PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Código: PR-O-04 Fecha: 20.04.2018

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Procedimiento de compras y evaluación de

proveedores

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1. OBJETIVO

El presente procedimiento tiene por objeto definir el proceso de compras de materiales y

servicios y evaluar el desempeño de sus proveedores de acuerdo al sistema de gestión de
calidad de Monte León Ingeniería y Construcción Ltda..

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los materiales y servicios adquiridos por el

departamento de adquisiciones de Monte León Ingeniería y Construcción Ltda. para el
proceso de construcción.

3. DEFINICIONES

Presupuesto de proyecto: Descripción en términos de cantidad, calidad y precio de los

insumos necesarios para el desarrollo de una obra y/o en funcionamiento de la organización.

Pedido de material: Documento emitido desde obra en el que se solicita al departamento de

adquisiciones la compra de materiales específicos.

Orden de compra: Documento emitido por la organización dirigida a los proveedores en el

que se detalla los requerimientos en calidad, cantidad y precio, así como fechas esperadas
de entrega y formas de pago de materiales especificados de acuerdo a los pedidos de
materiales.

Caja Chica: dinero asignado a la jefatura de obra para gastos menores y urgentes de obra y
oficina central.

Guía de despacho: documento emitido por el proveedor indicando los materiales

despachados a obra.

Recepción de materiales: Documento interno en el que se ingresa los materiales y debe

estar conforme con la orden de compra y guía de despacho.

4. RESPONSABILIDADES

Gerente de Operaciones
Autorizar cotizaciones a proveedores no incluidos en el Listado de Proveedores

Encargado de adquisiciones
Cotizar y adjudicar los pedidos de materiales
Generar y aprobar las órdenes de compra
Selección de nuevos proveedores
Evaluación de proveedores
Jefatura de obra

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Emite pedido de materiales

Autorizar compras por caja chica
Solicitar código de centro de gestión a contabilidad
Emisión de los pedidos de materiales
Hacer seguimiento a las órdenes de compra

Encargado de bodega
Revisar orden de compra y contrastarla con la guía de despacho
Generar la recepción de materiales
Ingresar los materiales llegados a bodega al formulario de Ingreso de materiales

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Compras
El proceso de compras está relacionado con todas las compras de productos, insumos y
servicios o arriendos realizados por el departamento de adquisiciones de Monte León
Ingeniería y Construcción Ltda.

Todas las compras de materiales o productos para el proceso de construcción se gestionan

directamente en la oficina central, exceptuando aquellas compras menores y que se
requieren con urgencia, las que son compradas directamente de caja chica previa
autorización de la jefatura de obra, cuando se requiera.

El proceso de compras para construcción comienza cuando la jefatura de obra, previa

revisión de las especificaciones técnicas o necesidades, realiza el requerimiento a Gerencia
de Operaciones y una vez aprobada deberá enviar a encargado de adquisiciones para la
gestión de compras dentro del menor tiempo posible.

Los pedidos de materiales deben traer identificación precisa de lo solicitado, de las

cantidades y plazos de entrega. Si la solicitud de recursos se emite con descripciones
erróneas el encargado de adquisiciones rechazará dicho pedido.

Una vez que se reciben los pedidos de materiales para la construcción, Adquisiciones
comienza la cotización o revisión de precios convenios dependiendo del recurso solicitado.
Se solicitan como mínimo 2 cotizaciones a proveedores dando prioridad a proveedores
evaluados por la organización. Luego se adjudica al más conveniente usando como
parámetros precio, calidad, compromiso de entrega.

Desde la recepción del pedido de materiales el departamento de adquisiciones tendrá un

plazo máximo de 7 días corridos para emitir y enviar la orden de compra. Si el pedido es de
carácter urgente, para lo cual la urgencia debe estar debidamente fundamentada, el plazo
anterior se reducirá dependiendo de la disponibilidad del departamento de adquisiciones.

Una vez aprobado el proveedor por Adquisiciones, el encargado de adquisiciones genera la

Orden de compra.

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Este documento debe contener, a lo menos, los siguientes datos:

Fecha de emisión de la orden
Identificación de la obra y dirección
Nombre del solicitante y del aprobador de la OC
Condiciones de pago
Proveedor y datos del contacto
Identificación de los productos, precio unitario, moneda, IVA, valor total y la fecha de
entrega cuando corresponda.

Una vez aprobada la orden de compra por el encargado de adquisiciones se envía al

proveedor.

A posterior, se debe hacer el seguimiento para coordinar la recepción de lo solicitado cuando

corresponda.

Una vez enviada al proveedor la orden de compra, la responsabilidad de seguimiento del

material es del encargado de adquisiciones o de quien el designe.

5.2. Verificación de productos comprados

Una vez recibidos los productos, el encargado de bodega revisa la orden de compra y la
contrasta con la guía de despacho del material. Si hay conformidad firma la guía de
despacho y genera el registro recepción de materiales.

Las personas con las competencias necesarias según el producto o material que se está
revisando, deben chequear la conformidad del mismo en el momento en que éste llega a la
organización. Cualquier diferencia entre el material recibido y la guía de despacho deberá
quedar explícita en todas las copias de esta última, cuya constancia servirá para dilucidar
controversias con el proveedor. Dichas diferencias podrían deberse por ejemplo, a
cantidades no despachadas o rechazos parciales o totales de los materiales llegados. Se
debe anotar, en forma explícita en la guía de despacho, la razón del rechazo del material.

Una vez recibidos los materiales y almacenados o acopiados en un lugar seguro, el

encargado de bodega ingresará éstos a inventario, de acuerdo a lo indicado en
procedimiento administración de bodega.

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5.3. Selección de proveedores

La selección de nuevos proveedores, se basa principalmente en los siguientes criterios como
las formas de pago, el historial o permanencia en el mercado, ubicación geográfica, forma y
calidad de despacho. Esta selección la hace el Encargado de Adquisiciones.

De no estar en la base de datos de Monte León Ingeniería y Construcción Ltda.,

Adquisiciones lo integrará previa evaluación en un cuadro comparativo de los precios
presentados a la cotización.

En el listado de proveedores se encuentran, los proveedores potenciales que merecen

confianza de la empresa para trabajar con ellos y se identifica el producto o actividad que
prestan, contacto, razón social, número telefónico, y el resultado de evaluación de su des-
empeño.

Excepcionalmente, se pueden solicitar ofertas a proveedores no incluidos en las listas de

proveedores, por solicitudes de urgencia, recomendación y/o solicitud del cliente y por
exigencias del mercado. Para este último supuesto se debe contar con la autorización del
Gerente de Operaciones.

En caso de que un proveedor deje de suministrar durante un período superior a dos (2) años,
y quiera volver, se debe tratar como si fuera un nuevo proveedor.

5.4. Evaluación y re- evaluación de proveedores

Monte León Ingeniería y Construcción Ltda. ha establecido criterios de evaluación de

proveedores de servicios y/o productos, estos criterios corresponden a:

 Calidad Atención
 Soporte Técnico
 Velocidad de respuesta cotización
 Calidad Producto Servicio
 Facilidad de Pago

Anualmente, el Encargado de Adquisiciones realiza la evaluación de los proveedores de la

empresa. Para ello, se guía por los criterios establecidos en la planilla Evaluación de
Proveedores.

Para aquellos proveedores calificados como BUENOS, Monte León Ingeniería y

Construcción Ltda. los mantendrá como proveedores. Para aquellos proveedores
calificados como REGULAR, la organización los mantendrá como proveedor de segunda
prioridad de compra de acuerdo a su promedio, y aquellos proveedores evaluados como
MALOS, serán sacados como proveedores de Monte León Ingeniería y Construcción
Ltda.

En los formatos de los registros de evaluación de proveedores, están definidos los conceptos
a evaluar. De los datos vaciados se obtiene un resultado ponderado.

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La nota final de cada proveedor es incorporada y promediada cuando sea necesario, en el

Listado de proveedores seleccionados.

Frente a aquellos proveedores insatisfactorios, Encargado de Adquisiciones realiza la

gestión correspondiente para resolver la dificultad, pudiendo flexibilizar la postura de la
empresa frente a proveedor de acuerdo al caso, por ejemplo único proveedor, donde la
decisión final recaerá sobre el Gerente de Operaciones.

Todo proveedor nuevo debe ser incorporado en la planilla Evaluación de Proveedores para
que sea evaluado.

Re-evaluación de Proveedores

La reevaluación solo se realiza en caso de cambio en algún criterio del registro evaluación
de proveedores. Otro motivo es la mala evaluación del proveedor que solo podrá ser re-
evaluado por decisión del Gerente de Operaciones.

6.- Registros

Listado de proveedores
Evaluación de proveedores
Guía de despacho
Orden de compra

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