraciones, se puede afirmar que los controles
internos en un proceso son muy significativos, ya que aseguran la existencia
de un programa en función de la ejecución, aplicación y tiempo, lo que
permitiría determinar si la capacidad del personal que esta siendo utilizado
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es la adecuada, a través del control se puede verificar el desarrollo de
algunos principios puestos en práctica por la organización, tales como,
disciplina, unidad de mando y dirección.
2.2.2. OBJETIVOS.
Para Cepeda (1997, p.7-9) la revisión permanente y el fortalecimiento del
control interno se puede orientar de manera fundamental al logro de una
serie de objetivos, entre los cuales se pueden mencionar los objetivos de los
controles internos de administración y los referidos a los controles internos
contables, tal como se define a continuación:
A) Objetivos de los controles internos administrativos.
Ø Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.
Ø Garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones de
la organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las
funciones y actividades establecidas.
Ø Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos.
Ø Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión
de la organización.
Ø Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la
información y los registros que respaldan la gestión de la organización.
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Ø Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan
comprometer el logro de los objetivos programados.
Ø Garantizar que el control interno deponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación de los cuales hace parte la auditoria interna.
Ø Velar por la disposición de instrumentos para la planeación, diseño y
desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura,
características y funciones.
B) Objetivos de los controles internos contables.
Ø Proteger los recursos de la organización, a través de una adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que puedan afectarla.
Ø Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la
información financiera.
Ø Asegurar la exactitud de los registros financieros que respaldan la gestión
de la organización entre otros.
Por otro lado, Catacora (1997 p.240) señala que los objetivos generales de
control interno son los siguientes:
Ø Integridad: los objetivos de integridad permiten asegurar que se registren
todas las transacciones en el periodo al cual corresponde. Las violaciones a
los objetivos existe cuando en el inicio de las transacciones o en el
procesamiento no se incluye toda la información.
Ø Existencia: permite asegurar que solo se registren operaciones que
afectan la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos
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minimiza el riesgo que los registros contables contengan información que no
corresponde a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros
deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente
hayan afectado una entidad, bajo esta premisa podemos señalar, por
ejemplo, lo siguiente:
Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de
transacciones de venta afectivamente realizadas de acuerdo con los
principios de contabilidad aplicables a las operaciones correspondientes.
Ø Exactitud: este objetivo establece que las operaciones deben registrarse
al valor que realmente se deriva de ella.
Este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean
registradas en forma exacta. Se debe recodar que los estados financieros no
reflejan necesariamente una exactitud total de las cifrar, por el contrario, el
termino aplicable es el de razonabilidad de cifras. La exactitud es
indispensable que sea establecida en el momento en que se capture la
información fuente o se genere la transacción.
Ø Autorización: este objetivo debe establecer límites al inicio, continuación o
finalización de una operación contable con base en políticas y
procedimientos establecidos. Las operaciones se llevan a cabo de acuerdo
con las políticas vigentes de la gerencia. Puede hacer dos (2) tipos de
autorizaciones, una general y otra aplicable a operaciones específicas.
Ø Custodia: se establece para tratar de controlar el uso o disposición no
autorizado de los activos de la empresa.
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En conclusión, esta perspectiva permite centrarse en los diferentes
aspectos del control interno que se desean establecer a través de este
estudio, el cual debe quedar bajo la responsabilidad directa de la gerencia de
la empresa.
Además, es importante resaltar que a través de esta clasificación de los
objetivos del control interno, se puede identificar lo que se desea y se espera
de cada categoría específica del control interno, tomando en cuenta que esta
herramienta, para el caso de estudio solo se aplicará desde el punto de vista
contable y administrativo.
2.2.3. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO
Meigs (1998 p.9) establece que las principales características del control
interno son las siguientes:
Ø El control interno está conformado por los sistemas contables financieros
de planeación, de verificación, información de operaciones de la respectiva
organización.
Ø Corresponde a la máxima autoridad de la organización, la responsabilidad
de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que
debe adecuarse a la naturaleza, la estructura, las características y la misión
de la organización.
Ø La auditoria interna, es la encargada de evaluar de forma independiente,
la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del sistema de control
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interno de la organización y propone a la máxima autoridad de la
organización las recomendaciones para mejorarlo.
Ø El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la
organización.
Ø Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
Ø Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las
actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de
conciliaciones están debidamente separadas.
Ø Los mecanismo de control se deben encontrar en la redacción de todas
las normas de la organización.
Ø Así mismo una vez conocidas las características que posee un sistema de
control interno, para el estudio es de interés conocer cuales son los principios
que deberá respetar el sistema de control interno a diseñar.
2.2.4. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
Cepeda (1997 p.13) establece que los principios del control interno son,
igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad,
publicidad y valoración de los costos ambientales.
a) Principio de Igualdad.
Consiste en que el control interno debe velar porque las actividades de la
organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin
otorgar privilegios a grupos especiales.
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b) Principio de Moralidad.
Hace referencia a que todas las operaciones se deben realizar no sólo
acatando las normas aplicables a la organización, sino los principios éticos y
morales que rigen la sociedad.
c) Principio de Eficiencia.
Establece que en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la
provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la máxima
eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
d) Principio de Economía.
Este principio vigila que la asignación de los recursos sea la más
adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.
e) Principio de Celeridad.
Consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a control debe ser
la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización, a las
necesidades que atañen a su ámbito de competencia.
f) Principios de Imparcialidad y Publicidad
Se refieren a la transparencia en las actuaciones de la organización, de
tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto
de discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la información.
g) Principio de valoración de costos ambientales
Este principio indica que la reducción al mínimo del impacto ambiental
negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la
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conducción de sus actividades rutinarias, en aquellas organizaciones en las
cuales su operación pueda tenerlo.
2.2.5. TIPOS DE CONTROL INTERNO.
Según Perdomo (1997). El tratamiento de los controles internos son
iguales para todos los casos, por ello se hace necesario clasificarlos en:
Ø Control interno Administrativo: cuando los objetivos fundamentales son:
- Promoción de eficiencia en la operación de la empresa.
- Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas
establecidas por la administración de la empresa.
Ø Control interno Contable: cuando los objetivos fundamentales son:
- Protección de los activos de la empresa.
- Obtención de la información financiera veraz, confiable y oportuna.
Partiendo de lo anteriormente expuesto, la evaluación que se realizará en
esta investigación será un control interno de tipo contable puesto que su
principal objetivo es evaluar las cuentas por cobrar .
Al respecto, Cepeda (1997 p.29) expresa los tipos de control interno de la
siguiente forma:
* Control Interno Gerencial:
Este tipo esta orientado a las personas con el objetivo de influir en los
individuos para que sus acciones y comportamiento sea consistente con los
objetivos de la organización.
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* Control Interno Contable.
Comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidos como
todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o están relacionados
directamente con la protección de los bienes, fondos y la confiabilidad de los
registros contables, presupuéstales y financieros de la organización.
De la misma manera Brito (1997, p.39) señala que los objetivos del control
interno contable son:
- La integridad de la información: en donde todas las operaciones
adecuadas quedan incluidas en los registros contables.
- La validez de la información: todas las operaciones registradas
representan acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron
debidamente autorizados.
- La exactitud de la información: que todas las operaciones se registran por
su importe correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
- El mantenimiento de la información: los registros contables una vez
asentadas todas las operaciones, sigue reflejado los resultados y la situación
financiera del negocio.
- La seguridad física: el acceso a los activos y a los documentos que
controlan su movimiento están registrados al personal no autorizados.
* Control Interno Administrativo.
Es aquel que está orientado a las políticas administrativas de la
organización y a todos los métodos y procedimientos que están relacionados,
en primer lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones legales,
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reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y
administración, y un segundo lugar, con la eficiencia con que se realicen las
operaciones.
El control interno administrativo debe incluir controles tales como: análisis
estadísticos, informes de actuaciones, programas de entrenamiento del
personal y controles de calidad. Los elementos del Control Interno
Administrativo son:
- Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.
- Clara definición de funciones y responsabilidades.
- Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación
con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección
contra fraude, abusos, errores e irregularidades.
- El mantenimiento dentro de la organización de la actividad de evaluación
independientemente representa por la auditoria interna a cargo de la
responsabilidad de evaluación, independientemente representada por la
auditoria interna a cargo de la responsabilidad de revisar políticas,
disposiciones y operaciones en general, como un servicio constructivo y de
protección para los modos de dirección y administración.
- Disposiciones de los controles anteriores de tal manera que estimulen y
obtengan una competa y continua participación de los recursos humanos de
las entidades y de sus habilidades específicas.
* Control Interno Operativo de Gestión.
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Esta orientado a procesos y tareas ya ejecutadas, desempeñados para
tener control permanente sobre los procesos con el fin de velar por el
mantenimiento de ciertos estándares de desempeño y calidad que sirvan
como base de comparación con lo presupuestado.
El control de gestión debe fomentar los principios de economía, eficiencia
y eficacia en todas las actividades para producir el máximo de utilidades,
bienes y servicios. Los elementos del control interno operativo de gestión
son:
- Fijación de estándares de trabajo de acuerdo con la actividad.
- Fijación de indicadores de gestión.
- Sistema de evaluación de resultados y de análisis de desviaciones.
- Definición clara y precisa de procedimientos, normas y políticas.
- Planificación estratégica de elementos funcionales de la organización,
mediante un sistema que provea mecanismos de control de las operaciones
a corto, mediano y largo plazo.
- Estudios de productividad y eficiencia operacionales y administrativas.
- Normas de calidad y rendimiento claramente definidas y comunicadas a
los funcionarios.
- Un sistema de informes para los niveles de administración y los niveles de
operación , basado en los datos de los registros y documentos contables y
presupuéstales, deseando para presentar en resumen informativo de las
operaciones, así como para informar a la administración los factores
favorables y adversos.
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* Control Interno Presupuestario.
Es una herramienta técnica en la que descansa el control de gestión,
basada en la dirección por objetivo. Una de las metas prioritarias de la
empresa es alcanzar determinada rentabilidad, la eficiencia de la gestión, en
relación con las desviaciones hacia esa rentabilidad se puede controlar
recurriendo al control presupuestario.
El control presupuestario consiste en confrontar periódicamente el
presupuesto frente a los resultados reales del periodo, con el fin de poner
evidencia de las desviaciones. El control presupuestario supone la
distribución de ingresos y gastos, registrados por la contabilidad general y la
fijación de estándares. Los elementos del control presupuestario son:
- Presupuesto.
- Constatación de las realizaciones.
- Avisos de las desviaciones producidas.
* Control Interno de Informática.
Por último es aquel que se orienta a lograr el uso de la tecnología y la
ciencia informática como una herramienta de control, cuyo objetivo será
mantener controle automáticos efectivos y oportunos sobre las operaciones.
Por otro lado, Poch (1989, p. 31-34) con vista al seguimiento de un orden
metodológico se requiere establecer una clasificación del Control Interno que
considere las modalidades que su aplicación puede presupuestar, conviene
que se detenga en las categorías que suelen ser clásicas en los manuales,
se encuentra así la distensión entre el control administrativo y financiero
41
atendiendo a la naturaleza de los actos en que incide. Se analizará a
continuación, cada uno de los atados tipos de control interno.
* Control Interno Financiero y Administrativo:
Se refieren a operaciones que repercuten directa o indirectamente, en el
proceso informativo-contable de la empresa y que persigue los objetivos de
veracidad de la información contable y de protección de los activos.
Los controles que se aplican con referencia a estas operaciones son los
que se catalogan como administrativos y tienen la finalidad de promover
operaciones más eficientes.
Cabe notar, que no siempre quedan claro los límites entre ambos tipos de
controles, ya que tanto el control interno financiero como el administrativo
son funciones de la administración. En muchos casos estas dos clases de
controles se entrelazan, no existen límites mutuamente exclusivos.
El control interno financiero adecuado se logra mediante la verificación
por la administración de los registros y operaciones financieras.
* Control Interno Extracontable:
Son “extracontables”, todos los procedimientos que aun afectando
directamente la situación financiera o el proceso informativo no constituyen
operaciones estrictamente contables o de registros, es evidente que este tipo
de controles desde el punto de vista del auditor revisten gran importancia, ya
que en base a las mismas puede formarse una opinión sobre la fiabilidad del
sistema pero quizás por este motivo, se ha enfatizado demasiado en el
control interno como un instrumento de garantía contable olvidando que su
42
contenido en la empresa es amplio, que ha de constituir a garantía de todo
sistema administrativo que obviamente no se apoya solo en la contabilidad.
* Control Interno Permanente y Esporádico.
Puede decirse que el control interno que hemos catalogado como
automático presenta también el atributo de permanencia, pero también las
medidas discrecionales pueden llegar a ser permanentes cuando se aplican
con regularidad, de forma sistemática. Los costos de control interno
permanente tienen lugar de forma regular y continua cada vez que se
presentan los hecho o circunstancias que las normas prevén como
motivadores de los mismos, mientras que el control interno es esporádico
cuando no adquiere tal regularidad.
* Control Interno Preventivo.
Este control esta basado en la protección del efectivo y otros pasivos de
la compañía, señalando que hoy día incluye los métodos, por medio de los
cuales los altos funcionarios delegan autoridad y asignan responsabilidades
a funciones tales como: ventas, deducción, incluye además, el programa
para la preparación, verificación y distribución a los diferentes niveles de
supervisión de aquellos informes ordinarios y análisis que capaciten a los
ejecutivos par mantener el control de la gran variedad de funciones y
actividades propias de la empresa.
El control interno preventivo nos conduce a la vez a la idea que con
insistencia se viene sosteniendo, de la gran amplitud que necesariamente ha
de tener el campo de actuación del control interno de la empresa.
43
Por tal motivo estos controles internos tienen funciones para cada
actividad específica, es de notar que los tipos de controles internos implican,
su puesta en práctica en virtud de los procedimientos administrativos y
contables. Al momento de presentarse una situación desfavorable, las
normas del control interno proveerán su intervención, esta es la forma más
extendida y también la que suele citarse como más adecuada ya que de
actuar correcta y permanentemente supone una garantía de fiabilidad. Esta
garantía se relaciona directamente con el grado de exhaustividad que
encierre toda el control interno establecido.
2.2.5. MÉTODOS DE CONTROL INTERNO
Arens (1996, p.310). Señala que los métodos del control interno pueden
expresarse de la siguientes formas:
- Separación de funciones de operación, custodia y registro.
- Dualidad o pluralidad de personas de cada operación; es decir, en cada
operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos (2) personas.
- Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que
controlen su actividad.
- El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión.
- La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de
contabilidad.
44
2.2.6. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO
Según Horngren (1994, p.329). El control interno de las cuentas por
cobrar comprende el conjunto de medidas que se aplican en un negocio con
el objeto de cuidar y preservar las mismas. Entre esas medidas pueden
mencionarse las siguientes:
Ø Las cuentas por cobrar se relacionan directamente con las ventas a
crédito, por lo tanto esta debe ser precisamente aprobadas.
Ø En toda empresa debe haber una persona autorizada para aprobar los
créditos.
Ø Deben existir adecuados procedimientos de autorización para el
otorgamiento del crédito.
Ø Se recomienda la segregación de funciones de los departamentos de
crédito, contabilidad, cobranza y caja.
Ø Las personas encargadas de realizar los registros contables no deben ser
las mismas que registren las entradas y salidas de efectivo.
Ø Es recomendable utilizar libros mayores auxiliares de cuentas por cobrar
y compararse periódicamente con la cuenta control correspondiente en el
mayor general.
Ø Las cuentas por cobrar deben ser registradas en los libros por sus saldos
correctos.
45
Ø Las facturas de ventas a crédito deben realizarse por un departamento o
empleado que no sea responsable del mayor del libro auxiliar de cuentas por
cobrar.
Ø Las cuentas no comerciales deben llevarse en registros por separados.
Ø El proceso de detalles por facturas deben realizarse de la manera más
clara; sin omitir nada.
Ø Las facturas anuladas, se eliminan conjuntamente con el número de
control y el número de factura, para luego seguir con la secuencia detallando
la causa por cual fue anulada.
Ø Mensualmente deben enviarse a los clientes estados de cuentas con el
objeto de informarle sobre el movimiento del crédito.
Ø Es recomendable clasificar las cuentas por cobrar de acuerdo al periodo
de vencimiento que posean, para conocer el estado de atraso o morosidad
que pueden presentar algunas cuentas y determinar las que tiendan a ser
incobrables y por consiguiente perdidas.
Ø Deben efectuarse apartados para cuentas incobrables, para cada periodo
económico a fin de prever las posibles pérdidas no esperadas.
Ø Las cuentas por cobrar no canceladas por los clientes declarados como
pérdidas reales deben ser aprobados por un funcionario autorizado para
retirarlos de los libros y mantenerse resguardada, a fin de evitar la
sustracción y el posible cobro.
Ø Es recomendable la utilización de notas de despacho y facturas
preenumeradas en forma correlativa.
46
2.2.7. MEDIDAS PARA OBTENER EL CONTROL INTENOR
SÓLIDO.
Meigs (1998, p.318), señala, que se deben establecer áreas de
responsabilidad; toda organización debe indicar claramente las personas o
los departamentos responsables de funciones tales como: las ventas, recibo
de mercancía, pago de factura y mantenimiento de registros contables.
Deben estar apoyadas en descripciones descritas de trabajo y manuales
de procedimientos que explican en detalle la autoridad y la responsabilidad
de cada persona o departamento.
Igualmente debe establecer procedimiento de rutinas para cada tipo de
transacciones, la gerencia debe dirigir las actividades de un negocio de
acuerdo con plan, cada transacción debe pasar por cuatro etapas separadas:
debe ser autorizada, aprobada, ejecutada y registrada.
* Personal competente: la competencia e integridad de los empleados se
desarrolla en partes, a través de programas de entretenimiento, pero ello
también está relacionado con las políticas de selección de personal y la
adecuación de la selección del personal.
* Rotación de empleados: la rotación de empleados de una asignación de
trabajo a otra, fortalece el control interno. Cuando los empleados saben que
sus deberes se asignarán pronto a otra persona, hay mayor responsabilidad
de que estos mantengan los registros cuidadosamente y sigan los
procedimientos establecidos.
47
* Documentos enumerados por serie correlativa, los documentos tales como,
cheques, ordenes de compra y factura de ventas, deben tener una
enumeración en serie. Si un documento ha sido colocado en un lugar
equivocado, o ha sido escondido, la interrupción, en la secuencia numérica
atraerá la atención.
* Segregación de funciones: las responsabilidades deben ser asignadas de
manera tal que ninguna persona, o ningún departamento maneje una
transacción completamente desde el principio hasta el final. Cuando las
funciones se dividen de esta manera, el trabajo de un empleado sirve para
verificar el otro, y cualquier error que ocurra tiende hacer detectado
rápidamente.
* Las funciones contables y la custodia de activo deben estar separadas.
Si una persona tiene custodia de activo o acceso a él, no debe llevar
registros contables de ese activo, ya que tiene la oportunidad de falsificar los
registros y ocultar la falta, pero si es otra persona la que custodia el activo,
no estará inclinado a desperdiciarlo, hurtarlo o regalarlo si es consiente de
que otro empleado lleve los registros.
* Auditoria interna, los objetivos de los controles internos es hacer un
seguimiento y mejorar el sistema de control interno de las organizaciones,
ellos aprueban y evalúan los controles de las diferentes áreas y preparan
informes a la alta gerencia sobre sus hallazgos y recomendaciones.
La auditoria se divide en auditoria operacional y de cumplimiento.
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* La operacional: se centra principalmente en verificar las mediciones
financieras, se refiere al estudio, prueba y evaluación de los procedimientos
de operación. Tiene como propósito hacer recomendaciones para mejorar la
eficiencia operacional.
* La de cumplimiento: regula que se cumpla una gran diversidad de leyes y
regulación de asientos tales como; seguridad de empleados, protección
ambiental, las políticas personales y la fijación de precios. Las violaciones
puede resultar una multa enorme y sanciones que pueden amenazar la
propia existencia de la organización.
Al respecto, Perdomo (1997, p.87), indica que para regular de manera
eficiente el control interno las operaciones deben registrarse de forma
precisa:
* Para permitir la preparación de los principios de contabilidad
generalmente aceptados o cualquier otro criterio aceptado aplicable a ellos.
* Para mantener la salvaguarda de los activos.
2.2.8. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
Para Coopers y Lybrand (1997, p.7) los sistemas de control interno
pueden ayudar a la consecución de los objetivos de una organización, en
cuanto a rentabilidad, rendimiento, y prevenir la pérdida de recursos, al igual
que proporcionar información financiera fiable para la toma de decisiones por
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parte de la gerencia y a su vez, reforzar la confiabilidad con que se cumplen
las leyes y normativas aplicables.
No obstante, la evaluación de un sistema de control interno que este
completamente diseñado, sólo podrá garantizar un grado de seguridad
razonable pero no absoluto, estos e debe a posibles limitaciones que pueden
presentarse dentro de un sistema de control interno como puede ser las
decisiones tomadas por la dirección que a veces suelen ser erradas.
Además Coopers y Lybrand (19997, p.8) resaltan que en algunos casos la
dirección está en la capacidad de eludir el sistema a su conveniencia y estos
controles pueden ser esquivados intencionalmente por la confabulación de
dos o más personas.
De igual forma, entre otra de las limitaciones que pueden atribuirse al
sistema de control interno es que en toda organización donde se desee
aplicar deberá cumplir con la restricción sobre los recursos, la cuál deberá
observarse a través del equilibrio justo entre los beneficios esperados
mediante la aplicación de los controles y los costos correspondientes a su
implantación.
Estas consideraciones conducen a pensar que la evaluación del control
interno de las cuentas por cobrar permitirá que el sistema funcione
correctamente, así mismo se deberá contar con el compromiso formal de los
miembros de C.A. Vencemos de hacer cumplir las políticas y lineamientos,
puesto que deberá existir una conciencia de control desde el personal que
50
labora en la dirección hasta el personal involucrado en las operaciones
administrativas y contables de las cuentas por cobrar objeto de estudio.
2.2.9. COMPONENTES DE CONTROL INTERNO
Coopers (1997, p.20-22) expresa que el control interno consta de cinco
(5) componentes relacionados entre si. Estos se derivan del estado de
dirección del negocio y están integrados en el proceso de gestión. Los
componentes son los siguientes:
Ø Entorno de control.
El medio de un negocio es su personal (sus atributos individuales,
incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno
en el que trabaja los empleados son el motor que impulsa la entidad y los
cimientos sobre los que descansa todo.
Ø Evaluación de Riesgo.
La entidad debe conocer y abordar los riesgos con los que se enfrenta.
Ha de fijar los objetivos integrados en las actividades de ventas, producción,
comercialización, finanzas, entre otros. Para que la organización funcione de
forma coordinada, igualmente debe establecer mecanismos para identificar,
analizar y tratar los riesgos correspondientes.
Ø Actividad de control.
Debe establecerse y ejecutarse políticas y procedimientos que ayuden a
conseguir una seguridad razonable que se leven a cabo de forma eficaz las
51
acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen
respecto a la consecución de los objetivos de la entidad.
Ø Información y comunicación.
Las mencionadas actividades están rodeadas de sistema de información y
comunicación esto permite que el personal de la entidad capte e intercambie
la información requerida para desarrollas, gestionar y controlar sus
operaciones.
Ø Supervisión.
Todo el proceso ha de ser supervisado, introduciéndose las
modificaciones pertinentes cuando se estime oportuno. De esta forma el
sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo con las
circunstancias.
Los sistemas de control interno no son, ni debe ser iguales en todos los
casos, las entidades y sus necesidades de control interno varían mucho,
dependiendo del sector en el que operen, su tamaño, su cultura o su filosofía
de gestión.
Mucha gente, cree que el control interno tienen como finalidad evitar los
fraudes. En verdad esta es solo una de sus funciones y objetivos. En su
concepción más amplia el control interno estimula la eficiencia, el rendimiento
y la productividad en todas las operaciones.
52
2.2.10. FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO
Desafortunadamente el control interno, no puede impedir el
incumplimiento de estos objetivos en las empresas u organizaciones, pero se
considera suficiente con que los detecte oportunamente, tiene como
objetivos ineludibles los siguientes puntos:
Ø Preservar los activos contra pérdidas por sinistros, deterioros,
inclemencia, sustracciones, desperdicios, entre otros.
Ø Detectar errores u omisiones.
Ø Deducir al mínimo los desperdicios tanto de tiempo como de insumos.
Ø Realizar las operaciones con la mayor eficiencia posible.
Ø Reducir los costos operativos en general.
Ø Evitar los fraudes.
Ø Garantizar el cumplimiento de las políticas generales establecidas.
Ø Proporcionar información financiera correcta y fidedigna a través de los
registros e informes.
2.2.11. FLUJOGRAMA DEL CONTROL INTERNO
Según Redondo (1994, p.6-6) el flujograma es importante para la
realización de un buen control interno, siguiendo los pasos mencionados a
continuación:
53
Ø Los pedidos de los clientes precisan la aprobación del crédito y
condiciones de su aceptación.
Ø Se facilitan e identifican inmediatamente los importes incobrables.
Ø Se facturan los servicios prestados a los artículos remitidos.
Ø Las facturas serán redactadas por el importe correcto.
Ø Los ingresos se anotaran correctamente en cuento a la cantidad, cuenta y
periodo.
Ø Las ventas registradas se referirán a operaciones válidas.
Ø Las devoluciones de los clientes y demás bonificaciones deberán ser
aprobadas y registradas correctamente en cuanto a cuenta, cantidad y
periodo.
Ø Los cobros se registraran correctamente en cuanto a cuenta, cantidad y
periodo.
Ø Los cobros se aplicaran debidamente a los saldos de los clientes.
2.2.12. CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Tratando de profundizar sobre el objeto de este estudio es indispensable
conocer específicamente como debe llevarse a cabo la aplicación del control
interno a las cuentas por cobrar puesto que esta será el área de aplicación
que abarca la variable de estudio.
Haciendo referencia a la importancia de la distribución de las funciones
dentro del control interno, Horngren y Harrinson (1991, p. 281) afirman que
54
es necesario realizar una delimitación precisa de las funciones, puesto que
ello determina el grado en el cual pueden evaluarse los resultados obtenidos
y ayuda a crear un equipo competente en sus funciones.
Al respecto, Meigs (1998, p.447) señala que toda empresa mide su
actividad por varios indicadores que son el resultado de su gestión, todo
gerente de mercadeo, independientemente de las estrategias utilizadas, tiene
como objeto principal el incrementar las ventas, de esta forma cada unidad
de mando dentro de la organización debe tener como objetivo el maximizar el
valor del negocio de tal manera que no solo sean los accionistas los
beneficiarios con las utilidades sino también los empleados.
Dentro del control interno contable existe una serie de objetivos para el
ciclo de facturación y cobranza:
Ø Integridad:
El propósito fundamental es el registro oportuno de todas las
transacciones, evitando la falta de alguna operación y registrando la totalidad
de las transacciones en las cifras de ventas y de las cuentas por cobrar.
Ø Existencia:
Su objetivo es el adecuado registro de transacciones, determinación de la
existencia de registros que no corresponden a las ventas realizadas por la
empresa, prevenir problemas de sobreestimación en cifras de ventas y
cuentas por cobrar.
55
Ø Exactitud:
Los controles de exactitud están orientados a garantizar el correcto
registro de las transacciones efectuadas por la entidad, los problemas
relacionados con los controles de exactitud, aumento de los riesgos de
sobreestimación y subestimación de los registros de ingresos y cuentas por
cobrar.
Por su parte Redondo (2001, p. 195) indica que el incremento de las
ventas a crédito y de la participación de servicios ha ocasionado un mayor
movimiento de las cuentas por cobrar dentro de las organizaciones. En la
pequeña y mediana empresa, es el contador el responsable directo de los
controles, custodia y cobranza de estos derechos.
Para lograr este hecho, el control interno de las cuentas por cobrar deben
ser tan estricto como en las cuentas que controlan el efectivo. Además, es
necesario mantener la aplicación del principio básico de funciones.
Este principio de división de funciones puede lograrse a través de la
separación de funciones de:
Ø Venta o ingreso de los servicios prestados con relación al registro en las
cuentas por cobrar clientes.
Ø Custodia de documentos de créditos y registros contables de las cuentas
por cobrar clientes.
Ø Recepción del efectivo en la cual se deben dividir las funciones de:
o Registro de las cuentas por cobrar clientes.
56
o Aprobación de descuentos y baja en los libros a los clientes por
concepto de incobrables.
Así mismo el autor destaca que el control interno debe ser muy eficiente
en todo lo relacionado con las cobranzas para generar el flujo de efectivo
requerido por el negocio en el momento oportuno y evitar grandes pérdidas
por incobrables.
Por otro lado, Bolten (1993, p.575) Señala que los principales controles
relacionados con el ciclo de cuentas por cobrar son los siguientes:
Ø Las facturas deben estar prenumeradas.
Ø Las notas de entrega deben estar acompañadas de la factura comercial.
Ø Los límites de crédito deben ser respetados.
Ø Se deben realizar controles entre los registros auxiliares de cuentas de
mayor.
Las definiciones de los controles internos de las cuentas por cobrar
expuestas anteriormente, se consideran como punto de referencia para el
presente estudio el cual se orienta a la aplicación de controles sobre el área
mencionada.
Por otro lado se considera de mayor interés los controles internos
expuestos por Redondo (2001, p.195) el cual indica que sobre las cuentas
por cobrar es donde se suelen cometer los principales actos dolosos.
De esta manera para evitar que ocurran este tipo de actos el autor sugiere
la aplicación de los siguientes controles:
a. Las ventas a crédito deben ser previamente autorizadas.
57
b. Debe existir una persona encargada de la autorización de los créditos.
c. Las facturas y documentos deben estar prenumerados.
d. Deben existir división de funciones, de manera que la persona que
elabora las facturas, deberá revisarlas de acuerdo a las condiciones
aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en cuanto a
precios y ajustes a la misma.
e. La persona autorizada para aprobar cualquier tipo de descuento y la
persona responsable de dar la baja a clientes por incobrables, no debe tener
ningún acceso al efectivo ni deberá realizar los registros en las cuentas de
los clientes.
f. Las cuentas por cobrar dadas de baja en los libros, deben ser
chequeadas periódicamente a fin de evitar la sustracción de cobros
posteriores.
g. Se debe comparar mensualmente, la suma de los saldos de los clientes,
mayor auxiliar de cuentas y efectivo por cobrar, con ls cuentas de control del
mayor General.
h. Se recomienda, mensualmente o por lo menos tres veces al año, enviar a
los clientes su estado de cuenta.
i. Las cuentas por cobrar no comerciales deben llevarse en un registro
auxiliar por separado.
j. Es recomendable clasificar las cuentas por cobrar según el período de
vencimiento que posean, para conocer el estado de morosidad de los
clientes y determinar posibles pérdidas.
58
k. Se recomienda la segregación adecuada de funciones de los
departamentos de crédito, contabilidad, cobranza y efectivo.
l. Debe crearse provisión para cuentas incobrables anualmente, de tal
manera que éstas cubran las posibles pérdidas por incobrables originadas
durante el ejercicio.
Así mismo, plantea Redondo (2001, p.198) que en ocasiones donde la
empresa emplea sus propios cobradores es conveniente ejercer algún
control, mientras que las facturas se encuentren en poder de los mismos.
En líneas generales, estos controles internos se consideran básicos para
la aplicación de los mismos sobre las cuentas por cobrar de C.A. Vencemos.
2.3. CUENTAS POR COBRAR.
2.3.1. CONCEPTUALIZACION DE LAS CUENTAS POR
COBRAR.
Según Horngren (1994, p.264), las cuentas por cobrar son cantidades que
deben los clientes a las compañías por las ventas que se les ha hecho. Estas
cuentas algunas veces son llamadas “cuentas comerciales por cobrar” se
deben diferenciar de los depósitos, acumulaciones, documentos y otros
activos que no surgen por las ventas diarias. Casi siempre en los negocios,
las cuentas por cobrar deben realizarse de acuerdo a los plazos usuales de
las ventas de la compañía, que por lo general se realizan a treinta (30) días.
59
Cuando se habla de las cuentas por cobrar se hace referencia a las
principales influencias sobre los niveles de este tipo de cuenta, las cuales
son las condiciones económicas, el precio, la calidad del producto y las
políticas de precio que utiliza la empresa. Al igual que otros activos
circulantes, sin embargo, se puede variar el nivel de las cuentas por cobrar
de acuerdo con el comportamiento entre rentabilidad y riesgo.
Para Redondo (2001, p.44) las cuentas por cobrar son todos los créditos
a favor de la empresa, originados por las ventas, prestación de servicios y
demás operaciones normales de la empresa, e incluye cuentas de clientes
no garantizadas, aceptaciones de clientes y montos acumulados o no
facturados, por los que pueden expedirse o no, facturas con posterioridad.
De igual manera el autor menciona que este concepto debe abarcar los
créditos ocasionados por reclamos contra proveedores, transportistas y
seguros, y los saldos provenientes de préstamos o anticipos a socios,
directores, empleados, empresas filiales o afiliadas y otras cuentas de
naturaleza semejante.
Analizando los diferentes conceptos abordados, para esta investigación
se hace necesario resaltar la importancia de los mismos, debido a que
orientarán la aplicación de la variable de estudio, la cual se aplicará
específicamente a las cuentas por cobrar de la empresa en cuestión.
60
2.3.2. IMPORTANCIA DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Gitman (1996, p. 193), señala que las cuentas por cobrar son importantes
para cualquier empresa, por que representan la extensión de un crédito a sus
clientes en cuentas abiertas, lo que le proporciona un ingreso económico en
el futuro y le permite mantener a los clientes habituales y atraer a nuevos.
Según Redondo (2001, p.193), el incremento de las ventas a crédito y de
prestación de servicios, ha ocasionado que entre las cuentas de mayor
movimiento destaquen las cuentas por cobrar. De tal forma que dichas
cuentas se traducen en el efectivo retornable al ciclo de negocios.
De estos precedentes, se puede concluir la importancia agregada de las
cuentas por cobrar dentro del proyecto de investigación, puesto que las
mismas representan el eje central de la evaluación del control interno , en
virtud de lograr el mejoramiento del retorno del efectivo proveniente de estas
cuentas al ciclo de negocios de la Empresa C.A. Vencemos.
2.3.3. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Con respecto a las cuentas por cobrar, varios autores coinciden en sus
definiciones acerca de cómo deben presentarse tales cuentas en el balance
general y cómo deben clasificarse.
Según Brito, (1997, p. 334-339) atendiendo al origen de las cuentas por
cobrar y para fines de presentación en el estado financiero se clasifican en:
61
A) Provenientes de las Operaciones de Ventas de Bienes o Servicios:
Estas consisten en sumar y adeudar a los clientes por concepto de bienes
o servicios vendidos como parte de las operaciones normales de la empresa.
Estas cuentas a crédito se conocen comúnmente como cuentas por
cobrar clientes o por cobrar comerciales y están en el grupo de activo
circulante donde generalmente se cobran el transcurso de treinta (30) a
sesenta (60) días.
B) Cuentas por Cobrar Comerciales.
Resulta del producto de los ingresos por ventas o servicios prestados
correspondientes a las operaciones principales de la compañía.
C) Cuentas por Cobrar a Compañías Relacionadas:
Por regla general, se suele llevar una cuenta de mayo para clientes,
donde se resuman con una secuencia a establecer según el volumen de
operaciones realizadas.
Por otra parte, en libros auxiliares se abren cuentas individuales para
cada uno de los clientes, en los cuales se reflejan la fecha, la referencia de
cada operación y su importe.
D) No Provenientes de las Operaciones de Ventas o Servicios.
Estas se refieren a derechos por cobrar que la empresa posee originados
por transacciones diferentes a ventas de bienes o servicios a créditos. Este
tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el balance
general en el grupo de activo circulante, siempre que sean cobrados dentro
del ciclo normal de operaciones de la empresa.
62
E) Cuentas por Cobrar Empleados:
Proviene de anticipos, prestamos y entregas realizadas a los empleados y
que serán devueltos por estos en un plazo determinado.
Otras cuentas por cobrar son el producto de diversas operaciones tales
como reclamos al seguro u otros.
Las cuentas por cobrar no provenientes de las operaciones de ventas de
bienes o servicios, se pueden dividir en dos (2) grupos.
A) Cuentas por Cobrar que Representan Derechos por Cobrar en Efectivo:
Se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo, el origen puede
ser variado como por ejemplo, cuentas por cobrar empleados, intereses por
cobrar, alquileres por cobrar, reclamaciones por cobrar proveedores, regalías
por cobrar, entre otros.
B) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes
diferentes de efectivo:
En este grupo estarán aquellos derechos por cobrar que al ejecutarse su
cobro, este se producirá por medio de cualquier bien o servicio diferente a
efectivo. Aquí se puede mencionar las reclamaciones a proveedores,
anticipos a proveedores, anticipos a contratistas, entre otros.
Al respecto Redondo (2001, p.194) indica que las cuentas por cobrar
deben presentarse de forma separada a los efectos por cobrar, cuando su
monto sea lo suficientemente relevante. De esta forma deberán presentarse
por su valor neto de realización.
63
En estos casos el autor indica que la cantidad estimada para las cuentas
incobrables, se indicará en una cuenta distinta y mostrará su saldo como una
deducción de las cuentas y efectos por cobrar.
Así mismo el autor indica que de ninguna manera deben incluirse para los
efectos de presentación, dentro de las cuentas y efectos por cobrar
originados por la venta de mercancía o servicios; los créditos ocasionados
por reclamos contra proveedores, transportistas de seguros y los
provenientes de préstamos o anticipos a socios, directores, empleados y
otras ventas de naturaleza semejante.
2.3.4. CUENTAS POR COBRAR EN EL BALANCE GENERAL.
Según Brito (1997, p.334-339) la suma que se muestra en el grupo de
activos circulantes como cuentas por cobrar (sin mayor explicación), debe
comprender únicamente las cantidades por cobrar en cuentas abiertas a los
deudores por operaciones propias del negocio.
Las cuentas por cobrar a los accionistas, funcionarios o empleados deben
mostrarse separadamente en el balance, salvo que los adeudos se hayan
originado por ventas hechas cuyo pago sea exigible de acuerdo con las
condiciones regulares de la compañía; las cuentas con estas personas, por
concepto de prestamos u otros anticipos, pueden mostrarse en el grupo del
activo circulante se los pasos de tales cuentas por cobrar en la experiencia
64
de la compañía con ellas indican que se cobrarán unto con los adeudos
circulantes ordinarios; de lo contrario deben aparecer en el grupo de otros
activos.
Existe otra forma de registrar las ventas a crédito conocido con el nombre
de efectos por cobrar, cuya diferencia fundamental con las cuentas por
cobrar es que se efectúan mediante la emisión de documentos que conllevan
un respaldo jurídico, entre estos documento más utilizados por las empresa
están el pagaré y la letra de cambio.
2.3.5. REGISTROS CONTABLES DE LAS CUENTAS POR
COBRAR.
Según Redondo (2001, p.196) los registros contables de las cuentas por
cobrar se deben incluir los cargos y abonos por distintos conceptos, por esta
razón es necesario conocer como se realizan estos registros para luego
establecer los respetivos controles.
Así mismo, señala Perdomo (1997, p.87), que las operaciones se
registran de forma precisa:
* Para permitir la preparación de los principios de contabilidad generalmente
aceptados o cualquier otro criterio aceptado aplicable a ellos.
* Para mantener la salvaguarda de los activos.
65
2.3.6. CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Bolten (1993, 9.547) las cuentas por cobrar poseen características de
gran importancia las cuales son:
Ø Las cuentas por cobrar son inversiones muy importantes que realizan las
empresas y con frecuencia son mayores que las inversiones en: activos fijos;
pertenecen a los activos circulantes y representan la estructura de un crédito
concedido al cliente, por la compra de mercancía o servicio que le
proporcione a la empresa.
Ø Para registrar la venta de una mercancía o servicio a crédito, se hace
cargándolas a las cuentas por cobrar y se acredita a una cuenta de ventas o
servicios, luego de realizar la venta a crédito o prestar el servicio se extiende
al cliente una factura o comprobante de venta, y con una copia de este se
anota la operación en los registros contables.
Ø Las cuentas por cobrar clientes: representan la suma de dinero que
corresponde a la venta de mercancía, o a la prestación de un servicio a
crédito a un cliente. Las cuentas por cobrar originadas por préstamos a
funcionarios de la compañía, el interés acumulados sobre documentos por
cobrar y los anticipos a empleados se registran por separado como intereses
por cobrar y anticipos a empleados. De los varios tipos de partidas por cobrar
que existen, las más conocidas son; los documentos por cobrar y las cuentas
por cobrar clientes.
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2.3.7. BENEFICIOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Según Bolten (1993, p.64) las empresas obtienen beneficios de sus
políticas de cuentas por cobrar, al comparar los costos con los beneficios
también se debe tener medios económicos para solapar el crédito, las
utilidades consisten en el cumplimiento de las ventas y la frecuencia en la
que sean canceladas las mismas.
La utilidad de la inversión en cuentas por cobrar debe ser siempre
superior al costo de los recursos que se obtienen para financiarlas, no es
conveniente financiar a clientes que ofrecen demasiado riesgos a que
requieran un total de cuentas por cobrar tan considerable que la inversión
solo sea productiva marginalmente, porque absorbe recursos que podrán ser
usados para financiar otros proyectos más relevantes.
2.3.8. MÉTODOS DE FINANCIAMIENTO DE LAS CUENTAS POR
COBRAR
Bolten (1993, p.582) existen métodos especiales que pueden resultar
menos costosos y disminuyen la exposición al riesgo de incumplimiento, tales
como:
- La venta de cuentas por cobrar a factoríng.
- Seguros de crédito
- Compañías financieras o subsidiarias.
67
Las ventas de cuentas por cobrar o factoring: este método consiste en
vender las cuentas por cobrar de la empresa a un factor o agente de ventas
o comprador de cuentas por cobrar, conforme en un convenio negociado
previamente y por lo general flexible.
Se dan instrucciones a los clientes para que paguen sus cuentas a los
agentes de crédito de la empresa, cuando recibe el pago, el agente retiene
una parte por concepto de honorarios y abona el resto a la cuenta de la
empresa, los agentes tienen las funciones de investigar y evaluar a los
clientes potenciales y cobrarles las cuentas.
Los principales beneficios que aporta este método radica en el costo que
le ahorra a la empresa al no manejar sus propias operaciones de crédito, no
hay costo de departamento de crédito y el agente anticipa dinero
automáticamente tan pronto como la cuenta queda abierta.
Por otro lado hay costo de factoring, ya que, el agente carga comisión por
servicios prestado o descuenta el valor nominal de la cuenta cuando realiza
la compra.
Seguro de Crédito: Hay compañías de seguros especializadas que
aseguraran a la empresa contra incumplimiento de las cuentas por cobrar por
cantidades excepcionalmente altas y en un periodo cualquiera.
El seguro de crédito puede ser particularmente conveniente cuando la
empresa solo tiene pocas cuentas de importancia. En esas condiciones si
cualquiera de ellas deja de pagar los efectos serán devastadores.
68
Compañías Financieras: Algunas empresas han establecido subsidiarios,
de su propiedad para financiar sus cuentas, facilitando la obtención de
recursos debido a que tienen mucha experiencia con instrumentos
financieros como el papel comercial y por supuesto da más flexibilidad a la
compañía matriz cuando se trata de otorgar créditos para fomentar las ventas
pero su costo de capital es inferior al de los préstamos bancarios.
2.3.9. ROTACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Según Horngren (1994, p.274), la rotación de las cuentas por cobrar se
calcula; dividiendo las ventas a crédito entre el promedio de las cuentas por
cobrar que estén vigentes durante el año. Teóricamente, el numerador debe
incluir únicamente las ventas netas a crédito. Con frecuencia no se dispone
de esta información. Si las cantidades relativas de ventas a créditos y al
contado son aceptables constantes, la tendencia indica por la razón que
seguirá siendo válida; a menos que los factores de temporada sean
significativos, el promedio de cuentas por cobrar vigentes, se puede calcular
a partir de los saldos iniciales y finales, de las cuentas por cobrar que
provienen de las operaciones.
Por tal motivo la rotación de las cuentas por cobrar va afectando
directamente a las ventas a créditos que se hayan realizado en el transcurso
del año, esto incurre a una ganancia para la empresa.
69
Botten (1993, p.128) señala que la razón de la rotación de las cuentas por
cobrar de la empresa se supone que a medida que aumenta la rotación de
dicha cuenta en el año, aumenta también su liquidez.
De lo anteriormente se deduce que mientras más rápido se realice la
rotación mayor credibilidad se le dará a la razón del circulante, al activo
disponible y al pasivo a corto plazo que representan en el análisis financiero.
Por otra parte es posible que la rotación sea muy satisfactoria pero esta
puede obtenerse a que ciertas cuentas se cobraron con rapidez, mientras
que otras han estado pendientes durante un periodo relativamente largo
2.3.10. CUENTAS POR COBRAR INCOBRABLES
Según Meigs (1998, p.351), una cuenta por cobrar incobrable es una
pérdida de ingreso que exige, a través del asiento adecuado de las cuentas,
una disminución del activo y la correspondiente disminución del capital social
Si bien es cierto, cuando se vende a crédito se ocasiona un beneficio y un
costo, una cuenta por cobrar incobrable, se produce cuando el cliente no
desea o no puede pagar de inmediato. El gasto se genera por el
otorgamiento del crédito a algunos clientes que no cancelan las facturas, a
esto se le suele llamar gastos por cuentas incobrables, gastos por cuentas
deudores o gastos por cuentas malas.
70
2.3.11. PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLE
Según Redondo (2001, p.261) la provisión para cuentas incobrables
representa una cuenta de valuación tanto de efectos como de cuentas por
cobrar; el objetivo fundamental de esta cuenta, además de prevenir las
futuras pérdidas, es alcanzar lo siguiente:
- Lograr que cada período soporte sus propios gastos.
- Mostrar el valor real de sus créditos, de la forma más aproximada posible.
Horngren (1994, p.332) define la provisión para cuentas incobrables como
una contracuenta relacionada a las cuentas por cobrar donde aparece el
importe estimado de las pérdidas en cobranza.
El hecho de que esta provisión para cuentas incobrables sea simplemente
una estimación, es lo que hace recomendable mostrar separadamente
ambos saldos; el de las cuentas por cobrar, por el monto original que
representan todas las facturas pendientes de cobro, y el de la provisión que
constituye la estimación de lo que puede perderse.
2.3.12. MÉTODOS PARA EL CALCULO DE LAS PERDIDAS
Redondo (2001, p.268) indica que uno de los principales problemas en los
métodos utilizados para el cálculo de la provisión, está en determinar el
porcentaje (%) que se aplicará para obtener el gasto cargado al periodo,
cuya estimación debe realizarse sobre el análisis basado en la antigüedad de
71
de créditos, puesto que al no existir este procedimiento este método no será
efectivo.
Así mismo, Brito (1997, p.460) expone que la provisión es la parte de las
cuentas por cobrar que una empresa tiene al cierre de un ejercicio contable,
que se estima se perderá definitivamente en el período siguiente.
Para ello es necesario que nos apeguemos a los principios contables
como el de conservativismo que no indica que sólo debemos registrar las
pérdidas cuando se estima que se van a producir y las ganancias solo
cuando se hayan realizado, y cuando haya que elegir entre valores para un
activo, se debe optar por el más bajo.
Existen varios métodos que nos permiten calcular el estimado con el cual
se creará la provisión.
a) Análisis de antigüedad de saldos de cuentas por cobrar
Este método consiste en analizar el estado de atraso en los pagos en que
se encuentra cada uno de los clientes, así como la lentitud con la que tales
clientes van cancelando, en primer lugar elaboramos una hoja de relación de
saldos, con el nombre del cliente, el total de la deuda con su fecha de inicio y
la fecha de culminación, se anotaron los días vencidos y los no vencidos.
La parte de la deuda que haya vencido, será clasificada, a su vez de
acuerdo con la cantidad de días transcurridos después de su vencimiento.
Para garantizar un buen trabajo de cobranza y adecuado control de las
cuentas de los clientes, debe llevarse un estricto registro de aquellas cuentas
que han permanecido insolutas excediendo de las condiciones de venta
72
vencidas. Esto se llama determinar la antigüedad de los saldos de las
cuentas por cobrar en la mayoría de los negocios se hace cada mes aún
cuando pueda llevarse a intervalos más cortos o más largos para llenar las
necesidades particulares de una empresa.
Durante mucho tiempo, el único método existente para determinar la
antigüedad de las cuentas era una laboriosa operación manual, enumerando
la cuenta de cada cliente un una hoja de papel tabular, fijando las diferentes
porciones de cuenta, según el plazo de vencimiento.
Los actuales equipos mecánicos de contabilidad permiten el rápido y
sencillo análisis de la cuenta por cobrar por antigüedad de saldos. Sin duda
en muchas empresas esto ha contribuido a ampliar los pasos de análisis por
antigüedad de las ventas, durante los cuales el panorama global de las
cuentas por cobrar pudiera deteriorarse de manera importante.
Sea que se realice en forma manual o mecánica la información contenida
por el análisis de las cuentas por cobrar se convierte en una herramienta de
uso generalizado para identificar la calidad de las cuentas por cobrar como
también para determinar el alcance de la labor de cobranza.
b) Porcentaje sobre saldo de las cuentas por cobrar:
Dado el hecho que la provisión para cuentas incobrables es generalmente
creada al finalizar cada ejercicio contable, se basa este método en aplicar un
determinado porcentaje al saldo que exista en cuentas por cobrar.
Este porcentaje esta sustentado en el promedio de pérdidas reales
ocurridas en años anteriores, es decir, en criterio de que si en los años
73
anteriores se ha venido perdiendo un determinado porcentaje de las cuentas
por cobrar es de esperar que de no presentarse factores distorsionados en el
próximo ejercicio contable se perderá realmente un porcentaje similar.
Para calcular ese porcentaje se procede a determinar la relación entre
cuentas por cobrar que existe al finalizar cada ejercicio con la cantidad que
de estas cuentas se perdió en el ejercicio siguiente.
Los pasos a seguir:
- Se suma los saldos de las cuentas por cobrar que habían al finalizar
ejercicio contable.
- Se suman las cantidades realmente perdidas de los saldos anteriores.
- Se determina el porcentaje promedio de pérdidas habida en los tres años
anteriores, dividiendo el total perdido entre el total cuentas por cobrar.
- Se determina la provisión que debe crearse.
- Se registra la provisión tomándose en cuenta si existe algún saldo de
aquella creada en el periodo anterior.
c) Porcentaje según ventas a crédito.
Este método es similar al anterior, la diferencia estriba en que el
porcentaje de pérdidas se calcula sobre la base de las ventas a crédito
realizadas en el ejercicio contable, en vez de hacerlo sobre el saldo de las
cuentas que existe al finalizar el ejercicio contable.
74
2.4. POLÍTICAS
2.4.1. CONCEPTUALIZACION
Las políticas son conceptos u afirmaciones que poseen un carácter
global, para guiar el pensamiento en la toma de decisiones.
Para Catacora (1997, p.58) las políticas son acciones tomadas para el
desarrollo, planificación, formulación y evaluación de las decisiones,
considerando lo expuesto. Las políticas permiten saber tanto a los
empleados como a los gerentes lo que la empresa espera de ellos,
aumentando la posibilidad de que las estrategias se ejecuten de manera
exitosa.
Las políticas se establecen con la finalidad de fijar objetivos y métodos
generales de administración, de acuerdo con las cuales se debe manejar las
operaciones de cualquier organización, regula la actividad referente a los
registros, tratamiento y presentación resumida de las transacciones.
2.4.2. IMPORTANCIA
Las políticas son tomadas en cuenta para el desarrollo, planificación,
formulación y evaluación de las decisiones, procesos, entre otros.; es
necesario conocer su importancia para orientar toda acción y para el éxito de
un plan.
75
Según Münch y Galindo (1993) las políticas son importantes, ya que:
• Facilitan la delegación de autoridad.
• Motivan y estimulan al personal, al dejar sin libre albedrío ciertas
decisiones.
• Evitan pérdida de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas
innecesarias que puedan hacer sus subordinados.
• Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas
actividades.
• Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
• Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
• Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.
2.4.3. CLASIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS
Generalmente las organizaciones se rigen por políticas,
independientemente de que estén o no por escrito, de tal forma que diversos
autores clasifican las políticas a su criterio; algunos de acuerdo con el nivel
jerárquico que se formulen y otros simplemente de acuerdo como estas
surgen en la organización.
Munch y García (1994, p.92) clasifican las políticas de acuerdo con el
nivel jerárquico que se formulen y de acuerdo a las áreas que estas abarcan,
tal como se observa a continuación:
76
a) Estratégicas o Generales.
Son aquellas que se formulan a nivel de la alta gerencia y su función es
establecer, y a su vez, emitir los lineamientos que guíen a la empresa como
una unidad integrada. Por ejemplo, los empleados que laboran en la
empresa, sólo pueden ascender de puesto de acuerdo a su eficiencia.
b) Tácticas Departamentales.
Se refiere a los lineamientos específicos de cada departamento. Por
ejemplo, el departamento de producción determinará los turnos de trabajo
conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales.
c) Operativas y Específicas.
Aquellas que se aplican principalmente en las decisiones que se ejecutan
en cada una de las unidades de las que consta un departamento.
Generalmente se asignan en los niveles inferiores como por ejemplo:
dentro de un grupo de operarios, de ocurrir una falta en el equipo, es
conveniente reportarla al supervisor de turno o, en su caso, al supervisor de
mantenimiento.
Nuevamente Munch y García (1994, p.94) señala que las políticas
también se clasifican según su origen como se presenta a continuación:
a) Externas:
Se refiere a aquellas que se originan por factores externos a la empresa.
Por ejemplo, el gobierno, los sindicatos, las asociaciones industriales y
profesionales, entre otras.
77
b) Consultadas:
Se refiere a aquellas situaciones donde normalmente y de forma
esporádica, se recurre al jefe inmediato para solucionar un problema con
ciertas políticas.
c) Formuladas:
Son aquellas que son emitidas por diversos niveles superiores con el
propósito de guiar la correcta acción y decisión del personal en sus
actividades.
d) Implícitas:
Son lineamientos que no están plenamente establecidos ni escritos, estas
son aplicables en situaciones que se aceptan por costumbre en la
organización.
2.4.4. DEFINICIÓN POLÍTICAS DE CRÉDITO
Para Álvarez (1999, p.28) una política es:
- Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares y en
determinados momentos.
- Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de
un mismo tipo o que a su vez estén relacionadas.
- La manera consistente de tratar a la gente.
- Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
- Lo que la Dirección desea que se haga en cada situación definida.
78
Visto desde esta perspectiva, esta definición se considera interesante,
partiendo del supuesto de Álvarez (1999, p.28), el cual indica que las
políticas en las empresas son tan útiles como las linternas en la oscuridad
que permiten visualizar el camino claro, preciso y lo suficientemente seguro
para realizar las actividades día a día en los puntos críticos donde se
requiere tomar una decisión.
Al respeto, Catacora (1996, p.28) indica que desde el punto de vista
gerencial, una política se refiere a todas las acciones tomadas para el
desarrollo, planificación, formulación y evaluación de las decisiones. De esta
forma las mismas se establecen con la finalidad de fijar los objetivos y
métodos gerenciales de administración, de acuerdo con los cuales se deben
manejar las operaciones de cualquier organización.
Desde el punto de vista contable Catacora (1996, p.59) indican que son
aquellas que se establecen con la finalidad de regular toda la actividad
contable referente a los registros, tratamiento y presentación resumida de
todas las transacciones financieras.
2.4.5. FORMULACIÓN DE UNA POLÍTICAS DE CRÉDITO
Santandreu (2000, p.13-14) ofrece una visión amplia acerca de la
formulación de las políticas de crédito. Asimismo el autor plantea que para
llevar a cabo este paso, la empresa debe basarse en ciertos criterios que
79
dependen de factores externos a la misma, y que a su vez, influyen en su
entorno.
Para la formulación de las políticas de crédito se deben tomar en cuenta
los siguientes criterios:
a. El entorno económico externo.
La empresa se debe plantear algunas reflexiones como, el mercado en
que se desenvuelve, las costumbres que rigen dicho mercado, la
competencia y la capacidad de pago de los clientes. Es importante resaltar,
que en la medida en que se comporte el mercado sobre el cual se desarrolla
la empresa, se podrá decidir sobre las estrategias que obviamente afectarán
en forma directa a las condiciones de pago.
b. El entorno económico interno.
Las empresas deben conocer además del entorno económico externo su
situación interna, es decir, debe estar al tanto sobre cuestiones como el nivel
de efectivo disponible, el nivel de endeudamiento, si el margen de beneficio
le permite otorgar créditos sobre un tipo específico de clientes, las políticas
de cobranza, los índices de morosidad, entro otros.
c. Criterios duros y criterios blandos.
Los aspectos analizados en los puntos anteriores, conducen a la empresa
a aplicar políticas duras o blandas de concesión de créditos, dependiendo de
las actitudes de la empresa sobre tales políticas.
De igual manera, Santandreu (2000, p.13-14) indica que una empresa
que ocupa el 90% del mercado en que opera y que además, exista la
80
dependencia del mercado hacia ella, estará en condiciones de aplicar
criterios duros de crédito. En cambio, otra empresa que opere en un mercado
muy maduro, con gran número de empresas competidoras y en un mercado
saturado, no tendrá más que ampliar criterios blandos de crédito.
En el mismo orden de ideas, se puede mencionar que en algunos casos,
la empresa podrá establecer sus políticas de crédito en función de la
situación, momento y coyuntura que se encuentre. Además, se puede dar el
caso que una empresa aplique, varíe y condicione sus niveles de crédito en
períodos interanuales, en función de la estacionabilidad del producto o en
función de cada situación que presente su entorno económico.
Al respecto, Villaseñor (1995, p.27) ofrece una visión más amplia y
compleja para formular una política de crédito, la cual indica que para la
elaboración de dicho proceso, se deben cumplir los siguientes pasos.
a) Establecer los objetivos.
b) Analizar cuidadosamente el marco en el cual deberá operar la política de
crédito durante el período de gestión.
A través de los pasos expuestos por este autor, se incluyen todos los
factores de acuerdo con una avaluación de lista que actúa con cierta medida
para limitar las actuaciones del personal relacionado con el proceso de
crédito.
Sobre la base de las ideas expuestas, es importante resaltar, para este
estudio, la importancia de las definiciones, las cuales serán consideradas
para analizar las políticas de crédito de la empresa en estudio. Por esta
81
razón, se hace necesario conocer el proceso de formulación de las políticas
de crédito para la evaluación de los límites de créditos en C. A. Vencemos.
2.4.6. CONDICIONES DE CRÉDITO
Según Chiavenato (1993, p.63) las condiciones de crédito constituyen las
condiciones de pago exigidas a los clientes que solicitan crédito, estas
usualmente especifican:
• Descuentos financieros por pago anticipado o pago a la vista.
• Periodo de descuento, dentro del cual el cliente puede pagar con el
descuento financiero.
• Periodo de crédito, o sea, plazo para el pago.
Las condiciones de crédito afectan las ganancias de la empresa. Mientras
mayores son los descuentos financieros, los periodos de descuentos y los
plazos de crédito concedidos, tanto menor es la ganancia de la empresa.
Por otra parte, Van Home (1993, p.53),plantea que la aprobación del
crédito debe ser posterior a un análisis de los estados financiero del cliente
preferiblemente auditados y la información bancaria, que permita conocer la
experiencia comercial que se pueda obtener de otras organizaciones.
82
2.4.7. POLÍTICAS DE CRÉDITO Y GESTIÓN DE COBRO
Santandreu (2000. p.14) indica en relación a las políticas de crédito y la
gestión de cobro, que el departamento de créditos debe conocer cuales son
los métodos utilizados para realizar las cobranzas, así como el
funcionamiento y mecánica de cada uno de ellos, además señala la
necesidad de implementar controles para cada cliente, específicamente en la
existencia y mantenimiento de un maestro de clientes.
Por otro lado es necesario resaltar según este autor, la política de cobros
debe centrarse en una actitud rigurosa, pero firme, con el fin de no alargar o
dilatar, más de lo rigurosamente estricto el crédito otorgado a terceros.
Santandreu (2000. p.42) indica que el resultado de una gestión eficaz
deberá producir lo siguiente:
a) Aceleración de la rotación de las cuentas por cobrar que se verá reflejado
en el flujo de efectivo disponible de la empresa.
b) Las deudas se mantienen sobre bases aún más soportables, lo que facilita
el incremento de las oportunidades de venta de bienes o servicios.
c) Reducción del riego de las pérdidas por insolvencia de los clientes.
De lo anteriormente expuesto se desprende la necesidad de resaltar, que
estos criterios se consideran relevantes para este estudio, el cual pretende
solventar la situación problemática relacionada con las operaciones
administrativas y contables de las cuentas por cobrar, a través de la
evaluación de políticas formuladas permitiendo mejorar la gestión de cobros,
83
acelerar la rotación de las cuentas por cobrar e incrementar el flujo de
efectivo de la empresa.
2.4.8. POLÍTICA DE COBRANZA
Según Chiavenato (1993, p.63) las políticas de crédito pueden ser
evaluadas por el número de clientes insolventes o incobrables. En realidad,
este número depende también de las políticas de crédito, en las cuales la
empresa se baso para conceder el crédito a los clientes.
Para que la empresa reduzca el nivel de deudores incobrables, debe
aumentar los gastos de cobranza. Sin embargo, esos gastos adicionales de
cobranza deberá reducir las perdidas debido a deudores incobrables. De no
ser así, los esfuerzos adicionales de cobranza representaran simplemente un
gasto y sin rendimiento por la empresa.
Las políticas de cobranza de una empresa son los procedimientos
adoptados para la cobranza de las cuentas pendientes cuando éstas vencen.
La eficacia de tales políticas puede evaluarse parcialmente considerando el
nivel de los gastos por cuentas incobrables. Este nivel no depende
solamente de las políticas de cobranza, sino también de las políticas
empleadas en la concesión de créditos.
84
2.5. NORMAS
2.5.1. CONCEPTUALIZACIÓN DE LAS NORMAS.
Según Rosemberg (1994, p.278) las normas son criterios de conducta
acordadas por un grupo para definir el comportamiento aceptable de sus
miembros, es decir, son parámetros fijos establecidos por la organización y la
gerencia que dan obligatoriedad a la actividad.
En relación a la utilidad de las normas, Ferry (1996, p.504) indica que
estas son básicas para la elaboración de actividades y tareas de control y
evaluación, como algo establecido bien sea por su costumbre o actividad en
función de medir acción u objetivo, o proporcionar comparaciones entre tipos
similares como calidad, ejecución y servicio.
Así mismo. Donely Gibson e Ivancevich (1997 p 72 ) al considerar que
las normas son los estándares que comparten todos los miembros del grupo.
A respecto, Chiavenato (1995 p. 21) quien sostiene que las normas se
consideran como un aspecto fundamental para el hombre y la organización
de tal modo que su aplicación dentro de esta es esencial para alcanzar las
metas y objetivos de la empresa.
De lo expuesto anteriormente se desprende la importancia de estos
conceptos dentro de esta investigación la cual persigue la aplicación de estas
normas mencionadas para regular las actividades, y a su vez establecer
85
formalmente las políticas y procedimientos que se relacionan de forma
implícita con el objetivo de la investigación.
2.5.2. FORMULACIÓN DE NORMAS
Según Schruden y Sherman (1996, p.99) la formulación de las normas
que este proceso involucra a todo el personal de cualquier departamento
dentro de la organización. Es por tal razón, que todas las normas o reglas
deberán ser aprobadas previamente por la alta dirección y las mismas
deberán ser implementadas con apoyo de la gerencia.
Así mismo, estos autores agregan que la alta gerencia debe confiar en la
preparación de los analistas para formular las normas. De manera que en
este proceso, el gerente general y las líneas de staff, tienen la
responsabilidad de dirigir y coordinar esfuerzos para garantizar que estos
patrones normativos sean convenientes para la organización.
En el mismo orden de ideas Schruden y Sherman (1996, p.100) plantean
que la efectividad de la formulación de las normas depende del nivel de
formalidad que poseen las mismas. Para lograr este efecto se deberá realizar
declaraciones escritas para formalizar este proceso, y a su vez comunicarlo a
todo el personal involucrado.
En líneas generales de lo anterior se puede concluir que las normas
constituyen un paso para apoyar a la acción disciplinaria dentro del ambiente
86
organizacional y serán una ayuda de importante valor para orientar al
personal en la realización de las actividades.
2.5.3. IMPORTANCIA DE LAS NORMAS
De la misma forma Schruden y Sherman (1996, p.101) plantean que las
normas constituyen en esencia el eje central del orden organizacional. Estos
autores agregan que las normas permiten mantener el funcionamiento de la
empresa dentro de los límites de seguridad establecidos, que pueden ser
físicos o procedimentales, de manera que garanticen la toma de decisiones.
Igualmente, estos autores indican que una organización sin normas no
existe, puesto que el significado de la palabra organización implica orden y
reglas. Además, la efectividad de la palabra donde la importancia de las
mismas radica en su cumplimiento.
2.5.4. NORMAS DEL CRÉDITO
Las normas de crédito de una empresa constituyen los criterios mínimos
para la extensión de crédito a clientes. Las variables principales que deben
tomarse en consideración al evaluar cualquier cambio propuesto en las
normas de crédito son para el autor Gitman (1990, p.232):
• Volumen de Ventas: Es de esperarse que todo cambio en las normas de
crédito propicien otro cambio en el volumen de ventas. Si las condiciones de
87
crédito se amplían, las ventas pueden incrementarse; si aquellas se
restringen éstas se disminuyen. Por lo general, los incrementos de las ventas
afectan positivamente a las utilidades, en tanto que las reducciones de
ventas producen el efecto contrario sobre las utilidades.
• Inversiones en cuentas por cobrar: El tener cuentas por cobrar implica
costos para la empresa. Tales costos son atribuidos a las oportunidades no
aprovechadas de percibir ingresos a costa de la necesidad de reunir fondos a
través de las cuentas por cobrar. Por lo tanto cuanto más altas sean las
inversiones de la empresa en cuentas por cobrar, tanto mayores serán los
costos de mantenerla y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus
normas de crédito, el volumen de las cuentas por cobrar incrementa al igual
que sus costos de mantenimiento (inversión).
Lo anterior resulta del incremento de las ventas y los periodos más largos
por cobranza, ya que el promedio de los pagos a crédito se torna más lento.
Lo contrario ocurre cuando se restringen las normas de crédito. Por ello se
espera que una ampliación de crédito incida negativamente en las utilidades
a causa de los costos más altos que implica el mantener las cuentas por
cobrar, en tanto que restringir las normas de crédito afectaría positivamente a
las utilidades como resultado de los costos más bajos que implican las
cuentas por cobrar.
• Gastos por cuentas incobrables: La probabilidad, o riesgo, de tener una
cuenta incobrable aumenta a medida que las normas de crédito se amplían.
88
Así, un incremento en las cuentas incobrables como resultado de la
ampliación de las normas crediticias eleva el nivel el nivel de aquellas,
produciendo un efecto negativo sobre las utilidades. Si se restringen las
normas de crédito, se han de esperar efectos contrarios.
El enfoque aquí es determinar que tan restrictiva es la política general de
la empresa. Comprender las variables fundamentales que deben
considerarse cuando una empresa se proponga ampliar o restringir sus
normas de crédito proporcionará una idea general de los tipos de decisiones
involucradas.
2.6. PROCEDIMIENTOS
2.6.1. CONCEPTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS
Para Álvarez (1999, p.35) un procedimiento es una guía detallada que
muestra secuencial y ordenadamente cómo dos o más personas realizan un
trabajo.
No obstante, también señala que el uso cotidiano de los procedimientos
en las organizaciones, generalmente son verbales y no están por escrito;
incluso, la mayor parte de las veces, la gente por falta de información y
sensibilidad acerca de su importancia, modifican y desvirtúan los
procedimientos de acuerdo al humor o presión de trabajo con que amanecen.
89
En este sentido, Stoner (1996, p.325) indica que los procedimientos son
una serie detallada de instrucciones y lineamientos para manejar las
acciones de la organización que se presentan con frecuencia o regularidad.
Para tal efecto, la mayoría de las organizaciones cuentan con algunas
formas de política, reglas y procedimientos que les ayudan a aplicar las
estrategias en los casos que se requieran acciones rutinarias.
Por otro lado, Catácora (1996, p.70) plantea que los procedimientos son
lineamientos acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los
empleados para regular la actuación de los mismos dentro de la
organización.
Por último, es necesario destacar que para la investigación estos criterios
se consideran importantes puesto que permitirán comprender la aplicación
de los mismos al caso de estudio. Para conseguir esta finalidad, se hace
necesario estudiar los diferentes procedimientos que existen dentro de una
entidad para comprender la importancia de cada uno de ellos dentro del
funcionamiento operativo de la empresa en estudio.
2.6.2. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Catacora (1996, p.71), ofrece una clasificación muy completa en relación
a los procedimientos. Desde este punto de vista, la organización
administrativa en una compañía sin importar su tamaño puede establecer
90
dos (2) grandes grupos de procedimientos, los procedimientos contables y
los procedimientos no contables, como se muestra a continuación:
Ø Los Procedimientos Contables:
Se encuentran dentro del ciclo de operaciones de una empresa, como
todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan
para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en
los libros de contabilidad.
Asimismo, desde el punto de vista del análisis según este autor, se
pueden establecer procedimientos contables para el manejo de cada uno de
los grupos generales de las cuentas de los estados financieros, como por
ejemplo:
• Recepción de inventarios.
• Ventas y facturas.
• Fabricación de productos.
• Registro de estimación, entre otros.
En efecto, el análisis de los procedimientos ayudará a determinar e
identificar en cuáles de ellos, un error pudiera tener mayor impacto sobre los
estados financieros que otros. Además, es posible que para una empresa de
servicios, el manejo de algunos rubros como los inventarios, involucre cifras
de poca importancia en relación a lo que representan éstos para una
empresa manufacturera.
Ø Procedimientos no Contables:
91
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados,
Catacora (1996, p.72) indica que los procedimientos no contables son
aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros; como por
ejemplo, se pueden mencionar los siguientes:
• Procedimientos para cambiar los datos de la cuenta corriente.
• Procedimientos para selección del personal.
• Procedimientos para cambio de horarios laborales, entre otros.
En línea generales para este estudio resulta importante identificar cuáles
son aquellos procedimientos que no afectan los registros contables y
analizarlos bajo distintos puntos de vista..
2.6.3. IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS
Catacora (1996, p.70) indica que la importancia de los procedimientos
surge a medida que las empresas crecen, donde éstas se ven en la
necesidad de establecer pautas y estándares acerca de cómo se debe llevar
a cabo el trabajo de los empleados.
En este sentido el autor indica que existen básicamente dos (2) tipos de
decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa, las decisiones
no rutinarias y las decisiones rutinarias.
Para llevar a cabo la primera decisión, se requiere de un mayor
conocimiento, del funcionamiento operativo en base a los criterios sólidos
92
adquiridos en el desempeño del cargo, éstas serán susceptibles a
estandarización, mientras que las no rutinarias, no serán susceptibles a tal
efecto.
Dentro de este contexto, el autor indica que los procedimientos son
utilizados para estandarizar la actuación de los empleados ante situaciones
rutinarias, con el objeto de que la compañía u organización no vea
improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.
Al respecto Álvarez (1999, p.36) plantea la estandarización de los
procedimientos de una organización, debe realizarse por escrito. De manera
que a través de estos procedimientos, el personal obtenga dos (2) cosas
fundamentales para la organización, como la precisión y la velocidad, al igual
que los conocimientos sobre los métodos y procedimientos de la
organización.
En todo caso Catacora (1996, p.72) indica que los procedimientos
contables descansan sobre los conocimientos y la teoría de la profesión
contable, aplicado a todas las actividades que realizan los empleados del
departamento de contabilidad, con la finalidad de lograr seguridad y
eficiencia en todos los procesos.
En virtud a estas consideraciones, los procedimientos se estandarizarán
básicamente por las siguientes razones:
Ø Consistencia en la actuación ente situaciones similares.
Ø Reglamentación de la actuación de los empleados.
Ø Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.
93
En conclusión, de las afirmaciones anteriores se desprende la importancia
de los procedimientos contables y no contables para toda organización que
pretenden diseñar y mantener actividades para el buen funcionamiento de
sus sistemas de control.
2.7. LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE
ACEPTADOS. (PCGA)
Para esta investigación se considera relevante los parámetros
establecidos por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en
relación a los procedimientos contables de las cuentas por cobrar, sobre todo
en la confiabilidad que le brinda a la información financiera la cual representa
uno de los objetivos fundamentales del control interno contable.
Catacora (2000, p.2), señala que los Principios Generalmente Aceptados
o PCGA son todas las convenciones, reglas o procedimientos particulares,
aceptados en la práctica contable cuyo soporte es otorgado en una
oportunidad determinada por parte de una institución profesional autorizada.
Según la definición anterior, se puede observar la existencia de dos
elementos que definen en esencia los PCGA, como se presenta a
continuación:
Ø En primer lugar, la aceptación surge más como una necesidad de la
comunidad empresarial, de negocios o de actividades específicas, no
necesariamente con un objetivo lucrativo.
94
Ø En segundo lugar, se destaca la condición absolutamente necesaria de
que tales principios han sido emitidos por un grupo de profesionales de la
contaduría pública, debidamente autorizados, denominado Comité
Permanente de Principios de Contabilidad de la Federación de Contadores
Públicos de Venezuela (F.C.C.P.V.)
Además Catacora (2000, p.3) destaca que los Principios de contabilidad
generalmente aceptados en Venezuela, según F.C.C.P.V. han sido
adaptados a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)con prioridad
sobre los pronunciamientos originados en distintos países, cuyos
funcionamientos sean factibles y aplicables a nuestro país.
Atendiendo a estas consideraciones, los autores destacan la importancia
de los PCGA radica en la composición de la información financiera la cual va
más allá de las fronteras, tanto en empresas grandes, medianas o pequeñas,
públicas, mixtas o privadas, individuales o consorciadas, entre otras.
Por su parte Redondo (2001, p.37), indica que la importancia de estos
principios para la información contable en relación a las cuentas por cobrar
se ha demostrado a través del Principio de Conservatismo o prudencia, el
cual está abocado a determinar el valor nominal de las cuentas por cobrar de
manera que deben deducirse estimativamente ciertas cantidades o
porcentajes, a fin de asignarles conservadoramente el valor efectivo que
significa para la empresa.
Visto desde esta perspectiva, el principio del conservatismo, exige que las
cuentas por cobrar se muestren en el escenario más conservador o que
95
tengan el menor optimismo al anticipar utilidades, como lo define Catacora
(2000, p.37) los cuales indican que este principio se establece bajo el
supuesto de no anticipar ganancias o utilidades que no se hayan realizado.
En conclusión los principios de contabilidad generalmente aceptados se
consideran como los parámetros que se deberán respetar para la mejor
realización de la evaluación del control interno de las cuentas por cobrar en
la empresa C:A. Vencemos.
3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS.
Con la finalidad de ofrecer mayor claridad a la investigación y de
proporcionar una información más amplia, a continuación se definen los
conceptos que se consideran más significativos y que mantienen relación
con los aspectos estudiados.
CICLO DE NEGOCIOS:
Son todas las operaciones que se realizan dentro de las empresas para
mantener y aumentar la operatividad de la misma a través de efectivo,
cuentas por pagar, inventarios, cuentas por cobrar, servicios, (Catacora y
Camargo,2000)
CONTROL:
Significa comprobación, intervención o inspección, que es esencia su
propósito es contribuir con los resultados esperados. (Cepeda, 1997).
96
COSTO / BENEFICIO:
Se refiere a no establecer controles, sin previamente realizar una
evaluación acerca de si éstos realmente son necesarios, y al mismo tiempo
generar un beneficio mayor que el costo de implantarlo. (Catacora, 1996).
CRÉDITO:
Es una operación que consiste en la entrega de una valor actual, dentro,
mercancía o servicio sobre la base de confianza, a cambio de un valor
equivalente esperado en el futuro sobre el cual puede existir adicionalmente,
un interés pactado. (Villaseñor, 1995).
CULTURA ORGANIZACIONAL:
Es el conjunto de filosofías, valores, suposiciones, creencias,
expectativas, actitudes y normas compartidas que unen a una organización.
(Sherman y Bohlander, 1995).
EFECTIVO:
Es todo medio de pago o de intercambio que sea adaptado como un
ingreso disponible en las comúnmente denominadas cuentas corrientes
bancarias. (Redondo, 2001)
EFICACIA:
Es la consecución de objetivos y el logro de los efectos deseados.
(Koontz y Weirich, 1994).
EFICIENCIA:
Es el logro de los objetivos al menor costo. (Koontz y Weirich, 1994).
97
ENTIDAD:
Es una organización que realiza actividades económicas constituidas por
combinaciones de recursos humanos, naturales y capital, coordinados por
una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los
fines para los que fue creada. (Catacora y Camargo,2000)
ESTRATEGIA:
Es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo
de una empresa, así como la adopción de los cursos de acción y de la
asignación de los recursos para cumplirlos. (Koontz y Weirich, 1994).
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
Es la forma que adopta una empresa para poder llevar a cabo sus
funciones. (Catacora y Camargo,2000).
FLUJO DE EFECTIVO:
Es el movimiento de los fondos equivalentes de efectivo que una
empresa recibe o entrega dentro del ciclo típico de un negocio (Catacora y
Camargo, 2000).
OBJETIVO:
Son los fines que se persiguen por medio de una actividad u otra índole
(Koontz y Weirich, 1994).
RIESGO CREDITICIO
Situación de incertidumbre asociada al otorgamiento de crédito
(Santandreu, 2000).
98
VALORES ÉTICOS:
Son los valores morales que permiten determinar una línea de
comportamiento apropiado. (Coopers y Lybrand, 1997).
4. SISTEMA DE VARIABLE.
Para esta investigación la variable de estudio fue la siguiente: Control
interno de las cuentas por cobrar.
Ø Definición Conceptual.
El concepto moderno lo define como un proceso llevado a cabo por la
junta directiva, administración y otro personal de una entidad, diseñado para
proporcionar seguridad razonable en relación con el cumplimiento de los
objetivos en las categorías de efectividad y eficiencia de las operaciones,
confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y
normativas aplicables con el objeto de cuidar, proteger las cuentas por cobrar
de la organización así como asegurar el cumplimiento de las operaciones
(Informe Coso 07/04/01)
Ø Definición Operacional.
Desde el punto de vista operacional, comprende el conjunto de políticas
normas y procedimientos contables y administrativos aplicados a las
actividades de cobranza originadas por los créditos, que comprende en el
área de las cuentas por cobrar. Tales acciones representan para la
organización, una óptima gestión, con el aumento de la rotación de las
cuentas por cobrar, lo cual permitirá a la empresa obtener de forma efectiva,
99
y en el tiempo oportuno, el flujo de efectivo necesario para cubrir los costos
de sus operaciones con terceros.
Para ello, es necesario definir los aspectos más importantes que
comprende la variable de control interno de las cuentas por cobrar. (Ver
cuadro N°01) a través de las dimensiones e indicadores que la conforman
como se muestra a continuación:
• La dimensión denominada situación actual de las cuentas por cobrar,
comprende los indicadores; segregación de funciones, políticas existentes,
provisión para cuentas incobrables y aplicación de los principios
generalmente aceptados.
• La dimensión denominada políticas de control interno abarca los
indicadores; política de crédito, límite para la concesión de créditos,
requisitos para el otorgamiento de crédito, plazo de cancelación de crédito y
aprobación de crédito.
• La dimensión normas utilizadas comprende el siguiente indicador;
cumplimiento de las normas establecidas.
• La dimensión denominada procedimientos utilizados para el control
interno de las cuentas por cobrar comprende los siguientes indicadores;
recepción de orden de compra, emisión de facturas, revisión de facturas,
registro de facturas, seguimiento de facturas.
100
• Por último la dimensión procedimiento de control interno de la cobranza la
cual comprende los siguientes indicadores; políticas de cobranza, normativa
de cobranza y personal responsable de la cobranza.
A continuación se presenta el cuadro de operacionalización de la variable.
Cuadro No. 1
OBJETIVOS ESPECIFICOS VARIABLE DIMENSIONES
1.- Diagnosticar la situación
actual de las cuentas por cobrar Situación actual de las
de la empresa objeto de estudio cuentas por cobrar
2.- Analizar las políticas de
control interno utilizadas para la Políticas de Control interno
concesión de créditos de la Control interno
empresa C.A. Vencemos.

de las cuentas
3.- Evaluar las normas utilizadas
para el control interno de las Normas utilizadas para el

por cobrar
cuentas por cobrar en la control interno
empresa C.A. Vencemos
4.-Analizar los procedimientos
utilizados para el control interno Procedimiento utilizados para
de las cuentas por cobrar de la el control interno de las
empresa C.A. Vencemos cuentas por cobrar
5.- Evaluar el procedimiento de
control interno establecido para Procedimientos de control
la cobranza de la empresa C.A. interno establecido para la
Vencemos cobranza

Cap 02

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CAPITULO II:

En relación con la variable objeto de estudio se encontraron

investigaciones realizadas por diferentes autores referidas al tema

investigado, en las que se estudia la evaluación y diseño del control interno

de las cuentas por cobrar. Dichas investigaciones servirán de guía para

las cuales ha de fundamentarse el estudio propuesto.

Tomando en cuenta estas consideraciones se pueden mencionar las

Hernández (1999) realizó una investigación denominada “Evaluación de

los procesos administrativos y contables de las cuentas por cobrar

comerciales de ADVAN TRADING, C. A.” en la Universidad del Zulia.

El objetivo de esta investigación fue evaluar las cuentas por cobrar

comerciales en el departamento de Administración y Finanzas de dicha

aplicación de una investigación de tipo descriptiva, debido a que se

especificaron las propiedades importantes de los procesos administrativos y

contables de las cuentas por cobrar, comerciales. El instrumento utilizado

para la recolección de datos en este caso fue la entrevista semiestructurada,

cuyos resultados obtenidos se analizaron a través de tablas de frecuencia

La evaluación realizada permitió determinar que las cuentas por cobrar

presentan cifras significativas con retardo, los cuales son consecuencia de la

mala política de gestión de cobranza que allí se aplica y que ha producido un

alto porcentaje en cuentas incobrables. En este sentido es recomendable

establecer políticas de cobranzas adecuadas y oportunas que permitan

minimizar el riesgo de recuperación de las cuentas incobrables, realizar

constantemente evaluaciones a las cuentas por cobrar que tengan una

antigüedad mayor a 30 días y realizar visitas a los clientes con mayor

frecuencia para estar informados de la situación en la cual se encuentran.

Sobre la base de las ideas expuestas, se puede apreciar que el estudio

realizado según la perspectiva del autor, considerando que el

establecimiento de políticas de cobranzas adecuadas y una evaluación

constante de las cuentas por cobrar es necesario para toda organización

que ya poseen un control interno.

Por otro lado, Fonseca y Delgado (1999), realizaron una investigación

titulada “Evaluación del Control Interno de las cuentas por cobrar de la

empresa de Inspecciones Unidas, INSUCA", en la Universidad Dr. Rafael

Belloso Chacín. El objetivo de la investigación fue evaluar el control interno

administrativo de las cuentas por cobrar de dicha empresa.

Desde el punto de vista metodológico, la investigación aplicada por el

autor fue de tipo descriptiva y transversal, con un diseño no experimental. La

población tomada fue de cuatro (4) empleados del Departamento de cuentas

por cobrar de INSUCA.

El instrumento de recolección de datos aplicado para esta investigación

fue la entrevista estructurada por preguntas abiertas, cuyos resultados luego

de su aplicación fueron analizados a través de tablas de frecuencia

porcentual. Así mismo los investigadores destacan que el control interno de

las cuentas por cobrar evaluado en esa investigación, se consideró deficiente

puesto que el control interno existente presentó debilidades en los

procedimientos de control utilizados para el manejo de esta partida donde los

mismos no eran llevados a cabo correctamente.

Ante los resultados encontrados, se acotaron una serie de medidas

se puede mencionar la elaboración de un manual de normas y

procedimientos para las cuentas por cobrar, realización de conciliaciones

mensuales de los saldos de las cuentas por cobrar, crear un departamento

de Auditoria interna y por último la formulación del presupuesto.

Desde esta perspectiva se puede observar las diferentes formas como

pueden ser abordadas las debilidades de un control interno para lograr el

fortalecimiento del mismo; al igual que las medidas aplicables para su

evaluación. Estas a su vez, representan un elemento a considerar para la

evaluación del control interno, pretendiendo ser lo suficientemente sólido y

capaz de facilitar esa evaluación del mismo en auditorias subsecuentes.

Por su parte, Aguilar y Urdaneta (2000), llevaron a cabo una investigación

del Pintor La Limpia, C.A.” El objetivo de la investigación fue evaluar el

control interno de las cuentas por cobrar de dicha empresa.

A nivel metodológico, los investigadores consideraron la aplicación de un