Está en la página 1de 14

1.

Generalidades
ACTIVOS
Concepto segn NIIF

Es un recurso controlado por la empresa, como


resultado de sucesos pasados, del que la misma
espera obtener en el futuro, beneficios
econmicos.

Disponible: comprende las cuentas que registran los


recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que
cuenta el ente econmico y puede utilizar para fines
generales o especficos, dentro de los cuales podemos
mencionar la caja, los depsitos en bancos y otras
entidades financieras, las remesas en trnsito y los
fondos. (Descripcin grupo11).

Caja: registra la existencia en dinero efectivo o en


cheques con que cuenta el ente econmico, tanto en
moneda nacional como extranjera, disponible en forma
inmediata. (Descripcin cuenta 1105).

Bancos: registra el valor de los depsitos constituidos


por el ente econmico en moneda nacional y extranjera,
en bancos tanto del pas como del exterior. Para el caso
de las cuentas corrientes bancarias posedas en el
exterior su monto en moneda nacional se obtendr de
la conversin a la tasa de cambio representativa del
mercado. (Descripcin cuenta 1110).
Remesas en trnsito: registra el valor de los cheques
sobre otras plazas nacionales o del exterior que han
sido negociados por el ente econmico, los cuales se
encuentran pendientes de confirmacin. (Descripcin
cuenta 1115).
Cuentas de ahorro: registra la existencia de fondos a la
vista o a trmino constituidos por el ente econmico en
las diferentes entidades financieras, las cuales
generalmente producen algn tipo de rendimiento.
(Descripcin cuenta 1120).

El concepto de disponible es amplio porque comprende


valores efectivos o no, que se encuentran en Caja,
Bancos, Inversiones altamente convertibles en dinero,
en tanto que el concepto de efectivo implica la
utilizacin inmediata sin ningn tipo de restriccin o
compromiso.

Restricciones: el disponible puede estar sujeto a


restricciones cuando parte del efectivo se consigna en
cuenta corriente con carcter especial de pagar una
obligacin (sueldos, prestaciones sociales,
proveedores, obligaciones bancarias) un caso muy
particular es la cuenta de fideicomiso en la
administracin de emisiones de bonos, donde el
reglamento de emisin exige como contraprestacin la
creacin del Fondo para amortizacin de intereses, y
otro fondo en la medida que se vence el perodo para la
redencin de bonos ,como requisitos al momento de
constituir el fideicomiso para la venta de bonos.
Control: para el correcto manejo del disponible se tiene
en cuenta las siguientes reglas de control:
Todo dinero recibido ingresa a Caja general
mediante recibo oficial de caja y al da siguiente
hbil se deposita en la cuenta bancaria.
Las funciones del responsable en el manejo del
efectivo deben separar de otras funciones tales
como ventas, registros contables, consignacin.
Debe existir un manual de procedimiento y otro de
funciones para desempear estos cargos.
Tanto la caja general como la menor deben estar
reglamentadas.
Los recibos de caja como los comprobantes de
egresos o pagos deben estar pre enumerados
consecutivamente.
No se debe realizar ningn pago por Caja general
porque todo pago se hace mediante cheque de
cuenta bancaria.
Para los gastos menores se constituye el fondo de
Caja Menor y se estipula el tope mximo en el pago
de factura y de gastos.
De ser posible, se debe considerar la consignacin
el mismo da de su ingreso cuando se manejan
cifras considerables o para no dejar tentaciones
durante das inhbiles.
Los responsables del efectivo deben establecer a
favor de la empresa fianzas de manejo con las
aseguradoras.
Los ttulos valores se protegen en cajas de
seguridad.
Se debe establecer arqueos de caja en forma
impredecible y concurrente.
Se debe implementar otras formas de pago de las
facturas.

2. Caja general
Son todos los valores representativos en dinero que
estn disponibles en forma inmediata en la cuenta
llamada Caja general, los cuales deben ser
consignados en el Banco nacional de la empresa.

Es comn encontrar cajas mal organizadas con vales


de sus socios o propietarios,
cheques sin fondos, cheques posfechados sin soporte
de recibo de caja, lo que facilita la posibilidad de un
fraude, pues a travs de estos dbiles procedimientos y
soportes de contabilidad se puede ocultar grandes
cantidades de dinero que aparecen represados en caja
de forma intencional.

Soporte: todo soporte contable debe disponer:


El nombre del documento.
El concepto.
La descripcin de la operacin.

En lo posible una seccin donde se dispongan los


cdigos, las cuentas, la imputacin dbito o crdito y la
razn del registro de diario, como por ejemplo el
siguiente formato, porque facilita:
La codificacin de cualquier operacin.
El ingreso de operaciones al computador.
Complementa la elaboracin de soportes de
contabilidad.

Registro contable: es toda anotacin en los libros de


contabilidad, en los cuales se exige que tenga los
siguientes elementos:
Cdigo de la cuenta (mnimo seis dgitos).
Nombre de la subcuenta que se debita y la que se
acredita.
Valor de la transaccin.
Razn de la transaccin.

Son mltiples las situaciones por las cuales se


puede ingresar dineros a la cuenta Caja general y
las salidas solamente mediante consignaciones
para la cuenta bancos:
Constitucin de negocios, mediante aportes de
personas naturales o en sociedades por socios o
accionistas.
Cobro de capital suscrito en sociedades
annimas.
Apertura de cuenta corriente.
Ventas de mercancas de contado.
Cobro o recuperacin de cartera de ventas a
crdito.
Venta desechos industriales o de empaques.
Ventas con tarjeta crdito.
Ingresos diferidos por suscripciones.
Venta de inmuebles.
Prstamos de terceros.
Consignacin en bancos.

Constitucin de negocios: casi siempre la primera


transaccin es la operacin por concepto de aportes en
la constitucin de un negocio, donde interviene la
cuenta de Caja general por el efectivo, que bien puede
ser entregado por una persona natural para organizar
su negocio particular o por un socio o accionista como
aporte social para la constitucin de una sociedad
comercial; estos negocios tienen como objeto social la
produccin, transformacin de bienes, prestacin de
servicios o comercializacin.

1. Aporte persona natural: si Gilberto Facundo


dispone de sus recursos $1.000.000 para organizar su
propio negocio, el efectivo se lleva a la cuenta Caja
general que recibe el valor, contra la cuenta de Capital
Social que lo entrega.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110505 Caja general 1.000.000
313005 Capital de personas naturales 1.000.000

Registra el efectivo de Gilberto Facundo, para


constituir su negocio personal
2. Aporte de socio: si el aporte es de un socio de
responsabilidad limitada, esto es, de la sociedad
Comercializadora Ltda., el registro cambiara solamente
en la cuenta de Capital social, de acuerdo al tipo de
sociedad.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110505 Caja general 1.000.000
311505 Cuotas o partes de capital 1.000.000

Registra el aporte del socio G. Facundo Morera a


Comercializadora Ltda.

3. Apertura de cuenta corriente: una vez recibido el


aporte de los socios, se hace la apertura de cuenta
corriente en el Banco de sus preferencias, con el fin de
proteger la existencia del efectivo y poder controlar
mejor su uso en el pago de obligaciones. En este
registro intervienen las cuentas de Bancos y Caja.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


111005 Moneda nacional 100.000
110505 Caja general 100.000

Registra apertura cuenta corriente Banco Colombia No.


077-1002000-5

4. Cobro de cartera: para ejecutar el cobro de cartera,


necesariamente se ha debido realizar la venta con su
registro de clientes, retenciones en la fuente, ventas de
mercancas y el impuesto a las ventas por pagar, para
proceder hacer el cobro.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110505 Caja general 1.000.000
130505 Clientes nacionales 1.000.000

Registra el cobro de cartera

5. Consignacin: las consignaciones en cuenta


corriente, son una medida de proteccin del disponible
y de control para hacer los pagos con cheques.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


111005 Moneda nacional 1.000.000
110505 Caja general 1.000.000

Registra consignacin en cuenta corriente Banco


Colombia No. 077-1002000-5

Arqueo de caja
Es la revisin sorpresiva de los recaudos recibidos de
un da, o de un perodo de tiempo en el cual se
comprueba:

Que todo ingreso est sustentado con su


respectivo recibo de caja previamente enumerado.
Que el valor recibido en documentos sea igual al
dinero efectivamente encontrado en caja.
Que el arqueo d como resultado el faltante o
sobrante en caja para darlo a conocer a las
directivas de la empresa.

Las diferencias que se presenten al efectuar el


arqueo de caja se contabilizarn en la subcuenta
136530 Responsabilidades, esto quiere decir que
por ninguna circunstancia es un gasto, as mismo,
los sobrantes se llevan a la 238095 Otros, hasta
que se logre aclarar la causa que lo origin y luego
si no es posible determinarla se lleva a la cuenta de
otros ingresos diversos: 429553 Sobrantes de
caja.

El arqueo de caja debe practicarse por la auditora


interna o revisora fiscal cuando sta sea procedente,
en compaa de un testigo de la misma empresa para
dejar constancia de lo actuado.

Arqueo de caja general: el arqueo es el documento


fuente para verificar la existencia del efectivo en caja y
determinar los sobrantes o faltantes de caja, el cual
debe estar respaldado por la firma del auditor, el cajero
responsable y el testigo en el procedimiento del arqueo.

Despus de un arqueo de caja se puede encontrar


alguna de las siguientes situaciones:
Exactitud entre los valores (efectivo) contados
fsicamente y los recibos de caja.
Faltante por defectos en las devoluciones de
efectivo, o tambin por substracciones fraudulentas
de dinero.
Sobrante por exceso en los cobros o por falta de
elaboracin del recibo de caja o tambin por
defectos en las devoluciones de efectivo.

1. Faltante menor: el soporte de contabilidad


interno que debe acompaar un arqueo de caja con
faltante es la nota de contabilidad de ajuste por
valor de los $100.000.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


136530 Responsabilidades 100.000
110505 Caja general 100.000
Registra faltantes en caja segn arqueo de la auditora
interna

La poltica general con los faltantes en caja es la de


llevarlo a la cuenta personal del responsable de la caja
(136530 siempre que la situacin no sea
consuetudinaria y ste autorice descontar de sus
salarios), sin embargo, nunca se abonarn los
sobrantes en caja.

2. Faltante mayor: cuando el faltante es


desproporcionado se denuncia ante las autoridades
competentes para que se ordene la investigacin a
fondo y se esclarezca la responsabilidad de los hechos.
3. Sobrante menor: cuando el sobrante es de poca
consideracin para la contabilidad y no se presenta en
forma consuetudinaria se lleva a la cuenta 4295
Diversos que en poca proporcin afecta los resultados
de la empresa.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos

110505 Caja general 50.000


429553 Sobrantes de caja 50.000

Registra el sobrante en caja, segn arqueo de caja

4. Sobrante mayor: si la cuanta es de consideracin


que induzca a un error en la devolucin de efectivo, se
lleva a la cuenta de 2380 Acreedores Varios hasta que
se investigue la procedencia del sobrante y sea
devuelto a la persona con quien se haya podido cometer
el error.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110505 Caja general 600.000
238095 Acreedores varios: Otros 600.000
Registra el sobrante en caja segn arqueo del auditor

Cuando aparezca la persona duea del sobrante se le


cancela con los fondos en cuenta corriente bancaria.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
238095 Otros 600.000
111005 Moneda nacional 600.000
Registra la devolucin del sobrante en caja.
3. Caja menor
La cuenta Caja general tiene una subcuenta
denominada Cajas menores tambin llamada en
algunos textos como fondo fijo de caja menor, el que se
constituye para realizar todos los gastos menores que
se requieran para el desarrollo de la actividad, y evitar
el trmite de pagos por la cuenta bancos.

El concepto de fondo fijo, es porque siempre debe


aparecer en la contabilidad por su valor,
independientemente se encuentre en efectivo o
combinado con comprobantes de gastos, por esta razn
es muy importante depurar el fondo, esto es,
reembolsarlo para que efectivamente sea fijo y en
efectivo al momento de presentar el balance general.

La Gerencia debe reglamentar la existencia y el manejo


de la Caja menor en cuanto al monto, valor de los pagos
que se pueden realizar y las garantas que debe otorgar
ante aseguradoras el responsable de su manejo.

Los documentos utilizados en la caja menor se


denominan recibos de caja menor porque se considera
que la empresa los prepara para que el beneficiario con
su nombre y cdula firme el recibido (para que tenga
validez como costo o gasto deducible), los cuales estn
pre enumerados y especifican su valor y concepto.
Una de las obligaciones del responsable de Caja menor
es hacer las retenciones en la fuente respectivas en
cada pago teniendo en cuenta las bases mnimas de
retencin; por ello muchas veces para que no se
presenten inconvenientes con las retenciones, los
valores mximos autorizados no superan las bases
mnimas que causan retencin.

El libro de caja menor es elaborado diariamente por el


responsable en el cual registra cronolgicamente lo
siguiente:

La constitucin del fondo de caja menor (DB).


Los aumentos del fondo (DB).
Los gastos realizados segn conste en cada recibo
de caja menor (CR).
Las disminuciones del fondo (CR).
Los reembolsos de la caja menor (DB).

1. Constitucin de la caja menor: la gerencia


constituye el fondo fijo por valor de $250.000 con
referencia en el estudio sobre la cantidad de gastos
menores que puede resultar en un perodo corto de una
semana o un mes, a favor de la responsable Martha
Elena Prez.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110510 Caja menor 250.000
111005 Moneda nacional 250.000
Registra cheque 879 a favor de Martha Elena Prez
para constituir la caja menor
Aumenta: el mismo registro se elabora cuando la
gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor
por insuficiencia para cubrir los gastos menores en un
perodo dado.

Disminuye: cuando se disminuye el saldo de caja


menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior
dada la situacin de inutilidad o por restricciones del
gasto.

2. Cancelacin: cuando se cancela el fondo fijo, el


efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general.
Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio
para no dejar ningn gasto pendiente de legalizar que
pueda afectar la vigencia contable siguiente.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos


110505 Caja general 250.000
110510 Caja menor 250.000
Registra cancelacin caja menor a cargo de Martha
Elena Prez