Cap02 Contaduria

Capitulo II
Marco Teórico
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CAPITULO II MARCO TEORICO
CAPITULO II
MARCO TEORICO.
Para Méndez (1995.p.98), el marco teórico es la descripción de los elementos
teóricos planteados por uno o por diferentes autores y que permiten al investigador
fundamentar su proceso de conocimiento.
Cabe destacar que el marco teórico se encuentra constituido por la
presentación de postulados según autores e investigadores que hacen referencia
al problema investigado y permite definir y delimitar conceptualmente los términos
que puedan parecer involucrados en la variable de investigación.
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN.
En esta parte, se presentan algunos resúmenes de investigaciones
relacionadas con los sistemas contables y el manejo de cuentas por pagar, los
cuales representan antecedentes relevantes para este estudio.
En este sentido, Fonseca y Delgado (2000),realizaron un trabajo de
investigación titulado “Evaluación del control interno de las Cuentas por pagar en
la Empresa de Servicios Inspecciones Unidad (INSUCA), en La Universidad del
Zulia.
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El tipo de estudio fue descriptivo y transversal, clasificando al diseño de la
investigación como no experimental. El cual contó con una población de cuatros
(4) sujetos del departamento de cuentas por cobrar, constituyéndose así una
población finita, accesible y objetiva. Para la recolección de datos se utilizó como
instrumento la entrevista estructuradas con preguntas abiertas la cual fue validada
a juicio de cinco (5) expertos.
Como resultado se evidenció que los controles internos administrativos
evaluados no eran del todo adecuados para manejar efectivamente las cuentas
por cobrar.
Este antecedente revisado permitió orientar el presente trabajo en cuanto a
la metodología aplicada, por otra parte sirvió como base a la investigación, para
determinar el tipo de estudio que se va a llevar a cabo y cuya selección no fue otra
sino la de tipo descriptivo, transversal.
Un sistema de control interno permite regular las acciones y procesos
contables, por lo cual es pertinente analizar la situación actual de los sistemas de
cuentas por pagar; tal como se ejecuta en este trabajo de investigación.
Asimismo, Carrasquero (2000) realizó una investigación titulada: Evaluación
del Control Interno de las Cuentas por Pagar en la Empresa Zip–Pak de
Venezuela, en La Universidad Rafael Belloso
El propósito del estudio fue evaluar los controles internos de las cuentas por
pagar de la empresa Zip-Pak de Venezuela y poder brindar algunas

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recomendaciones que le permitieran a la empresa mejorar en el funcionamiento de
dichos controles internos.
La metodología de estudio fue de tipo descriptiva aplicada, considerando su
diseño como experimental transaccional. La población de la investigación fue de
tipo finita y accesible y estuvo comprendida por cinco (5) empleados de los
departamentos involucrados. El instrumento diseñado para la recolección de datos
fue una encuesta estructurada con preguntas abiertas formada por cuarenta y tres
(43) item. Esta encuesta fue validada por siete (7) expertos relacionados en el
área de Contaduría Pública.
La interpretación de los datos se llevó a cabo mediante análisis cualitativos
y cuantitativos de la información recolectada representados porcentualmente en
gráficos de tortas de los indicadores de las variables.
Los resultados indicaron que, la empresa a pesar de llevar un buen
funcionamiento de los controles internos de las cuentas por pagar presentó un
incremento excesivo en sus obligaciones con los proveedores comerciales y no
cumplió debidamente con dichas obligaciones, por lo que se recomendó manejar
estrategias para llevar a cabo el pago de sus obligaciones y vigilar, actualizar las
normas ,procedimientos y políticas de control interno de las cuentas por pagar.
En esta investigación se realizó un análisis a las bases teóricas
relacionadas a la evaluación de los procesos concernientes a las cuentas por
pagar ya que representa una información valiosa para el estudio de los
procedimientos propios del sistema contable; lo cual fue pertinente para ubicar las
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causales de los problemas que pudieron confrontar una empresa determinada en
este rubro, y verificar si esta situación se da en la empresa objeto de estudio.
Por su parte Franco y Semprum (2000) realizaron una investigación titulada:
Diseño de un sistema de control administrativo de pago a proveedores como
estrategia para mejorar la eficiencia administrativa en la empresa Presazulia, C.A.
en La Universidad Rafael Belloso.
Dicho sistema presentó una herramienta clave para optimizar el desempeño
de las actividades que intervienen en el proceso de pago a proveedores, y de esta
forma lograr recuperar la credibilidad pérdida por parte de los proveedores, y
evitar posibles problemas en nuestro proceso productivo a causa de carencia de
insumos.
La investigación se calificó de según su tipo aplicada, descriptiva y de
campo, tomando como población a veintitrés (23) empleados que componen el
personal de Gerencia Administrativa de la empresa y ciento cincuenta (150)
proveedores activos.
La información se recolectó a través de dos instrumentos, dirigidos a los
empleados el cual esta estructurado con ventidos (22) items de preguntas abiertas
y un segundo instrumento dirigido a proveedores, el cual quedó conformado
por trece (13) items de opciones múltiples y diez (10) items abiertos, los cuales
fueron validados por siete (7) expertos en el área de administración, recursos
humanos y contadores públicos, y se determino un índice de confiabilidad de 0.90.

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Como resultado más relevantes se pudo destacar que existe alta
necesidad de reestructurar los procedimientos, políticas y normas utilizadas en el
proceso de pago a proveedores, por medio de un sistema eficaz de pago.
El presente antecedente se relaciona con respecto al proyecto de
investigación a realizar con la variable cuentas por pagar a proveedores , ya que el
propósito fundamental del mismo fue el de optimizar el proceso de pago a
proveedores reestructurando los procesos, políticas y normas para ejercer control,
la cual cumple con los objetivos trazados en la investigación a desarrollar.
Por otra parte Botero y Pernia (2001) realizaron una investigación, Titulada:
“Evaluación del control interno de las Cuentas por Cobrar de la Empresa
Publicidad República DDB”, en la Universidad Rafael Belloso Chacin.
Esta tuvo como objetivo evaluar el control interno de las cuentas por cobrar
de la empresa Publicidad República DDB.
En el ámbito científico se empleó un tipo de investigación descriptiva,
aplicada, no experimental, prospectiva. La población de estudio fue finita,
accesible y determinada, la cual se compuso de cinco(5) sujetos, representantes
en su totalidad del departamento contable de la empresa la recolección de datos
se llevaron acabo a través de una entrevista semi-estructurada. Los datos
obtenidos se analizaron utilizando un enfoque cualitativo y cuantitativo.
Entre las conclusiones más relevantes se puede destacar que existe una
alta necesidad de evaluar el control interno de las cuentas por cobrar, por medio
de una evaluación eficaz.

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Este análisis comparativo entre autores se recomendó definir líneas de
responsabilidades, separación de las funciones de créditos, cobranza, facturación
y contabilización de los procesos, descentralizar los procesos de auditoría y
realizarlos con mas periodicidad, la exigencia de documentos que garanticen
mayor respaldo a los créditos otorgados y actualizar los manuales de normas y
procedimientos, entre otros.
Finalmente Melendez y Nuñez (2001) dirigieron su investigación a la
“Evaluación del Sistema de Control Interno del Almacén General del Hospital Dr.
Manuel Noriega Trigo” en La Universidad Rafael Belloso.
El propósito fue determinar si el sistema de control interno utilizado era
efectivo. La Metodología fue de tipo aplicada, descriptiva y de carácter evaluativa,
calificándose el diseño de la investigación como no experimental, transaccional
descriptivo. La población quedó constituida por ocho (8) sujetos, involucrados con
responsabilidad directa dentro del almacén, utilizando como técnica de muestra el
censo poblacional.
Se utilizó como instrumento de recolección el cuestionario, el cual fue
validado por siete (7) expertos en el área de contaduría pública y estaba
constituido por 59 items, (51 dicotomicas y 8 abiertas) y como técnica la
observación directa. Los datos se obtuvieron de manera escrita por parte del
sujeto informante, así mismo las respuestas del cuestionario, se ilustraron
mediante tablas y gráficos.

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Los resultaron hicieron posible identificar al sistema de control interno,
utilizando en el almacén general del hospital Dr. Manuel Noriega Trigo.
Obteniendo como conclusión que el sistema de control interno no era efectivo por
cuanto se recomendó corregir las debilidades presentes del mismo.
Este trabajo sirvió como guía para la selección de las técnicas de
recolección de los datos de la investigación, orientándose a seleccionar la
realización de cuestionarios conformados por preguntas abiertas y cerradas,
también las investigaciones revisadas conducieron a observar que el proceso de
cuentas por pagar constituye un elemento indispensable en la gestión de control
interno; siendo fundamental contar con mecanismos de evaluación que
contribuyan a detectar las fortalezas y debilidades del proceso mencionado.
En función de ello, este estudio se dirige a evaluar las cuentas por pagar en
el grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A., con el fin de generar información que
sirva para prolongar los recursos organizacionales en pro de una adecuada
administración contable.
2. BASES TEÓRICAS.
A continuación se presentan las bases teóricas de este estudio, referidas a
los postulados de diversos autores que han considerado en sus obras las
variables de evaluación, control interno, sistemas, políticas, normas,

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procedimientos y cuentas por pagar las cuales sirven de argumento para la
realización del presente estudio.
2.1. EVALUACIÓN.
Actualmente las empresas se desenvuelven en una economía nacional e
internacional más competitiva, con las crecientes exigencias de productividad,
donde las leyes del mercado las obligan a profundizar o a cambiar estrategias y
políticas, a planear, crear e innovar y a tener capacidad de adaptación,
velocidad de respuesta y sensibilidad para anticipar necesidades futuras y poder
sobrevivir y desarrollarse en este entorno nuevo y complejo. Es decir, que en cada
evaluación se deben determinar puntos débiles y fuertes, analizarse con respecto
a los escenarios futuros, determinar las amenazas y oportunidades que se tienen
para que a través de un intenso y profundo análisis que incide en un proceso de
cambios que lleve a la competitividad.
Es por ello, que la evaluación es un sistema de control que tiene un enfoque
constructivo que permite analizar de manera integral tanto las áreas como los
procesos de la empresa, con un criterio sistemático y científico por un grupo
multidiciplinario de expertos para integrarse actualmente a la situación de
globalización mundial.
De acuerdo a lo comentado por Fleiman (1993. p. 2-3), la evaluación es una
metodología por medio de la cual se estudia y evalúan las fuerzas, debilidades,

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amenazas y oportunidades de las empresas, sirve como instrumento por medio
del cual se analiza y evalúa el entorno de un organismo, su base legal,
organizaciones, estructura, políticas, planos, programas, sistemas y controles. En
tal sentido, el autor anteriormente citado afirma que la evaluación es un proceso
efectivo porque:
§ Evalúa el grado y forma en que una empresa pública o privada, cumple sus
objetivos.
§ Verifica si se acatan las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
§ Verifica si la obligación de rendir cuenta es razonablemente cumplida.
§ Evalúa la suficiencia y efectividad de los sistemas de controles internos
administrativos, financieros y operaciones.
§ Revisa el sistema de información general para la toma de decisiones.
§ Es un sistema de evaluación y control que tiene un enfoque constructivo,
que permite no solo ser un instrumento de vigilancia, sino también de
promoción y apoyo para coadyuvar a elevar los niveles de efectividad y
productividad de las empresas.
§ Es una función revisadora de mayor amplitud, de nuevos enfoques
cualitativos y con la participación multidisciplinaria de expertos.
§ Es una revisión general de todas las áreas y sus interrelaciones, la cual
permite tener una visión clara, simple y precisa de la empresa, con el
propósito de detectar las áreas criticas.

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§ Se enfoca a la detección de hallazgos y situaciones relevantes que limitan
el desarrollo de la empresa en su conjunto o el de alguna área especifica.
§ Permite elaborar diagnósticos y recomendaciones sustentadas en
evaluaciones sistematizadas y con una metodología.
§ Por último, solo se emitirán opiniones en circunstancias en las que se
hayan aceptado normas de rendimiento generales.
En este sentido la aplicación periódica de la evaluación y el seguimiento para
verificar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas, forman ciclos de
revisión permanentes que tiene, como consecuencia, que las evaluaciones
subsiguientes sean cada vez más específicas y se realicen en menor tiempo; en
este tipo de trabajo se evaluará principalmente las desviaciones detectadas
anteriormente en el funcionamiento normal de la dependencia, entidad o empresa
de que se trate, sin olvidar que hay evaluaciones de proceso o áreas especiales
que no tienen que repetirse.
Es por ello que la importancia de la evaluación radica en la revisión general
que se proyecta en todas las áreas y sus interrelaciones, lo que permite definir las
áreas críticas que afectan el desarrollo y rendimiento de la empresa y que
seguramente están afectando directamente la consecución de los objetivos
generales.
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2.1.2. ALCANCE DE LA EVALUACIÓN.
Para Fleiman (1993.p.4), el alcance de la evaluación es la definición de las
áreas o funciones específicas que se van a evaluar y de los estudios, técnicas y
criterios de medición que se usarán durante la revisión y estarán en función de la
naturaleza, magnitud y complejidad de la empresa. En cuanto a profundidad y
precisión, abarcará una parte o la totalidad de las áreas o procesos.
Es decir, al término de la evaluación, se deberán obtener recomendaciones y
sugerencias congruentes con las necesidades y posibilidades del organismo, de
tal forma que se implanten métodos y sistemas que mejoren sus procesos
contables y operaciones en general.
Es importante establecer el alcance con objetividad, para poder elaborar un
trabajo significativo que pueda terminarse en un período razonable, por ello el
tiempo de realización de una evaluación. Variará según la extensión y profundidad
del trabajo que se realiza. Se deben tomar en cuenta que hay evaluaciones que
duran meses y otras hasta años.
2.1.3. NECESIDAD DE LA EVALUACIÓN.
Para Valencia(1998.p.78-81) toda empresa , sea esta pequeña, mediana o
grande y que pertenezca a cualquier actividad, se encuentra en varias
oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de evaluar su situación.

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En muchas ocasiones resulta no solo necesario, sino imprescindible, analizar
con detalle los problemas que están dificultando el desarrollo de la empresa y por
lo tanto, sus causas.
Es necesario analizar todas las consecuencias; pero primordialmente se
requiere llegar a la certeza de que la base de sustentación de la realidad actual,
es la adecuada y facilita el cambio, para lo cual la empresa debe ser analizada en
todos sus ámbitos.
En otros casos, el cambio de las actividades de la empresa puede estar
representada por la necesidad de diversificación de productos, necesidad de una
nueva estructura orgánica, necesidad de reducir costos, entre otros, y muchas
otras razones requerirán de este tipo de estudio. Uno de los problemas que
surgirán en estos casos es el de la evaluación de la empresa, la cual deberá ser
analizada en todos sus aspectos.
La evaluación constituye un elemento esencial, porque permite conocer la
medida y el modo en que se van alcanzado los objetivos. Esto identifica
incongruencias, desviaciones, definiciones, incumplimientos y diferencias en el
desarrollo y el resultado de las acciones y hace posible adoptar las medidas
correctivas a que haya lugar. En este sentido práctico, la evaluación es la base
para la toma de decisiones en la reformulación y actualización de planes y
programas, así como de la elaboración presupuestos y sus ejercicios, conforme a
los resultados intermedios y finales.

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El papel de la evaluación es confrontar medios con fines, propósitos con
realizaciones, y es también conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos;
es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de elemento tanto
cuantitativos como cualitativos. La evaluación es útil en la planeación, por que al
ser una base para la toma de decisiones, permite la reformulación y actualización
de los planes y programas al igual que en la realización y el ejercicio de los
mismos, en función de los resultados intermedios y finales, los efectos producidos
y la vida útil del objetivo previsto.
2.1.4. CARACTERÍSTICAS DE LA EVALUACIÓN.
Todo proceso está constituido por una serie de elementos y características
que lo definen y la evaluación no es la excepción.
Para que una evaluación sea eficiente y efectiva es necesario que cumpla con
una serie de características que según Valencia(1998.p.79-80), deben ser:
a) Sistemática: Los sistemas son el punto fundamental en el que se basa la
evaluación. El sistema es un conjunto formado por partes, de tal modo asociados,
que forman un todo coherente o unidad. En otras palabras es la concepción de
multitudinarias actividades con lasa cuales se maneja cualquier organización.
Desarrolla un marco sistemático para la descripción del mundo empírico del
que se ocupa la administración. La empresa es un sistema hecho por el hombre,
sus partes internas trabajan juntas para alcanzar objetivos establecidos, y sus
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partes externas trabajan para lograr el interfuncionamiento con su ambiente, el
cual requiere una evaluación constante para detectar problemas que puedan estar
afectando algún subsistema de la empresa.
b) Integral: La aplicación concreta del enfoque a utilizar en el análisis, implica
que se debe abarcar como el mismo todos los aspectos de la actividad de la
empresa.
No solo por el hecho de que obviamente en toda las áreas pueden existir
problemas importantes; sino también, porque muchas veces ocurre que el
problema que se manifiesta en un sector es reflejo de errores localizados en otros.
Si se piensa que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones y
procedimientos aislados, se tiene el mejor argumento para asegurar que el análisis
debe ser integral. La empresa en su totalidad será seguro de detectar las
verdaderas causas del problema.
c)Periódica: La empresa está sometida a cambios, razón por la cual a intervalos
más o menos regulares de tiempo se debe “evaluar a la empresa”, y deducir la
evaluación de la misma en el lapso transcurrido, analizando los resultados
obtenidos de las medidas tomadas. Muchas empresa han convertido esta
actividad permanente.
Como conclusión estas características la sistematización, integralidad y
periodicidad sé esta dando a conocer las posibles desviaciones que se den en los
procesos para tomar las medidas preventivas y correctivas que puedan controlar
las acciones.
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2.1.5. ASPECTOS QUE MIDE LA EVALUACIÓN.
Para Valencia(1998. p.82), la evaluación tiene como base tres (3) variables
principales que son objetivos, programas destinados a alcanzarlos y el
presupuesto que provee los medios de su concretización en este contexto, de
acuerdo con lo que expone, el autor anteriormente citado, la evaluación mide los
aspectos siguientes:
Ø La contribución efectiva al cumplimiento de los objetivos.
Ø El apego a los programas establecidos.
Ø El uso óptimo de los recursos (Humanos, Financieros, Materiales y Técnicos)
Ø La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten
la acción de la dirección superior.
Por esta razón estos tres (3) aspectos no se evalúan aislados, por que
cualquier acción que se ejecute en la empresa debe coordinarse con otra por lo
que los objetivos, programas y operatividad de los instrumentos deben
considerarse integrado para poder ser medida.
2.1.6. TIPOS DE EVALUACIÓN.
Dado a que la evaluación es una tarea compleja y variada conviene clasificarla
según lo plantea Valencia(1998.p.83), al clasificar la evaluación en varios tipos
de acuerdo con amplitud y con el momento en que se aplica.

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CUADRO 1
TIPOS DE EVALUACIÓN.
CRITERIOS TIPOS EXPLICACIÓN
General - Explora el contenido de

toda organización.
Por ejemplo: Evaluación
de la efectividad
Por su amplitud. organizacional.
Particular - Explora una parte del

organismo social.
Por ejemplo: Evaluación
de la eficacia gerencial
evaluación del
rendimiento individual.
Inmediata - Se realiza durante la

ejecución de un
Por el momento de su programa o a su
aplicación. termino.
Mediata - Se efectúa al volver el

participante a su trabajo.
Fuente: Peña (2002)
En el caso de esta investigación, el tipo de evaluación es, según su amplitud,
particular, puesto que solo se está evaluando un área de la empresa, según su
momento de aplicación es inmediata, porque se realiza durante la ejecución de un
programa.
2.1.7 VENTAJAS Y BENEFICIOS DE LA EVALUACIÓN.

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La evaluación da unas ventajas y beneficios como a continuación lo plantea
Fleiman(1993.p.5) Algunas ventajas y beneficios de la evaluación son las que a
continuación se presentan.
Ø Determinar si la empresa está operando con las utilidades que debiera o, en
su caso, se está cumpliendo con los objetivos sociales que se planteo.
Ø Identifican áreas especificas que pueden mejorarse y donde la aplicación de la
evaluación pueda rendir los resultados más útiles.
Ø Examina la eficiencia del personal.
Ø Determina la suficiencia y efectividad del sistema de control internos
administrativo financiero y operacional establecido.
Ø Establece la necesidad de mejorar a los sistemas y procedimientos existentes.
Ø Examina la utilización de las capacidades de la empresa.
Ø Señala fallas en métodos y desempeño operacionales.
Ø Genera opiniones y recomendaciones que permiten reducir costo y aumentar
el rendimiento del capital.
Algunos beneficios de la evaluación se dan en varias etapas unos son
inmediatos y otros necesitan tiempo para madurar y alcanzar su potencial. Estos
beneficios podrían darse en la empresa objeto de estudio, mediante una
evaluación del sistema de control interno.

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2.2. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
Al evaluar el control interno se puede conocer si los mismos son aplicados, es
decir, hará posible determinar la precisión de las políticas, normas y
procedimientos.
Asimismo, expone Arens(1997.p.85), para evaluar el control interno de una
empresa se requiere en primer lugar conocer y comprender los procesos y
métodos establecidos en la empresa, y en segundo lugar asegurarse de que se
está operando como se ha planeado
Particularmente dentro del grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A. se observa
que el control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad del
sistema contable, se piensa que el grado de fortaleza del control interno
determinará si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas
en las cuentas por pagar sean confiables, es por ello que esta actividad de
evaluación del control interno se lleva a cabo frecuentemente, en virtud del
volumen de las operaciones que se realizan, los niveles de riesgos existentes, la
complejidad de las actividades que se realizan y por la importancia que se
desprende de conocer certeramente los pasivos contraidos por la empresa.

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2.2.1. OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
La evaluación tiene unos objetivos específicos los cuales deben cumplirse
para que el control interno sea confiable a cabalidad en la empresa.
Según Cepeda (1997, p 82) la evaluación del control interno tiene como
objetivos:
• Establecer las bases para confiar en el sistema de control interno con el fin
de determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de
auditoría que se deben aplicar en el examen.
• Obtener una base para formular sugerencias constructivas con respecto al
mejoramiento de su sistema de control interno.
Por tanto, es importante hacer una evaluación dentro del departamento de
cuentas por pagar del Grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A. puesto que esto
permite hacer un seguimiento del proceso del control llevado por la coordinación
para detectar si hay desviaciones, y establecer sugerencias que conlleva a la
consecución de los objetivos del departamento y de la empresa en general.

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2.2.2. FUENTES DE INFORMACIÓN ADECUADA PARA LA EVALUACIÓN DEL
CONTROL INTRENO.
Para evaluar el control interno se requiere de información precisa la cual no
facilitaría la forma de cómo se están llevando a cabo los controles interno en la
empresa.
Para Cepeda (1997, p 85) estas fuentes de información son de diversas
índole, dentro de las cuales están las siguientes:
• Organigramas, que muestran líneas de autoridad y responsabilidad.
• Plan de cuentas que indican la finalidad y el uso de cada cuenta.
• Manuales de procedimientos que describen el flujo de operaciones.
• Manual de funciones, que detallan las diferentes responsabilidades y
actividades de los empleados.
• Informes de auditoría externa, interna y revisoría fiscal .
• Registros contables, documentos, balances, informes estadísticos,
estatutos.
Cabe destacar, que la fuente de información a utilizar, va a depender del tipo
de control interno que sé este evaluando el tamaño y naturaleza de la empresa
objeto de estudio, de esta manera la información debe ser precisa para saber
como se están llevando los controles internos en dicha empresa.

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2.3. SISTEMA.
Seguidamente se analizan algunas conceptualizaciones básicas sobre
sistemas que sirven de referencia para esta investigación.
2.3.1. DEFINICIÓN DE SISTEMAS.
Se menciona que diversos autores han conceptualizado el término desde
diversos puntos de vista, donde el administrativo en las empresas comprende
que los sistemas son los medios de que se vale un establecimiento a fin de lograr
los objetivos para la cual se ha fundado.
Desde la perspectiva de Catacora(1996.p.5), establece que la empresa es
considerada como un sistema que recibe y genera información, por lo que define
sistema como un conjunto de elementos, entidades o componentes que se
caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que
funcionan para lograr un objetivo común.
Por tanto, un sistema involucra un conjunto de elemento relacionados entre si
que son interdependientes, siendo aplicable en este caso al sistema de control
interno de las cuentas por pagar, el cual comprende un sistema integrado por
diversidad de elementos interrelacionados con el fin de producir un control efectivo
de las transacciones.
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2.3.2. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS.
Debido a la diversidad de conceptos existentes sobre sistemas, se toman en
cuentan varios fundamentos para su clasificación, a continuación se indican la
clasificación de dos autores, de esta manera en atención a los objetivos de esta
investigación se expone la topología que presenta Catácora(1996. p.5), que a
continuación se señala:
Ø Sistemas integrados: Son aquellos que se relacionan con compartir la
información entre dos o más sistemas. Esa relación puede establecerse por
varias razones, entre las cuales se encuentran eliminar redundancia de la
información, facilitar el acceso a los datos o información y facilitar la
elaboración de informes.
Ø Sistemas no integrados: Se denomina así, cuando la transferencia de
información se realiza por lo general, a través de movimientos resumidos y al
final de periodos previamente definidos.
Ø Sistemas Auxiliares: Son todos aquellos sistemas que sean distintos al
sistema contable. Es aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada
todas las transacciones comunes a una actividad típica del negocio como:
ventas, facturación, inventarios, entre otras.
Estos tipos de sistemas facilitarían a la empresa que la información sea
precisa y de confiabilidad para la toma de decisiones en el momento que se
requiera.
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Abordando la clasificación de los sistemas, Gómez Ceja (1998.p.6), enuncia
una primera clasificación, la cual comprende la consideración de sistemas
deterministicos y sistemas probabilisticos.
• Los sistemas deterministicos: incluyen aquellos en que las partes
interactúan en forma completamente predecible. En el caso del sistema simple
determinista es aquel que tiene algunos componentes e interrelacionados que
revelan un comportamiento dinámico completamente predecible.
• El sistema probabilistico: es aquel donde existe incertidumbre, por lo cual no
se puede dar una predicción exacta y detallada, sino que solo se puede decir
su probabilidad en determinadas circunstancias; en ocasiones un sistema tiene
que ser descrito en forma y tiempo diferentes, dependiendo lo que se quiere
decir.
Estos sistemas pueden clasificarse como simple probabilistica y complejo
probabilistica, siendo los primeros aquellos que son posible deducir y los
segundos los que posibilitan predecirlos por medios estadísticos.
Otra clasificación propuesta por Gómez Ceja (1998.p.6) incluye los sistemas
físicos y abstractos. Los sistemas físicos son los que tratan con herramientas,
maquinarias, equipos y en general con objetos o artefactos reales. Los sistemas
abstractos son el contraste de los primeros; en estos sistemas, los símbolos
representan atributos de objetos que no existen, excepto en la mente del
investigador.
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De acuerdo con su origen Gómez Ceja (1998.p.7), señala que los sistemas
pueden ser naturales y elaborados. Los sistemas naturales pueden ser definidos
como aquellos que se desarrollan de un proceso natural. Los sistemas elaborados
son aquellos en los cuales el hombre ha dado contribución al proceso en marcha,
mediante objetos, atributos o relaciones.
Para efecto de esta investigación se considera el sistema de cuentas por
pagar como un sistema contable, integrado a las operaciones de cuentas por
pagar en el Grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A. que cuenta con un conjunto de
atributos que serán evaluados con especificidad.
2.3.3. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS.
Durante el proceso de evaluación de cualquier sistema; sea de compras,
ventas, facturaciones, contabilidad, financiamiento; se debe tener presente ciertas
características universales o generales; que conjugan al éxito de la implantación.
Barrios (1992.p.30) expone algunas de estas características:
• Oportunidad: El sistema debe ofrecer información y servicios en la
oportunidad en que son requeridos.
• Coordinación: Los sistemas deben necesitar poca coordinación. Las unidades
de organización deben representar funciones correctas siempre que sea
factible se debe agrupar actividades que guarden semejanzas.

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• Responsabilidad: Cada unidad debe responsabilizarse por la ejecución de las
actividades que le han sido asignadas, para evitar que las decisiones no sean
ejecutadas y la ejecución sea llevada a efectos por unidades menos calificadas
y sea repartida sin criterio adecuado con resultados inefectivos.
• Control: Los gastos presupuestarios para la ejecución de actividades bajo
determinado sistema implantado, debe ser absoluta o relativamente mas
baratos que el costo impuesto por el sistema reemplazado.
• Flexibilidad: Para permitir la supervivencia del sistema por tiempo razonable,
no obstante la dinámica económica, es indispensable que el sistema sea
flexible. La flexibilidad se logra principalmente mediante la presión.
Si el sistema que posea la empresa objeto de estudio tuviera estas
características se lograría una mayor eficiencia y rentabilidad ya que no tendría
gastos elevados y la información requerida seria de absoluta seguridad.
Así mismo, para Kast (1998.p.95), las propiedades que deben caracterizar a
los sistemas son varias, algunas poseen un interés indudable, ya que sino existen
no pueden hablarse del sistema propiamente dicha. Estas características de la
que ya goza todo sistema que se detallan seguidamente:
• Estabilidad: Es la cualidad por la cual el sistema permanece en
funcionamiento eficaz, a las acciones de los factores del mismo. Es por tanto,
la cualidad de conservarse estructuralmente apto para realizar su objetivo
absorbiendo los efectos de agentes negativos para su integridad; lógicamente

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la estabilidad se conserva dentro de unos márgenes determinados y el sistema
se evalúa para conservar.
• Adaptabilidad: Es la cualidad que debe poseer el sistema mediante el cual es
capaz de evolucionar dinámicamente con arreglo en su entorno, de manera
que atraviese diferentes estados en los que conserve su eficiencia y su
orientación. La adaptabilidad se lleva a cabo mediante decisiones de carácter
adaptativo, a través de procesos que trascienden a toda la estructura del
sistema, adaptando su comportamiento, su estructura o influyendo en los
procesos que son puestos en juego por él mismo.
• Eficiencia: Implica la cualidad por lo cual el sistema tiende a su objetivo con
economías de medios, poniendo en juego procesos que les permiten ser
adaptables y equilibrados. El sistema deberá efectuarse sobre la base de una
rentabilidad máxima de los componentes en el que interviene, y de un empleo
optimo de energía y recursos que eviten toda complicación innecesaria, dado
que los sistemas tienden a ser necesariamente complejo, por causa de las
técnicas y fenómenos que tienen que integrar en su actuación. Dentro de la
empresa el criterio de rentabilidad se manifiesta en la eficiencia de los sistemas
que pone en juego en el desarrollo de su actividad.
• Sinergia: Es la cualidad por la cual la capacidad de actuación del sistema es
superior a la de sus componentes sumados individualmente. Esta
característica define a los sistemas como un conjunto de acción combinando

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componentes directos, pone en juego cualidades diferentes, que estructurados
acordemente se combinan y dan como resultado la sinergia o el efecto de
ampliación de la capacidad individual.
Para Gómez (1998.p.9), la característica inicial de un sistema consiste en
estar compuesto por partes que ejercen interacción, cada una de las cuales
revisten intereses propios, sin esas interacciones el estudio de los sistemas sería
relativamente poco interesante, pues son ellos los que enriquecen mucho el
comportamiento de un sistema y hacen de sus análisis una tarea muy compleja.
El mismo autor explica que los componentes de un sistema están ligados
mediante diversas interfaces. La descripción completa del comportamiento de
cada componente, así como las interrelaciones de esos componentes.
En general, se observa que existen interacciones un sistema y un ambiente
para las variables exógenas se tratan como si fueran incontrolables, se considera
que solo la variable endógenas, que se emplea para describir un sistema, son
susceptibles de cierto grado de control significativo.
La fijación de un limite esencial arbitrario entre un sistema y su ambiente
entraña el peligro de que las interacciones significativas no se consideran en
forma explícita, tal fracaso introduce a la penalidad tradicionalmente asociada con
las suboptimaciones, es decir, la de lograr que sus metas locales no guarden
coherencias con las metas superiores o globales.

43
2.3.4. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS.
Según Catácora (1996.p.21), en la actualidad todo proceso contables requiere
de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y como
su uso, redunda en beneficios para toda la empresa, es imposible llevar un
adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar
con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en la computadora.
La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo
financiero y no financiero, el proceso de toma de decisiones se basará
necesariamente en la información generada por los sistemas de información
gerencial implantados con ese objetivo. La calidad de la información generada es
un factor critico para guiar a la empresa por el rumbo deseado.
Asimismo este proceso no es del todo fácil; porque lograr un sistema que
soporte cualquier tipo de decisión requiere el esfuerzo y colaboración de muchas
personas, ya que los sistemas son de suma importancia para toda empresa.
En esta fase donde se especifican cómo se harán las cosas dentro de las
instituciones y con el transcurrir del tiempo la implantación de sistemas y
procedimientos se han convertido en algo muy útil para las empresas, debido que
para los ejecutivos de las mismas son de suma importancia en la dirección de sus
negocios.
44
2.4. CONTROL.
Los gerentes para garantizar que las organizaciones funcionen como es
debido, deben hacer el seguimiento del rendimiento de esta, es decir, comparar el
rendimiento real con las metas y objetivos que se habían establecidos
inicialmente.
Asimismo señala Poch (1997.p.47) el control es el proceso por medio del cual
las actividades de una organización quedan ajustadas a un plan preconcebido de
acción y el plan se ajusta a las actividades de la organización, el concepto de
control comprende los elementos que se detallan a continuación
• La finalidad básica, necesidad de la directriz o estatutos, autoridad y
capacidad para su ejercicio.
• Un entendimiento común de propósitos y consecuencias de las metas que se
persiguen.
• Un plan de organización y de acción.
• Las unidades de organización, cada una con autoridad delegada y limitada.
• La evidencia de la aceptación de la responsabilidad en el ejercicio de la
autoridad antes mencionada.
• La identificación de las actividades a llevarse a cabo dentro de una unidad de
la organización.
45
• Las políticas que rigen la operación y el control interno incluyendo las
auditorias internas y la información.
• Los estándares de realización y los estándares de comparación.
• Las provisiones para una adecuada visualización de parte de las autoridades
superiores a través de la información comparativa razonada y las
observaciones directas seguidas de juicio que conduzcan a la acción en los
cambios propuestos en los planes, alcances y procedimientos.
• Las investigaciones profesionales periódicas de los objetivos de la
organización, de los logros reflejados en sus actividades, la evaluación o
tasación de la calidad y aceptación de sus productos finales y la relevancia
del plan de operación y sus rendimientos actuales, junto con las sugerencias
para su mejoramiento, modificación, simplificación y o posible eliminación.
Por otra parte Stoner, Freeman y Gilbert (1996.p.610), definen el control como
el proceso para asegurarse que las actividades reales correspondan a las
actividades proyectadas ayudando a realizar el seguimiento de la eficacia en la
planeación, organización, dirección y a tomar medidas correctivas cuando se
necesiten.
Igualmente, los autores Stoner y Walker (1994.p.656), definen el control como
el proceso de monitorear las actividades de la organización para comprobar si se
ajustan a lo planeado, y para corregir las fallas o desviaciones.

46
Por su parte Terry (1992.p.533) expone que el control es determinar lo que se
está haciendo es decir, evaluar el desempeño y si es necesario, aplicar medidas
correctivas, de manera que el desempeño esté de acuerdo con los planes.
En virtud de todas éstas definiciones se observan que el control es parte
fundamental de todas las actividades ejecutadas en una organización y
aplicándolo al objeto de esta investigación, es necesario llevarlo a cabo de manera
continua y permanente, en el departamento de las cuentas por pagar del grupo de
Farmacias Bolivarianas C.A, para así poder detectar cualquier desviación u error
cometido, bien sea por acción u omisión, y así estar en la capacidad de resarcirlo
a tiempo, asumiendo las medidas correctivas pertinentes e impidiendo que se
produzca nuevamente, no permitiendo de eta manera que afecte el resto de las
operaciones o actividades llevadas a cabo en ese departamento.
Por otro lado, cumpliendo cabalmente con esta actividad, se verifica que todas
las actividades que se están llevando a cabo en la empresa, sean conformen a lo
planteado y esto facilita que la empresa u organización logre sus objetivos de
manera eficiente y eficaz.
2.4.1. IMPORTANCIA DEL CONTROL.
El control es de vital importancia para la empresa así como lo señala Robbins
(1994.p.599), se necesita éste actual seguimiento para cerciorarse de que las

47
acciones que se suponen se deben alcanzar en realidad se llevarán a cabo y se
alcanzarán. La importancia del control radica en:
• Garantiza que las acciones, decisiones y los resultados sean acordes con lo
planificado.
• Mediante este se obtiene información precisa y oportuna para el proceso de
planeación, puesto que el ciclo de control se establece una retoalimentación o
sistema de información.
• Permite que se desarrollen conductas acordes a los resultados deseados.
• Permite reducir costos y ahorrar tiempo al evitar errores que desvíen lo
planificado.
• Se pueden asumir medidas correctivas pertinentes en caso de que se
presenten desviaciones.
De acuerdo a lo anteriormente expuesto, se observa que al igual que cualquier
otra empresa el Grupo de Farmacias Bolivariana, C.A, debe estar vigilante del
cumplimiento de un buen control ya que esto va a repercutir en el logro de sus
objetivos, permitiendo a su vez maximizar todos los recursos con que cuenta y
reduciendo a su vez costo y tiempo.
A través de esta variable se permite evaluar la efectividad de las operaciones
que se realizan, esta relación es directamente proporcional, es decir en la medida
que se tenga un buen control, en esa medida se va a lograr mejores resultados.

48
2.4.1.2. FACTORES ORGANIZACIONALES QUE CREAN LA NECESIDAD DEL

CONTROL.
Para Stoner y Walker (1994.p.658), hay muchos factores que hacen
necesaria la aplicación del control de las organizaciones modernas. Entre ellos
encontramos los siguientes:
• Cambios: Gracias a la función de control, los gerentes detectan los cambios
que están afectando a los productos o servicios de su organización, y entonces
pueden tratar de sortear los riesgos y aprovechar las oportunidades que
brindan esos cambios.
• Complejidad: La descentralización viene a ser más compleja en las
organizaciones de hoy. La descentralización puede simplificar los esfuerzos de
control, puesto que no todas las operaciones requieren ya un control por parte
de las oficinas centrales.
• Errores: Los miembros de las organizaciones a veces se equivocan. Un
sistema de control permite a los gerentes detectar esos errores antes de que
sean graves.
• Delegación: La única manera de que los gerentes puedan determinar si sus
subordinados están ejecutando las tareas que les han sido delegadas consiste
en implantar un sistema de control.
De acuerdo a lo expuesto por Stoner y Walker, se puede determinar que
dentro del Grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A, estos factores son de gran
49
importancia, ya que influyen en la estructura de las actividades de la organización.
Es importante resaltar que el ambiente de control esta influenciado por la historia y
la cultura de la entidad. En el Grupo de Farmacias Bolivariana C.A,
particularmente se esfuerzan por tener personal competente, se inculca una
actitud de integridad y conciencia de control a todo lo ancho de la empresa y
establece políticas y procedimientos apropiadas, se incluye un código de conducta
escrito y se fomenta la participación de los valores y el trabajo en equipo.
2.4.1.3. TIPOS DE METODOS DE CONTROL.
Para los autores Stoner y Walker (1994.p.661), los métodos de control
pueden agruparse en uno de cuatro tipos básicos:
• Controles anteriores a la acción: Denominados a veces precontroles,
garantizan que antes de emprender una acción que se haya hecho al
presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se
necesiten.
• Controles directivos: También llamados controles de alimentación hacia
delante, tienen por objeto descubrir las desviaciones respecto a alguna norma
o meta y permitir que se hagan correcciones antes de concluir determinada
serie de acciones. Los controles directivos dan resultados solo si el gerente es

50
capaz de obtener información precisa y oportuna sobre los cambios del
ambiente o el avance hacia la meta deseada.
• Controles de si/no o de selección preliminar: Este tipo de control ofrece un
proceso de selección en el cual, para que una operación continúe, antes hay
que aprobar un procedimiento o satisfacer determinadas condiciones. Dado
que los controles directivos ofrecen un medio de imponer medidas correctivas
mientras un programa todavía es viable, suelen ser más importantes y de
mayor uso.
• Controles después de la acción: Estos miden los resultados de una acción
terminada. Se investigan las causas de las desviaciones respecto del plan o
norma, y luego los hallazgos se aplican a actividades futuras parecidas.
En el Grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A, particularmente de acuerdo a la
clasificación anteriormente expuesta, se observa que existen distintos tipos de
actividades de control, incluyendo controles preventivos, controles para detectar,
controles manuales, entre otros, igualmente se observa que por lo general el que
mas prevalece son los llamados controles preventivos puesto que es un control
constante dirigido a descubrir posibles desviaciones antes de concluir determinada
actividad.
51
2.4.2. CONTROL INTERNO.
De acuerdo con lo expuesto por Whitington y Pany (2000.p.172), el control
interno es un proceso efectuada por la junta directiva de la entidad, la gerencia y
demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con
el logro de objetivos en las siguientes categorías:
• Confiablildad en la presentación de informes financieros.
• Efectividad y eficiencia de las operaciones.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
La afirmación anteriormente expuesta es ratificada por el Comité de
Procedimientos del Instituto Americano de Contadores Públicos (AICP) cuando en
el año 1949 lo definió de la siguiente manera: El control interno comprende el plan
de organización, y todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas dentro
de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de
sus datos contables, promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a
las políticas establecidas por la gerencia (Sección AU320.09. NUM 1.p.243)
En virtud de las definiciones anteriores, puede entenderse al control interno,
como una herramienta útil y necesaria implementada dentro de una organización,
por parte de la gerencia, con la finalidad de maximizar sus operaciones,
salvaguardar sus activos y emitir información oportuna y confiable en cuanto a la
contabilidad y registro de sus operaciones.

52
Es decir, contrario a la concepción que anteriormente se tenía, el control
interno es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención de fraudes, o
al descubrimiento de errores accidentales en el proceso contable, sino que se
puede observar que el mismo constituye una ayuda indispensable para una
eficiente y eficaz administración, puesto que a través de él se pretende: proteger
los recursos de la organización contra pérdida o ineficiencia, promover la exactitud
y confiabilidad de los informes contables, apoya y mide el cumplimiento de la
empresa y juzga la eficiencia de operación en todas las divisiones de la compañía.
Como resultado de estas definiciones, y relacionándolo con la investigación se
concluye que el control interno dentro de cualquier organización es de suma
importancia y que el mismo debe abarcar todos los departamentos y actividades
de la empresa. Por otro lado debe incluir todos los métodos por medio de los
gerentes delegan autoridad y asignan responsabilidades a diferentes funciones,
así como también actividades variadas como programas de entrenamiento de
personal, auditoria interna, programación de la producción, análisis, políticas,
normas y procedimientos.
2.4.2.1. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
Para Deflise, Jaenicke, Suvillan (1992.p.269), mencionan que el comité de
procedimientos del Instituto Americano de Contadores Públicos define al control
interno en el SAS NÜM: 1 Sección AU 320.28 de la siguiente manera: El plan de

53
organización, procedimientos y registros relacionados con la salvaguarda del
activo y la confiabilidad de los registros financieros, están diseñados de manera
que proporcionen una seguridad razonable de que:
• Las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con la autorización general o
específica de la gerencia.
• Las operaciones se registran como sea necesario para permitir la formulación
de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad
generalmente aceptados o con cualesquiera otros criterios aplicables a dichos
estados, y para conservar en control de los activos.
• El acceso al activo solo se permite con la autorización de la gerencia.
• El control registrado del activo se compara con los activos existentes a
intervalos razonables y se toman las medidas necesarias con respecto a
cualesquiera diferencias.
En cuanto a los controles internos administrativos, según se describe en el
(SAS NUM 1 Sección Au 3220.27.p.274), el mismo incluye el plan de organización
y los procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisión que
dan lugar a la autorización de las operaciones por la gerencia. Esa autorización es
una función administrativa asociada directamente con la obligación de logros los
objetivos de la entidad y constituye el punto de partida para establecer el control
contable de las operaciones.

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Por lo tanto, puede decirse que el control administrativo no tiene relación
directa con las cifras de los estados financieros, pero tiene como objetivo básicos
establecer lo siguiente: 1)Plan de organización. 2) Métodos y procedimientos
relacionados con la eficiencia de las operaciones y 3) Adhesión de las políticas
gerenciales.
Considerando la exposición de Poch (1997,p.32), este autor clasifica el control
interno en:
• Control interno financiero y administrativo: Los controles financieros están
relacionados con los estados financieros; prácticamente son los que se refieren
a operaciones que repercuten, directas o indirectamente, en el proceso
informativo -contable de la empresa y que persiguen los objetivos de veracidad
de la información contable y de protección de los activos.
Por otra parte algunas operaciones no pueden decirse que tengan una
incidencia concreta o al menos inmediata en los estados financieros por
pertenecer a otra esfera de la actividad empresarial; son actos referidos a
contratación con el exterior, ordenación de la producción, relaciones con el
personal, etc. Actos que en su mayoría, constituye decisiones que después una
vez concretadas, tendrán una repercusión en el ámbito financiero-contable pero
que en si se hallan desligadas del mismo.
• Control interno contable y extracontable: Aquí se alude exclusivamente a
las normas de control que tienen un fundamento contable de forma que son
55
extracontables todos los procedimientos que, aun afectando directamente a la
situación financiera o al proceso informativo, no constituyen operaciones
estrictamente contables o de registro. Bajo esta idea se podría citar por
ejemplo de controles contables, aparte los principios contables básicos de
partida y contrapartida en que se fundamenta el principio de partida doble, las
conciliaciones de cuentas, el repaso de los asientos, la existencia de un plan
de cuentas con la adecuada coordinación, etc.
• Control interno automático y discrecional: El control interno automático
implica su puesta en puesta en practica, en virtud del propio procedimiento
administrativo, cada vez que se presenta una situación en que las normas de
control interno prevén su intervención.
• Control interno permanente y esporádico: Los actos de control interno
permanente tienen lugar de forma regular y continuada cada vez que se
presentan los hechos o circunstancias que las normas prevén como
motivadores de los mismos mientras que el control interno es esporádico
cuando no adquieren tal regularidad.
• Control interno preventivo: Si prevenir es preparar y disponer con
anticipación las cosas para un fin y también evitar o impedir un daño o
perjuicio, el concepto de control interno lleva implícita esta idea.

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Se observa que dentro del Grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A, los
controles mayo rmente utilizados son los controles contables internos y los
controles administrativos.
Los controles contables internos por su parte son procedimientos destinados a
garantizar la confiabilidad de los datos contables y salvaguardar los activos, así
mismos los controles internos administrativos comprenden el plan de organización
y todos los métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las
operaciones.
2.4.2.2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO.
El control interno, implementado en una organizaciones de gran importancia
puesto que del mismo va a depender en gran parte el funcionamiento y logro de
los objetivos establecidos por la empresa. Es necesario determinar en que área o
departamento va a ser implementado y que se quiere lograr con el mismo.
En el caso de esta investigación el objetivo primordial es evaluar el control
interno sobre las cuentas por pagar, se basa en la importancia que tiene para la
empresa saber a ciencia cierta cuáles son los pasivos u obligaciones que ha
contraído puesto que esto afecta en gran manera el desarrollo y desenvolvimiento
de todas las operaciones realizadas en la misma.
Tal y como lo expone Cepeda (1996.p.7), dentro de los objetivos de todo
control interno se encuentra:

57
• Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los pueda afecta.
• Garantiza la eficiencia y economía en todas las operaciones de la
organización.
• Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidas al cumplimiento de los objetivos previstos.
• Garantiza la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de
la organización.
• Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y
prevenir las desviaciones que se presentan en la organización.
Por otra parte Catácora (1996.p.238-241), plantea que los objetivos del control
interno sirven para proveer a la gerencia de una seguridad razonable, pero no
absoluta de que los activos, especialmente los valiosos y movibles estén
protegidos, contra pérdidas por el uso o disposición no autorizado y que las
operaciones son realizadas con autorización de la gerencia y registradas
adecuadamente para permitir la elaboración de los estados financieros de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Sobre la base de lo anteriormente expuesto, el mencionado autor divide los
objetivos del control interno en objetivos generales y objetivos específicos
teniendo que los objetivos generales son:
• Custodia de los activos.

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• Captura y proceso de la información en forma completa y exacta.
• La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la
compañía.
Los dos primeros objetivos generales conducen a objetivos específicos del
control, que son los siguientes:
• Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las
transacciones en el periodo al cual corresponden.
• Los objetivos de existencia permiten asegurar que solo se registren
operaciones que afecten la actividad.
• El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al
valor que realmente se deriva de ellas.
• El objetivo de autorización debe establecer limites al inicio, continuación o
finalización de una operación contable con base en políticas y
procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un sistema contable
deben establecerse como una necesidad para a sentar las bases de la
confiabilidad del sistema como un todo.
• Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o
disposición no autorizado de los activos de la empresa. Este objetivo se
cumple a través de dos tipos de controles:
• Controles de custodia física: Los controles sobre la custodia física de los
activos son diseñados para prevenir o detectar el uso no autorizado de los

59
activos durante el periodo en el que se encuentran bajo custodia de un
individuo o departamento, especialmente interesa la custodia física de los
activos valiosos y movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por
cobrar, vehículos, etc.
• Controles sobre la existencia física: los controles sobre la existencia física
están diseñados para detectar si las cantidades o valores mantenidos en
custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteo
periódicos de inventarios u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueos
de facturas, etc.
Por último, Perdomo (1997.p.5), señala siete (7) objetivos del control interno,
los cuales son:
• Prevenir fraudes.
• Descubrir robos y malversaciones.
• Obtener información administrativa, contable, financiera, confiable y
oportuna.
• Localizar errores administrativos contables y financieros.
• Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos.
• Promover la eficiencia personal detectar desperdicios innecesarios.
Puede entonces decirse, que el control interno abarca todas las actividades y
departamentos de una empresa y estos deben estar presentes desde el mismo
momento en que nace la misma y durante todos los años de existencia que tenga,
60
adaptándose siempre a las necesidades que vayan presentando y
perfeccionándose cada vez más, para así garantizar el excelente funcionamiento
de la misma.
2.4.2.3. CARACTERISTICAS DEL CONTROL INTERNO.
Dada la diversa naturaleza del control interno, también es importante
conocer las múltiple características que pueden presentar. Para Horngren &
Harrison (1991,p.281), en una empresa debe existir un control interno con las
siguientes características:
• Personal competente y de confianza: Motivar o atraer a los empleados de
más alta calidad, al entrenarlos para que hagan bien sus tareas y supervisar
su trabajo, ayuda a crear un equipo competente; la confiabilidad en los
empleados aumentará con la rotación de los mismos a través de diversos
trabajos.
• Asignación de responsabilidades: En una gran empresa o en una tienda
por departamento local con un sistema de control interno ninguna tarea se
pasa por alto. Por tal motivo, en el organigrama de una empresa se define la
asignación de responsabilidades. Todas las tareas están definidas con
claridad y asignadas a las personas que tienen la responsabilidad de llevarlas
a cabo.
61
• Autorización adecuada: Toda organización tiene un grupo de reglas,
políticas o normas previamente establecidas que señalan los procedimientos
que están o no aprobadas por la gerencia.
• Separación de tareas: Los gerentes hábiles dividen las responsabilidades de
las operaciones entre dos o más personas o departamentos. La separación
de tareas limita las responsabilidades de fraude y mejora la exactitud de los
registros contables. Este componente crucial pero con frecuencia descuidado
del control interno se puede subdividir en cuatro partes: Separación de
operaciones de contabilidad, separación de custodia de los activos de la
contabilidad, separación de la autorización de las operaciones de custodia de
los activos correspondientes y separación de las tareas dentro de la función
contable.
• Auditoria interna y externa: Para medir la confiabilidad del sistema de
contabilidad de la empresa los auditores evalúan los sistemas de controles
internos, determinando los puntos débiles del mismo y recomendado las
correcciones, en esos casos los auditores sugieren recomendaciones que
ayuden a la empresa a operar sin problemas y en forma económica.
• Documentos y registros: Existe una gran variedad de documentos y
registros, los cuales deben estar prenumerados. Una falla en el orden
consecutivo atrae la atención hacia el documento faltante.

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Otra de las características de control interno es la planteada por Senn
(1992.p18), referida a los sistemas de información computarizados: El cual define
como aquellos que permite el procesamiento de datos mediante el uso de un
conjunto de componentes funcionales para generar información requerida por los
usuarios, la cual es indispensable para el registro de las operaciones contables y
la toma de decisiones en la empresa.
Por tanto, se observa que el control interno representa un conjunto de
elementos que deben entrelazarse entre sí para interrelacionar practicas; lo cual
se aplica en el caso de este trabajo al área contable, específicamente en el caso
de las cuentas por pagar, que requiere de una organización exacta que garantice
las responsabilidades y funciones de esta unidad con el objeto de controlar con
exactitud y eficiencia dicho proceso.
2.4.2.4. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO.
El control interno es importante ya que es utilizado como un proceso que
pretende mantener a la empresa en línea con sus objetivos. Tal y como lo expone
Coopers & Lybrand (1997.p.7), el control interno es importante ya que puede
ayudar a que una empresa consiga su objetivo, de rentabilidad, rendimiento y a
prevenir la pérdida de recursos así como también a la obtención de información
financiera contable.
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Bajo esta perspectiva, los controles internos son indispensables para el
departamento de cuentas por pagar de la empresa objeto de estudio, puesto que
permiten el buen funcionamiento de los diferentes procesos administrativos y
contables, así evitan desviaciones en las normas y procedimientos establecidos
por la empresa para así obtener eficiencia en las operaciones y la confiabilidad en
la información financiera.
2.4.2.5. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO.
El control interno posee unos principios, que tal y como lo sustenta Cepeda
(1997.p.13), los principios por los cuales se rige el control interno son los
siguiente:
• Principio de igualdad: Establece que el control interno debe velar por que las
actividades de la organización estén orientadas hacia el interés general.
• Principio de moralidad: Establece que todas las operaciones se deben realizar
acatando las normas aplicables a la organización así como también aplicando
los principios éticos y morales, que rigen la sociedad.
• Principio de eficiencia: Dicho principio vela porque en igualdad de condiciones
de calidad y oportunidad la provisión de bienes y servicios se hagan al mínimo
costo con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.

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• Principio de economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la más
adecuada en función de los objetivos y metas de la organización.
• Principio de celeridad: Consiste en que uno de los principales aspectos sujetos
a control debe ser la capacidad de respuesta.
• Oportuna por parte de la organización: A las necesidades que atañen en su
ámbito de competencia.
• Principio de imparciabilidad y publicidad: Consiste en obtener la mayor
transparencia en las actuaciones de la organización.
• Principio de valorización de costos ambientales: Consiste en la reducción al
mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la
toma de decisiones y la conducción de las actividades rutinarias.
Por lo tanto, puede decirse que el cumplimiento de estos principios de manera
conjunta, son de gran importancia para el Grupo de Farmacias Bolivarianas; C.A,
ya que del cabal cumplimiento de los mismos se lograran con mayor eficiencia los
objetivos por la organización. Por otra parte, se observa que al cumplir con estos
principios, se permite una adecuada separación de tareas, asignación y
delimitación de responsabilidades verificación interna del trabajo contable para así
constatar la exactitud y presentación.

65
2.5. PASIVO.
El pasivo son todas aquellas obligaciones que la empresa ajenas o extrañas, y
se representa generalmente como consecuencia del compromiso que contrae el
acreedor de entregar efectivo, mercancía, o de prestar servicios, que tiene un
valor al importe inicial del pasivo.
Las cuentas por pagar representan todas las obligaciones que tiene la
empresa con terceros, sean a corto o largo plazo, así lo sustenta Medina y
Esteves (1998.p.260), afirma que el pasivo de una empresa está compuesto por el
monto total de las obligaciones para con terceros pagaderos en dinero, vienes o
servicios. En consecuencia, la suma de todas las deudas o créditos para con los
acreedores es el pasivo de una organización.
En virtud de lo expuesto anteriormente puede decirse que las cuentas por
pagar de una empresa comprenden todas las obligaciones, indistintamente de las
cantidades que se trate, pueden ser vencidas o en proceso de acumulación, o
representar créditos fijos o créditos variables por vencer en una fecha o fechas
futuras. En ciertos casos suele ocurrir que el valor nominal o principal del pasivo
es una obligación continua o perpetua.
Dentro del pasivo se puede ubicar el pasivo a corto plazo el cual según
Guajardo (1999.p.193), se integra por las obligaciones de pago que ha contraído
una organización con terceras personas o instituciones llamadas acreedores,
cuyo vencimiento es menor a un año.

66
Son todas las obligaciones cuyo pago vence dentro del ciclo operacional o en
el término de un año, asimismo Lopez (1998.p.273), afirma que representan
cantidades que se deben a los acreedores y que la empresa planea pagar antes
de un año o dentro del ciclo operativo de la empresa.
El concepto que se vislumbra de pasivo a corto plazo es que son todas
aquellas obligaciones que tiene la empresa con terceras personas y tienen un
plazo menor a un año.
2.5.1. NATURALEZA DEL PASIVO A CORTO PLAZO.
El pasivo a corto plazo son obligaciones o deudas que tienen una fecha de
vencimiento no mayor de un año y según La Enciclopedia de Auditoría
(1999.p.708), destaca que durante mucho tiempo, la característica principal que
distinguió a un pasivo a corto plazo de un pasivo a largo plazo, fue el pago en el
transcurso de un año, esto trajo como consecuencia resultados pocos razonables
cuando el ciclo de operación de una empresa excedía de un año. De acuerdo con
la practica aceptada actualmente, tanto el pasivo a corto plazo como el activo
circulante se define en función del ciclo de operación de la empresa individual.
En tal sentido, el ciclo de operación es el periodo que transcurre entre la
adquisición de los bienes y servicios implicados en el proceso de producción y la
entrada a caja que resulta de las ventas y los cobros consiguientes. El pasivo a
corto plazo comprende obligaciones cuya liquidación, según se espera

67
razonablemente, requiere el empleo de recursos existentes clasificado
correctamente como activo circulante o la creación de otro pasivo a corto plazo.
En el caso del Grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A, el pasivo que
generalmente se utiliza es de corto plazo debido a la naturaleza de las actividades
que la empresa realiza, ya que las obligaciones contraidas deben ser canceladas
dentro del lapso de 60 días.
2.5.1.2. DIFERENCIAS ENTRE LOS PASIVOS A CORTO PLAZO Y LOS
PASIVOS CONTIGENTES.
Entre estos tipos de pasivos existen grandes diferencias las cuales las
explica a grandes rasgos la Enciclopedia de Auditoria (1999.p.726), establece que
el pasivo representa desembolsos futuros medibles que resultan de las
operaciones pero dentro de esta esfera de similitud los pasivos poseen
características que permiten categorizarlos. Las diferencias en el grado de
incertidumbre de acuerdo con las siguientes categorías:
• Pasivos determinables a corto plazo: Son aquellos suceptibles de una
medición precisa, la sum de dinero que se necesitará para descargar la
obligación, así como la fecha del pago o descargo, son razonablemente
ciertas.
68
• Pasivo contingente: Se compone de obligaciones que dependen de que se
produzcan o no se produzcan uno o más eventos futuros que vengan a
confirmar ya sea el importe por pagar, el beneficiario, la fecha de pago o la
existencia de la obligación, es decir la determinación de uno o más de
estos factores depende de una contingencia.
Cabe destacar que la empresa objeto de estudio, utiliza el pasivo a corto
plazo, esto representa el dinero que se invierte para el desarrollo de su actividad
principal que es la venta de productos medicinales y miselaneos, la obligación
contraída la deberá cancelar a su fecha de vencimiento para seguir el curso
ordinario de sus actividades si quiere que las operaciones continúen.
2.5.2. CUENTAS POR PAGAR.
Las cuentas por pagar son todas las obligaciones creadas como
consecuencia de la compra de mercancía a si lo suste nta La Enciclopedia de
Auditoria (1999 p.711), cita que el termino de cuentas por pagar significa lo
siguiente: “Las obligaciones hacia los proveedores con cuenta abierta y las letras
aceptadas a pagar correspondientes a compras de mercancías y servicios para el
consumo de la empresa.
Según Gitman (1998.p.326), se refiere a las cuentas por pagar en cuenta
abierta como la fuente principal de financiamiento a corto plazo sin garantía para
69
la empresa. Comprende estas cuentas todas las transacciones en las que compra
mercancía pero no firma un documento formal para dejar constancia del adeudo
del comprador ante el vendedor.
Asimismo, el comprador al aceptar la mercancía que se le envía, conviene
pagar el proveedor la cantidad requerida según las condiciones de venta. Las
condiciones de crédito que se ofrecen en tales transacciones por lo regular se
establecen en la factura del proveedor que suele acompañar a la mercancía.
Por otra parte Gitman (1998.p.326), expone que las letras aceptadas
también corresponden a la compra de mercancía y servicios, pero la utilización de
estos instrumentos negociables de obligación hacia los proveedores, no es tan
frecuente cuando se compara con las cuentas abiertas, sin embargo estos
instrumentos de obligación pueden corresponder a cualquiera de las siguientes
obligaciones:
• Algunas organizaciones utilizan estos instrumentos negociables
extensivamente y como un aspecto normal de la practica diaria del negocio.
• Algunas firmas pueden estar temporalmente necesitadas de efectivo para
pagar sus obligaciones vencidas y, por lo tanto, pueden utilizar estos
instrumentos negociables para permitir al vendedor obtener efectivo al
descontar las letras.

70
• Debido a la naturaleza estacional de algunas organizaciones o industrias,
los acreedores pueden hacer uso extensivo de estos instrumentos para
permitir al proveedor asegurar el efectivo.
De igual manera, estas obligaciones pueden, o no, estar garantizadas sobre
los factores tales como las relaciones con el proveedor, la naturaleza de la
transacción u otros, por lo general las obligaciones a corto plazo no llevan
garantías, y es por ello que los proveedores pueden exigir que los ejecutivos y
accionistas de una empresa endosen las letras personalmente, a fin de protegerse
así mismo.
Sin embargo, para la empresa objeto de estudio los saldos de los
proveedores corresponden a las operaciones normales diarias de la organización,
como lo es el pedido, la recepción de la mercancía. En el curso normal de las
operaciones de dicha empresa, estas se pagaran dentro del termino de crédito
establecidos por los proveedores o por un acuerdo mutuo entre este y la empresa,
normalmente estas obligaciones no están garantizadas.
2.5.2.1. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR.
Las cuentas por pagar se clasifican según sea su origen como lo expone
Catácora (1996.p.263), las cuentas por pagar se pueden clasificar en:

71
• Cuentas y documentos por pagar comerciales provenientes principalmente
de las compras de inventario activo o cualquier otro bien o servicio
adquirido para las operaciones normales de la compañía.
• Cuentas por pagar a compañías relacionadas, correspondientes a los
pasivos que se originan en razón del financiamiento obtenida de las
compañías relacionadas, principalmente de la casa matriz, para el caso de
las compañías transnacionales. Este financiamiento se obtiene por: la
compra de materiales, maquinarias, asistencia técnica, regalías u otros
conceptos.
• Otras cuentas por pagar provenientes de operaciones no comerciales de la
compañía, pueden incluir la reposición del gasto a los empleados, préstamo
de inventario, y otros conceptos como por ejemplo retención de impuesto.
• Gastos acumulados: Incluye el registro de pasivos correspondientes a los
gastos relacionados con servicios recibidos, tales como: electricidad,
teléfono, agua, servicios publicitarios, honorarios profesionales, entre otros.
Asimismo según la Enciclopedia de Contabilidad (2000.p.76), clasifica y define
las cuentas como:
• Cuenta proveedores: Esta cuenta registra las deudas contraidas por
compras de bienes y servicios correspondientes a operaciones de trafico
que constituye la actividad principal de la empresa, siempre que estén
formalizadas en documentos no formales de pago, puede abrirse

72
subsecuentemente que permita proporcionar información mas detallada
acerca de las características de estas deudas (deudas denominadas en
moneda extranjera, deudas correspondientes a facturas pendientes de
formalizar, etc.)
Ello determinaría la utilización de subcuentas siguientes:
• Proveedores, moneda nacional.
• Proveedores, moneda extranjera.
• Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar.
• Cuenta proveedores, efectos comerciales a pagar: Esta cuenta registra las
deudas instrumentadas mediante documentos formales de paga, se utiliza
por lo tanto, cuando se giran efectos comerciales por la deuda mantenida
con los proveedores, previa aceptación de los mismos.
• Cuenta envases y embalajes a devolver a proveedores: Esta cuenta
registra el importe de los envases y embalajes cargados en facturas por los
proveedores, con la facultad de devolución.
• Cuenta anticipo a proveedores: Recoge las entregas a proveedores,
normalmente en efectivo, en concepto de a cuenta de suministros futuros.
Referente a lo antes expuesto, se puede decir que las cuentas por pagar están
estructuradas bajo lineamientos, los cuales son accesibles a todas las empresas,
ya que se podrán adaptar a las situaciones que se presenten en cualquier
momento.
73
2.5.2.2. REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR.
Los procesos de las cuentas por pagar se inician en el momento en el cual la
empresa recibe la propiedad de los bienes comprados, o se compromete con la
adquisición de un servicio.
Según Catácora (1996.p.273), el registro de obligación se inicia cuando se
realiza la transferencia de propiedad del bien, es en este momento cuando la
compañía se compromete a realizar el pago de acuerdo con las condiciones
establecidas en la orden de compra.
En tal sentido el Grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A, dentro del proceso de
cuentas por pagar incluye los procedimientos contables para el registro de los
pasivos, valuación de las cuentas por pagar (en caso de moneda extranjera) y el
pago de cuentas a los acreedores, los procesos de compra y cuentas por pagar
están relacionadas con los procesos de almacenaje de las existencias, debido a
que el mayor volumen de actividades del departamento de compras estará
relacionada con la compra de materias primas y material de empaque para la
producción.
2.5.2.3. PERIODO DE CRÉDITO.
Se refiere al tiempo que otorga el proveedor al cliente para cancelar dichos
créditos, como lo expone Gitman (1997.p.327), el periodo de crédito, es el numero

74
de días que transcurre hasta que el pago total es requerido, así mismo para el
mencionado autor existan varios tipos de periodo de crédito de los cuales se
resaltan los siguientes:
• Sin periodo de crédito: Algunos proveedores no ofrecen crédito a sus
clientes, sino que exigen el pago contra entrega, por lo regular esta
condición de “cobrar al entregar” el proveedor solo las concede a clientes
que pueden representar un riesgo de crédito dudoso o desconocido.
• Periodo neto: La mayoría de las condiciones de pago comprenden
periodos netos que suelen denominarse “netos a 30 días,” “netos a 60
días,” es decir la palabra neto indica que el importe nominal de la compra
se debe pagar dentro del numero de días que indique el convenio a partir
de la iniciación del periodo de crédito.
• Fechado estacional: Representa una técnica que utilizan los proveedores
de negocios de temporada o estacionales, como fabricas de ropas y de
artículos deportivos, estos proveedores ofrecen periodos de créditos que
pueden llegar hasta 180 días, muchos mayores a los que se conceden
normalmente.
De acuerdo a los tipos de créditos antes mencionado él mas utilizado por el
Grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A, el correspondiente al período neto lo cual
evidencia que existe un manejo especifico de las obligaciones contraidas que son
75
interesantes para efecto de este trabajo en el sentido de que dan a conocer los
periodos de pago y las formas de pago empleadas.
2.5.24. DESCUENTO POR PRONTO PAGO.
Esto se refiere al descuento porcentual sobre el precio de compra que se
concede al comprador si paga dentro del periodo de descuento. Que según
Gitman (1998,p.903), un descuento por pronto pago representa una reducción
porcentual del precio de compra siempre y cuando el comprador realice el pago
correspondiente antes de que culmine el periodo de crédito.
En tal sentido el otorgante de crédito, cuyo objetivo es cobrar rápidamente las
cuentas pendientes, un descuento por pronto pago actúa como incentivo para que
el cliente pague lo mas pronto posible.
Se puede decir que para la empresa objeto de estudio es importante tomar en
cuenta los descuentos ofrecidos por los proveedores con la finalidad de obtener
mayor rentabilidad de dinero invertido ya que estos montos pueden representar
sumas importantes.
2.5.2.5. TRABAJO DEL DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR.
En este departamento es donde se llevan a cabo las operaciones o
registros contables de todas las obligaciones que haya contraído la empresa; en

76
este sentido expone Meigs (1997.p.634), el trabajo del departamento de cuentas
por pagar de debe estar en función de:
• Proveer de seguridad de que ningún pago se efectúe sin evidencia
documental de la existencia de un pasivo y, asimismo, proteger contra
pagos duplicados.
• La verificación de una factura incluye la determinación de que:
Ø Los bienes o servicios descritos por la factura fueron ordenados y
recibidos.
Ø Las cantidades y condiciones de los bienes estaban de acuerdo con las
especificaciones.
Ø Los precios, condiciones de crédito y cargos por envíos concuerden
con el acuerdo original.
Ø Las multiplicaciones, sumas y deducciones de descuentos son
aritméticamente correctas.
Asimismo, cuando el proceso de verificación de una factura ha sido
completado, el comprobante utilizado para registrar estos procedimientos debe
contener la aprobación, por escrito, de los individuos responsables de esta fase de
la verificación.
Por otra parte, las responsabilidades del departamento de cuentas por pagar
pueden presentarse de la manera siguiente:
• Verificación de facturas y otros pasivos.

77
• La determinación adecuada de las cuentas del mayor a las que se puede
cargar y acreditar.
• El mantenimiento de registros auxiliares.
• La preparación de los asientos de diario que resuman las transacciones de
cada mes.
Es importante resaltar que en toda empresa debe existir un departamento de
cuentas por pagar para así establecer responsabilidades, tener un mayor control
interno de los registros contables de los pasivos de la empresa.
2.5.2.6. OBJETIVO DEL EXAMEN DE CUENTAS POR PAGAR.
Este examen se hace necesario para comprobar si en la empresa se llevan los
procedimientos contables en ese departamento, según lo sustenta Meigs
(1997.p.635), el objeti vo del examen de las cuentas por pagar consiste:
• Comprobar si el importe mostrado en el balance concuerda con los
registros contables auxiliares.
• Determinar si todos los pasivos existentes a la fecha del balance han
sido registrados.
• Determinar la suficiencia de los controles internos sobre el proceso y
pago de facturas de proveedores.

78
Se evidencia la necesidad de realizar continuamente un examen de cuentas
por pagar para proveer seguridad a la empresa de que ninguna erogación de
dinero se efectúa sin evidencia documental y así mismo protegerse contra pagos
duplicados. De esta manera se le otorga confianza suficiente a la empresa de que
todas las operaciones están realmente registradas y que poseen físicamente los
documentos comprobatorios que la sustente.
2.5.2.7. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.
Según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA),
emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1999) para determinar
la adecuada cuantificación de las operaciones relacionadas con las cuentas por
pagar a proveedores, se deben considerar los siguientes:
• Realización: El cual nos indica la razón por la cual debemos registrar
una operación o evento económico, y considera tres situaciones en las
cuales una operación debe ser registrada, los cuales son: a) cuando se
han realizado transacciones con otras entidades, b) cuando se han
llevado a cabo transacciones internas a la entidad, c) cuando se
identifiquen y cuantifique eventos económicos externos a la entidad.
• Periodo contable: Intimamente vinculado con el de realización, señala
cuando una operación debe ser registrada, siendo esto cuando una
79
transacción se haya realizado, considerando tanto el registro de la
misma como su inclusión en los estados financieros en la fecha o
periodo en que se haya realizado.
• Valor histórico original: Establece que las operaciones realizadas en
un periodo contable, debe ser registradas según las cantidades de
efectivo que se afecten, su equivalente a la estimación razonable que de
ello se haga cuando la transacción se considere contablemente
realizada.
• Consistencia: Determina que la información contable sea realizada con
procedimientos establecidos de la manera adecuada, perdurando a
través del tiempo.
Partiendo de lo antes expuesto, se evidencia la importancia de la aplicación
cabal y efectiva de los principios de principios de periodos contable, realización,
valor histórico original y consistencia, ya que son los elementos conceptuales que
soportan el ejercicio y practica de la contaduría publica y por ende dicha cuenta.
2.5.2.8. REGLAS DE VALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR.
Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1997,p334), al
mencionar los principios de contabilidad generalmente aceptados, establecen que

80
los adeudos tienen su origen en la comprar de mercancía o servicios surgen en el
momento de tomar posesión de la mercancía o recibir los servicios.
En tal sentido, es apropiado registrar los pasivos a favor de proveedores
deduciendo los descuentos comerciales, pero sin deducir los descuentos por
pronto pago, excepto en el caso de que la empresa tenga por norma aprovechar
regularmente esta ultima clase de descuento y este en condiciones de continuar
esta política, siempre y cuando este procedimiento se aplique de manera
uniforme.
Sin embargo, cuando se firman documentos amparando compras crédito,
deberán registrarse de inmediato tanto la adquisición de activo, como el pasivo
correspondiente, por el importe total de la operación.
En cuanto a la valuación de las cuentas por pagar se debe tomar en cuenta
una serie de factores importantes al momento de una compra a crédito, es decir
que se deberán registrar los pasivos con el fin de resguardar la adquisición del
mismo, sin poder olvidar que el compromiso con los proveedores se inicia en el
momento en el que se recibió el bien o servicio.
2.5.2.9. REGLAS DE PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR.
Esto se refiere a la forma como deben presentarse en los estados
financieros las cuentas por pagar; según Donal y Kieso (2001.p.457), las reglas de
presentación de las cuentas por pagar son las siguientes:

81
• Por razón de su pronta o inmediata exigibilidad, y su correlación con el
activo circulante en cuanto a la determinación del capital de trabajo, el
pasivo a corto plazo debe presentarse como el primero de los grupos de
pasivos en el balance general.
• Los saldos deudores de importancia que formen parte de las cuentas
por pagar a proveedores, deberán clasificarse como cuentas por cobrar
o como inventario, dependiendo de su procedimiento y aplicación final
que se estime.
• Las cuentas por pagar a acreedores diversos y los pasivos acumulados
se agrupan generalmente en un sola total. Sin embargo, estos pasivos
se pueden segregar y mostrarse en forma detallada de acuerdo con su
importancia relativa, para presentar una información mas completa.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, se evidencia que la
presentación de las cuentas por pagar debe afectar directamente al pasivo
a corto plazo, y se deben reflejar en el balance general.
2.5.2.10. CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR.
Las cuentas por pagar debe llevar un buen control interno para que la
empresa pueda lograr los objetivos propuestos por la misma, como lo expone
Meigs (1997.p.635-636), el objetivo final de los controles en esta área de

82
operaciones es proveer seguridad de que la compañía esta recibiendo bienes y
servicios por todos los pagos efectuados; y esto a su vez requiere prueba de que
los bienes han sido recibidos en adecuadas cantidades y condiciones antes que
las facturas sean aprobadas.
El mismo autor sustenta que para lograr un adecuado control interno es
necesario:
• Segregación de funciones: De tal manera que un desembolso hecho a
favor de un proveedor, se efectúa contando con la aprobación de los
departamentos de compra, recepción, contabilidad y finanzas. Todas las
transacciones de compras prenumeradas, copias de las cuales se
enviaran al departamento de cuentas por pagar para compararlas con
facturas de proveedores e informas de recepción.
El departamento de recepción funcionara independiente del
departamento de compras.
• Dentro del departamento de cuentas por pagar, todas las formas deben
ser detalladas con la fecha y hora de recepción, los comprobantes y
otros documentos originados dentro del departamento pueden ser
controlados por medio de la prenumeración.
• Separar las funciones de verificación y aprobación de la factura, relativa
al desembolso, es otra fase que tiende a evitar el fraude. Antes que la
factura sean aprobadas para su pago, deberá presentarse evidencia, por

83
escrito, que muestre que todos los aspectos de la transacción han sido
comprobados.
• Otro de los procedimientos de control de las cuentas por pagar, es la
conciliación mensual de los registros auxiliares de cuentas por pagar
con la cuenta control del mayor. Estas relaciones deberán ser
conservadas como evidencia de la ejecución de este procedimiento y
como ayuda para localizar cualquier error subsecuente.
• Los estados mensuales de proveedor deberán ser conciliados con el
auxiliar de cuentas por pagar o con el detalle de facturas pendientes,
investigando cabalmente cualesquiera discrepancias.
• Reportes para uso administrativo: Los controles internos sobre los
pasivos pueden fortalecerse por medio de la utilización de reportes
internos preparados regularmente, cada semana o mes, para ser
revisados por funcionarios. Estos reportes pueden mostrar el saldo de
cuentas por pagar provenientes de reportes procedentes, el importe de
las nuevas cuentas por pagar adicionadas, los pagos hechos los
descuentos obtenidos o perdidos y el saldo actual de las cuentas por
pagar.
Por otra parte los reportes pueden incluir una clasificación de las cuentas de
proveedores por la fecha en que se requiere el pago, puede ser conveniente una
clasificación por separado para cualquier partida vencida o en disputa, como

84
medio para atraer la atención hacia estas situaciones. Cualquier anticipo a
proveedores deberán mostrarse por separado, y los saldos deudores de
significación originados por cualquier otra causa, deberán ser explicados.
2.5.2.11. SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR.
El control interno de las cuentas por pagar deben dar seguridad de que los
pasivos se presenten correctamente, Cook Winkle (1998), menciona que el
sistema de control interno sobre los pasivos deben dar seguridad de que estos
han sido presentados con exactitud, que todos los pasivos de la empresa han sido
anotados en los registros contables, que todos los pasivos registrados representan
obligaciones validas de la empresa, y que se eliminen de acuerdo con la política
de la empresa, el control sobre los desembolsos de efectivo tiene que
proporcionar la seguridad de que los importes pagados han sido adecuadamente
autorizados y corresponden a obligaciones validas de la empresa.
Asimismo, para Whitington y Pany (2000), expone que al pensar que el
sistema de control interno sobre las cuentas por pagar, es importante reconocer
que las cuentas por pagar de una empresa son las cuentas por cobrar de otras.
Por tanto, hay poco peligro de que pasen errores inadvertidos en forma
permanente, puesto que generalmente, los acreedores del cliente llevan un
registro completo de sus cuentas por cobrar e informan al cliente si el pago no es

85
recibido. Esta característica ayuda también a los auditores a descubrir un fraude,
puesto que el perpertrador debe recibir las exigencias de pago y responderlas.
Algunas empresas, por consiguiente, pueden escoger minimizar la
contabilización de sus pasivos y depender de los acreedores para atender algún
rezago en los pagos. Este punto de vista no es un respaldo a la contabilización
imprecisa o incompleta de las cuentas por pagar, sino solamente un
reconocimiento de que el interés propio de los acreedores constituyen un control
efectivo en la contabilización de las cuentas por pagar, que no esta presente en el
caso de las cuentas por cobrar.
Los análisis del sistema del control interno aplicables a las cuentas por
pagar pueden extenderse lógicamente a todo el ciclo de compras o de
adquisiciones.
En el grupo de Farmacias bolivarianas, C. A., es necesario analizar el
sistema de control interno aplicado a las cuentas por pagar para determinar si el
control aplicado es suficiente o faltan controles para el pago efectivo de los
pasivos, tomando en cuenta las fechas de pagos para que no se paguen tarde los
pasivos.
2.5.2.12. CONTROL INTERNO DE LAS FACTURAS DE PROVEEDORES.
Las facturas deben tener un buen control interno ya que mediante ese
control la empresa podrá evitar el pago doble de facturas, así lo explica la

86
Enciclopedia de Auditoria (1999.p.712-713), el propósito de este control es
prevenir el pago de copias y no de la factura original. Todas las copias deben
enviarse a la unidad de cuentas por pagar dentro del departamento de
contabilidad para su proceso.
El tratamiento de las facturas de proveedores dentro del departamento de
contabilidad constara de los siguientes aspectos:
• La separación de las facturas originales de las copias. Si no existe la
necesidad de duplicados estos deben destinarse tan rápido como sea
posible.
• Designar la persona, personas u órganos directivos de la empresa, los
cuales en caso de duda o conflicto, interpreten las políticas de acuerdo
con el tema que se trate, así como para reformar o derogar las políticas
aprobadas.
• Aplicación en la práctica.
Ø Asegurar la compresión uniforme y el respeto en la aplicación de las
políticas, por medio de las personas y órganos directivos autorizados.
Ø Asignar responsabilidad de los controles administrativos referentes a las
políticas, a los jefes de departamentos, cuando las políticas re refieran a
sus departamentos, y al comité, cuando las políticas sean de orden
general.
87
Ø La coordinación de todas las políticas, así como sus aplicaciones y
desviaciones, quedará a cargo del comité y se notificara a la dirección de
la empresa de los trabajos al respecto.
• Revisión de las políticas.
Ø Revisar periódicamente las políticas, fijando una fecha para tal efecto,
procurando mantenerlas al día.
Ø Vigilar y evaluar el respeto de las políticas en toda empresa así como
vigilar y verificar la correcta aplicación de las políticas en la empresa,
podrá utilizarse uno de los duplicados. Las copias de cualquier factura
puede hacerse casi simultáneamente.
Ø Todas las facturas de los proveedores deben cotejarse con una copia de
la orden de compra o cualquier otro documento que indique que la
mercancía fue recibida o perdidas y de esta forma se verifica si la
cantidad recibida esta concuerda con el pedido de compra.
Ø Si existe cualquier discrepancia entre la cantidad facturada y la recibida,
o en el precio de la partida, la factura debe ser procesada con la
información corregida y comunicarle al proveedor que rectifique el error
aparente. El propósito de procesar la factura por la cantidad corregida es
doble: 1) el registrar los pasivos inmediatamente, 2) tomar ventaja de los
términos de descuento.
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Ø Todas las facturas deben verificar su adecuación aritmética y codificarse
con la cuenta o cuentas a las que deben cargarse.
Ø Todas las facturas deben registrarse en el diario de compras o
documentarse para el pago. Al mismo tiempo deben ser archivadas por
fecha de vencimiento con el fin de evitar la posibilidad de perder el
descuento.
Ø Todas las facturas que no correspondan a mercancías incorrectas,
deberán enviarse a la persona o departamento que utilizo el servicio y
autorizo el gasto.
Ø Después del pago, todas las facturas deben ser apropiadamente
canceladas y archivadas. Para cancelarlas puede utilizarse un sello de
pagado sobre cada una, y para cancelar simultáneamente un grupo de
facturas, puede utilizarse un perforador.
Llevando un buen control en las facturas la empresa podrán evitarse errores
en los saldos de las cuentas por pagar y se sabrá el saldo correcto de cada
proveedor y así podrá tener un buen control en las cuentas por pagar.
2.6. POLÍTICAS.
Las políticas son enunciados o criterios generales que orientan el
pensamiento en lo toma de decisiones, ya que mediante estas políticas se
establecen todas las formas que conduzcan al éxito y logro de las metas
89
establecidas, asimismo Gómez (1998.p.309), explica lo que es un política de la
manera siguiente:
Política es:
• Una guía para las decisiones administrativas.
• El punto de vista de una organización.
• Un modo de explotación y de dirección de los diversos sectores de la
gestión (acción y efecto de administrar).
• Una ley administrativa interna que rige las decisiones en el seno de la
organización.
• Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción.
Para Brito (1996.p.3), dentro de los principios de contabilidad aplicados a
las cuentas por pagar se incluye las siguientes
• Todas las cuentas por pagar deben reflejar la realidad de los hechos
contables.
• Todas las cuentas por pagar deben ser previamente autorizadas.
• Todas las cuentas por pagar deben ser clasificadas y registradas según
las normas contables.
Por tanto, se observa que es fundamental el análisis de las políticas que
deberían regir las cuentas por pagar dado que constituyen el objeto de análisis de
esta investigación, pues las mismas representan los lineamientos y principios que
90
determinan el manejo de las cuentas por pagar implicando directrices a seguir que
organizan las actividades basándose en la cuentas por pagar.
2.6.1. CLASIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS.
Las políticas se clasifican de acuerdo a su origen, así lo sustenta Gómez
(1998.p.310), cuando expone que las políticas se clasifican por la forma de origen,
que a su vez se divide en:
• Externamente impuestas: Son aquellas que no nacen en el seno de la
compañía, ya que son imposiciones legales, sindicales (contratos
colectivos), costumbristas, etc.
• Políticas de apelación: Son las que se forman a través de consultas que
los jefes intermedios hacen a los superiores; esto quiere decir en pocas
palabras la jurisprudencia administrativa.
• Expresamente formuladas: Son las que de una manera precisa,
consciente y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que
sirvan para regir en términos generales un campo.
Por su extensión puede ser:
• Generales: Son aquellas que rigen a todos los departamentos de la
empresa.
91
• Particulares: Son aquellas que rigen a un departamento o área
especifica de la empresa como: ventas, personal, entre otros.
En virtud de lo anteriormente expuesto se determina que las políticas son
un aspecto importante dentro de toda empresa ya que delinean las intenciones de
la dirección y constituyen los principios orientadores que contribuyen a que la
empresa pueda seguir un curso planeado para alcanzar los objetivos.
2.6.2. POLÏTICAS APLICADAS A LAS COMPRAS.
La Biblioteca de la Pequeña y Mediana Empresa(1997), menciona algunas
políticas aplicadas a las compras, entre las cuales se tiene:
• Registro de compromiso de pago: Debido a que cualquier orden de compras
colocadas en cualquier día implica un compromiso de pago efectivo en el
futuro, y por el hecho de que la administración del efectivo es tan vital para la
empresa, se recomienda que se lleve un registro sencillo de compromisos de
pago. Se recomienda que el registro de compromisos de pago este por escrito,
no en la memoria del responsable. Tener esta información permite a la
empresa planear las necesidades de efectivo con mucha antelación y evitar
que se recurra precipitadamente al banco a fin de asegurar un poco de dinero
extra.
92
• La orden de compra: Es un contrato entre la empresa y el proveedor que
obliga al proveedor a proporcionar a la empresa un producto y que la empresa
pague, tomando en cuenta las condiciones de pago especificas y aceptadas.
• Numero de orden de compra: Los números de las ordenes de compras se
asignan en secuencia ascendente para propósitos de control de registros.
• Registros de ordenes de compras: Es útil para no tener que signar el mismo
numero a dos o más ordenes de compras, como referencia rápida cuando no
se tiene la seguridad de si algo se ordeno.
• Archivo de ordenes de compras: Es necesario llevar las ordenes de compras
abiertas o no terminadas en un archivo abierto de ordenes de compras, cuando
se llega al punto que se tiene varias ordenes de compras de un mismo
proveedor, se debe archivar alfabéticamente por proveedor y cuando las
ordenes de compras se han llevado a cabo es necesario archivarla en un
archivo cerrado de ordenes de compras, el cual servirá como documento para
propósitos de auditoria.
• Confirmación: Los proveedores grandes confirman la orden de compra de la
empresa con un pedido, es necesario comprar estas confirmaciones con lo que
se requiere en la orden, si ambos coinciden archivarlas y si no coinciden
pueden resolverse las discrepancias por la vía telefónica.
• Gastos menores: La mayor parte de los requerimientos de materia primas o
servicios relacionados al producto se satisface mediante una orden de compra,

93
algunas materias primas y servicios no relacionados con el producto pueden
procurarse mejor utilizando el dinero de caja chica.
• Requerimientos: Es él termino que se designa lo que debe adquirirse, los
requerimientos incluyen piezas y materiales para el producto, productos para el
mantenimiento, artículos de oficina, herramientas, equipos de prueba y
prácticamente cuanto se requiera para operar la empresa, los requerimientos
se deben anotar en un formato de orden de compra o en una forma automática
de requisición.
• Cantidad: ¿Qué tanto se debe comprar? : La cantidad que se anota en una
requisición refleja la opinión de la persona que genero la adquisición y puede
no ser la cantidad optima. El área de compras debe mantenerse enterado de la
variaciones de precios y contar con algún procedimiento para ajustar las
cantidades requeridas a un nivel mas adecuado, es necesario vencer la
tentación de comprar de más de lo necesario para aprovechar las rebajas de
los precios.
• Autorizaciones en las compras: Debe quedar claro que todo el personal de la
empresa, desde el principio que nadie podrá comprar nada sin autorización
previa de un responsable, es importante que el responsable sea el único que
pueda autorizar las compras: Cualquier compromiso de compra implica pago
de efectivo a futuro, la autorización en general es independiente de la
requisición. En caso de que se desee autorizar la orden de compra antes que

94
se elabore, esto debe aparecer en la requisición. En oportunidades el
responsable de las compras tienen compromisos que atender, no siempre se
encuentran disponibles para autorizar una compra que se requiera con
urgencia, por esto, se requiere contar con una política que en caso de ausencia
del responsable, no impida que las operaciones sigan su curso legal.
• Proveedor: El responsable de la empresa tiene que tratar con los
representantes directos de ventas, distribuidores, representaciones de los
productos y talleres independientes. El termino calcificación de los proveedores
significa localizar e identificar diferentes productores, técnicamente capaces de
proporcionar el mismo producto. El termino selección del proveedor significa
seleccionar a un fabricante entre los distintos calificados, mediante un
concurso o negociación; idealmente sise cuenta con diversas fuentes
calificadas pueden realizarse concursos y colocarse la orden con el que
presente la cotización más baja, asegurándose que la calidad del producto sea
satisfactoria.
• Cotizaciones y precio: Una de las reglas de los negocios es que hasta donde
sea posible, las ordenes de compras se deben colocar sobre la base de un
precio fijo. Las cotizaciones verbales son totalmente equivalentes a las
escritas, si se cuenta con diversos proveedores calificados para determinado
requerimiento, comprar algunas cosas mediante visitas directas permite

95
obtener listas de precios que garanticen que la empresa compra al mejor
precio.
Para la empresa objeto de estudio, también es importante aplicar estas
políticas de compras para asegurar el buen funcionamiento de los procedimientos
de compras, por esta razón se debe tomar en cuenta cuales son las políticas que
se deben aplicar a una organización con respecto a las compras y así comprar con
las aplicadas por el Grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A. determinando si es en
efectivo o no.
6.2.3. PROCESOS PARA EL CICLO DE COMPRAS.
Para comprar y cancelar o adquirir créditos correctamente existen varios
pasos de control aplicado a las compras, Perdomo (1997), señala algunos pasos
del control interno sobre las compras, las cuales son:
• Cotización de compra: El departamento de compras, una vez recibido
autorizada la requisición de compra, consulta su archivo de proveedores,
donde determinara nombre, dirección, precios, condiciones, entregas, fechas,
así como la información necesaria para formular la orden de compra y pedido
al proveedor seleccionado.
• Autorización de compra: En ocasiones, resulta practico que el departamento
de finanzas o funcionarios de esta agencia, autorice cada compra, formando la

96
requisición correspondiente, generalmente para efectos de control de
presupuesto.
• Recepción de mercancías y materiales: Una vez que recibe copia del
pedido al proveedor, hará los preparativos necesarios para la recepción de las
mercancías y materiales. Cuando se reciben las mercancías, se comprobara
clase, cantidad, calidad y demás características contra la requisición y pedido
de compra por un lado y contra la remisión y mercancía del proveedor. Una vez
comprobadas y verificados, se formula la nota de entrega al almacén por
cuadriplicado, debidamente numeradas progresivamente. Original para el
departamento de compras, duplicado para contabilidad, triplicado para el
departamento de trafico y el cuadruplicado para el almacén, tanto la original
como las copias estarán firmadas por las personas que intervienen en el
proceso.
• Revisión y autorización de la factura de compra: Cuando el proveedor
envia la factura y copia, tanto el departamento de compras como el de
contabilidad, procede a verificar como sigue:
Ø El departamento de compra compara unidades, precio, clases, calidad, entre
otros contra la copia del pedido de compras, nota de remisión y copia de
factura del proveedor, sellando la copia de la factura donde constara de fecha
de recepción de mercancía, fecha del pedido, fecha de la promesa de la
entrega de proveedor, firma de quien lo verifico, entre otros.

97
Ø El departamento de contabilidad, con la copia de la factura verificada por
compras, pedidos, pedido al proveedor y nota de entrada al almacén,
procederá a verificar los cálculos, ajustándola con el proveedor por concepto
de descuentos. Fletes acarreos, entre otros, sellándola, donde constara de
numero de la póliza de contabilidad, firma de quien autoriza el pago de la
factura, numero del cheque a favor del proveedor, firma de quien verifico, entre
otras.
Ø Ajustes a compras: Las compras pueden ser objeto de ajuste, por concepto de:
v Devoluciones sobre compras la cual las tramitara el departamento de compra,
quien expedirá la nota de devolución de mercancía por cuadriplicado, con
numeración progresiva, original para el proveedor, duplicado para
contabilidad, triplicado para el almacén y el cuadruplicado para el
departamento de compras.
v Rebajas sobre compras con la intervención del departamento de compras y
vigilancia del departamento de finanzas o funcionario encargado para ello, con
la información correspondiente a contabilidad.
v Descuentos sobre compras igual que las rebajas, intervendrá el departamento
de compras, finanzas o funcionarios, con el reporte correspondiente al
departamento de contabilidad.
Es conveniente estudiar cada uno de los pasos que se deben seguir para la
adquisición de mercancía, para determinar si la empresa objeto de estudio realiza
de manera efectiva los procedimientos para adquirir un bien.

98
2.7. NORMAS.
Las normas son las tareas y actividades en la empresa, deben ser
controladas, supervisadas y dirigidas, es la única forma de verificar que las
actividades que se están llevando a cabo de manera eficiente. Al no supervisar
estas actividades, probablemente el logro de los objetivos dependerá directamente
de la pérdida de tiempo, esfuerzo y costos, factores éstos muy importante para la
organización.
Es así como Robbins(1994.p.467), una norma establece cosas, como
niveles de producción, porcentaje de ausentismo, prontitud o lentitud, y las
magnitudes permitidas de socialización en el trabajo aunque el mismo grupo tiene
su propio conjunto único de normas, hay clases comunes de éstas que aparecen
en la mayoría de las organizaciones.
Del mismo modo Stoner, Freeman y Gilbert (1996.p.547), señala que las
normas son un conjunto de supuestos y expectativas sobre como se comportan
los miembros de un grupo. Los grupos informales cumplen con cuatro funciones
primordiales:
• Mantener y reforzar las normas y valores que los miembros tienen en
común.
99
• Ofrece a los miembros la sensación de satisfacción, posición y
seguridad social.
• Ayudar a los miembros a comunicarse, desarrollando sus propios
canales de comunicación para completar los canales formales.
• Sirve para la solución de los problemas.
Entonces se puede decir, que a través de la norma se puede visualizar con
claridad las acciones requeridas o las que no debemos llevar a cabo y, facilitan la
elaboración de los programas en las organizaciones.
2.8. PROCEDIMIENTOS.
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las
actividades rutinarias y especificas, se establecen de acuerdo a la situación de
cada empresa, de su estructura organizacional, la clase del producto, turnos de
trabajo, disponibilidad del equipo y material, incentivos y muchos otros factores.
Como la explica Gómez (1998.p.313), define el procedimiento como una
serie de labores concadenadas; que constituyen una sucesión cronológica y el
modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado.
El mismo autor define la serie de labores concadenadas como la variedad
de diferentes operaciones que se enlazan entre sí, para que las anteriores sirvan
como base a la siguiente y así sucesivamente hasta llegar al resultado deseado.

100
La sucesión cronológica es porque se suceden o siguen una tras otra en tiempos
subsecuentes y en orden lógico.
De lo anterior se determina, que los procedimientos son acciones
relacionadas y dependientes una de otras que aplicadas permiten el logro de los
objetivos trazados por las organizaciones.
2.8.1. CARACTERISTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS.
Todo procedimiento está constituido por una serie de elementos y
características que lo definen que según Gómez (1998.p.313), el hace mención de
las características de la siguiente manera:
• Completas: Consideran elementos materiales y humanos, así como el
objetivo deseado.
• Coherentes: Que sus pasos sean sucesivos, complementarios y que
tiendan al mismo objetivo.
• Estables: Firmeza del curso establecido, que no cambie a menudo, sino
únicamente por emergencias.
• Flexibles: Que permitan resolver emergencias sin romper la estructura
establecida y que se restablezca el procedimiento al cesar la
emergencia.
101
• Continuidad: Tienden a perpetuarse una vez establecidas y las
modificaciones solo se agregan a las ya establecidas.
Estas características son de suma importancia ya que todo procedimiento
realizado en la organización lleva un fin común que es realizar las actividades de
acuerdo con los procedimientos ya implantados por la organización para alcanzar
los objetivos trazados por la empresa.
2.8.2. OBJETIVOS DE ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS.
Continuando con la exposición del autor Gómez (1998.p.315), el objetivo
primordial básico de todo estudio de procedimientos es simplificar los métodos de
trabajo, eliminar las operaciones y la papelería innecesaria, con el fin de reducir
los costos, dar fluidez y eficacia a las actividades.
Igualmente para el mencionada autor existen objetivos secundarios o
accesorios los cuales menciona como:
• Eliminar operaciones, combinándolas entre sí o suprimiéndolas.
• Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficacia.
• Eliminar las demoras con el mismo fin de ahorrar tiempo.
• Centralizar las inspecciones conservando el control interno.
• Situar las inspecciones en los puntos clave.

102
• Eliminar estacionamientos aparentes necesarios para evitar los “cuellos
de botella” (amontonamiento, difícil fluidez de tramites) etc.
Como se evidencia, la existencia de procedimientos en las cuentas por
pagar, permite organizar las tareas a ejecutar sobre las cuales se puedan alcanzar
los objetivos propuestos. Debido a ello es necesario evaluar los procedimientos de
la empresa en tanto que permitan estimar el pasivo de la empresa con exactitud
apoyando en una estimación razonable.
2.8.3. IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS.
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente como
lo plantea Munch (1994.p.100), dado que:
• Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
• Promueven la eficiencia y especialización.
• Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.
• Determinan cómo deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y
quién debe realizarlas.
• Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
Por consiguiente, los procedimientos son de gran importancia en la
empresa, ya que, muestran en forma detallada la forma como debe

103
realizarse cada actividad de la empresa, lo que facilita la ejecución de los
trabajos.
3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS.
A continuación se presentan los términos básicos que sirven de base para
la presente investigación, tomando como referencia a diversos autores.
• Actualización de registros: En un sistema contable se define como el
traspaso de los movimientos del diario general, a cada una de las cuentas del
mayor, la información grabada en los comprobantes de diario debe haber sido
validada. (Senn 1992.p.498).
• Conciliación: Se refiere a un estado de los detalles de las diferencias entre
dos o más saldos y cuentas. (Medina 1998.p.129).
• Control de cuentas por pagar: Cuentas de pasivo en el mayor general, que
muestra la suma total a corto plazo que se debe a los acreedores. Debe
coincidir con el total de las cuentas de acreedores en el mayor auxiliar de
cuentas por pagar.(Gitman 1996.p.598).

104
• Condiciones de crédito: Establecen el período de crédito, el monto del
descuento por pronto pago y la fecha en que se inicia el crédito. (Gitman
1996.p.327).
• Descuentos por pronto pago: Característica incluida a menudo en las
normas de crédito de una empresa. Permite a los clientes de una compañía
pagar menos del precio de venta de mercancía, si los pagos se llevan a cabo,
dentro de un número de especificado de días después del inicio del período de
crédito. (Gitman 1996.p.741).
• Facturas: Documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita
que el segundo ha realizado una compra por el importe reflejado en el mismo.
(Martínez 1999.p.102).
• Pasivo circulante: Pasivos o deudas que vencen dentro de un período fiscal
en ciclo operativo normal. (Lopez 1998.p.56).
• Periodo de crédito: Plazo otorgado a un comprador a crédito para remitir el
pago total que ampara las compras a crédito. Las cuentas no pagadas tal
período se consideran vencidas. (Gitman 1996.p.754).

105
• Principios de contabilidad: Normas establecidas para asegurar la
confiabilidad y comparabilidad de la información contable. (López 1998.p.10).
• Periodo neto: Son los periodos comprendidos entre 30 a 60 dias para
cancelar el importe de la factura al proveedor.(Gitman 1997.p.327)
4. SISTEMA DE VARIABLES.
La variable de estudio de esta investigación es: Sistema de Control interno
de las cuentas por pagar.
4.1. DEFINICIÓN CONCEPTUAL DE LA VARIABLE.
Sistema de Control interno: Es el plan que abarca a la organización y los
métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para
salvaguardar los pasivos, verificar la adecuación y fiabilidad de la información de
la contabilidad, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las
políticas establecidas de dirección ( Normas Profesionales del AICPA.p.243).
Cuentas por pagar: Son todas las obligaciones que se han contraído con
terceros por la adquisición de bienes o servicios, por la contratación de una deuda

106
por medio de préstamos recibidos o por la generación de una deuda derivada de
las actividades del negocio. (Catacora 2001, p 187).
4.2. DEFINICIÓN OPERCIONAL.
Sistema de Control interno: El control interno, abarca el plan de
organización y los mecanismos coordinados y medidas adoptadas dentro del
Grupo de Farmacias Bolivarianas, C.A, documentos soportes y los registros
contables, con la finalidad de proporcionar seguridad razonable a los saldos de las
cuentas por pagar y las estrategias de cancelación de los pasivos, permitiendo el
cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos para lograr los objetivos y
metas de la empresa.
107
TABLA DE VARIABLES.
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE.
OBJETIVO VARIABLE DIMENSIÓN SUB- INDICADORES

DIMENSION
1) Analizar la • Sistema de • Situación • Monto actual de

situación Control actual de las cuentas por
actual del interno de las las cuentas pagar.
rubro de las cuentas por por pagar. • Relación de las
cuentas por pagar. cuentas por
pagar del pagar.
Grupo de • Aprobación de
Farmacias la compra
Bolivarianas, • Registros
C.A. contables.
• Existencia de
formatos de
control de
requisición.
• Existencia de
formatos de
ordenes de
compra.
• Confirmaciones
de las ordenes
de compras a
crédito.
• Conciliaciones
de saldos por
proveedores.
• Requisición de
la mercancía.
• Cantidad de
compra.
• Personas
autorizadas
para realizar las
compras.
• Cotización de
precios.
108

DIMENSION
2) Evaluar las • Sistema de • Políticas y • Políticas • Existencias de

políticas y Control normas del administrativas un manual de
normas del interno de sistema de y contables de las políticas.
sistema de cuentas por control las cuentas • Difusión de las
control pagar. interno de por pagar. políticas.
interno del las cuentas • Adecuación de
rubro de las por pagar. las políticas.
cuentas por • Control de las
pagar del
Grupo de políticas .
Farmacias
Bolivarianas,
C.A.
• Normas • Existencias de
administrativas las normas.
y contables de • Difusión de las
las cuentas normas.
por pagar. • Adecuación de
las normas.
• Control de las
normas.
3) Analizar los • Sistema de • Procedimie • Procedimiento • Existencias de

procedimient Control ntos del s los
os del interno de sistema de administrativos procedimientos
sistema de cuentas por control para las administrativos.
control pagar. interno de cuentas por • Difusión de los
interno de las las cuentas pagar. procedimientos
cuentas por por pagar administrativos.
pagar del • Adecuación de
Grupo de los
farmacias procedimientos
Bolivarianas, administrativos.
C.A. • Control de los
procedimientos
administrativos.
• Autorización de
la compra.
109

DIMENSION
3) Analizar los • Sistema de • Cumplimien • Procedimiento • Proveedor.
procedimient Control to de los s • Orden de
os del interno de principios administrativos compra.
sistema de cuentas por de para las • Recepción de
control pagar. contabilida cuentas por mercancía y
interno de las d pagar. otros insumos.
cuentas por generalmen • Revisión de la
pagar del te factura de
Grupo de aceptados. compra.
farmacias
• Existencias de
Bolivarianas,
los
C.A.
procedimientos
contables.
• Difusión de los
procedimientos
contables.
• Adecuación de
los
procedimientos
contable.
• Control de los
procedimientos
contable.
• Registro de
compra.
• Descuentos en
compras.
• Devolución en
compras.
4) Evaluar el • Sistema de • Cumplimien • Principios de • Principio de

cumplimiento Control to de los contabilidad realización.
s de los interno de principios • Principio de
principios de cuentas por de periodo
contabilidad pagar. contabilida contable.
generalmente d • Principio de
aceptados en generalmen valor histórico.
los registros te • Principio de
de las aceptados consistencia.
cuentas por
pagar del
Grupo de
farmacias
Bolivarianas,
C.A.
110

Cap02 Contaduria

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Capitulo II

CAPITULO II MARCO TEORICO

Para Méndez (1995.p.98), el marco teórico es la descripción de los elementos

fundamentar su proceso de conocimiento.

Cabe destacar que el marco teórico se encuentra constituido por la

presentación de postulados según autores e investigadores que hacen referencia

al problema investigado y permite definir y delimitar conceptualmente los términos

que puedan parecer involucrados en la variable de investigación.

En esta parte, se presentan algunos resúmenes de investigaciones

cuales representan antecedentes relevantes para este estudio.

En este sentido, Fonseca y Delgado (2000),realizaron un trabajo de

la Empresa de Servicios Inspecciones Unidad (INSUCA), en La Universidad del

CAPITULO II MARCO TEORICO

El tipo de estudio fue descriptivo y transversal, clasificando al diseño de la

investigación como no experimental. El cual contó con una población de cuatros

población finita, accesible y objetiva. Para la recolección de datos se utilizó como

instrumento la entrevista estructuradas con preguntas abiertas la cual fue validada

a juicio de cinco (5) expertos.

Como resultado se evidenció que los controles internos administrativos

Este antecedente revisado permitió orientar el presente trabajo en cuanto a

sino la de tipo descriptivo, transversal.

Un sistema de control interno permite regular las acciones y procesos

contables, por lo cual es pertinente analizar la situación actual de los sistemas de

cuentas por pagar; tal como se ejecuta en este trabajo de investigación.

Asimismo, Carrasquero (2000) realizó una investigación titulada: Evaluación

del Control Interno de las Cuentas por Pagar en la Empresa Zip–Pak de

Venezuela, en La Universidad Rafael Belloso

pagar de la empresa Zip-Pak de Venezuela y poder brindar algunas

CAPITULO II MARCO TEORICO

recomendaciones que le permitieran a la empresa mejorar en el funcionamiento de

dichos controles internos.

La metodología de estudio fue de tipo descriptiva aplicada, considerando su

diseño como experimental transaccional. La población de la investigación fue de

departamentos involucrados. El instrumento diseñado para la recolección de datos

área de Contaduría Pública.

La interpretación de los datos se llevó a cabo mediante análisis cualitativos

y cuantitativos de la información recolectada representados porcentualmente en

gráficos de tortas de los indicadores de las variables.

Los resultados indicaron que, la empresa a pesar de llevar un buen

funcionamiento de los controles internos de las cuentas por pagar presentó un

incremento excesivo en sus obligaciones con los proveedores comerciales y no

cumplió debidamente con dichas obligaciones, por lo que se recomendó manejar

normas ,procedimientos y políticas de control interno de las cuentas por pagar.

En esta investigación se realizó un análisis a las bases teóricas

relacionadas a la evaluación de los procesos concernientes a las cuentas por

pagar ya que representa una información valiosa para el estudio de los

CAPITULO II MARCO TEORICO

causales de los problemas que pudieron confrontar una empresa determinada en

este rubro, y verificar si esta situación se da en la empresa objeto de estudio.

Por su parte Franco y Semprum (2000) realizaron una investigación titulada:

Diseño de un sistema de control administrativo de pago a proveedores como

estrategia para mejorar la eficiencia administrativa en la empresa Presazulia, C.A.

en La Universidad Rafael Belloso.

Dicho sistema presentó una herramienta clave para optimizar el desempeño

de las actividades que intervienen en el proceso de pago a proveedores, y de esta

forma lograr recuperar la credibilidad pérdida por parte de los proveedores, y

evitar posibles problemas en nuestro proceso productivo a causa de carencia de

La investigación se calificó de según su tipo aplicada, descriptiva y de

campo, tomando como población a veintitrés (23) empleados que componen el

personal de Gerencia Administrativa de la empresa y ciento cincuenta (150)

La información se recolectó a través de dos instrumentos, dirigidos a los

y un segundo instrumento dirigido a proveedores, el cual quedó conformado