Fecha de

Dueño del Proceso: Código: Versión:

Aprobación:
Gerente de Contabilidad POL-LOG-004 01

Política
Compras
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para las compras nacionales de bienes y servicios de la organización exceptuando las
importaciones y los pagos a Instituciones Públicas.

2. ALCANCE
Esta política es aplicable para los trabajadores de AXUR y DISTAC.

3. RESPONSABILIDAD
3.1. Gerente de Contabilidad es responsable de asegurar el cumplimiento, difusión y actualización de la presente
política así como de impulsar las acciones necesarias para mejorarla.
3.2. Creador de Solped u Orden de Compra es responsable de crear las solicitudes de pedido u Órdenes de
Compra siguiendo los lineamientos establecidos en el presente documento.
3.3. Comprador es responsable de centralizar las órdenes de compra en SAP y de enviarlas al proveedor.
3.4. Liberador de Solped u Orden de Compra es responsable de aprobar la solicitud de pedido u orden de compra
siguiendo los lineamientos establecidos en el presente documento.
3.5. Analista Financiero: Es responsable de verificar la disponibilidad del presupuesto antes de liberar una orden de
compra.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4.1. PRO-LOG-004 Procedimiento de Compras Generales
4.2. INS -LOG -001 Creación de Solpeds para materiales en SAPWEB.
4.3. INS -LOG -002 Creación de Solpeds para servicios en SAPWEB.
4.4. INS -LOG -003 Liberación de Solpeds en SAPWEB.
4.5. INS -LOG -004 Liberación de Órdenes de Compra en SAPWEB.
4.6. CAR- LOG-001 Cartilla de Tipos de Solicitud.
4.7. CAR-LOG-002 Cartilla de Estrategias de Creación y Liberación de Solpeds.
4.8. CAR-LOG-003 Cartilla de Estrategias de Liberación de Órdenes de Compra.

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
No aplica.

6. MODIFICACIONES RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR

No aplica por ser la primera versión.

DOCUMENTO CONTROLADO.- Si tiene una impresión de este documento, verifique su vigencia en la intranet o consulte con el área de procesos.
Página 1 de 7
 Fecha de
Dueño del Proceso: Código: Versión:
Aprobación:
Gerente de Contabilidad POL-LOG-004 01

Política
Compras
7. DESARROLLO

7.1. Generalidades
7.1.1. Es responsabilidad del área logística ejecutar de manera imparcial, objetiva y transparente las compras
de la organización de modo que se logre el mayor beneficio para ella.
7.1.2. Toda compra debe estar debidamente sustentada por una orden de compra.
7.1.3. La gestión de compras en la organización se clasifica en 3 tipos: Compras Generales, Compra de
Servicios o Insumos para la Operación y Compras de Mercadería .Ver anexo1.
7.1.4. Las compras generales aplica a la obtención de los productos y servicios complementarios a la línea del
negocio, dichas compras se realizarán a través de una solicitud de pedido (Solped) en SAPWEB.
7.1.5. Las compras de servicios o insumos para la operación aplica a la obtención de los servicios e insumos
que afectan y ponen en riesgo la operatividad del negocio, dichas compras se realizarán a través de
una orden de compra en SAP.
7.1.6. Las compras de mercadería aplica a la obtención de los productos que se comercializan, dichas
compras se realizarán a través de una orden de compra en SAP.
7.1.7. El proceso de compras debe garantizar la igualdad de oportunidades, facilitando la misma información a
todos los proveedores.
7.1.8. El responsable de negociar con los proveedores deberá sustentar como mínimo 3 cotizaciones las
cuales serán centralizadas en el área de logística.
7.1.9. La información sobre las ofertas obtenidas por los proveedores en las negociaciones, debe ser tratada
con total confidencialidad.
7.1.10.Toda cotización debe cubrir las necesidades del solicitante y buscar el beneficio económico para la
organización.
7.1.11.Es responsabilidad de los analistas financieros velar por la cobertura presupuestaria de las compras de
la organización.
7.1.12.El área de compras es la única encargada de administrar y gestionar el catálogo de materiales y
servicios. En caso un material o servicio no se encuentre creado en el sistema, es responsabilidad del
solicitante informar al comprador para que proceda a la creación del mismo en un plazo no mayor a 24
horas.
7.1.13.En caso el proveedor no se encuentre creado en el sistema, es responsabilidad de la persona que lo
selecciona solicitar su creación al área de Contabilidad de Servicios Generales Sandoval usando el
formato “Creación de Proveedores Nacionales”.
7.1.14.Todo proveedor deberá ser reevaluado anualmente tomando en cuenta el cumplimiento del plazo de
entrega, la calidad de producto o servicio y la respuesta de la competencia.

DOCUMENTO CONTROLADO.- Si tiene una impresión de este documento, verifique su vigencia en la intranet o consulte con el área de procesos.
Página 2 de 7
 Fecha de
Dueño del Proceso: Código: Versión:
Aprobación:
Gerente de Contabilidad POL-LOG-004 01

Política
Compras

7.2. Compras Generales

7.2.1. Las compras generales se sub clasifican en 3 tipos: Compras administrativas, compras especializadas y
compras por contrato.
7.2.2. Las compras administrativas son aquellas que no necesitan especificaciones técnicas, serán solicitadas
por cada área y negociadas por el área de logística. Ejemplo: Economato, formatos impresos,
materiales de limpieza, etc. Para mayor detalle de los casos aplicables ver cartilla “Estrategias del
Proceso de Compras  CAR-LOG -001”
7.2.3. Las compras especializadas son aquellas que necesitan especificaciones técnicas, serán solicitadas y
negociadas por un responsable asignado de las áreas de sistemas, recursos humanos, infraestructura,
seguridad y legal. Ejemplo: Computadoras, Servidores, Servicios de Reparaciones (relacionados al área
de Infraestructura), Servicios de Selección y Evaluación de Personal, Servicios de Vigilancia, Asesoría
Especializada entre otros. Para mayor detalle de los casos aplicables ver cartilla “Estrategias del
Proceso de Compras  CAR-LOG -001”
7.2.4. Las compras por contrato son aquellas que se realizan después de haber celebrado o renovado un
contrato con un proveedor con el cual se ha acordado un monto de pago fijo. Ejemplo: Pagos de
Alquileres, servicios de limpieza, etc.
7.2.5. De la Generación de Solicitudes de Pedido (Solpeds):
a. Toda generación de Solped debe ser realizada a través del SAPWEB siguiendo los instructivos
“Creación de Solped para materiales en SAPWEB INS -LOG -001” y “Creación de Solped para
servicios en SAPWEB INS -LOG -002”.
b. El personal generador es responsable de indicar en el SAPWEB información adicional a su pedido.
Ejemplo (persona de contacto, lugares de entrega, plazo de entrega, forma de pago etc.).
c. Es responsabilidad de los generadores definir el grupo de compra al que pertenece, el CECO de su
área y la clase de solicitud a generar según el tipo de compra (compra administrativa o
especializada). Para mayor detalle ver las cartillas “Estrategias del Proceso de Compras  CAR-LOG
-001 (Punto II)” y “CECOS y CEBES Axur y GMP CAR-PLFI-001”
7.2.6. De la Liberación de Solpeds y Órdenes de Compra:
a. Toda liberación de Solped y Orden de Compra debe realizarse a través del SAPWEB siguiendo los
instructivos “Liberación de Solped en SAPWEB INS -LOG -003” y “Liberación de O/C en SAPWEB
INS -LOG -006”
b. Es responsabilidad de los liberadores de solpeds y órdenes de compra liberar los pendientes con
una frecuencia de 2 veces al día: una en la mañana y otra por la tarde.

DOCUMENTO CONTROLADO.- Si tiene una impresión de este documento, verifique su vigencia en la intranet o consulte con el área de procesos.
Página 3 de 7
 Fecha de
Dueño del Proceso: Código: Versión:
Aprobación:
Gerente de Contabilidad POL-LOG-004 01

Política
Compras
c. La autorización (liberación) de Solpeds y Órdenes de Compra se realizará según las estrategias
definidas en la Cartilla “Estrategias del Proceso de Compras  CAR-LOG -001”.
d. En caso de ausencia por enfermedad o vacaciones, es responsabilidad de los liberadores de
solpeds y órdenes de compra asignar a un reemplazo y solicitar a sistemas el direccionamiento de
la estrategia al usuario.
e. El personal de reemplazo deberá liberar las solpeds y órdenes de compra pendientes desde su
propio usuario.
f. La conformidad de la Solped debe ser realizada a través del SAPWEB siguiendo el instructivo
“Conformidad de Solpeds en SAPWEB INS -LOG -007”

7.2.7. De la Generación de Órdenes de Compra:

a. Las compras generales serán centralizadas en el área de logística, la cual es la l única responsable
de generar órdenes de compra y enviarlas al proveedor seleccionado.
b. La Generación de Órdenes de Compra deberá realizarse en un plazo no mayor a 48 horas para
compras que requieren cotizaciones y en un plazo no mayor a 24 horas para compras con
proveedores vigentes.
c. Toda cotización y orden de compra deberá ser cronológicamente almacenada de tal modo que
puedan ser identificadas en revisiones fiscales y/o auditoría.
d. La generación de Órdenes de Compra se realizará de Lunes a Viernes de 10:00 am a 12:00 am y
de 03:00 pm a 04:30 pm

7.3. Compra de Servicios e Insumos para la Operación

7.3.1. Las compra de servicios e insumos para la operación aplica a las áreas definidas en el siguiente cuadro:

GRUPO DE COMPRA EJEMPLOS

AREA ASIGNADO
246 - - Servicios de planchado,
288
Equipos y Servicios de lavado, de pintura, de
289
Castrol - Operaciones 274 grúa, de reparación, de
Castrol - Marketing 290 traslado, de almacenaje y
Motos 297
Gerencia General - Acumen 237 de distribución.
- Reprocesos de
materiales

DOCUMENTO CONTROLADO.- Si tiene una impresión de este documento, verifique su vigencia en la intranet o consulte con el área de procesos.
Página 4 de 7
 Fecha de
Dueño del Proceso: Código: Versión:
Aprobación:
Gerente de Contabilidad POL-LOG-004 01

Política
Compras

7.3.2. Es responsabilidad de las áreas definidas gestionar las cotizaciones y seleccionar a los proveedores así
como de generar directamente las órdenes de compra que requiera y enviarlas al proveedor
seleccionado.
7.3.3. Toda generación de Orden de Compra debe ser realizada a través del SAP siguiendo los Instructivos”
Creación de O/C para materiales en SAP INS -LOG -004” y “Creación de O/C para servicios en SAPINS
-LOG -005”.
7.3.4. La autorización (liberación) de Órdenes de Compra se debe realizar según lo indicado en el punto 7.2.6
de la presente política.
7.3.5. La conformidad de la Orden de Compra debe ser realizada a través del SAP siguiendo el instructivo
“Conformidad de O/C en SAP INS -LOG -008”
GRUPO DE COMPRA EJEMPLOS
AREA ASIGNADO
7.4. Mercadería (Axur) 200 - Compra de repuestos para camiones y
línea amarilla.
- Compra de camiones, volquetes,
lubricantes y aceites.
Transporte (GMP) 600
- Para Transporte (GMP):Trámites de placa,
Inscripciones Vehiculares, Servicio de
Traslado de vehículos, Servicio de Warrant,
etc.
Compras de Repuestos y Mercadería Nacional
7.4.1. Las compra de repuesto y mercadería aplica a las áreas definidas en el siguiente cuadro:

DOCUMENTO CONTROLADO.- Si tiene una impresión de este documento, verifique su vigencia en la intranet o consulte con el área de procesos.
Página 5 de 7
 Fecha de
Dueño del Proceso: Código: Versión:
Aprobación:
Gerente de Contabilidad POL-LOG-004 01

Política
Compras

7.4.2. Es responsabilidad de las áreas definidas gestionar las cotizaciones y seleccionar a los proveedores así
como de generar directamente las órdenes de compra que requiera y enviarlas al proveedor
seleccionado.
7.4.3. Toda generación de Orden de Compra debe ser realizada a través del SAP siguiendo los Instructivos”
Creación de O/C para materiales en SAP INS -LOG -004”, la liberación de Orden de Compra no es
aplicable para las compras de mercadería.

8. REGISTROS
8.1. Orden de Compra en
8.2. Conformidad del Servicio en SAPWEB
8.3. Creación de Proveedores Nacionales.

9. ANEXOS
9.1. Anexo 1

DOCUMENTO CONTROLADO.- Si tiene una impresión de este documento, verifique su vigencia en la intranet o consulte con el área de procesos.
Página 6 de 7
 Fecha de
Dueño del Proceso: Código: Versión:
Aprobación:
Gerente de Contabilidad POL-LOG-004 01

Política
Compras

10. FIRMAS

Nombre Cargo Fecha Firma

Elaboración Milagros Sotelo Comprador
Gerente de
Revisión Juan Mendoza
Contabilidad
Gerente de
Aprobación Milagros Graham Administración y
Finanzas

DOCUMENTO CONTROLADO.- Si tiene una impresión de este documento, verifique su vigencia en la intranet o consulte con el área de procesos.
Página 7 de 7