Está en la página 1de 3

TEMA 5: TRATAMIENTO Y ENVIO

1. EL ARCHIVO: FINALIDAD, FUNCIONES Y TIPOS DE ARCHIVO

Naturaleza y finalidad de labor de archivo

Archivo: documento ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas


funciones o actividades empresariales, al servicio de la empresa con el fin de facilitar su
actividad.

Funciones:

1. Conservan los elementos 3. Localiza los documentos.


probatorios. 4. Guardar información
2. Cumplir la normativa legal.

Tipos de archivos empresariales

1. En función del soporte y archivo utilizado


 Archivo (convencional y en soporte papel)
 Archivo informático
2. En función de la frecuencia de uso de los documentos
 Archivo activo
 Archivo semiactivo
 Archivo inactivo
3. En función de la localización física de archivo
 Gestión centralizada del archivo
 Gestión descentralizada
 Gestión mixta

2. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACION

REQUISITOS

 Debe ser fácil de entender


 Deber ser sencillo de explicar
 Debe posibilitar futuras ampliaciones

CRITERIOS

 Alfabético  Geográfica
 Numérico  Temático
 Cronológico  Mixtos: sistema alfanumérico
3. RECEPCION

CRITERIOS

- Recepción y archivo en soporte papel


 Pasos y recomendaciones
 Materiales en soporte papel
 Archivo en soporte informático

Expediente: conjunto de documentos relacionados entre sí (y que suelen contener la


información de un asunto concreto.

- Materiales de archivo en soporte papel

 Carpetas simples  Carpetas colgantes


 Carpetas clasificadoras  Armarios de carpetas
 Archivadores A-Z suspendidas
 Caja de archivo  Estanterías
 Armario de seguridad

4. CONSULTA Y CONVERSACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Para el archivo en cualquier soporte es esencial desarrollar en concreto tratamiento de los


datos contenidos en el aplicando criterios de eficacia y economía en la producción y
conservación de documentos.

Conversación y uso de documentos escritos

La documentación escrita contenida en un archivo convencional debe ser conservada


hasta que se determina que ya no es útil para la actividad empresarial. Normas:

- Dejar constancia en un registro auxiliar de las entradas y salida de documentos.


- Cuando se va a utilizar un documento ya archivado, es recomendable dar salida del
archivado al expediente completo donde este contenido
- Una vez utilizado un documento debe devolverse lo antes posible al archivo.

Purga y destrucción de documentos

- La purga y eliminación de documento no útil evitar la acumulación innecesaria de


documentación, evitando así la perdida de operatividad del archivo.
- Esta labor debe desarrollarse en una cierta frecuencia
- En esos procedimiento se suele acudir a sistema de seguridad reforzando que
reduzcan al mínimo cualquier perdida
5. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL

TIPOS DE CORRESPONDENCIA

- De entrada
- De salida
- Comunicación interiores

Tratamiento de entrada

- Recepción (firmar el albarán y abrir el correo electrónico)


- Clasificación
- Registro
- Distribución

Tratamiento de salida

- Preparación
- Comprobaciones previas
- Recogida
- Registro
- Expedición/envío

Servicios de correspondencia y paquetería

Para tratar correctamente la correspondencia y paquetería es necesario conocer las


diferentes clases de envío y servicios así como los distintos tipos de franqueo y las normas
de admisión y entrega de la correspondencia

Las empresas pueden optar por servicio de:

- Correos
- Compañías privadas de mensajería y paquetería.

También podría gustarte